2- Com o crescimento e evoluo da escrita e da vida social, o ser humano
passou a compreender melhor o valor da informao e, por conseguinte, o valor dos documentos. A partir da comeou a agrupar documentos sistematizando em diversos suportes os resultados de suas atividades cotidianas relacionadas com poltica, religio, sociedade, economia, entre outras. Neste momento surgem os arquivos, que tinham como papel principal a guarda e conservao de documentos objetivando atestar a legalidade dos patrimnios e contar a histria de seus povos. Arquivos so locais destinados guarda ordenada de documentos criados por instituies ou pessoas, no decorrer de suas atividades, buscando a preservao desta documentao como um conjunto e no como unidades isoladas, pois estes na sua maioria servem de prova de transaes documentais realizadas e esto relacionados com os direitos e deveres destas instituies ou pessoas. Nas organizaes o objetivo principal dos setores de arquivo atender administrao direta em suas atividades diversas, servindo de suporte pesquisa tcnica, administrativa e financeira produzindo, recolhendo, selecionando e arquivando documentos gerados de maneira organizada, estando sempre preparados para o atendimento a consultas internas e externas de maneira rpida e precisa. O arquivo serve de instrumento principal de controle ao administrativa de qualquer empresa, seja ela privada ou pblica. Abriga documentos resultantes de uma atividade, sendo
estes
conservados
como
comprovantes.
Quando
bem
organizados, transmitem ordens, evitando repeties desnecessrias de
experincias, diminuindo a duplicidade de trabalho, revelando o que est para ser feito e os resultados obtidos. Constitui, ainda, fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de decises. Com o passar do tempo e terminada sua funo legal, os arquivos transformam-se em conhecimento para resgate histrico, quando seus documentos deixam de ter a validade tcnico-administrativa e legal para servirem de fonte histrica institucional. Sua funo principal a disponibilizao das informaes contidas em seu acervo de maneira
ordenada e funcional, a fim de embasar os procedimentos da instituio
onde est inserido. Independente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da instituio na qual se encontra este setor de arquivo, deve-se primeiramente conhecer a empresa, identificando os diversos setores e a hierarquia, objetivando determinar os tipos de documentos e seu fluxo na organizao. Convm ressaltar uma das etapas mais importantes para os arquivos que a escolha do mtodo de arquivamento no arranjo da documentao. Por existirem documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (assunto, nome, nmero, data ou local) pode-se empregar diferentes mtodos, porm baseados em cuidadosa anlise das atividades desenvolvidas pela organizao e pela observao das solicitaes dos documentos nos arquivos. Deve-se definir ento o mtodo principal e os auxiliares a serem implantados. Assim como o mtodo, o arranjo, que a ordenao dos documentos em fundos (fonte geradora de documentos como a administrao, a contabilidade, os recursos humanos, entre outros) uma das funes mais importantes em um arquivo e deve ser desenvolvido por profissionais habilitados e especialistas na rea de gesto de documentos neste ambientes institucionais. .Referncias PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002. PRADO, Heloisa de Almeida. A tcnica de arquivar. So Paulo: T. Queiroz, 1986.