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PROCESSO
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DOCUMENTOS INTELIGENTES
APLICADOS AO MERCADO GRFICO
A
O PDF alcanou uma grande diversidade de aplicaes, muito alm do seu
propsito inicial: ser um formato porttil e multiplataforma
ntes de falarmos sobre aplicaes, cabe aqui um breve es-
clarecimento do que se trata o documento inteligente, um
documento digital. Ser sempre abordado nesta matria
como um contra-ponto ao documento analgico.
Primeiramente, importante ressaltar que o papel, ao menos para
a nossa gerao, ainda o principal meio para adquirir e absorver
informaes, e por isso que tantas pessoas so acostumadas at a
imprimirem e-mails para serem lidos posteriormente. No entanto,
atualmente, o meio analgico j se torna a maneira menos adequada
de para distribuir, armazenar e servir de manancial de pesquisa.
Existem muitas empresas que ainda possuem centenas de metros
quadrados destinados armazenar documentos impressos e que,
inevitalvelmente, torna um processo caro e que absorve um tempo ex-
cessivo para realizar pesquisas ou conseguir informaes especcas?
As pessoas preferem muitas vezes utilizar documentos analgicos do
que digital, pois consideram mais atraente do ponto de vista da expe-
rincia sensorial. Voc recebe uma correspondncia, a toca sicamente,
abre o envelope e folheia documentos e depois, somente depois, dar
um destino ao documento: arquivo ou o lixo. Neste sentido, pode-se
armar que hoje as iniciativas por exemplo, como as malas diretas
impressas, acabam se tornando mais ecazes do que os spams de
e-mails, que ivarialmente, milhares vo diretamente para o lixo sem
sequer passar pela caixa de entrada do leitor.
O documento inteligente
Dentro de um panorama que exige cada vez mais velocidade e
otimizao de recursos e espao para trabalhar com documentos, o
documento inteligente (eletrnico), portanto digital, tem a nalida-
de de no s substituir o analgico, mas principalmente, por razo
de facilitar pesquisas e a armazenagem, tornar-se uma nova forma
de interagir com o usurio.
Neste sentido, a criadora do ter-
mo Documento Inteligente, a
Adobe, descreveu o como sendo
um documento eletrnico que,
antes de qualquer outra carac-
terstica, possa ser acessado por
qualquer plataforma eletrnica,
independente do usurio e man-
tendo todas as suas caractersti-
cas originais.
por Nilson Martinho*
O cliente universal, assim caraterizado qualquer pessoa que o acesse
eletronicamente, denido pela empresa como sendo um programa
que est disponvel para qualquer plataforma existente, seja um celu-
lar ou o mais moderno dos computadores, pois no possui custo de
utilizao. Alm desta caracterstica bsica, o documento inteligente
deve ser composto por camadas de informaes eletrnicas que o
compem. Conhea a seguir algumas delas:
Camada de apresentao
aquela que garante a aparncia do documento inteligente, exata-
mente igual do documento analgico, o papel. Parece simples, mas
no . Existem alguns pontos que tornam rdua a tarefa de produzir
um documento digital que seja idntico ao impresso, como:
Assegurar que este documento possa ser visualizado por
qualquer pessoa, em qualquer dispositivo;
Assegurar que a tipograa utilizada seja respeitada;
Assegurar que o tamanho do documento seja razovel a m de
ser transportado por meio eletrnico;
Assegurar que o documento eletrnico possa ser manipulado,
assim como no papel. So exemplos de manipulao: riscar, ano-
tar, colar post-it, anexar dados etc.
Camada de inteligncia
Esta camada traz a inteligncia ao documento. Nela so inseridos
comandos, geralmente Java script, am de que o documento tenha
um comportamento programvel e inteligente.
Os comportamentos programveis podem ser vrios, desde
operaes simples como permitir um clculo entre dados que esto
no documento, estampar um carimbo, inserir um arquivo junto ao
documento original, inserir marcas dgua, cabealhos ou rodaps,
realizar anotaes com a nalidade de reviso at inserir e executar
arquivos multimdia como udio e vdeo etc.
Pode-se ainda programar o mtodo de segurana do documento.
Entre os mtodos de segurana esto: senha para abrir um documento,
impossibilitar a alterao, cpia ou impresso do contedo, criptograa
de documentos atravs de certicados de identidades digitais (de forma
que somente o proprietrio daquele ID digital [veja denio no Box
abaixo] possa abrir aquele documento) ou mesmo a assinatura digital
atravs de IDs digitais. Existem ainda, programaes mais comple-
xas que podem ser inseridas em um documento como por exemplo:
validao de informaes, como CPF ou CGC; consultar bases de
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dados e preencher campos automaticamente, restringir o acesso de
acordo com a pessoa que acessa o documento, vericar novas verses
de documentos no momento da abertura do mesmo etc.
Em suma, diferente do papel (documento analgico), o documento
inteligente (digital) pode ser programado para comportar-se de vrias
formas de acordo com o que o autor do documento pretende.
Camada de dados
Como vimos anteriormente, o documento inteligente, para ser conside-
rado como tal, dever possuir uma camada que garante uma aparncia
el sua contraparte no papel, uma camada de programao que permite
ao autor programar o comportamento do documento e falta agora a
camada nal que a camada de dados.
Ou seja, esta uma camada que garante que os dados que forem
transitados com o documento estejam contidos dentro do prprio docu-
mento. Casos como contratos padres de servio, a matriz deste contrato
pode ser um documento inteligente com campos especicamente criado
para receber as informaes de contratante e contratado.
Envia-se a matriz, sob um novo nome, para que os campos possam
ser preenchidos. O contrato, atravs da camada de inteligncia, no
permite alteraes ou cpias de seu contedo, apenas o preenchimento
destes campos, sua impresso ou ento campos para assinatura digital.
Os dados inseridos no momento do preenchimento do contrato caro
inseridos no documento passando a fazer parte dele.
Isto possvel devido camada de dados que obedece ao padro
XML (padro de formatao de informaes para troca de dados
entre aplicativos), que permite no s a incorporao de informaes
no contedo do documento como tambm a incorporao de meta-
dados ao documento.
Metadados so informaes que servem para descrever um do-
cumento. Informaes que no so necessariamente parte visvel do
documento, mas que l esto e podem ser consultadas, pesquisadas,
ordenadas ou selecionadas por programas ou sistemas externos. Exem-
plos de metadados so: verso de contrato, reviso de documento, autor,
revisor, data da criao, data da ltima reviso etc.
Mas como trabalhar com o documento inteligente?
Na verdade voc j deve estar trabalhando com o documento inteligente
e nem sabe disto. O conceito de documento inteligente foi implemen-
O governo brasileiro j es-
pecificou uma legislao
apropriada para tratar as-
sinaturas digitais.
Existem informaes bastante completas
no web site do Intituto de Tecnologia da
Informao ligado Casa Civil do Governo
Brasileiro (www.iti.gov.br).
J existem vrios servios de terceiros neste sentido, que inclusive
comercializam a assinatura vlida para o governo brasileiro, entre
eles a Certisign (www.certisign.com.br).
ID digital
tado pela Adobe no PDF. Sem dvidas voc j recebeu de algum, ou
fez o download, espontaneamente, de um arquivo PDF de algum web
site. Talvez o que voc no sabia que uma certa inteligncia poderia
ser inserida neste documento.
Muito embora um documento PDF possa ser criado por vrios
aplicativos diferentes, inclusive gratuitos, o trabalho inteligente com
os PDFs somente se torna possvel com o Adobe Acrobat e uma extensa
lista de programas para servidores.
Vamos detalhar aqui um pouco sobre algumas inteligncias que
um documento PDF pode incorporar e na seqncia veremos suas
aplicaes prticas.
Atributos de segurana
No trfego de documentos, seja qual for seu contedo, o sigilo pode ser
um requisito obrigatrio. Quando falamos de documentos em papel,
podemos inser-los nos tradicionais envelopes com os lacres de segu-
rana. Muito embora a segurana deste mtodo seja duvidosa, pois o
mesmo pode ser extraviado, um mtodo ainda muito utilizado para
documentos no formato papel.
No documento inteligente, a segurana garantida atravs da
possibilidade de atribuio de senha para a abertura do documento.
Este processo garante que apenas o usurio possuidor desta senha possa
abrir o documento. Outro item importante de segurana, includo no
documento inteligente, a possibilidade de inibir que o contedo seja
impresso, copiado ou alterado por qualquer pessoa no autorizada.
Manipulao de certicados digitais
O conceito de certicado digital bastante recente e foi bastante discuti-
do e regulamentado durante a gesto do presidente Fernando Henrique
Cardoso. Foi objeto da MP 2200-2, em agosto de 2001, e j conta com
31 resolues. Muito embora no seja este o objetivo deste texto, vamos
esclarecer o que para que se possa entender sua utilizao.
Um certicado digital composto por duas chaves, a privada e a p-
blica. Basicamente, a chave privada de uso exclusivo do seu proprietrio
e utilizada para assinar digitalmente um documento. A chave pblica,
como o prprio nome j esclarece, tem a nalidade de ser distribuda a
todas as pessoas que recebero seu documento assinado.
Atravs dos certicados digitais, os nveis de segu rana no trabalho
so amplia dos consi deravelmente, tendo em vista a possibilidade de ga-
rantir que um documento no sofra alteraes ou aponte-as se forem feitas.
Validao de assinaturas
Quando um documento assinado digitalmente aberto, ocorre a
comparao entre a assinatura do documento e a chave pblica ins-
talada no sistema. Caso o documento no tenha sofrido alteraes,
a assinatura ento validada. Caso o documento tenha sofrido
alteraes a assinatura ca invalidada.
Os certicados digitais podem ser adquiridos de empresas es-
pecializadas como, por exemplo, a Certisign. Alguns tm validade
mundial, outros apenas no Brasil e outros ainda podem ser criados
especicamente para determinados grupos.
A MP 2200-2 d poderes legais ao documento eletrnico assi-
nado digitalmente, desde que haja um pr-acordo entre as partes.
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Esta mesma lei criou o Instituto de Tecnologia da Informao
(ITI), que responsvel pela ICP Brasil Infra-estrutura de Chaves
Pblicas do Brasil, onde normatiza um padro de assinaturas que
utilizado para transaes com o governo Brasileiro. Estes certicados
podem ser adquiridos na prpria Certisign e documentos eletrnicos
assinados pelo certicado ICP Brasil, que no necessitam de pr-
acordo entre as partes e possui validade legal.
No caso do documento inteligente em questo, o PDF, ele su-
porta os formatos de terceiros instalados em seu sistema operacional,
inclusive o ICP Brasil. Usando o Acrobat, os usurios tambm
podero gerar seus prprios certicados sem qualquer custo.
Encriptao
Outra nalidade dos certicados digitais a possibilidade de, uma
vez de posse de uma chave pblica, encriptar um documento para
que somente o proprietrio da chave privada correspondente possa
desencriptar. Este nvel de segurana associado aos anteriores d ao
documento inteligente um nvel de sigilo sem precedentes no papel.
Criao de notas e comentrios para uxos de reviso
A capacidade que o documento inteligente possui de lidar com notas
de comentrios e marcas de revises atribui ao usurio a possibilidade
de, qualquer que seja o contedo de um documento in-
teligente, texto, grcos, imagens etc, o mesmo
possa ser revisado e comentado sem a neces-
sidade de possuir os programas nativos que
criaram o contedo.
Em outras palavras, uma imagem feita com
o Photoshop pode ser comentada e revisada sem
que o usurio possua o Photoshop. Um layout pode
ter seu texto revisado e comentado sem que o usurio
possua um InDesign ou Quark.
Incorporao de arquivos de outros formatos
A capacidade do documento inteligente vai ainda na possibilidade
de que arquivos diversos, planilhas, imagens, textos etc, possam ser
incorporados ao documento. Particularmente no caso de planilhas que
muitas vezes podem possuir clculos complexos, esta possibilidade
bastante interessante em uma situao onde o documento ser arma-
zenado para pesquisas posteriores.
Incorporao de arquivos de vdeo e som
O documento inteligente permite a incorporao de arquivos de mdia
como vdeo e som, nos formatos tradicionais para o mundo Macintosh
ou Windows, onde o grande diferencial que o prprio cliente uni-
versal, neste caso o Adobe Reader, possui um interpretador que torna
o arquivo de mdia de um PDF independente de dispositivo.
Campos para aceitar dados e clculos
A possibilidade de criao de campos que aceitam dados em um
documento e a criao de campos que possuem clculos que relacio-
nam outros campos do mesmo documento amplia a utilizao dos
documentos inteligentes.
Scripts programveis para execuo
Atravs de scripts programveis (por Java script), as capacidades de um
documento inteligente so levadas ao limite da imaginao do usurio,
ou melhor, ao limite de seu talento em programao. Operaes como
consulta a bases de dados, acesso a web sites, entre outras, podem levar
um documento inteligente a substituir uma aplicao completa.
Nossa aplicao de imposto de renda, desenvolvida pela Receita
Federal h muito tempo, poderia hoje ser substituda por um docu-
mento inteligente.
Aplicaes do documento inteligente no mercado grco
As aplicaes do documento inteligente no mercado grco tem tido
diversas abordagens. Toda essa inteligncia que pode ser incorporada
a um documento PDF, na verdade, contrria ao padro PDF/X, que
como sabemos, cada dia mais se torna um padro para a indstria grca.
No entanto, qualquer inteligncia incorporada ao documento PDF,
alm de no alterar a estrutura do PDF, pode ser removida no ato de
adequao do arquivo ao formato PDF/X para a impresso. Isto quer
dizer que, pensando em termos de uxo de trabalho, podemos incorporar
a inteligncia necessria nas etapas iniciais, desde que sejam removidas
no ato da impresso. Com isto em mente, podemos utilizar a plataforma
de documentos inteligentes para:
Produo de documentos personalizados
Sejam carros, computadores, manuais tcnicos, relatrios, cotaes mais
elaboradas etc, uma vez estando seus mdulos individuais em PDF,
torna-se possvel uma seleo dinmica de contedo com a criao
de um s PDF resumo em sua ltima etapa de trabalho. Este
PDF possuir a qualidade necessria para a impresso nal de
alta qualidade. Existem alguns bancos que possuem estudos
de enviar relatrios de investimentos com grcos e imagens
de alta qualidade em PDF para seus clientes. bvio que estes rela-
trios sero altamente condenciais e extremamente personalizados. O
documento inteligente pode realizar isto dinamicamente.
Controle de direito autoral
Imagine comprar um determinado livro ou relatrio tcnico que possa ser
aberto apenas uma vez, por um usurio, e ser impresso trs vezes. Existe
um grupo educacional brasileiro que est fazendo testes para a venda de
material didtico de alta resoluo para seus franqueados em PDF. Este
PDF inclui um nmero X de cpias que possam ser efetuadas deste
material. Algumas das vantagens encontradas foram: baixssimo custo de
distribuio; disponibilidade 100%; ausncia de obsolescncia de material
em funo da impresso sob demanda. Falta quebrar o paradigma da
distribuio de livros tradicionais.
Armazenagem de peas publicitrias
Em uma grande agncia no Brasil a adoo do documento inteligente foi
feita de forma impressionante. Todas as peas publicitrias da agncia (no
mundo) vo para um sistema de gerenciamento eletrnico de documentos
(o conhecido GED) em PDF, so introduzidos os metadados referentes ao
criativo, cliente, durao, pblico alvo, mdia utilizada etc. Quando qual-
quer criativo (do mundo) quer localizar uma pea especca entra em seu
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* Nilson Martinho
nilson@tagbr.com.br
consultor na rea de gerenciamento eletrnico de documentos
sistema de gerenciamento eletrnico de documentos e localiza facilmente a
pea desejada em PDF. Em alguns casos, entrevistas em vdeo, peas de TV
ou mesmo udios so incorporados ao PDF, que pode ser ento aberto em
qualquer plataforma independente de onde ele tenha sido criado.
Aprovao e armazenagem de embalagens
O mercado de embalagens tambm pode receber os benefcios do docu-
mento inteligente. Empresas alimentcias possuem desaos interessantes
na produo de embalagens. Alm da diculdade normal de situaes
como esta, anal no processo de aprovao entram vrios departamentos:
jurdico, nutricional, criativos, direo, gerente de produtos etc, uma vez
aprovada a embalagem esta deveria car armazenada para posterior uso
pelo departamento de marketing em outras iniciativas. Como garantir
que a embalagem armazenada a atual? A resposta veio atravs do PDF
com uxos de reviso e aprovao, documentados e assinados, com a
verso nal sendo armazenada em um sistema GED.

Expirao de documentos importantes
Uma instituio nanceira brasileira estava em um processo de seleo de
sua nova agncia e o seu dilema era: Se cancelarmos nosso contrato, como
fazemos para que nosso manual de identidade visual seja destrudo
sem que tenham sido tiradas cpias dele?. Quantos clientes nossos
no tm esse mesmo problema? Pois bem, a resposta foi a produo
do manual de identidade visual em PDF. Atravs de sua inteligncia
torna-se possvel:
1 Gerar uma assinatura digital atravs de terceiros;
2 Gerar atributos de segurana que no permitam a cpia, alterao
e impresso deste PDF;
3 Encriptar este documento de forma que somente o possuidor da
assinatura possa abrir;
4 No caso de cancelamento do contrato revoga-se o certicado digital
utilizado. Todas as preocupaes so eliminadas desta forma.
Concluso
A utilizao do documento inteligente pela indstria grca vm dan-
do sinais de amadurecimento. Vemos que barreiras similares as que o
PDF encontrou no nal dos anos 90 para ser utilizado como formato
de impresso de alta qualidade so encontradas hoje pelo documento
inteligente. Anal, grcas e birs que odiavam o PDF naquela poca
no vivem sem ele hoje. No entanto somente a criatividade e a cora-
gem de inovar que aos poucos tornar o documento inteligente uma
realidade para a indstria grca no Brasil.
Em breve, na cidade
mais prxima de voc!
E
m

S

o

P
a
u
l
o
Preparao de arquivos PDF/X-1a
Realizado em agosto

Gerenciamento de Cores
Realizado em setembro

Adobe InDesign CS
Realizado em outubro

Dicas de preparao de
arquivos para DTP
e pr-impresso
Realizado em novembro
CURSOS J REALIZADOS CURSOS PROGRAMADOS
Introduo ao XML para
Editorao Eletrnica
Em 20 de novembro
Imagem Institucional:
A Construo da Identidade
Em 27 de novembro
cursos@dabra.com.br
Tel.: (11) 6604-3211 (11) 6601-6196