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Módulo III • Ferramentas do Office – Folhas de Cálculo – Ferramentas de produtividade
Módulo III
• Ferramentas do Office
– Folhas de Cálculo
– Ferramentas de produtividade

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Módulo III - Excel

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Folhas de Cálculo

• O que é:

– Uma Folha de Cálculo é, por tradição, um conjunto de células que formam uma grelha ou tabela e que podem relacionar-se entre si através de expressões lógicas e/ou matemáticas.

• O que permite:

– Organização: apresentação de tabelas e listas de valores;

– Ferramentas matemáticas, estatísticas, financeiras, etc.: ajudam a executar cálculos mais complexos;

– Automatização de tarefas: geração automática de código e do cálculo automático de resultados;

– Representação gráfica de informação;

– Gestão de tabelas: utilizando operações convencionais de bases de dados;

– Ferramentas de programação: para criação de novas funcionalidades.

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O EXCEL como Folha de Cálculo

• Documento / Ficheiro

– Um documento do Excel designa-se por livro.

• Livro

– Um livro pode conter várias folhas de cálculo (por omissão, contém 3 folhas – Folha1, Folha2 e Folha3).

• Folha de cálculo

– Uma folha de cálculo é composta por uma grelha de células. A grelha contém colunas (A, B, …, IV) e linhas (1, 2, …, 65.536).

• Célula

– Unidade base da folha que pode conter constantes ou fórmulas com uma determinada formatação e possíveis anotações.

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O EXCEL como Folha de Cálculo Livro Folhas de cálculo Folha activa Grelha Colunas Linhas
O EXCEL como Folha de Cálculo
Livro
Folhas de cálculo
Folha activa
Grelha
Colunas
Linhas
Célula activa

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MS Excel - Célula Célula activa Nome ou referência Referência= ColunaLinha Conteúdo da célula Constantes
MS Excel - Célula
Célula activa
Nome ou referência
Referência= ColunaLinha
Conteúdo da célula
Constantes ou fórmulas
Formatações
Tipo de letra, côr, etc.

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MS Excel - Célula • Formatos: – O formato é um conjunto de propriedades atribuídas
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Formatos:
– O formato é um conjunto de propriedades atribuídas a cada uma das células
condicionando a forma como a informação é apresentada. Essas propriedades
estão acessíveis na caixa de diálogo que aparece ao seleccionar o menu
Formatar->Células e onde é possível definir:
• A forma como são representados valores numéricos (nº casas decimais, cifrão, etc.).
• O tipo de alinhamento do conteúdo das células (alinhados à esquerda, centrados ou à
direita).
• A cor associada aos conteúdos das
células.
• O tipo e o tamanho da fonte de
caracteres e o estilo (Negrito, Itálico,
Sublinhado, rasurado, etc.).
• A largura e altura das células.
• O tipo e espessura de molduras ou
linhas existentes em torno das
células.
• Os padrões dos sombreados de
determinadas células.
• Células cujos conteúdos não podem
ser alterados, ou seja, células
protegidas.

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Anotações:

– As anotações são particularmente úteis quando a folha de cálculo é partilhada por vários utilizadores ou quando contem fórmulas relativamente complexas em que são necessárias explicações adicionais, observações ou notas. Estas só são visíveis quando expressamente solicitadas através da selecção de Apenas Indicador de Comentário ou Comentárioas e Indicador no menu:

Ferramentasopções

Ver

Comentários,

e para criar/apagar/alterar uma anotação deve-se seleccionar Inserir->Comentário.

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MS Excel - Célula Conteúdo: constantes Todas as células em que o 1º carácter é
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Conteúdo: constantes
Todas as células em que o 1º
carácter é diferente do
operador “=”.
Numérico
Lógico
Data e hora
Texto

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• Constantes:

– Um valor constante pode ser do tipo numérico, lógico, indicativo de data e hora, ou texto:

• Valor numérico: qualquer combinação dos algarismos de 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, e ainda os símbolos virgula (,) ponto (.) exponenciação (E, e), mais (+) e menos (-).

• Valor Lógico: o Excel utiliza os valores lógicos Verdadeiro (True) e Falso (False).

• Datas e horas: a informação relativa a datas e horas é armazenada sob a forma de um número real em que a parte inteira diz respeito à data (número de dias desde 1900) e a parte real diz respeito às horas minutos e segundos (número de segundos desde a meia-noite). Ex: 35431.58681 é equivalente a 14h05 de 1/1/1997.

• Texto: é todo o conjunto de caracteres que não é considerado valor lógico, numérico, data e hora ou fórmulas. Para esclarecer situações confusas pode-se identificar como sendo do tipo texto antecedendo a constante com o símbolo plica ( ‘ ).

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MS Excel - Célula Conteúdo: fórmulas Todas as células em que o 1º carácter é
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Conteúdo: fórmulas
Todas as células em que o 1º
carácter é o operador “=”.
A fórmula só pode ser vista na
barra de fórmulas.
A célula mostra o resultado da
fórmula.

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MS Excel - Célula • Fórmulas: – As fórmulas são utilizadas sempre que se pretenda
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• Fórmulas:
– As fórmulas são utilizadas sempre que se
pretenda realizar determinadas operações,
nomeadamente operações aritméticas ou de
comparação sobre os valores das células.
Todas as fórmulas iniciam-se pelo sinal de
igual (=), e podem conter:
• Constantes – 1, 1000, “texto”, …;
• Operadores – +,*,>=, …;
• Referências a células – A1, A$1, …;
• Chamadas a funções – soma(1;2;3), etc.

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MS Excel - Fórmulas • Operadores: – Os operadores Indicam as operações a realizar entre
MS Excel - Fórmulas
• Operadores:
– Os operadores Indicam as operações a realizar entre
dados, podem ser agrupados em quatro tipos:
aritméticos, de texto, de comparação e de referência.
Operadores Aritméticos:
Operadores de Comparação:
+
Adição
=
Igual
-
*
/
Subtração ou Simétrico
Multiplicação
Divisão
Exponenciação
<
<=
>
^
>=
<>
Menor
Menor ou Igual
Maior
Maior ou Igual
Diferente
Operadores de Texto:
Operadores de Referência:
& Concatenação
:
Gama
(espaço) Intersecção
;
União

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Operadores aritméticos:

– Devolvem um valor numérico.

– Exemplos:

= 1 + 2 3

= -1 * 2 -2

Operadores de texto:

– Devolvem um valor de texto (caracteres entre aspas).

– Exemplos:

= “Juntar ” & “Texto” “Juntar texto”

= “No ” & 1 & “º caso existe…” “No 1º caso existe…”

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Operadores de comparação:

– Devolvem um valor lógico (verdadeiro ou falso).

– Exemplos:

= 1 >= 2 Falso

= 1 <> 2 Verdadeiro

Operadores de referência:

– Devolvem uma referência a uma célula ou a um conjunto de células.

– Exemplos:

= A1:A5 referência às células A1, A2, A3, A4 e A5

= B1:B5 A2:D2 referência à célula B2

= A1; A3; B2 referência às células A1, A3 e B2

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MS Excel - Fórmulas • Precedência dos Operadores: – Os operadores obedecem a uma ordem
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• Precedência dos Operadores:
– Os operadores obedecem a uma ordem de precedência quando
são executadas operações, sendo executadas primeiro as de
precedência superior e em caso de igualdade, da esquerda para a
direita. A utilização de parêntesis permite alterar a ordem de
precedência.
Por ordem decrescente de precedência dos operadores temos:
Gama (:)
Intersecção (Espaço)
União (;)
Simétrico (-)
Exponenciação (^)
Multiplicação (*) e Divisão (/)
Adição (+) e Subtracção (-)
Concatenação (&)
Comparação (=, <, <=, >, >=, <>)

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• Tipos de Referências:

– Na implementação de fórmulas é frequente fazer-se referência a uma célula ou a um intervalo de células em infinitas situações distintas. – As referências agrupam-se nos seguintes tipos:

• Referência Relativa

• Referência Absoluta

• Referência Mista

• Referência Externa

• Referência Circular

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Referência Relativa

– Indica como localizar uma célula a partir da célula corrente.

– Como representa uma posição relativa, sempre que a referência é copiada ou deslocada, ela actualiza-se em função da nova posição.

– Exemplo (B1 contém a fórmula =A1+1)

• Ao copiar a fórmula de B1 para B2 (+ 1 linha) a referência é alterada

=A2+1

• Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna)

=B1+1

• Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas)

=B3+1

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Referência Absoluta

– Indica uma localização fixa da célula, não sendo alterada em deslocamentos de posição.

– Exemplo (B1 contém a fórmula =$A$1+1)

• Ao copiar a fórmula de B1 para B2 (+ 1 linha) a referência mantém-se

=$A$1+1

• Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna)

=$A$1+1

• Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas)

=$A$1+1

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Referência Mista

– Combina os dois tipos anteriores, permitindo fixar a linha variando só a coluna (Ex. A$2) ou fixar a coluna variando só a linha (Ex. $A2) de uma referência.

– Exemplo (B1 contém a fórmula =A$1+1)

• Ao copiar a fórmula de B1 para B2 (+ 1 linha) =A$1+1

• Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna) =B$1+1

• Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas) =B$1+1

– Exemplo (B1 contém a fórmula =$A1+1)

• Ao copiar a fórmula de B1 para B2 (+ 1 linha) =$A2+1

• Ao copiar de B1 para C1 (+ 1 coluna) =$A1+1

• Ao copiar de B1 para C3 (+1 coluna e +2 linhas) =$A3+1

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Referências Externas

– Quando é necessário fazer referência a células nou- tras folhas de cálculo tem que se utilizar o seguinte formato: (ficheiro)folha1!A2.

Referências Circulares

– Quando é necessário fazer referência dentro da fórmula à célula actual (Ex. A2 = A2+1).

– O Excel permite a utilização deste tipo de referências seleccionando a opção Iteração no menu Ferramentas->Opções->Cálculo, sendo caracterizadas pelo valor inicial e condições de paragem.

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Repetição de Fórmulas e Utilização de Referências

– É frequente utilizar no Excel colunas ou linhas com várias cópias da mesma fórmula, variando só as referências.

– Inserir manualmente todas as fórmulas é um processo desagradável, moroso e sujeito a erros.

– Felizmente existem mecanismos de preenchimento automático de células, e é nessas situações que a utilização de referências relativas, absolutas e mistas se revestem da maior importância.

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MS Excel - Fórmulas • O Preenchimento Automático é realizado pelo Excel quando: – se
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• O Preenchimento Automático é realizado pelo Excel quando:
– se utiliza o comando Copiar e depois o comando Colar , tendo como
destino várias células.
– se selecciona um conjunto de células e se utiliza o comando
Editar Preencher.
– se utiliza a alça de preenchimento (cruz no canto inferior direito da célula
seleccionada).
• As referências relativas são incrementadas pelo Excel na linha e/ou na
coluna consoante se preenche as células ao longo das colunas e das
linhas. As referências absolutas não são alteradas. As referências
mistas só são alteradas na parte não fixa.
O caracter $ numa referência significa “fixar”.
AA
BB
CC
DD
EE
FF
GG
HH
II
JJ
KK
11
=A1
=$A$1
=$A1
=A$1
=A1
=B1
=$A1
=$A1
22
=A2
=$A$1
=$A2
=A$1
=$A$1
=$A$1
=A$1
=B$1
33
Exemplos de preenchimento automático com diferentes tipos de referências.

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Utilização de Nomes

– Uma outra forma alternativa para referir uma célula ou um intervalo de células é a proporcionada pela utilização de nomes. Um nome é um identificador que pode ser atribuído a uma ou mais células, a um valor ou a uma fórmula. A definição de um nome pode ser feita através do menu Inserir->Nome->Definir ou editar directamente na caixa de nomes da barra de fórmulas.

– A utilização de nomes tem as seguintes vantagens:

• os nomes são mais sugestivos.

• os nomes são definidos ao nível do livro podendo dessa forma ser utilizados em qualquer folha.

• os nomes podem ser rapidamente “colados” a partir da caixa de nomes, facilitando a sua utilização.

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MS Excel - Fórmulas • Fórmulas Matriciais – Uma fórmula matricial corresponde a uma única
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• Fórmulas Matriciais
– Uma fórmula matricial corresponde a uma única fórmula que usa uma
matriz como argumento ou insere resultados em múltiplas células. O
grupo de células que recebe uma fórmula matricial é tratado como uma
unidade, pelo facto de partilhar a mesma fórmula, tirando daí a vantagem
da sua utilização por substituir várias fórmulas por uma só.
– Passos para inserir uma fórmula matricial:
• Seleccionar o intervalo de células que vai receber a fórmula.
• Entrar em modo de edição e digitar a fórmula.
• Terminar a inserção com a combinação de teclas Ctrl+Shift+Enter.
– Passos para eliminar uma fórmula matricial:
• Seleccionar o mesmo intervalo de células que recebeu a fórmula.
• Entrar em modo de edição.
• Terminar com a combinação de teclas Ctrl+Enter.
– Exemplos:
{=A1:A3+B1:B3} Calcula a soma elemento a elemento entre as duas matrizes.
{=Ou(11=A1:A5)} Determina se o valor 11 existe na matriz A1:A5

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O EXCEL como Folha de Cálculo Barra de Menus Barras de Ferramentas Caixa de Nomes
O EXCEL como Folha de Cálculo
Barra de Menus
Barras de
Ferramentas
Caixa de
Nomes
Botão de
Barra de
Selecção total
Fórmulas
Nº de linha e
botão de
selecção da linha
Chama o Assistente
de Funções
Configuração da
Largura da Célula
Botão de aceitar
edição
Botão de
Nome de coluna e
botão de selecção
de coluna
Barra de
deslocamento
anular edição
Configuração da
altura da Célula
vertical
Célula
Activa
Separadores de
Folha de Cálculo
de um Livro
Barra de
deslocamento
Deslocamento
das folhas de
Cálculo
horizontal
Barra de
Estados

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