3 EDIO DEZEMBRO DE 2014

Gesto de Documentos no Arquivo da Prefeitura Municipal de Joo Pessoa

e a Lei de Acesso Informao.
Os arquivos tm existncia milenar, mas somente no
sculo XX, mais precisamente a partir dos anos 1950, a
Arquivstica vivenciou grandes avanos em decorrncia da
superproduo de documentos pelas instituies pblicas e
privadas e, sobretudo, pela demanda das pesquisas, ou seja,
necessidades de acesso s informaes.
Nesse contexto, surge um conjunto de conhecimentos,
procedimentos e polticas sob a denominao de Gesto de
Documentos, capaz de garantir o efetivo controle de todos os
documentos, com vistas racionalizao e eficcia
administrativas.
A sociedade contempornea vem paulatinamente
percebendo a importncia dos documentos de arquivo por
saber que neles contm informaes necessrias ao
cumprimento de direitos e deveres dos cidados. Os
documentos pblicos tm que servir ao pblico! A Lei de
Acesso Informao (LAI), n. 12.527/2011 veio garantir
este direito. Seu descumprimento por parte do Estado
constituir conduta ilcita.
Sem dvida a Lei 12.527/2011 representa um importante
passo para a democracia em nosso pas. Os servidores
pblicos de todas as esferas tm de se esforar para se
adequar nova realidade. So muitos os obstculos que
iremos nos deparar, um cultural, a cultura do segredo,
outro o organizacional, que requer adequar a estrutura e
treinar os servidores para atender demanda de informao.
O Arquivo Central da Prefeitura Municipal de Joo Pessoa
- PMJP produz e acumula documentos, que registram as
atividades no exerccio das suas competncias e funes.
Agora, mais do que nunca necessrio manter os arquivos
da PMJP organizados para garantir o acesso a todos os
cidados, servir de apoio administrao e pesquisa, alm
de garantir a guarda e preservao da memria e do
patrimnio pblico.

Quanto mais desenvolvido um povo, maior seu respeito e

cuidado com os arquivos pblicos. Isso porque se no
preservarem os documentos que testemunham a sua histria,
no se conhecer seu passado e a sua cultura.
Alm do mais, a sociedade clama pela transparncia dos
atos pblicos, o que s pode ser feito com a preservao dos
respectivos documentos, os quais tambm so indispensveis
ao planejamento, organizao e gerenciamento dos atos
futuros.
Para a organizao dos arquivos, cada vez mais se faz
necessrio sensibilizar os administradores municipais de que
o acesso informao um direito do cidado previsto na
Constituio Federal e que o Arquivo Pblico representa a
memria e a identidade cultural de um municpio. Sabendo
que o patrimnio documental da Instituio no somente lhe
pertence, mas constitui-se como acervo da Memria e
Histria de toda comunidade pessoense.
Para atingirmos tal desiderato, ser indispensvel um
esforo concentrado por parte dos gestores e servidores para
uma mudana de forma que a Prefeitura Municipal de Joo
Pessoa possa adotar cientificamente um conjunto de medidas
e rotinas que venha garantir um efetivo controle de todos os
documentos de qualquer idade desde sua produo at sua
destinao final eliminao ou guarda permanente.
Pretende-se com esta Gesto de Documentos, estabelecer
os passos arquivsticos necessrios racionalizao e
eficincia administrativas, bem como preservao do
patrimnio documental de interesse histrico-cultural da
cidade de Joo Pessoa.

Aurora Maia Dantas

Graduada em Administrao- IESP
Ps-Graduao em Direito
Administrativo e
Gesto Pblica UNIP.
Especialista latu sensu em Gesto de Pessoas IESP
Conselheira Suplente do CONARQ, representando
os Arquivos Pblicos Municipais do Nordeste.

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JORNAL PROARQUIVOS COMPARTILHANDO SABERES COM DINAMISMO E CREDIBILIDADE

Charlley Luz
Professor do Curso de Ps-Graduao
em Gesto Arquivstica da FESPSP
(Fundao Escola de Sociologia e Poltica
de So Paulo).
Membro do Comit Executivo do
Movimento Muda Arquivo Nacional.

Por mudanas no Arquivo Nacional e pela boa

gesto da informao pblica do governo
O ano era 1992. Collor ainda era presidente, a Internet era
coisa de nerd de faculdade e a Web nem existia. Este foi o
ltimo ano em que a Presidncia da Repblica, ainda
comandada pelo caador de marajs, indicou o diretor do
Arquivo Nacional. Nos ltimos 22 anos, muita coisa mudou.
O Brasil venceu a inflao, passou de coadjuvante
internacional a ser um dos principais atores econmicos
mundiais. Mas nada mudou no Arquivo Nacional, mesmo
depois de trs mandatos consecutivos do governo popular do
PT, a gesto do rgo responsvel por gerenciar a informao
ficou relegada a segundo plano.
O Arquivo Nacional (AN) tem um papel estratgico na
gesto da informao federal. Era pra ser a principal estrutura
num sistema de trmite informacional, no planejado Sistema
Nacional de Arquivos. Este seria o rgo central do Sistema
de Gesto de Documentos da Administrao Pblica (SIGA),
que deveria administrar a arquivstica nos rgos executivos
do governo federal, e que vem agindo margem de suas
atribuies, por falta de viso e esgotamento do modelo de
gesto ainda adotado no sculo passado.
O AN tem potencial para ser um centro de conhecimento
de diversas reas que atuam na gesto, tanto a de
Arquivologia como Histria, Biblioteconomia, Cincias
Sociais, Qumica, Biologia, Patrimnio, Memria,
Restaurao, alm de ser um centro para pesquisas em
documentos filmogrficos, sonoros e cartogrficos. Apesar
disso e de sua vocao de equipamento cultural numa rea
degradada do centro do Rio de Janeiro, a instituio
permanece fechada em torno de si mesma, sem constituir-se
como centro de excelncia em nada, sem buscar novos
pblicos, sem dilogo com escolas e com a juventude e,
principalmente, sem cumprir sua misso junto ao Estado
Brasileiro. comum o portal do Arquivo Nacional sair do ar
na sexta-feira e voltar s na segunda, como registrado por
reclamaes de diversas fontes.
Um movimento criado por membros da sociedade civil,
chamado Muda Arquivo Nacional, pretende mostrar equipe
de transio governamental e Presidenta Dilma a
importncia deste organismo de gesto. Este movimento tem

diversas propostas, a primeira delas sugerir a troca do

diretor, pois no h mandato que seja criativo e inovador em
20 anos de atuao, os sinais de esgotamento so claros. O
movimento sugere que, de preferncia, a prxima diretoria
do AN tenha mandato determinado, alm de participao de
funcionrios na definio. Outras propostas incluem a
Regionalizao do Arquivo Nacional por meio da criao de
escritrios de representao, fortalecendo o SIGA e
possibilitando a orientao para gesto de documentos
pblicos Federais nos Estados. Seria um alento frente falta
de iniciativa na rea nos ltimos sete mandatos presidenciais.
Outro fator claro de esgotamento foi a realizao da
Conferncia Nacional de Arquivos, que mobilizou as
instituies e profissionais da rea, encaminhou muitas
resolues e na prtica quase nada foi implantado. Polticas
simples que poderiam arrumar a casa e fazer o sistema
funcionar, foram desconsiderados pela atual direo. A
situao atual do Arquivo Nacional crtica. O pas precisa
decidir se realmente deseja avanar no sentido do pleno
acesso informao pblica, o que demanda um grande
esforo de gesto de documentos e informaes. Na atual
conjuntura, o Arquivo Nacional pouco adiciona ao debate da
transparncia, do acesso informao, da gesto de
documentos eletrnicos, dos dados abertos. O arquivo
nacional precisa mudar, clamam os participantes do
movimento.
O movimento angariou, em 24 horas (foi lanado dia 11
de novembro ltimo), mais de 800 seguidores no Facebook,
alm de 300 assinaturas no blog que traz o manifesto
detalhado e as propostas que sero encaminhadas ao novo
mandato presidencial. Em que pese no termos ainda uma
prtica pblica de gesto da informao estratgica e
operacional do governo, a alterao da gesto do AN j
representaria um aceno mudana, visto que um rgo

pblico parado no tempo e nas ideias.

Henrique Machado dos Santos

Acadmico do Curso de Arquivologia
Aluno
especial
do
Mestrado
Profissionalizante em Patrimnio Cultural
da Universidade Federal de Santa Maria e
membro do Grupo de Pesquisa CNPqUFSM: GED/A.

Reflexes Sobre a Preservao de Documentos

Arquivsticos Digitais

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JORNAL PROARQUIVOS COMPARTILHANDO SABERES COM DINAMISMO E CREDIBILIDADE

Com os constantes avanos das tecnologias da

informao, a produo de documentos arquivsticos ganhou
novas dimenses. Alm do aumento de documentos
analgicos por conta das ferramentas da informtica, iniciouse a produo de documentos digitais, constituindo na
Arquivologia, um patrimnio documental hbrido.
Rapidamente os documentos digitais ganharam espao e
novos desafios surgiram para a Cincia Arquivstica, a qual
necessita aprimorar seus mtodos para satisfazer a gesto,
preservao e acesso a estes documentos.
No que tange a preservao de documentos arquivsticos
digitais, deve-se ter em mente uma srie de complexidades e
especificidades que estes documentos possuem. O meio
digital
proporciona
inmeras
facilidades,
mas
intrinsicamente a estas, existem ameaas como a
obsolescncia tecnolgica, manifestada em hardware,
software e suporte.
No h como parar os ciclos de obsolescncia tecnolgica,
novas tecnologias vo surgindo e substituindo as ferramentas
atuais, em um ciclo sem fim. Neste contexto, devem-se
buscar metodologias para preservao dos documentos
arquivsticos digitais, antes que as tecnologias se tornem
inacessveis e os documentos sejam consequentemente
perdidos.
A preservao digital se faz com poltica bem definidas
que determine o fazer institucional em prol da salvaguarda
dos documentos arquivsticos digitais, de modo que estas
responsabilidades incorporem a instituio como um todo.
Alm disso, as estratgias previstas no plano de preservao
digital precisam ser testadas e ter sua eficcia devidamente
comprovada para ento se proceder aplicao tcnica de
migrao, converso, refrescamento, encapsulamento,
preservao de tecnologia, entre outras.
Antes da implementao de qualquer estratgia de
preservao digital, deve-se definir as propriedades
significativas dos documentos digitais que se pretende
preservar. Neste ponto, os referencias da Diplomtica
tornam-se fundamentais para a Arquivologia na preservao
de documentos autnticos. A aproximao destas duas
cincias muito tem contribudo para os avanos sobre a
preservao da autenticidade dos documentos digitais.
Conceitos como forma fixa, contedo estvel e variabilidade
limitada, vindos da ento Diplomtica contempornea, esto
aprimorando os referenciais da Arquivologia especialmente
com relao ao documento digital.
O documento arquivstico, objeto de estudo da
Arquivologia e tambm da diplomtica mudou sua natureza,
seu suporte, e isto implica a estas cincias se atualizarem para
satisfazer suas demandas sociais. Atualmente, existem
documentos digitais estticos, interativos dinmicos e
interativos no dinmicos

cada um com especificidades de tratamento que precisam ser

consideradas na sua preservao.
Aps a definio das polticas de preservao, das
propriedades significativas dos documentos, da escolha das
estratgias de preservao digital a serem contempladas no
plano, parte-se para os procedimentos operacionais. As
estratgias de migrao e converso se mostram mais
eficazes para documentos digitais estticos, enquanto a
emulao ser mais indicada para documentos interativos. J
o refrescamento ser uma estratgia indispensvel a qualquer
acervo digital. Entretanto esta metodologia deve ser flexvel
e incorporar o mximo de estratgias possveis considerando
claro, os recursos disponveis para tal atividade.
Por fim, as estratgias precisam ser executadas dentro de
ambientes autnticos de preservao, ou seja, em repositrios
digitais confiveis, que facilitem a implementao das
polticas de preservao e dos metadados. Os repositrios so
ferramentas indispensveis para qualquer atividade de
preservao digital.

Franois Braga
Graduando do Curso de
Arquivologia/UFPB
Vice-Presidente do CAARQ/UFPB
Representante ENEA/UFPB

Como Est a Prtica?

Neste momento, gostaria de questionar sobre a atuao dos
alunos de Arquivologia nas oportunidades de estgio que
crescem cada vez mais. Estamos sendo encaminhados para
um local de aprendizado ou para suprir a falta de funcionrios
no desenvolvimento das atividades de uma instituio?
Na Lei 11.788, de 25 de setembro de 2008, que trata do
estgio, em seu Artigo 1 diz que: Estgio o ato educativo
escolar supervisionado, desenvolvido no ambiente de
trabalho, que visa preparao para o trabalho produtivo de
educandos que estejam frequentando o ensino regular em
instituies de educao superior [...] e diz ainda em seu
pargrafo 2, do mesmo artigo que: O estgio visa ao
aprendizado de competncias prprias da atividade
profissional e contextualizao curricular, objetivando o
desenvolvimento do educando para a vida cidad e para o
trabalho.
Diante do exposto que muitos estagirios no
desenvolvem em seus estgios atividades pertinentes ao
curso de formao, no tendo assim a oportunidade de aplicar
devidamente o aprendizado adquirido em sala de aula o que
no foi o meu caso.

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Em algumas conversas com os alunos estagirios do curso

de graduao em Arquivologia, a respeito do
desenvolvimento deles nos seus respectivos estgios, ficou
evidente que eles no esto sendo acompanhados como
deveriam, e quando acontece, acabam sendo orientados por
um profissional de outra rea que no tem noes suficientes,
ou at mesmo nenhuma, sobre a arquivstica. Sabemos que
erros que so cometidos em uma instituio ou setor desta
so atribuidos, muitas vezes, ao estagirio, e que as
atividades que ningum tem interesse em desenvolver so
repassadas para o mesmo realizar. Porm, a grande
preocupao se d ao fato de que os estudantes no so
contratados para realizarem o papel de estagirio, mas sim de
arquivista em alguns casos, executando tarefas que
divergem da sua competncia, atuando como mo-de-obra
barata, por exemplo, tendo que preparar frias de
funcionrios, como office-boy, entre outras atividades sem a
menor relao com o arquivo, ou seja, o estagirio no est
tendo uma iniciao prtica adequada nas atividades para sua
formao de arquivista.
Portanto, chamamos a ateno dos chefes das instituies
que ofertam o estgio, coordenaes dos cursos de
Arquivologia e outros responsveis, para que reflitam sobre
a verdadeira finalidade de contratar um estagirio, que estes
procurem oferecer vagas com o intuito de contribuir na
formao desses futuros profissionais, disponibilizando
oportunidades que permitam condies de aprendizado reais,
contribuindo tambm para o desenvolvimento da instituio
atravs da troca de conhecimentos e novas perspectivas
discutidas no meio arquivstico, alm de ser uma excelente
forma de conhecer as competncias e finalidades dos
profissionais arquivistas no gerenciamento das informaes.

COORDENAO E EDIO
Ana Clara Lacerda
Flvia de Arajo Telmo
REVISO EDITORIAL
Ismaelly Batista
Sonia Scoralick
Yasmin Brito de L. Vieira

DIAGRAMAO
Emerson Silva
Franois Braga

COLABORADORA
Alzira Karla

CONTATO
jornalproarquivos@gmail.com
jornalproarquivos.wordpress.com
facebook.com/ jornalproarquivos

Joo Paulo Silva de Sousa

Joo Paulo Silva de Sousa

Presidente do CAARQ/UFPB
Coordenador Geral da ENEA

II Jornada de Arquivologia da UFPA

Participei como coordenador da Executiva Nacional
dos Estudantes de Arquivologia - ENEA, da II Jornada
de Arquivologia promovida pelo Centro Acadmico de
Arquivologia da Universidade Federal do Par - UFPA,
juntamente com a Coordenao do curso, realizada no
perodo de 10 11 de dezembro em Belm-PA com o
tema: Arquivologia na UFPA Desafios e Perspectivas.
O evento contou com uma programao
diversificada, entre oficinas, mesas de debates com
temas atuais e a abordagem sobre a representao
estudantil com o intuito de manter a constante interao
entre os estudantes de Arquivologia a nvel nacional,
alm de apresentar a ENEA comunidade acadmica
local.
Foram dias de muito aprendizado com os acadmicos
da UFPA, os quais enriqueceram bastante minha
caminhada arquivstica, pois, o intercmbio de
conhecimentos, possibilita uma transformao em
nosso saber e nos torna aptos a continuar no trilho da
sabedoria.
A participao efetiva dos discentes de arquivologia
da UFPA arquivistas e profissionais de arquivo garantiu
o sucesso da segunda edio da Jornada, e permitiu um
indicativo para a realizao de uma prxima muito em
breve. Vale ressaltar tambm a contribuio do corpo
docente do Curso de Arquivologia da UFPA, que
apoiou e incentivou participao dos discentes no
evento.
Por fim, parabenizo aos organizadores da II Jornada
de Arquivologia da UFPA e indico que, como irmo
caula dos demais Cursos de Arquivologia do Brasil, o
Curso de Arquivologia da Universidade Federal do Par
aponta para o alto, movido pelo ensejo de crescimento
e amadurecimento daqueles que lutam pelo seu
progresso.

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EVENTOS CONFIRMADOS PARA 2015

Encontro Regional de Estudantes de Biblioteconomia Documentao, Cincia e Gesto da Informao - EREBD

Local: Sergipe
Data: 25 a 31 de Janeiro
Inscries Abertas
Maiores Informaes: erebdsergipe.blogspot.com.br
Vem sendo realizado desde 1991 com objetivo de discutir, divulgar e socializar a produo acadmica dos discentes de
vrias regies, assim como criar um espao de discusso poltica e debate acerca das problemticas que envolvem as reas
de cincia da informao que acontecer na Universidade Federal de Sergipe no perodo de 25 a 31 de janeiro.

VII Congresso LiberoAmericano de Archivos Universitarios

Local: Panam
Data: 13 a 17 de Julho
Inscries Abertas
Maiores Informaes: www.cidau.up.ac.pa/
Com eixos temticos como: Gesto de Documentos, Arquivstica e o uso da Tecnologia e o Profissional de Arquivo.

Encontro Nacional dos Estudantes de Arquivologia - ENEARQ

Local : Salvador
Datas: 27 a 31 de Julho
Inscries em Breve
Maiores Informaes: enearqsalvador.blogspot.com.br
O encontro tem por objetivo reunir estudantes dos cursos de Arquivologia em torno de problemticas ligadas ao
desenvolvimento cientfico e prtico do estudante de Arquivologia, alm da formao do futuro Profissional Arquivista.