Classificao / Indexao

Classificao


Entende-se por classificao: o processo pelo qual se torna possvel dispor de uma
forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de molde a facilitar a sua
posterior identificao, localizao e consulta.

Por outras palavras, um mtodo que permite ordenar os vrios elementos de um
conjunto de acordo com as suas semelhanas e diferenas, agrupando o que
semelhante e separando o que diferente.

Na classificao de documentos em arquivos pode-se distinguir dois aspectos distintos:

A classificao como acto mental; que pressupe uma diviso intelectual e
sistemtica de um conjunto de documentos em grupos e subgrupos;

A disposio material e fsica desses grupos; colocando-se os documentos numa
ordem previamente estabelecida e de acordo com o sistema de classificao
concebido para o efeito.

Na classificao, as operaes de descrio de contedo de um documento consistem na
determinao do seu assunto principal e eventualmente, um ou dois assuntos
secundrios que se traduzem pelo termo mais apropriado figurando num dos tipos
classificatrios.

As linguagens classificatrias (decimal, CDU, e outras) so instrumentos de trabalho
muito importantes e que se encontram ligados s necessidades do funcionamento dos
arquivos, bibliotecas, centros e servios de documentao. Permitem representar de
maneira sinttica o assunto de um documento e reagrupar as obras nas prateleiras por
afinidade de contedo.


Sistemas de classificao


Os principais sistemas ou tipos de classificao utilizados em arquivos so:

Classificao Alfabtica

Classificao Numrica

Classificao Alfa-numrica

Classificao Cronolgica

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Classificao Geogrfica

Classificao Ideolgica

Classificao Decimal

Classificao Decimal Universal (CDU)

Classificao Automtica



Indexao em Arquivos


A indexao a operao que consiste em descrever e caracterizar um documento com
o auxilio de representaes dos conceitos contidos nesses documentos, isto , em
transcrever para linguagem documental os conceitos depois de terem sido extrados dos
documentos por meio de uma anlise dos mesmos. A indexao permite uma pesquisa
eficaz das informaes contidas no acervo documental.

A indexao conduz ao registo dos conceitos contidos num documento de uma forma
organizada e facilmente acessvel, mediante a constituio de instrumentos de pesquisa
documental como ndices e catlogos alfabticos de matrias. A informao contida
num documento representada por um conjunto de conceitos ou combinaes de
conceitos.

A indexao processa-se em duas fases:

a) Reconhecimento dos conceitos que contm informao:

Apreenso do contedo total do documento;

Identificao dos conceitos que representam esse contedo;

Seleco dos conceitos necessrios para uma pesquisa posterior.

b) Representao dos conceitos em linguagem documental com o auxlio dos
instrumentos de indexao:

Servem ao indexador para indexar o documento;

Servem ao utilizador para recuperar a informao;

Contribuem para a uniformidade e consistncia da indexao;



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Nos arquivos e centros, ou servios de documentao, utilizam-se, normalmente, a
indexao coordenada e a indexao por temas.

Os parmetros a ter em conta para realizar tarefa de indexao so:

a) Exaustividade:

Todos os assuntos (conceitos) de que trata o documento esto representados
na indexao;

No existe seleco de termos.

b) Especificidade

A descrio do contedo traduz, o mais prximo possvel, a informao que
o documento contm;

No se utilizam termos de indexao demasiados genricos ou demasiado
especficos, relativamente aos conceitos expressos no documento.

c) Uniformidade

um parmetro muito importante ligado a qualidade da indexao;

Procura anular a sinonmia (palavras de significao idntica ou parecida,
mas no tem o mesmo valor e emprego), representando para um mesmo
conceito a escolha de um mesmo termo;

Utiliza, sempre que possvel, termos de estrutura idntica para a
representao de conceitos anlogos.

d) Coerncia

Aplicao dos mesmos princpios e critrios de escolha para a resoluo de
casos anlogos, implicando uma uniformidade intrnseca ao prprio sistema.

e) Pertinncia

A indexao deve ser feita sempre em funo do utilizador.

f) Eficcia

Capacidade de um sistema de informao recuperar a informao relevante,
nele armazenada de uma forma eficaz e com o mnimo de custo.






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A qualidade num processo de indexao influenciada pelos seguintes parmetros:

a) Caractersticas dos instrumentos de indexao utilizados;

b) Caractersticas do indexador:

Pessoais: objectividade, imparcialidade, esprito de anlise,
capacidade de sntese, desenvolvimento intelectual, sociabilidade,
cultura geral, cultura especfica e outras.

Profissionais: conhecimento tcnicos que permitam decises
acertadas, conhecimentos profundos acerca do sistema de indexao
em que est integrado.


Em Portugal o processo de indexao realizado utilizando-se duas normas: a NP
3715:1989 Mtodo para a anlise de documentos, determinao do seu contedo e
seleco de termos de indexao (ISO 5963) e a NP 4036:1992 Tesaurus
monolingues: directivas para a sua construo e desenvolvimento (ISO 2788:1986).



Plano de Classificao


O objectivo primordial de uma eficaz estruturao dos arquivos consiste na criao de
condies para a recuperao da informao de forma rpida, segura e eficaz. Por esta
razo, se deve estabelecer no incio de funcionamento de um arquivo, o plano de
classificao ou plano do arquivo.

O conceito de classificao e o respectivo sistema classificativo a ser adoptado, so de
uma importncia decisiva na elaborao de um plano de classificao que permita um
bom funcionamento do arquivo. uma tarefa muito importante, primordial, difcil e
morosa e deve ser elaborada com o mximo cuidado de forma a no se cometerem erros
que se repercutiro na estrutura e bom funcionamento do arquivo.

Um bom plano de classificao deve possuir as seguintes caractersticas:


Satisfazer as necessidades prticas do servio, adoptando critrios que
potenciem a resoluo dos problemas. Quanto mais simples forem as regras de
classificao adoptadas, tanto melhor se efectuar a ordenao da
documentao;

A sua construo deve estar de acordo com as atribuies do organismo
(diviso de competncias) ou em ltima anlise, focando a estrutura das
entidades de onde provm a correspondncia;

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Dever ter em conta a evoluo futura das atribuies do servio deixando
espao livre para novas incluses;

Ser revista periodicamente, corrigindo os erros ou classificaes mal
efectuadas, e promover a sua actualizao sempre que se entender conveniente.
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