Material de Estudo de Arquivologia e Biblioteconomia da UFRJ

Professor Francisco Carlos Marques da Conceio

Conceito
Antigo: Depsitos de papis de qualquer espcie, tendo sempre relao com os direitos das
instituies ou indivduos. Os documentos estabeleciam ou reivindicavam direitos. Quando no
mais atendiam a esta exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas (Paes, 1986, p. 4).
Moderno: o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo,
organizado ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por seus
sucessores para efeitos futuros. (Slon Buck -arquivista dos EUA).
Princpios do Arquivo
Funo de um Arquivo Guardar, Organizar e Conservar os documentos de uma Instituio.
Finalidade Atender as necessidades de pesquisa administrativas de uma Instituio
Classificao dos Arquivos
Arquivo corrente ou de primeira idade guarda documentos consultados com freqncia,
devido ao seu uso funcional/administrativo/jurdico (ligado finalidade dos arquivos). Por isso
dizemos que eles possuem valor primrio.
Arquivo intermedirio ou de segunda idade guarda documentos que no so consultados
mais com mais tanta freqncia, e que aguardam a sua destinao final em depsito de
armazenamento temporrio, ou seja, se sero permanentemente ou se sero eliminados aps
determinado tempo. Tambm chamado de pr-arquivo, os documentos ficam alocados geralmente
distantes dos escritrios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados, quando
houver necessidade precisam estar acessveis para o administrador (rgo produtor). Ainda
possuem valor primrio.
Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) guarda
documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histrico ou documental
(probatrio e informativo) para o Estado e a sociedade.

Corrente
Intermedirio Permanente
-

tramita (consulta freqente)

transitoriedade (consulta no-frequente)
preservados para sempre (matria-prima da histria)

Classificao dos arquivos quanto a localidade

Arquivos correntes (SETORIAL ) devem estar localizados junto aos rgos
produtores(nos prprios escritrios ou prximo deles), a fim de facilitar o acesso aos
documentos por eles mesmos (os administradores).
Arquivos intermedirios ( CENTRAL OU GERAL) devem estar em locais afastados dos
rgos que produziram ou receberam os documentos, devido manuteno ser mais barata.
Arquivos permanentes (C ENTRAL OU GERAL ) os pesquisadores so o seu principal
pblico. Por essa razo, devem estar localizados junto aos centros culturais ou prximos s
universidades, com salas de consultas bem espaosas, a fim de receber os usurios em
locais bem acessveis e num ambiente mais adequado.
Transferncia e recolhimento
Quando um documento passa do arquivo corrente para o intermedirio, dizemos que houve
uma transferncia de documentos.
Quando um documento passa do arquivo intermedirio para o permanente, dizemos que
houve um recolhimento de documentos.
Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos
Arquivos correntes (setoriais)1 ano gerais ou centrais (continuao da idade corrente) 5 a 10
anos- Intermedirios 20 anos permanentes - a tempo de existncia do documento, e no de
sua guarda)25 ou 30 anos, a contar da data de sua produo ou do fim de seu trmite.
Valorao de Documentos
Valor primrio (ou imediato, ou administrativo) uso dos documentos pelo rgo de
origem (produtor), baseando-se nos fins de sua criao.
Valor secundrio (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato) uso dos documentos
pelo rgo produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles
foram gerados. O documento utilizado como fonte de pesquisa e informao.

Arquivo corrente valor primrio

Arquivo intermedirio valor primrio
Arquivo permanente valor secundrio
Classificao dos arquivos
Quanto entidade produtora, os arquivos so classificados em:
Pblicos
Privados
Exemplos de arquivos pblicos:
Arquivo Nacional (Federal);
Arquivo Pblico do Distrito Federal, entre outros.

Exemplos de arquivos privados:

Arquivos pessoais
Arquivos institucionais (de igrejas, instituies de ensino etc.)
Arquivos comerciais de empresas), entre outros.

Classificao quanto a Extenso de sua atuao (abrangncia).

Setoriais so os localizados junto aos rgos operacionais, devido ao grande nmero de
consulta aos documentos armazenados pelos diversos setores; descentralizados. Pelo fato
de os documentos serem muito consultados, tais arquivos so considerados correntes. Os
arquivos setoriais podem descartar documentos que no possuem valor administrativo e
jurdico para eles, considerados, por isso, documentos de guarda eventual.
Centrais ou gerais como o prprio nome sugere, esses arquivos centralizam as
atividades dos arquivos correntes. Recebem os documentos oriundos dos vrios setores
integrantes de uma instituio.
Classificao dos Documentos
A) Gnero
O gnero dos documentos est ligado maneira de represent-los, de acordo com
os seus diversos suportes:
Textuais manuscritos, datilografados ou impressos.
Cartogrficos documentos em formatos e dimenses variveis, ligados s reas de
geografia, engenharia e arquitetura.
Exemplos: mapas, plantas e perfis.
Iconogrficos documentos com imagens estticas.
Exemplos: fotografias (negativos, ampliaes etc.), desenhos, gravuras, litogravuras
(litografias), cartazes, cartes postais, estampas, fitapositivos (slides), partituras.
Filmogrficos ou udio-visual documentos com imagens em movimento.
Exemplos: filmes, fitas vdeo magnticas.
Sonoros documentos com registros fonogrficos.
Exemplos: discos, fitas udio magnticas.
Microgrficos documentos ligados microfilmagem de documentos
Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartes-janela.
Informtico documentos ligados ao computador.
Exemplos: disquetes, discos rgidos, discos pticos.
B) Quanto a Natureza do Assunto.
Natureza do assunto
Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como:
Ostensivos ou ordinrios qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua
divulgao no prejudica a instituio).
Sigilosos tais documentos so limitados a um nmero restrito de pessoas. Por essa razo,
devem ser adotadas medidas especiais de salvaguarda (segurana, proteo) na sua
custdia e disseminao.
Quanto ao grau de sigilo, os documentos pblicos podem ser:
Ultra-secreto, secreto, e reservado.
Prazos de durao da classificao dos documentos: ( Lei 12.527/2011)
Ultra-secreto mximo de 25 (vinte e cinco ) anos;
Secreto mximo de 15 ( quinze ) anos;

Reservado mximo de 5 (cinco ) anos.

Tipos de arquivamento
Horizontal os documentos so dispostos uns sobre os outros e arquivados em caixas ou
estantes (nos arquivos permanentes ou de custdia), como tambm em escaninhos (para
documentos do gnero cartogrfico mapas, plantas).
Obs: Os escaninhos so pequenos compartimentos em gavetas.
Vertical os documentos so colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou atrs (frontal),
possibilitando uma consulta mais gil, sem precisar retirar outros documentos. Os
documentos so armazenados, geralmente, em arquivos de ao. Nos arquivos correntes
este tipo de arquivamento o mais utilizado nos dias de hoje, por ser fcil de ser
executado, conservado e atualizado. Alm disso. So mais econmicos e ocupam menor
espao.
Correspondncias
Definio
De acordo com a terminologia arquivstica, correspondncia a comunicao escrita,
recebida (passiva) ou expedida 9ativa), apresentada sob vrias formas (cartas, ofcios,
memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva
ou sigilosa.
Protocolo
Vimos no primeiro captulo da presente obra as definies de protocolo existentes na terminologia
arquivstica, as quais relembramos abaixo:
Denominao atribuda a setores encarregados do recebimento, registros, distribuio e
movimentao dos documentos e curso.
Denominao atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento.
Livro de registro de documento recebidos e/ou expedidos.
O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos:
Recebimento e classificao;
Registro e movimentao.
Mtodos de Arquivamento
Sistemas
Os mtodos bsicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas.
Direto
Indireto
Sistema direto
O prprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxlio de
ndice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.
Ex: mtodos alfabticos e geogrfico.
Sistema indireto
Para recuperar o documento necessrio recorrer a um ndice alfabtico remissivo ou a
um determinado cdigo.
Exs;Mtodo numrico e variadex .
Tipos de Mtodos de Arquivamento
Os mtodos Ideograficos podem ser:
Alfabtico (enciclopdico/dicionrio)
Numrico (duplex/decimal/unitermo ou indexao coordenada)
Os mtodos numricos podem ser:
Simples; Cronolgico; Dgito-terminal
Os mtodos padronizados so:
Variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo.
PADRONIZADOS:
Variadex
Automtico
Soundex
Mnemnico
Rneo
Mtodos bsicos

A) Alfabtico
o mais simples e prtico, desde que o elemento principal considerado seja o nome
(arquivamento de nomes =
onomstico). As fichas ou pastas so colocadas em ordem
alfabtica, seguindo as regras de alfabetao.
Vantagens: Agilidade na recuperao da informao, custo baixo,sistema direto e de fcil
implantao.
Desvantagem: Erros mais constantes de arquivamento.
O elemento principal para a recuperao da informao o local ou procedncia
(cidade, estado e pas). A busca ao documento feita de forma direta.
B)Geogrfico
Vantagens: sistema direto, ordenao alfabtica, fcil de usar.
Desvantagem: Uso de duas classificao: local e nome do correspondente.
C)Numrico
Mtodo que pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento ser feita de forma
indireta, recorrendo-se, sempre, a um ndice alfabtico remissivo busca primria da informao -,
a fim de localiz-lo.
Vantagem: erros reduzidos de arquivamento.
Desvantagem: sistema indireto, exigindo pesquisa aos ndices.
Numrico simples: prtico, no requer qualquer planejamento inicial. A pasta arquivada em
ordem numrica. Elabora-se registro em livro ou fichas, para no acontecer a criao de duas ou
mais pastas com o mesmo nmero. O documento receber o no da pasta + um no seqencial
(ordem de entrada), facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento e evitando o extravio. Pode-se
aproveitar o no de uma pasta que venha a vagar. Tal mtodo aplica-se com freqncia nos arquivos
especiais e especializados.
Numrico cronomgico: mais usado em sistemas de protocolo e adotado em reparties
pblicas, as mais variadas. Numera-se os documentos e no as pastas. Sero arquivados em
ordem cronolgica e, aps por ordem numrica (data e nmero). Nesse mtodo, quando se anula
um registro, s se aproveita o no se houver coincidncia de datas. Neste mtodo, cada documento
recebe seu prprio no de registro, formando-se um processo nico e disposto em rigorosa
ordem numrica.
Numrico digito-terminal: O nmero o elemento principal de identificao. Usado sobretudo
quando h um volume grande de documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento,
possibilitando, assim uma recuperao mais gil da informao. Estes so divididos em trs
grupos, formando pares, e lidos da direita para a esquerda.
Ex: No do dossi: 983.021 (mtodo numrico simples)
Transformando para o mtodo digito-terminal: 98-30-21, sendo:
21 grupo primrio ou inicial (no da gaveta).
Gesto de documentos
Definio
De acordo com o art. 3 da no Lei 8.159/1991, gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao
e arquivamento em fase corrente e intermediria, viando a sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente.
A gesto cobre toda a vida do documento, desde a sua produo (nascimento) at a sua
destinao final (eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente). Portanto,ela
abrange todas as atividades (rotinas) inerentes s idades correntes e
intermediria.
Objetivo:
Garantir, de maneira eficaz, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos
(de forma racional, econmica).
Fases bsicas
Produo Os documentos so criados em razo das atividades especificas de um rgo,
evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os no-essenciais. Assim, diminui o
volume a ser manusseado, facilitando o controle da massa documental.
Utilizao Diz respeito ao fluxo documental, sendo importante conhecer o trmite
correto dos documentos, para se evitar a burocratizao das atividades.
Destinao de documentos Fase primordial, pois decide quais os documentos a
serem eliminados ou preservados .

Tabela de temporalidade
Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em
que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos aos
arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao (terminologia).
Conservao e restaurao de documentos
Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e umidade baixas,
em um local elevado, e acondicionado de maneira adequada.
Principais operaes de Preservao ,conservao e Restaurao:
A) Preservao:
a) Evitar incidncia direta da luz natural e artificial , pois acelera o desaparecimento das tintas,
assim como, enfraquece as fibras do papel;
b) Ar seco a umidade do local de estar em torno de 45 a 58% da umidade relativa do ar (URA);
c) A temperatura deve oscilar, mantendo-se entre 20 e 22 graus centgrados.
Observao 1: O ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e
desumidificadores, a fim de climatizar as reas de armazenagem e guarda de documento e livros, e
filtros que possam impedir a entrada de impurezas. Em relao a umidade, no sendo vivel tal
prtica, deve-se empregar slica-gel, acondicionada em recipientes plsticos, no fundo das gavetas
ou estantes .
Observao 2: A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e
inmeras pragas, a mdio e longo prazos, so altamente prejudiciais conservao do acervo
documental.
B)Conservao
Desinfestao, limpeza, alisamento
a) Desinfestao combate ou inibe as atividades dos insetos. O mtodo mais eficiente para
combat-los a fumigao.
b) Limpeza fase posterior fumigao. Os documentos devem ser limpos com um pano macio,
um aspirador de p, uma escova adequada.
c) Alisamento documentos so passados a ferro.
C)Restaurao
a) Banho de gelatina documento mergulhado em cola especfica, aumentando a sua
durabilidade. Ficam sujeitos ao ataque dos fundos e dos insetos;
b)Tecido usa-se pasta de amido;
c)Silking tecido mais consistente (musseline de seda), de alto custo;
d)Laminao folha de papel de seda e outra de acetato de celulose;
e)Laminao manual acetato de celulose em contato com a acetona;
f) Encapsulao pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento.
Microfilmagem
Microfilme o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens,
por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo (Decreto no 1.799/1996
regulamentada a lei da microfilmagem).
Objetivos
Reduzir o volume documental;
Garantir a sua durabilidade (expectativa de vida: 500 anos).
Vantagens
a)Economia de espao;
b)Reduo do volume de papis e documentos;
c)Segurana na conservao dos documentos vitais da empresa;
d)Facilidade de consulta a documentos arquivados;
e)Durabilidade do suporte;
f)Complementao de acervos;
g)Reproduo fiel e exata do documento microfilmado (s vezes, um documento encontra-se em
mau conservao, j tendo inclusive ocorrido perda da informao.
h)Preservao dos documentos originais;
i)Favorece o sigilo documental.
Paralelo entre Arquivo e Biblioteca
A) Arquivo

nico exemplar;
Assunto Especfico;
Conjunto orgnico;
Doc.administrativo;
Doc.produzido;
Doc.basicamente em suporte de papel.
B) Biblioteca
Objetivo cultural e pedaggico;
Compra, doao ou
permuta;
Peas isoladas;
Vrios exemplares;
rgo colecionador;
Conceitos de Biblioteca:
E a coleo de documentos bibliogrficos ( livros, peridicos, folhetos) e no bibliogrficos
( gravuras, mapas, filmes, discos, DVDs CDs, etc ) organizada e administrada para formao,
consulta e recreao de todo o pblico ou de determinadas categorias de consulentes (UNESCO);
o conjunto de material impresso e no impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa
e consulta;
a coleo de livros organizada a que serve aos que procuram livros para ler ( Luiz Milanesi1986).
Principais objetivos da biblioteca:
a) Atender s necessidades reais da civilizao moderna, no que diz respeito s informaes;
b) Servir de instrumento e de difuso cultural;
c) Preservar os documentos e as informaes neles contidas e possibilitar sua recuperao e
divulgao em tempo hbil;
d) Ensinar aos usurios o que necessrio saber sobre livros e bibliotecas, visando a que ele
possa se utilizar com vantagem das obras de referencia e dos meios de pesquisa;
e) Fornecer informaes precisas e confiveis no momento exato em que sejam solicitadas;
f) Armazenar e recuperar informaes de carter geral ou especifico e coloc-las disposio
dos usurios;
g) Promover e divulgar eventos culturais.
Tipos e Bibliotecas
a) Biblioteca Nacional a que tem por principal finalidade preservar a memria nacional,
isto , a produo bibliogrfica e documental de uma nao;
b) Biblioteca Pblica tem por finalidade atender s necessidades de estudo, consulta e
recreao. Os acessos dos livros e outros materiais costuma ser gratuito, sendo tambm
permitido o emprstimo de livros por determinado tempo. O objetivo da biblioteca pblica,
de propiciar o acesso informaes teis para os indivduos, e que levem cultura
sociedade.
c) Biblioteca Universitria tem por finalidade atender s necessidades de estudo, consulta
e pesquisa de professores e alunos universitrios. Ela deve atuar como verdadeiro centro de
documentao, divulgando, por vrios meios, os documentos que compem o seu acervo;
d) Biblioteca Especializada aquela que existe em funo de um grupo restrito de
usurios, reunido e divulgando documentos de um campo especfico do conhecimento. Elas
podem ser subordinadas a uma entidade cientfica e de pesquisa, a uma empresa industrial
ou comercial, ou mesmo a um servio pblico especializado;
e) Biblioteca Comunitria o espao de incentivo leitura e acesso ao livro. criada e
mantida pela comunidade local, sem vnculo com o poder pblico;
f) Biblioteca Escolar tem por objetivo atender os interesses de leitura e a informao da
sua comunidade, e trabalhar em consonncia com projeto pedaggico da escola da qual est
inserida;
g) Ponto de Leitura espao de incentivo leitura e acesso a livros criados em comunidades,
fbricas,hospitais, presdios,etc.
Definio de Livro:

Publicao no peridica, que contm acima de 49 pginas (acima de 50), excludas as folhas
de guarda ( capa e contra-capa );
Definio de Folheto Publicao no peridica, que contm no mnimo 5 ( cinco ) pginas
e no mximo 49 ( quarenta e nove ) pginas, revestido ou no de capa de papel ou cartolina;
Peridicos - Publicao em fascculos, nmeros ou partes, editadas e intervalos prefixados,
por tempo indeterminado, com a colaborao de diversas pessoas, sob a direo de uma vrias,
em conjunto ou sucessivamente, tratando de assuntos diversos.
Elementos do livro.
Os livros contm Elementos Materiais relativos sua estrutura fsica:
a) Sobrecapa - proteo para a capa em papel outro material.| Deve incluir as mesmas
informaes contidas na capa;
b) Capa o invlucro consistente que recobre o livro para proteg-lo. A capa pode ser em
papelo, cartolina ou plastificada;
c) Miolo ou corpo do livro conjunto de folhas, reunidas em cadernos que formam o corpo
do livro;
d) Lombada ou Dorso parte do livro onde se faz a costura ou colagem. No mnimo deve
conter o nome do autor e do ttulo da publicao. Pode ainda conter nome da editora,
logomarca do editor,edio, volume, letras e local e data;
e) Orelhas prolongamentos da capa ou sobrecapa, dobrada para dentro, onde h
comentrios sobre a obra e seu autor. Tais comentrios podem orientar na seleo de uma
obra;
f) Errata listagem de erros com as devidas correes, indicao de pginas e, quando deve
ser inserida antes da folha de rosto;
Elementos Pr-textuais:
a) Folha de guarda pginas em branco, encontradas no incio e no final da obra;
b) Falsa Folha de Rosto pgina que recebe a folha de rosto. Nela aparece o ttulo da obra;
c) Folha de Rosto pgina onde so encontradas os dados essenciais de uma obra, como o
nome do autor, o ttulo, o subttulo ( ttulo alternativo ), o local da publicao, e editora, a
edio, a data alm de outras informaes;
d) Verso da Folha de Rosto contm os seguintes elementos:
- indicao de propriedade dos direitos autorais e editoriais ( copyrirht );
- ttulo da obra original, nmero e data da edio em que se baseou, quando traduo, e
data de copyright da obra original;
- Relao das edies e reimpresses;
- indicao dos ttulos anteriores da obra;
- tiragem, com a indicao do nmero de exemplares;
- nome e endereo da editora;
- nmeros indicadores do livro (ISBN);
- nome do pas;
- ficha catalogrfica.
e) Dedicatria folha opcional em que o autor presta homenagem ou dedica o livro a
algum;
f) Agradecimento folha opcional em que o autor indica o eventual apoio recebido na
elaborao do livro;
g) Epgrafe folha opcional em que o autor apresenta uma citao, seguida de indicao da
autoria, relacionada com
matria tratada no corpo
do livro;
h) Sumrio enumerao das principais divises, sees e outras partes do livro, na ordem
em que nele se sucedem;
i) Lista de abreviaturas relao em ordem alfabtica das abreviaturas, siglas e smbolos
utilizados no texto, escrita por extenso;
j) Prefcio texto de esclarecimento, justificao, comentrio ou apresentao, escrito
pelo autor ou por outra pessoa;
Elementos Textuais
a) Texto parte do livro em que expostas a matria;
b) Introduo uma explicao dos objetivos da obra e do modo de tratar o assunto. m
geral escrita pelo autor;
c) Fontes bibliogrficas lista ordenada das referencias bibliogrficas das obras citadas,
consultadas ou indicadas pelo autor como fundamentais em relao ao texto. Dependendo

da natureza do trabalho, a apresentao das fontes pode ser organizada cronologicamente,

por assunto, por grau de autoridade ( obras citadas, consultadas e indicadas );
d) Notas indicaes bibliogrficas, observaes ou adiantamentos ao texto, feitas pelo autor,
tradutor ou editor. Podem aparecer no p da pgina, na margem esquerda ou direita da
mancha ou no final de captulos, de partes, ou do prprio texto.
Elementos Ps-Textuais
a) Posfcio - materia informativa ou explicativa posterior elaborao;
b) Apndice desenvolvimento autnomo elaborado pelo autor,a fim de complementar sua
argumentao, sem prejuzo da unidade nuclear do trabalho;
c) Anexo documento, nem sempre do prprio autor, que serve de fundamentao,
comprovao ou ilustrao;
d) Glossrio lista em ordem alfabtica de palavras ou expresses tcnicas de uso ou de
sentido obscuro, acompanhadas das respectivas definies;
e) ndice lista alfabtica de autores e /ou assuntos e /ou nomes geogrficos, por exemplo,
contidos na obra, com indicaes das pginas em que so encontrados. O ndice pode ser
tambm cronolgico;
f) Suplemento ou Adendo captulo(s) ou volume(s) que acrescenta(m) a um livro para
ampli-lo com novo material chegado ao conhecimento do autor aps a impresso do texto;
g) Colofo informaes do impressor, endereo, local e data de impresso, localizada de
preferncia na pgina impar da ltima folha do miolo.
Noes de Catalogao
Definio um dos processos tcnicos usados para permitir a recuperao das informaes que
por meio dos catlogos em fichas, bases de dados eletrnicas, bancos de dados bibliogrficos e
tem como fundamento a anlise da publicao e de sua descrio, de acordo com regras
padronizadas.
A catalogao de um item do acervo de responsabilidade do bibliotecrio ou executado sob
sua superviso. O auxiliar de biblioteca precisa ter noes de catalogao, pois constantemente
estar em contato com a ficha catalogrfica para executar seu desdobramento, alfabetar tendo em
vista o arranjo dos catlogos e orientar os usurios no entendimento da ficha catalogrfica.
A principal fonte de informao para catalogao de livros a folha de rosto da
publicao, onde devem estar os principais elementos para identificao e descrio.
So eles:
a) O Nome do autor;
b) O ttulo da obra;
c) A cidade da publicao;
d) O nome do editor;
e) A data da publicao do documento.
Observao:
Segundo a agncia do ISBN, no Brasil, a Fundao Biblioteca Nacional, atravs do departamento
Nacional do Livro, ISBN ( International Standart Book Number um sistema internacional
padronizado de numerao e identificao de ttulos de livros, em uma determinada edio,
aplicado, tambm, a software. O ISBN composto de dez dgitos, precedidos pelas sigla ISBN
dividido em quatro segmentos:
Por exemplo: ISBN 85 -7062 -040 3.
Decomposio do nmero do ISBN:
a) 85 obra publicada no Brasil;
b) 7062 nmero do editor Thesaurus;
c) 040 identificao do ttulo Auxiliar de biblioteca;
d) 3 terceira edio.
Tipos de Catlogos
a) Catlogo de autor Nele se encontra em ordem alfabtica, as fichas de autor individual
ou institucional, de colaboradores, tradutores, organizadores, remissivas ( de nomes ) de
autor, etc;
b) Catlogo de ttulo Nele se encontra, em uma s ordem alfabtica os ttulos dos livros e
as secundrias de sries;
c) Catlogo de assunto Nele se encontra, em ordem alfabtica as fichas de assuntos e
remissivas de assuntos/ e ou/ ttulos das obras.

Exerccios de Arquivologia e Biblioteconomia:

a)
b)
c)
d)
e)

e)

1) O documento na idade corrente, equivale ao valor:

primrio
fiscal
legal
probatrio
secundrio
2) So considerados documentos intermedirios:
Aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
Os de valor histricos e informativo que devem ser preservados definitivamente.
Os produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas.
Os de interesse pblico ou social.
Aqueles que, por razes de interesse administrativo, aguardam sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3) O ciclo vital dos documentos compreende as idades:
Temporria, intermediria, permanente
Corrente, intermediria, permanente
Administrativa, temporria, permanente
Administrativa, intermediria, permanente
Corrente, temporria, permanente
4) Os documentos de arquivo de uma instituio so produzidos com um determinado objetivo e, para tanto, tramitam. Ao
tramitarem, os documentos circulam de uma instituio para outra, ou de um setor para outro da mesma instituio, at
serem arquivados. Essa descrio refere-se a um arquivo em sua fase:
Pblica
Administrativa
Permanente
Corrente
Privada
5) A teoria arquivstica apresenta as trs idades dos arquivos como estgios de sua evoluo. A idade em que so
arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa a:
Permanente
Corrente
Especializada
Empresarial
pblica
6) Assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devem ser mantidos,
visando a um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o arquivamento definitivo a funo principal do
arquivo:
onomstico
permanente
especializado
intermedirio
estratgico
7) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermedirios:
devem necessariamente ser conservados prximos aos escritrios
devem disponibilizar seus documentos para consultas freqentes
so tambm chamados de limbo, purgatrio ou arquivo morto.
Guardam documentos oficiais ou de valor histrico em carter permanente
Renem documentos que precisam estar acessveis, apesar de menos consultados.
8) O contrato de aluguel, como documento, exemplo de:
Gnero
Tipo
Formato
Espcie
Forma
9) Quanto ao gnero, os documentos de arquivo podem ser:
a)
Manuscritos datilografados impressos informticos
b)
Textuais cartogrficos grficos impressos
c)
Escritos ou textuais cartogrficos iconogrficos filmogrficos sonoros microgrficos informticos.
d)
Pblicos e privados
e)
Particular oficial pblico coletivo
10) Quanto entidade produtora, os arquivos se classificam em:
Pblicos e privados
Histricos e probatrios
Comerciais e institucionais
Pblicos e comerciais
Privados e institucionais
11) Quanto ao grau de sigilo, os documentos pblicos podem ser:

Ultra-secretos, histricos, oficiais e reservados

Histricos, oficiais, confidenciais e reservados.
Ultra-secretos, secretos e reservados.
Oficiais, histricos, secretos e reservados.
Secretos, histricos, confidenciais e reservados.
12 )A classificao dos documentos de arquivo em textual, udio visual, cartogrfico ou iconogrfico implica definio:
Da espcie documental
Da forma do documento
Do formato do documento
Do gnero documental
Do tipo documental
13) Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em:
a) Pblicos e privados
b) Ostensivos ou sigilosos
c) Correntes e permanentes
d) Tipolgicos diplomticos
e) Administrativos histricos
14) Quanto ao gerenciamento da informao, assinale a opo em que todas as atividades apresentadas, referentes a
documentos e processos, so de responsabilidade do setor de protocolo:
a)autuao, encaminhamento e arquivamento
b)recebimento, classificao, controle da tramitao e expedio
c)classificao, descrio, arquivamento e expedio
d)registro, classificao, destinao e avaliao
e)autuao, registro, organizao e descrio

a)
b)
c)
d)
e)

a)
b)
c)
d)
e)

15)ntre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que no corresponde a uma atividade desenvolvida nos
servios de protocolo:
registro
avaliao
autuao
expedio
recebimento
16) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o mtodo numrico simples, a preocupao inicial recai somente na
atribuio de nmeros a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas ordem de entrada ou registro, como
apresentado a seguir: 1. Alba Santos Silva; 2. Brbara Assuno; 3. Banco Nacional do Desenvolvimento Econmico e
Social; 4. Alcedo Costa; 5. Ricardo Alves e 6 Banco do Brasil. Como se observa, essa a ordem em que os documentos
encontram-se no arquivo. No entanto, para a efetiva recuperao dos documentos, necessrio elaborar o ndice alfabtico
remissivo, que ter a seguinte seqncia:
6, 5, 4, 3, 2, 1
5, 2, 6, 3, 4, 1
3, 6, 4, 5, 2, 1
1, 4, 6, 2, 3, 5
1, 2, 3, 4, 5, 6
17) A empresa Dantas & Dantas est iniciando as suas atividades e conta com um nmero reduzido de pessoas para a
organizao de seu arquivo que utiliza, como elemento principal, o nome de seus clientes, obedecendo apenas s regras
de alfabetao. Assim, para arquivar corretamente os nomes: 1. Pedro Paulo Santana; 2 Paulina Santo Cristo; 3- Robson
Santos Ltda; e 4 Joaquim Vasconcellos Sobrinho, tem-se a seguinte ordem:
1,2, 3, 4
1, 3, 2, 4
2, 4, 1, 3
3, 1, 2, 4
4, 3, 2, 1
18) Na alfabetizao, os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo no caso dos nomes:
a) americanos e ingleses
b) espanhis e orientais
c) portugueses e brasileiros
d) gregos e italianos
e) alemes e holandeses
19)Obedecendo s regras de alfabetizao (letra por letra), a ordem de arquivamento dos nomes abaixo e:
1. Maria Alvinegra
2. Maria Benedita
3. Maria Bravata
4. Marianna Mesquatra
5. Mariene Ferreira
a) 1, 2, 3, 5 e 4
a) 1, 2, 3, 4 e 5
b) 1, 3, 5, 2 e 4
c) 2, 1, 5, 4 e 3

d) 5, 1, 2, 3 e 4
20) No mtodo alfabtico de arquivamento utiliza-se como elemento principal:
a) o nmero
b) a data
c) o tema
d) a classe
e) o nome
21)) Indique a opo em que as firmas mencionadas esto apresentadas na ordem adequada, de acordo com as regras de
alfabetao.
a) O Globo Jornal do Brasil A Tarde
b) Fundao Banco do Brasil Fundao Getlio Vargas Fundao dos Correios.
c) Jorge Zahar Editor Editora Nova Fronteira Areal Editores
d) Roditi Joalheiros H. Stern Amsterdam Sauer
e) Alumibrs Associao Brasileira de Imprensa Associao dos Analistas de Sistemas
22) Apresentando o processo de arquivamento numrico simples, podemos afirmar:
( a ) o mtodo mais simples, obedecendo a ordem cronolgica para o arquivamento das pastas;
( b )Esse mtodo reduz o ndice de erros no arquivamento, que utiliza os dois ltimos dgitos para ordem de entrada no
arquivo;
( c ) o mtodo mais simples, segue a sequncia numrica da ordem das pasta, podendo a pasta ser reutilizada se a
mesma vagar;
( d ) Segue a sequncia da ordem numrica das pastas, tendo como base a data em que as mesmas foram produzidas.
23) Assinale abaixo, caracterstica que no corresponde ao mtodo numrico dgito-terminal.
( a ) Tem por objetivo, reduzir os ndices de erros no arquivamento e desarquivamento de pastas;
( b ) o mtodo mais simples;
( c ) Utiliza-se os ltimos pares de dgitos, como base da ordem numrica crescente para o arquivamento das pastas;
( d ) Todas as vezes que o nmero da pasta tiver um par de dgito, completa-se com zero a esquerda, para se formar o par
de dgito.
25) No mtodo variadex, podemos afirmar que:
( a ) H uma combinao de nome e cores;
( b ) H um combinao de letras e cores;
( c ) H uma combinao de nomes e nmeros;
( d ) H uma combinao de nmeros e cores.
26) O processo de preservao de documentos, determinante, exceto:
( a ) Controle de temperatura;
( b ) Controle de umidade do ar;
( c ) Controle de gases no ambiente;
( d ) Controle de pessoal.
27) As normas da ABNT, determinam que a temperatura e a umidade de um ambiente de biblioteca ou arquivo, tenham
respectivamente:
( a ) Entre 22 a 25 graus - 45 a 58 da URA;
( b ) Entre 20 a 22 graus 45 a 58 da URA;
( c ) Entre 16 a 22 graus 40 a 45 da URA;
( d ) Entre 18 a 25 graus - 42 a 55 da URA.
28) O processo de desinfestao realizado atravs da:
( a ) Fumigao;
( b ) Limpeza;
( c ) Banho de Gelatina;
( d ) Encapsulao.
29) Ao classificar um livros consideramos os seguintes princpios:
( a ) um peridico com no mnimo 49 pginas, incluindo capa e contra-capa;
( b ) uma espcie de folheto, com no mnimo 49 pginas, com objetivo cultural;
( c ) um peridico, com no mnimo 5 pginas, podendo ou no ter pgina de rosto;
( d ) uma publicao no Peridica , que contm acima de 49 pginas, excludas as folhas de guarda.
30) Os jornais e revista so vistos como materiais publicas de carter cultural na forma de:
( a ) Folhetos;
( b ) Peridicos;
( c ) Folder;
( d ) Prospectos.
31) Ao analisarmos a estrutura fsica de um livro, entendemos que o invlocro consistente que recobre o livro para proteglo,que pode se constitudo de papelo, cartolina ou at mesmo de material plstico, :
( a ) Miolo;
( b ) Lombada;
( c ) Capa;
( d ) Orelhas.
32) Na chamada estrutura pr-textual de um livro, espao destinado ao nome do autor de livro, o ttulo da obra, nome da
editora e a edio, denominada de:
( a ) Folha de rosto;
( b ) Folha de guarda;

( c ) Falsa folha de rosto;

( d ) Verso da folha de rosto.
33) No processo de catalogao de um acervo em uma biblioteca, segue as normas da ISBN ( International Standart Boock
Number ), que gera um nmero de catlogo. Diante da afirmativa, podemos afirmar que o primeiro par de digito ( da
esquerda ) no nmero do catlogo representa:
( a ) O numero de controle do editor;
( b ) Cdigo do pas de origem da obra;
( c ) Identificao do ttulo;
( d ) Identificao da edio.
34) A catalogoo do acervo uma forma de:
( a ) Simplesmente organizar o acervo;
( b ) Mant-lo sempre arrumado;
( c ) Mant-lo organizado e de fcil acesso aos gestores e pblico;
( d ) Arrumado e de fcil acesso ao pblico, simplesmente.
35) No processo comparativo entre Biblioteca e Arquivo, assinale a opo errada.
( a ) O primeiro tem objetivo cultural, j o segundo administrativo;
( b ) O segundo tem seu acervo construdo a base de compra, j o primeiro produzido;
( c ) O primeiro tem seu acervo formado por coleo, j o segundo de elemento nico;
( d ) O segundo tem um perodo de vida til, j o primeiro na condio cultural e pedaggico tem vida permaente.