Metodologia de Gerenciamento

de Projetos, Programas e Portflio

do Tribunal Superior Eleitoral

2a edio
Braslia 2013

Metodologia de Gerenciamento
de Projetos, Programas e Portflio
do Tribunal Superior Eleitoral

2a edio
Braslia 2013

 2013 Tribunal Superior Eleitoral

proibida a reproduo total ou parcial desta obra sem a autorizao expressa dos autores.
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Capa e projeto grfico: Leandro Morais
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Reviso e padronizao: Seo de Preparao e Reviso de Originais (Seprev/Cedip/SGI)
Impresso e acabamento: Seo de Impresso e Distribuio (Seidi/Cedip/SGI)

Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)

(Tribunal Superior Eleitoral Biblioteca Alysson Darowish Mitraud)
Brasil. Tribunal Superior Eleitoral.
Metodologia de gerenciamento de projetos, programas e portflio (MG3P) do
Tribunal Superior Eleitoral / [organizao] ECP Escritrio Corporativo de Projetos.
2. ed. Braslia : TSE, 2013.
56 p. ; il. ; 24 cm.
1. Administrao de projetos. 2. Projeto. 3. Programa. I. Ttulo.
CDD 658.404

Tribunal Superior Eleitoral

Presidente
Ministra Crmen Lcia
Vice-Presidente
Ministro Marco Aurlio
Ministros
Ministro Dias Toffoli
Ministra Nancy Andrighi
Ministra Laurita Vaz
Ministro Henrique Neves
Procurador-Geral Eleitoral
Roberto Monteiro Gurgel

Sumrio
Apresentao .7
1. A metodologia .9
2. O que projeto? .9
3. O que programa? .9
4. O que portflio? .10
5. Por que gerenciar projetos? .10
6. Escritrio de Projetos  .10
7. Projetos corporativos .11
8. Processos de gerenciamento de projetos e programas .11
8.1. Processo de iniciao .13
8.1.1. Processo de iniciao da gesto de portflio .21
8.2. Processo de planejamento .26
8.3. Processo de execuo, monitoramento e controle .30
8.4. Processo de encerramento .37
9. Matriz de responsabilidades .41
10. Glossrio .47
11. Referncias .51
12. Anexos .53

Apresentao

Apresentao
Uma metodologia de gerenciamento de projetos um conjunto de padres
e prticas que so utilizados para que se possa ter um maior controle sobre os
recursos que sero empregados durante a realizao de um projeto. Utilizando
esses padres e prticas corretamente, a equipe do projeto ter mais chances
de ser eficiente, pois isso possibilita que as entregas sejam feitas com maior
grau de acerto em relao aos prazos e custos. O bom uso de uma metodologia
importante porque permite evitar prticas que levam ao insucesso, bem como
repetir as que permitem a alcance do sucesso.
A Metodologia de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portflio (MG3P)
do Tribunal Superior Eleitoral, concebida pelo Escritrio Corporativo de Projetos
(ECP), uma publicao que visa auxiliar e orientar os servidores do TSE na
conduo dos seus projetos.
A MG3P, que j est em uso no TSE desde meados de 2010, foi aprovada
formalmente pela Portaria-TSE no 45, de 25 de janeiro de 2013 (vide anexos).
Mais informaes sobre o trabalho de gesto de projetos dentro do Tribunal
Superior Eleitoral, bem como sobre esta publicao, esto disponveis e podem
ser acessadas por meio do Portal TSE, no link http://www.tse.jus.br/institucional/
planejamento-e-gestao/gestao-de-projetos/gestao-de-projetos.

1. A metodologia

1. A metodologia
A Metodologia de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portflio (MG3P)
um guia para orientar a conduo dos projetos dentro do Tribunal Superior Eleitoral
(TSE), possibilitando: padronizao de procedimentos e prticas; estabelecimento de
linguagem comum; diminuio de custos e aumento de produtividade; reduo de riscos
operacionais; melhor distribuio de informaes sobre o projeto; e compartilhamento
de lies aprendidas sobre projetos anteriores.

2. O que projeto?
Projeto entendido como um empreendimento no repetitivo, caracterizado
por uma sequncia clara e lgica de eventos, com incio, meio e fim, que se destina
a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas, dentro de
parmetros predefinidos de tempo, recursos e qualidade.
Dessa forma, um projeto diferencia-se das demais iniciativas por ser
temporrio e criar um produto, servio ou resultado exclusivo. O fluxo abaixo ajuda
a identificar se a iniciativa um projeto:

Ou seja, a iniciativa no pode ser:

uma rotina ou um processo;
uma simples aquisio; ou
uma ao estratgica pontual.

3. O que programa?
Programa um conjunto de projetos relacionados entre si e coordenados
de maneira articulada para a consecuo de objetivos convergentes. A gesto e

MG3P

o controle centralizados do conjunto de projetos facilitam a operacionalizao de

cada um e a manuteno da viso em conjunto com os seus objetivos.

4. O que portflio?
Um portflio uma coleo de programas e/ou projetos agrupados de modo
a facilitar a sua integrao em torno dos objetivos estratgicos da organizao. Os
projetos e programas que compem o portflio no necessitam estar diretamente
relacionados entre si, mas so coordenados de forma centralizada a fim de verificar
quais so os que tero maior impacto na estratgia da entidade, ou seja, aqueles
que devem ser priorizados.

5. Por que gerenciar projetos?

Gerenciar projetos adequadamente permite fazer planejamentos para
diminuir as incertezas e os riscos do projeto, monitorar e controlar o andamento
para assegurar sua concluso no prazo e oramento estipulados, conforme as
especificaes, atendendo ou superando as necessidades e expectativas das partes
interessadas.

6. Escritrio de Projetos
O Escritrio de Projetos uma entidade organizacional que catalisa o
gerenciamento de projetos. um centro de excelncia nas melhores prticas, que
atua no alinhamento entre os projetos e as estratgias organizacionais, focado
na eficincia e corresponsabilidade do sucesso do gerenciamento de projetos e
programas dentro da organizao, gerando economicidade, prazos cumpridos e
entregas realizadas.
O Escritrio Corporativo de Projetos (ECP) do TSE tem por premissa facilitar
o cumprimento da misso da Justia Eleitoral por meio do suporte a projetos e
programas. Tem como funes:

10

estabelecer instrumentos e padres;

prestar consultoria e suporte em gerenciamento de projetos;
realizar monitoramento e controle centralizados dos projetos;
fazer gesto de interdependncias.

7. Projetos corporativos

7. Projetos corporativos
A metodologia aqui apresentada direcionada a projetos corporativos
projetos que, por serem crticos e de alto impacto para a instituio, necessitam
de ateno da alta gesto , mas recomendada tambm para projetos setoriais,
podendo aproveitar as atividades internas das secretarias, destacadas nos fluxos.
No mbito do TSE, um projeto considerado corporativo quando se enquadra
em pelo menos uma das seguintes categorias:

envolve aquisies/oramento significativos;

derivado do Planejamento Estratgico do TSE;
eleitoral;
abrange mais de duas secretarias;
demanda da alta gesto (diretoria-geral e ministros);
abrange os TREs;
abrange instituies externas ao TSE.

8. Processos de gerenciamento de projetos e

programas
O ciclo de vida de um projeto compreende fases que visam garantir a eficcia
da sua execuo, com a organizao do esforo empreendido, propiciando um
controle mais eficaz sobre o projeto. As fases do projeto so dividas em processos
de iniciao, planejamento, execuo e encerramento.
Somam-se ao gerenciamento do projeto os processos de monitoramento
e controle que tm por objetivo garantir a eficcia e a integrao das fases do
projeto.
Cada uma dessas fases tem uma finalidade especfica:
Iniciao: o incio do projeto autorizado formalmente, dando cincia a todos os envolvidos para alinhamento de responsabilidades e
expectativas.
Planejamento: definio da estratgia de execuo, desenvolvimento
do cronograma, detalhamento das responsabilidades, do oramento e
do escopo do produto.
Execuo: execuo das atividades que foram anteriormente planejadas.
Encerramento: formalizao do encerramento do projeto, tambm
dando cincia aos envolvidos do encerramento dos contratos, da desmobilizao das equipes, etc.
11

MG3P

No mbito do TSE, esses processos foram sequenciados de tal forma que

todos os interessados e responsveis participem da tomada de deciso e tenham
cincia dos projetos que requisitaram ou daqueles que impactem suas atividades,
gerando um nivelamento de expectativas.
Esses processos so documentados em instrumentos que servem para oficializar
as decises referentes a projetos e informar os interessados. Os instrumentos so:
Termo de Abertura do Projeto (TAP): documento que contm a ideia
geral do projeto, as reas que sero impactadas e um cronograma macro. O objetivo do TAP autorizar formalmente o incio do projeto,
designando o seu lder.
Plano Geral do Projeto (PGP): um detalhamento do projeto em todos os seus aspectos: cronograma, custo, atividades, responsveis e
escopo.
Relatrio de Acompanhamento do Projeto (RAP): documento para reportar o andamento do projeto, por meio do qual se mede o desempenho e possvel diagnosticar se h riscos, problemas ou mudanas.
Solicitao de Mudana (SM): utilizado para requerer uma alterao
de impacto no projeto.
Termo de Encerramento do Projeto (TEP): documento que oficializa o
trmino do projeto, seja por cancelamento ou concluso do mesmo.

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8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

Todos os modelos de documento podem ser encontrados no site do Escritrio

Corporativo de Projetos: http://intranet.tse.gov.br/unidades/age/ecp/. A seguir,
ser apresentado o funcionamento de cada um dos processos da MG3P do TSE:

8.1. Processo de iniciao

O processo de iniciao transforma uma iniciativa em um projeto. Isso se faz
por meio da apresentao formal do novo projeto a todas as partes interessadas.
Esse processo termina com a autorizao formal do projeto.
Ter um processo de iniciao formalmente estabelecido garante que o
projeto torne-se conhecido por todos os interessados: gestores, patrocinadores,
clientes, equipe e, principalmente, reas impactadas.

13

MG3P
8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

abertura

14

15

MG3P

Nome: Elabora Termo de Abertura do Projeto ou Termo de Abertura de

Programa (TAPg)

Cdigo: 01

Responsvel: Idealizador do projeto

Descrio:
O idealizador do projeto elaborar o TAP ou o TAPg, no qual devero
constar as informaes bsicas de descrio do projeto necessrias para
sua anlise e aprovao, tais como justificativa, objetivo, cronograma de
entregas e marcos, premissas, restries e riscos, alm da indicao do
lder do projeto (LP).
Aps a elaborao, o idealizador do projeto encaminhar o TAP/
TAPg ao seu Escritrio Setorial de Projetos (EP) ou Unidade de Apoio
a Projetos (UAP) para reviso. Se no houver tais unidades, o TAP ser
encaminhado direto para alinhamento junto s unidades impactadas (vide
cdigo 03 deste item).
Observao: Antes de iniciar a elaborao do TAP/TAPg, a demanda dever
ser classificada, visando certificar que se trata realmente de um projeto, de
acordo com o seguinte fluxo:

Resultado esperado: Verso preliminar do TAP/TAPg

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8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

Nome: Valida TAP/TAPg

Cdigo: 02

Responsvel: Escritrio Setorial de Projetos ou Unidade de Apoio a Projetos

Descrio:
O EP ou a UAP analisar o TAP para verificar o preenchimento
correto, a clareza e a coerncia das informaes, bem como a necessidade
de acrescentar dados. Se for preciso fazer alguma alterao, o TAP/TAPg
ser encaminhado ao seu idealizador para que as modificaes sejam
feitas.
Sendo o TAP/TAPg validado, o EP, a UAP e o idealizador do projeto
devero alinhar e validar os impactos com as unidades externas afetadas.
Observao: Se no houver EP/UAP na unidade, o TAP seguir
diretamente para alinhamento junto s unidades impactadas.
Resultado esperado: TAP validado
Nome: Alinhamento e validao dos impactos

Cdigo: 03

Responsvel: Idealizador do projeto, EP/UAP e unidades impactadas

Descrio:
O idealizador do projeto e seu EP ou sua UAP (ou gestor da
secretaria, quando no houver EP/UAP) consultaro a unidade solicitante
e as unidades externas afetadas sobre os impactos ou o envolvimento
que o projeto ir gerar na rea. Assim, em conjunto, devero verificar a
viabilidade do projeto, a disponibilidade de recursos, o prazo estimado de
entregas, entre outros.
Tambm o momento em que podero identificar outros riscos
no levantados na verso preliminar do TAP/TAPg ou detalhar riscos j
identificados.
Aps o alinhamento com as unidades impactadas externas, o
TAP/TAPg ser encaminhado aos respectivos gestores da secretaria para
aprovao.
Resultado esperado: Impactos alinhados e validados, TAP/TAPg validado

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MG3P

Nome: Aprova TAP

Cdigo: 04

Responsvel: Gestores da secretaria

Descrio:
Os gestores da secretaria iro analisar o TAP sob o aspecto da
oportunidade e convenincia, viabilidade e aderncia aos objetivos
estratgicos da secretaria ou do Tribunal, alm de demais quesitos
inerentes ao processo decisrio do gestor.
Havendo necessidade de ajustes, o TAP ser remetido ao seu
idealizador para alteraes. Em sendo o TAP aprovado, ser encaminhado
ao EP ou UAP para categorizar o projeto juntamente com o idealizador.
Resultado esperado: TAP aprovado
Nome: Categoriza TAP/TAPg

Cdigo: 05

Responsvel: EP/UAP e idealizador do projeto

Descrio:
O EP ou a UAP categorizar o TAP para identificar se o projeto ou
no corporativo. Para que seja considerado corporativo, o projeto dever
estar em, pelo menos, uma das seguintes categorias:
envolve aquisies/oramento significativos (acima de R$ 80
mil);
derivado do Planejamento Estratgico do TSE ou da Justia
Eleitoral;
eleitoral;
abrange vrias unidades do Tribunal;
demanda da alta gesto (diretoria-geral e ministros);
abrange os TREs;
envolve entidades externas ao TSE.
Se o projeto for corporativo, dever ser remetido ao Escritrio
Corporativo de Projetos para incluso no portflio. Se no, o projeto
dever ser conduzido como projeto interno no sendo suportado pelo ECP.
Resultado esperado: TAP categorizado

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8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

Nome: Anlise do portflio

Cdigo: 06

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos

Descrio:
O ECP ir incluir o projeto no portflio (conforme descrito no
processo de iniciao de gesto de portflio, item 8.1.1.).
Aps a incluso, o ECP revisar o TAP/TAPg.
Se o projeto for parte de programa corporativo j includo no
portflio, ele ser encaminhado direto para reviso.
Resultado esperado: TAP/TAPg analisado
Nome: Revisa TAP/TAPg

Cdigo: 07

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos

Descrio:
O ECP revisar o TAP/TAPg e verificar o preenchimento correto dos
campos, a coerncia e a clareza das informaes, alm da classificao e
categorizao corretas.
Havendo modificaes, o TAP/TAPg ser encaminhado ao idealizador
do projeto para realizar as alteraes. No havendo mudanas, o ECP ir
elaborar apresentao juntamente com o idealizador do projeto para o
Comit Executivo do TSE (Comex).
Resultado esperado: TAP/TAPg validado

Cdigo: 08

Nome: Apresenta Termo de Abertura

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos e idealizador do projeto
Descrio:
O ECP e o idealizador do projeto iro apresentar o TAP/TAPg na
reunio do Comex, a fim de serem discutidos a viabilidade, os riscos e a
validao definitiva dos impactos nas unidades externas.
Resultado esperado: TAP/TAPg apresentado

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MG3P

Nome: Delibera sobre o projeto

Cdigo: 09

Responsvel: Comex
Descrio:
O Comex ir avaliar e debater o TAP/TAPg, verificando a oportunidade
e a convenincia do projeto, a adequao aos objetivos estratgicos, a
viabilidade, os riscos e os impactos nas demais unidades.
O Comex poder solicitar modificaes, caso em que o TAP/TAPg
ser remetido ao seu idealizador para alteraes ou arquivamento.
Depois, o termo de abertura seguir para a diretoria-geral para
aprovao.
Resultado esperado: TAP aprovado
Nome: Aprova Termo de Abertura

Cdigo: 10

Responsvel: Diretor-geral
Descrio:
Aps deliberao do Comex, o diretor-geral ir aprovar ou no o
TAP/TAPg.
Sendo aprovado, ser encaminhado ao ECP para acompanhamento.
Caso contrrio, retornar ao idealizador do projeto para ajustes ou
arquivamento.
Resultado esperado: TAP aprovado

Cdigo: 11

Nome: Solicita elaborao dos TAPs

Responsvel: ECP
Descrio:
Se for programa, aps aprovao pelo diretor-geral, o ECP ir
solicitar ao idealizador do projeto a elaborao dos TAPs que compem o
programa.
Resultado esperado: Elaborao dos TAPs solicitada

20

8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

Cdigo: 12

Nome: Encaminha ao gabinete da diretoria-geral (GAB-DG) para

distribuio
Responsvel: ECP
Descrio:
Aps aprovao pelo diretor-geral, o ECP ir remeter o TAP ao GABDG para protocolizao e formalizao em procedimento administrativo. O
gabinete, por sua vez, ir remeter o procedimento formalizado ao lder do
projeto, podendo, ento, dar incio ao planejamento do projeto.
Resultado esperado: Procedimento formalizado

8.1.1. Processo de iniciao da gesto de portflio

A iniciao da gesto de portflio objetiva incluir o projeto na carteira
corporativa de projetos, com prvia priorizao, avaliao do impacto nos demais
projetos e aderncia aos objetivos estratgicos do Tribunal.
Com a gesto do portflio, possvel ter uma viso global dos projetos e
como estes esto interligados entre si, para prever seus impactos na organizao,
alocando os recursos adequadamente.

21

MG3P

22

8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

Nome: Preenche planilha de categorizao estratgica

Cdigo: 01

Responsvel: Idealizador do projeto

Descrio:
O idealizador do projeto, aps elaborar o TAP ou TAPg, acessar o
site do ECP na Intranet e baixar a planilha de categorizao estratgica de
acordo com a cesta estratgica na qual o lder do projeto acredita que o
projeto ser inserido, a saber: cesta eleitoral, cesta de sustentabilidade s
eleies, cesta de fortalecimento institucional e cesta legal.
Em seguida, o lder do projeto, baseado no TAP/TAPg, preencher a
planilha de categorizao estratgica de uma das quatro cestas.
Resultado esperado: Planilha de categorizao estratgica preenchida
Nome: Seleciona e prioriza projetos

Cdigo: 02

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos

Descrio:
O ECP validar o preenchimento da planilha de categorizao
estratgica de acordo com o TAP/TAPg e aplicar os critrios de anlise
estratgica aprovados pela alta administrao do TSE, obtendo uma
pontuao para o projeto ou programa.
Caso o projeto ou programa atinja a pontuao mnima estabelecida
pela alta administrao do TSE, seguir para o balanceamento do portflio.
Caso contrrio, o projeto ou programa retornar ao processo de iniciao
de projetos corporativos, especificamente na atividade de reviso do TAP
pelo ECP.
Resultado esperado: Projeto ou programa classificado, preliminarmente, como
estratgico

23

MG3P

Nome: Realiza balanceamento do portflio

Cdigo: 03

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos

Descrio:
O ECP consolidar todos os projetos ou programas classificados
como estratgicos (que atingiram a pontuao mnima) em cada cesta
estratgica, elaborar a viso do portflio de projetos estratgicos e
realizar anlises.
Caso o balanceamento do portflio esteja sendo realizado fora do
perodo de captao de projetos e programas estratgicos, ou seja, devido
a um projeto/programa espordico, o novo balanceamento (incluso do
novo projeto/programa no portflio de projetos estratgicos) seguir para
a deliberao do Comex. Caso contrrio, seguir para a elaborao do
Relatrio de Balanceamento por secretaria.
Resultado esperado: Portflio preliminar de projetos/programas estratgicos elaborado
Nome: Elaborao do Relatrio de Balanceamento por secretaria
Cdigo: 04

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos

Descrio:
O ECP elaborar relatrio que propicie a viso do portflio de
projetos estratgicos, por secretaria, e o respectivo balanceamento entre
as cestas estratgicas, e realizar reunies com os gestores das secretarias
para apresentar o relatrio.
Resultado esperado: Relatrio de Balanceamento por secretaria elaborado

24

8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

Nome: Revisa balanceamento

Responsvel: Gestor da secretaria

Cdigo: 05

Descrio:
Os gestores das secretarias analisaro os Relatrios de Balanceamento
dos projetos/programas da sua secretaria e identificaro necessidade de
alterao do balanceamento (incluso/excluso de projetos/programas
nas cestas).
Caso haja necessidade de alterao, o gestor da secretaria
providenciar a reviso/atualizao do TAP/TAPg, com o consequente
novo preenchimento da planilha de categorizao estratgica (atividade
Preenche planilha de categorizao estratgica, cdigo 01). Caso contrrio,
o ECP elabora o portflio final de projetos/programas estratgicos e
submete deliberao do Comex.
Importante:
Os gestores das secretarias devero obedecer aos prazos
estabelecidos no cronograma do ciclo de elaborao do portflio de
projetos/programas estratgicos do TSE.
O processo de reviso do balanceamento poder ocorrer at duas
vezes, conforme cronograma.
Resultado esperado: Portflio final de projetos/programas estratgicos
elaborado
Nome: Delibera sobre balanceamento

Cdigo: 06

Responsvel: Comex
Descrio:
O Comex ir avaliar e debater o balanceamento do portflio de
projetos/programas estratgicos do TSE, verificando a consecuo do
Planejamento Estratgico do TSE.
Depois, o portflio final de projetos/programas estratgicos seguir
para a diretoria-geral para aprovao.
Resultado esperado: Portflio de projetos/programas estratgicos aprovado

25

MG3P

Nome: Aprova balanceamento e autoriza iniciao dos projetos

Cdigo: 07

Responsvel: Diretor-geral
Descrio:
Aps deliberao do Comex, o diretor-geral ir aprovar ou no o
portflio de projetos/programas estratgicos.
Sendo aprovado, ser encaminhado ao ECP e os projetos/
programas retornaro ao processo de iniciao de projetos corporativos,
especificamente na atividade de reviso do TAP pelo ECP. A partir de ento,
esse projeto compor o portflio de projetos estratgico do TSE e ser
acompanhado diretamente pelo ECP.
Caso a diretoria-geral no aprove, o projeto ou o programa ser
cancelado.
Resultado esperado: Portflio final de projetos/programas estratgicos
aprovados e projetos/programas com incio autorizado

8.2. Processo de planejamento

onde h o detalhamento de todas as fases do projeto, com desenvolvimento
do cronograma, diviso de responsabilidades, especificao do oramento
necessrio e escopo.
No planejamento define-se a estratgia de execuo do projeto, promovendo
maior alinhamento e integrao entre as reas impactadas.

26

8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

27

MG3P

Cdigo: 01

Nome: Elabora primeira verso do Plano Geral do Projeto ou Plano Geral

do Programa (PGP/PGPg)
Responsvel: Lder do projeto
Descrio:
O lder do projeto, com base no TAP, elaborar a primeira verso
do PGP/PGPg com o detalhamento das atividades, o oramento, as
responsabilidades, etc. Em seguida, encaminhar essa verso, para que
seja validada, ao seu EP ou sua UAP, se houver.
Resultado esperado: Verso preliminar do PGP/PGPg
Nome: Valida PGP/PGPg
Cdigo: 02

Responsvel: Escritrio Setorial de Projetos ou Unidade de Apoio a Projetos

Descrio:
O EP ou a UAP da unidade revisar e validar o PGP/PGPg. Havendo
alteraes, devolver o PGP/PGPg ao LP para fazer as atualizaes. Caso
contrrio, o encaminhar ao LP para desenvolvimento da verso final em
parceria com as unidades impactadas.
Resultado esperado: PGP/PGPg validado

Cdigo: 03

Nome: Desenvolvimento da verso final do PGP/PGPg e validao

Responsvel: Lder do projeto, EP/UAP e unidades impactadas e solicitantes
Descrio:
O LP, o EP ou a UAP, e as unidades impactadas e solicitantes alinharo
todos os pontos do projeto e desenvolvero a verso final do PGP/PGPg,
incluindo escopo, prazos e responsabilidades.
Resultado esperado: Verso final do PGP/PGPg elaborada

Cdigo: 04

Nome: Valida PGP/PGPg

Responsvel: Unidades impactadas e solicitantes
Descrio:
Aps o desenvolvimento do PGP/PGPg, as unidades impactadas e
solicitantes validaro o PGP/PGPg e o encaminharo ao gestor da secretaria.
Resultado esperado: PGP/PGPg validado

28

8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

Nome: Valida PGP/PGPg

Cdigo: 05

Responsvel: Gestores das secretarias

Descrio:
Ao receber o PGP/PGPg, o gestor da secretaria o avaliar e, se
estiver de acordo, far sua validao. Se for projeto corporativo, o PGP/
PGPg ser encaminhado ao Escritrio Corporativo de Projetos para reviso.
Caso contrrio, o projeto ser executado e seu monitoramento/controle
internamente ser iniciado.
Resultado esperado: PGP/PGPg validado

Cdigo: 06

Nome: Revisa e valida PGP/PGPg

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos
Descrio:
O ECP revisar o PGP/PGPg, verificando os dados preenchidos e a
adequao com o TAP, podendo sugerir alteraes. Aps validar o PGP/
PGPg, encaminhar ao Comex para deliberao.
Resultado esperado: PGP/PGPg revisado e validado

Cdigo: 07

Nome: Delibera sobre PGP/PGPg

Responsvel: Comit Executivo do TSE
Descrio:
O Comex ir avaliar e debater o PGP/PGPg, verificando adequao
estratgica, viabilidade, riscos e impactos nas demais unidades.
Depois, o PGP/PGPg seguir para a diretoria-geral para aprovao.
Resultado esperado: PGP/PGPg deliberado

Cdigo: 08

Nome: Aprova PGP/PGPg

Responsvel: Diretor-geral
Descrio:
Aps deliberao do Comex, o diretor-geral ir aprovar o PGP/PGPg.
Em seguida, este ser encaminhado ao ECP.
Resultado esperado: PGP/PGPg validado

29

MG3P

Cdigo: 09

Nome: Comunica s unidades impactadas

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos
Descrio:
O ECP ir comunicar as unidades que o PGP/PGPg foi validado,
podendo dar incio execuo, ao monitoramento e ao controle.
Resultado esperado: PGP/PGPg validado

Cdigo: 10

Nome: Salva linhas de base

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos
Descrio:
Com o PGP/PGPg validado, o ECP salvar as linhas de base, que
serviro para medir o andamento do projeto.
Resultado esperado: Linhas de base salvas

Cdigo: 11

Nome: Atualiza informaes do portflio

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos
Descrio:
Aps salvar as linhas de base, o ECP atualizar as informaes do
portflio e verificar o seu impacto nos demais projetos e programas, bem
como no desempenho do portflio.
Resultado esperado: Informaes do portflio atualizadas

Cdigo: 12

Nome: Inicia a execuo, o monitoramento e o controle

Responsvel: Lder do projeto
Descrio:
Com o PGP/PGPg validado, o lder do projeto dar incio execuo,
ao monitoramento e ao controle do projeto/programa.
Resultado esperado: Projeto planejado

8.3. Processo de execuo, monitoramento e controle

onde comea a execuo efetiva do projeto, bem como seu
acompanhamento, a reviso e o ajuste do progresso para atender aos objetivos
definidos no seu planejamento original.
30

8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

Com o processo de monitoramento e controle, possvel identificar riscos

e problemas com antecedncia para determinar aes preventivas e reduzir o
impacto negativo nos projetos.
Abaixo est o painel que resume o modelo de operao com as atividades
de cada nvel de responsabilidade sobre projetos corporativos e o caminho de
escalonamento de riscos, problemas ou mudanas (RPMs):

31

MG3P
8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

32

33

MG3P

Cdigo: 01

Nome: Executa projeto ou programa

Responsvel: Lder do projeto
Descrio:
Aps planejamento do projeto/programa aprovado, o lder do
projeto iniciar sua execuo.
Resultado esperado: Projeto/Programa em execuo
Nome: Elabora/Atualiza Relatrio de Acompanhamento de Projetos (RAP)

Cdigo: 02

Responsvel: Lder do projeto

Descrio:
O lder do projeto elaborar quinzenalmente o Relatrio de
Acompanhamento de Projetos (RAP), o qual dever conter, no mnimo, as
seguintes informaes:
o desempenho do escopo, o tempo e o custo dos projetos;
o registro, a anlise e a implementao de aes associadas aos
problemas e riscos dos projetos; e
as solicitaes de mudana, quando for o caso.
Aps a elaborao, o LP submeter o RAP ao EP ou UAP de sua
unidade, quando houver. Caso contrrio, passar para a elaborao do
plano de ao ou da Solicitao de Mudana (vide cdigo 03 deste item)
se houver riscos, problemas ou mudanas (RPMs) identificados, ou enviar
o RAP diretamente ao gestor da secretaria (vide cdigo 04 deste item).
Resultado esperado: RAP elaborado
Nome: Valida RAP

Cdigo: 03

Responsvel: Escritrio Setorial de Projetos/Unidade de Apoio a Projetos

Descrio:
Ao receber o RAP do lder do projeto, o EP ou a UAP o analisar,
podendo sugerir alteraes ou correes, e o validar. Se identificar RPMs
no projeto, elaborar o respectivo plano de ao ou a respectiva Solicitao
de Mudana; caso contrrio, enviar o RAP para anlise e aprovao do
gestor da secretaria.
Resultado esperado: RAP validado

34

8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

Cdigo: 04

Nome: Elabora plano de ao ou Solicitao de Mudana

Responsvel: Escritrio Setorial de Projetos/Unidade de Apoio a Projetos/
lder do projeto
Descrio:
O lder do projeto e/ou o EP ou a UAP identificaro os RPMs do
projeto com base no RAP, analisaro as alternativas de soluo e elaboraro
o respectivo plano de ao ou a respectiva Solicitao de Mudana para
submisso ao gestor da secretaria.
Resultado esperado: RAP validado
Nome: Valida RAP

Cdigo: 05

Responsvel: Gestor da secretaria

Descrio:
O gestor da secretaria ir analisar o RAP e o respectivo plano de ao,
se houver, verificando se est de acordo com o andamento do projeto e
com as solues propostas aos RPMs.
Aps a validao, encaminhar o RAP ao ECP, caso seja projeto
corporativo.
Se no for projeto corporativo, encaminhar o RAP diretamente ao
lder do projeto para que este providencie a implementao do plano de
ao ou da Solicitao de Mudana (vide cdigo 14 deste item).
Resultado esperado: RAP validado

Cdigo: 06

Nome: Analisa o RAP e seus impactos no portflio

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos
Descrio:
Se for projeto estratgico, o ECP analisar o RAP e verificar
seus impactos no portflio: desempenho, progresso, necessidade de
repriorizao, impacto em outros projetos, recursos disponveis, etc.
Resultado esperado: RAP aprovado

35

MG3P

Nome: Apoia/aprova plano de ao ou Solicitao de Mudana

Cdigo: 07

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos

Descrio:
Ao receber o RAP do EP ou da UAP, e se houver RPMs escalonados,
o ECP analisar e apoiar a elaborao do plano de ao (que detalha o
envolvimento das unidades impactadas), ou da Solicitao de Mudana,
ou somente o aprovar o RAP, conforme o quadro de escalonamento de
RPMs (item 8.3).
Resultado esperado: RAP aprovado ou escalonado ao Comex
Nome: Elabora RDP
Cdigo: 08

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos

Descrio:
Com base nos RAPs dos projetos estratgicos e direcionamento
estratgico fornecido pela AGE, o ECP atualizar as informaes e elaborar
o Relatrio de Desempenho de Portflio, a ser apresentado ao Comex para
deliberao.
Resultado esperado: RDP elaborado.

Cdigo: 09

Nome: Delibera sobre RDP e RAPs/SM

Responsvel: Comex
Descrio:
O Comex receber o Relatrio de Desempenho de Portflio, o RAP e
os planos de ao, deliberar sobre a viabilidade das aes propostas e os
aprovar, direcionando aes.
Resultado esperado: RDP e PA/SM aprovados.
Nome: Analisa e aprova RDP, PA/SM
Cdigo: 10

Responsvel: Diretor-geral
Descrio:
A diretoria-geral receber o RDP e o PA/SM dos projetos, aprovandoos aps deliberao da viabilidade das aes propostas na reunio do
Comit Executivo do TSE, podendo requerer o encerramento do projeto se
este tiver sido concludo ou se for invivel.
Resultado esperado: Plano de resposta ao RPM aprovado

36

8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

Cdigo: 11

Nome: Atualiza linhas de base de acordo com o replanejamento

Responsvel: ECP
Descrio:
Aps aprovao dos RAPs pela diretoria-geral, o ECP atualizar as
linhas de base se houver necessidade de replanejamento do projeto.
Resultado esperado: Linhas de base atualizadas

Cdigo: 12

Nome: Atualiza as informaes do portflio

Responsvel: ECP
Descrio:
Com base nas decises tomadas pela diretoria-geral e
replanejamentos realizados, o ECP atualizar as informaes no portflio.
Resultado esperado: Portflio atualizado

Cdigo: 13

Nome: Recebe RAP para conhecimento

Responsvel: Unidades impactadas e solicitantes
Descrio:
As unidades impactadas e solicitantes recebero o RAP para ter
cincia do andamento do projeto, dos seus riscos e das alteraes.

Cdigo: 14 e 15

Resultado esperado: RAP recebido

Nome: Implementa o plano de ao ou a Solicitao de Mudana e
reporta andamento ao ECP
Responsvel: LPs e EPs/UAPs
Descrio:
Os planos de ao ou as solicitaes de mudana aprovados devero
ser implementados pelos lderes de projetos e pelos EPs ou pelas UAPs,
informando o andamento ao ECP, via RAP.
Resultado esperado: Plano de ao implementado

8.4. Processo de encerramento

o processo que autoriza o encerramento do projeto. Tem por finalidade
verificar se todos os produtos previstos foram entregues em conformidade, se os
contratos foram encerrados e se as equipes foram desmobilizadas, garantindo,
dessa forma, que o projeto seja encerrado sem pendncias.
37

MG3P

A formalizao do encerramento se faz por meio da aprovao do Termo de

Encerramento do Projeto.

38

8. Processos de gerenciamento de projetos e programas

Nome: Elabora Termo de Encerramento do Projeto

Cdigo: 01

Responsvel: Lder do projeto

Descrio:
O lder do projeto elaborar o Termo de Encerramento do Projeto, o
qual dever conter as seguintes informaes:
identificao do projeto;
motivo do encerramento;
produtos entregues;
concluses sobre a entrega;
lies aprendidas; entre outras.
Aps a elaborao, o TEP ser encaminhado ao Escritrio Setorial de
Projetos ou Unidade de Apoio a Projetos (UAP) da secretaria, se houver.
Caso contrrio, proceder com a avaliao e validao junto s unidades
impactadas.
Resultado esperado: TEP elaborado

Cdigo: 02

Nome: Revisa e valida TEP

Responsvel: Escritrio Setorial de Projetos (EP) ou Unidade de Apoio a
Projetos (UAP)
Descrio:
O EP ou a UAP revisar o TEP a fim de verificar o preenchimento e
acrescentar itens, principalmente no que tange a lies aprendidas.
Validando o TEP, far avaliao junto s unidades impactadas.
Resultado esperado: TEP validado
Nome: Avalia e valida TEP

Cdigo: 03

Responsvel: LP, EP/UAP e unidades impactadas

Descrio:
O LP e o EP ou a UAP iro avaliar e validar o TEP junto s unidades
impactadas, a fim de verificar se esto de acordo e se o produto atendeu
s expectativas do cliente, recolher lies aprendidas, entre outros.
Em seguida o TEP ser encaminhado ao gestor da secretaria para
ser validado.
Resultado esperado: TEP avaliado e validado

39

MG3P

Cdigo: 04

Nome: Aprova TEP

Responsvel: Gestor da secretaria
Descrio:
Recebendo o TEP, o gestor da secretaria avaliar o documento,
verificando se o projeto est em condies de ser encerrado e, em caso
afirmativo, aprovar o TEP e o encaminhar ao ECP.
Resultado esperado: TEP validado
Nome: Realiza checklist de encerramento

Cdigo: 05

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos

Descrio:
Ao receber o TEP, o ECP revisar o preenchimento do documento
e realizar um checklist para que no haja nenhuma pendncia quanto
aquele projeto. Ou seja, verificar se os contratos foram encerrados, se
todas as unidades impactadas foram informadas, se as equipes foram
desmobilizadas, etc.
Estando de acordo, validar o TEP e o encaminhar ao Comex para
que este delibere sobre o TEP.
Resultado esperado: TEP revisado e validado

Cdigo: 06

Nome: Delibera sobre o TEP

Responsvel: Comit Executivo do TSE
Descrio:
O TEP ser apresentado ao Comex, que avaliar se o projeto poder
ser encerrado ou se h alguma pendncia que impea seu encerramento.
Depois ser encaminhado para aprovao do diretor-geral.
Resultado esperado: TEP deliberado

Cdigo: 07

Nome: Autoriza o encerramento

Responsvel: Diretor-geral
Descrio:
Aps a deliberao do Comex, o diretor-geral autorizar o
encerramento e encaminhar o TEP ao ECP para que este providencie o
encerramento.
Resultado esperado: Encerramento autorizado
40

9. Matriz de responsabilidades

Cdigo: 08

Nome: Compila e disponibiliza as lies aprendidas

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos
Descrio:
O ECP levantar as lies aprendidas que esto relacionadas no TEP,
compilando e disponibilizando para servir de referncia a futuros projetos.
Resultado esperado: Lies aprendidas disponibilizadas

Cdigo: 09

Nome: Encerra o projeto

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos
Descrio:
Aps a disponibilizao das lies aprendidas, o ECP proceder com
o encerramento do projeto anexando o TEP ao processo original.
Resultado esperado: Projeto encerrado

Cdigo: 10

Nome: Elabora Relatrio de Desempenho de Portflio

Responsvel: Escritrio Corporativo de Projetos
Descrio:
Aps o encerramento do projeto, o ECP atualizar as informaes no
portflio e elaborar o Relatrio de Desempenho.
Resultado esperado: Relatrio de Desempenho de Portflio elaborado.

9. Matriz de responsabilidades
As matrizes apresentadas abaixo indicam a participao de cada agente.
Assim pode-se identificar facilmente a responsabilidade de cada um nos processos.
A marcao E indica que o agente executa, e P que o agente participa da atividade.

41

MG3P

Atividade

Idealizador do projeto

Lder do projeto

EP/UAP

Unidades impactadas e
unidade solicitante

Gestor de secretarias

ECP

Comex

DG

Processo: Iniciao de projetos corporativos

Elabora Termo de Abertura do

Projeto (TAP) ou Termo de Abertura
de Programa (TAPg)

Valida TAP/TAPg

Alinha e valida os impactos

Aprova Termo de Abertura do

Projeto

Categoriza TAP/TAPg

Analisa o portflio

Revisa TAP/TAPg

Apresenta Termo de Abertura

Delibera sobre o projeto

Aprova Termo de Abertura

Solicita Elaborao dos TAPs

Encaminha ao GAB-DG para

distribuio

42

9. Matriz de responsabilidades

Atividade

Idealizador do projeto

Lder do projeto

EP/UAP

Unidades impactadas e
unidade solicitante

Gestor de secretarias

ECP

Comex

DG

Processo: Iniciao de portflio

Preenche planilha de
categorizao estratgica

Seleciona e prioriza projetos

Realiza balanceamento do
portflio

Elabora o Relatrio de
Balanceamento por secretaria

Revisa balanceamento

Delibera sobre balanceamento

Aprova balanceamento e autoriza

iniciao dos projetos

43

MG3P

Atividade

Idealizador do projeto

Lder do projeto

EP/UAP

Unidades impactadas e
unidade solicitante

Gestor de secretarias

ECP

Comex

DG

Processo: Planejamento de projetos corporativos

Elabora primeira verso do Plano

Geral do Projeto ou Plano Geral do
Programa (PGP/PGPg)

Valida PGP/PGPg

Desenvolve a verso final do PGP/

PGPg e a valida

Valida PGP/PGPg

Valida PGP/PGPg

Revisa e valida PGP/PGPg

Delibera sobre PGP/PGPg

Aprova PGP/PGPg

Comunica s unidades impactadas

Salva linhas de base

Atualiza informaes do portflio

Inicia execuo, monitoramento e

controle

44

9. Matriz de responsabilidades

Atividade

Idealizador do
projeto

Lder do projeto

EP/UAP

Unidades impactadas e unidade

solicitante

Gestor de secretarias

ECP

Comex

DG

Processo: Execuo, monitoramento e controle de projetos

corporativos

Executa projeto ou programa

Elabora e atualiza Relatrio

de Acompanhamento de
Projetos (RAP)

Valida RAP

Elabora plano de ao ou
Solicitao de Mudana

Valida RAP

Elabora RDP

Delibera sobre RDP e RAPs/SM

Aprova RDP, PA/SM

Analisa o RAP e seus

impactos no portflio
Apoia ou aprova plano
de ao ou Solicitao de
Mudana

Atualiza linhas de base

de acordo com o
replanejamento
Atualiza as informaes do
portflio
Recebe RAP para
conhecimento
Implementa o plano de ao
ou a Solicitao de Mudana
e reporta andamento ao ECP

45

MG3P

Idealizador do projeto

Lder do projeto

EP/UAP

Unidades impactadas e
unidade solicitante

Gestor de secretarias

ECP

Comex

DG

Processo: Encerramento de projetos corporativos

Elabora Termo de Encerramento

do Projeto

Revisa e valida TEP

Avalia e valida TEP

Aprova TEP

Realiza checklist de encerramento

Delibera sobre o TEP

Autoriza o encerramento

Compila e disponibiliza as lies

aprendidas

Encerra o projeto

Elabora Relatrio de Desempenho

de Portflio

Atividade

46

10. Glossrio

10. Glossrio
Comit Executivo do TSE (Comex) Comit formado pelo diretor-geral,
por secretrios e assessores para deliberar questes organizacionais que impactem
vrias unidades, a fim de promover alinhamento e dar soluo definitiva para riscos
e problemas.
Escritrio Corporativo de Projetos (ECP) Unidade responsvel pela
gesto da carteira de projetos corporativos vinculada Assessoria de Gesto
Estratgica. Monitora e controla de forma centralizada, prestando consultoria e
suporte e fazendo gesto de interdependncias, alm de estabelecer instrumentos
e padres para o gerenciamento de projetos.

Escritrio Setorial de Projetos (EP) Unidade vinculada a uma

secretaria responsvel pela gesto da carteira de projetos de sua unidade. Presta
consultoria e suporte aos lderes de projeto.

Gerenciamento de projetos Aplicao de conhecimentos, habilidades

e tcnicas na elaborao de atividades relacionadas para atingir um conjunto de
objetivos predefinidos, num certo prazo, com certo custo e qualidade, por meio da
mobilizao de recursos tcnicos e humanos.

Idealizador do projeto Pessoa que originou a iniciativa a ser concretizada

na formalizao do projeto.

Lies aprendidas Registro das aes positivas e negativas realizadas em

um determinado projeto, a fim de compartilhar o conhecimento que dever ser
aplicado nos prximos projetos.

Lder do projeto (LP) Responsvel por planejar, executar e controlar

o projeto. Gerencia riscos e interfaces com as reas impactadas, o solicitante, o
patrocinador e os clientes.

Linha de base Arquivamento dos dados originais do projeto definidos em

seu planejamento para avaliar o desempenho posteriormente.

Plano de ao Instrumento utilizado para formalizar o incio de uma ao

estratgica pontual, de menor complexidade que um projeto, com a designao do
seu lder.

47

MG3P

Plano Geral do Projeto (PGP) Instrumento utilizado para registrar o

detalhamento do projeto, com cronograma, oramento, equipe do projeto, etc.

Portflio Conjunto de projetos ou programas agrupados para facilitar

o gerenciamento eficaz do trabalho, a fim de atender aos objetivos de negcios
estratgicos.

Processo de encerramento Processos executados para finalizar todas

as atividades de todos os grupos de processos, visando encerrar formalmente o
projeto.
Processo de execuo Processos realizados para executar o trabalho
definido no plano de gerenciamento do projeto, para satisfazer as especificaes
do mesmo.

Processo de iniciao Processos realizados para definir um novo projeto

ou uma nova fase de um projeto existente, por meio da obteno de autorizao
para iniciar o projeto.

Processo de monitoramento e controle Processo necessrio para

acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar
todas as reas nas quais sero necessrias mudanas no plano e iniciar as mudanas
correspondentes.
Processo de planejamento Processo realizado para definir o escopo do
projeto, refinar os objetivos e desenvolver o curso de ao necessrio para alcanar
os objetivos para os quais o projeto foi criado.

Programa Grupo de projetos relacionados e gerenciados de maneira

coordenada para obteno de benefcios.
Projeto Um esforo temporrio empreendido para criar um produto,
servio ou resultado exclusivo.
Relatrio de Acompanhamento do Projeto (RAP) Instrumento para
registro do andamento do projeto.

Solicitao de Mudana (SM) Instrumento utilizado para formalizar

uma solicitao de mudana significativa no projeto, a ser aprovado pelas unidades
interessadas.

Termo de Abertura do Projeto (TAP) Instrumento utilizado para

formalizar o incio do projeto com a designao do seu lder.
48

10. Glossrio

Termo de Abertura do Programa (TAPg) Instrumento utilizado para

formalizar o incio do programa com a designao do seu lder e a autorizao para
elaborar os TAPs dos projetos vinculados.

Termo de Encerramento do Projeto (TEP) Instrumento que objetiva

formalizar o encerramento do projeto.

Unidade de Apoio a Projetos (UAP) Unidade geralmente composta por

apenas um servidor, vinculada a uma secretaria responsvel pela gesto da carteira
de projetos de sua unidade. Presta consultoria e suporte aos lderes de projeto.
Unidade impactada Unidade que ser impactada de alguma forma no
andamento do projeto, ou seja, que responsvel pela execuo de alguma parte
do projeto.

Unidade solicitante Unidade que demandou o projeto.

49

11. Referncias

11. Referncias
OFFICE OF GOVERNMENT COMMERCE. Portfolio Management Guide. 2008
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do conjunto de conhecimentos em
gerenciamento de projetos: PMBOK. Editora Project Management, 2010.
___________. The standard for portfolio management. 2006
___________. The standard for program management. 2006
WANKES LEANDRO RIBEIRO. Blog Palavras simples. Argumentos fortes. [homepage
na Internet]. Braslia: 2010 Ago [atualizada em 2010 Jun 17; acesso em 2010 Ago 2].
Disponvel em: http://www.wankesleandro.com

51

12. Anexos

12. Anexos
Para ter acesso aos modelos de instrumentos de trabalho, consulte o site do
Escritrio Corporativo de Projetos no seguinte endereo:
http://www.tse.jus.br/institucional/planejamento-e-gestao/gestaodeprojetos/gestao-de-projetos

53

MG3P

Portaria TSE no 45 de 25 de janeiro de 2013

54

Esta obra foi composta na fonte Calibri, corpo 11, entrelinhas de 15 pontos
em papel AP 75 g/m (miolo) e papel Couch 170 g/m (capa).