MANUAL DE PROCEDIMENTOS

DE BENS PATRIMONIAIS

SETOR DE PATRIMNIO
DIVISO DE MATERIAIS E PATRIMNIO
PR-REITORIA DE ADMINISTRAO

Junho, 2013

UNIVERSIDADE FEDERAL DE SO JOO DEL-REI - UFSJ

O

INSTITUDA PELA LEI N 10.425, DE 19/04/2002 D.O.U. DE 22/04/2002

PR-REITORIA DE ADMINISTRAO - PROAD

DIVISO DE MATERIAS E PATRIMNIO DIMAP

SETOR DE PATRIMNIO
Setor responsvel pelos bens mveis e imveis da UFSJ.
Campus Santo Antonio, Campus Dom Bosco, Campus Tancredo de Almeida Neves, Centro
Cultural, Fortim dos Emboabas, Campus Centro-Oeste Dona Lindu, Campus Alto Paraopeba e
Campus de Sete Lagoas
SEDE: Campus Santo Antnio, Praa Frei Orlando, 170, Centro, So Joo del-Rei-MG,
TELEFONE: (32) 3379-2316 ou RAMAL 2316

APRESENTAO
Apresentamos esta cartilha em cumprimento ao disposto no Estatuto da universidade Federal de So
Joo del Rei, em seu captulo V:
Art.45. Constituem o patrimnio da UFSJ:
I. - os bens e direitos a ela incorporados no ato de suas instituio;
II. - os bens e direitos a ela incorporados no ato de sua instituio;
III. - as doaes ou legados que receber;
IV. - as incorporaes que resultem de servios por ela realizados;
V. - as marcas, patentes, direitos autorais e outros previstos em lei.
Pargrafo nico. Os bens e direitos da UFSJ so utilizados ou aplicados exclusivamente para
consecuo de seus objetivos, no podendo ser alienados, a no ser nos casos e condies
permitidos em lei.

INTRODUO
Visando estabelecer uma padronizao dos procedimentos no que diz respeito a guarda,
tombamento, transferncias, baixas, incorporaes e dentre outras aes pertinentes a rea de
Patrimnio que se faz necessrio o estabelecimento de um instrumento que venha normatizar
todos os procedimentos necessrios para uma boa gesto dos bens patrimoniais da Universidade.

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OBJETIVO:
Definir conceitos e competncias, estabelecendo procedimentos para toda a movimentao fsica e
contbil dos bens patrimoniais, prprios e de terceiros, sob a responsabilidade da Universidade.

CONCEITOS (Em ordem alfabtica):

ALIENAO: procedimento de transferncia da posse e propriedade de um bem, por intermdio
de venda, doao ou permuta. NOTA: A alienao de bens da Administrao Pblica obedece s
disposies contidas no artigo 17, Inciso II da Lei Federal 8.666/93.
BAIXA PATRIMONIAL: procedimento de excluso de bens do Ativo Permanente da
Universidade.
BENS DE TERCEIROS/CESSO DE USO: a transferncia gratuita da posse de um bem
pblico de uma entidade ou rgo para outro, a fim de que o cessionrio o utilize nas condies
estabelecidas no respectivo termo, por certo ou indeterminado. ato de colaborao entre
reparties pblicas em que aquela que tem bens desnecessrios aos seus servios cede o uso a
outra que est precisando (Direito Administrativo Brasileiro Hely Lopes Meirelles).
BENS DE TERCEIROS/PERMISSO DE USO: Ato negocial com ou sem condies,gratuito
ou remunerado, por tempo certo ou indeterminado, sempre modificvel e revogvel; unilateral,
discricionrio e precrio, atravs do qual a Administrao faculta ao particular a utilizao
individual de determinado bem, desde que, tambm de interesse da coletividade. (Direito
Administrativo Brasileiro Hely Lopes Meirelles).
BENS DE TERCEIROS: todo material permanente ingressado na universidade atravs de
contrato de Cesso de uso/depsito, ou quando o rgo financiador o detentor do bem.
BENS DO ATIVO PERMANENTE: classificado quanto a sua natureza do ponto de vista do
patrimoniamento, valendo-se, para a adequada classificao, da assessoria de rgos Tcnicos e/ou
Unidades interessadas.
COMODATO: todo emprstimo gratuito de bem infungveis (durveis) que devem ser restitudos
no tempo convencionado, ou recebidos por doao.
CONVNIO: Acordo entre dois ou mais rgos pblicos, onde so realizadas aquisies de bens
patrimoniais com recursos do rgo concedente do convnio, podendo ou no ser doado para a
Universidade.
DEPSITO: local de trnsito de bens permanentes, onde se guarda o bem at sua destinao
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final.
DISPONIBILIDADE: procedimento pelo qual o usurio informa o desuso/inservibilidade do bem.
DISTRIBUIO: processo de entrega, recebimento e posse de um bem.
DOAO: entrega gratuita de direito de propriedade para a Universidade, constituindo-se em
liberalidade do doador.
DOAO CLAUSULADA: entrega gratuita de direito de propriedade para a Universidade,
constituindo-se em liberalidade do doador, cuja utilizao e/ou destinao encontra-se estabelecida
no respectivo termo de doao.
PLAQUETAGEM: identificao fsica do bem atravs da atribuio de nmero patrimonial, por
meio de plaqueta.
NOTA: sempre que possvel, deve-se fixar a plaqueta em lugar visvel e outra oculta, como medida
de segurana, tendo a precauo necessria para que no seja afetado o funcionamento do bem.
Quando no for possvel a fixao da etiqueta, adotar outros meios para identificao do bem: como
pintura, gravao, etc. Nenhum bem incorporado ao patrimnio deve ficar sem nmero de
identificao.
LEVANTAMENTO FSICO/INVENTRIO: Levantamento e identificao dos bens e locais,
visando comprovao de existncia fsica, integridade das informaes contbeis do usurio
responsvel.
LOCALIZAO FSICA: campus, prdio, andar, sala ou outra edificao situada ou no nos
Campi da Universidade, registrado no seu cadastro de bens imveis, onde se encontram os bens
mveis.
NOTA: Instalao Fsica dos prdios da UFSJ, identificados por nmero gerado pelo Sistema
SISERGE
PATRIMNIO: conjunto de bens, direitos e obrigaes suscetveis de apreciaes econmicas,
obtidas atravs de compra, doao ou outra forma de aquisio, devidamente identificado e
registrado.
RESPONSVEL COLETIVO: aquele que detm a guarda dos bens de uso comum.
MUDANA DE LOCAL: procedimento pelo qual se transfere um bem de um Setor para outro,
dentro da mesma Unidade.
MUDANA DE RESPONSABILIDADE: procedimento pelo qual se transfere a responsabilidade
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sobre os bens, nas mudanas de seus detentores.

TRANSFERNCIA: procedimento pelo qual se desloca fisicamente um bem de uma Unidade para
outra.
USURIO RESPONSVEL OU DETENTOR: aquele que detm o bem sob sua guarda
(conforme Art. 94, lei 4.320, de 17 maro de 1964);
NORMAS E PROCEDIMENTOS DA REA DE PATRIMNIO

COMPRA: incorporao de bem patrimonivel adquirido via empenho. Documentao necessria:

nota fiscal, nota de empenho, SD emitida pelo Sistema SISERGE.
NOTA: Autuar toda documentao em processo administrativo.
A nota fiscal dever estar em conformidade com a nota de empenho.

CONVNIO: incorporao de bem adquirido com verbas de Convnios.

Documentao necessria relativa a cada Convnio: cpia do instrumento de convnio; nota fiscal,
relao detalhada dos bens, respectivos valores e em caso de importaes, declarao de
importao. O processo necessita de autorizao do Reitor e do rgo concedente, atravs de
emisso de termo de doao.

DOAO: As incorporaes devem ser efetuadas das seguintes formas.

DOAO DE INSTITUIES: documentao necessria: termo de doao, termo de

aceitao e transferncia de domnio e relao dos bens com os respectivos valores,
declarao de importao em caso de bens importados.

DOAO PESSOA FSICA: documentao necessria: termo de doao constando CPF,

descrio e valor do bem, ou nota fiscal. O processo necessita de aprovao do Reitor.

EM PODER DE TERCEIROS, CONVNIOS E OUTROS: registro de um bem

patrimoniado utilizado por terceiros fora da Universidade.

Documentao necessria:instrumento do convnio ou termo de Permisso de uso ou Termo de

Comodato. O processo necessita de autorizao do Reitor.
NOTA: No termo dever constar o perodo, e o tipo de vnculo (Emprstimo, Comodato ou
contrato).

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FABRICAO PRPRIA OU DE TERCEIROS: procedimento para incorporar um bem

patrimonivel fabricado na prpria Unidade ou em outro local.
Documentao necessria: guia de produo, documento que comprove a fabricao do bem
emitido pelo executor no caso de fabricao prpria, nota fiscal no caso de fabricao de terceiros.
O processo necessita de autorizao do Reitor.

PASSAGEM DE BENS (TRANSFERNCIA): utiliza-se desta ao para se transferir um bem

patrimoniado de uma Instituio para outra.
Documentao necessria: ofcio demonstrando o interesse pelo bem. O processo necessita de
autorizao do Reitor da Universidade Cedente.

Reincorporao: incorporao de um bem baixado.

Documentao necessria: autuar processo com o ofcio de solicitao da referida incorporao.
Necessita de autorizao do CHEFE IMEDIATO da rea requerente.

MIGRAO DE BENS: migrao de um bem patrimoniado e um Centro de Custo, ou de uma

sala, prdio ou campus.
NOTA: procedimento considerado temporrio, porm dever ser comunicado ao Setor de
Patrimnio atravs de memorando.

INVENTRIO FSICO: procedimento adotado anualmente com a designao de uma Comisso

de Patrimnio, nomeada pelo Reitor.

COMPETNCIAS DO SETOR DE PATRIMNIO:

INCORPORAO DE BENS:

Recebimento da documentao pertinente incorporao dos bens;

Cadastramento dos bens no Sistema SISERGE;

Emisso do termo de responsabilidade;

Identificao fsica do bem, com a fixao de plaqueta patrimonial, observada a

padronizao de etiqueta de cdigo de barras, gerada pelo Sistema SISERGE;

GERENCIAMENTO DE BENS:

Transferncia do bem;

Conscientizao do Usurio;
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Divulgao de Procedimentos;

Atualizao de Sistema;

Propostas de Melhorias;

Recebimentos de bens disposio, inservveis ou no, bem como sua redistribuio;

Providenciar a manuteno de bens quando solicitado pelo responsvel;

Baixa do bem;

Realizao de Levantamento Fsico/Inventrio patrimonial.

NOTA 1: finalizando os procedimentos patrimoniais, os processos so encaminhados Diviso

Financeira para a contabilizao.

COMPETNCIAS DO USURIO:

De acordo com a Resoluo ______/CONDI, os servidores docentes, tcnicos e

administrativos so pessoalmente responsveis pelos bens da Universidade, de qualquer
espcie, postos sob sua guarda, assim como toda movimentao de bens (troca de
responsvel, mudana de local, solicitao de recolhimento, transferncia) dever ser
comunicada ao Patrimnio.

Solicitar a manuteno de bens sob sua responsabilidade ao Setor de Patrimnio quando

necessrio.

Quando do seu desligamento da Unidade, o responsvel dever entregar a carga patrimonial

sob sua responsabilidade ao Setor de patrimnio que emitir um nada consta e encaminhar
ao Gabinete para emisso da Portaria de Exonerao.

Providenciar a lavratura do Boletim de ocorrncia na Prefeitura de Campus quando houver

furto ou extravio de bens sob sua responsabilidade e a PRECA dever enviar cpia para o
setor de Patrimnio.

Ter relao de bens sob sua guarda (Termo de Responsabilidade).

DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAO
(Conforme Instruo Normativa n 205, de abril de 1988)

Todo servidor pblico poder ser chamado responsabilidade pelo desaparecimento do

material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou
culposamente, causar a qualquer material, esteja ou no sob sua guarda.

dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade

ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.

O documento bsico para ensejar exame do material e/ou averiguao de causas da

irregularidade havida com o mesmo ser a comunicao do responsvel pelo bem, de
maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuzo de participaes verbais, que,
informalmente, antecipam a cincia, pelo administrador, dos fatos ocorridos.
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Recebida a comunicao, o dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade

equivalente, aps a avaliao da ocorrncia poder:
o concluir que a perda das caractersticas ou avaria do material decorreu do uso normal
ou de outros fatores que independem da ao do consignatrio ou usurio;
o identificar, desde logo, o (s) responsvel (eis) pelo dano causado ao material,
sujeitando-o(s) s providncias cabveis;
o designar comisso especial para apurao da irregularidade, cujo relatrio dever
abordar os seguintes tpicos, orientando, assim, o julgamento quanto
responsabilidade do (s) envolvido(s) no evento:
- a ocorrncia e suas circunstncias;
- estado em que se encontra o material;
- valor do material, de aquisio, arbitrado e valor de avaliao;
- possibilidade de recuperao do material e, em caso negativo, se h matria-prima
a aproveitar;
- sugesto sobre o destino a ser dado ao material; e,
- grau de responsabilidade da(s) pessoa (s) envolvida (s).

Caracterizada a existncia de responsvel (eis) pela avaria ou desaparecimento do material,

ficar (o) esse (s)responsvel (eis) sujeito (s), conforme o caso e alm de outras penas que
forem julgadas cabveis, a:
a) arcar com as despesas de recuperao do material; ou
b) substituir o material por outro com as mesmas caractersticas; ou
c) indenizar, em dinheiro, esse material, a preo de mercado, valor que dever ser apurado
em processo regular atravs de comisso especial designada pelo dirigente do Departamento
de Administrao ou da unidade equivalente.

Da mesma forma, quando se tratar de material cuja unidade seja "jogo", "conjunto",
"coleo", suas peas ou partes danificadas devero ser recuperadas ou substitudas por
outras com as mesmas caractersticas, ou na impossibilidade dessa recuperao ou
substituio, indenizadas, em dinheiro, de acordo com o disposto no subitem acima.

Quando se tratar de material de procedncia estrangeira, a indenizao ser feita com base
no valor da reposio (considerando-se a converso ao cmbio vigente na data da
indenizao).

Quando no for (em), de pronto, identificado(s) responsvel(eis) pelo desaparecimento ou

dano do material, o detentor da carga solicitar ao chefe imediatas providncias para
abertura de sindicncias, por comisso incumbida de apurar responsabilidade pelo fato e
comunicao ao rgo de Controle Interno, visando assegurar o respectivo ressarcimento
Fazenda Pblica (art.84, do Decreto-Lei n200/67).

No dever ser objeto de sindicncia, nos casos de extravio, etc.,o material de valor
econmico, nos termos do subitem 3.1.1. da I.N./DASP n 142/ 83.

Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, funo ou emprego, dever passar a

responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de fora maior,
quando:
a) impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material,
poder o servidor delegar a terceiros essa incumbncia; ou
b) no tendo esse procedido na forma da alnea anterior, poder ser designado servidor do
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rgo, ou instituda comisso especial pelo dirigente do Departamento de Administrao ou

da unidade equivalente, nos casos de cargas mais vultosas, para conferncia e passagem do
material.

Caber ao rgo cujo servidor estiver deixando o cargo, funo ou emprego, tomar as
providncias preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o
nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente.

A passagem de responsabilidade dever ser feita obrigatoriamente, vista da verificao

fsica de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.

Na hiptese de ocorrer qualquer pendncia ou irregularidade caber ao dirigente do da

Administrao ou da unidade equivalente adotar as providncias cabveis necessrias
apurao e imputao de responsabilidade.

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RESOLUO n 002, de 05 de julho de 1999.

Estabelece responsabilidade sobre
carga patrimonial da FUNREI.
O Presidente do Conselho Diretor da Fundao de Ensino Superior de So Joo del-Rei FUNREI,
no uso de suas atribuies e considerando o parecer 002 de 05 de julho de 1999,
RESOLVE:
Art. 1o Designar como responsvel pelos Bens Mveis alocados em cada Vicediretoria, Diviso,
Setor, Centro, Departamentos e Coordenadorias de Curso o respectivo Titular, que deve assinar
documento prprio, preparado pelo Setor de Patrimnio da Vice-diretoria Administrativa, no
momento em que assume a chefia.
1o A movimentao de qualquer Bem Mvel da Instituio deve envolver, obrigatoriamente, o
Setor de Patrimnio.
2o A no observncia do pargrafo anterior implica na responsabilidade, do Titular envolvido, em
prestar as devidas explicaes e em assumir as conseqncias legais do ato.
3o Ao assumir o cargo, o Titular deve comunicar ao Setor de Patrimnio, em um prazo de at
trinta dias, sobre os Bens ali alocados e no encontrados, cuja responsabilidade do desvio recair no
Titular anterior, que deve prestar os devidos e urgentes esclarecimentos.
4o O desaparecimento, depredao ou sinistro de um bem patrimonial deve ser comunicado,
imediatamente, pelo responsvel patrimonial, aos Vigilantes de servio, atravs de expediente,
contendo todas as informaes sobre a ocorrncia.
5o Nos casos previstos no pargrafo anterior, o Vigilante dever registrar a ocorrncia em livro
prprio, e providenciar, se for o caso, o registro de ocorrncia policial, enviando cpia ao Setor de
Patrimnio, para as providncias cabveis.
6o Ao final de cada semestre do ano civil, os responsveis por carga patrimonial, devem proceder
a conferncia do material sob sua guarda, informando as ocorrncias ao Setor de Patrimnio.
7o Em caso de afastamento temporrio do Titular, nos casos previstos em lei, seu substituto,
nomeado por Portaria, deve responder pelo cumprimento dos pargrafos
primeiro e quarto deste mesmo artigo.
Art. 2o Definir que ocorrer transferncia de responsabilidade por carga patrimonial quando
houver:
I. extino, transformao, reestruturao de Unidade;
II. desvinculao do servidor do cargo;
III.bito do servidor;
IV.aposentadoria do servidor.
1o A transferncia de responsabilidade por carga patrimonial se efetivar, nos casos dos incisos I,
II e IV, deste artigo, aps o levantamento fsico, pelo Titular, da referida carga, e envio do
documento ao Setor de Patrimnio, com o de acordo exarado pelo responsvel pratrimonial
sucessor.
2o O no envio do documento, especificado na pargrafo anterior, ao Setor de Patrimnio,
configurar inadimplncia do responsvel patrimonial.
3o No caso do inciso III deste artigo, a responsabilidade pelo levantamento fsico da carga
patrimonial e a emisso do documento a ser enviado ao Setor de Patrimnio, conforme pargrafo
primeiro deste mesmo artigo, recair no substituto legal do Titular falecido.
Art. 3o Fixar como pea de processo de afastamento, aposentadoria e demisso de servidor que
ocupa cargo de Chefia, o nada consta do Setor de Patrimnio.
Art. 4o Definir que os casos omissos sero apreciados e resolvidos por este Conselho.
Art. 5o Esta Resoluo entra em vigor nesta data, revogadas as disposies em contrrio.
So Joo del-Rei, 05 de julho de 1999.
Maria do Carmo Narciso Silva Gonalves
Presidente do Conselho Diretor
Publicada nos quadros da FUNREI em 07/07/99
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INFORMAES IMPORTANTES
MATERIAL PERMANTE E MATERIAL DE CONSUMO
Portaria 448/2002 STN evidenciado a distino entre material de consumo e material
permanente.
- Art. 2 - Para efeito desta Portaria, entende-se como material de consumo e material permanente:
I - Material de Consumo, aquele que, em razo de seu uso corrente e da definio da Lei n.
4.320/64, perde normalmente sua identidade fsica e/ou tem sua utilizao limitada a dois anos;
II - Material Permanente, aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde a sua identidade
fsica, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.
Art. 3 - Na classificao da despesa sero adotados os seguintes parmetros excludentes, tomados
em conjunto, para a identificao do material permanente:
I - Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condies de
funcionamento, no prazo mximo de dois anos;
II - Fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificao, por ser quebradio ou deformvel,
caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III - Perecibilidade, quando sujeito a modificaes (qumicas ou fsicas) ou que se deteriora ou
perde sua caracterstica normal de uso;
IV - Incorporabilidade, quando destinado incorporao a outro bem, no podendo ser retirado sem
prejuzo das caractersticas do principal; e
V - Transformabilidade, quando adquirido para fim de transformao.
Conforme o Manual de Despesa Nacional, que trata de alguns procedimentos especficos e orienta
sobre como proceder devida classificao entre material permanente x material de consumo, que
por vezes causam tantas dvidas por seus conceitos permitirem interpretao dbia levando-se em
conta a fragilidade e/ou durabilidade do bem, alm de tendermos a considerar, tambm, o seu valor.
Ainda mais quando se combina princpios da contabilidade e da administrao pblica. Buscando
ento facilitar o discernimento, o manual sugere a anlise dos seguintes critrios para materiais de
consumo:
Critrio da Durabilidade Se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condies de
funcionamento, no prazo mximo de dois anos;
Critrio da Fragilidade Se sua estrutura for quebradia, deformvel ou
danificvel,caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade;
Critrio da Perecibilidade Se est sujeito a modificaes (qumicas ou fsicas) ou
sedeteriore ou perca sua caracterstica pelo uso normal;
Critrio da Incorporabilidade Se est destinado incorporao a outro bem, e nopode ser
retirado sem prejuzo das caractersticas do principal. Se com a incorporaohouver alteraes
significativas das funcionalidades do bem principal e/ou do seu valormonetrio, ser
considerado permanente; e
Critrio da Transformabilidade Se foi adquirido para fim de transformao.
Critrio da Finalidade Se o material foi adquirido para consumo imediato ou
paradistribuio gratuita.
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Assim, os materiais considerados PERMANENTES devem ser contabilizados na natureza de

despesa 4.4.90.52. E os materiais de consumo devem ser contabilizados na natureza de despesa 3.3.90.30.
Relao de materiais de CONSUMO E PERMANENTE,
(conforme Portaria N 448, de 13 de setembro de 2002.)
MATERIAL DE CONSUMO
MATERIAL EDUCATIVO E ESPORTIVO
apitos, bolas, brinquedos educativos, cordas, esteiras, joelheiras, luvas, raquetes, redes para prtica
de esportes, tornozeleiras e afins.
MATERIAL DE EXPEDIENTE
agenda, alfinete de ao, almofada para carimbos, apagador, apontador de lpis, arquivo para
disquete,bandeja para papis, bloco para rascunho bobina papel para calculadoras, borracha,
caderno, caneta, capa e processo, carimbos em geral, cartolina, classificador, clipe cola, colchete,
corretivo, envelope, esptula, estncil, estilete, extrator de grampos, fita adesiva, fita para mquina
de escrever e calcular, giz, goma elstica, grafite, grampeador, grampos, guia para arquivo, guia de
endereamento postal, impressos e formulrio em geral, intercalador para fichrio, lacre, lpis,
lapiseira, limpa tipos, livros de ata, de ponto e de protocolo, papis, pastas em geral, percevejo,
perfurador, pina, placas de acrlico,plsticos, porta-lpis, registrador, rgua, selos para
correspondncia, tesoura, tintas, toner, transparncias e afins.
MATERIAL DE PROCESSAMENTO DE DADOS
cartuchos de tinta, capas plsticas protetoras para micros e impressoras, CD-ROM virgem,
disquetes, mouse PAD peas e acessrios para computadores e perifricos, recarga de cartuchos de
tinta, toner para impressora lazer, cartes magnticos e afins.
MATERIAL DE ACONDICIONAMENTO E EMBALAGEM
arame, barbante, caixas plsticas, de madeira, papelo cordas, engradados, fitas de ao ou metlicas,
tas gomadoras, garrafas e potes, linha, papel de embrulho, papelo, sacolas, sacos e afins.
MATERIAL DE CAMA, MESA E BANHO
cobertores, colchas, colchonetes, fronhas, lenis, toalhas, travesseiros, almofadas e afins.
MATERIAL DE COPA E COZINHA
abridor de garrafa, aucareiros, artigos de vidro e plstico, bandejas, coadores, colheres, copos,
facas, farinheiras frigideiras, garfos, garrafas trmicas, paliteiros, panelas, panos de cozinha, papel
alumnio, pratos, recipientes para gua, suportes de copos para cafezinho, tigelas, xcaras e afins.
MATERIAL DE LIMPEZA E PRODUO DE HIGIENIZAO
capacho, cesto para lixo, creme dental, desinfetante, escova de dente, mangueira, papel higinico,
abonete, lcool gel 70%, repelente , protetor solar e afins.
MATERIAL PARA MANUTENO DE BENS IMVEIS
amianto, aparelhos sanitrios, arames liso e farpado, areia, basculante, boca de lobo, bia, brita,
brocha, cabo metlico, cal, cano, cermica, cimento, cola, condutores de fios, conexes, curvas,
esquadrias, fechaduras, ferro, gaxetas, grades, impermeabilizantes, isolantes acsticos e trmicos,
janelas, joelhos, ladrilhos, lavatrios, lixas, madeira, marcos de concreto, massa corrida, niple,
papel de parede, parafusos, pias, pigmentos, portas e portais, pregos, rolos solventes, sifo, tacos,
tampa para vaso, tampo de ferro, tanque, tela de estuque, telha, tijolo, tinta, torneira, trincha, tubo
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de concreto, vlvulas, verniz, vidro e afins.

MATERIAL PARA MANUTENO DE BENS MVEIS
cabos, chaves, cilindros para mquinas copiadoras, compressor para ar condicionado, mangueira
para fogo margaridas, peas de reposio de aparelhos e mquinas em geral, materiais de reposio
para instrumentos musicais e afins.
MATERIAL ELTRICO E ELETRNICO
benjamins, bocais, calhas, capacitores e resistores, chaves de ligao, circuitos eletrnicos,
condutores, componentes de aparelho eletrnico, diodos, disjuntores, eletrodos, eliminador de
pilhas, espelhos para interruptores, fios e cabos, fita isolante, fusveis, interruptores, lmpadas e
luminrias, pilhas e baterias, pinos e plugs, placas de baquelite, reatores, receptculos, resistncias,
starts, suportes, tomada de corrente,controle p/porto eletrnico. Controle p/ TV e DVD,e afins.
MATERIAL DE PROTEO E SEGURANA
cadeados, capacetes, chaves, cintos, coletes, dedais, guarda-chuvas, lona, luvas, mangueira de lona,
mscaras, recargas de extintores e afins.
MATERIAL PARA UDIO, VDEO E FOTO
lbuns para retratos, alto-falantes, antenas internas, filmes virgens, fitas virgens de udio e
vdeo,lmpadas especiais, molduras, pen drive e afins.
SEMENTES, MUDAS DE PLANTAS E INSUMOS
adubos, argila, plantas ornamentais, bulbos, enxertos, fertilizantes, mudas envasadas ou com razes
nuas, sementes, terra, tubrculos e afins.
MATERIAL LABORATORIAL
bastes, bico de gs, clices, corantes, filtros de papel, fixadoras, frascos, funis, garra metlica,
lminas de vidro para microscpio, lmpadas especiais, luvas de borracha, pinas, rolhas, vidraria,
tais como: balo volumtrico, Becker, conta-gotas, Erlemeyer, pipeta, proveta, termmetro, tubo de
ensaio e afins.
MATERIAL HOSPITALAR
algodo, compressa de gaze, esparadrapo, luvas, termmetro clnico, ataduras e afins.
FERRAMENTAS
alicate, broca, caixa para ferramentas, chaves em geral, enxada, esptulas, martelo, p, picareta,
serrote, tesoura de podar, trena e afins.
MANUTENO E CONSERVAO DE EQUIPAMENTOS
Servios de reparos e consertos de mquinas e equipamentos de processamento de dados e
perifricos, mquinas e equipamentos grficos, aparelhos de fax, calculadoras,eletrodomsticos,
mquinas de escrever e afins.
MANUTENO E CONSERVAO DE BENS IMVEIS
pedreiro, carpinteiro e serralheiro, pintura, reparos em instalaes eltricas e hidrulicas,
reparos,recuperaes e adaptaes de biombos, carpetes, divisrias e lambris e afins.
MANUTENO E CONSERVAO DE MQUINAS E EQUIPAMENTOS
aparelhos de fax e telex, calculadoras, eletrodomsticos, equipamentos de proteo e segurana,
equipamentos grficos, mquinas de escrever, turbinas e afins.

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SERVIOS DE UDIO, VDEO E FOTO

confeco de lbuns, emolduramento de fotografias, revelao de filmes e afins.
SERVIOS GRFICOS
confeco de impressos em geral, encadernao de livros jornais e revistas, impresso de jornais,
boletins, encartes, folder e assemelhados e afins.
MATERIAL PERMANENTE
APARELHOS E EQUIPAMENTOS DE COMUNICAO
antena parablica, aparelho de telefonia, bloqueador telefnico, central telefnica, detector de
chamadas telefnicas, fac-smile, interfone, PABX, rdio receptor, , secretaria eletrnica e afins.
APARELHOS E UTENSLIOS DOMSTICOS
aparelhos de copa e cozinha, aspirador de p, batedeira, botijo de gs, cafeteira eltrica, chuveiro
ou ducha eltrica, circulador de ar, condicionador de ar (mvel), conjunto de ch/caf/jantar, escada
porttil, enceradeira, exaustor, faqueiro, filtro de gua, fogo, forno de microondas, geladeira, grill,
liquidificador, mquina de lavar louca, mquina de lavar roupa, mquina de moer caf, mquina de
secar pratos, secador de prato, tbua de passar roupas, torneira eltrica, torradeira eltrica,
umidificador de ar e afins.
COLEES E MATERIAIS BIBLIOGRFICOS
lbum de carter educativo, colees e materiais bibliogrficos informatizados, dicionrios,
enciclopdia, ficha bibliogrfica, jornal e revista (que constitua documentrio), livro, mapa, material
folclrico, partitura musical, publicaes e documentos especializados destinados a bibliotecas,
repertorio legislativo e afins.
DISCOTECAS E FILMOTECAS
disco educativo, fita de udio e vdeo com aula de carter educativo, microfilme e afins.
EQUIPAMENTO DE PROTEO, SEGURANA E SOCORRO
alarme, extintor de incndio, pra-raio, sinalizador de garagem, porta giratria, circuito interno
deteleviso e afins.
INSTRUMENTOS MUSICAIS E ARTSTICOS
todos os instrumentos de cordas, sopro ou percusso, como tambm outros instrumentos utilizados
pelos artistas em geral. clarinete, guitarra, pisto, saxofone, trombone, xilofone e afins.
MQUINAS E EQUIPAMENTOS GRFICOS
aparelho para encadernao, copiadora, cortadeira eltrica, costuradora de papel, duplicadora,
grampeadeira, gravadora de extenso, guilhotina e afins.
EQUIPAMENTOS PARA UDIO, VDEO E FOTO
amplificador de som, caixa acstica, data show, equalizador de som, filmadora, flash eletrnico,
fone de ouvido, gravador de som, mquina fotogrfica, microfilmadora, microfone, objetiva,
projetor, rdio, rebobinadora, retro-projetor, sintonizador de som, tanques para revelao de filmes,
tape-deck, televisor, tela para projeo, toca-discos, vdeo-cassete e afins.
MQUINAS, UTENSLIOS E EQUIPAMENTOS DIVERSOS
aparador de grama, aparelho de ar condicionado, bebedouro carrinho de feira, furadeira,
ventilador e afins.

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EQUIPAMENTOS DE PROCESSAMENTO DE DADOS

caneta ptica, computador, data show fitas e discos magnticos, impressora, kit multimdia,
leitora,mesa digitalizadora, modem, monitor de vdeo, placas, processador, scanner, teclado para
micro e afins.
MQUINAS, INSTALAES E UTENS. DE ESCRITRIO
apontador fixo (de mesa), caixa registradora, carimbo digitador de metal, globo terrestre,
grampeador(exceto de mesa), mquina autenticadora, mquina de calcular, quebra-luz (luminria de
mesa) e afins.
MOBILIRIO EM GERAL
armrio, arquivo de ao ou madeira, balco (tipo atendimento), banco, banqueta, base para mastro,
cadeira, cama, carrinho fichrio, carteira e banco escolar, cristaleira, escrivaninha, espelho
moldurado, estante de madeira ou ao, estofado, guarda-loua, mapoteca, mesa, poltrona, portachapus, prancheta para desenho, quadro de chaves, quadro imantado, quadro para editais e avisos,
relgio de mesa/parede/ponto, roupeiro, sof, suporte para tv e vdeo, suporte para bandeira
(mastro), vitrine e afins.
PEAS NO INCORPORVEIS A IMVEIS
biombos, carpetes (primeira instalao), cortinas, divisrias removveis, estrados, persianas, tapetes,
grades e afins.

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UNIVERSIDADE FEDERAL DE SO JOO DEL-REI - UFSJ

O

INSTITUDA PELA LEI N 10.425, DE 19/04/2002 D.O.U. DE 22/04/2002

PR-REITORIA DE ADMINISTRAO - PROAD

DIVISO DE MATERIAS E PATRIMNIO DIMAP

MANUAL PRTICO DE PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES

BENS MVEIS

Responsabilidades do SEPAT/SEDE:
Receber nota fiscal.
Verificar se todos os documentos da empresa esto em dia e tambm o cabealho na nota
fiscal (destinatrio, CNPJ, endereo, natureza da operao etc).
Conferir os bens com a nota fiscal.
Estando correto, receber e armazenar os bens.
Consultar todos os dados do empenho na REDE SERPRO (empenho, prego, destino,
subitem, descrio) e anotar a lpis na nota fiscal.
Com todas as informaes em mos lanar a nota fiscal no SISERGE.
Atender Solicitao de Despesa.
Cadastrar a carga patrimonial.
Movimentar a carga para o setor requisitante.
Autorizar a movimentao e imprimir o termo de responsabilidade.
Emplaquetar os bens com o nmero do tombamento correspondente.
Encaminhar os bens e o termo de responsabilidade para o setor requisitante.
Ao receber o termo de responsabilidade o setor deve proceder conferncia dos bens o mais
rpido possvel e devolver o termo assinado para o SEPAT.
Arquivar o termo assinado e tambm cpia da nota fiscal.
Lanar a nota fiscal no arquivo dos preges para acompanhamento e controle dos itens que
j chegaram.
Realizar o balano mensal (fechamento do fluxo financeiro e fechamento das notas fiscais)
encaminhando-o DIFIN.
Realizar, mensalmente, a depreciao dos bens mveis da UFSJ.

BENS IMVEIS

Alimentar o Sistema de Patrimnio da Unio (SPIUnet).

Fazer a validao dos bens imveis de acordo com as obras e reformas concludas, em datas
pr-agendadas.
Registrar os bens imveis junto ao cartrio.

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BENS COM DEFEITO (NA GARANTIA)

O requisitante dever providenciar o laudo tcnico com descrio do defeito.

Encaminhar para o SEPAT o equipamento com o laudo para as devidas providncias.
BENS COM DEFEITO (FORA DA GARANTIA)

O requisitante dever providenciar o laudo tcnico com a descrio do defeito.

Providenciar, no mnimo, 3 (trs) oramentos.
Solicitar recursos e tomar as devidas providncias.
Os procedimentos acima descritos no so de competncia do SEPAT.

BENS DANIFICADOS SEM CONDIES DE USO

Encaminhar o bem ao SEPAT, acompanhado de memorando solicitando a baixa do

equipamento, com exceo de equipamento de informtica.
O SEPAT abrir um processo de baixa e encaminhar DIFIN para a regularizao.

BENS EM DESUSO

Comunicar, por escrito, ao SEPAT a existncia de todo mobilirio ou equipamento em

desuso.
Essa comunicao dever ser feita antes de qualquer envio de material ao SEPAT.
O SEPAT far uma consulta para detectar demandas e providenciar a transferncia e/ou
baixa do referido material.
BENS DE INFORMTICA

Todo tipo de equipamento de informtica em desuso e/ou com defeito (impressora, monitor,
CPU, teclado, estabilizador, notebook etc) dever ser encaminhado ao NTINF para
avaliao.
O NTINF encaminhar ao SEPAT a solicitao de baixa, transferncia para outro setor ou o
referido conserto.
INCORPORAO DE PATRIMNIO

O SEPAT, ao receber a mercadoria oriunda de doao (CAPES, FAUF, FAPEMIG etc),

mediante nota fiscal e/ou termo de repasse:
o providencia abertura de processo;
o lana as doaes no SISERGE;
o encaminha o processo DIFIN para incorporao do patrimnio;
o imprime termos de responsabilidade;
o emplaqueta os materiais;
o encaminha os termos e as doaes ao setor contemplado;
o o setor deve devolver uma via do termo, assinada pelo responsvel, mediante
carimbo, o mais rpido possvel, ao SEPAT.

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TERMO DE RESPONSABILIDADE

O Chefe da Unidade Administrativa solicitante dos materiais dever se responsabilizar pela

utilizao do bem e pela indenizao instituio, em caso de extravio e perda, na forma e
nos casos previstos na legislao em vigor. (conforme Instruo Normativa n 205, de abril
de 1988).
Aps a assinatura do Termo de Responsabilidade pelo responsvel da Unidade
Administrativa/Acadmica dever atentar que expressamente proibido o remanejamento
de qualquer material constante no referido termo sem a autorizao do SEPAT.

ACOMPANHAMENTO DE PREGO, DISPENSA DE LICITAO E INEXIGIBILIDADE

Fica sob a responsabilidade de cada unidade administrativa/acadmica o acompanhamento

do prego, DI ou IN.
Durante a sesso de licitao o setor responsvel deve ficar atento descrio dos materiais
requeridos para que as compras realizadas fiquem em conformidade com o pedido.

RECEBIMENTO DOS BENS NOS CAMPI FORA DE SEDE

O setor responsvel pelo recebimento de mercadorias dever proceder sua conferncia

tcnica e enviar a nota fiscal ao SEPAT, no prazo mximo de 03 (tres) dias, para as
providncias cabveis (alertamos que o atraso no envio das notas fiscais, atrasando o
pagamento da fatura, acarretar problemas para a UFSJ como protesto em cartrio).
Ao receber as mercadorias identificar, nos volumes, o nmero do prego, o nmero da nota
fiscal, o nome do fornecedor e o local para onde sero destinadas.
Receber os termos de responsabilidade, juntamente com as plaquetas.
Emplaquetar o equipamento de acordo com os tombamentos descritos no termo.
Providenciar assinaturas do responsvel, nas duas vias do termo, mediante carimbo,
devolvendo uma via o mais rpido possvel ao SEPAT.
CONTROLE DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS
Para servidores responsveis pelo setor de Patrimnio de todos os Campi

Aps encerramento do processo licitatrio e posterior emisso das notas de empenho, os

fornecedores possuem um prazo previsto no edital de em mdia 10 dias teis (aps o envio da nota
de empenho) para efetuar a entrega dos itens adquiridos. Decorrido este prazo, fica a cargo do
Setor de Patrimnio de cada Campus o controle dos itens entregues e dos no entregues no prazo
estabelecido. Para aqueles itens que no foram entregues, cabe ao servidor responsvel pelo
patrimnio a cobrana a cada um dos fornecedores, adotando os seguintes procedimentos:
Efetuar o primeiro contato por telefone solicitando ao fornecedor um e-mail para
formalizao da cobrana em que dever ser estabelecido um prazo mximo para
cumprimento da entrega dos respectivos itens constantes na nota de empenho. Dever ser
solicitado um comprovante de recebimento do e-mail enviado ao fornecedor.
Depois de vencido o prazo estabelecido no primeiro contato e o fornecedor no se
manifestar, dever ser realizado um segundo contato atravs de e-mail informando que se
este no efetuar a entrega dos materiais dentro de um novo prazo estabelecido, poder sofrer
as penalidades previstas no edital de licitao.
Transcorrido o segundo prazo concedido ao fornecedor para a entrega dos materiais e este
novamente no tendo atendido solicitao, dever o responsvel pelo Setor de Patrimnio
imprimir os e-mails enviados juntamente com os comprovantes de recebimento e emitir um
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memorando dirigido DIMAP Diviso de Materiais e Patrimnio pedindo providncias e

contendo as seguintes informaes:
o Breve histrico do ocorrido;
o Nome da empresa e endereo de e-mail;
o Nmero do CNPJ;
o Nmero do Prego (licitao);
o Nmero do processo;
o Nmero da nota de empenho;
o Nmero dos itens no entregues constante no Anexo I do edital.
Finalizados estes procedimentos, a Diretoria da Diviso de Materiais e Patrimnio ir aplicar
as penalidades previstas no edital at a SUSPENSO temporria de participao em licitao e
impedimento de contratar com a Administrao, pelo prazo de 2 (dois) anos ou enquanto durarem
os fatos impeditivos.

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Dvidas, sugestes ou crticas sobre este manual podero ser enviadas para o e-mail
sepat@ufsj.edu.br ou marilia@ufsj.edu.br

VERSO 001/2013

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