ESTADO-MAIOR DO EXRCITO

DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR

NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 8
COMISSO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF. 8/1

ASSUNTO: COMISSO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS: COMPETNCIAS E RESPONSABILIDADES

1.

FINALIDADE

Definir as competncias e responsabilidades da Comisso de Classificao de Documentos.

2. MISSO:
A Comisso de Classificao de Documentos, adiante designada por CCD, coordena o funcionamento do Sistema de Arquivos do
Exrcito.
3. LEGISLAO E NORMATIVO

Regulamento do Arquivo Geral do Exrcito, publicado pela Portaria do Ministrio do Exrcito de 27/JUL/73;

Despacho de 06JUL92 do Chefe do ArqGEx;

Directiva Normalizao Provisria sobre a Preservao da Documentao Militar enviada pela Nota n1368 de 14NOV85
da RDB/DDHM;

Circular n1/86 de 23SET86 do Grupo de Trabalho dos Arquivos do Exrcito;

Regulamento de Conservao Arquivstica do Exrcito (Portaria 272/2000 de 22 de Maio).

4. COMPETNCIAS:
4.1. No mbito do Regulamento de Conservao Arquivstica do Exrcito:
a)

Coordenar o funcionamento dos arquivos do Exrcito;

b) Elaborar o regulamento interno de gesto de documentos;

c)

Fiscalizar o cumprimento das normas em vigor no mbito do sistema de arquivos.

4.2. No mbito do Arquivo Geral do Exrcito:

a)

As que resultam do Regulamento do Arquivo Geral do Exrcito.

4.3. Para a realizao das funes atribudas 4.1 a CCD assistida por um delegado do Arquivo Histrico Militar, competindo a este
representante do AHM decidir em definitivo sobre os casos de classificao de documentos em que se verifique discordncia com os outros
membros da Comisso.
5. RESPONDSABILIDADE

a)

A CCD coordena o funcionamento do Sistema de Arquivos do Exrcito:

1.

As operaes de gesto documental, sobretudo as de avaliao e seleco de documentos do Exrcito, so da inteira

responsabilidade da CCD, que deve determinar o valor arquivstico (primrio) e/ou histrico (secundrio) com o objectivo
de estabelecer os prazos de conservao administrativa e fixar o destino final da documentao (eliminao ou conservao
permanente);

2.

A eliminao de documentos de arquivo s pode ser realizada pelas U/E/O com autorizao da CCD;

3.

A transferncia de documentao proposta pelas U/E/O s pode ser efectuada depois da aprovao da CCD;

III A - 101

III A - 102

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 9
AVALIAO DE DOCUMENTOS
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF. 9/0
ASSUNTO: FOLHA DE REGISTO DO TTULO 9
1. FINALIDADE
Definir a articulao do Ttulo 9 AVALIAO DE DOCUMENTOS - dando a conhecer as NEPs que o constituem.

2. EXECUO

TTULO

NUMERAO/
CDIGO DA NEP

ASSUNTO

9
AVALIAO DE
DOCUMENTOS

NEP 9/0

FOLHA DE REGISTO

NEP 9/1

AVALIAO DE DOCUMENTOS

III A - 103

DATA

III A - 104

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 9
AVALIAO DE DOCUMENTOS
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF. 9/1
ASSUNTO: AVALIAO DE DOCUMENTOS

1.

FINALIDADE

Definir os procedimentos e responsabilidade ao nvel da avaliao de documentos do Exrcito.

2. CONCEITO
Funo arquivstica que visa a determinao do valor primrio e secundrio dos documentos, com o objectivo de estabelecer os
prazos de conservao administrativa, nas fases de arquivo corrente e intermdio de acordo com o seu interesse administrativo,
fiscal, legal e informativo e fixar, uma vez esgotado o seu valor primrio, o destino final dos documentos: eliminao ou conservao
permanente com base no seu interesse informativo.
3. APLICAO

A avaliao das sries documentais consignadas na tabela de seleco anexa ao Regulamento de Conservao Arquivstica do
Exrcito teve por base a anlise, realizada pelo Grupo de Trabalho dos Arquivos do Exrcito (GTAE), dos classificadores
enviados pelas diferentes U/E/O e a consulta aos respectivos servios.

Nos arquivos da U/E/O, a avaliao da documentao deve ser efectuada anualmente de acordo com o Regulamento de
Conservao Arquivstica do Exrcito promulgado pela Portaria 272/2000 de 22 de Maio e dando cumprimento ao art. 14 do
Decreto-Lei n. 16/93, de 23 de Janeiro, segundo o qual compete aos servios, de acordo com a poltica adoptada, a
implantao de sistemas de gesto de documentos, garantindo-lhes e provendo-os de instrumentos, recursos e infra-estruturas
de apoio ao funcionamento dos referidos sistemas.

4. EXECUO

a)

A avaliao tem por base as sries documentais.

b)

Por srie entende-se as unidades arquivsticas de um mesmo fundo cuja agregao foi determinada pelas necessidades do servio
tendo em conta critrios de racionalidade administrativa ou outra.

c)

As sries com documentos de valor informativo desigual s devem ser conservadas na sua globalidade quando a sua organizao
arquivstica assim o imponha, isto quando no for possvel determinar sub-sries a eliminar ou essa determinao invalide os
elementos de busca elaborados pelos servios de origem, nomeadamente registos.

d)

Excepcionalmente, a avaliao poder incidir sobre documentos isolados.

e)

Quando os documentos a avaliar estejam integrados em processos, coleces ou registos, o prazo de conservao administrativa
conta-se a partir da data de concluso dos processos ou da juno do ltimo documento.

f)

A avaliao de novas sries sempre ratificada pela CCD, que solicita parecer ao IAN/TT.

5. RESPONSABILIDADE
a)

A determinao do valor primrio das sries documentais, nomeadamente no que diz respeito ao cumprimento de funes
administrativas, legais ou financeiras, e a atribuio dos prazos mnimos de conservao administrativa, nas suas fases activa e
semi-activa, so da responsabilidade da Comisso de Classificao de Documentos sob proposta das U/E/O do Exrcito.

b)

A aprovao do valor secundrio, no que diz respeito ao seu valor informativo e/ou de testemunho patrimonial, e a
determinao do destino final dos documentos da responsabilidade do Instituto dos Arquivos Nacionais /Torre do Tombo

III A - 105

(IAN/TT), sob proposta da Comisso de Classificao de Documentos com o apoio de um representante do Arquivo
Histrico Militar.
6. CRITRIOS DE AVALIAO22
a)

O valor primrio e secundrio dos documentos do Exrcito esto consignados na Tabela de Seleco anexa ao Regulamento
de Conservao Arquivstica do Exrcito.

b)

So sries de conservao permanente as que possuam unidades arquivisticas com elevado interesse informativo ou de
testemunho patrimonial para o Exrcito, nomeadamente:

que testemunhem a constituio, (re)organizao e regulamentao do Exrcito (ex. leis, decretos, portarias, resolues,
estatutos, regulamentos, organogramas, fluxogramas, etc.);

que testemunhem o processo de elaborao de leis e regulamentos (ex. projectos de leis e regulamentos);

que reflictam o funcionamento do Exrcito e a evoluo das suas polticas e estratgias (ex. actas, planos e relatrios de

que retractem as principais funes do Exrcito (ex. projectos, pesquisas, relatrios tcnicos, manuais);

actividades, delegao de poderes, acordos, convnios, protocolos);

que reflictam os meios que o Exrcito dispe para o cumprimento das suas funes (ex. inventrios de bens patrimoniais,
quadros de pessoal, oramentos gerais e contas de gerncia);

que testemunhem o impacto e a eficcia das actividades desenvolvidas (ex. relatrios de actividade, estatsticas);

que garantam a proteco de direitos (ex. contratos, escrituras, protocolos);

que correspondam a documentos de contencioso ou que firmem jurisprudncia (ex. pareceres normativos apreciados
judicial ou administrativamente);

que permitam o controlo arquivstico (ex. guias de remessa, autos de eliminao, instrumentos de descrio e pesquisa de
documentos de conservao permanente);

que testemunhem factos relevantes da vida do Exrcito (ex. fotografias, filmes, etc. sobre actividades, comemoraes e
solenidades);

que divulguem ou promovam o Exrcito (ex. boletins, folhetos, cartazes, catlogos de exposies);

que veiculem informaes sobre acontecimentos, movimentos ou tendncias a nvel poltico, econmico, social, cultural,
religioso ou cientfico (ex. levantamentos topogrficos, registo de patentes, recenseamentos, processos de migraes, etc.)

c)

Em sries documentais com duplicao de contedo informativo, sero valorizadas as que:

contenham exemplares principais

se constituam em rgos ou servios de nvel superior

se apresentem como documentos sntese

d)

Em casos excepcionais poder aplicar-se o critrio da importncia, tomando como unidade de avaliao o processo, sempre
que este supere o nvel comum de interesse, designadamente:

Porque se reporta a uma pessoa que se evidenciou no seu tempo;

Porque se reporta a um acontecimento excepcional;

Porque se reporta a um assunto polmico ou inovador;

Porque testemunha uma ruptura com tendncias dominantes;

Porque se reporta a um perodo de grandes convulses polticas, sociais ou outras.

INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO Manual para a Gesto de Documentos. Lisboa: IAN/TT,
1998.

22

III A - 106

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 10
SELECO DE DOCUMENTOS
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF. 10/0
ASSUNTO: FOLHA DE REGISTO DO TTULO 10
1. FINALIDADE
Definir a articulao do Ttulo 10 SELECO DE DOCUMENTOS- dando a conhecer as NEPs que o constituem.
2. EXECUO

TTULO

10
SELECO DE
DOCUMENTOS

NUMERAO/
CDIGO DA NEP

ASSUNTO

NEP 10/0

FOLHA DE REGISTO

NEP 10/1

SELECO DE DOCUMENTOS

NEP 10/2

TABELA DE SELECO

III A - 107

DATA

III A - 108

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 10
SELECO DE DOCUMENTOS
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF. 10/1
ASSUNTO: SELECO DE DOCUMENTOS

1.

FINALIDADE

Definir os procedimentos e responsabilidade ao nvel da seleco de documentos do Exrcito.

2. CONCEITO
Funo arquivstica de triagem de documentos de arquivo, aps a prescrio da utilizao corrente pelos servios, tendo em vista a
separao dos documentos a conservar dos documentos desprovidos de interesse administrativo e histrico, destinados eliminao.
3. RESPONSABILIDADE
Executada, sob a responsabilidade da Comisso de Classificao de Documentos (CCD), pelas Comisses de Anlise das U/E/O ou
pelos responsveis dos respectivos arquivos primrios; ao nvel do arquivo intermdio sob a mesma responsabilidade, pode ser
executada pelas respectivas seces.
4. APLICAO

a)
b)

Aplica-se sempre que seja remetida uma relao de documentao ao Arquivo Geral do Exrcito por uma U/E/O.
Exceptua-se desta fase a seleco efectuada no Arquivo Histrico Militar, em que se proceder triagem dos documentos
aquando da sua recepo nesse arquivo.

5. EXECUO

a)

A seleco de documentos a conservar definitivamente definida pela Comisso de Classificao de Documentos, de acordo
com as orientaes estabelecidas na tabela de seleco.

b)

Os documentos de conservao permanente so conservados em arquivo no suporte original.

c)

A seleco enquadra-se em dois nveis:

ao nvel do arquivo corrente e intermdio, que realiza a seleco dos documentos dos respectivos arquivos aps a avaliao
das sries e tipo de conservao recomendado. Esta primeira seleco baseia-se na avaliao das sries de acordo com o seu
valor administrativo, jurdico, fiscal e informativo bem como do perodo durante o qual o valor e utilizao da srie
justificam o custo da sua conservao.

ao nvel do arquivo definitivo, que identifica as sries documentais a conservar definitivamente em razo do seu valor
arquivstico.

6. SELECO POR AMOSTRAGEM23

a)

No caso de sries muito volumosas pode recorrer-se aos mtodos de amostragem para assegurar a conservao de uma parte
significativa da srie, em vez de a destruir ou conservar integralmente.

b)

A amostragem depende da avaliao dos documentos e das razes que justificam a sua conservao, devendo ser entendida
como um procedimento excepcional.

INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO Manual para a Gesto de Documentos. Lisboa: IAN/TT,
1998.

23

III A - 109

c)

Quando se proceder descrio dos documentos conservados na sequncia de um processo de amostragem, devemos explicar
quais as razes que levaram eliminao dos restantes documentos e qual o mtodo de amostragem utilizado na seleco.

d)

A amostragem s deve ser utilizada quando:

As caractersticas da documentao se prestem aplicao desse mtodo (volume, contedo informativo,

homogeneidade);

No se reconhea srie um interesse informativo que justifique a sua conservao permanente global e simultaneamente
se considere inadequado a eliminao global;

e)

Se considere relevante a conservao de alguns documentos numa srie de eliminao.

Existem quatro mtodos de amostragem:

Amostragem exemplar conserva alguns documentos de uma srie de eliminao global com o objectivo de ilustrar
determinada prtica administrativa.

Amostragem selectiva conserva alguns documentos da srie em funo do seu valor excepcional para fins de
investigao com base em critrios pr-concebidos. Deve ser entendido como um mtodo complementar de uma
amostragem estatisticamente vlida devido sua subjectividade.

Amostragem sistemtica resulta do estabelecimento de uma determinada pauta de seleco baseada numa caracterstica
material dos documentos, (ex. todos os processos dos anos que terminem em 4 ou cujo nmero termine em 2, etc.). Este
mtodo agrupa diversas variantes, nomeadamente a amostragem topogrfica (conserva as sries segundo os locais de
provenincia); amostragem alfabtica (tem como base da seleco as letras do alfabeto, adequando-se por isso a sries de
processos individuais ordenados alfabeticamente); amostragem numrica (conserva um elemento em cada 10 ou 20);
amostragem cronolgica (conserva a totalidade dos documentos produzidos durante perodos de referncia previamente
estabelecidos, ex. todos os 5 ou 10 anos).

Amostragem aleatria baseia-se em tcnicas matemticas que determinam o tamanho da amostra, exigindo que todos
os elementos da srie tenham as mesmas probabilidades de ser seleccionados. S valida para sries fechadas.

f)

O uso combinado de diferentes mtodos de amostragem pode ser outra das solues de forma a contornar a inexistncia de um
mtodo totalmente satisfatrio. Nesta caso devemos efectuar primeiramente uma amostragem aleatria para garantir resultados
estatisticamente vlidos e s depois incidir sobre casos residuais.

III A - 110

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 10
SELECO DE DOCUMENTOS
EXEMPLAR N __
DATA __/__/__
REF. 10/2
ASSUNTO: TABELA DE SELECO
1. FINALIDADE
Definir e caracterizar a Tabela de Seleco de documentos do Exrcito.
2. CONCEITO
Documento que consigna e sintetiza as disposies relativas avaliao de documentos.
3. CONSTITUIO
A Tabela de Seleco anexa ao Regulamento de Conservao Arquivstica do Exrcito consignado na Portaria 272/2000 de 22 de
Maio, compreende:

Uma tabela de sries documentais distribudas por reas funcionais, a adoptar pelos arquivos correntes das diversas U/E/O,
com os seguintes n.s de referncia:
00.
10.
20.
25.
30.
40.
45.
50.
60.
70.
80.

90.

Comando
Pessoal
Informaes
Comunicaes
Operaes
Logstica
Informtica
Instruo
Finanas
Sade
Justia
Apoio Geral

O n. de referncia constitudo por dois campos, o primeiro corresponde rea funcional e o segundo ordem alfabtica das

A designao dos documentos agrupados por sries documentais, ordenadas alfabeticamente e numeradas com 4 dgitos e

sries.
intervaladas para salvaguarda da eventual entrada de novas sries documentais;

Os prazos mnimos de conservao administrativa (corrente) que se relacionam com os interesses dos prprios servios e com
os prazos fiscais e obrigaes jurdicas que a lei define;

O destino final da documentao aps a prescrio dos prazos de reteno administrativa: eliminao ou remessa para o
Arquivo Geral do Exrcito;

Um campo de observaes com as seguintes referncias:

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)

Desde que a informao seja recuperada em Prestao de Contas de Gerncia

Desde que a informao seja recuperada em Tombo de Prdios Militares
De acordo com o plano elaborado pela CCD
Transferncia directa para o AHM aps a extino da U/E/O
Aps alienao ou desafectao
Aps o cumprimento das obrigaes militares
Desde que a informao seja recuperada em Processos Individuais
Aps o final da sua validade / vigncia
Se no relatarem ocorrncias extraordinrias
Aps a baixa de servio, excepto reforma
Aps a baixa de servio
Aps a transferncia do titular
Aps o abate carga

III A - 111

n)
p)
q)
r)
s)
t)
u)
v)
z)

Excepto o exemplar principal (exemplar n 1 e/ou autografado)

Desde que a informao seja recuperada nos Servios Sociais
Aps o final do contrato
Desde que a informao seja recuperada na Segurana Social
Desde que a informao seja recuperado em Ordem de Servio
Desde que a informao seja recuperada em Processos Clnicos Individuais
Caso no sejam substitudas
Excepto as cpias anuais autenticadas
Desde que a informao seja recuperada em Relaes de Vencimentos

4. PRAZOS DE CONSERVAO

a)

Os documentos devem ser conservados nos arquivos das U/E/O de acordo com os prazos mnimos indicados na Tabela de
Seleco, anexa ao Regulamento de Conservao Arquivstica do Exrcito.

b)

Os documentos cuja conservao seja fixada por regulamentao especial, caso dos documentos com classificao de segurana,
ficam tambm sujeitos s disposies da respectiva regulamentao.

c)

Qualquer srie documental no includa na Tabela de Seleco considerada de conservao permanente at definio do
respectivo prazo de conservao.

5. APLICAO

a)

Compete Comisso de Classificao de Documentos verificar a aplicao da Tabela de Seleco, sobretudo ao nvel das sries
que deixam de ter utilidade corrente, o que supe o exame regular dos planos de conservao a fim de identificar os
documentos que devero ser eliminados ou transferidos para o Arquivo Geral do Exrcito .

b)

Sempre que uma srie composta por documentos de tipo particular (ex. facturas) esta pode ser tratada por lotes com base
semestral ou anual (ou includas no respectivo processo de prestao de contas).

c)

A Tabela de Seleco no deve ser utilizada como classificador de documentos.

6. REVISO DA TABELA

a)

A Tabela de Seleco deve ser sujeita a revises peridicas de forma a adequ-la s possveis alteraes na produo documental
e na estrutura arquivstica que a organiza.

b)

As alteraes ou revises da Tabela de Seleco, introduo de novas sries documentais, alterao dos prazos, etc. so
elaboradas pela Comisso de Classificao de Documentos, sob propostas das U/E/O do Exrcito.

c)

As propostas de alteraes devero ser comunicadas Comisso de Classificao de Documentos e constitudas por:

Nome de departamento ou servio que prope a alterao;

Alteraes recomendadas, incluso ou supresso de certas medidas, nomeadamente ao nvel das sries, prazos de
conservao, etc.;

d)

Explicao e justificao das alteraes propostas;

Assinatura da pessoa que prope a alterao e da que autoriza;

Data da proposta.

A Comisso de Classificao de Documentos dever remeter a proposta final de reviso da Tabela de Seleco ao Instituto dos
Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT), enquanto organismo coordenador da poltica arquivstica nacional.

III A - 112

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 11
REMESSAS PARA ARQUIVOS
EXEMPLAR N
DATA __/__/__
REF. 11/0
ASSUNTO: FOLHA DE REGISTO DO TTULO 11
1. FINALIDADE
Definir a articulao do Ttulo 11 - REMESSAS DE DOCUMENTOS - dando a conhecer as NEPs que o constituem.

2. EXECUO

TTULO

11
REMESSAS DE
DOCUMENTOS

NUMERAO/
CDIGO DA NEP

ASSUNTO

NEP 11/0

FOLHA DE REGISTO

NEP 11/1

REMESSAS PARA ARQUIVO INTERMDIO

NEP 11/2

REMESSAS PARA ARQUIVO DEFINITIVO

NEP 11/3

FORMALIDADES DAS REMESSAS

NEP 11/4

REMESSA DE DOCUMENTOS CLASSIFICADOS

III A - 113

DATA

III A - 114

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 11
REMESSAS PARA ARQUIVOS
EXEMPLAR N__
DATA __/__/__
REF. 11/1
ASSUNTO: REMESSAS PARA ARQUIVO INTERMDIO
1. FINALIDADE
Definir e normalizar os procedimento relativos s remessas de documentos dos arquivos primrios das U/E/O para o Arquivo
Geral do Exrcito.
2. OBJECTIVO
Racionalizar os espaos e a utilizao dos arquivos do Exrcito e manter em funcionamento os circuitos documentais com vista
conservao da documentao de valor histrico-cultural e informativo.

3.

EXECUO

a)

As remessas s se podem efectuar por deciso da Comisso de Classificao de Documentos (CCD) e desde que respeitem o
circuito documental do Exrcito:
Arquivos Primrios das U/E/O
Arquivo Geral do Exrcito

Arquivo Histrico Militar

b)

De acordo com as necessidades, pode a CCD juntamente com o Arquivo Histrico Militar elaborar disposies
complementares particulares para a remessa de documentos.

c)

O Arquivo Geral do Exrcito a entidade arquivstica que, de acordo com critrios de racionalidade e eficcia, gere a
documentao que lhe remetida pelas U/E/O do Exrcito (cf. art6 do RCAE).

d)

Compete a cada U/E/O elaborar um plano anual de remessa, para o Arquivo Geral do Exrcito, dos documentos que
decorrido o prazo de conservao administrativa tenham deixado de ser de utilizao corrente mas que possam ser utilizados
ocasionalmente em virtude do seu interesse administrativo.

e)

Cada U/E/O deve enviar, para o Arquivo Geral do Exrcito, para aprovao da CCD, uma relao dos documentos que
prope para remessa, findo os prazos de conservao administrativa consignados na Tabela de Seleco anexa Portaria
272/2000 de 22 de Maio.

f)

Todas as relaes de documentos devem ser estruturadas segundo o classificador do arquivo e as unidades de instalao
numeradas de acordo com essa estrutura.

g)

Os classificadores originais, instrumentos de recuperao elaborados pelas administraes produtores devem acompanhar os
documentos nas remessas.

h)

O Arquivo Geral do Exrcito dever estabelecer a periodicidade das remessas.

i)

As remessas para o Arquivo Geral do Exrcito implicam a transferncia de propriedade dos documentos das U/E/O para este
arquivo.

III A - 115

j)

A remessa ou transporte da documentao para o servio receptor fica a cargo da unidade remetente.

4. DOCUMENTAO DE U/E/O EXTINTAS OU HERDEIRAS

a)

A documentao de unidades extintas, na posse de unidades actuais, deve ser transferida para o Arquivo Geral do Exrcito sem
qualquer seleco e acompanhada de uma relao por unidades de instalao.

b)

Nessa relao devem ser indicadas as unidades de instalao (caixas, atados, dossiers, etc.) que contm documentao
classificada e quais os respectivos graus de classificao de segurana.

c)

Os arquivos teis actividade da unidade herdeira ou depositria podem ser mantidos em arquivo, devendo neste caso
informar-se o Arquivo Geral do Exrcito.

d)

Da transferncia da documentao relacionada com o ultramar e unidades mobilizadas ou com mais de 20 anos excluem-se os
documentos em que a sua conservao administrativa se rege por normas especficas, nomeadamente os processos individuais,
clnicos, criminais ou financeiros.

III A - 116

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 11
REMESSAS PARA ARQUIVOS
EXEMPLAR N__
DATA __/__/__
REF. 11/2
ASSUNTO: REMESSAS PARA ARQUIVO DEFINITIVO
1. FINALIDADE
Definir e normalizar os procedimento relativos s remessas de documentos do Arquivo Geral do Exrcito para o Arquivo Histrico
Militar.
2. OBJECTIVO
Racionalizar os espaos e a utilizao do Arquivo Geral do Exrcito e manter em funcionamento o circuito documental com vista
conservao da documentao de valor histrico.
3. EXECUO

a)

O Arquivo Histrico Militar a entidade arquivstica com competncia para proceder guarda, tratamento e preservao de
todos os documentos de valor histrico relativos ao Exrcito (cf. art. 7 do RCAE).

b)

Por mtuo acordo, o Arquivo Geral do Exrcito deve remeter para o Arquivo Histrico Militar, a ttulo de incorporao, todos
os documentos com interesse histrico, ou seja, cujo valor arquivstico justifique a sua conservao permanente.

c)

Os instrumentos de controlo e de referncia complementares (classificadores, ficheiros auxiliares, ndices, etc.), que tenham
permitido a recuperao da informao no arquivo das U/E/O, devem tambm ser remetidos para o Arquivo Histrico Militar,
acompanhando a respectiva documentao.

III A - 117

III A - 118

ESTADO-MAIOR DO EXRCITO
DIRECO DE DOCUMENTAO E HISTRIA MILITAR
NORMAS DE EXECUO PERMANENTE
(NEP)
ARQUIVOS DO EXRCITO
TTULO 11
REMESSAS PARA ARQUIVOS
EXEMPLAR N__
DATA __/__/__
REF. 11/3
ASSUNTO: FORMALIDADES DAS REMESSAS
1. FINALIDADE
Definir e normalizar as formalidades necessrias s remessas de documentos dos arquivos primrios das U/E/O para o Arquivo
Geral do Exrcito, e deste para o Arquivo Histrico Militar.
2. FORMALIDADES
a)

Qualquer remessa de documentao deve ser acompanhada de um Auto de Entrega e de uma Guia de Remessa.

b)

Do Auto de Entrega (Anexo 2.1. do RCAE), em duplicado, que dela far prova jurdica, deve constar:

c)

Data da entrega

Designao da U/E/O destinatria

Nome e posto/categoria do responsvel da U/E/O remetente

Nome e posto/categoria do responsvel da U/E/O destinatria

Diploma legal ou despacho que autoriza o acto

Natureza do acto (transferncia, incorporao, depsito, doao, aquisio, etc.)

Designao da U/E/O remetente

Designao da U/E/O destinatria

Assinatura dos responsveis pela entrega e pela recepo da remessa

A Guia de Remessa (Anexo 2.2 do RCAE), anexa ao auto de entrega, tem como objectivo identificar e controlar a
documentao durante a remessa e posteriormente apoiar a descrio e recuperao dos documentos ao nvel do arquivo
intermdio e definitivo, devendo por isso respeitar a organizao dos fundos, tendo em conta a ordem pela qual o servio
produziu a documentao. Desta deve constar:

Entidade Remetente (nome, n. de sada de remessa, data e responsvel)

Entidade Destinatria (nome, n. de entrada da remessa, data e responsvel)

Volume total da remessa, n. e tipo de unidades de instalao (caixas, pastas, maos, etc.) e dimenses em metros lineares

Nome do Fundo (designao da U/E/O a que diz respeito, e em caso de necessidade nome da seco)

Srie (ttulo, datas extremas, n. de referncia da Tabela de Seleco, suporte, n. e tipo de unidades de instalao e

dimenses em metros lineares)

Unidades de Instalao (n. de referncia, tipos de U.I, ttulo - designao do contedo, datas extremas, classificao de

acordo com o classificador original).

d)

Assinatura dos responsveis.

A guia de remessa feita em triplicado: o original fica no arquivo que recebeu a documentao, o duplicado enviado para o
servio de origem de modo a acusar a recepo dos documentos; o triplicado provisoriamente utilizado no arquivo
intermdio/definitivo como instrumento de descrio documental, depois de conferido, s podendo ser eliminado aps a
elaborao do respectivo inventrio.

e)

Nas unidades de instalao (caixas, pastas, maos, etc.) deve ser afixada uma etiqueta com a identificao da procedncia e do
seu contedo.

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3. RECEPO
a)

Durante a recepo dos documentos, deve o servio destinatrio proceder conferncia dos ingressos, verificar in loco se h
correspondncia da documentao com a guia de remessa, para controlo e apoio ao tratamento e recuperao dos
documentos.

b)

O arquivo receptor da documentao dever mencionar a sua localizao na guia de remessa.

4. ESTATUTO JURDICO DA REMESSA

a)

As remessas de documentao para o Arquivo Geral do Exrcito e para o Arquivo Histrico Militar implicam a alterao da
tutela jurdica da documentao.

b)

A incorporao de documentos para alm do seu transporte e depsito no arquivo significa tambm uma alterao oficial do
ttulo de propriedade e da custdia da documentao a ttulo definitivo, passando o arquivo receptor a ter jurisdio plena sobre
esses documentos.

c)

No entanto podem existir algumas excepo, caso da documentao remetida a ttulo de simples depsito, o que no implica a
alterao da propriedade, neste caso deve haver um acordo entre as duas partes sobre as condies que a documentao
necessita para ficar disposio do pblico, devendo especificar-se claramente a data a partir da qual os documentos podero
ser comunicados.

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