Manual de Protocolo If Goiano Finalizado

SERVIO PBLICO FEDERAL
MINISTRIO DA EDUCAO
SECRETARIA DE EDUCAO PROFISSIONAL E TECNOLGICA
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E TECNOLOGIA GOIANO
MANUAL DE PROTOCOLO DO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAO, CINCIA E
TECNOLOGIA GOIANO
Goinia - 2013
1

MINISTRIO DA EDUCAO
Dilma Vana Rousseff

Presidenta da Repblica
Aloizio Mercadante Oliva
Ministro da Educao
Marco Antonio de Oliveira
Secretrio da Educao Profissional e Tecnolgica
Vicente Pereira de Almeida
Reitor
Claudecir Gonales
Pr-Reitor de Administrao e Planejamento
Elias de Pdua Monteiro
Pr-Reitor de Desenvolvimento Institucional
Fabiano Guimares Silva
Pr-Reitor de Pesquisa, Ps-Graduao e Inovao
Sebastio Nunes da Rosa Filho
Pr-Reitor de Extenso
Virglio Jos Tavira Erthal
Pr-Reitor de Ensino
Comisso Organizadora:
Rodolfo Carvalho - Reitoria
Murilo Csar Martins - Reitoria
Cristiane Borges dos Santos - Cmpus Ipor
Edevaldo Gomes de Souza Cmpus Rio Verde
Klebia Luzia Fernandes - Cmpus Uruta
Jos Joo Dias - Cmpus Uruta
Eliezer Carlos Leal - Cmpus Ceres
Elaine Alves Santana - Cmpus Ceres
Maria de Ftima Vilela Alves - Cmpus Morrinhos
Jos Humberto de vila - Cmpus Morrinhos
Colaborao e Reviso Lingustica:
Maria Marta Martins

MINISTRIO DA EDUCAO
SUMRIO
APRESENTAO ................................................................................................................ 4
1. Recebimento, registro e distribuio de documentos ........................................................ 5
2. Documentos destinados ao Registro Comum (Protocolo)................................................. 6
3. Documentos destinados autuao processual (abertura de processo) ........................... 13
4. Autuao/Abertura de processos ..................................................................................... 14
5. Numerao de folhas e de peas ...................................................................................... 34
6. Encerramento/Abertura de volumes do mesmo processo e arquivamento do processo .. 50
7. Correspondncias/Documentos pessoais de servidores, destinados entrega em mos. 58
8. Juntada de processos (Apensao e Anexao) ............................................................... 63
9. Juntada por Apensao .................................................................................................... 63
10. Juntada por Anexao .................................................................................................... 66
11. Disposies Finais ......................................................................................................... 69
12. Referncias .................................................................................................................... 69

MINISTRIO DA EDUCAO
APRESENTAO
O Instituto Federal de Educao, Cincia e Tecnologia Goiano (IF Goiano),
constituiu-se, em 2009, a partir do reordenamento da Rede Federal de Educao
Profissional e Tecnolgica, integrando os antigos Centros de Educao Tecnolgica
(Cefets) de Rio Verde e Uruta (com sua Unidade de Ensino Descentralizada de
Morrinhos), alm da Escola Agrotcnica Federal de Ceres. Como rgo de administrao
central, o IF Goiano tem sua Reitoria instalada na cidade de Goinia, capital do Estado. Em
2010, inauguramos mais um cmpus na cidade de Ipor - GO e, mais recentemente, em
2011, com uma nova expanso da Rede Federal, fomos contemplados com trs novas
unidades que esto em fase de instalao nas cidades de Campos Belos, Posse e Trindade.
Diante do fato de sermos uma autarquia recm constituda, e em franca expanso, faz-se
necessrio um intenso trabalho de construo, organizao e sistematizao das atividades
por meio de regimentos, regulamentos e manuais que, uma vez apreciados e aprovados
pelo Conselho Superior da Instituio, traro legitimidade e padronizao s
aes/atividades institucionais.
Nessa perspectiva, surge o Manual de Protocolo do IF Goiano. A comisso
constituda para sua construo (Portaria n 256 de 22 de junho de 2012) teve como
objetivo central a criao de normas que orientem as aes Institucionais referentes ao
recebimento, registro e distribuio de documentos e de correspondncias especficas dos
servidores do IF Goiano. Alm disso, este documento visa trazer orientaes acerca da
autuao processual (abertura de processos administrativos), bem como acerca do seu
andamento.
Acreditamos que a padronizao das aes Institucionais, dentre elas a do
Protocolo, ser um relevante incremento para otimizao e sistematizao de suas
atividades e acarretar a projeo do IF Goiano, bem como a consolidao de sua
identidade.

MINISTRIO DA EDUCAO
1. Recebimento, registro e distribuio de documentos

Ao receber a correspondncia o responsvel pelo protocolo dever observar as
seguintes etapas:
I) verificar se o documento est devidamente assinado pelo seu remetente;
II) verificar se h anexos acompanhando o documento;
III) verificar se o documento possui comprovante de recebimento. Caso no possua,
providenciar uma cpia e registrar a data de recebimento, seguida da assinatura por extenso
(caso o servidor possua carimbo de identificao ele poder usar rubrica);
IV) realizar a triagem do documento, separando-o segundo os seguintes critrios:
a) documentos destinados ao registro comum (protocolo);
b) documentos destinados autuao processual (abertura de processo);
c) correspondncias/documentos pessoais de servidores e discentes recebidos em
envelopes lacrados, destinados entrega em mos para os servidores ou nos setores
competentes. As Correspondncias/Documentos referentes aos discentes devero
ser entregues para o setor responsvel pela Assistncia Estudantil na Reitoria ou
nos cmpus;

MINISTRIO DA EDUCAO
2. Documentos destinados ao Registro Comum (Protocolo) (FIGURA 01)

I) O Registro Comum dos documentos que chegam ao Setor de Protocolo ser feito em
sistema manual prprio (e em futuro prximo, em sistema informatizado/ institucional)
com registro no qual que dever constar (FIGURA 02):
a) nmero de ordem de protocolo: sequncia numrica de registro de documentos.
Essa sequncia iniciada no primeiro dia do ano (01 de janeiro) e encerrada em seu ltimo
dia (31 de dezembro);
b) data: data de recebimento do documento;
c) espcie: nesse campo registrado o tipo do documento. Ex.: Ofcio, Memorando,
Ofcio Circular, entre outros;
d) numerao: nmero do documento recebido. Esse nmero especfico do
setor/rgo que produziu o documento. Ex.: Memorando N 286/2012/DAP/CMPUS
URUTA/IF GOIANO;
e) origem: setor/rgo de onde foi enviado o documento;
f) assunto: descrio do assunto de forma clara e objetiva;
g) anexos: especificar se o documento est acompanhado de anexos. Ex.: Pastas
funcionais, projetos de obras, CDs, DVDs, entre outros;
h) destino: setor institucional em que o documento ser entregue aps deixar o
protocolo;

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 01 MODELO DE DOCUMENTO DESTINADO AO REGISTRO
Sicrano de Tal
Reitor

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 02 - MODELO DE CADERNO TIPO ATA (em branco e preenchido)

DOCUMENTOS DESTINADOS AO REGISTRO COMUM (informaes extradas
da figura 01).

MINISTRIO DA EDUCAO

MINISTRIO DA EDUCAO
II) para finalizar o registro comum do documento protocolizado, o carimbo de protocolo

dever estar situado no canto superior direito do documento e dever conter as seguintes
informaes (FIGURA 03):
a) nome: nome do rgo seguido do nome da Reitoria ou Cmpus. Ex.: INSTITUTO
FEDERAL GOIANO CMPUS IPOR;
b) nmero de ordem: nmero do registro do documento;
c) data: data do protocolo;
d) hora: hora do protocolo, seguindo a orientao do Manual de Redao do IF
Goiano. Ex.: 08h23min;
e) assinatura: local para carimbo e assinatura do responsvel pelo protocolo;
f) Modelo do carimbo de protocolo em branco e preenchido:
Dimenses: 4,2 cm x 4,2 cm / Carimbo Gold Modelo Q 43
III) a entrega do documento protocolado no setor de destino a ltima etapa desse

procedimento. Aps ser protocolado o documento dever ser fotocopiado, sendo que a
cpia permanecer com o protocolo e o documento original com o destinatrio. O
responsvel pelo recebimento dever assinar (por extenso na falta de carimbo e caso seja
carimbado poder utilizar a rubrica) na cpia do protocolo. Aps colher a assinatura de
recebimento, a cpia dever ser acondicionada em sistema prprio de arquivo (fsico e
digital) preservando o documento de quaisquer danos.
10

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 03 - MODELO DE REGISTRO DE DOCUMENTO COMUM (sem e com

carimbo de protocolo preenchido)
Sicrano de Tal
Reitor
11

MINISTRIO DA EDUCAO
Sicrano de Tal
Reitor
12

MINISTRIO DA EDUCAO
3. Documentos destinados autuao processual (abertura de processo)

I) No devero ser autuados documentos como convite para festividades, comunicao de
posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de
processos e outros que, por sua natureza, no demandem anlise, em diferentes etapas, por
setores distintos da instituio;
II) o processo dever ser autuado, preferencialmente, a partir de um documento original.

No entanto, na falta desse, poder ser autuado utilizando-se cpia de documento,
considerando que servidores pblicos possuem f pblica para autenticar documentos e
fazer reconhecimento de firmas;
III) no ato da separao do documento a ser autuado dever ser feita uma leitura com a
finalidade de se extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva;
IV) tipos de documentos para abertura de processos: ofcio, memorando, carta de

solicitao, e-mail (impresso), dentre outros, que necessitam de anlises (parecer ou
manifestao) e/ou decises dos diversos setores da Instituio;
V) a documentao elaborada no mbito do IF Goiano, supracitada no item IV, dever

seguir as normas do Manual de Redao do IF Goiano.
13

MINISTRIO DA EDUCAO
4. Autuao/Abertura de processos
I) Os documentos, destinados abertura de processo, recebidos no Setor de Protocolo
devero seguir os seguintes trmites: inicialmente, os dados do documento recebido sero
transferidos para uma folha de rosto, que dever ser a primeira folha do processo e no
receber numerao. A folha de rosto dever conter as seguintes informaes (FIGURA
04):
a) etiqueta com o nmero do processo, que ser afixada no canto superior direito da
folha;
b) data da abertura do processo;
c) hora da abertura do processo;
d) interessado: descrever o interessado de acordo com a matria do processo. Ex.:
Reitoria, Cmpus ou servidor que deu origem ao processo;
e) assunto: descrever o assunto de forma clara e objetiva. Caso ele seja muito extenso,
resumir de forma que no perca o sentido, nem a finalidade do assunto;
f) procedncia: reitoria, cmpus ou rgo de origem do processo;
g) origem: a origem, nesse caso, o local de abertura do processo. Ex: Se o processo
for aberto no Protocolo do Cmpus Rio Verde, a origem ser PROTOCOLO/C. RIO
VERDE;
h) destino: setor ou rgo de destino do processo;
i) data: data de envio do processo ao setor de destino. Essa data em quase todos os
casos a mesma data de abertura do processo. Uma exceo a seguinte: Caso o processo
seja aberto no dia 21 de Janeiro, s 16h55min, e o responsvel pelo Protocolo percebe que
no dar tempo de repass-lo antes do trmino do expediente, coloca-se ento a data do dia
subsequente (22 de Janeiro) repassando o processo ao interessado nessa data.
14

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 04 - MODELO DE PREENCHIMENTO DA FOLHA DE ROSTO (em

branco e preenchido)
15

MINISTRIO DA EDUCAO
16

MINISTRIO DA EDUCAO
II) aps finalizar o preenchimento e imprimir a folha de rosto, coloc-la como a primeira
folha de todos os documentos no processo. necessrio tambm que se preencha um
quadro resumindo as informaes da folha de rosto, sendo esse quadro afixado na capa
aps o seu preenchimento. O quadro dever conter os seguintes campos: Interessado,
Assunto e Data de Abertura (FIGURA 05);
III) prender a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes, obedecendo a
ordem cronolgica do documento mais antigo para o mais recente, isto , os mais antigos
sero os primeiros do conjunto;
17

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 05 - MODELO DE PREENCHIMENTO DO QUADRO (em branco e

preenchido)
18

MINISTRIO DA EDUCAO
IV) fixar na capa do processo, uma das etiquetas contendo o seu nmero. A outra etiqueta
dever ser afixada na folha de rosto (FIGURA 06);
FIGURA 06 - MODELO DE AFIXAO DE ETIQUETAS (em branco e

preenchido)
19

MINISTRIO DA EDUCAO
20

MINISTRIO DA EDUCAO
21

MINISTRIO DA EDUCAO
V) numerar as folhas, com exceo da folha de rosto, devidamente carimbadas (rgo,

nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo) (FIGURA 07);
FIGURA 07 - MODELO DE NUMERAO DE PEAS (em branco e preenchido)
22

MINISTRIO DA EDUCAO
23

MINISTRIO DA EDUCAO
VI) identificar na capa do processo o setor de origem, seguido do cmpus e do rgo. Ex.:
O processo que for aberto no Protocolo do Cmpus Ipor dever ser preenchido da
seguinte forma: Protocolo/C. Ipor/IF Goiano. Seguindo esse primeiro trmite, ser
preenchido, logo abaixo, o setor de destino, seguido da unidade (reitoria ou cmpus) e do
rgo (FIGURA 08);
24

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 08 - MODELO DE PREENCHIMENTO DO TRMITE (preenchido)
25

MINISTRIO DA EDUCAO
VII) conferir o registro e a numerao das folhas com o intuito de evitar erros de ortografia
ou no contedo do processo. Aps conferir a numerao, necessrio posicionar o carimbo
de conferido no canto inferior direito da folha de rosto, constando as seguintes
informaes (FIGURA 8.1):
a) nome do rgo;
b) nmero de peas conferidas no momento da autuao;
c) data;
d) nome do servidor responsvel pela autuao.
26

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 8.1 - MODELO DO CARIMBO DE CONFERIDO (em branco e

preenchido)
Sicrano de Tal
27

MINISTRIO DA EDUCAO
VIII) registrar em sistema prprio (geralmente livro tipo ata), as informaes do processo
da seguinte forma (FIGURA 09):
a) data: data de abertura do processo;
b) rgo de Origem: rgo em que foi aberto o processo;
c) assunto: assunto da capa do processo;
d) nmero do Processo: nmero da etiqueta;
e) setor/rgo de destino;
f) data de entrega;
g) recebimento: local para recebimento do responsvel, sendo obrigatria a assinatura
por extenso e de forma legvel.
28

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 09 - MODELO DE CADERNO TIPO ATA CONTROLE DE

PROCESSOS (em branco e preenchido)
29

MINISTRIO DA EDUCAO
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MINISTRIO DA EDUCAO
IX) a autuao de documentos classificados como Secreto, Confidencial ou

Reservado ser processada por servidor competente, devendo o responsvel pela unidade
de Protocolo lacrar o envelope do processo aps a abertura fixando o carimbo
correspondente ao grau de sigilo (FIGURA 10);
X) a abertura de processo dever acontecer na unidade de exerccio (reitoria ou cmpus) do

servidor/rgo requerente.
31

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 10 MODELO DE CARIMBO PARA CORRESPONDNCIAS

SIGILOSAS
32

MINISTRIO DA EDUCAO
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MINISTRIO DA EDUCAO
5. Numerao de folhas e de peas

I) as folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente sem rasuras, utilizando-se
carimbo prprio situado no canto superior direito da pgina, recebendo a primeira folha o
nmero 1. Entenda-se como primeira folha, a pgina logo aps a folha de rosto (FIGURA
11);
II) a numerao das peas do processo iniciada pelo Protocolo no momento da autuao,
as demais que forem adicionadas sero numeradas pelos setores em que o processo estiver
tramitando.
34

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 11 MODELO DE NUMERAO DE PEAS (preenchido)
35

MINISTRIO DA EDUCAO
36

MINISTRIO DA EDUCAO
III) nenhum processo poder ter duas peas (folhas) com a mesma numerao, no sendo
admitido diferenci-las por letras, como por exemplo, a seguinte sequncia: 1, 2, 3, 3A, 4.
A numerao da pea dever ser acompanhada por uma rubrica do responsvel, logo
abaixo do nmero (FIGURAS 12 e 12.1);
37

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 12 MODELO CORRETO DE NUMERAO DE PEAS (observar a

segunda imagem)
38

MINISTRIO DA EDUCAO
39

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 12.1 MODELO INCORRETO DE NUMERAO DE PEAS (observar

a segunda imagem)
40

MINISTRIO DA EDUCAO
41

MINISTRIO DA EDUCAO
IV) nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido (ex.: atestados
mdicos, notas fiscais), ser colada em uma folha de papel em branco, posicionando-se o
carimbo de numerao de tal forma que se atinja o canto superior direito do documento
(FIGURA 13);
42

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 13 MODELO DE NUMERAO DE PEAS ESPECFICAS
43

MINISTRIO DA EDUCAO
V) qualquer tomada de deciso inerente ao processo ser feita por intermdio de despacho
no prprio documento ou em folha de despacho, a ser includa ao final do processo,
utilizando-se quantas folhas forem necessrias. Utilizar somente a frente da folha de
despacho, no permitindo-se a incluso de novas folhas at o seu total aproveitamento.
Dever ser colocado no verso da folha do despacho o carimbo EM BRANCO (FIGURA
14).
44

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 14 MODELO DE CARIMBO EM BRANCO - FRENTE E VERSO

(observar a segunda imagem)
45

MINISTRIO DA EDUCAO
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MINISTRIO DA EDUCAO
VI) quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade de correo da numerao
de qualquer folha dos autos deve-se inutilizar a numerao, fazendo um X sobre o
carimbo, carimbando novamente e renumerando a pgina (FIGURA 15);
VII) verificar a numerao do verso.
47

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 15 MODELO DE CORREO DA NUMERAO
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MINISTRIO DA EDUCAO
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MINISTRIO DA EDUCAO
6. Encerramento/Abertura de volumes do mesmo processo e arquivamento do

processo
I) O encerramento dos processos acontecer nos seguintes casos:
a) por indeferimento do pleito;
b) pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos dela decorrentes;
c) pela expressa desistncia do interessado;
d) quando o desenvolvimento do processo for interrompido por um perodo superior a
um ano ou por omisso da parte interessada.
II) os autos no devero exceder 200 folhas em cada volume e a fixao dos colchetes
observar a distncia, na margem esquerda, de cerca de 2 cm;
III) no permitido desmembrar documentos de um processo encerrado;
IV) o encerramento e a abertura de novos volumes sero efetuados mediante a emisso dos
respectivos termos em folhas individuais, prosseguindo a numerao do volume
subsequente (FIGURAS 16 e 17);
V) o arquivamento de processos ser realizado por meio do Termo de Encerramento

(FIGURA 17.1), lavrado pelo setor interessado, constando como a ltima pea (folha) do
processo;
50

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 16 MODELO DO TERMO DE ENCERRAMENTO DE

VOLUME (em branco e preenchido)
51

MINISTRIO DA EDUCAO
52

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 17 MODELO DO TERMO DE ABERTURA DE VOLUME (em

branco e preenchido)
53

MINISTRIO DA EDUCAO
54

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 17.1 MODELO DO TERMO DE ARQUIVAMENTO (em branco e

preenchido)
55

MINISTRIO DA EDUCAO
56

MINISTRIO DA EDUCAO
VI) caso a adio de um novo documento ao processo acarrete a extrapolao das 200
folhas permitidas, encerra-se o processo com o respectivo termo e abre-se um novo volume
com o documento citado, para que no haja prejuzo na continuidade de seu contedo;
VII) a abertura de um novo volume dever ser executada diretamente pelo Setor de
Protocolo, ou pela unidade que detenha o processo, providenciando o preenchimento da
nova capa. Os volumes devero ser numerados na capa do processo com a seguinte
inscrio: 1 volume, 2 volume etc;
VIII) documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, sero

apensados ao processo com a colocao de etiqueta de anexo contendo o nmero do
processo e a palavra anexo;
IX) tanto o Termo de Encerramento quanto o Termo de Abertura de volumes sero

includos dentro do processo, devendo ser numerados seguindo a sequncia das demais
peas.
57

MINISTRIO DA EDUCAO
7. Correspondncias/Documentos pessoais de servidores, destinados entrega

em mos.
I) As correspondncias recebidas em nome de servidores do IF Goiano devero ser
entregues lacradas, pessoalmente ao destinatrio. Caso o servidor esteja em perodo de
frias, ou em afastamento por qualquer motivo, a correspondncia ser entregue ao
responsvel imediato pelo servidor no setor em que est lotado;
II) a entrega ser realizada utilizando-se de um sistema prprio de controle, que dever
conter as seguintes informaes (FIGURA 18):
a) Destinatrio: nome do servidor para o qual a correspondncia foi destinada;

b) Remetente/Discriminao: nome do rgo, setor ou servidor que mandou a
correspondncia;
c) data de recebimento;
d) local para assinatura: a assinatura do responsvel deve ser exclusivamente por
extenso, de forma legvel.
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MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 18 MODELO DE ENTREGA DE CORRESPONDNCIAS EM MOS
59

MINISTRIO DA EDUCAO
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MINISTRIO DA EDUCAO
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MINISTRIO DA EDUCAO
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MINISTRIO DA EDUCAO
8. Juntada de processos (Apensao e Anexao)

a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo. Esse
procedimento ser executado pelo protocolo da unidade correspondente. Existem dois tipos
de juntada, que so:
a) juntada por apensao (temporria) e
b) juntada por anexao (definitiva), que so realizadas por meio de seus respectivos
termos.
9. Juntada por Apensao

a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo destinado
ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo
interessado ou no. Observar, na juntada por apensao, a seguinte metodologia:
I) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o
nmero de pginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de
juntada;
II) manter as folhas de cada processo com sua numerao original;
III) emitir o "TERMO DE JUNTADA POR APENSAO" (FIGURA 19) na ltima folha
do processo mais antigo, o qual, no ato da apensao, ficar em primeiro lugar;
IV) anotar, na capa do processo que ficar em primeiro lugar, o nmero do processo
apensado;
V) registrar, em sistema prprio, a juntada por apensao.
63

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 19 TERMO DE JUNTADA POR APENSAO (em branco e preenchido)
64

MINISTRIO DA EDUCAO
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MINISTRIO DA EDUCAO
10. Juntada por Anexao

a unio definitiva de um ou mais processo(s) ou documento(s), a outro processo
(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado, que contenham o
mesmo assunto ou mesma numerao judicial. A juntada por anexao ser feita somente
quando houver dependncia entre os processos a serem anexados. Na juntada por
anexao, as peas do conjunto processado sero renumeradas a partir do processo
acessrio.
A metodologia adotada para juntada, passo a passo, por anexao :
I) colocar em primeiro lugar a capa e o contedo do processo principal;

II) colocar em segundo lugar a capa do processo acessrio aps a capa do processo
principal, mantendo-os em suas capas, formando um nico conjunto;
III) renumerar e rubricar as peas do processo acessrio, obedecendo numerao j

existente no principal;
IV) emitir o "TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO (FIGURA 20) na ltima folha
do processo mais antigo;
V) anotar, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi juntado;
VI) registrar, em sistema prprio, a juntada por anexao.
66

MINISTRIO DA EDUCAO
FIGURA 20 TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO (em branco e preenchido)
67

MINISTRIO DA EDUCAO
68

MINISTRIO DA EDUCAO
11. Disposies Finais
Ao findar a elaborao e organizao deste Manual, manifestamos a clareza de que

as normas so mutveis e dinmicas, tendo em vista que, no decorrer do tempo, so
necessrias reavaliaes peridicas para mantermos a busca pela excelncia.
Alm disso, convm ressaltar que os documentos produzidos por ns, servidores,
tem o objetivo central de melhorar, e at inovar, as aes administrativas da nossa
Instituio. A utilizao de regimentos, regulamentos, manuais, entre outros documentos,
caracteriza-se para alguns (em tom pejorativo) como burocratizao e, para muitos outros,
como a organizao e sistematizao dos trabalhos institucionais.
Em sintonia com a segunda opo citada, entendemos que manuais como este, a
exemplo do Manual de Redao do IF Goiano, entre outros produzidos em nossa
instituio, so instrumentos que servem como norteadores para a construo da Identidade
Institucional e, por consequncia se constituem em elementos que nos levam qualidade e
excelncia dos servios prestados para a comunidade interna e externa ao IF Goiano.
12. Referncias
Portaria N 1.042, de 17 de Agosto de 2012 / MEC;
Portaria Normativa N 05, de 19 de Dezembro de 2002 / SLTI / MPOG;
Manual de Redao do Instituto Federal Goiano (Resoluo do Conselho Superior
No 12 de 27 de abril de 2012).
69

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1. Recebimento, registro e distribuio de documentos

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2. Documentos destinados ao Registro Comum (Protocolo) (FIGURA 01)

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FIGURA 01 MODELO DE DOCUMENTO DESTINADO AO REGISTRO

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FIGURA 02 - MODELO DE CADERNO TIPO ATA (em branco e preenchido)

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II) para finalizar o registro comum do documento protocolizado, o carimbo de protocolo

Dimenses: 4,2 cm x 4,2 cm / Carimbo Gold Modelo Q 43

III) a entrega do documento protocolado no setor de destino a ltima etapa desse

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FIGURA 03 - MODELO DE REGISTRO DE DOCUMENTO COMUM (sem e com

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3. Documentos destinados autuao processual (abertura de processo)

II) o processo dever ser autuado, preferencialmente, a partir de um documento original.

IV) tipos de documentos para abertura de processos: ofcio, memorando, carta de

V) a documentao elaborada no mbito do IF Goiano, supracitada no item IV, dever

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FIGURA 04 - MODELO DE PREENCHIMENTO DA FOLHA DE ROSTO (em

SERVIO PBLICO FEDERAL

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FIGURA 05 - MODELO DE PREENCHIMENTO DO QUADRO (em branco e

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FIGURA 06 - MODELO DE AFIXAO DE ETIQUETAS (em branco e

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V) numerar as folhas, com exceo da folha de rosto, devidamente carimbadas (rgo,

FIGURA 07 - MODELO DE NUMERAO DE PEAS (em branco e preenchido)

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FIGURA 08 - MODELO DE PREENCHIMENTO DO TRMITE (preenchido)

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FIGURA 8.1 - MODELO DO CARIMBO DE CONFERIDO (em branco e

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FIGURA 09 - MODELO DE CADERNO TIPO ATA CONTROLE DE

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IX) a autuao de documentos classificados como Secreto, Confidencial ou

X) a abertura de processo dever acontecer na unidade de exerccio (reitoria ou cmpus) do

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FIGURA 10 MODELO DE CARIMBO PARA CORRESPONDNCIAS

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5. Numerao de folhas e de peas

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FIGURA 11 MODELO DE NUMERAO DE PEAS (preenchido)

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