Manual de Descrio, Guarda e Destinao de Documentos da

Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro

Rio de Janeiro
2014

FICHA TCNICA
Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro
Rua Amoroso Lima, 15, Cidade Nova Rio de Janeiro
CEP: 20211-120
Administrao: (21) 2273-3141 / 2273-4582
Fax: (21) 2273-3141 / 2273-4582/ 3972-9061/ 2293-4832
Homepage: http://www.rio.rj.gov.br/arquivo
E-mail: arquivog@pcrj.rj.gov.br
Prefeitura
Eduardo Paes (Prefeito)
Secretaria Municipal da Casa Civil
Pedro Paulo Carvalho Teixeira (Secretrio-Chefe da Casa Civil)
Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro
Beatriz Kushnir (Diretora)
Sandra Horta (Gerente de Pesquisa)
Raphael Camelo Soares Caldas (Arquivista - Gerente da Documentao Escrita e
Especial)
Ana Claudia Braga das Neves (Arquivista da Gerncia de Documentao Escrita e
Especial)
Ruth Pontes Oliveira (Subgerente de Documentao Especial)

Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro. Secretaria Municipal da

Casa Civil. Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro.
P923
Manual de descrio, guarda e destinao de documentos
da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro:
Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro/ Casa Civil/ Arquivo Geral
da Cidade do Rio de Janeiro, 2013.
23 p.
1. Documentos pblicos Rio de Janeiro (Cidade)
Preservao Manuais. 2. Gesto Documental. I. Ttulo.
CDD 025.84

SUMRIO

Apresentao

Objetivo

Resultados esperados

1. Descrio

2. rea de Guarda

2.1. Temperatura e Umidade Relativa do Ar (UR)

2.2. Iluminao

2.3. Armazenamento

2.4. Acondicionamento

2.5. Manuseio

3. Avaliao

3.1. Valor primrio

3.2. Valor secundrio

3.3. Objetivos e benefcios

3.3.1. Objetivos

3.3.2. Benefcios

3.4. Comisso Permanente de Avaliao de Documentos

4. Destinao de documentos

4.1. Tabela de Temporalidade de Documentos

4.2. Eliminao

4.2.1. Procedimentos

4.3. Recolhimento para Guarda Permanente

10

4.3.1. Procedimentos

10

5. Contratao de servios terceirizados

11

5.1. Microfilmagem

11

5.2. Digitalizao

11

5.2.1. Responsabilidades da Contratante

11

5.2.2. Responsabilidades da Contratada

11

6. Referncias

13

6.1. Bibliografia

13

6.2. Legislao

14

7. Anexos

16

Anexo 1 - Formulrio de descrio de documentos

16

Anexo 2 - Listagem de eliminao de documentos

17

Anexo 3 - Termo de eliminao de documentos

18

Anexo 4 - Edital de Cincia de eliminao de documentos

19

Anexo 5 - Listagem de Recolhimento de documentos

20

Anexo 6 - Termo de Recolhimento de documentos

21

Anexo 7 - Modelo de espelho para transferncia de acervo

22

Anexo 8 - Recomendaes para transferncia de imagens digitais

23

APRESENTAO
O Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro - AGCRJ, rgo integrante da Secretaria
Municipal da Casa Civil da Prefeitura do Rio de Janeiro, encarregado da gesto, preservao e
acesso aos documentos da Administrao Pblica Municipal, apresenta o Manual de Descrio,
Guarda e Destinao de Documentos da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro.
OBJETIVO
O objetivo deste manual auxiliar os rgos vinculados Prefeitura da Cidade do Rio de
Janeiro detentores e produtores de documentos arquivsticos, de valor permanente, quanto guarda
e transferncia dos seus acervos ao AGCRJ.
RESULTADOS ESPERADOS

disponibilizar um modelo para orientar a descrio de documentos, visando garantir

a segurana e o controle das informaes inerentes aos documentos;
possibilitar a prospeco de acervos no arrolados at o momento e assim permitir a
construo de Polticas Pblicas que possibilitem a gesto e o acesso.

Nesse sentido, como Gestores da Poltica Municipal de Arquivos, e embasados na Lei de

Acesso Informao, estamos encaminhando a normatizao para auxiliar esta tarefa.
Equipe tcnica do AGCRJ

1. Descrio
Para otimizar a recuperao da informao no momento da guarda e descrio da
documentao foi elaborado o formulrio (anexo 1) que constitui um instrumento com dados
relevantes sobre o documento e a discriminao de cada campo.
2. rea de Guarda
Dentre os maiores fatores que contribuem para a deteriorao dos documentos esto a
climatizao, a radiao ultravioleta, alm das reas de armazenamento, acondicionamento e
manuseio inadequados.
2.1. Temperatura e Umidade Relativa do Ar (UR)
Os controles de temperatura e de umidade relativa do ar no ambiente de guarda devem ser
monitorados.
O acervo preservado por mais tempo em temperaturas baixas que necessitam ser mantidas
durante 24 horas por dia. A sugesto para o ambiente :

Temperatura entre 18C e 21C e Umidade Relativa entre 40% e 60%.

2.2. Iluminao
Quanto iluminao, o acervo no pode estar diretamente exposto luz fluorescente e solar
em virtude das radiaes ultravioleta (UV). conveniente o uso de lmpadas com baixa incidncia
de radiao UV, como as incandescentes (de tungstnio) e as LED.
2.3. Armazenamento
O mobilirio deve ser de ao carbono fosfatizado com pintura eletrosttica.
2.4. Acondicionamento
Os materiais indicados para o acondicionamento dos documentos so:

Material plstico tipo polister, polietileno e o polipropileno;

Materiais de papel com pH prximo ao 7,0;
Pastas com prendedores e hastes plsticas.

Todos os materiais devem ser armazenados na posio vertical.

6

2.5. Manuseio
O uso de alguns objetos devem ser evitados pois provocam danos e reduzem o tempo de
durao dos documentos, como por exemplo:

colas e fitas adesivas;

clipes e grampos metlicos. D preferncia aos de plstico;
bailarina de metal, liga de borracha;
no usar barbante para amarrar documentos pois os cortam e danificam. Substituir
por cadaro de algodo.

Outros fatores a serem evitados so:

alimentos e bebidas nas reas de guarda de documentos.

3. Avaliao
Processo de anlise e seleo documental, que consiste em atribuir valores aos documentos
(primrio e secundrio), com a finalidade de definir os prazos de guarda dos documentos e sua
destinao final (eliminao ou guarda permanente).
3.1. Valor primrio
Refere-se ao motivo que determinou a criao do documento, sejam esses fins de carter
administrativo, legal ou fiscal. Documentos com valor primrio somente podem ser eliminados
depois de cumprirem o prazo de arquivamento estabelecido na Tabela de Temporalidade.
3.2. Valor secundrio
Refere-se ao uso do documento para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente
produzido. Diz respeito ao potencial do documento como prova ou fonte de informao para a
pesquisa.

3.3. Objetivos e benefcios

3.3.1. Objetivos

definir os prazos de guarda e destinao dos documentos;

elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos.

3.3.2. Benefcios

autoriza a eliminao criteriosa de documentos;

possibilita reduzir ao essencial a massa documental acumulada nos arquivos e,
consequentemente, promove a liberao de espao fsico;
aumenta o ndice de recuperao dos documentos e das informaes neles contidas;
garante a preservao da documentao de guarda permanente.

3.4. Comisso Permanente de Avaliao de Documentos

A Avaliao Documental realizada em cada rgo e entidade da Administrao Pblica
Municipal pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.
obrigatria, de acordo com o Art. 24, do Decreto n 22.615, de 30 de janeiro de 2003, a
constituio de Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos que sero responsveis pela
orientao e realizao do processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e
acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda
permanente e a eliminao dos destitudos de valor, sob a orientao do Arquivo Geral da Cidade
do Rio de Janeiro.
4. Destinao de documentos
Os pedidos de orientao quanto aos procedimentos relativos eliminao de documentos e
recolhimento para guarda permanente devem ser formalizados ao AGCRJ atravs de processo
administrativo.
4.1. Tabela de Temporalidade de Documentos
A Tabela de Temporalidade de Documentos utilizada para a avaliao documental um
instrumento que determina prazos de arquivamento dos documentos e sua destinao final.
4.2. Eliminao
Tem como objetivo evitar o acmulo desnecessrio de documentos nas reas de guarda.
8

4.2.1. Procedimentos
A eliminao de documentos que j cumpriram o prazo de guarda e no possuem valor
secundrio s autorizada aps a avaliao da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos
e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos pela Resoluo n 7, de 20 de
maio de 1997, do CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos.
Caso o rgo no possua Tabela de Temporalidade de Documentos, este dever constituir
uma Comisso Permanente de Avaliao de Documentos e encaminhar para o AGCRJ a listagem de
eliminao de documentos para aprovao.
De acordo com a Resoluo acima, que dispe sobre os procedimentos para a eliminao de
documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico, o registro dos
documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de:
Listagem de Eliminao de Documentos: tem por objetivo registrar informaes
pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos
itens apresentados no anexo 2;

Termo de Eliminao de Documentos: tem por objetivo registrar as informaes

relativas ao ato de eliminao devendo conter essencialmente os itens do anexo 3;

Edital de Cincia de Eliminao de Documentos: tem por objetivo dar publicidade,

em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob sua
guarda, devendo conter necessariamente as informaes do anexo 4;
O prazo para efetivao da eliminao dos documentos dever situar-se entre 30 e 45 dias
subsequentes publicao do edital. Caso no surjam interessados, a eliminao ser efetuada por
meio de fragmentao manual ou mecnica.
Vale destacar as penalidades pela destruio de documentos de valor permanente. O inciso
II, do Art. 62 da Lei Federal n. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, dispe ser crime destruir,
inutilizar ou deteriorar documentos de arquivo, protegidos por lei, ato administrativo ou deciso
judicial, e estabelece pena de recluso de um a trs anos e multa. Desta forma, acrescenta em
pargrafo nico, que se o crime for culposo, a pena ser de seis meses a um ano de deteno, sem
prejuzo da multa.

4.3. Recolhimento para Guarda Permanente

a passagem para a guarda permanente visando a preservao no Arquivo Geral da Cidade
do Rio de Janeiro de documentos produzidos e acumulados por rgos ou entidades pblicas, sendo
assegurado ao AGCRJ, conforme disposto na Lei n3.404, de 5 de junho de 2002, promover o
acesso, a divulgao e a publicao de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado no
entanto o emprstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei
De acordo com o Decreto n 20.113, de 25 de junho de 2001, que determina o AGCRJ como
Gestor Matricial do Sistema de Memria da Cidade do Rio de Janeiro, no Pargrafo nico, -Cabe
ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro orientar todos os responsveis setoriais e a estes
informar e interagir com o Arquivo da Cidade de forma a decidir sobre o valor cultural, o lugar e a
forma de guarda de todos os elementos. E ratificado pela Lei n 3.404, de junho de 2002, que
dispe que dever do Poder Pblico Municipal a Gesto Documental e a proteo especial a
documentos de arquivos como instrumento de apoio, o recolhimento dos documentos deve obedecer
a alguns requisitos:

Alguns conjuntos documentais podero ser classificados como de valor permanente

no momento da produo, em funo de sua importncia probatria, histrica,
artstico-cultural, cientfica ou informativa como disposto no Decreto n.. 22.615, de
30 de janeiro de 2003, Art. 19, inciso IV - "Garantir tratamento especial aos
documentos correntes que j nasam com valor permanente, assegurando sua
preservao para fins de recolhimento.";
O recolhimento de documentos considerados de valor permanente s ocorrer aps o
acervo ter sido classificado e avaliado como tal. Para isso, indispensvel que o
assunto dos documentos tenha sido registrado em Tabela de Temporalidade do rgo
produtor e publicado em Dirio Oficial para cincia de toda a sociedade.

4.3.1. Procedimentos
Devero ser adotados os seguintes procedimentos:

Elaborao e encaminhamento ao AGCRJ da Listagem de Recolhimento conforme

modelo do anexo 5;
Elaborao do Termo de Recolhimento. Modelo no anexo 6;
Os documentos ao serem recolhidos ao AGCRJ devero estar avaliados, organizados,
higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo
que permita sua identificao e controle, seja em meio digital e/ou fsico;
Acondicionados em caixas-arquivo com espelho para identificao, como no anexo
7.

10

5. Contratao de servios terceirizados

O manuseio, o preparo e a captura dos documentos originais devem ser preferencialmente
realizados no local da contratante.
Os documentos de valor permanente no podero ser eliminados aps a microfilmagem ou
ou a digitalizao.
5.1. Microfilmagem
A microfilmagem poder ser feita por empresas com registro no Ministrio da Justia e
dever seguir os procedimentos dispostos no Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
5.2. Digitalizao
5.2.1. Responsabilidades da Contratante
A contratante ser responsvel por:

apresentar o acervo documental identificado, higienizado, planificado, reparado e

acondicionado;

estabelecer previamente os formatos digitais a serem gerados e entregues;

supervisionar o servio contratado durante o perodo de execuo;

evitar a movimentao do acervo original para o local de captura digital e avaliar o

servio e produtos no momento de entrega.
5.2.2. Responsabilidades da Contratada
Ser responsabilidade da contratada:

o manuseio do acervo conforme as recomendaes da organizao contratante;

oferecer as condies fsicas e tcnicas para a segurana do acervo original;

utilizar equipamentos que no ofeream risco evidente ou potencial ao acervo;

fazer o controle de qualidade da imagem digital e dos metadados tcnicos;

realizar a entrega dos formatos de arquivos digitais requeridos e nas mdias de

armazenamento indicadas pela Contratante.
Qualquer interveno fsica no documento original s poder ser realizada por pessoal
especializado em conservao e com acompanhamento permanente da contratante ou por pessoa ou
organizao qualificada e autorizada por ela, a partir de consulta prvia ao AGCRJ.
Visando a segurana e preservao das imagens digitais, os arquivos gerados precisaro ser
entregues em trs verses nos formatos especificados no anexo 8.

11

De acordo com a Resoluo n 31 do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ que

Dispe sobre a adoo das Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos
Permanentes, a matriz e as cpias de segurana e acesso devero ser apresentadas da seguinte
forma:

matriz
alta resoluo (600dpi)
formato TIFF
armazenada em HD externo

cpia de segurana
baixa resoluo (300dpi)
formato JPEG
armazenada em discos de DVD

cpia para acesso

baixa resoluo (75 dpi)
formato JPEG
armazenada em discos de DVD
Estas imagens digitais posteriormente sero transferidas para o Storage que o AGCRJ
compartilha com o IPLANRIO, para sua melhor segurana.
Certos de contar com a sua colaborao, o AGCRJ, por meio da Gerncia de Documentao
Escrita e Especial, est aberto a sanar as dvidas atravs do e-mail do setor e do institucional.
E-mail: gdeespecial@pcrj.rj.gov.br e arquivog@pcrj.rj.gov.br
* vedada a reproduo desta publicao sem os crditos instituio.

12

6. Referncias bibliogrficas
6.1. Bibliografia
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Manual de identificao de acervos documentais para
transferncia e/ou recolhimento aos arquivos pblicos. Rio de Janeiro, 1985.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Recomendaes para a construo de arquivos. Rio de
Janeiro, 2000.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Recomendaes para a produo e o armazenamento de
documentos de arquivo. Rio de Janeiro, 2005.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Roteiro para mensurao de documentos textuais. Rio de
Janeiro, 2012.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Gesto Documental Aplicada. So Paulo: Arquivo do Estado, 2008.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do
Estado, 1998.
ELKINGTON, Nancy E. Manual do RLG para microfilmagem de arquivos. Rio de Janeiro:
Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Arquivo Nacional, 2001.
(Caderno Tcnico n 53).
LOPEZ, Andr Porto Ancona. Como descrever documentos de Arquivo: elaborao de
instrumentos de pesquisa. So Paulo: Arquivo do Estado, 2002.
OGDEN, Sherelyn (ed). Procedimentos de Conservao. Rio de Janeiro: Projeto Conservao
Preventiva em Bibliotecas e Arquivos. Arquivo Nacional, 2001. (Caderno Tcnico n 10 a 12).

13

6.2. Legislao
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de
Janeiro, 2005.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Instruo Normativa n 1, de 18 de abril de 1997. Estabelece os
procedimentos para entrada de acervos arquivsticos no Arquivo Nacional.
BRASIL. Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa do Brasil. Braslia, DF:
Senado, 1988.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995.
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos
documentais para instituies arquivsticas pblicas.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resoluo n 5, de 30 de setembro de 1996.
Dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da
Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resoluo n 6, de 15 de maio de 1997.
Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997.
Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e
entidades integrantes do Poder Pblico.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resoluo n 10, de 6 de dezembro de 1999.
Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de
microfilmagem de documentos arquivsticos.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resoluo n 31, de 28 de abril de 2010.
Dispe sobre a adoo das Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos
Permanentes.
Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, que
regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.
Decreto n 20.113, de 25 de junho de 2001. Cria o Sistema de Memria da Cidade.

14

Decreto n 22.615, de 30 de janeiro de 2003. Regulamenta a Lei n 3.404 de 06 de junho de 2002,

que dispe sobre a Poltica Municipal de Arquivos Pblicos e Privados.
Decreto n. 24.008, de 5 de maro de 2004. Institui o Sistema Municipal de Gesto de Arquivos
SIMARQ e d outras providncias.
Decreto n 28.520, de 10 de outubro de 2007. Dispe sobre a realizao do I Censo dos Arquivos da
Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro CA-PCRJ e d outras providncias.
Decreto n 35.606, de 15 de maio de 2012. Regula, em mbito municipal, a Lei de Acesso a
Informaes Lei Federal n 12.527,de 18 de novembro de 2011, e d outras providncias.
Lei n 3.404, de 5 de junho de 2002. Dispe sobre a poltica municipal de arquivos Pblicos e
privados, o acesso aos documentos Pblicos municipais e d outras providncias.
Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011. Lei de Acesso Informao.
Portaria n 12, de 8 de junho de 2009. Dispe sobre o registro e fiscalizao do exerccio da
atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria n 29, de 10 de setembro de
2008.

15

Anexo 1 - Formulrio de descrio de documentos

Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro
Secretaria Municipal da Casa Civil
Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro
rgo
Data
Ttulo
Descrio:

Instrues para o preenchimento:

rgo: nome do rgo vinculado a PCRJ responsvel pela custdia do documento.
Data: informar a data do documento.
Ttulo: nome dado ao documento.
Descrio: descrio sumria do documento.

16

Anexo 2 Listagem de eliminao de documentos

PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO
(rgo)
(Subordinao)
(Unidade de Arquivo)
SISTEMA MUNICIPAL DE GESTO DE ARQUIVOS (SIMARQ)
REGISTRO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
ORIGEM:

ESPCIE:

ITEM CAP ASSUNTO DATASLIMITE

DESTINAO:

QUANTIFICAO

TTD
OBSERVAES
(Instrumento
OU
legal para JUSTIFICATIVAS
eliminao)

Medida Peso Unidade

(Metro (Kg)
linear)

DATA DO REGISTRO:

RESPONSVEL PELA ELABORAO:

Assinatura do Titular do Parecer do rgo central

rgo ou do Agente do SIMARQ
SIMARQ:
( ) Aprovado
( ) Corrigir
DATA:

do Assinatura do responsvel pelo

parecer:

DATA:
SIMARQ 8

17

Anexo 3 Termo de eliminao de documentos

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Aos ______ dias do ms de __________ do ano de _________, o (indicar o nome do rgo

responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de
Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de
Cincia de Eliminao de Documentos), aprovados pelo Arquivo Geral da Cidade do Rio de
Janeiro, por intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicado no Dirio Oficial do
Municpio do Rio de Janeiro, de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu
eliminao de (indicar a quantificao mensurao), de documentos relativos a (referncia aos
conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou
entidade produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados).
(nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular)

18

Anexo 4 Edital de Cincia de eliminao de documentos

PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO
(rgo)
(Subordinao)
(Unidade de Arquivo)
SISTEMA MUNICIPAL DE GESTO DE ARQUIVOS (SIMARQ)
EXTRATO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS
(rgo ou agente do Sistema Municipal de Gesto de Arquivos) faz saber, a quem interessar possa,
que eliminar, por reciclagem, a partir do 30 dia subsequente a esta publicao, no havendo
manifestao em contrrio, os documentos com prazos de reteno prescritos, de acordo com as
Tabelas de Temporalidade aprovadas. Os interessados podero requerer a permanncia de
documentos em arquivos mediante petio, demonstrando a legitimidade do pedido dentro do
prazo, dirigida ao (cargo do titular da pasta).

OBJETO: (espcie documental)

ASSUNTO(S): ____________________
DATAS-LIMITE: ___________________
QUANTIDADE: ____________________
___________________________________________________________
(Dirigente ou Agente do Sistema Municipal de Gesto de Arquivos)
19

SIMARQ 14

Anexo 5 Listagem de Recolhimento de documentos

LISTAGEM DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

rgo/Entidade

Cdigo ou
N. do Item

Unidade/Setor

Assunto / Srie

Local/Data/Assinatura do Responsvel do rgo

Produtor / Acumulador

Datas-limite

N da Listagem

Unidade de Arquivamento
Quantidade

Especificao

Local/Data/Assinatura do Presidente da Comisso

Permanente de Avaliao

N da Folha

Observao / Justificativa

Local/Data/Assinatura da Autoridade competente do rgo

Produtor

20

Anexo 6 Termo de Recolhimento de documentos

PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO
(rgo)
(Subordinao)
(Unidade de Arquivo)
SISTEMA MUNICIPAL DE GESTO DE ARQUIVOS (SIMARQ)
TERMO DE RECOLHIMENTO
Aos ___ dias do ms de ___ do ano de ___, por este instrumento de arquivo o (rgo do
SIMARQ), em cumprimento ao disposto no art. 129 do Dec. n. 2.477/80, republicado pelo Dec.
n. 13.150/94, RECOLHE ao Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro, Secretaria Municipal
da Casa Civil, para fins de guarda permanente o conjunto de documentos abaixo discriminado:

OBJETO: (espcie documental)

ASSUNTO(S): ____________________
DATAS-LIMITE: ___________________
QUANTIDADE: ____________________
Rio de Janeiro, de

de

___________________________________________________________
(Titular do rgo/Agente do Sistema Municipal de Gesto de Arquivos)
___________________________________________________________
(Diretor do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro
rgo Central do SIMARQ)
21

SIMARQ 4A

Anexo 7 - Modelo de espelho para transferncia de acervo

PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO

SECRETARIA MUNICIPAL DA CASA CIVIL

Nmero da Caixa

ARQUIVO GERAL DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO

rgo:

Ttulo:

Dimenso e suporte:

Datas-Limite:

Data de transferncia ao AGCRJ:

22

Anexo 8 - Recomendaes para transferncia de imagens digitais

Tipo de documento Tipo de Reproduo

Formato de arquivo
digital

Textos impressos, Bitonal

sem ilustrao, preto
e branco
Textos impressos, Tons de cinza
com ilustrao e
preto e branco
Textos impressos, Cor
com ilustrao e cor

TIFF sem compresso

Manuscritos sem a
presena de cor

TIFF sem compresso

Tons de cinza

TIFF sem compresso

TIFF sem compresso

Manuscritos com a Cor

presena de cor

TIFF sem compresso

Documentos
cartogrficos

Cor

TIFF sem compresso

Plantas

Preto e branco

TIFF

Microfilmes e
microfichas

Tons de cinza

TIFF sem compresso

Gravuras, cartazes e Cor

desenhos (Preto e
Branco e Cor)

TIFF sem compresso

Resoluo mnima,
modo de cor e observaes
Resoluo mnima de 300
dpi39, escala 1:1, 4 bits,
modo bitonal
Resoluo mnima de 300
dpi, escala 1:1, 8 bits, modo
tons de cinza
Resoluo mnima de 300 dpi
, escala 1:1, 24 bits (8 bits por
canal de cor)
Resoluo mnima de 300
dpi, escala 1:1, 8 bits, modo
tons de cinza
Resoluo mnima de 300
dpi, escala 1:1, 24 bits (8 bits
por canal de cor)
Resoluo mnima de 300
dpi, escala 1:1, 24 bits (8 bits
por canal de cor)
Resoluo mnima de 600
dpi, 8 bits, com possibilidade
de modo tons de cinza
Resoluo mnima de 300
dpi, 8 bits, modo tons de
cinza
Resoluo mnima de 300
dpi, escala 1:1, 24 bits (8 bits
por canal de cor)

23