Tutorial Word 2007

Tutorial Word 2007
Tutorial Word 2007

Este tutorial pretende introduzir algumas das ferramentas automticas do
Word para a gerao de sumrios, ndices de figuras ou tabelas, e
referencias e citaes automticas ao longo do texto.
1. Estruturao do Documento
A estruturao de um documento longo inicia com a gerao automtica de
sumrios e ndices. Para a produo automtica desses ndices o documento
deve ser estruturado desde a sua concepo. Os Estilos de Texto servem
para essa finalidade.
Os estilos podem ser encontrados na aba Incio, como indicado na figura a
seguir.
Estilos
Os estilos denominados Ttulos so usados para a formao do sumrio e
seguem a estrutura hierrquica, de acordo com sua numerao.
Ttulo usado para a capa do documento (no aparece no sumrio)

o Ttulo 1 usado para ttulos de captulos (1, 2)
Ttulo 2 usado para as sees dos captulos (1.1 ou
1.2)
Ttulo 3 usado para Subseo (1.1.1)
Clicando com o boto direito sobre um dos estilos existentes possvel criar
novos estilos, com ou sem hierarquia para sumrios. Tambm possvel
alterar forma, cor e tamanho da letra.
1.1
Mapa do documento
Uma ferramenta til na construo de documentos estruturados o mapa

do documento, que pode ser encontrada na aba exibio. Ao marcar a
caixa de seleo ao lado da opo mapa do documento o mapa com a
Srgio Campello scampello@ecomp.poli.br
Prof. Adjunto POLI - UPE
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estrutura do documento aparecer ao lado esquerdo da tela. Clicando em
um item de sua estrutura o cursor ser posicionado no elemento
correspondente no texto, permitindo sua edio.
M a p a d o d o c u m e n to
1.2
Sumrio
Para inserir o sumrio, uma vez que o documento esteja estruturado, basta
ir aba Referncias, clicar em Sumrio e escolher a opo
Sumrio automtico 1 ou 2. Ser criada automaticamente na posio
do cursor um espao semelhante ao sumrio a seguir.
Sumrio
1.
2.
Estruturando o documento......................................................................1
1.1
Mapa do documento..........................................................................1
1.2
Sumrio............................................................................................. 2
Criando legendas para figuras e tabelas..................................................2
Um ponto importante que nenhum ndice ou sumrio atualizado

automaticamente durante a sua visualizao. Um clique com o boto direito
sobre o espao do sumrio oferece a opo de atualizao. Basta escolher a
opo Atualizar campo no menu pop-up criado.
O sumrio no atualizado automaticamente no momento da
impresso.
2. Criao de Legendas para Figuras e Tabelas

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Um trabalho maante e sujeito a erros a atualizao de legendas e suas
citaes no texto, quando novas figuras e tabelas so inseridas no meio do
documento, ou quando figuras ou tabelas existentes precisam ser retiradas
ou mudadas de lugar.
Com o uso de legendas automticas esse trabalho simplificado. O trabalho
no totalmente feito pela ferramenta, porque sempre existiro
modificaes de texto necessrias pela mudana na insero ou remoo de
figuras e tabelas.
Para inserir legendas nas figuras deve-se ir aba Referncia e escolher
a opo Inserir Legenda.
Posiciona-se o cursor abaixo da figura (ou na posio desejada para a
legenda), escolhe-se o rtulo: Figura, Tabela etc. e pressiona-se ok. A
legenda ser inserida, como mostrado na figura a seguir.
Inserir Legenda
Figura 1 Legenda da figura.
O texto da legenda pode ser editado como qualquer texto, para

posicionamento, cor da letra, tamanho etc.
Ao inserir novas figuras com suas legendas a numerao ser automtica.
Ao se inserir uma legenda no meio da sequencia, a numerao de todas as
figuras mais a frente do texto ser incrementada. Da mesma forma ao se
retirar uma figura no meio do texto todas as legendas das figuras seguintes
no texto sero decrementadas.
Para a insero de legendas de tabelas, basta selecionar o rtulo Tabela. Na
mesma caixa de dilogo Inserir Legenda mostrada na figura acima.
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2.1
Como inserir ndices de figuras ou de tabelas
Para inserir ndices de figuras ou de tabelas, uma vez que as legendas

tenham sido criadas usando a ferramenta Inserir legenda, basta ir a
aba Referncia e escolher a opo Inserir ndice de Ilustraes.
In s e rir n d ic e d e ilu s tra e s
Escolhe-se a opo para o ndice de Figuras ou de Tabelas e pressiona-se ok.

O ndice ser semelhante ao mostrado a seguir.
Figura 1 Legenda da figura..........................................................................3

Como h apenas uma figura com legenda inserida corretamente apenas
uma linha foi criada no ndice. Observa-se que no criado um rtulo
ndice de figuras como feito na insero de sumrios. O ndice tambm
precisa ser atualizado manualmente.
2.2
Insero de citaes nas figuras ou tabelas ao
longo do texto
Citaes de figuras no texto, legendas ou elementos das referncias
bibliogrficas so feitas com uso da opo Referncia Cruzada
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disponvel na aba Referncias. Este documento s possui como legenda
a Figura 1.
Escreve-se o texto normalmente e no momento da citao seleciona-se a
opo Referncia cruzada, Por exemplo, conforme indicado na Figura 1.
R e fe r n c ia C ru z a d a
E s c o lh a o tip o d a le g e n d a (f ig u r a )
E s c o lh a a o p o a p e n a s n o m e e n m e ro
Aqui alguns cuidados adicionais so necessrios. Os campos citados no
texto so atualizados automaticamente na impresso. Links quebrados pela
remoo de figuras, por exemplo, exibiro uma mensagem de erro no
documento final. Para evitar essa falha, seleciona-se todo o texto e clica-se
com o boto direito. Ao escolher a opo atualizar campo isso ir
atualizar todos os ndices, legendas e citaes no trecho selecionado. A
busca por erro permite a localizao de todos os links quebrados,
facilitando a sua correo.
Como os campos de citao so atualizados automaticamente, apenas as
edies de cor e tamanho da letra (negrito ou itlico tambm)
permanecero na edio final. No adianta inserir a legenda completa e
remover o seu texto, na impresso o texto da legenda reaparecer.

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3. Como Criar a Seo de Bibliografia

A partir da verso 2007 o Word possui uma seo para a criao automtica
de referncias. Seu uso simples e intuitivo, basta selecionar o modelo
desejado e preencher os campos solicitados. Contudo, ao final do tutorial,
h uma forma manual de criar a seo de referncias bibliogrficas e suas
citaes ao longo do texto de forma que os autores dos documentos podem
seguir o seu prprio padro de referncias.
Inicialmente cria-se uma lista numerada e escolhe-se o padro para a
apresentao da lista. comum nas Cincias Exatas e Engenharias a
adoo de colchetes.
E s tilo d a lis ta n u m e ra d a
A seo de referncias bibliogrficas conter, ao ser finalizada uma

estrutura semelhante seguinte:
[1].
[2].
[3].
[4].
Ref 1
Ref 2
Ref 3
Demais referncias com padro desejado.
importante, ao inserir novas referncias, posicionar o cursor no final do

texto da referncia anterior e pressionar Enter. Dessa forma as citaes ao
longo do texto percebero a alterao no link.

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Para citar uma informao retirada, por exemplo, da referncia 1, usa-se a
opo referncia cruzada como j mostrado.
C ita o p a ra a re fe r n c ia
b ib lio g r f ic a
E s c o lh a o ite m n u m e ra d o
E s c o lh a a p e n a s o n m e ro d o p a r g ra fo
Da mesma forma que para as figuras, as citaes s referncias no so
atualizadas em tempo real, mas so apenas no momento da impresso. A
mesma mensagem de erro aparecer caso algum link seja perdido.
4. Como Criar Sees, Nmeros de Pginas,

Quebras, Cabealhos e Rodaps
4.1
Quebra de pgina
O Word possui quebras de pgina. Ao inserir uma quebra de pgina o

texto continuar na primeira linha da pgina seguinte. Isso
particularmente til na organizao do documento, como no incio de
captulos. O uso de quebras de pgina evita que vrias linhas em branco
sejam inseridas quando se quer comear o texto na pgina seguinte.

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As quebras de pgina, assim como outros caracteres no imprimveis (como
a marcao de fim de pargrafo inserido ao se pressionar Enter), podem
ser visualizadas com o boto
disponvel na Aba Incio.
Para inserir uma quebra de pgina deve-se ir aba Inserir e escolher a

opo Quebra de Pgina. Ela tambm est disponvel na Aba, Layout
de pgina opo quebras.
4.2
Quebra de Seo
As quebras de seo so particularmente teis para a organizao do

documento na separao dos captulos. Sees diferentes permitem
atributos diferentes como: numerao de pginas, cabealhos e rodaps
diferentes entre captulos.
Para inserir quebras de seo deve-se ir Aba Layout da Pgina e
selecionar Quebras. H duas opes principais para as quebras de
seo: Contnua e Prxima Pgina.
E s c o lh a o tip o d e
q u e b ra d e s e ja d a

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Ao escolher a quebra de seo Prxima Pgina a seo ser encerrada
e a prxima ser iniciada na pgina seguinte. Para documentos longos essa
a melhor opo para a finalizao de captulos.
As quebras de seo, assim como outros caracteres no imprimveis (como
a marcao de fim de pargrafo inserido ao se pressionar Enter) podem ser
visualizadas com o boto
disponvel na Aba Incio.

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Outra importante funcionalidade permitida pelas quebras de seo a possibilidade de inverter o sentido de apenas uma
pgina no meio do texto. Se voc estiver lendo este documento na verso impressa, estas linhas estaro verticais. Isto ocorre
porque cada seo tem a sua orientao de pgina, retrato ou paisagem, exclusiva para aquela seo.
Para inverter o sentido de uma ou mais pginas no meio do texto, insira duas quebras de seo prxima pgina em
seguida escolha a orienato desejada na aba Layout de Pgina. A maior utilidade desta funcionalidade para
posicionar tabelas grandes.

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4.3
Cabealhos e Rodaps
Os cabealhos so comuns em documentos grandes ou em livros. Eles

podem ser usados para ajudar a delimitar os captulos ou reforar o nome,
ou do prprio captulo ou do ttulo do documento (como em livros).
J os rodaps podem conter informaes como o nome do autor e outras
informaes de contato, comuns em documentos. Mas, o contedo do
cabealho e do rodap so opes livres do autor.
Para inserir cabealhos ou rodaps deve-se ir Aba Inserir e escolher
Cabealho ou Rodap.
In s e r o d e c a b e a lh o s o u ro d a p s
Aps inserir o cabealho (rodap) percebe-se que uma nova Aba foi criada,
chamada Design.
Para sair do modo de exibio de cabealho pode-se clicar na opo
fechar ou executar um clique duplo na rea de texto. Uma vez inserido o
cabealho basta dar um clique duplo na rea do cabealho para entrar no
modo de edio de cabealho.
Ao inserir um cabealho (rodap) cria-se uma rea de rodap (cabealho),
que no exibida, pois no tem contedo. Clica-se na opo Ir para
Rodap (Cabealho) para alternar entre as reas de cabealho e
rodap. Pode-se editar normalmente o texto nas reas de cabealho.
Por fim importante prestar ateno nos documentos com quebras de
sees. Normalmente o Word vincula automaticamente os cabealhos e
rodaps s sees anteriores. Antes de editar o novo cabealho preciso
desvincul-lo das sees precedentes. Caso no sejam desvinculados, as
edies se refletiro por todo o documento.

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A lte rn a r e n tre
c a b e a lh o e ro d a p
4.4
R e la o e n tre c a b e a lh o s
d e s e e s d if e re n te s
S a ir d o m o d o d e
e x ib i o d e c a b e a lh o
Insero de Nmeros de Pginas
Para inserir a numerao de pginas deve-se ir Aba Inserir, escolher a

opo Nmero de Pginas, escolher Incio de Pgina (cabealho)
ou Fim de Pgina (rodap) e, em seguida, a orientao do nmero:
esquerda, centro ou direita.
E s c o lh a a o p o N m e ro d e p g in a
E s c o lh a c a b e a lh o o u ro d a p
E s c o lh a o p o s ic io n a m e n to d o n m e ro
O p e s d a n u m e ra o
Aps inserir a numerao da pgina deve-se refazer o caminho e escolher a

opo Formatar Nmeros de Pgina. No campo Formato do
nmero possvel escolher, por exemplo, algarismos romanos. Percebe-se
que, caso haja sees no seu documento, pode-se escolher continuar com a
numerao da seo anterior ou iniciar uma nova contagem. Algumas vezes
pode ser preciso iniciar a contagem de zero.
Essa opo, juntamente com as quebras de corretamente posicionadas,
permite que seguir numeraes diferentes em anexos ou apndices e
numerar os elementos pr-textuais com algarismos romano, de maneira a
iniciar a numerao da primeira pgina da introduo com o nmero 1.

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5. Como Posicionar Equaes Exatamente no Meio

da Pgina e sua Numerao Exatamente
Alinhada Margem Direita
usual que as equaes sejam posicionadas aproximadamente no centro da
pgina, com o uso de tabulaes e espaos. A melhor maneira usar
Tabulaes. Na aba Incio deve-se abrir a janela de edio de
pargrafos.

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J a n e la p a ra c o n fig u ra o
d e p a r g ra fo
O p o d e c o n f ig u r a r
ta b u la e s
Aps escolher a opo Tabulao... a janela de tabulaes ser

mostrada. A rgua horizontal mostra as dimenses da pgina e qual o
tamanho da rea de texto descontadas as margens. Na construo deste
documento a rgua mostra uma rea til de 15 cm. Foi escolhida a primeira
tabulao alinhada esquerda, com o tamanho padro de 1,25 cm. A
segunda centralizada no meio da pgina 7,5 cm e a terceira alinhada
direita com 15 cm.

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D ig ita r v a lo r d a ta b u la o
T a b u la e s j in s e rid a s
A lin h a m e n to
As tabulaes existentes so visveis na rgua
Uma vez que as tabulaes estejam configuradas no trecho de texto

desejado, que pode ser todo o documento, basta pressionar Tab no teclado
uma vez para dar o espaamento inicial de pargrafo. Escreve-se o que
desejar, ou nada, pressiona-se Tab uma segunda vez, e o cursor ir para o
meio da linha, insere-se a equao, pressiona-se Tab uma terceira vez e
insire-se a numerao.
Incio de pargrafo
equao
(numerao)
6. Como Configurar a Estrutura de Espaamento entre

Linhas e ao Final do Pargrafo
Com a escolha correta das configuraes de pargrafo desnecessrio
inserir linhas entre pargrafos para provocar um maior espaamento.

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Tutorial Word 2007
E s c o lh a o e s p a a m e n to
a n te s e d e p o is d e c a d a
p a r g ra fo
E s c o lh a o e s p a a m e n to
e n tre lin h a s
7. Criao de Malas Diretas

Para finalizar este documento foi escolhida a ferramenta que economiza
mais tempo. Na preparao de declaraes, certificados ou qualquer
documento que tenha uma grande lista de destinatrios, e que deva ser
nominal a cada um deles, a opo no automatizada criar um documento
padro e ir, um a um, colando os nomes e imprimindo os documentos. Essa
uma tarefa muito maante e sujeita a erros. A soluo envolve os passos
seguintes:
1- Inicialmente cria-se uma planilha no Excel com a lista de nomes e os
atributos necessrios para o seu documento. Certifica-se de que a
primeira linha de cada coluna contenha o nome do campo que
identifique a coluna. A primeira linha ser usada como indexador para
a composio do documento. No se mescla clulas.
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2- Cria-se o documento padro no Word. Coloca-se o texto com espaos
para a insero dos nomes, por exemplo: Declaro para os devidos
fins que li na ntegra este documento e nunca mais devo ser
perguntado como editar...
A maneira mais fcil usar o passo a passo oferecido pelo Word. V a aba
Correspondncias e escolher a opo Iniciar Mala Direta, e por fim
Assistente de Mala Direta Passo a Passo....
Uma janela do assistente abrir direita. Navega-se at a Etapa 3 e
escolhe-se a opo Procurar..., ento, navega-se at o arquivo do Excel
com a lista de nomes. Ao selecionar o arquivo Excel deve-se escolher a
planilha, caso haja mais de uma. Aps selecionar a planilha uma janela com
opes mostrando a lista importada aparecer.
O p e s lis ta d a s n a
p rim e ira lin h a
D e s m a rq u e lin h a s
em b ra n co
O p e s p a r a f iltro
Aps a seleo da planilha certa navega-se at a Etapa 4 (Escreva a
Carta). Em seguida deve-se inserir os campos para mesclar nos pontos
corretos do texto. Esse passo deve ser repetido para cada ponto de
insero. Uma lista com todos os textos na primeira linha de cada coluna de
sua planilha Excel ser mostrada como opo de insero.

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Escolha os campos de mesclagem
Aps finalizar a insero dos pontos de mescla, deve-se avanar mais uma
etapa para visualizar as cartas. Neste momento pode-se fechar o assistente
e usar as opes na aba Correspondncias. Usa-se a ferramenta para
escolha de destinatrio e navega-se pelas cartas criadas. A opo Concluir
e Mesclar usada para imprimir os documentos que se deseja.
Escolha o destinatrio
que deseja visualizar
Escolha se deseja imprimir

ou envi-los por e-mail
(microsoft outlook)
Dessa forma os documentos sero enviados, um a um, para a impressora

com todas as opes correspondentes conforme a planilha.
Observao: Alguns atalhos de teclado podem economizar bastante tempo
na edio do documento.
CTRL+B Salvar documento
CTRL+N colocar em negrito
CTRL+I colocar em itlico
CTRL+S colocar sublinhado
CTRL+SHIFT++ Sobrescrever texto (como em potenciaes 2 2)
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CTRL++ subescrever, como em indexaes xn

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