Artigos Dirigidos

O que o candidato deve saber sobre Arquivologia

Por Geraldo Marques Pimenta
Um candidato quando se ingressa em uma carreira pblica, deve estar ciente que os
documentos pblicos merecem toda sua ateno como se fosse o seu documento pessoal,
pois a importncia da sua guarda, bem como sua preservao e integridade o que
assegurar a entidade custodiadora o bom funcionamento de prestao de servios,
quanto suas atividades e atendimento ao pblico, ou seja, caber ento ao servidor
pblico a produo, a utilizao e avaliao dos documentos arquivsticos estabelecendo
rotinas pr-definidas dentro das instituies responsveis por esses documentos.
Iniciaremos uma srie de informaes sobre a importncia da arquivologia em concursos,
o que proporcionar ao leitor uma viso mais crtica e construtiva da arquivologia como
disciplina.
Evoluo
A arquivologia tem suas origens na Revoluo Francesa no novo regime quando uma
leva de documentos emitido pelo Estado tinha que necessariamente garantir ao cidado
autenticidade e fidedignidade dos mesmos para a execuo de suas atividades,
assegurando sua integridade, principalmente dos diplomas e ttulos emitidos aos cidados
naquela poca, da o nascimento da Diplomtica Documental, rea afim da arquivologia
que estuda a autenticidade dos documentos arquivsticos.
Atualmente os documentos arquivsticos no so configurados somente em suporte de
papel, escritos ou textuais, um documento contendo informao quanto ao seu gnero
pode se configurar em qualquer tipo de suporte, como digitais, cartogrficos,
filmogrficos, sonoros, microgrficos, enfim uma informao administrativa ter sempre
a necessidade de guarda, quaisquer que seja o gnero, devemos atentar sempre para o seu
valor informacional e relacion-los s suas origens administrativas.
O que um documento arquivstico?
Um documento arquivstico, indiferente do suporte ou gnero ele deve ter sua origem
administrativa, pode ser pblico ou privado, mas tem um valor funcional ou seja
administrativo, no comparando aos acervos de bibliotecas e museus.
O que um arquivo?
um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organizao, firma ou
indivduo, que os mantm ordenadamente como fonte de informao para a execuo de
suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vrios tipos e em
vrios suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser pblicas (Federal,
Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.
Qual a importncia da gesto de documentos arquivsticos?
Conjunto de procedimentos tcnicos e operacionais como avaliao, produo, anlise,
destinao, arquivamento e principalmente a preservao dos documentos arquivsticos
define a importncia de uma boa administrao do arquivo. As instituies arquivsticas,
seja pblica ou privada, necessitam a cada dia de uma constante anlise e avaliao dos

documentos arquivsiticos visando um bom acondicionamento e ordenacidade desses

documentos para uma rpida recuperao da informao, prestando a administrao e ao
cidado os servios arquivsticos que lhes so atribudos.
Quais os princpios bsicos da arquivologia?
1 Respeitabilidade - fixar a identidade dos documentos relativa a seu produtor. (no
devem
ser
misturados
aos
de
origem
diversa.
)
2 - Organicidade - qualidade dos arquivos refletindo a estrutura, funes e atividades da
instituio.
3 - Unicidade - Qualidade pela qual os documentos de arquivo, a despeito de forma,
espcie ou tipo, conservam carter nico em funo de seu contexto de origem.
4 - Integridade - Um fundo deve ser preservado sem disperso, mutilao, alienao ,
destruio
no
autorizada
ou
acrscimo
indevido
5 - Cumulatividade - formao progressiva, natural e orgnica.
6 - Ordem original - leva-se em conta as relaes estruturais e funcionais que presidem a
gnese
dos
arquivos.
7 - Territorialidade - jurisdio a que pertence cada documento de acordo com a rea
territorial, a esfera de poder e o mbito administrativo, onde foi produzido e recebido
(nacional, regional e institucional).
Por que a Teoria das Trs Idades?
Todo documento quando nasce ele, nasce com um objetivo administrativo e tem uma vida
funcional curta ou longa, dependera da frequncia do seu uso, o que definir o seu prazo
de guarda, portanto a o teoria revela o caminho percorrido pelos documentos, sendo essas
idades conhecidas como:
Arquivo de primeira idade ou corrente conjunto de documentos estreitamente
vinculados aos objetivos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de
atividades-fim e atividades meio e que conservam junto aos rgos produtores em razo
de sua vigncia e da freqncia com que so por eles consultados.
Arquivo de segunda idade ou intermedirio constitudo de documentos originrios
de arquivos correntes que precisam ser guardados por um tempo maior, por motivos
administrativos, legais ou financeiros, e que no mais serviriam para o suporte das
atividades institucionais. No h necessidade de serem conservados prximos as unidades
produtoras.
Arquivo de terceira idade ou permanente - conjunto de documentos custodiados em
carter definitivo, em funo de seu valor probatrio, jurdico e/ou informativo. So
documentos que perderam seu valor de natureza administrativa, permitindo sua utilizao
para fins cientficos sociais e culturais.

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Por Geraldo Marques Pimenta
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Veja mais artigos deste autor

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O que o candidato deve saber sobre Arquivologia
Por Geraldo Marques Pimenta
Um candidato quando se ingressa em uma carreira pblica, deve estar ciente que os
documentos pblicos merecem toda sua ateno como se fosse o seu documento pessoal,
pois a importncia da sua guarda, bem como sua preservao e integridade o que
assegurar a entidade custodiadora o bom funcionamento de prestao de servios,
quanto suas atividades e atendimento ao pblico, ou seja, caber ento ao servidor
pblico a produo, a utilizao e avaliao dos documentos arquivsticos estabelecendo
rotinas pr-definidas dentro das instituies responsveis por esses documentos.
Iniciaremos uma srie de informaes sobre a importncia da arquivologia em concursos,
o que proporcionar ao leitor uma viso mais crtica e construtiva da arquivologia como
disciplina.
Evoluo
A arquivologia tem suas origens na Revoluo Francesa no novo regime quando uma
leva de documentos emitido pelo Estado tinha que necessariamente garantir ao cidado
autenticidade e fidedignidade dos mesmos para a execuo de suas atividades,
assegurando sua integridade, principalmente dos diplomas e ttulos emitidos aos cidados
naquela poca, da o nascimento da Diplomtica Documental, rea afim da arquivologia
que estuda a autenticidade dos documentos arquivsticos.
Atualmente os documentos arquivsticos no so configurados somente em suporte de
papel, escritos ou textuais, um documento contendo informao quanto ao seu gnero
pode se configurar em qualquer tipo de suporte, como digitais, cartogrficos,
filmogrficos, sonoros, microgrficos, enfim uma informao administrativa ter sempre
a necessidade de guarda, quaisquer que seja o gnero, devemos atentar sempre para o seu
valor informacional e relacion-los s suas origens administrativas.
O que um documento arquivstico?
Um documento arquivstico, indiferente do suporte ou gnero ele deve ter sua origem
administrativa, pode ser pblico ou privado, mas tem um valor funcional ou seja
administrativo, no comparando aos acervos de bibliotecas e museus.
O que um arquivo?
um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organizao, firma ou
indivduo, que os mantm ordenadamente como fonte de informao para a execuo de
suas atividades. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vrios tipos e em
vrios suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser pblicas (Federal,
Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais e pessoais.
Qual a importncia da gesto de documentos arquivsticos?
Conjunto de procedimentos tcnicos e operacionais como avaliao, produo, anlise,
destinao, arquivamento e principalmente a preservao dos documentos arquivsticos
define a importncia de uma boa administrao do arquivo. As instituies arquivsticas,
seja pblica ou privada, necessitam a cada dia de uma constante anlise e avaliao dos
documentos arquivsiticos visando um bom acondicionamento e ordenacidade desses

documentos para uma rpida recuperao da informao, prestando a administrao e ao

cidado os servios arquivsticos que lhes so atribudos.
Quais os princpios bsicos da arquivologia?
1 Respeitabilidade - fixar a identidade dos documentos relativa a seu produtor. (no
devem
ser
misturados
aos
de
origem
diversa.
)
2 - Organicidade - qualidade dos arquivos refletindo a estrutura, funes e atividades da
instituio.
3 - Unicidade - Qualidade pela qual os documentos de arquivo, a despeito de forma,
espcie ou tipo, conservam carter nico em funo de seu contexto de origem.
4 - Integridade - Um fundo deve ser preservado sem disperso, mutilao, alienao ,
destruio
no
autorizada
ou
acrscimo
indevido
5 - Cumulatividade - formao progressiva, natural e orgnica.
6 - Ordem original - leva-se em conta as relaes estruturais e funcionais que presidem a
gnese
dos
arquivos.
7 - Territorialidade - jurisdio a que pertence cada documento de acordo com a rea
territorial, a esfera de poder e o mbito administrativo, onde foi produzido e recebido
(nacional, regional e institucional).
Por que a Teoria das Trs Idades?
Todo documento quando nasce ele, nasce com um objetivo administrativo e tem uma vida
funcional curta ou longa, dependera da frequncia do seu uso, o que definir o seu prazo
de guarda, portanto a o teoria revela o caminho percorrido pelos documentos, sendo essas
idades conhecidas como:
Arquivo de primeira idade ou corrente conjunto de documentos estreitamente
vinculados aos objetivos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de
atividades-fim e atividades meio e que conservam junto aos rgos produtores em razo
de sua vigncia e da freqncia com que so por eles consultados.
Arquivo de segunda idade ou intermedirio constitudo de documentos originrios
de arquivos correntes que precisam ser guardados por um tempo maior, por motivos
administrativos, legais ou financeiros, e que no mais serviriam para o suporte das
atividades institucionais. No h necessidade de serem conservados prximos as unidades
produtoras.
Arquivo de terceira idade ou permanente - conjunto de documentos custodiados em
carter definitivo, em funo de seu valor probatrio, jurdico e/ou informativo. So
documentos que perderam seu valor de natureza administrativa, permitindo sua utilizao
para fins cientficos sociais e culturais.

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Por Geraldo Marques Pimenta
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