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..../.../2013
Carga horria
E GESTO DE PROCESSOS
Prof. Renato Lacerda
A Abordagem Sistmcia de Administrao uma decorrncia da Teoria Geral de Sistemas desenvolvida pelo
bilogo alemo Von Bertalanffy. Essa teoria interdisciplinar procura demonstrar o isomorfismo das cincias,
permitindo a eliminao de fronteiras entre elas. Possui uma postura totalizante em que um sistema deve ser
compreendido em sua totalidade, conquanto o estudo isolado e exclusivo de uma de suas partes no permite a
compreenso do sistema.
Enquanto a abordagem clssica tinha como paradigma o reducionismo, o pensamento analtico e o
mecanicismo, novas abordagens sero definidas para essa Teoria de Administrao. Agora fala-se expansionismo,
pensamento sinttico e teleologia.
1 . EXPANSIONISMO: o princpio que sustenta que todo fenmeno parte de um fenmeno maior. O desempenho
de um sistema depende de como ele se relaciona com o todo maior que o envolve e do qual faz parte. O
expansionismo no nega que cada fenmeno seja constitudo de partes, mas a sua nfase reside na focalizao do
todos do qual aquele fenmeno faz parte. Em sntese, pressupe o enunciado bsico do que se convencionou
chamar de viso sistmica.
2 . PENSAMENTO SINTTICO: o fenmeno visto como parte de um sistema maior e explicado em termos do
papel que desempenha nesse sistema maior. Os rgos do organismo humano so explicados pelo papel que
desempenham no organismo e no pelo comportamento de seus tecidos ou estruturas de organizao. A TGS est
mais interessada em juntar as coisas do que em separ-las.
3 . TELEOLOGIA: Conjunto das especulaes que se aplicam noo de finalidade e s causas finais. o princpio
segundo o qual a causa uma condio necessria, mas nem sempre suficiente para que surja o efeito. Em outros
termos, a relao causa-efeito no uma relao determinstica ou mecanicista, mas simplesmente probabilstica. A
teleologia o estudo do comportamento com a finalidade de alcanar objetivos e passou a influenciar
poderosamente as cincias.
Com esses trs princpios a TGS desemboca no estudo da Ciberntica, o que proporcionou profunda
influncia sobre a administrao, no apenas em termos de conceitos e idias, mas principalmente por seus
produtos como mquinas inteligentes e computadores. Por essa rea de conhecimento passou-se a estudar os
sistemas. Um sistema pode ser conceituado como conjunto de elementos dinamicamente relacionados, formando
uma atividade para atingir um objetivo operando sobre dados/energia/matria para fornecer
informao/energia/matria.
PARMETROS DOS SISTEMAS: Parmetros so constantes arbitrrias que caracterizam, por suas propriedades , o
valor e a descrio dimensional de um sistema especfico ou de um componente do sistema. So considerados
parmetros bsicos dos sistemas:
- Entrada ou insumo (input) a fora de arranque(ou de partida) do sistema que fornece o material ou energia para
a operao do sistema.
- Sada, resultado ou produto (output) a finalidade para a qual se reuniram elementos e relaes do sistema. A
sada deve ser coerente com o objetivo do sistema.
- Processamento, processador ou transformador(throughput) o fenmeno que produz mudanas, o mecanismo
de converso das entradas em sadas.
- Retroalimentao, retroao ou retroinformao (feedback) a funo de sistema que visa a sada com um
critrio ou padro prviamente estabelecido. A retroalimentao tem por objetivo o controle.
- Ambiente o meio que envolve o sistema. O ambiente serve como fonte de energia para o sistema. Sistema e
ambiente esto em constante interao.O ambiente estando em constante mudana, o processo de adaptao do
sistema um processo dinmico.
Essa nova abordagem desloca a viso internalizada da Administrao para outra mais ampla e abrangente.
Introduz conceitos, como entrada, sada, retroao, homeostasia e informao, bem como a necessidade da
automao e a informtica nas discusses administrativas. Nitidamente, tem enfoque no estudo das organizaes de
fora para dentro dela. Representao dos sistemas por modelos;
TIPOS DE SISTEMA:
a) Quanto sua constituio:
1) Sistemas fsicos ou concretos quando compostos de equipamentos, de maquinaria e de objetos e coisas
reais.Hardware.
2) Sistemas abstratos quando compostos de conceitos, planos hipteses e idias. Os smbolos representam atributos
e objetos, que muitas vezes s existem no pensamento das pessoas. Software. Em certos casos, o sistema fsico
opera em acordo (consonncia) com o abstrato: Centro de processamento de dados o equipamento e circuitos
processa programas de instrues ao computador.
b) Quanto natureza :
1) Sistemas fechados so aqueles que no apresentam intercmbio com o meio ambiente onde esto, pois so
isolados das influncias ambientais. A rigor, literalmente, no existem sistemas fechados. O termo empregado
sistemas cujo comportamento plenamente determinstico e programado e que opera com muito pequeno
intercmbio de matria e energia com o meio ambiente.
2) Sistemas abertos so os que apresentam relaes de intercmbio com o meio ambiente, atravs de entradas e
sadas. Os sistemas abertos trocam matria e energia regularmente com o meio ambiente, so adaptativos, evitam o
aumento da entropia atravs da interao ambiental. O conceito de sistema aberto pode ser aplicado a diversos
nveis de abordagem indo de um microssistema at um supra-sistema, vai da clula ao universo.
Conclui que o conceito de sistemas complexo: para sua compreenso, torna-se necessrio o conhecimento
de algumas caractersticas dos sistemas propsito, globalismo, entropia e homeostasia bem como dos tipos
possveis e dos parmetros dos sistemas: entrada, processo, sada, retroao e ambiente.
1 . Propsito ou objetivo: Os elementos ou unidades, bem como os relacionamentos, definem um arranjo que visa
sempre a um objetivo a alcanar.
2 . Globalismo ou totalidade: todo o sistema tem uma natureza orgnica, pela qual uma ao que produza mudana
em uma das unidades do sistema, com muita probabilidade dever produzir alteraes em todas as demais unidades
deste.
3 . Entropia : a tendncia que os sistemas tm para o desgaste, para desisntegrao, para o afrouxamento dos
padres e para um aumento da aleatoridade. A medida em que a entropia aumenta, os sistemas se decompem em
estados mais simples. A entropia aumenta com o decorrer do tempo. medida que aumenta a informao, diminui
a entropia, pois a informao a base da configurao e da ordem. Negentropia a informao como meio ou
instrumento de ordenao do sistema.
4 . Homeostasia : o equilbrio dinmico entre as partes do sistema. Os sistemas tm uma tendncia a se adaptarem
a fim de alcanarem um equilbrio interno em face das mudanas externas do meio ambiente.
Definies de Qualidade:
Ishikawa: qualidade o desenvolvimento, projeto, produo e assistncia de um produto ou servio que seja o mais
econmico e o mais til possvel, proporcionando satisfao ao usurio.
Juran: qualidade adequao ao uso, satisfazendo as necessidades do usurio.
Misuno: qualidade deve ser definida em termos de vantagens ao consumidor.
Feigenbaum: qualidade o melhor para certas condies do cliente. Essas condies so o verdadeiro uso e o preo
de venda do produto.
Crosby: define qualidade como o atendimento das especificaes definidas para satisfazer o usurio.
Deming: define qualidade como atender continuamente s necessidades e expectativas dos clientes a um preo que
eles estejam dispostos a pagar.
OBS: Segundo as vrias definies elencadas, sintetiza-se que a qualidade tem relao com a produtividade,
diminuio de tempos e custos, bem como conformidade com o projeto original. Porm, mais que essas
caractersticas e adequalidade ao uso e projeto, qualidade pensada em termos de satisfao de seus clientes. Para
tanto, diversas tcnicas so utilizadas e difundidas, sendo necessrio o uso sistemtico de conhecimentos acerca de
gesto de processos, com seu mapeamento, anlise, redesenho e melhoria contnua.
HISTRICO DA QUALIDADE NAS ORGANIZAES
I . Inspeo em Massa: Garantia da qualidade dada pela inspeo
II . Controle Estatstico da Qualidade: Auxlio matemtico na inspeo e controle dos processos
III . Gesto da Qualidade Total: Desenvolvimento de novos produtos, foco nos processos e em toda a cadeia
produtiva, sendo responsabilidade de todos na organizao em uma abordagem TOP-DOWN.
Ganha importncia o trabalho em equipe e o controle das funes administrativas constantes do processo
organizacional (PODC)
Gerncia tem total responsabilidade de ver que problemas crnicos so resolvidos e que as falhas do
sistema so corrigidas.
Gerncia deve tomar todos os cuidados necessrios para a auto-educao e autodesenvolvimento a fim de
capacit-los a assumir a liderana do programa de melhoria da qualidade atravs de toda a empresa.
Trilogia da qualidade de Juran: Para Juran a gesto da Qualidade tem 3 pontos fundamentais (trilogia), todos
pautados na atuao da alta direo:
1) O planejamento da qualidade: Identificar os clientes, determinar as suas necessidades, criar caractersticas
de produto que satisfaam essas necessidades, criar os processos capazes de satisfazer essas necessidades e
transferir a liderana desses processos para o nvel operacional.
2) A melhoria da qualidade: Reconhecer as necessidades de melhoria, transformar as oportunidades de
melhoria em uma tarefa de todos os trabalhadores, criar um conselho de qualidade que selecione projetos
de melhoria, promover a formao da qualidade, avaliar a progresso dos projetos, premiar as equipes
vencedoras, divulgar os resultados, rever os sistemas de recompensa para aumentar o nvel de melhorias e
incluir os objetivos de melhoria nos planos de negcio da empresa.
3) O controle da qualidade: avaliar o nvel de desempenho actual, comparar com os objectivos fixados, tomar
medidas para reduzir a diferena entre o desempenho atual e o previsto.
4 Deming
considerado um dos maiores expoentes na rea da qualidade pela sua contribuio e o impacto que suas
idias causaram nas estratgias competitivas na segunda metade do sculo XX. A viso bsica de Deming, e seu
enfoque principal em relao ao controle do processo atravs de mtodos estatsticos, sendo o inspirador da JUSE
(Unio dos Cientistas e Engenheiros Japoneses) para que os mtodos estatsticos fossem largamente aplicados na
indstria japonesa.
Em 1950, Deming previu que dentro de cinco anos, os produtos japoneses invadiriam os mercados do
mundo inteiro, baseado nas caractersticas da mo-de-obra, dedicao, f e vontade de aprender da alta
administrao e da ampliao da educao pela J.U.S.E. que at 1970 ensinou mtodos estatsticos a 14.700
engenheiros e milhares de supervisores num verdadeiro "esforo de guerra".
Deming sempre deu muita nfase aos medidores da produtividade, utilizando-se da estatstica para a
aferio constante das aes implementadas no sistema, afinal imprescindvel saber se o jogo est ou no sendo
ganho. Coadunou o aspecto estatstico das variaes do processo com o raciocnio sistmico que caracteriza o
funcionamento das organizaes.
CICLO DE GARANTIA DA QUALIDADE: Juran afirma que a garantia da qualidade fornece proteo sob a forma de
avisos antecipados, que permitem a conduo aes corretivas antes do desastre. Para tanto, esse ciclo de garantia
inicia-se no cliente, perpassa todo o processo produtivo e no termina com a entrega do resultado ou produto final,
mas estende-se assistncia e acompanhamento do grau de satisfao ao longo do tempo, voltando-se novamente
ao cliente. Esse o ponto de partida e chegada da garantia de qualidade.
OBS: Ishikawa, expoente da qualidade no contexto organizacional, alm de introduzir a idia de cliente interno,
estabeleceu sete ferramentas de qualidade que foram utlizadas pelos Crculos de Controle da Qualidade:
1. Grfico de Pareto: Na sua base est o Princpio de Pareto que refere que um pequeno nmero de causas
(geralmente 20%) responsvel pela maioria dos problemas (geralmente 80%). Faz um levantamento quantitativo
das causas. Em suma, preceitua que 80% das causas triviais reponde por cerca de 20% dos resultados mais
significativos, ao passo que 20% das causas essenciais respondem por 80% dos resultados mais importantes. Em
Desse modo, existem poucos itens vitais e muitos itens triviais a se considerar. Trata-se ento de uma tcnica
universal para separar os problemas em duas classes: os poucos que so essncias e os vrios que so triviais,
trazendo a possibilidade de classificao e de priorizao de problemas.
Mo de obra = inclui todos os aspectos relativos ao pessoal que, no processo, podem influenciar o efeito
desejado.
Medida = inclui a adequao e confiana nas medidas que afetam o processo como aferio e calibrao dos
instrumentos de medio.
Meio ambiente = inclui as condies ou aspectos ambientais que podem afetar o processo, alm disso, sob
um aspecto mais amplo, inclui a preservao do meio ambiente.
4. Folhas de verificao: um formulrio estruturado para coleta de dados que torna fcil o registro e a anlise de
dados, facilitando a coleta de dados, bem como sua organizao e recuperao.
5. Grficos de disperso: constitui maneira de visualizar a relao entre duas variveis quantitativas. Atravs da
coleta de dados aos pares de duas variveis (causa/efeito), busca-se checar a existncia de relao entre essas
variveis.
6. Fluxogramas: pode ser entendido como uma representao esquemtica de um processo, muitas vezes feita
atravs de grficos que ilustram de forma descomplicada a transio de informaes entre os elementos que o
compem.
7. Cartas de controle: um tipo de grfico em linha utilizado para avaliar e manter a estabilidade do processo. Uma
linha central e limites de controle, superior e inferior, so desenhados no grfico. Os dados so coletados no
decorrer do tempo e os valores so plotados no grfico. So estabelecidos os limites inferiores e superiores com
base nas operaes normais do processo. Caso ultrapasse para mais ou menos, considera-se que o processo est
fora de controle.
CAPABILIDADE DOS PROCESSOS: Aps assegurar que o processo est sob controle estatstico, o passo seguinte
medir sua capability, que indica qual a capacidade tcnica dele, ou seja, qual a segurana ou margem com que este
processo pode operar sem produzir defeitos ou disfunes. Quanto mais alta a capabilidade, pressuposta pela zona
no grfico que vai do limite inferior ao superior, mais baixo o risco de produo de refugos, perdas, desperdcios e
problemas. Quanto mais baixa a capabilidade, maiores os riscos de perda e problemas de melhoria em processos.
OBS: Criados no Japo, os crculos de qualidade so compostos por pequeno nmero de funcionrios (6 a 12) que
estudam sistematicamente e discutem o controle da qualidade. Esses trabalhos em grupo facilitam a educao, o
treinamento e a propagao das tcnicas da qualidade. Propicia o controle por parte dos operadores, propondo
alteraes aos procedimentos, mtodos, e padres de operao. uma tcnica de anlise em grupo, informal, que
promove a motivao dos envolvidos que acaba por propiciar um ambiente agradvel de trabalho. Tem suas
atividades includas no gerenciamento da rotina do trabalho.
Benchmarking: a busca das melhores prticas na indstria que conduzem ao desempenho superior. O
benchmarking visto como um processo positivo e pr-ativo por meio do qual uma empresa examina como outra
realiza uma funo especfica a fim de melhorar como realizar a mesma ou uma funo semelhante. Pode ser
INTERNO (na estrutura organizacional), COMPETITIVO (entre concorrentes diretos na indstria) e FUNCIONAL (ramos
distintos e sem concorrncia direta).
5S ou Housekeeping: Ferramenta de melhoria contnua que se baseia as palavras japonesas:
Seiri = Seleo, arrumao
Seiton = Organizao, ordenao
Seisoh = Limpeza
ITENS DE CONTROLE DE UM PROCESSO: So ndices numricos estabelecidos sobre os efeitos de cada processo para
medir sua qualidade total. Medem a qualidade, custo, entrega, moral, segurana, etc. Devem ser estabelecidos para
tanto, itens de verificao que atuem sobre as principais causas que afetam determinado item de controle. Os
resultados de um item de controle so acompanhados pelos itens de verificao.
PROBLEMAS NOS PROCESSOS: Pode ser conceituado como um resultado indesejvel em um processo. um item de
controle com o qual uma organizao no est satisfeita. Gerenciar processos, nesse sentido, seria localizar e
identificar problemas para que solues sejam propostas e o processo possa ser levado normalmente a normalidade
ou melhoria, sendo continuamente monitorado.
CICLO DE CONTROLE: Consolida-se por meio de trs aes fundamentais:
a) Estabelecimento da diretriz de controle (planejamento: cria-se a meta com foco no resultado e o mtodo,
que seria o meio necessrio para atingir a meta);
b) Manuteno do nvel de controle (diversos padres foram estabelecidos e na ocorrncia de desvios deve
haver atuao nos resultados, bem como nas causas;
c) Alterao da diretriz de controle (as metas e os mtodos podem ser alterados em face das presses
ambientais e contingncias, ocorrendo uma progressiva melhoria dos padres).
Etapas da gesto de processos:
MAPEAMENTO
ANLISE
PROPOSTA DE MELHORIA
REDESENHO
IMPLANTAO
GERENCIAMENTO (MELHORIA CONTNUA)
Mapeamento de processos (AS IS): Ao se mapear processos, procura-se identific-lo, racionaliz-lo com vistas a
melhor compreend-lo, encontrando possveis problemas ou gargalos. Para tanto, o processo mapeado
justamente como . Adota uma abordagem TOP-DOWN, ou seja, empreende seus esforos de baixo para cima na
organizao.
Entre as ferramentas dessa etapa, a mais difundida e utilizada o fluxograma. Tambm chamado de
diagrama lgico e de fluxo, pode ser definido como um mtodo para descrever graficamente um processo
existente, usando smbolos simples, linhas e palavras.
Tem como tipos: DIAGRAMAS DE BLOCOS; FLUXOGRAMA PADRO (ANSI); FLUXOGRAMAS FUNCIONAIS;
FLUXOGRAMAS GEOGRFICOS.
Anlise e simulao de processos: Uma vez identificado os processos, preciso analis-los. Desse ponto, partindo de
um diagnstico da situao que se iniciam as tcnicas de simulao de processos. Nessa etapa, so formulados os
seguintes questionamentos:
Uma das ferramentas mais utilizadas e difundidas para se analisar e melhorar processos o ciclo PDCA. Tambm
conhecida como ciclo de Deming, uma importante ferramenta gerencial para o alcance da QUALIDADE TOTAL nas
organizaes por meio da MELHORIA CONTNUA.
Cada letra do PDCA pressupe uma das etapas do ciclo de Deming. Sequecialmente significa PLAN > DO > CHECK >
ACT (planejar, fazer, verificar, agir).
PLAN (PLANEJAR):
Modelagem de processos (TO BE): Depois de mapeado o processo no modelo AS IS (como ele ou est), e
verificadas as irregularidades ou deficincias, parte-se etapa da modelagem pelo mtodo TO BE (como ser).
Alm do PDCA, outras tantas ferramentas gerenciais podem ser utilizadas no gerenciamento de processos como as
abaixo apresentadas:
Brainstorm: Trata-se de outra tcnica utilizada para anlise e melhoria de processos. Ao p da letra, significa
TEMPESTADE CEREBRAL, sendo uma tcnica de criatividade em grupo. Busca a gerao de idia, isoladamente ou
associada, estimulando novas idias e subsdios direcionados soluo parcial ou total de um problema. Pode
auxiliar a formao de outras ferramentas, como o DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO. Apresenta-se sob trs formas:
aberto (rico em informao, mas desorganizado), fechado (organizado, mas lento e fatigante) ou com recuperao
(mais aprofundado, mas pode ocorrer perda de pegada).
Tcnica 5W2H: muito utilizada como apoio a outras tcnicas e consiste em perguntas direcionadas ao processo de
modo a indentific-lo. Essa tcnica auxilia na construo do mtodo PDCA, especialmente na construo do
Planejamento. importante frisar que ela, por si, no suficiente para determinar as causas de problemas e tem
orientao para o futuro.
Depois de finalizadas as entrevistas e o mapeamento dos processos, inicia-se o redesenho de processos, corrigindo
falhas e pontos crticos. Sero, para tanto, estabelecidos indicadores globais, multifuncionais , que orientam as
unidades organizacionais para resultados compartilhados e integrados.
CONTROLE DE REVISO
DATAS: __/__/2013 , __/__/2013 , __/__/2013
EXERCCIOS
QUANTIDADE DE QUESTES:____ ACERTOS: ____ ERROS:____
OBSERVAES: