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Todas as informaes contidas neste documento so de propriedade exclusiva da Facti e nenhuma distribuio ou reproduo (parcial ou total)

poder ser feita sem a prvia autorizao escrita da Facti.




Fundao de Apoio Capacitao em Tecnologia da Informao - Facti
PROCEDIMENTO DA QUALIDADE
PROCEDIMENTO DE CONTROLE DE CONTRATOS - PCC
Cdigo Reviso Confidencialidade Data Pgina
PF-0002 Rev. 006 Ostensivo
Junho/2012 1 de 15
Elaborado por: Verificado por: Aprovado por:
Alan Roberto Raldi Alan Roberto Raldi Davi Carvalho

1. Objetivo
Este procedimento estabelece os termos do Convenio de cooperao tcnico-cientfica e de gesto
entre, os servios executados pelo Centro de Tecnologia da Informao Renato Archer - CTI e a
Fundao de Apoio Capacitao em Tecnologia da Informao voltada para o apoio a Entidades, por
meio do desenvolvimento de servios tecnolgicos padronizados ou especficos.

2. A todos os servios e/ou atividades prestadas pela Fundao de Apoio Capacitao em Tecnologia
da Informao que iro gerar instrumento contratual.

3. Documentos relacionados
Convenio firmado entre Unio, representada pelo Ministrio da Cincia e Tecnologia, por intermdio
do CTI e FACTI.

4. Abreviaturas e Definies
4.1. Abreviaturas
CTI Centro de Tecnologia da Informao Renato Archer
DAE Diviso de Aes Estratgicas
Facti Fundao de Apoio a Capacitao em Tecnologia da Informao
MCTI Ministrio da Cincia Tecnologia e Inovao
SIGTEC Sistema de Informaes Gerenciais Tecnolgicas
PS Proposta de Servio (Comercial)

4.2. Definies
4.2.1. Convnio MCTI/ CTI e Facti; Documento formal assinado pelo CTI e a FACTI que
tem por objetivo estabelecer os termos de cooperao tcnico-cientfica e de
gesto entre os partcipes, voltada para o apoio a Entidades, por meio do
desenvolvimento de servios tecnolgicos padronizados ou especficos.
4.2.2. Proposta Conceitual; Documento aprovado pela DAE que contempla a proposta
tcnica e a memria de clculo.
4.2.3. Proposta Comercial; Documento elaborado pela Facti que contempla a proposta
conceitual, e informaes de pagamento.
4.2.4. Diviso considerado qualquer laboratrio dentro da instituio que ir executar
os servios que sero prestados aos clientes e/ou entidades.
4.2.5. Facti a interveniente que ir elaborar as proposta comercial/ proposta de
servio.
4.2.6. Atividade Tecnolgica o departamento responsvel pelo contato comercial com
o cliente.


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4.2.7. Diviso de Aes Estratgicas; diviso do CTI responsvel pela interface com a
Facti.
4.2.8. Roseira; diretrio comum a todos os funcionrio da Administrao da Facti.
4.2.9. SIGTEC um sistema de informao constitudo por um banco de dados e um
conjunto de ferramentas de registro e acesso a dados e informaes, de forma a
constituir um sistema de registro do conhecimento aprendido durante a produo
de resultados de uma organizao, em tempo real.
4.2.10. Sistema de Servios um sistema de informao constitudo por um banco de
dados e um conjunto de ferramentas de registro e acesso de dados e informaes
interligado ao SIGTEC.

5. Metodologia
A metodologia deste procedimento segue o fluxograma apresentado anexo a esse documento.

6. Anexos
6.1. Anexos
6.1.1. Proposta Comercial gerada pela Facti
6.1.2. Modelo de email de envio de Proposta Comercial e solicitao de documentao
6.1.3. Modelo de email de comunicao de aprovao da Proposta Comercial
6.1.4. Modelo de email de comunicao de cancelamento da Proposta Comercial

7. Controle de Revises

Reviso n. Data Motivo Revisor
001 Setembro/2009 Implantao Rodrigo Furlan
002 Junho / 2012 Mudana no logo, nome do procedimento,
nomenclatura da rea, reviso no item 4
Retirada das referencias ao Convenio
039.00 firmado entre o CTI e a Facti, por
motivo de extino, mudana de
nomenclatura de DRE para DAE.
Alan Roberto Raldi













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8. Fluxograma

E
t
a
p
a

Ao
Quando
Executa
Quem
Executa
Como Executa Comprovao
R
e
c
e
b
i
m
e
n
t
o

d
e

D
o
c
u
m
e
n
t
a

o





Aps a
autorizao de
emisso.
Facti
A Proposta Comercial gerada no
Sistema de Servios salva na
extenso .pdf e nomeada: ano
com 2 dgitos_sequencial com 4
dgitos. Esse documento salvo em
uma pasta a ser criada com o nome
n da proposta nome da
empresa. O local utilizado para
salvar esta pasta o diretrio
Roseira, no caminho:
Facti+Ano\Escritrio de
Negcios\Propostas de Servio. A
proposta impressa e tem como
anexo a Proposta conceitual.
Proposta
Comercial
impressa, com
Proposta
Conceitual
anexa.





Aps a
emisso da
Proposta
Comercial.
Facti
Enviar a Proposta Comercial por e-
mail e solicitar as seguintes
documentaes: Termo de Aceite
devidamente assinado, Cpia
autenticada do Contrato Social ou
equivalente, Certido negativa de
dbito dos mbitos Municipal,
Estadual e Federal e Certificado de
regularidade do FGTS-CRF.
E-mail salvo no
diretrio
Roseira no
caminho:
Facti+Ano\
Escritrio de
Negcios\
Propostas de
Servio.







Aps o envio
da solicitao.
Facti
Receber a documentao do
cliente via correio.
Documentao
na Facti.







Aps o
recebimento.
Facti
Verificar se todos os documentos
requisitados ao cliente foram
enviados.
-


Gerar Proposta
Comercial
Enviar Proposta
Comercial ao cliente e
solicitar o envio da
documentao para
elaborao do
contrato.
Receber a
documentao
Anlise da
documentao
B

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e
c
e
b
i
m
e
n
t
o

d
a

D
o
c
u
m
e
n
t
a

o











Aps verificar a
documentao.
Facti
Conclui que no h documento
faltando.
-

Aps verificar
que a
documentao
est correta.
Facti
Analisar se as condies para a
realizao esto de acordo com o
convnio MCTI/CTI
-










Aps anlise
de viabilidade.
Facti
Verificar na Proposta Comercial:
data de emisso, prazo de
pagamento, normas e condies
de pagamento, forma de entrega,
condies de fornecimento,
material fornecido, custos de
mo de obra e materiais de
consumo, valores de impostos,
taxa administrativa e reserva.
-

C
r
i
a

o

d
a

M
i
n
u
t
a


Aps concluir
que a
documentao
est correta.
Facti
Montar uma pasta de processo
contendo a Proposta Conceitual,
a Proposta Comercial, a
documentao requisitada e os
e-mails de contato.
Pasta montada.

Aps a
montagem da
pasta.
Facti
Entregar para o advogado
responsvel e requisitar
assinatura no caderno de
protocolo do Atividade
Tecnolgica.
Protocolo.
C
A
Montar uma
pasta de
processo
Encaminhar a
pasta
assessoria
jurdica da Facti
Est
correta?
Sim
No
Anlise de
viabilidade

viavel?
Sim
No

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C
r
i
a

o

d
a

M
i
n
u
t
a


Ao receber a
pasta.
Jurdico
Elaborar a minuta do contrato de
acordo com a Proposta Comercial
e documentao e salvar no
diretrio Roseira no caminho:
Facti+Ano\juridico\contratos\
Facti contratada no formato
minuta contrato empresa x
Facti na extenso .doc.
Minuta pronta.

Ao concluir a
minuta.
Jurdico
Entregar a pasta de processo ao
Atividade Tecnolgica e solicitar
assinatura no caderno de
protocolo do Jurdico.
Protocolo.

Aps receber
a pasta do
Jurdico.
Facti
Enviar a minuta do contrato via e-
mail ao cliente e salvar no
diretrio Roseira no caminho:
Facti+Ano\Escritrio de
Negcios\Propostas de Servio.
E-mail salvo na
pasta da
proposta.









Aps verificar a
documentao.
Facti
Cliente comunica a aprovao via
e-mail.




Aps
aprovao.
Facti
Comunica o Jurdico por e-mail
que a minuta do contrato foi
aprovada e salvar o e-mail na
pasta da proposta.
E-mail salvo na
pasta da
proposta.

Aps a
aprovao da
minuta.
Jurdico
Salvar o contrato na exteno
.pdf no diretrio Roseira no
caminho:
Facti+Ano\juridico\contratos\
Facti contratada.
E-mail.

Aps Jurdico
concluir o
contrato.
Facti
Envia contrato ao cliente
solicitando a impresso de duas
vias, as assinaturas e a devoluo.
E-mail.
D
Cliente
aprovou?
No
Fazer a minuta
do contrato
Enviar a minuta
do contrato ao
cliente
Comunicar ao
Escritrio de
Negcios
F
Gerar contrato
Comunicar
aprovao
Enviar contrato
ao cliente
Sim

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Aps enviar o
contrato.
Facti
Receber uma via do contrato
devidamente assinado.
Contrato
assinado na
Facti.


Aps receber o
contrato.
Facti
Providenciar a assinatura do
representante legal e da
testemunha.
Contrato
assinado.

Aps
assinaturas.
Facti
Enviar uma via do contrato por
correio para o cliente.
Aviso de
recebimento
dos correios.

F
i
n
a
l
i
z
a

o


Aps receber o
contrato.
Facti
Adicionar o contrato na planilha
Controle de contratos
localizada no diretrio Roseira
no caminho:
Facti+Ano\CONTROLE DE
CONTRATOS
Contrato na
planilha.

Aps adicionar
na planilha.
Facti
Realizar reunio entre Atividade
Tecnolgica e Gesto para
apresentao do projeto.
Ata de reunio.










Aps verificar a
documentao.
Facti
Verificar no contrato a existencia
de entregveis.
Contrato.





G
Incluir o contrato
na planilha
Reunio de
Kick off
Possui
entregveis?
Sim
No
Fim
Receber o
contrato
Providenciar as
assinaturas
Enviar contato
ao cliente

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E
t
a
p
a

Ao
Quando
Executa
Quem
Executa
Como Executa Comprovao












Aps receber a
documentao
errada.
Facti
Solicitar a documentao correta
via e-mail e salvar o e-mail na
pasta da proposta.
E-mail salvo na
pasta.

E
t
a
p
a

Ao
Quando
Executa
Quem
Executa
Como Executa Comprovao












Ao concluir
pela
inviabilidade
de atender
solicitao do
Cliente ou
Proposta da
Diviso.
Facti
Comunica ao cliente por escrito,
expondo o motivo da
inviabilidade, com cpia para a
Diviso e DAE.
Arquiva a comunicao junto com
a Proposta Conceitual na pasta
Propostas Canceladas.
Carta
encaminhada
ao cliente.

A Solicita ao cliente
o envio da
documentao
correta
B
Comunicar
deciso ao
cliente, ao DRE e
a Diviso
FIM
C

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E
t
a
p
a

Ao
Quando
Executa
Quem
Executa
Como Executa Comprovao












Aps o cliente
recusar a
minuta.
Facti
Verificar se o cliente solicitou
alterao.
-


E
t
a
p
a

Ao
Quando
Executa
Quem
Executa
Como Executa Comprovao







Aps a
solicitao de
alterao.
Facti
Encaminhar as alteraes para o
advogado responsavel, dentro da
pasta de processo e solicitar o
protocolo.
Protocolo.


Aps terminar
as alteraes.
Jurdico
Encaminhar a pasta de processo
ao Atividade Tecnolgica e
solicitar o protocolo.
Protocolo.

D
Cliente
solicitou
alterao?
No Sim
E
Fim
E
Encaminhar as
alteraes ao
Jurdico
Receber a
minuta
F

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a
p
a

Ao
Quando
Executa
Quem
Executa
Como Executa Comprovao











Aps prazo
definido no
contrato.
Facti
Verificar se o entregvel est nas
dependncias da Facti.
Entregvel na
Facti.

Aps verificar
que o
entregvel
est na Facti.
Facti
Envia o entregvel ao cliente e
atualiza a planilha de contrato.
OK na planilha
de contrato.

Aps enviar o
entregvel.
Facti
Recebe o e-mail de aprovao do
cliente e atualiza a planilha de
contrato.
OK na planilha
de contrato.
- ret
Aps
aprovao.
Facti
Enviar e-mail solicitando o
faturamento e atualiza a planilha
de contrato.
OK na planilha
de contrato.

G I
Foi
entregue?
No
Sim
H
Encaminha
ao cliente
Recebe
aprovao
Solicita
faturamento

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Anexo 6.1.1
Proposta de Atividade Tecnolgica gerada pela Facti


Proposta de Atividade Tecnolgica n. ano/nmero
Data: dd/mm/aaaa

Razo Social do Cliente
At. Sr(a). Nome do contato
Endereo
CEP, Cidade - UF
CNPJ/CPF:
Inscrio Estadual: Inscrio Municipal:

Senhores,

Em ateno solicitao de V.Sas. apresentamos nossa proposta de atividade tecnolgica constituda
dos itens abaixo discriminados.

Esclarecemos que essas atividades sero executadas pela Facti, que emitir a nota fiscal e o respectivo
boleto bancrio para cobrana da atividade tecnolgica realizada.
1 Objeto
2 Valor do servio
3 Prazo de execuo
4 Prazo de pagamento
5 Normas e condies de pagamento
6 Condies de Fornecimento
7 Material fornecido pelo Cliente
8 Forma de entrega
9 Validade da proposta


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Condies Gerais

10.1 Por atraso no pagamento, o(a) Razo Social do Cliente incorrer em multa de 2% (dois por cento) sobre o valor da
respectiva fatura, na data de seu vencimento, acrescido de juros de 1% (um por cento) ao ms ou frao de ms.

10.2 Sendo constatada qualquer incorreo no valor da fatura, o(a) CENTRO Razo Social do Cliente pagar pelo seu valor
incontroverso, cabendo a FACTI demonstrar a procedncia do valor impugnado.

10.3 Demonstrado ser devido o valor impugnado, o(a) Razo Social do Cliente pagar a FACTI, atualizado monetariamente at
a data do efetivo pagamento, acrescidos da multa e juros constantes no item 10.1.

10.4 Transcorridos 30 (trinta) dias aps o pagamento da fatura, sem que as partes tenham solicitado qualquer pedido de reviso,
cessa para as mesmas o direito de recorrer de qualquer incorreo no valor, significando que se deram quitao ampla, plena e
irrevogvel, reciprocamente.

10.5 Quando a execuo do servio tiver participao do(a) Razo Social do Cliente, a mesma responsabiliza-se por todo e
qualquer nus decorrente da reparao de danos que venham a ser reclamados pela FACTI ou terceiros, desde que causados por
seus empregados ou prepostos.

10.6 A prestao de servios poder ser interrompida e este instrumento rescindido por acordo entre as partes, sendo que os
dbitos existentes at a data devero ser saldados pelo(a) Razo Social do Cliente nas condies constantes do respectivo
oramento.

10.7 A FACTI poder declarar este instrumento rescindido, unilateralmente e sem qualquer nus para si, se o(a) Razo Social
do Cliente infringir obrigaes legais ou as previstas neste instrumento, assim como por concordata ou decretao de falncia da
mesma.

10.8 Aps a aceitao formal desta Proposta Comercial, poder ser elaborado um instrumento contratual especfico.

10.9 O(a) Razo Social do Cliente dever pronunciar-se sobre a aceitao dos servios em at 10 (dez) dias aps o
recebimento dos resultados. Decorrido esse prazo, e no havendo qualquer manifestao por parte da Razo Social do Cliente, o
servio entregue ser considerado como aceito.

10.10 O(a) Razo Social do Cliente no poder utilizar ou mencionar a marca/nome FACTI para qualquer finalidade, associada ou
no ao objeto deste contrato, seja atravs da imprensa escrita, falada, televisiva ou por qualquer outra forma de divulgao.

10.11 Havendo interesse do(a) Razo Social do Cliente em mencionar a marca/nome FACTI, para qualquer finalidade, a mesma
dever obter prvia e expressa autorizao da FACTI.

10.12 Qualquer eventual divergncia acerca do presente instrumento ser dirimida, se necessrio, no foro de Campinas - SP.

10.13 O servio ser faturado aps dois dias da entrega do relatrio, caso o cliente no se manifeste sobre a aprovao do
relatrio.

10.14 Informamos que todas as notas fiscais de remessa de material devero ser emitidas conforme dados abaixo:

Facti - Fundao de Apoio Capacitao em Tecnologia da Informao
Rodovia D. Pedro I (SP 65), Km 143,6
13069-901 - Campinas - SP
CNPJ: 02.939.127/0001-04 I.E.: 244.636.119.119 I.M.: 55.034-58

A aceitao desta proposta de servio dever ser comunicada mediante a assinatura e devoluo do
Termo de Aceitao presente no final do documento, digitalizado ou por fax.

Colocamo-nos disposio de V.Sas. para os esclarecimentos que se fizerem necessrios.


Atenciosamente,

Secretrio Executivo.





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TERMO DE ACEITAO




Ref.: Proposta de Atividade Tecnolgica n. ano/nmero, emitida pela Facti em dd/mm/aaa


Concordamos com os termos da proposta em referncia para: (Objeto da proposta)



Data: ......../........../AAAA(Ano)


Assinatura: .....................................................................................

Nome: .............................................................................................

Pelo(a) Razo Social do Cliente



DE ACORDO:



Sim ( ) No ( )
Razo Social:
Endereo:
CEP:
Inscrio Estadual:
Inscrio Municipal:
Data de envio dos materiais:

Caso os dados estejam incorretos, favor corrigir e reenviar para o e-mail: servicos@Facti.com.br










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Anexo 6.1.2
Modelo de email de envio de Proposta Comercial e solicitao de documentao


Assunto: (nmero da proposta comercial no formato XX_XXXX) Proposta de servio Facti

Corpo do email:
Prezado(a) XXXXXXXX,

Enviamos a proposta XX/XXXX para sua anlise.

Para aprov-la, favor preencher e assinar o termo de aceitao e envi-lo digitalizado para
servicos@Facti.com.br, ou para o fax (19) 3211-5033 R.19.
imprescindvel o envio deste documento, pois viabiliza a inicializao do ensaio, assim como a
disponibilizao dos materiais.
Caso no seja enviado o material, solicitamos o envio do termo de aceitao original ao endereo abaixo:

Endereo da Facti:
Facti - Fundao de Apoio Capacitao em Tecnologia da Informao
A/C: ATIVIDADE TECNOLGICA SERVIOS E PROJETOS
PS n XX/XXXX (preencher com o n da proposta)
Rodovia Dom Pedro I, Km 143.6
13069-901 Campinas / SP

CNPJ: 02.939.127/0001-04
I.E: 244.638.119.119
I.M: 55.034-5

Estamos disposio para possibilidade de negociaes, as quais viabilizem a realizao desses ensaios.
Atenciosamente,
Assinatura Padro

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Anexo 6.1.3
Modelo de email de comunicao de aprovao da Proposta Comercial


Assunto: Aprovao da PS (nmero da proposta comercial no formato XX_XXXX)

Corpo do email:
Prezado (a)____________,
O Atividade Tecnolgica informa a aprovao da proposta de servio __/___, em __/__/____.
Segue anexo o Termo de Aceitao devidamente assinado pelo cliente.
Atenciosamente,
Assinatura Padro


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Anexo 6.1.4
Modelo de email de comunicao de cancelamento da Proposta Comercial


Assunto: Cancelamento da PS (nmero da proposta comercial no formato XX_XXXX)

Corpo do email:
Prezado (a) _______________,

Informamos o cancelamento da proposta de servio __/___ , em __/__/____.
O cliente informou que o motivo do cancelamento foi______________ (prazo, preo ou qualidade
descrever a comunicao do cliente).
Em caso de preo: mesmo aps o fornecimento de desconto.
Segue anexo email do cliente (caso houver)
Atenciosamente,
Assinatura padro.