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manual do utilizador

como retirar o melhor deste add-in para Excel

www.lainnovatis.com

ltima reviso:
verso do iManage:

Maro 2015
1.1

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1. ndice
1. ndice ........................................................................................................................ 2
2. Introduo ................................................................................................................. 3
3. Pblico Alvo .............................................................................................................. 3
4. Primeiros passos ...................................................................................................... 3
4.1. Como obter o iMANAGE ...................................................................................... 3
4.2. Requisitos do sistema ............................................................................................ 4
4.3. Instalao .............................................................................................................. 4
5. Como utilizar o iMANAGE ....................................................................................... 5
5.1. Estrutura ................................................................................................................ 5
5.2. Novo projecto......................................................................................................... 5
5.2.1. Carregar balancetes ........................................................................................... 6
5.2.2.Validar a estrutura do relatrio ............................................................................. 7
5.3. Atalhos de navegao rpida ................................................................................. 9
5.4. Dashboards ........................................................................................................... 9
5.4.1 Criar novos dashboards ..................................................................................... 10
5.5. Ferramentas auxiliares......................................................................................... 13
5.6. Exportao de dados ........................................................................................... 13
5.7. Sobre ................................................................................................................... 15

iMANAGE v1.1

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2. Introduo
O iMANAGE um programa que o auxiliar na elaborao de relatrios
de gesto, e na comunicao dos mesmos, para que disponha sempre
da informao mais importante e atualizada para a sua tomada de
deciso.
uma ferramenta de fcil utilizao, uma vez que se encontra integrado
com o MS Excel, no dependendo de nenhum outro programa
informtico. um programa indispensvel para auditores e contabilistas.
Simples e intuitivo.

3. Pblico Alvo
O iMANAGE a aplicao essencial para gestores ou profissionais
dos departamentos de controlo de gesto. Este add-in torna o trabalho
de reporting muito mais rpido e simples atravs do preenchimento
automtico de um template com diversos mapas de informao
financeira.
Vista do iMANAGE no Excel

4. Primeiros passos
4.1.

Como obter o iMANAGE

Poder obter o iMANAGE atravs da loja online em


http://www.lainnovatis.com/produto/iManage/,
ou
contactando
diretamente a LA INNOVATIS atravs do e-mail info@lainnovatis.com.

iMANAGE v1.1

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4.2.

Requisitos do sistema

O iMANAGE corre em qualquer computador que cumpra os requisitos


do Office 2007, 2010 ou superior, e utilize o MS Windows como sistema
operativo (por exemplo Windows XP, Vista, 7 ou 8).
O iMANAGE ocupa apenas cerca de 0,5 Mb de espao no disco.
Recomendamos que utilize uma resoluo de ecr no mnimo de
1024x768 pixis, embora o iManage funcione em resolues inferiores.
Cada licena do iMANAGE apenas poder ser utilizada num nico
computador. Cada licena est condicionada pelo nmero de srie do
disco rgido onde instalado, no sendo, portanto, possvel a sua
instalao noutros computadores.

4.3.

Instalao

No necessrio proceder a qualquer rotina de instalao do


iMANAGE. O iMANAGE iniciado clicando simplesmente no ficheiro
iMANAGE add-in.xlam.

Na primeira utilizao do ficheiro iMANAGE ser pedida uma chave de


ativao. Envie o nmero de srie que lhe aparecer no ecr por email
para a LA INNOVATIS (info@lainnovatis.com).

iMANAGE v1.1

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5. Como utilizar o iManage
5.1.

Estrutura

Tecnicamente, o iMANAGE consiste num add-in (ficheiro com extenso


*.xlam) e num template (ficheiro com extenso .xltx) com mapas de
informao financeira.
Para abrir o iMANAGE, clique no ficheiro iMANAGE add-in.xlam.
Ver um novo separador na barra de ferramentas, com o nome
iMANAGE.
Para abrir um novo projeto em branco, clique no boto Template.

Add-in

Template

5.2.

Novo projeto

Para elaborar um novo projeto dever seguir os seguintes passos, que


descrevemos frente em maior detalhe:

Carregar o template do iMANAGE.


Importar para o ficheiro os balancetes acumulados e mensais para o
perodo em anlise.

iMANAGE v1.1

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5.2.1. Carregar balancetes
Para a elaborao de cada projeto, o iMANAGE necessita de ter carregados
os balancetes acumulados (na folha Base TBs acumulados) e mensais (na
folha Base TBs mensais) do perodo de referncia e do perodo comparativo.
Dever apenas selecionar o ficheiro que exportou do seu ERP e importar para
o iMANAGE atravs do boto Importar Balancetes, no sendo necessrio
qualquer trabalho prvio.

Clicando no boto Importar balancetes o utilizador poder escolher se deseja


importar um balancete acumulado ou mensal. Dependendo desta escolha, e no
caso do ficheiro a importar conter dados acumulados ou mensais, o iMANAGE
ir importar os dados para a respetiva base de dados (folha Base TBs
acumulados ou folha Base TBs mensais).
Caso o utilizador esteja a importar um balancete de um perodo j existente na
base de dados, este receber um alerta.

iMANAGE j com dados carregados

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5.2.2. Validar a estrutura do relatrio
Sabemos como importante em qualquer anlise que faamos, que os dados
sejam fiveis. Para ajudar a garantir a integridade do ficheiro, o iMANAGE foi
dotado de uma importante ferramenta de validaes. Neste menu, podemos
testar o ficheiro para eventuais erros que possam existir, sendo criada uma
nova folha resumo com os erros encontrados. Podemos ainda validar tipos
erros em especfico, selecionando para isso uma das opes do menu,
mostrado na imagem seguinte.

Como se pode ver pela figura abaixo, o iMANAGE tem em todo o seu
template, diversos controlos que ajudam o utilizador a controlar de forma fcil a
integridade dos dados, assim como o rigor das anlises que est a efetuar.

Semforos para sinalizar


erros

Controlos de
cruzamento de dados
(cross-checks)

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Quando escolhemos validar algum tipo de erro em especfico, -nos
apresentada uma nova janela com um resumo dos erros encontrados. Depois,
apenas temos de percorrer os valores desta janela, e o iMANAGE seleciona
automaticamente a clula que contm o erro, para que seja facilmente
encontrado.

Se decidirmos validar o ficheiro na sua totalidade, ser-nos- apresentada uma


nova folha com o resumo de todos os testes efetuados pelo sistema de
validao, onde facilmente conseguimos consultar todos os erros que o nosso
ficheiro ainda possa conter.

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5.3.

Atalhos de navegao rpida


Dado que um relatrio de gesto compreende diversas folhas de
clculo, o iMANAGE possui um conjunto de botes de navegao
que iro tornar a sua experincia de navegao no ficheiro bastante
mais agradvel.

Atravs destes menus podemos aceder de forma rpida, a qualquer


parte do nosso documento bastando, para isso, escolher a folha para
onde queremos navegar:

5.4.

Dashboards
Por forma a facilitar a partilha de informao e torn-la mais visual,
desenvolvemos uma ferramenta que permite a criao de
Dashboards.
Atravs deste menu podemos facilmente criar novos dashboards
(com diferentes layouts), carregar dashboards previamente criados,
ou simplesmente atualizar os grficos existentes em todo o ficheiro.

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5.4.1. Criar novos dashboards
Para criar um novo dashboard temos apenas que clicar sobre o
boto Dashboards e seguir os passos que nos so apresentados na
nova janela:

A partir daqui, temos apenas de seguir 3 passos at termos o nosso


dashboard pronto.
1. Escolher layout - Escolher o tipo de layout que queremos. O
iMANAGE permite criar dashboards com 4, 6 8 ou 10 grficos por
folha. De acordo o n. de grficos selecionados, a orientao da
pgina automaticamente alterada para horizontal ou vertical.

2. Selecionar - Aps decidir qual o tipo de layout a utilizar, devemos


escolher os grficos que queremos incluir no novo dashboard.
Utilizando o formulrio disponibilizado podemos navegar pelas
diversas folhas existentes no ficheiro que contm grficos que
possam ser utilizados no dashboard.
Selecionamos uma determinada folha, e automaticamente so-nos
apresentados todos os grficos existentes nessa folha. Aqui,
apenas temos de escolher os grficos que queremos utilizar.

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3. Ordenar Aps escolher os grficos que fazem parte do


dashboard, podemos reordenar a disposio pela qual os grficos
iro aparecer. Tendo sempre em conta que a colocao
efetuado de cima para baixo e da esquerda para a direita.

Podemos ainda escolher o estilo e esquema de cor para o nosso


dashboard, introduzindo os valores nas caixas de texto respetivas.
Antes do dashboard ser criado devemos atribuir um nome e
selecionar, ou no, a opo de tornar o dashboard disponvel para
utilizaes futuras (no caso de eliminar-mos acidentalmente a folha,
podemos facilmente recarregar o dashboard).

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O resultado apresentado na imagem seguinte.

Com as ferramentas de exportao do iMANAGE, que iremos


detalhar mais frente, a partilha do dashboard um processo
bastante simples.

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5.5.

Ferramentas auxiliares

Estas ferramentas permitem, acima de tudo, uma maior facilidade no que


respeita formatao das clulas do ficheiro utilizado. Permite preencher com
zeros as clulas vazias num determinado permetro de clulas, inserir
variaes absolutas e percentuais nas colunas adjacentes a uma tabela, ou
formatar um conjunto de clulas selecionado como cabealho.

Sempre que o utilizador definir um novo controlo (semforo ou crosscheck) deve garantir que a clula formatada recorrendo a estes botes, sob
pena de o valor da clula no ser includa na rotina de validaes.

5.6.

Exportao de dados

Neste conjunto de botes, o utilizador poder facilmente exportar os dados do


ficheiro para diversos formatos com o mnimo de esforo.
Pode exportar para PDF, especificando se deseja exportar a folha ativa, ou
apenas uma rea em especfico atravs do formulrio disponibilizado para o
efeito.

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Poder tambm exportar uma rea em especfico para uma apresentao


PowerPoint, ou adicionar determinado grfico a uma apresentao j existente.
Atravs do boto Email consegue anexar o ficheiro ativo a um email com
bastante rapidez (para utilizar esta funo dever ter o MS Outlook instalado).

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5.7.

Sobre

No ltimo separador do iMANAGE poder ter acesso a informaes sobre o


add-in que acabou de adquirir, tal como a data de validade da sua licena, e
um link direto para a pgina web da LA INNOVATIS.

Caso tenha chegado ao fim do seu trabalho de reporting, poder tambm


fechar a barra de comandos do iMANAGE atravs do boto que se encontra
no ltimo grupo.

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