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I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO

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MANUAL DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO

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GESTÃO DE CAPACITAÇÃO
I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO
AUTORA – ELIANA GOMES
I – MODULO DE PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO
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APRESENTAÇÃO

A busca contínua pela eficiência e eficácia da prestação de


serviço ofertada pelo serviço público, surgiu a necessidade de
elaborar o presente Manual de Normas e Procedimentos
Administrativos – para orientar e nortear a elaboração de
documentos no âmbito da Administração.

Para uma melhor estruturação do conteúdo, o Manual foi dividido em


quatro partes:

1. Aspectos gerais dos documentos oficiais

2. Comunicação oficial, documentos oficiais e técnicos, atos


administrativos

3. Manual de Protocolo

4. Manual para Elaboração de Documentos Técnicos

Nosso objetivo, é que este


material torne uma ferramenta, de apoio e consulta para consolidar
uma cultura administrativa de qualidade e profissionalismo, bem
como atender aos princípios de nossa constituição que é a
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência,
que refletem diretamente na melhoria dos serviços prestados ao
cidadão.

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I - PARTE

ASPECTOS GERAIS DOS DOCUMENTOS OFICIAIS

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I - Características dos documentos oficiais

Para elaboração de quaisquer tipos de


documentos elencados acima, devemos seguir como regra as seguintes
características básicas na elaboração dos documentos:

a) impessoalidade: uso de termos e expressões impessoais. O que se


comunica é sempre algum assunto relativo às competências de um órgão
público e o destinatário dessa comunicação ou é o público ou outro
órgão público. O tratamento impessoal refere-se:

1. à ausência de impressões individuais de quem comunica;


2. à impessoalidade de quem recebe a comunicação;
3. ao caráter impessoal do próprio assunto tratado.

b) formalidade: uso adequado de certas regras formais. Consiste na


observância das normas de tratamento usuais nas correspondências
oficiais e no próprio enfoque dado ao assunto da comunicação.

c) concisão: uso de termos estritamente necessários. Texto conciso é


aquele que transmite o máximo de informações com o mínimo de palavras.
Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha,
além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o tempo
necessário para revisar o texto depois de pronto, é na leitura que
muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições
desnecessárias de idéias.

d)clareza: uso de expressões simples, objetivas, de fácil entendimento


e uso de frases bem construídas que evitem interpretação dúbia.

e) precisão: emprego de termos próprios e adequados à correta


compreensão de uma idéia.

f) uso do padrão da norma culta: emprego de termos de acordo com as


normas gramaticais.

g) harmonia: de acordo com BUENO (1986,554) harmonia “é a disposição


bem ordenada entre as partes de um todo.” Na comunicação oficial
harmonia corresponde ao necessário ajuste de palavras na frase, e da

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frase no período, com todas as partes guardando relação entre si,
criando uma unidade e coerência no texto;

Diz-se que uma mensagem é harmônica quando ela é elegante, ou seja,


quando ela soa bem aos ouvidos. Para isto, a mensagem precisa estar
isenta dos fatores que prejudicam a harmonia, como a aliteração, o
hiatismo, a cacofonia, a rima, a repetição excessiva de palavras, o
excesso do “que”, entre outros.

h) polidez: quer dizer delicadeza. Na comunicação oficial a polidez


consiste no emprego de expressões respeitosas e tratamento apropriado
àqueles com os quais nos relacionamos no trato administrativo.
Portanto, uma comunicação polida é isenta de preciosismos –
amabilidades ilógicas, irreverência, banalidade, intimidade e
expressões vulgares. A polidez abrange, ainda, a discrição, qualidade
indispensável a todos quantos lidam com assuntos oficiais, muitas
vezes sigilosos e de publicidade inconveniente;

Cabe ressaltar que, para se atingir a clareza, a precisão e a


objetividade no texto do documento, deveram ater ao que segue:

_ escolher cuidadosamente o vocabulário, evitando gírias e jargões;

_ dar preferência ao sentido comum das palavras e expressões, salvo se


o assunto for de natureza eminentemente técnica;

_ evitar o uso de expressões de línguas estrangeiras (inclusive do


latim), salvo as que não puderem, sem perda de sentido, ser traduzidas
para o português;

_ evitar o uso dos adjetivos, principalmente os flexionados no grau


superlativo;

_ usar somente as palavras necessárias;

_ evitar os neologismos;

EX: Neologismo léxico: aquisição de uma nova palavra no vocabulário da


língua. É o que ocorre com muitas palavras ligadas à Informática:
mouse, site (importadas do Inglês), infovia.
Neologismo Semântico: empréstimo de um novo sentido a uma palavra já
existente: azular = fugir; pistolão = proteção; curtir = aproveitar.

- Importante, inicie o texto sempre com um parágrafo curto;

_ evitar vocábulos ou expressões ambíguos ou que possam indicar


pessoalidade;

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_ preferir a ordem direta dos termos do período – sujeito, verbo e
complemento – à ordem inversa;

_ escrever, sempre que possível, na voz ativa;

_ preferir orações verbais às nominais;

_ dirigir-se diretamente ao receptor;

_ evitar as orações negativas, transformando-as em afirmativas, sempre


que possível;

_ preferir os períodos curtos aos longos;

_ evitar as construções complexas;

_ usar argumentação consistente;

_ manter-se atento às normas gramaticais.


- escrever de forma positiva, descreva o que as coisas são, e não o
que elas não são. Não diga “não é muito caro”, diga “é econômico”. Ao
invés de dizer que o software não tem erros, diga que ele é
consistente, ou estável.
- devem-se evitar parágrafos muitos longos

Concluindo, para aprender a redigir bem, é


necessário, ter sempre a mão um dicionário e um livro de gramática

2 – Formas de Tratamento e Endereçamento

Nas comunicações oficiais, deve-se evitar a


utilização de abreviaturas dos pronomes de tratamento. Deve-se,
também, observar o emprego adequado dos pronomes em consonância com a
área de atuação da autoridade (civil, militar etc.) e a posição
hierárquica do cargo que ocupa ou da função que exerce.

A concordância relativa às formas de


tratamento constitui aspecto importante a ser ressaltado. Observe-se
que a forma de tratamento designa a segunda pessoa gramatical, porém o
pronome leva o verbo para a terceira pessoa.

Exemplos:
Vossa Excelência distribuiu os papéis.
Vossa Senhoria manifestou interesse.

O emissor da mensagem, ao referir-se a si mesmo, poderá utilizar a


primeira pessoa do singular ou a primeira do plural (plural de
modéstia).
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Exemplos:

Restituo os documentos a Vossa Senhoria.


Envio a Vossa Excelência, em anexo, a pauta da reunião.
Restituímos os documentos a Vossa Senhoria.
Enviamos a Vossa Excelência, em anexo, a pauta da reunião.

Observações:

Feita a opção pelo tratamento no singular ou pela utilização do plural


de modéstia, deve-se observar à coerência e manter a mesma forma em
todo o corpo do texto.

Não é necessário utilizar superlativo


Ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa
Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de
tratamento Senhor.

É impróprio o uso de Doutor como forma de


tratamento, visto que é um título acadêmico; deve-se evitar seu uso
indiscriminado.

O termo “respeitosamente” é usado para o


Presidente da República, Presidente do Congresso Nacional, Presidente
do Supremo Tribunal Federal, Presidente da Câmara Legislativa e
Governadores.

O termo “atenciosamente” é usado para as


demais autoridades, de mesma hierarquia ou hierarquia inferior.

O quadro a seguir apresenta uma síntese de


algumas formas de tratamento mais utilizadas nas comunicações
oficiais, com os respectivos vocativos e destinatários:

Forma de Vocativo Destinatário

Cargo ou Tratamento
Função

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Administra Vossa Senhoria Senhor Ao Senhor


dor Administrador
Regional

Chefe de Vossa Senhoria Senhor Chefe de Ao Senhor


Gabinete Gabinete

Delegado Vossa Senhoria Senhor Delegado Ao Senhor

Deputado Vossa Excelência Senhor Deputado A Sua Excelência o


Federal ou Senhor
Estadual

Governador Vossa Excelência Senhor Governador A Sua Excelência o


de Estado Senhor

Secretário Vossa Excelência Senhor Secretário A Sua Excelência o


de Estado Senhor

Prefeito Vossa Excelência Senhor Prefeito A Sua Excelência o


Municipal Senhor

Juiz de Vossa Excelência Senhor Juiz A Sua Excelência o


Direito Senhor

Presidente Vossa Excelência Excelentíssimo A Sua Excelência o


da Senhor Senhor
República
Presidente da
República

Presidente Vossa Senhoria Senhor Presidente Ao Senhor


de Empresa

Pública,
Autarquia
ou

Fundação

3 – Diagramação

Na diagramação dos documentos oficiais deverão ser observados os


seguintes padronizações de formatação, exceto quando houver ressalvas
em contrário, apresentadas nas configurações específicas para fins de
padronização:
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1 - Configurações Gerais

- O papel utilizado deverá ser branco e do tamanho A4.


- As margens superior, inferior e direita deverão ser de 2 cm, e a
esquerda, de 3 cm.
- A fonte mais comum a ser utilizada é Times New Roman, de cor preta
e de tamanho 12.
O uso de outras cores estará reservado apenas à impressão de emblemas,
gráficos e ilustrações.
O espaçamento entre linhas deverá ser simples.
A enumeração das páginas de um documento ocorrerá somente a partir da
segunda.

2 - Do Local e Data

O local deverá ser composto apenas pelo nome da cidade e separado da


data por vírgula.

A frase que expressa o local e data deverá encerrar-se com ponto


final.

Na indicação das datas, o dia e o ano deverão ser expressos por


algarismos arábicos; não se utilizará zero à esquerda, nem ponto para
separar a casa dos milhares; o primeiro dia deverá ser grafado em
ordinal e o mês, por extenso, com inicial minúscula. Por exemplo:
São Paulo, 2 de fevereiro de 2009.

3 - Do Cabeçalho

1. Primeira Página

O cabeçalho da primeira página é composto de três campos: dois


reservados para emblemas e um para texto.

Nos documentos da Administração Direta, do lado esquerdo do cabeçalho,


deverá ficar o Brasão Estado de São Paulo, com a dimensão de 2,5 cm
por 2,5 cm.

A logomarca do CVS deverá ficar à direita da folha, tendo a dimensão


máxima de 2,5 cm por 2,5 cm.

O espaço reservado para texto deverá estar entre as logomarcas


distando de 0,5 cm deles.

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O texto será composto por, no máximo, três nomes, deverá estar
centralizado, horizontal e verticalmente, e não poderá conter siglas
ou abreviações.

A expressão ‘SECRETARIA DE ESTADO DA SAÚDE’ deverá estar na primeira


linha, em caixa alta e em negrito.

Se o documento não for assinado pelo SECRETÁRIO, que o nosso caso o


nome do órgão emissor (ou da entidade) deverá estar na segunda linha,
em caixa alta, de acordo com o organograma, atenção sem o efeito de
negrito e com tamanho 10 para as letras.

Se o documento for emitido por unidade administrativa que não seja um


órgão (ou uma entidade), na terceira linha do cabeçalho deverá constar
o nome da unidade emissora, com as iniciais das palavras em maiúsculo,
excetuados os artigos e as preposições, sem o efeito de caixa alta e
com tamanho 10 para as letras.

O espaço entre o cabeçalho da primeira página e a denominação do


documento (ou do ato) deverá ser de 1 cm1.

2 - Demais Páginas

O cabeçalho das demais páginas deverá conter (junto à margem direita e


com tamanho 8 para as letras) apenas os números em arábico da página e
do total de páginas do documento, separados pela preposição ‘de’. O
espaço entre o cabeçalho e o restante do texto deverá ser de 1 cm.

3 - Do Destinatário

O espaço entre o destinatário e o campo anterior do documento deverá


ser de 0,5 cm.

As informações referentes ao destinatário deverão estar junto à margem


esquerda.

Na primeira linha deste campo, deverá constar o pronome de tratamento


adequado ao destinatário, precedido de preposição ‘A’ – a tabela
apresentada na seção Formas de Tratamento e Endereçamento deste manual
poderá servir de auxílio para o reconhecimento de qual seja, em alguns
casos, o pronome de tratamento adequado.

Na segunda linha, deverá constar o nome da autoridade, sem


abreviações e sem os efeitos de negrito e de caixa alta, com as
iniciais maiúsculas, excetuados os artigos e preposições.

O endereço completo para correspondência, com os nomes da cidade e do


estado separados por hífen, deverá estar nas linhas seguintes.
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4 - Do Vocativo

O espaço entre o vocativo e o campo anterior do documento deverá ser


de 1 cm.

O vocativo deverá estar a 2,5 cm da margem esquerda e será composto do


pronome de tratamento adequado ao destinatário, seguido do nome do
respectivo cargo (ou função) e de vírgula.
5 – Do Assunto

O espaço entre a exposição do assunto e o campo anterior do documento


deverá ser de 0,5 cm.

O espaçamento entre parágrafos deverá ser de 0,5 cm.

Todos os parágrafos deverão estar com o alinhamento justificado.

A primeira linha de cada parágrafo deverá ter um recuo de 2,5 cm da


margem esquerda.

6 - Da Identificação do Signatário

O nome completo do signatário, centralizado, sem os efeitos de caixa


alta e de negrito, apenas com as iniciais maiúsculas (excetuados os
artigos e as preposições), deverá estar a 2 cm do campo anterior ao da
identificação do signatário.

Na linha abaixo à do nome, deverá ser apresentado, por extenso, o


cargo ou a função do signatário, sem os efeitos de caixa alta e de
negrito, apenas com as iniciais maiúsculas, excetuados os artigos e as
preposições.

A identificação do signatário jamais poderá iniciar uma página;


havendo necessidade, transfere-se o último período da exposição do
assunto para junto dela.

Acima do nome, deverá constar a assinatura do signatário.

7- Do Encerramento do documento

O encerramento deverá vir centralizado e a 1 cm abaixo da exposição do


assunto.

O encerramento jamais poderá iniciar uma página; havendo necessidade,


transfere-se o último período da exposição do assunto para junto dele.

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Do Rodapé

O rodapé é um espaço reservado à colocação de notas, códigos, frases


do órgão do tipo Missão, dever etc..., ou endereço da unidade
emissora.
Os códigos que mencionamos acima se tratam da inicial maiúscula de que
redigiu e minúscula para quem digitou o documento. Ex.: MM,ma

II - PARTE

Comunicação oficial e Atos administrativos

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INDICE

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Parte I

I - Comunicação Oficial

No mundo moderno, denominado a era do conhecimento, escrever é sempre


importante, necessário e freqüente. Com o surgimento do computador,
se esperava reduzir a relação do homem com a palavra escrita,
aconteceu exatamente ao contrário, pois provocou o aumento desse uso.

A comunicação, em sentido amplo, constitui processo complexo e


dinâmico e exige, dos que a promovem, constante atualização e
treinamento. Atenta a essa característica, a Administração Pública tem
tomado, desde há muito, providências para otimizar a comunicação
oficial e regulamentar a redação e a elaboração dos documentos por ela
emitidos

O Serviço Público, parte desse mundo contemporâneo e globalizado,


empresta à escrita lugar de destaque pelo seu papel divulgador da
informação dentro de um padrão culto e vocabulário próprio. Assim, a
comunicação oficial bem como os documentos oficiais deve apresentar-
se, em sua redação e forma, com tendência moderna à objetividade e à
clareza.

Essa redação e forma são orientadas como já vimos no módulo anterior ,


devem ser pautada pelos princípios básicos da impessoalidade,
formalidade, concisão, clareza, precisão e uso padrão da norma culta.

No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o Serviço Público;


o que se comunica é sempre algum assunto relacionado às atribuições do

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órgão; o destinatário dessa comunicação ou é o próprio Serviço Público
ou é o público – o conjunto dos cidadãos.

Logo, o que se propõe nesta obra não é um modelo de redação pronto


para ser utilizado. O objetivo é estabelecer parâmetros de utilização
da comunicação e documentos oficiais com caráter técnico, adequado aos
procedimentos burocráticos e aos expedientes administrativos, sem,
contudo, deixar de lado as características de um texto moderno e de
excelência.

Comunicação oficial é a informação dentro de um padrão culto da língua


e vocabulário próprio onde há sempre um comunicador (o Serviço
Público) e o receptor dessas comunicações que é o próprio Serviço
Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão público a
outro) ou o cidadão ou o conjunto de cidadãos.

II -Documentos Oficiais

Conceito

Documento que contenha informação registrada através de algum meio,


seja este gráfico, papel, magnético, sonoro, vídeo, fotografia,
planta, entre outros, revestida de forma padronizada, sobre ações ou
acontecimentos de qualquer natureza.

Apresentaremos abaixo alguns exemplos de documentos oficiais:

1 - Ata
Conceito:
É o documento por meio do qual se registram, de forma exata, precisa e
fiel, as deliberações e a seqüência de acontecimentos havidas em
licitações, reuniões, sessões ou assembléias realizadas por comissões,
conselhos, congregações, corporações ou outras entidades semelhantes.
É documento de valor jurídico, portanto deve ser redigida de tal
maneira que não se possa modificá-la posteriormente.

2 – Atestado

Conceito:
É o documento pelo qual um servidor afirma a veracidade de um fato ou
a existência de uma situação de direito da qual tem conhecimento em
razão do cargo que ocupa ou da função que exerce.

3 - Carta

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Conceito:

É o meio de comunicação externa e formal de que uma unidade


administrativa se utiliza para tratar de assuntos oficiais com pessoas
físicas.

4 - E-mail
Conceito:

É o meio de comunicação expedido pela rede virtual de computadores


adequado ao envio de arquivos digitais e aos assuntos oficiais que
requeiram difusão célere ou tratamento urgente.

5 - Circular
Conceito:

É o meio de comunicação formal de que uma unidade administrativa se


utiliza para tratar de assuntos oficiais com vários destinatários, de
modo simultâneo e uniforme.

6 – Declaração

Conceito:

É o documento pelo qual se afirma, sob responsabilidade legal, algo


sobre pessoa, situação ou acontecimento.

7 - Despacho
Existem 02 tipos, a saber,

a) Despacho Decisório
b) Despacho Interlocutório

a) Despacho Decisório

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Conceito:

É o meio formal por que uma autoridade decide sobre solicitação


recebida ou determina a adoção de providências sobre assunto.

b) Despacho Interlocutório

Conceito:

É o meio formal por que uma autoridade administrativa encaminha, à


apreciação de outra, documento que havia sido submetido a sua
consideração,quando pertinente, o despacho interlocutório inicia-se
com uma expressão introdutória, tal como: ‘De acordo.’ ou ‘Ciente”
quando o ato for assinado por autoridade cuja competência para
despachar tenha sido recebida por delegação, a expressão introdutória
deverá ser ‘De ordem.’.

8 - Memorando
Conceito:

É o meio de comunicação formal entre unidades administrativas de um


mesmo órgão ou de uma mesma entidade.

8.1 - Memorando-circular
É o meio de comunicação formal de um determinado assunto destinado a
vários destinatários e que gera uma numeração específica.

8.2 -Estrutura do Documento


• Inserir a identificação do documento na margem esquerda a 5,5cm da
borda superior esquerda. Essa identificação é composta de: nome do
tipo de documento, número seqüencial, seguido da sigla da unidade que
o expede conforme exemplo: Memorando nº 000/2010 – IAL/CCD/SES
• A data é alinhada à direita, na mesma linha do tipo e número do
documento.
• Colocar o nome do destinatário 4 linhas após a identificação do
documento. O destinatário é mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplo:

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Ao (À), Sr.(a), Subsecretário(a) de Assuntos Administrativos ou Ao Sr.
(a) Gerente.
• O assunto é o resumo do teor da comunicação e deve ser colocado
abaixo do destinatário, alinhado a esquerda.
. O texto (teor da comunicação) é desenvolvido após 4 linhas a partir
do assunto.
Todos os parágrafos devem ser numerados, na margem esquerda do corpo
do texto, exceto o primeiro parágrafo e o fechamento. Este
procedimento facilita eventuais remissões e passagens específicas, em
despachos ou em resposta à comunicação original.
• Deve-se usar para o fechamento o termo “Atenciosamente,”
centralizado e localizado uma linha após o final do texto;
• Na segunda linha após o fechamento, digitar o nome do profissional
que expede o memorando e logo abaixo o cargo que ele ocupa,
centralizado. O responsável pelo documento deve assinar no espaço
entre o fechamento e o seu nome.

9 – Ofício

Conceito:

É o meio de comunicação externa e formal de que uma unidade


administrativa se utiliza para tratar de assuntos oficiais com
unidades pertencentes a outro órgão (ou outra entidade) da
Administração Pública ou a pessoa jurídica de direito privado.

9.1 - Ofício – circular

É o meio de comunicação formal de um determinado assunto destinado a


vários destinatários e que gera uma numeração específica.

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10 - Parecer
Conceito:

É o documento por meio do qual se emite, sobre tema específico,


opinião fundamentada, resultante de análise técnica, detalhada e
competente, cujo objetivo seja o de subsidiar tomadas de decisão.

11 - Relatório
Conceito:

É o documento por meio do qual se prestam contas, se expõem os


resultados obtidos, mediante pesquisa ou investigação, e se historia o
desenvolvimento dos programas, projetos ou atividades específicas
realizadas durante um período. De um modo geral, podemos dizer que os
relatórios são escritos com os objetivos de divulgar os dados técnicos
obtidos e analisados e registrá-los em caráter permanente.

Tipos de relatórios existentes

1. técnico-científicos
2. de viagem
3. de estágio
4. de visita
5. de inspeção
6. administrativos
7. financeiro

12 – Requerimento
Conceito:

É o meio de comunicação formal de que um interessado se utiliza para


requerer a uma autoridade administrativa competente um direito de que
se julgue detentor.

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13 -Decreto

Conceito:

Por definição, segundo o nobre jurista Hely Lopes Meirelles, decretos


“são atos administrativos da competência exclusiva dos chefes do
Executivo, destinados a prover situações gerais ou individuais,
abstratamente previstas, de modo expresso, explícito ou implícito,
pela legislação”.

14 -Portaria

Conceito:
É o ato administrativo interno pelo qual os Secretários de Estado (ou
as autoridades com prerrogativas de Secretário de Estado) expedem
determinações gerais ou especiais a seus subordinados.

15- Projeto de Lei

Conceito:
Instrumento utilizado para propor à Câmara Legislativa do Distrito
Federal a criação, transformação e extinção de cargos e a fixação dos
respectivos vencimentos.

16- Resolução

Conceito:
É o ato pelo qual órgãos colegiados estabelecem normas, diretrizes e
orientações para consecução de certos objetivos.

17- Medida Provisória

Conceito:

A Medida Provisória – MP, é um ato normativo com força de lei que pode
ser editado pelo Presidente da Republica em caso de relevância e
urgência. Tal medida deve ser submetida á deliberação do Congresso
nacional.

17 – Documentos Técnicos

I- NORMAS TÉCNICAS
Trata-se de um documento que estabelece regras, diretrizes ou
características para atividades ou seus resultados. “Documento

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Normativo” é um termo genérico que engloba documentos como normas,
especificações técnicas, códigos de prática e regulamentos.
Para de elaboração de normas técnicas, temos que se ater aos
princípios, que são fundamentais para que todos os objetivos da
normalização sejam atendidos e para que ela seja eficaz na sua
aplicação e reconhecida por todos.

Voluntariedade – A participação em processo de normalização não é


obrigatória, essa vontade de participar é imprescindível para que o
processo de elaboração de normas ocorra, devendo ser resultado de uma
decisão em que são percebidas mais vantagens no seu uso do que no não
uso.
Representatividade – É preciso que haja participação de especialistas
cedidos por todos os setores – produtores, organizações de
consumidores e neutros (outras partes interessadas tais
como universidades, laboratórios, institutos de pesquisa, órgãos do
governo), de modo que a opinião de todos seja considerada no
estabelecimento da norma.

Paridade – Não basta apenas a representatividade, é preciso que as


classes (produtor, consumidor e neutro) estejam equilibradas,
evitando-se assim a imposição de uma delas sobre as demais por conta
do maior número de representantes. Assim, deve-se buscar assegurar o
equilíbrio das diferentes opiniões no processo de elaboração de
normas.

Atualização – A atualização do processo de desenvolvimento de normas,


com a adoção de novos métodos de gestão e de novas ferramentas de
tecnologia da informação, contribui para que o processo de
normalização acompanhe evolução tecnológica.

Transparência – Todas as partes interessadas devem ser


disponibilizadas, a qualquer tempo, as informações relativas ao
controle, atividades e decisões sobre o processo de desenvolvimento de
normas técnicas.

Simplificação – O processo de normalização deve ter regras e


procedimentos simples e acessíveis, que garantam a coerência, a
rapidez e a qualidade no desenvolvimento e implementação das normas.
Consenso – Para que uma norma tenha seu conteúdo o mais próximo
possível da realidade de aplicação, é necessário que haja consenso
entre os participantes de sua elaboração

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II – CONSULTA PÚBLICA

É uma ferramenta de consulta pública, que abre a possibilidade de uma


ampla discussão sobre diversos temas na área de saúde, permitindo que
você participe e contribua na construção do sistema de saúde
brasileiro. Por meio da consulta publica o processo de elaboração do
documento é democrático e transparente para a sociedade.

As consultas públicas estão divididas por assunto, os documentos são


públicos e para contribuir com as mesmas, é necessário um cadastro
prévio, o que possibilita uma comunicação posterior, se necessário,
visando esclarecimentos e ou retirada de dúvidas acerca da sua
contribuição.

III - ATOS ADMINISTRATIVOS

Conceito

Administração Pública, em sentido


subjetivo, compreende as pessoas jurídicas, órgãos e agentes públicos
que exerçam a função administrativa e, em sentido objetivo, a
atividade administrativa exercida pelos órgãos públicos, para a
execução desta função, deve-se observar o dispostos, no caput do
artigo 37 da Constituição Federal:

“A administração pública direta e indireta


de qualquer dos Poderes da União, dos
Estados, do Distrito Federal e dos
Municípios obedecerá aos princípios de
legalidade, impessoalidade, moralidade,
publicidade e eficiência”.

Os atos praticados no exercício função pública são


denominados atos da Administração,como bem explica a professora
titular de Direito Administrativo da Universidade de São Paulo. Mestre e
doutora pela mesma universidade Maria Sylvia Zanella Di Pietro em sua
obra Direito Administrativo:

“todo ato praticado no exercício da função


administrativa é ato da Administração”.
Os atos da Administração podem ser
classificados sob diferentes aspectos e
abrangem vários tipos, além dos conhecidos
atos administrativos. Destacam-se as
comunicações oficiais, que devem observar
os preceitos norteadores de elaboração dos
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atos administrativos. Assim, são
apresentadas as principais características
desses atos.
Segundo Di Pietro, tem-se que ato
administrativo “é a declaração do Estado ou
de quem o represente, que produz efeitos
jurídicos imediatos, com observância da
lei, sob regime jurídico de direito público
e sujeito a controle pelo Poder
Judiciário”.

Elementos do ato administrativo

O direito positivo brasileiro, na Lei n° 4.717, de 29 de junho de


1965, dispõe, em seu art. 2º, que os atos administrativos possuem
cinco elementos para sua formação, a saber: competência, finalidade,
objeto, forma e motivo.

_ Competência: é a faculdade atribuída por lei a agente público para a


prática do ato. A competência administrativa é intransferível e
improrrogável pela vontade dos interessados, entretanto, poderá ser
delegada e avocada nos termos da lei.

_ Finalidade: é o resultado que se quer alcançar com a prática do ato.


É o efeito mediato que o ato produz. Não se compreende ato
administrativo sem fim público. A alteração da finalidade de interesse
público caracteriza desvio de poder e o ato administrativo que não
atinge o interesse público deverá ser invalidado.

_ Objeto: é o efeito jurídico imediato produzido. É a criação, a


modificação ou a comprovação de situações jurídicas concernentes a
pessoas, a coisas ou a atividades sujeitas à atuação do Poder Público.
Diz-se que o objeto identifica-se com o conteúdo do ato. Por meio dele
a administração manifesta o seu poder e a sua vontade ou atesta
simplesmente situações pré-existentes. Nesse sentido, o objeto deverá
ser lícito, possível, certo e moral.

_ Forma: a forma em que a Administração Pública deverá exteriorizar o


ato administrativo constitui elemento vinculado e indispensável à sua
perfeição. A inexistência da forma induz à inexistência do ato
administrativo. Como regra, a forma do ato administrativo é a escrita,
embora existam atos consubstanciados em ordens verbais, e até mesmo em
sinais convencionais, como ocorre nas sinalizações de trânsito, nas
instruções momentâneas de superior a inferior hierárquico, nas
determinações da polícia em casos de urgência.

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Motivo: é a situação de direito ou de fato que determina ou autoriza a


realização do ato administrativo. O motivo, como elemento integrante
da perfeição do ato, pode vir expresso em lei ou pode ser deixado a
critério do administrador.
.

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III - PARTE

MANUAL DE PROTOCOLO

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ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DO PROTOCOLO

O Protocolo tem por finalidade a execução dos seguintes serviços:

a) recebimento de documentos e processos;


b) classificação dos documentos recebidos;
c) pesquisa sobre processo (s) antecedentes (s);
d) autuação ou juntada ou apensamento conforme o caso;
e) distribuição interna dos documentos e processos;
f) controle de movimento de processos e documentos;
g) informações sobre andamento de processos;
h) emissão de relatórios para controle de movimentação de processos.

2. RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

2.1 – Através do Protocolo, a área de Comunicações Administrativas


centralizará o controle e o recebimento dos documentos e dos processos
no âmbito das Secretarias.

2.2 – Os documentos recebidos por titulares de qualquer Unidade


administrativa devem ser encaminhados imediatamente, com despacho, ao
Protocolo para fins de registro, autuação e distribuição.

2.3 – Para efeito de recebimento, são considerados documentos os


requerimentos, ofícios, comunicados, memorandos, cartas e outros da
mesma natureza.

2.4 – Os processos e documentos, no ato de seu recebimento, deverão


ser confrontados com os respectivos formulários de controle de
remessa. Estes deverão conter a assinatura e o nome legível do
recebedor.

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- No caso de processo, conferir se todas as folhas estão


numeradas. Na ocorrência de numeração de todas as folhas, o
processo será recebido, lavrando-se o termo das divergências
encontradas.

2.5 – Recebimento de processos externos:

a) Os processos externos deverão ser apensados a processos internos


de mesmo assunto e mesmo interessado na Unidade receptora.

O ofício de encaminhamento de processo


externo será juntado ao processo interno, logo após seu
registro. Em ambos os processos serão lavrados o Termo
de Apensamento.
Ao processo interno, será juntada a cópia de
o último parecer ou despacho constante no processo
externo. A este último serão juntadas cópias das peças
originais do processo interno.

Resolvido o assunto, os processos externos


serão devolvidos à Unidade de origem, depois de
desapensados pelo Protocolo, e após terem sidos lavrados
os Termos de Desapensamento e Devolução.

b) Na ausência de processos internos de mesmo assunto e interessado,


os processos externos deverão encaminhar com o número da entidade
emitente.
c) Os processos externos somente serão devolvidos à origem, mediante
despacho da autoridade para a qual os mesmos foram encaminhados.

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3. REGISTRO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS

3.1 – O protocolamento consiste em apor no documento recebido o


carimbo ou relógio-datador, contendo o número de registro de
entrada, data e horário.

3.2 – A parte interessada ou portador receberá, em contrapartida, um


comprovante de entrega com as mesmas informações mencionadas no item
anterior.

Para efeito de contagem de prazo, prevalecerão a data e o


horário do efetivo recebimento do documento, atestados pela
autoridade competente.

3.3 – O Protocolo deverá registrar o recebimento do documento na


ficha ou livro de controle interno, ou digitar os dados no sistema
computadorizado e enviar o documento junto com o formulário de
remessa.

Documentos de natureza particular, ( tais


como: panfletos,
prospectos, convites, informes
publicitários, faturas, notas fiscais,
duplicatas, extratos e avisos bancários)
NÃO devem ser registrados, sendo
encaminhados aos respectivos
destinatários.

4. AUTUAÇÃO EM PROCESSOS

4.1 – Considera-se autuação o ato de reunir documento em processo.

A autuação em processo, mediante termo será necessária


sempre que o conteúdo e a importância do assunto exigirem
tramitação do documento pelas várias Unidades da Secretaria
e por outros órgãos do Estado visando encaminhamento,

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manifestação ou decisão administrativa. Com a autuação, o
papel protocolado passa a ter curso próprio chamando-se,
então, processo.

4.2 - Para a autuação em processo, a Seção de Protocolo recebe os


documentos, internos ou externos, e verifica se há autorização de
autorização de autoridade competente.

4.3 – Para autuação de documento no Protocolo, deverão ser


atendidos os seguintes requisitos:

a) tratar exclusivamente de um assunto;

b) conter assinatura com identificação do interessado.

4.4 – São autoridades competentes para determinar a autuação de


Processos:

- Secretário de Estado;
- Secretário Adjunto;
- Chefe de Gabinete;
- Coordenador;
- Diretor de Departamento, de Divisão e de Serviço,
- ou casos em que houver delegação em norma interna.

O despacho determinando a autuação do processo deve


indicar também o seu destinatário.

4.5 – Os processos serão autuados somente na sua origem Protocolo da


sede e demais Protocolos da Secretaria, sendo então denominados
processos internos.

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4.6 – Papéis contendo interessado e assunto da mesma natureza, de
processos já autuados, serão juntados aos mesmos, após registro de
entrada. A juntada será realizada nos processos em tramitação ou
arquivada.

4.7 – Para fins de autuação, considera-se como interessado o


signatário do Documento, quando pessoa física, ou aquele cujo assunto
do processo lhe interessar diretamente. No caso em que o signatário
representar pessoa jurídica, considera-se como interessado a
instituição.

4.8 – Os procedimentos para autuação estarão sujeitos às seguintes


normas:
a) reunião das peças constituintes de cada processo em forma de
caderno, seguindo a ordem cronológica da emissão ou do
recebimento de cada uma dessas peças;
b) preenchimento da capa, com a indicação do número do processo,
ano, nome do interessado e súmula do assunto;
c) juntada dos (s) documentos (s) recebido (s) em processo
anteriormente constituído, se for o caso, lavrando-se o
competente Termo de Juntada;
d) preenchimento de fichas/instrumentos de controle e seu
desdobramento em tantas quantas forem necessárias;
e) numeração das folhas do processo no canto superior direito, à
tinta, considerando-se a capa como folha 1, devendo o funcionário
rubricar abaixo do número de cada folha que numerar.

4.9 – Não serão permitidos os seguintes procedimentos:

a) re-autuação de processos;
b) autuação provisória de processos;
c) formação de outros processos sobre o mesmo assunto e mesmo
interessado;

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d) autuação de papéis tratando-se de assuntos destinados ao
acompanhamento de processos cuja origem seja de outro órgão;
e) autuação em cópias de documentos.

5. APENSAMENTO

5.1 – O apensamento é o ato de anexar um processo a outro, quando este


deva servir de elemento elucidativo ou subsidiário para instrução
daquele, continuando ambos com existência própria e independente. É,
portanto, uma união de processo em caráter temporário.

5.2 – O controle do apensamento é atribuição do Protocolo.

5.3 – A solicitação de apensamento deverá ser feita pelas mesmas


autoridades competentes para determinar autuação.

5.4 – Não se fará o apensamento quando desse ato resultar prejuízo


para a marcha do processo que deverá ser apensado, ou quando a juntada
de cópia de suas peças for suficiente para esclarecimento do assunto
em estudo.

5.5 – Do Termo de Apensamento devem constar o número e a sigla de


todos os processos apensados, a data, a assinatura e a identificação
do declarante. Na última folha dos apensos será exarado igualmente o
respectivo Termo de Apensamento. É uma anotação recíproca.

6 - DESAPENSAMENTO

6.1- O desapensamento é o procedimento inverso ao apensamento.


Consiste em desanexar um ou vários processos.

6.2 – Solucionado o assunto do processo principal, os demais serão


desapensados e devolvidos aos respectivos órgãos de origem.

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6.3 – A solicitação do desapensamento deverá ser feita pelas mesmas
autoridades competentes para determinar a autuação.

6.4 – Do Termo de Desapensamento devem constar o número e a sigla de


todos os processos apensados, a data, a assinatura e a identificação
do declarante. Na última folha dos apensos será exarado igualmente o
respectivo Termo de Desapensamento. É uma anotação recíproca.

7 – INCORPORAÇÃO

7.1 – A incorporação consiste em incorporar um processo interno a


outro, quando estes tratarem do mesmo assunto e tiverem as mesmas
partes interessadas.

7.2 – O processo de origem mais recente será incorporado ao anterior,


prevalecendo o número do antigo.

7.3 – A incorporação é atribuição exclusiva da área de Comunicações


Administrativas.

7.4 – A solicitação de incorporação deverá ser feita por autoridade


competente.

8 – JUNTADA OU ENTRANHAMENTO

8.1 – a Juntada ou Entranhamento consiste na reunião de uma ou mais


folhas (documentos) ao processo.

8.2 – Os documentos serão inseridos no processo, obedecendo à ordem


cronológica de sua apresentação.

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8.3 – A Juntada de Prova Documental ocorre em virtude de dispositivo


legal expresso. Poderá ser feita em seu original, por cópia
autenticada por Tabelião ou por Servidor Público e, ainda, pela
transcrição ou cópia de publicação em órgão oficial.

8.4 – A Juntada Simples ou Documental é de responsabilidade de


qualquer funcionário ou servidor.

8.5 – Os processos solicitados para esse fim deverão ser atendidos


prioritariamente.

9 – DESENTRANHAMENTO

9.1 – O Desentranhamento é o procedimento inverso ao da Juntada ou


Entranhamento. Consiste em desanexar um ou mais documentos de um
processo.

9.2 – O Desentranhamento e a devolução de documentos, a pedido do


interessado ou de seu representante legal, deverão ser feitos à vista
do requerimento, desde que devidamente autorizados por autoridade
competente, sendo executados pelo Protocolo.

9.3 - Retirada qualquer folha de um processo, colocar-se-á, no mesmo


lugar, o Termo de Desentranhamento, contendo o número e a natureza dos
documentos desentranhados e a rubrica do servidor que praticar esse
ato, sobreposta ao nome e cargo legíveis.

10. TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS

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10.1 – Denomina-se pontos de tramitação todas as Unidades por onde o
processo eventualmente passa, depois que sai do Protocolo. Por
exemplo: divisões, seções, setores, etc.

10.2 – Cabe às chefias a responsabilidade de exercer a fiscalização da


tramitação dos processos ou documentos.

10.3 – O encaminhamento de processos entre as dependências da


Secretaria, repartições subordinadas e demais Secretarias será feito
por despacho.

10.4 – Nenhum processo deverá ser encaminhado sem a indicação do


destino ou de qual providência tomar.

10.5 – Não será permitida a tramitação de processos e documentos “ em


mãos”.

10.6 – Os processos, expedientes e outros documentos devem tramitar


através do formulário de remessa.

10.7 – Nenhum processo poderá ter andamento sem que todas as suas
folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas e os espaços em
brancos regularmente inutilizados.

10.8 – Não será permitida, igualmente, tramitação de processos com a


capa dilacerada, cabendo à substituição ao Protocolo da Unidade onde
de encontrarem.

10.9 – A tramitação de processos será feita sempre através dos


Protocolos de cada Unidade, comprovada por “Formulário de Remessa”,
cujas vias se destinam:

a) ao Protocolo;

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b) à Unidade remetente:
Nenhum documento ou processo deverá circular sem o respectivo
formulário de remessa e o encaminhamento imediato da 1ª via ao
Protocolo, com a assinatura do responsável pelo recebimento, para
atualização dos respectivos controles.

10.10 – Os responsáveis pelo recebimento de qualquer documento


deverão conferi-lo com o que está relacionado no formulário de
remessa, para que não haja problema de localização no futuro.

10.11 – Fica proibido o despacho de “Visto”. A autoridade que


contra-assinar qualquer informação ou parecer deverá manifestar-
se de acordo ou desacordo com os mesmos.

10.12 – Conforme a natureza do assunto e visando o sigilo


necessário, os processos e papéis que contenham matéria reservada
terão trânsito direto entre o Protocolo e os dirigentes de
Unidades orçamentárias ou de despesas.

11 – PRAZOS E ANDAMENTOS

11.1 – Os expedientes urgentes serão preparados no máximo dentro


de vinte e quatro horas após o seu recebimento.

11.2 – A nota “URGENTE” só poderá ser lançada por servidores das


seguintes categorias: Secretários, Secretário Adjunto, Chefe de
Gabinete, Coordenador, Diretor de Departamento e Diretor de
Divisão.

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11.3 – A nota “URGENTE” será aposta no canto direito superior das
capas dos processos ou junto aos despachos, quando for o caso,
sendo datada e assinada pela autoridade que a anotar, sem o que
não será observada.

11.4 – Os pedidos ou requisições do Egrégio Tribunal de Justiça,


do Egrégio Tribunal de Contas e congêneres serão protocolados e
na sua capa será aposto, em lugar bem visível, carimbo indicativo
de “URGENTE”.

11.5 – Os despachos e informações encaminhatórios poderão ser


redigidos no verso da folha. Os novos despachos que se seguirem
poderão ocupar a mesma folha, e assim sucessivamente até o final
desta.

12 – REDAÇÃO, FORMA E ZELO

12.1 – Será adotado o estilo usual na Administração Pública, em


linguagem concisa e restrita ao assunto, não sendo permitido
rasuras e/ou emendas nas informações e pareceres.

12.2 – O uso da ortografia é obrigatório.

12.3 – Os processos volumosos serão desdobrados em tantos volumes


quantos necessários, devendo cada um conter, na última folha, o
Termo de Encerramento de Volume e, no início, o Termo de Abertura
de Volume, mantendo uma só numeração para as folhas de todos os
volumes, a partir do primeiro. Na última folha do primeiro
subseqüente do processo, deve ser lavrado termo informativo de
sua continuidade em outro volume. Nenhum processo poderá ter mais
de 300 folhas, abrindo-se novo volume ao redor desse limite.

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12.4 – Além da assinatura e do número de R.G., o nome do
subscritor da cota, informação ou parece deverá estar expresso
por extenso, seguido da designação do cargo, por meio de carimbo
ou datilografado.

12.5 – A designação dos órgãos interessados (Diretoria, Serviço,


Seção) será feita de acordo com o respectivo código de
abreviatura por extenso quando não existir tal símbolo.

12.6 – A não ser o despacho encaminhatório ou distribuição


inicial, não se escreverá nos anversos e versos dos ofícios e
demais documentos constantes de processo, devendo ser
inutilizadas as partes vazias das páginas, exceto o verso de
papel de seda ou transparente e a última página,a qual se destina
à seqüência dos despachos.

12.7 – A inutilização de papel deverá ser feita por uma linha


horizontal, à tinta, onde começa o espaço em branco, e sob esta
uma perpendicular, até o fim da página, onde será lançada a
rubrica do funcionário que fez a inutilização.

12.8 – O anverso da primeira folha das capas não poderá ser


carimbado, receber notas ou escritos de qualquer natureza, salvo
a indicação “URGENTE”, a numeração e arquivamento e as outras
indicações constantes neste manual.

12.9 – Sem prejuízos dos casos de natureza urgente, os processos


com capas dilaceradas não poderão circular, sendo indispensáveis
à sua remessa ao Protocolo, a fim de serem as capas substituídas.

12.10 – Na hipótese de substituição da capa, a nova capa deverá


ser cópia fiel da substituída, com todas as suas anotações,
números e siglas.

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12.11 – Os processos com indício de mutilação ou adulteração não
poderão transitar pelas dependências, devendo ser remetidos
imediatamente aos responsáveis pela sua última tramitação, para
apuração de responsabilidade.

12.12 – Serão evitadas emendas e rasuras nas informações e os


pareceres.

12.13 – Os funcionários que manusearem os processos zelarão pela


ordem destes.

12.14 – Deverão ser afixados na contracapa do processo:

- original de certidões a serem fornecidas aos interessados pelas


seções competentes;
- original de resoluções e portarias para publicação;
- outros documentos que, por sua natureza, devam ser retirados
posteriormente.

13 – RETIFICAÇÕES

13.1 – A anulação de palavras será feita por um traço em linha reta.

13.2 – Serão ressalvadas e assinadas as anulações entrelinhas, bem


como os acréscimos “em tempo”.

13.3 – Os dizeres contidos na capa de um processo só poderão ser


alterados pelo Protocolo da Área de Comunicações Administrativas.

13.4 – Quando houver erro na capa ou qualquer outra incorreção de


autuação dos processos, as dependências encaminharão ao Protocolo da
Área de Comunicações Administrativas para a necessária correção.

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14 – EXTRAVIO DE PROCESSOS E SUA RESTAURAÇÃO

14.1 – Todo processo extraviado, ou mesmo destruído será


obrigatoriamente restaurado.

14.2 – A restauração, por determinação do Diretor do


Departamento/Divisão de Administração, se fará pelo chefe do Protocolo
sob a supervisão do dirigente da Área de Comunicações Administrativas.

14.3 – Se existir certidão ou cópia autêntica do processo, será uma ou


outra considerada como original.

14.4 – O Protocolo certificará tudo quanto constar das fichas e demais


assentamentos existentes na seção.

14.5 – Existindo informações prestadas por qualquer dependência da


Secretaria, serão requisitadas as necessárias segundas vias.

14.6 – Se no curso do processo de restauração aparecem os autos


originais, a estes se fará juntada daquele.

15 – ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS

15.1 – Nenhum processo será arquivado sem despacho de autoridade


competente.

15.2 – No processo a ser arquivado, deverá constar, obrigatoriamente,


em letras maiúsculas, a expressão “ARQUIVE-SE”.

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Os processos com decisão em suspenso deverão ser
arquivados provisoriamente na Unidade emissora da
decisão, até a sua resolução.

15.3 – Serão responsáveis pelos danos causados à Administração


Estadual as autoridades que determinarem o arquivamento de processos
ainda pendentes de solução.

15.4 – Cabe ao Arquivo da Área de Comunicações Administrativas a


verificação da regularidade dos processos antes de proceder ao seu
arquivamento, observando:
- a existência de despacho final;
- A regular numeração de todos os espaços em branco;
- Possíveis divergências nos autos com as normas estabelecidas
neste manual.

15.5 – O arquivamento de documentos é de exclusiva competência da Área


de Comunicações Administrativas.

15.6 – À Diretoria da Área de Comunicações Administrativas caberá o


encaminhamento da solução das irregularidades observadas nos processos
destinados a arquivamento.

15.7 – Nenhum processo poderá ser arquivado com documento na


contracapa.

15.8 – Depois do arquivamento, nenhum processo poderá sair do Setor de


Arquivo da Área de Comunicações Administrativas, salvo nos seguintes
casos:
- para consultas, mediante solicitação;
- para juntada de quaisquer documentos a ele referente.

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15.9 – O desarquivamento de processos somente será efetuado mediante
requisição formulada por chefe de nível igual ou superior ao de seção,
e desde que não se trate de processos administrativos disciplinares,
de sindicâncias ou que contenham matéria reservada.

15.10 – Os processos administrativos disciplinares, de sindicâncias


instauradas pelo Titular da Pasta ou que contenham matéria reservada
só poderão ser desarquivados com autorização do Secretário, Secretário
Adjunto, Chefe de Gabinete ou por solicitação do Chefe da Consultoria
Jurídica e dos Presidentes das Comissões de Processos Administrativos
ou de Sindicância.

16 – ESPÉCIES DOCUMENTAIS

16.1 – As decisões administrativas serão proferidas e registradas em


processos e documentos assemelhados.

16.2 – Os documentos apresentam-se sob dois aspectos:


- os que devem transitar em várias dependências e são de ordem
geral;
- e os de ordem privativa das dependências, ou seja, os que por ela
são recebidos, solucionados e arquivados.

16.3 – Os documentos de ordem geral serão obrigatoriamente


protocolados.

16.4 – Os documentos de ordem primitiva se tiverem que transitar por


outros órgãos da Secretaria, será também autuados e protocolados.

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IV – PARTE

MANUAL PARA ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS TÉCNICOS

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MANUAL PARA ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS TÉCNICOS

Apresentação

Considerando o disposto na seção III – Das


Atribuições do DECRETO Nº 26.048, 15/10/86, art.7º, cabe ao CVS em
especial a produção de documentos técnicos os ditames do inciso III,
VII e VIII:

III - propor normas e programas de


fiscalização, controle, licenciamento,
cadastramento, atendimento e outras medidas
pertinentes das profissões,
estabelecimentos, serviços ou produtos
relacionados direta ou indiretamente à
saúde individual ou coletiva;

VII - emitir pareceres e informes técnicos


sobre matéria relacionada com seu campo de
atuação:

VII - esclarecer a opinião pública sobre as


atividades do Centro de Vigilância
Sanitária e sobre fatos referentes à
proteção da saúde individual ou coletiva,
dentro de sua área de atuação.

Por força das atribuições do órgão


constantemente são desenvolvidos documentos técnicos, seja para
circulação interna ou externa, para elaboração dos referidos
documentos, surge sempre duvidas de uma linha a ser seguida, se tem
uma norma para nortear o trabalho de construir um documento técnico.

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É comum surgirem questão técnicas
administrativas entre as equipes que estão desenvolvendo os trabalhos,
com base em pesquisas no acervo da Associação Brasileira de Normas
Técnicas, encontramos normas para orientação de como procedermos ao
desenvolver um documento técnico.

Estas orientações a seguir servirão como


instrumento de apoio aos diretores e equipes, no desenvolvimento como
um guia para pesquisa de construção de documentos técnicos.

Critérios Gerais de Apresentação

1 - Capa

Pode ser inserida ilustração que e contemple a idéia do trabalho

Em sua composição apresenta:

a) a) logotipo e sigla da instituição

b) b) título do trabalho;

c) d) nome da unidade

2 - Folha de Rosto

Contém informações no anverso e verso.

O anverso estrutura-se conforme a seqüência abaixo descrita:


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d) a) nome da unidade;

e) b) título do trabalho;

f) c) cidade, mês e ano em que foi concluído o trabalho.

g)

No verso da folha de rosto, constam funções e nomes dos representantes da


Administração Superior e suas respectivas funções.

Nesta folha são mencionadas as unidades diretamente envolvidas no trabalho,


seus respectivos participantes e funções.

3 - Pré Texto

Agradecimentos (facultativo).

Mencionar, homenagear, citar colaborações ou participações eventuais,


para construção do documento técnico.

4 - Introdução

Deverá conter uma apresentação e delimitação do assunto a ser tratado


apresentando a importância do documento para nossos serviços.

5 - Desenvolvimento,

corpo do documento
É a parte principal e mais extensa do trabalho. Expõe o assunto,
demonstrando as idéias. Em cada parte (módulo, bloco, capítulo) do

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documento deverá aparecer seus autores, caso os mesmos forem diversos
a cada capítulo.
É importante manter a padronização de tipo de fonte e tamanho

6. Citações

Citações – As citações dos autores no texto devem ser indicadas de


acordo com os sistemas de chamada indicados abaixo, e qualquer que
seja o método escolhido, deve ser seguido ao longo de todo o trabalho.

- Autor-data
Obs: quando houver coincidência de autores com o mesmo sobrenome e
mesma data, acrescentar as iniciais dos nomes.

- Citação Direta: É a transcrição exata de palavras ou trechos de um


autor.
Ex: (MENDES, 2001)

- Citação Indireta: Transcrição não literal das palavras de um autor


Ex: MENDES (2001)

- Citação de Citação: referenda-se um documento ao qual não se teve


acesso direto, devendo ser feito apenas quando o documento original
não pode realmente ser consultado. No texto, a citação deve obedecer a
seguinte ordem: sobrenome do autor do documento não consultado,
seguido de expressão latina ”Apud” (citado por) e o sobrenome do autor
da obra consultada.

- Citação Informal: Obtidas através de canais informais (comunicação


pessoal, anotações de aula, conferências não impressas, etc...) devem
ser informadas em nota de rodapé (numeradas) e não devem ser incluídas
na lista de referências bibliográficas.

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- Autores Corporativos: quando uma entidade assume integral
responsabilidade por um trabalho é tratada como autor, podendo ser
citadas no texto pelas respectivas siglas, desde que na primeira vez
em que forem mencionadas apareçam por extenso.

EX: ORGANIZAÇÃO PANAMERICANA DA SAÚDE (1975) classificou...


OPAS (1975) classificou...

- Se houver Figuras Ilustrativas: Desenhos, diagramas, fluxogramas,


fotografias, material cartográfico, organograma, quadro, etc... ,
aconselhamos colocá-las direto no texto.
Suas legendas devem ser breves e claras, e devem ser localizada logo
abaixo das figuras, precedidas da palavra “FIGURA” e do número de
ordem. Devem ser horizontais e não emolduradas.

- Tabelas: é uma categoria específica de ilustração, que deva ter


numeração consecutiva em algarismos arábicos precedida da palavra
“TABELA”. Seu título deve ser colocado na parte superior da mesma,
identificando onde e quando foi estudado (fonte).

7 - Conclusões e/ou Recomendações

Havendo necessidade são inseridas neste


momento as recomendações para o trabalho a ser executado, mediante os
informes e atualizações discutidos no conteúdo do documento.
Existe a possibilidade de colocar exercícios, tarefas, para um melhor
aproveitamento do conteúdo, ou para em um futuro próximo, servir de
subsídio para um treinamento.

8 - Listas de Siglas, Símbolos e Abreviaturas.


Quando necessário, relacionar alfabeticamente em lista, acompanhadas
de seu respectivo significado.

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9 - Referências bibliográficas
Conjunto de elementos que permitem a identificação, no todo ou em
parte, de documentos impressos ou registrados em diversos tipos de
material, mesmo quando mencionadas em nota de rodapé.
Relacionar em ordem alfabética, devidamente digitada em espaço simples
entre linhas, e em espaço duplo para separá-las entre si.

São elementos essenciais:


-Nome do autor
-Título da obra
São elementos complementares:
-Nº de páginas ou volume;
- Ilustração; dimensão; nome de série ou coleção;
- Notas especiais

10- Em caso de legislações

Leis e decretos:
- Competência (País, Estado ou Cidade); - Título (especificação da
legislação, número e data) – Ementa; - Título da Publicação oficial
(grifado); - Local da publicação oficial; - Data (dia, mês abreviado e
ano); - Seção; - paginação.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICA

DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella. Direito Administrativo. 14. ed. São Paulo: Atlas,
2002.

FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda; M, J.E.M. Novo Dicionário Aurélio da Língua


Portuguesa. 2. ed. rev. e ampliada. Rio de janeiro: Nova Fronteira, 1986.

GARCIA, Othon M. Comunicação em Prosa Moderna. São Paulo: FJV, 1976.

HOUAISS, Antonio; VILLAR, Mauro Salles. Dicionário Houaiss da língua portuguesa.Rio


de janeiro: Objetiva, 2001.
.
MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 17. ed. São Paulo:
Malheiros Editores, 1992.

Manual de Redação da Presidência da República, 2º Edição, Casa Civil- 2002.

Manual de Protocolo, Secretaria da Administração e Modernização do Serviço Público,do


Governo do Estado de São Paulo - edição 1993

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6029: informação e documentação: livros


e folhetos: apresentação. Rio de Janeiro, 2002. NBR6023: informação e documentação:
referência e elaboração. Rio de Janeiro, 2002.

NBR6022: informação e documentação: artigos em publicação periódica científica


impressa: apresentação. Rio de Janeiro, 2003.

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