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Planejar sempre foi uma necessidade do homem. Desde tempos imemoriais o ser
humano procura precaver-se das surpresas indesejveis tomando medidas
preventivas contra toda sorte de riscos que possam prejudicar o resultado de seu
intento. O homem pr-histrico era nmade e deslocava-se sempre que os recursos
(caa e frutos) se esgotavam na regio onde habitava. Depois, ele domesticou
animais entrando na era pastoril, tornou-se nmade porque necessitava de pastagens
para seus rebanhos e ainda hoje, temos tribos no norte da frica e estepes asiticas
que mantm esta tradio.
Na era agrcola o homem deixou de ser errante e xou-se, comeou a plantar, sendo
a cultura de alimentos a primeira atividade planejada do ser humano. Ento, ele
precisou estocar sementes, preparar do solo, prover a irrigao, respeitar os perodos
de plantio, colheita e armazenagem.
A agricultura foi a primeira atividade produtiva do homem onde ele, pelo
seqenciamento racional de atividades, obteve resultados almejados.
O planejamento ocorre em todas as dimenses da atividade humana, quer no plano
pessoal onde se reveste de considervel relevncia, ou na dimenso organizacional
onde, se torna indispensvel dada a magnitude, complexidade e riscos envolvidos.
Conceitos
Planejar elaborar um roteiro de aes para se atingir um determinado m.
(Aurlio),
Planejar a determinao de um conjunto de procedimentos, de aes (por uma
empresa, um rgo do governo etc.), visando realizao de determinado projeto;
planicao. (Houaiss)
O planejamento uma atribuio pela qual o homem, agindo em conjunto e atravs
da manipulao e do controle consciente do meio ambiente, procura atingir certos
ns j anteriormente por ele mesmo especicados. (FRIEDMAN, 1960)
Planejamento o esforo para dirimir o caos que se instala quando inmeras
atividades concorrem na realizao de um intento.
Planejamento um conjunto de intenes necessrias e sucientes para o
atingimento de um propsito.
Quando o planejamento consiste em medidas de resultados a longo prazo visando
implementar estratgias e almejando a vantagem competitiva das organizaes e
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aumentando seu poderio em relao concorrncia, denomina-se o Planejamento
Estratgico.
Quando se constitu de aes que impetrem medidas que redundam em retornos de
mdio prazo objetivando melhorias no produto ou servio atravs de adoo de
novas metodologias e tecnologias restritos a um departamento ou mais, denomina-se
Planejamento Ttico.
Medidas imediatistas (curto prazo) visando correes de desvios ou o
acompanhamento de processos restritas setores ou sees, denomina-se
Planejamento Operacional.
O Planejamento viabiliza a viso antecipada das aes desencadeadas ao longo de
um processo, utilizando-se de todos os meios disponveis para se atingir os ns que
se pretende:
Eccia - Fazer o que certo,
Ecincia fazer mais com menos,
Pr-atividade - antecipar-se aos problemas ... Prevenir surpresas, obstculos
Previso - ter noo das demandas e riscos ...
Efetividade - fazer o que tem que ser feito ...
No planejamento, deve-se ter em conta a:
Viabilidade Econmica: diz respeito aos custos e receitas envolvidos no projeto, s
condies de nanciamento, capacidade de pagamento, etc.
Viabilidade Tcnica: o planejamento deve ser compatvel com a disponibilidade de
matria-prima, equipamentos, know-how e de pessoal especializado etc.
Viabilidade Poltica e Institucional: considerar a situao legal, a aceitabilidade do
plano pelos responsveis por sua execuo e pelos que sero atingidos pelo processo.
"O planejamento no diz respeito a decises futuras, mas s implicaes futuras de
decises presentes". PETER DRUCKER
A necessidade de planejar
Toda atividade humana realizada sem qualquer tipo de preparo uma atividade
aleatria que conduz em geral, o indivduo e as organizaes a destinos inesperados,
decepcionantes e via de regra a situaes piores que aquelas anteriormente
existentes.
Inmeros so os danos resultantes da falta de planejamento:
Prejuzos - aumento dos custos,
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Atrasos - aumentos do prazo.
Multas - descumprimento do contrato,
Danos imagem - perda de credibilidade,
e por m . . . perda do cliente.
O planejamento surge da necessidade de gerenciar um projeto ou processo e seu
produto um plano onde relacionamos:
escopo: objetivos a serem alcanados, abrangncia;
ordenao: seqenciamento e precedncia de execuo das atividades,
viso: fatores crticos de sucesso - condies essncias,
previsibilidade: riscos e incertezas no desenvolvimento,
variabilidade: prazos e folgas de cada atividade,
quanticao: recursos necessrios e disponveis,
aquisies: obteno de bens e servios externos,
qualidade: garantia no atendimento dos requisitos,
programao: datas de incio, trmino e datas-limite de cada atividade,
atribuies: responsveis pela conduo e execuo,
integrao: comunicao aos envolvidos.
O plano o resultado formal do planejamento, sendo o documento com o registro
das intenes com certo nvel de detalhe, que orienta o caminho para obteno do
intento. Com um plano de intenes, a empreitada ca mais fcil e segura, como se
visualizssemos o futuro e detalhssemos os passos para chegar nesse futuro, onde
nossa pretenso estaria materializada.
Mas o plano embora necessrio, no suciente, carece de detalhamento. Deste
detalhamento surge(m) o(s) projeto(s) que so proporcionais em nmero e
diculdade dependendo da magnitude do objetivo.
Imaginem o planejamento para o desenvolvimento de um carro, Sero necessrios
inmeros projetos de detalhamento dos diversos componentes do veculo, o nmero
espantoso, demora anos para se chegar um prottipo (primeiro exemplar).
Imagine o planejamento de uma nave espacial!
Felizmente, a necessidade de planejamento na maioria dos casos no chega a tanto,
porm mesmo para pequenas realizaes, existe a necessidade de planejar para
minimizar surpresas, evitar improvisaes, obter reduo de custos e tempo, etc.,
enm, desnecessrio citar sua importncia.
Controle
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Monitorao, scalizao ou exame minucioso, que obedece determinadas
expectativas, normas, convenes, etc. (Houaiss)
Conjunto de etapas de:
acompanhamento: medio, coleta e registro de informaes resultantes da
execuo de uma tarefa,
avaliao dos dados coletados (desvios, erros, perdas...),
anlise e divulgao das informaes resultantes da avaliao (feedback).
O controle previne que os erros se propaguem pelas vrias etapas e se corrijam
falhas do planejamento a tempo de se recuperar prazos para atingir os objetivos
inicialmente denidos, devendo ser:
contnuo: ocorrer ao longo de todo o processo,
interativo: concomitante com as aes planejadas (tempo real)
iterativo: ser repetitivo,
permanente: no deve ser interrompido,
ecaz: apontar o andamento das aes, estar em concordncia com o planejado (ou
corrigir os problemas).
A deteco dos problemas (falhas / atrasos) facilitada pela adoo de indicadores
de desempenho e / ou resultados que provem referenciais de acompanhamento e
aferio das aes nas perspectivas:
temporais (prazos)
dimensionais (qualidade)
ambientais (riscos)
quantitativas (produtividade, capacidade...)
Concluses:
O planejamento dene o que, como, por quem, quando e onde as aes devem
acontecer. . .
O controle investiga e avalia os resultados das aes procurando corrigir as falhas
em tempo hbil e registrando as lies aprendidas.
No adianta planejar o que no vai ser controlado nem controlar o que no sabemos
como vai acontecer.
O planejamento no uma iniciativa onde pretende-se acertar tudo e sempre, mas
sim, minimizar decepes e prejuzos visando maior ecincia e eccia nos
projetos e processos decorrentes.
IXMMVI
Sobre o Autor
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Elaborao dos cursos "Indicadores na Gesto" e "Balanced Scorecard" para
aprendizagem on-line em www.buzzero.com - Formao: Ps-graduao em
Administrao Estratgica e graduaes em Engenharia de Produo e Cincia
da Computao
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