Priscilla Silveira

Tecnologias na
Formao
Profissional

So Paulo
Rede Internacional de Universidades Laureate
2015

Sumrio
Captulo 2: Organizar com Tecnologia---------------------------------------------------------- 5
Introduo------------------------------------------------------------------------------------------- 5
1 Vamos arrumar as ideias sobre a organizao?---------------------------------------------6
2 Agende seus compromissos e tarefas usando tecnologia-----------------------------------7
2.1 Organizando seus arquivos por meio da tecnologia----------------------------------- 10
Sntese--------------------------------------------------------------------------------------------- 15
Referncias Bibliogrficas----------------------------------------------------------------------- 16

Captulo 2

Organizar com Tecnologia

Introduo
talo estava feliz por ter conseguido o seu primeiro estgio, quando sua chefe o chamou para
uma conversa sria. Ela pontuou alguns aspectos que ele precisava melhorar em suas atividades
na empresa:

Fonte: Thinkstock

- Suas atividades podem ser realizadas em menor

tempo e melhor qualidade. O que voc pode fazer
para alcanar isso?
- Observo que voc precisa melhorar na realizao
de suas tarefas. Prioridades precisam ser definidas.
Atrasos devem ser evitados. Como voc pode se
organizar nesse sentido?
- Quando solicito um documento, voc demora para
encontr-lo no computador. Sua organizao dos
arquivos pode ser melhorada? Como?
- Preciso que voc organize os documentos no
computador de forma que qualquer funcionrio possa
ach-los facilmente. O que voc prope?

Ops! talo tem alguns desafios pela frente. Ele precisa se organizar, concorda? A organizao
do tempo e da produtividade um requisito mnimo exigido a um bom profissional no mercado
de trabalho.
A pessoa organizada administra melhor o seu tempo, o que possibilita que produza mais em suas
atividades acadmicas e/ou profissionais, alm de poder se dedicar a outras esferas de sua vida,
como famlia, lazer etc.
Descubra como talo, usando a tecnologia, pode melhorar nos aspectos apontados por sua
chefe. Aps essa leitura, esperamos que voc esteja apto a:
identificar ferramentas tecnolgicas para a organizao do tempo e da produtividade;
analisar como determinadas ferramentas tecnolgicas podem auxiliar na realizao de tarefas;
ter disciplina a fim de alcanar um melhor desenvolvimento acadmico e profissional.

Organizar com tecnologia

1 Vamos arrumar as ideias sobre a

organizao?
Na Era da Informao, exigese mais a organizao do
tempo e da produtividade, j
que os estmulos advindos da
internet so cada vez maiores
e presentes em nossa vida.
Vivemos conectados a toda
hora, no verdade? E isso
pode ser tanto nosso aliado
quanto um grande obstculo
para
produzirmos
com
efetividade.
Voc organizado(a)? Veja a
seguir alguns itens de um teste
para verificar se uma pessoa
organizada:
Fiquei curiosa para saber se voc marcaria todos os itens supracitados. Saiba que, independentemente
do que marcou ou no, ser organizado uma caracterstica que pode ser desenvolvida e
aperfeioada, e a tecnologia tem muito a nos ajudar para alcanar isso.
Organizar-se saber o que se deve fazer, quando fazer e por que fazer. Segundo Barbosa (2008),
h trs nveis de organizao (Figura 1):
Nvel fsico: refere-se a itens que podem ser tocados, como agenda, documentos, revistas, cartas
etc.;
Nvel lgico: contempla itens virtuais: arquivos, pastas, links etc.;
Nvel do conhecimento: refere-se ao que voc sabe e precisa armazenar, classificar e recuperar
em seu pensamento, como ideias, planos etc.

Figura 1 Nveis de organizao: Fsico, lgico e conhecimento, respectivamente.

Fonte: Thinkstock

interessante destacar que a tecnologia est to presente em nosso dia a dia que cada vez mais
est auxiliando na organizao dos trs nveis supracitados. Por exemplo, posso organizar minhas
ideias utilizando um aplicativo em meu tablet que produz mapa mental. Ou posso digitalizar ofcios
do meu escritrio para poupar espao fsico usado para arquivamento.
Como voc se organiza nos trs nveis de organizao? Tem usado a tecnologia para isso? Realizar
pequenas rotinas de organizao em nossa vida faz uma grande diferena. No entanto, produzir

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mais em menos tempo no significa qualidade. A pessoa organizada precisa utilizar mtodos que
garantam uma boa produtividade e, vale dizer, no existe apenas um mtodo de organizao
considerado ideal ou eficaz.
Se voc conversar com pessoas organizadas, descobrir que todas podem atingir o mesmo fim,
mas cada uma com o seu mtodo. Mas como saber se o mtodo que algum est utilizando para
se organizar eficaz?
Se a pessoa trabalha sempre em dobro, vive estressada com a falta de tempo, no encontra
facilmente o que precisa e est sempre atrasada e esquecendo compromissos, pode ser que o
problema esteja em seu mtodo de organizao ou que ela ainda nem esteja utilizando um.
Voc j pode adotar algum mtodo de organizao em sua rotina e descobrir outro que seja mais
efetivo. A organizao algo pessoal, por isso nosso desafio aqui abordar como ela pode ser
desenvolvida/aperfeioada com a ajuda da tecnologia.

2 Agende seus compromissos e tarefas

usando tecnologia
Essa a diretriz bsica da organizao, pois est relacionada com a identificao das tarefas que
voc tem de fazer e quando deve faz-las.
H pessoas que ainda preferem utilizar agenda de papel ou um caderno, mas com o avano
tecnolgico, muitas so as solues que podem facilitar o nosso agendamento dirio. Vamos
conhecer alguns casos? A comear pela soluo encontrada por Patrcia, uma estudante
universitria.
a) Patrcia e sua agenda virtual
Patrcia, que possui um e-mail do Outlook (http://www.outlook.com), optou por gerenciar seus
compromissos e tarefas na ferramenta de calendrio integrada a esse servio (Figura 2).

Figura 2 Acesso ao calendrio do servio de e-mail do Outlook.com.

Fonte: Outlook.com.

Patrcia pode visualizar seus compromissos/tarefas escolhendo o modo de visualizao (dia,

semana ou ms). Em sua agenda virtual, na viso de uma semana, ela encontra os seguintes
itens, conforme a Figura 3:
1. Criar um novo evento;
2. Minivisualizao do calendrio do ms. O sombreamento indica a semana que est sendo
visualizada no momento por ela;
3. Exibir mais de um calendrio de uma vez. Em Meus calendrios, ela pode criar outros
calendrios, como um calendrio a ser usado para compromissos da universidade ou para

Organizar com tecnologia

acompanhar compromissos pessoais. Patrcia pode adicionar tambm calendrios de outras

pessoas, compartilhados com ela, e selecionar quais deles exibir;
4. Navegar no calendrio de acordo com o dia;
5. Painel principal de exibio do(s) calendrio(s);
6. Escolher o modo de exibio (dia, semana, ms) e compartilhar um calendrio com outros
usurios.

Figura 3 Pgina do calendrio do Outlook na visualizao de uma semana.

Fonte: Outlook.com.

Para agendar um compromisso ou tarefa, Patrcia clica em Novo Evento (Item 1 da Figura 3) e o
registra indicando (Figura 4):
1. o nome e o local do evento;
2. os participantes do evento, caso haja, adicionando o e-mail deles para que recebam o convite;
3. a hora de incio, a durao do evento e a hora da notificao de lembrete, se necessrio.
4. se o evento ser recorrente e particular.

Figura 4 Criando um novo evento no calendrio do Outlook.com.

Fonte: Outlook.com.

A partir de agora, Patrcia j pode visualizar o evento criado na web ou em seus dispositivos
mveis (smartphone, tablet) usando o aplicativo do Outlook. Ela tambm pode receber convites
de eventos de outros usurios e o evento passa a fazer parte de seu calendrio.
Assim, ficar difcil Patrcia se esquecer de algum compromisso/tarefa, podendo realizar suas
aes do dia/semana/ms de forma organizada, no mesmo?
Voc percebeu como uma agenda virtual permite que Patrcia:

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 crie quantos calendrios desejar, facilitando a estratificao de seus eventos por tema, tais
como pessoal, trabalho, universidade etc.;
visualize de maneira rpida todos os seus compromissos/tarefas de seu(s) calendrio(s) de um
dia, semana ou ms;
compartilhe seus compromissos/tarefas com colegas, amigos e familiares para que saibam se
est ocupada ou livre em determinado horrio;
acesse a agenda em qualquer lugar, pois pode sincroniz-la com o smartphone ou o tablet;
use lembretes para que receba notificaes de compromissos/tarefas na web e em seus
dispositivos mveis;
envie convites para eventos e monitore as respostas das pessoas convidadas.
E a, voc se identificou com essa forma de organizao de compromissos e tarefas? Conhea
agora a soluo encontrada pelo Ricardo, funcionrio de uma empresa privada, para gerenciar
suas atividades dirias!
b) ) Ricardo e seus checklists
Ricardo gosta de organizar suas tarefas preparando listas do que tem a fazer (checklist dirio/
semanal/mensal). Inicialmente ele fazia suas listagens em um caderno, onde separava suas
pendncias por prioridades, quando percebeu que tudo seria facilitado se suas listas estivessem
na internet e, melhor, em seu smartphone.
Ele pesquisou e testou vrios aplicativos utilizados para tal fim e decidiu usar o Wunderlist.

NO DEIXE DE LER...
O Wunderlist, alm de ter uma verso web (www.wunderlist.com/pt), est disponvel para
Windows, Mac OSX e smartphones com IOS ou Android. O que acha de conferir?
Usando o Wunderlist, Ricardo cria listas de acordo com as diferentes temticas do seu dia a dia:
universidade, estgio, pessoal etc. Para cada lista (new list), ele cria afazeres (new task), os coloca
em ordem de prioridade e, para cada um, pode: definir um prazo para concluso, atribuir uma
estrela para fins de destaque, adicionar uma nota e configurar um alerta de lembrete.
Ricardo, medida que cumpre uma tarefa, marca no checkbox ao lado dela e pronto! Se
necessrio, ele pode ainda compartilhar uma ou mais listas com outras pessoas. Veja na Figura
5 a tela de listas e afazeres do Wunderlist no aplicativo do iPhone:

Figura 5 Tela de listas e afazeres do Wunderlist no aplicativo do iPhone.

Fonte: www.techtudo.com.br/.

Organizar com tecnologia

Voc viu que Patrcia e Ricardo utilizam ferramentas tecnolgicas diferentes para atingir o
mesmo fim: gerenciar seus compromissos e tarefas? Cada um encontrou seu modo particular de
gerenciamento e organizao. Isso o que importa.
Voc pode encontrar ainda pessoas que usem a mesma ferramenta tecnolgica de gerenciamento
de seus compromissos e tarefas, mas com mtodos de organizao diferentes.
Existem vrios mtodos de organizao, os quais, associados a uma boa ferramenta tecnolgica,
podem otimizar ainda mais seu tempo e produtividade.

NS QUEREMOS SABER!
Pesquise na web pelo menos dois tipos diferentes de mtodos de organizao. Reflita
sobre o que acha deles e sobre a sua aplicabilidade em seu dia a dia.

2.1 Organizando seus arquivos por meio da

tecnologia
Voc sabe o que fazer e quando fazer, mas se a sua casa no estiver em ordem, seu tempo e
produtividade sero prejudicados, concorda?
Hoje em dia a quantidade de informao digital gerada ou captada por uma pessoa enorme.
Fotos tiradas a todo momento, arquivos de produtividade sendo criados a toda hora, arquivos
baixados da internet para fins pessoais, acadmicos e/ou profissionais, e, ainda por cima, em
diferentes aparelhos (smartphone, computador, notebook, tablet...).
Segundo Mattos (2013), preciso verificar a relevncia em armazenar ou no uma informao,
evitando, assim, ocupar espaos desnecessrios e formar o chamado lixo eletrnico, que dificulta
tanto a organizao. O autor recomenda guardar uma informao apenas quando:
s pode ser obtida novamente com custo;
tem o risco de estar indisponvel no futuro;
no tiver referncia de como obt-la novamente;
for difcil de encontr-la posteriormente;
seu armazenamento necessrio por lei, por exemplo, declaraes de imposto de renda;
for algo personalizado (anotaes de aula, agendas) que ainda podem ser consultadas no
futuro.
Deu para perceber que a organizao est diretamente relacionada utilidade? Afinal, como um
arquivo ser til se est perdido entre diversos outros desorganizados?
E voc, considera seus arquivos digitais bem organizados? Ser que o mtodo de organizao
que utiliza o ideal? Bem, apresentamos dois princpios que julgamos importantes para a
organizao de seus arquivos:
Organize seus arquivos em pastas seguindo um critrio de classificao (taxonomia) mais
adequado s suas necessidades;
Garanta que seus arquivos estejam na nuvem e sincronizados para que os encontre
independentemente de onde voc os acessa.
Vamos conhecer melhor cada princpio?

10 Laureate- International Universities

a) Organizando seus arquivos segundo uma taxonomia

Aplicar uma taxonomia na organizao dos arquivos uma ao importante para voc que
deseja encontr-los posteriormente de maneira fcil e rpida. Segundo a Norma ISO 704 (1987),
a taxonomia uma estrutura mental que permite classificar os objetos individuais do mundo
exterior ou interior atravs de um processo de abstrao mais ou menos arbitrrio, agrupando-os
pelas relaes que eles mantm com os demais.
No existe o melhor mtodo de classificao. Essa uma deciso bastante pessoal. Voc deve
escolher o mtodo que mais atenda s suas necessidades, que d a garantia de que todos os seus
arquivos possam ser categorizados em pastas e que essa categorizao lhe permita encontr-los
facilmente sem que seja necessrio voc abrir o arquivo para verificar se o que est procurando.
Vamos ver alguns relatos de pessoas e seus mtodos de organizao de pastas/arquivos? Isso
permitir que voc comece a escolher um mtodo caso ainda no utilize um, ou, se j utiliza,
poder rev-lo ou aperfeio-lo, se necessrio. Comece conhecendo o caso do Rodrigo (JORGE,
2015).
Rodrigo realiza uma classificao funcional dos arquivos, quer dizer, pelo tipo de uso que faz
deles. Trata-se de uma classificao simples com uma pasta nomeada como Pessoal e outra
como Trabalho. Em ambas as pastas h mais duas subpastas, denominadas: Finalizados e Em
andamento, conforme a Figura 6.

Figura 6 Classificao de pastas para organizar os arquivos do Rodrigo.

J Augusto (CAMPOS, 2015) organiza seus arquivos baseando-se em alguns princpios:

Ter o cuidado na nomeao dos arquivos deixando claro no prprio ttulo o contedo a que
se relaciona. Por exemplo, no lugar de nomear o arquivo como oficio-004-2010, ele nomeia
como of-004-10-solicita-contrato-consultor;
Concentrar os arquivos em poucas pastas, classificando-as pelo tipo de arquivo. Assim, adota
uma pasta geral (Arquivos), dentro da qual existem quatro subpastas: Textos (word, pdf),
Imagens, Compactados (seus backups zipados) e Media (multimdia). Esta ltima ainda possui
as seguintes subpastas: Audio e Video. Observe na Figura 7.

Figura 7 Classificao de pastas para organizar os arquivos do Augusto.

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Organizar com tecnologia

Viu como cada vez mais descobrimos que a organizao algo pessoal? Nos casos apresentados,
no temos como afirmar qual o melhor mtodo de organizar as pastas no computador, uma vez
que a forma ideal sempre ser a que mais se adque ao usurio e ao seu contexto.
Apesar de existirem diferentes possibilidades de sistemas de classificao, algumas dicas fazem
a diferena:
Nomear as pastas e arquivos com ttulos bvios que realmente reflitam do que se trata;
Arquivos que tero diferentes verses devem ter em seu ttulo a indicao de qual verso se
trata, por exemplo, a data (dia, ms, ano) ou o nmero da verso (v1, v2, v3...);
Se desejar dispor as pastas ou arquivos em uma ordem sequencial, basta comear a nomeao
dos seus ttulos com nmeros (01, 02, 03...);
A classificao deve refletir da melhor forma o contexto do usurio.
Como descobrir se o seu sistema de classificao de arquivos realmente efetivo para voc? Se
em seu dia a dia voc: (1) gasta tempo encontrando um arquivo; (2) precisa abrir o arquivo para
verificar se encontrou o correto; ou (3) no encontra facilmente o arquivo que procura, est na
hora de rever o seu mtodo de organiz-los, concorda?
b) Seus arquivos nas nuvens
Independentemente do mtodo de organizao de pastas utilizado, importante se preocupar
com o backup dele. O backup a realizao de uma cpia de seus arquivos em outro dispositivo
de armazenamento, garantindo a segurana dos seus arquivos, caso seu computador pare de
funcionar ou seja contaminado por vrus.
H um tempo essa ao s era possvel atravs de solues fsicas (CD, DVD, pen-drive, HD
externo). Uma soluo mais atual e cada vez mais utilizada o armazenamento na nuvem (em
um servidor na internet), que, alm de garantir a segurana, permite o acesso a seus arquivos em
qualquer lugar e/ou dispositivo, o que facilita o uso e o gerenciamento destes (Figura 8).

Figura 8 Solues de backup de arquivos.

Voc j descobriu anteriormente como importante usar uma estrutura de organizao de seus
arquivos em pastas, no mesmo? Sugerimos que utilize essa mesma estrutura para as suas
solues de backup fsico ou na nuvem.

12 Laureate- International Universities

Os servios mais conhecidos de armazenamento na nuvem so: Dropbox, Google Drive e

Onedrive. Existem alguns critrios que devem ser observados para a escolha do melhor servio.
So eles:

Espao que fornece para armazenamento grtis;

Melhor relao espao vs. preo para os planos pagos;
Tamanho mximo de arquivo permitido;
Possuir aplicativo para dispositivos mveis e para desktop;
Permitir compartilhamento dos arquivos, com possibilidade de edio ou no;
Possuir integrao a um servio de e-mail que o usurio j utiliza.

NO DEIXE DE VER...
Acesse o site de cada servio de armazenamento na nuvem e conhea os planos
gratuitos e pagos, de acordo com o espao disponibilizado:
Google Drive - http://www.google.com.br/drive/
OneDrive www.onedrive.live.com
Dropbox - www.dropbox.com

Para exemplificar como funciona o armazenamento na nuvem, conhea a escolha de Bruno. Ele
optou em usar o servio do OneDrive (Figura 9), pois integrado ao seu e-mail do Outlook.

Figura 9 Pgina inicial do OneDrive na web

Fonte: Microsoft.com

Basicamente, neste servio, Bruno pode:

criar pastas;
fazer upload (envio) de pastas/arquivos no espao destinado;
organizar seus arquivos da forma que melhor lhe convier;
fazer download de arquivos;
compartilhar pastas/arquivos com outras pessoas, permitindo que editem ou apenas visualizem;
criar on-line documentos do Office (Word, Power Point, Excel...), conforme pode ser visualizado
na Figura 10.

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Organizar com tecnologia

Figura 10 Criando documentos do Office no OneDrive.

Fonte: Microsoft.com.

editar on-line seus documentos do Office (Word, Power Point, Excel...);

sincronizar seus arquivos no computador, no smartphone e no tablet, permitindo o acesso a
eles de forma facilitada. Observe, na Figura 11, o aplicativo do OneDrive integrado ao Windows
Explorer.

Figura 11 OneDrive para desktop integrado ao Windows Explorer

Fonte: Microsoft.com

Maravilhoso, no? quase o mesmo que dizer que os seus arquivos passam a estar na palma
de suas mos e facilmente passados s mos de outros quando armazenados virtualmente. As
funcionalidades do OneDrive aqui citadas podem ser encontradas na maioria dos servios de
armazenamento na nuvem.

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Sntese
Sntese

Definitivamente a tecnologia nos ajuda bastante a organizar nossos compromissos/tarefas e

nossos arquivos, no mesmo? Em sua leitura, voc pde descobrir:
ferramentas tecnolgicas para a organizao do tempo e da produtividade, tais como o
calendrio do Outlook ou o Wunderlist. Se voc ainda no usava a tecnologia para tal fim,
certamente identificou as vantagens em implementar uma soluo dessa natureza em sua rotina
diria;
que usar um sistema de classificao de arquivos permite encontr-los posteriormente de
maneira fcil no seu dia a dia; e, mais ainda:
que usar o armazenamento na nuvem traz uma srie de vantagens, entre elas: manter um
backup seguro dos arquivos, acess-los em qualquer lugar e dispositivo e compartilh-los
facilmente com outros usurios.
Esperamos que, com os casos apresentados, voc tenha percebido a importncia da organizao
para quem deseja ser mais produtivo academicamente e profissionalmente.
Agora com voc! Descubra qual a ferramenta tecnolgica e o mtodo de organizao que
melhor se adquam ao seu contexto!

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Organizar com tecnologia

Referncias

Bibliogrficas

BARBOSA, Christian. A trade do tempo: um mtodo nico para potencializar sua produtividade,
aumentar seu equilbrio e as realizaes de sua equipe. So Paulo: Elsevier, 2008.
CAMPOS, Augusto. Como organizar os arquivos e pastas no computador. Disponvel em:
<http://efetividade.net/2010/01/como-organizar-os-arquivos-e-pastas-no-computador.html>.
Acesso em: 8 abr. 2015.
GUIA DO ESTUDANTE. Voc organizado? Disponvel em: <http://guiadoestudante.abril.com.
br/testes-vocacional/voce-organizado-783259.shtml>. Acesso em: 27 mar. 2015.
ISO 704. International Standard. Principies and methods of terminology. Switzerland,
1987.
JORGE, Rodrigo. Vdeo tutorial: como organizar seus arquivos. Disponvel em: <http://
rodrigojorge.com.br/blog/video-tutorial-como-organizar-seus-arquivos/>. Acesso em: 9 abr.
2015.
MATTOS, Alessandro Nicoli de. Informao prata compreenso ouro: um guia para
todos sobre como produzir e consumir informao na Era da Compreenso. Smashwords, 2013.
Disponvel em: <https://www.smashwords.com/books/view/281255>. Acesso em: 27 mar.
2015.

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