e-mail organization: tips & tricks

my method
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Fernando Freitas Moreira
Fevereiro 2008, niceXipi.org
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Sumário
Todos os dias ir para casa sem uma única mensagem no Inbox por tratar, sem gastar mais do que
uma hora por dia. Este é o meu objectivo diário.

Rumo à Inbox vazia

1 Desligar o alerta do ‘system tray’ que avisa da chegada de novos e-mails. Ninguém consegue
resistir a ir espreitar os recém-chegados.
2 Marcar duas meias horas no calendário (fim da manhã e fim do dia), exclusivamente para
tratamento do e-mail. Não fazê-lo em mais nenhum período do dia e não permitir interrupções.
3 Definir qual o nosso perfil (Explorador, Organizador, Marcador). O sucesso do sistema de
organização a implementar vai depender disso.
4 Estabelecer o sistema de pastas para guardar os e-mails: por remetente, por projecto, ou misto
recorrendo às ‘search folders’.
5 Quando estamos a tratar o e-mail, devemos decidir de imediato o que fazer com todas as
mensagens. Aplicar a regra dos 4 D’s: 1. Delet it (Apagar), 2. Do it (Agir), 3. Delegate it (Delegar),
4. Defer it (agendar).
Nota: Depois de definido qual o ‘sort’ para as novas mensagens, não avançar para a mensagem
seguinte sem tratar da anterior.
6 Como escrever: ser objectivo na resposta (“Qual o problema que estou a tentar resolver?”), sugerir
em vez de questionar, ser curto e conciso nas respostas.

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Índice
1. Objectivo....................................................................................................................................................... 4
2. Introdução ..................................................................................................................................................... 5
3. Preparar o Modelo ........................................................................................................................................ 5
a) Estabelecer um horário de tratamento de e-mail ...................................................................................... 5
b) Definir o nosso perfil................................................................................................................................ 6
Exploradores ............................................................................................................................................. 6
Organizadores ........................................................................................................................................... 6
Marcadores................................................................................................................................................ 6
c) Tipo de Informação................................................................................................................................... 7
d) Sistema de organização ............................................................................................................................ 7
e) a regra dos 4 D’s ....................................................................................................................................... 8
Delet It ...................................................................................................................................................... 8
Do it (em menos de dois minutos) ............................................................................................................ 9
Delegate it ................................................................................................................................................. 9
Defer it ...................................................................................................................................................... 9
4. Como responder.......................................................................................................................................... 10
Objectividade .......................................................................................................................................... 10
Sugerir em vez de questionar.................................................................................................................. 10
Escrever menos ....................................................................................................................................... 10
5. Recursos Online.......................................................................................................................................... 11

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1. Objectivo
Com alguma sorte, recebemos todos os dias meia centena de e-mails. Num dia mau esse número
pode ser ainda maior.
Sem disciplina e um método adequado ao nosso perfil o e-mail pode facilmente tornar-se o nosso
pior inimigo, absorvendo uma boa parte do dia reduzindo a nossa produtividade: estivemos ocupados
todo o dia, mas com poucos resultados para mostrar.
Aqui apresento o método que uso para tratamento do e-mail com um único objectivo: todos os
dias ir para casa sem uma única mensagem no Inbox por tratar, sem gastar mais do que uma hora por dia.
É o meu método, não significa que seja o melhor e mais eficaz. É o resultado de anos de
frustrações e maus resultados no meu objectivo, em que fui ajustando o método para encaixar com a
minha forma de trabalhar.

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2. Introdução
De acordo com estatísticas americanas sobre utilização de correio electrónico, cada e-mail
enviado gera de 1.75 a 2 e-mails de resposta. Este fenómeno ilustra bem o descontrolo que poderemos
ter se tivermos uma abordagem puramente volumétrica á nossa Inbox: lutar por responder a mais e-mails,
vai gerar ainda mais e-mails para responder.
Para além do aspecto organizativo e metodológico para tratar eficazmente o e-mail, nenhum
sistema resultará sem duas mudanças comportamentais: verificar o e-mail menos vezes (por isso
enviamos menos mensagens), e enviar menos mensagens quando o vamos verificar (por isso geramos
menos repostas).

3. Preparar o Modelo
a) Estabelecer um horário de tratamento de e-mail
Quantas vezes somos interrompidos por dia? É praticamente impossível finalizar o que quer que
seja quando permitimos interrupções constantes do telefone, dos colegas, do Messenger e da nossa
própria falta de disciplina (“devo catalogar a música dos RadioHead como Rock ou como Indie?”). Boas
decisões requerem concentração, e concentração precisa de atenção ininterrupta.
Estudos indicam que 28% do tempo no escritório é passado a mudar entre tarefas distintas devido
a interrupções e 40% das vezes uma tarefa interrompida não é retomada nas 24h seguintes.
Estabelecer horários específicos para tratar do e-mail, não permitindo qualquer interrupção,
permite não só fazê-lo de forma mais eficaz, como vai libertar o resto do tempo para tratar da nossa lista
de coisas a fazer e não a tratar de pseudo-emergências recebidas por e-mail, acabando por chegar ao fim
do dia sem ter nada para mostrar.
Dois períodos de meia hora são, na maioria dos casos, suficientes para tratar o e-mail. Estatísticas
indicam que se consegue em média tratar 100 e-mails numa hora. O primeiro período no final da manhã,
para darmos tempo a receber quase 50% dos e-mails do dia e outro período no final do dia, para
podermos planear a lista de coisas a fazer no dia seguinte.
Marcar estas duas meias-horas no calendário e não fazer mais nada nestes períodos vai fazer
maravilhas ao tamanho da vossa Inbox. No início custa imenso fazê-lo apenas nestes períodos (no início
é doloroso resistir à tentação de ir espreitar o e-mail – desliguem o alerta que avisa da chegada de novos
e-mails!), e por isso é necessária muita disciplina, mas com o tempo a disciplina torna-se um hábito e
vão ficar viciados em conseguir chegar ao fim do dia com zero e-mails na Inbox.

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Rumo à Inbox vazia

1 Desligar o alerta do ‘system tray’ que avisa da chegada de novos e-mails. Ninguém consegue
resistir a ir espreitar os recém-chegados.
2 Marcar duas meias horas no calendário (fim da manhã e fim do dia), exclusivamente para
tratamento do e-mail. Não fazê-lo em mais nenhum período do dia e não permitir interrupções.

b) Definir o nosso perfil

Generalizando, os utilizadores de e-mail podem ser divididos em 3 categorias: Exploradores

(Searchers), Organizadores (Filers) e Marcadores (Taggers).

Exploradores
Os Exploradores não gostam de perder muito tempo a organizar o e-mail que lhes chega todos os
dias. Preferem manter tudo na Inbox e usar as ferramentas de procura que o Outlook disponibiliza. Uma
ferramenta que os Exploradores concerteza não dispensarão é um indexador de desktop. O mais
conhecido é o ‘Google desktop’, mas a Microsoft também tem uma aplicação semelhante, o ‘Windows
Desktop Search’. Depois de devidamente configurado, é muito simples procurar por e-mail’s (mesmo os
arquivados), ficheiros, pastas, imagens, etc.
Depois de instalar qualquer uma destas aplicações, surgirá uma caixa de busca no vosso system tray, é
só escrever aí o que querem procurar, carregar no Enter e voilá! Mesmo para os outros perfis de
utilizador, esta é uma ferramenta muito útil.

Organizadores
Os Organizadores gostam de ter tudo organizado por pastas, seja por remetente (o mais usual),
ou por projecto. No capítulo seguinte iremos ver como organizar um sistema de organização eficiente.
Eu sou claramente um Organizador, e dos compulsivos e obsessivos.

Marcadores
Os marcadores são um misto entre os dois tipos anteriores. Mantêm uma quantidade considerável
de mensagens na Inbox, mas mantêm um sistema de arquivo relativemente insipiente para ir
organizando uma parte da informação, ou seja, vão ‘marcando’ a informação que consideram mais
relevante para ser referenciada mais facilmente.

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Cada um tem o seu método de trabalho, mas a minha opinião é que no ambiente de trabalho
moderno, com quantidades muito elevadas de e-mails recebidos todos os dias, é importante ter um
sistema de organização que permita rapidamente encontrar e usar a informação que nos chega, mas
acima de tudo é importante que esse sistema se encaixe com o nosso perfil, caso contrário ao fim de
alguns dias tudo volta ao caos inicial.
Rumo à Inbox vazia
3 Definir qual o nosso perfil (Explorador, Organizador, Marcador). O sucesso do sistema de
organização a implementar vai depender disso.

c) Tipo de Informação

Toda a informação que chega ao nosso Inbox pode ser dividida em duas categorias: Informação
de Referência e Informação de Acção.
Informação de Referência é aquela que não obriga a qualquer acção da nossa parte, é informação
que queremos guardar para futura consulta.
Informação de Acção é aquela que necessitamos para completar uma acção ou que nos pede
resposta.
Esta definição encaixa quase na perfeição nos conceitos de ‘To:’ e ‘CC:’. Tipicamente, nos e-
mails onde estamos no campo ‘To:’ aquela informação vai requerer alguma acção da nossa parte e nos e-
mails onde estamos em ‘CC:’ são apenas para termos conhecimento do assunto.

d) Sistema de organização

Alguns autores defendem que devemos usar e abusar de regras pré-definidas para guardar as
mensagens que chegam à caixa de correio de forma automática. Não concordo. Acho que isso apenas faz
com que as mensagens por ler estejam espalhadas por diversas pastas em vez de estarem apenas no
Inbox.
Tenho apenas 2 regras automáticas a funcionar, que reencaminham para duas pastas todas as
mensagens que chegam ao Inbox. Estas duas regras simplesmente dividem os e-mails entre os que eu
estou no campo ‘To:’ dos e-mails onde estou apenas em ‘CC:’. No caso de ter pouco tempo para tratar o
e-mail a pasta do e-mails dirigidos a mim tem naturalmente prioridade.
Uma das aparentes limitações do Outlook é que temos que optar por organizar apenas segundo
um critério: ou por remetente ou por projecto, por exemplo. Se quisermos que um e-mail esteja na pasta

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‘António’ mas ao mesmo tempo em ‘1G T90’, teríamos que fazer duas cópias e arrumá-la nas duas
pastas.
Na verdade isto não é bem assim. Podemos armazenar todas as mensagens recebidas em pastas
com o nome do remetente, mas ao mesmo tempo criar ‘search folders’ dinâmicos para indexar os e-
mails de outra forma. Estes ‘search folders’ não fazem cópias das mensagens, simplesmente procuram e
indexam as mensagens que cumprem determinado(s) requisito(s). Desta forma podemos ter a mesma
mensagem guardada em duas pastas distintas, sob critérios diferentes. Para criar estas pastas, basta ir a
File > New > Search Folder e depois é só definir as condições de busca.

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4 Estabelecer o sistema de pastas para guardar os e-mails: por remetente, por projecto, ou misto
recorrendo às ‘search folders’.

e) a regra dos 4 D’s

Quando estamos a tratar o e-mail, devemos decidir de imediato o que fazer com todas as
mensagens. Deixá-las em qualquer pasta ou no Inbox marcadas como ‘não lidas’ ou assinaladas com
uma bandeirinha de cor diferente não adianta nada. Só vai fazer com que se leia vezes sem conta a
mesma mensagem.
Uso o modelo dos 4 D’s para tratar o e-mail:
1. Delet it (Apagar),
2. Do it (Agir),
3. Delegate it (Delegar),
4. Defer it (agendar).

Antes de iniciar o tratamento do e-mail, uma nota importante: depois de seleccionar a forma de
organização (‘sorting’) das mensagens por tratar (por ordem de chegada, por remetente, por tamanho,
etc.), não passar à mensagem seguinte sem ter tratado a anterior.

Delete It
Tipicamente, metade das mensagens que recebemos podem ser apagadas. No entanto quase toda
a gente estremece quando se fala em apagar mensagens, hesita-se porque temos medo de vir a precisar
da informação mais tarde. É compreensível, mas na verdade que percentagem das mensagens que
guardamos é que usamos de facto? Muito pouca.

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Do it (em menos de dois minutos)

Se a mensagem não pode ser apagada então temos que decidir “Que acção preciso de tomar?” e
“posso fazê-lo em menos de 2 minutos?”. Se a resposta for “sim”, devemos agir de imediato. A acção
pode ser simplesmente guardar a mensagem na pasta respectiva, ou responder à mensagem ou fazer um
telefonema.
Tipicamente cerca de um terço das nossas mensagens podem ser resolvidas desta forma, em
menos de 2 minutos.

Delegate it
Se a mensagem não pode ser apagada nem resolvida em menos de 2 minutos, pode ser delegada?
Se pode ser delegada a alguém, devemos fazê-lo de imediato. Devemos ser capazes de escrever o
e-mail de delegação em menos de 2 minutos.

Defer it
Se não conseguimos apagá-la, resolvê-la em menos de 2 minutos nem delegá-la a alguém, então
a acção é relativamente complexa e por isso requer mais de 2 minutos para completar. Nestes casos
devemos transformar o e-mail numa tarefa e reservar tempo para a efectuar no nosso calendário, fora do
período de tratamento de e-mail que reservamos diariamente. O resultado é que temos uma lista de
tarefas bem definidas que podemos prioritizar e distribuir no nosso calendário.
Tipicamente apenas 10% das mensagens recebidas precisam de ser tratadas desta forma.

Usando este modelo dos 4 D’s é relativamente simples lidar com grandes quantidades de e-mails.
Em média e depois de alguma prática conseguimos processar cerca de 100 mensagens/hora usando este
método.

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5 Quando estamos a tratar o e-mail, devemos decidir de imediato o que fazer com todas as
mensagens. Aplicar a regra dos 4 D’s: 1. Delet it (Apagar), 2. Do it (Agir), 3. Delegate it (Delegar),
4. Defer it (agendar).
Nota: Depois de definido qual o ‘sort’ para as novas mensagens, não avançar para a mensagem
seguinte sem tratar da anterior.

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4. Como responder
Outro aspecto que ajuda a multiplicar o número de e-mails trocados para trás e para a frente é a
forma como os escrevemos.

Objectividade
Antes de escrever um e-mail devemos perguntar “Que problema estou a tentar resolver?” ou
“qual é o resultado ideal para esta situação?”. Objectivos pouco claros apenas obrigam a clarificação
futura de todas as partes, e por isso normalmente a conclusão chega muitos e-mails depois.

Sugerir em vez de questionar

Oferecer uma solução em vez de pedir por uma é um bom caminho para parar com a cadeia de e-
mails e para melhorar o seu conteúdo. Alguma frases que costumo usar e que ajudam neste propósito:
“Se posso fazer uma sugestão…”
“Proponho que…”
“Sugiro que…e depois se não funcionar tentamos encontrar uma alternativa.”
“O que acham se…”

Escrever menos
Acabem com os épicos literários. As respostas devem ser bem escritas mas curtas, concisas e focadas no
problema que estamos a tentar resolver. É difícil enterrar o Tolstoi que há em nós, mas vai ajudar no
cumprimento do nosso objectivo.

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6 Como escrever: ser objectivo na resposta (“Qual o problema que estou a tentar resolver?”), sugerir
em vez de questionar, ser curto e conciso nas respostas.

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5. Recursos Online
1. http://lifehacker.com/357666/how-to-stop-checking-email-on-the-evenings-and-weekends
2. http://webworkerdaily.com/2007/02/15/10-tips-for-organizing-your-e-mail/
3. http://www.43folders.com/2005/02/15/five-fast-email-productivity-tips
4. http://www.nytimes.com/2005/02/10/technology/circuits/10info.html?ei=5088&en=047a99d499
970d5e&ex=1265691600&partner=rssnyt&pagewanted=print&position=
5. http://www.theistudio.com/muse/2007/11/15/10-e-mail-organization-tips/
6. http://www.microsoft.com/atwork/manageinfo/email.mspx
7. http://www.fourhourworkweek.com/blog/2007/10/25/weapons-of-mass-distractions-and-the-art-
of-letting-bad-things-happen/

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