Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
ndice
Introduo
Passo 1: Como preparar o atendimento telefnico
Passo 2: Como atender as chamadas dos clientes
Passo 3: Como lidar com situaes difceis
Passo 4: Como avaliar a qualidade do atendimento
Como utilizar o atendimento automtico
Voltar ao topo
Introduo
O telefone o primeiro elo de ligao da empresa com o exterior. a primeira impresso que o
cliente possui da empresa e, por vezes, a mais duradoura. Seja qual for a poltica ou mtodo de
atendimento adoptados, no se esquea de controlar a sua qualidade, nem de dar a formao
adequada aos profissionais que iro estar em contacto directo com os clientes, quer para
promover os seus produtos e servios, quer para responder a reclamaes ou dar esclarecimentos.
Voltar ao
topo
Voltar ao
topo
Identificar-se e utilizar o nome do cliente: ningum gosta de falar com uma fonte
desconhecida, por isso, o atendedor da chamada deve identificar-se assim que atende o
telefone. Por outro lado, deve perguntar com quem est a falar e passar a tratar o cliente pelo
nome; este toque pessoal faz com que ele sinta que importante.
Manter o cliente informado: o cliente no pode estabelecer contacto visual com quem
o atende, por isso, se o atendedor tiver mesmo que desviar a ateno do telefone durante
alguns segundos, deve pedir licena e depois pedir desculpa pela demora. Poucos segundos
podem parecer uma eternidade para quem est do outro lado da linha.
Estabelecer objectivos com a pessoa que liga: quem atende a chamada deve definir
quando que a pessoa deve voltar a ligar (dia e hora) ou quando que a empresa vai retribuir
a chamada.
O que evitar
Deixar o cliente espera: para um atendedor ser eficiente tem que manter o cliente
permanentemente informado.
Fazer rudos ao mesmo tempo que se fala: todos os sons estranhos conversa sero
aumentados do outro lado da linha. Por isso, o atendedor deve, por exemplo, manter o
auscultador afastado da boca para no fazer eco e evitar comer, beber ou fumar enquanto fala.
Fazer promessas que no consegue manter: no se deve dizer que possvel fazer
uma entrega num determinado dia s para acalmar os nimos se, na realidade, se souber que
isso no ser possvel.
Resposta
Pedir reclamaes por escrito: em caso de dvida, pede-se ao cliente para apresentar
as suas reclamaes por escrito, ou aponta-se e rel-se o motivo de discrdia ao telefone.
Voltar ao
topo
Disseram, por exemplo, que a pessoa estava fora antes de lhe perguntarem o seu nome?
Quantas vezes que o cliente teve de ligar para ter a resposta desejada?
Quando o cliente voltou a ligar, a pessoa que o atendeu estava ao corrente da sua
situao e/ou pedido?
Voltar ao
topo
Como utilizar o
atendimento automtico
aborrecido telefonar para uma empresa e no atenderem. Mas se ela tiver um sistema de
atendimento automtico ou "caixa de voz" no caso de as linhas estarem todas ocupadas, ou fora
do horrio das telefonistas, poder gerir assuntos pendentes com maior eficincia.
As principais vantagens
Direccionamento da chamada telefnica: nada pior do que ouvir, aps uma longa
explicao, que "o melhor falar amanh com o meu colega, que tem os dados todos". As
actuais caixas de voz permitem deixar recados directamente num determinado departamento
ou telefone directo. E podem ser consultadas distncia pelo responsvel.
As regras de utilizao
Evite, na medida do possvel, generalizar a utilizao do atendimento automtico durante horrios
de expediente. Proba que sirva de filtro sistemtico aos empregados. uma questo de cultura
organizacional e culto do cliente. Quando este atendimento est a funcionar, respeite os seguintes
parmetros: