Plano de Gerenciamento das Comunicaes

NA GEP GRUPO 05: CORRIDA DE RUA

Plano de Gerenciamento das Comunicaes
Communications Management Plan
Elaborao Channtropyque Pohnna Salgado
Diego Jos Silva de Freitas
Frederico Rafael Vargas Rocha
Marcelo d`Almeida de Souza Lima
Tatiani Aguiar Coimbra
Vanessa Mara Soares de Amorim
Aprovao Eduardo Martins de Lima Reitor da Universidade
FUMEC

Verso Atual: 0.1

02/08/2012

1. HISTRICO DE ALTERAES
Verso

Data

01

02/08/2012

Autor
Channtropyque Pohnna Salgado
Diego Jos Silva de Freitas
Frederico Rafael Vargas Rocha
Marcelo d`Almeida de Souza Lima
Tatiani Aguiar Coimbra
Vanessa Mara Soares de Amorim

Descrio

Criao inicial.

2. INTEGRANTES DO GRUPO

Channtropyque Pohnna Salgado

Diego Jos Silva de Freitas

Frederico Rafael Vargas Rocha

Marcelo d`Almeida de Souza Lima

Tatiani Aguiar Coimbra

Vanessa Mara Soares de Amorim

Projectum Lux Gerenciamento de Projetos Ltda.

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3. ABSTRATO
A Corrida do CIRCUITO FUMEC 2012 ocorrer na Lagoa da Pampulha, situada na cidade
de Belo Horizonte - MG, local este que possui as principais atraes tursticas da cidade. A
corrida de rua ter 02 (dois) percursos, sendo um de 05 (cinco) quilmetros e o outro de 10
(dez) quilmetros, a mesma ser realizada para no mnimo 3.000 (trs mil) participantes. O
corredor ter a comodidade de efetuar sua inscrio pela internet e retirar um kit
personalizado. O projeto mobilizar a sociedade e contar com o apoio da Prefeitura de
Belo Horizonte PBH, Polcia Militar de Minas Gerais - PMMG, Empresa de Transporte e
Trnsito de Belo Horizonte BHTRANS, rgos de Sade, entre outros com a finalidade
de oferecer maior segurana e atendimento mdico aos corredores.

4. PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES

Para elaborar o processo de gerenciamento das comunicaes deste projeto a empresa
PROJETUM LUX se baseou no Termo de Abertura do Projeto (TAP), nos documentos de
aquisies, nos fatores ambientais da empresa e nos ativos de processos organizacionais
para fazer anlise das partes interessadas, as quais vo se descrever ao longo desde
plano, para conseqentemente obter o registro das partes interessas e suas respectivas
estratgias. Elaborao esta que ter como referncia o PMBOK e as seguintes variveis
a serem observadas abaixo.

Aps a assinatura do contrato, ser realizada reunio com o cliente (patrocinador) e o

gerente de projeto, onde ser detalhado e implementado o processo de comunicao a ser
utilizado durante a execuo deste projeto, o qual todos os envolvidos sero obrigados a
utiliz-lo, a fim de evitar qualquer desentendimento.

1. Para uma comunicao efetiva, todos os e-mails a serem enviados sobre este
projeto, devem possuir a seguinte numerao e sempre manter em cpia o e-mail
do gerente de projeto.

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Quando enviado pelo Cliente:

FC-PL-CR-XXXX-XXX- Assunto

Quando enviado pela Projectum Lux:

PL-FC-CR-XXXX-XXX-Assunto

FC: Fumec

PL: Projectum Lux

CR: Corrida de Rua

XXXX- Ano atual

XXX Nmero Seqencial iniciando em 001

2. Semanalmente, s segundas-feiras, s 09:00, ser realizada reunio de andamento

do projeto com os responsveis de cada setor envolvido no projeto (comercial,
aquisies, tcnico, gerente do projeto, representante do cliente, assessor
esportivo), o Gerente do Projeto (GP), ser o responsvel por atualizar o relatrio
de andamento do projeto, por recolher assinaturas de todos os que estavam
presentes na reunio, alm de digitalizar o documento e enviar (via e-mail) aos
fornecedores e ao Patrocinador do projeto, a fim de comunicar a todos as novas
necessidades, as atividades finalizadas ou solues apresentadas.

Registros:

Cronograma atualizado;

Relatrio de Andamento do Projeto;

E-mail.

3. Aps a contratao do fornecedor de servios, ser realizado semanalmente, s

segundas-feiras, s 14:00, reunio de andamento do projeto com todos os
fornecedores de servios contratados at o momento, junto ao setor comercial, ao
Analista de Negcios e o Gerente de Projeto, Analista de Negcios, ser
responsvel pelo registro da ata de reunio, bem como pela avaliao quinzenal de
seus fornecedores de servio, e de digitalizar a ata assinada, e envi-la a todos os
fornecedores (via e-mail). O Coordenador do Projeto ser responsvel pelo
Feedback aos fornecedores aps a avaliao quinzenal.

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Registros:

Ata de Reunio;

Avaliao de Fornecedores;

E-mail.

4. Quinzenalmente e no final do projeto, o Coordenador do projeto, enviar ao cliente,

um questionrio de satisfao do cliente, para saber o que este identificou do nosso
processo de trabalho, e se possui alguma reclamao/oportunidade de melhoria
que possamos aplicar. Aps receber este formulrio preenchido o Coordenador
passar o resultado ao Gerente do Projeto, que ir analisar, propor um plano de
aes, caso necessrio, e este por sua vez, fornecer o Feedback ao Cliente.

Registros:

Formulrio de Satisfao de Cliente;

Plano de Ao.

5. Mensalmente, no ltimo dia til de cada ms, ser realizada reunio com todas as
partes interessadas do projeto, para que todos se conheam e possam trabalhar
em equipe, para obter maior sinergia. O Coordenador do Projeto ser responsvel
por ministrar a reunio, pelo registro da ata de reunio, e de digitalizar a ata
assinada, e envi-la a todos os fornecedores (via e-mail), pela apresentao do
relatrio de acompanhamento do projeto, e por retornar os Feedbacks.

Registros:

Ata de Reunio;

Relatrio de Andamento do Projeto;

E-mail.

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6. Para efetivar o processo de comunicao, caso o cliente solicite, os relatrios
emitidos do programa Microsoft Project 2010, utilizado para monitorar o andamento
do projeto tambm poder ser utilizado.
7. Todos os documentos emitidos durante o processo de comunicao sero
arquivados, por ordem de data crescente, caso haja a necessidade de buscar
informaes antigas.
OBS: Todos os documentos acima mencionados, entre outros, a fim de formalizar a
comunicao deste plano constam em anexo (ANEXO - OUTROS).
No que tange comunicao externa, tanto a empresa de Comunicao e a de Relaes
Pblicas que sero contratadas para este projeto devero utilizar o briefing j prestabelecido abaixo pelo patrocinador e o gerente de projeto como referncia para
desenvolverem suas aes criativas para a Corrida do CIRCUITO FUMEC 2012:
Objetivos da comunicao
Os objetivos da comunicao esto diretamente relacionados s aes publicitrias que
sero desenvolvidas pela empresa de comunicao e alinhada imagem de marca da
Universidade FUMEC que ser mantida e cuidada pelas Relaes Pblicas, tais objetivos
se descrevem abaixo:

Dar a conhecer um produto ou marca ao pblico objetivo;

Fazer com que os clientes (corredores) experimentem a nova corrida;
Ressaltar determinadas caractersticas do produto ou marca;
Trabalhar a imagem de marca;
Modificar hbitos comportamentais;
Incentivar a prtica de esportes e hbitos saudveis;
Promover a integrao social da comunidade acadmica da Universidade FUMEC
com a sociedade.

Pblico objetivo da Corrida do CIRCUITO FUMEC 2012

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Alunos e ex-alunos da Universidade FUMEC, alm dos corredores externos. Ambos sejam
adeptos s prticas de esportes, preocupados com os hbitos saudveis e com condies
fsicas para completar os percursos de 05 (cinco) ou 10 (dez) quilmetros.
Meios de comunicao

Televiso: A corrida ser comunicada em Belo Horizonte com parceria da

Universidade FUMEC a fim de integrar o meio acadmico com as prticas de

esportes.
Revista: O mesmo formato publicitrio televisivo ser utilizado na mdia impressa.

As principais revistas de esportes: The Finish e Revista O2.

Cinema: Nos principais cinemas de Belo Horizonte: Ptio Savassi, BH Shopping e

Diamond Mall.
Exterior: Outdoors: localizados prximos Universidade FUMEC / Outbus-

Busdoor: nos nibus de circulao centro-sul de Belo Horizonte.

Internet: Ser este o meio de comunicao mais explorado, pois acredita-se que o
alcance ao pblico objetivo acadmico da FUMEC seja maior com este meio e com
menor investimento:
o Site da FUMEC: No site institucional da FUMEC;
o Redes sociais: Facebook, Twiter e Orkut;
o Mailing List: Envio de e-mails aos corredores cadastrados em sites de

corrida (Iguana Sports) e aos alunos e ex-alunos da FUMEC.

Impresso: Folhetos, cartazes e banners que sero afixados na FUMEC.

OBS: O perodo da campanha publicitria ser 01/09/2012 ao dia 01/12/2012.

Logo da corrida

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Material de comunicao
Para a criao do material de comunicao desta corrida se utilizar da ferramenta de
benchmarking tendo como referncia as principais corridas de Belo Horizonte, tais como:

Circuito das Estaes Adidas

Site: http://circuitodasestacoes.com.br/

Circuito Athenas

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Site: http://www.circuitoathenas.com.br/2012/

Volta Internacional da Pampulha

Site: http://www.yescom.com.br/voltadapampulha/2012/portugues/index.asp

Golden Four ASICS

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Site: http://www.asics.com.br/golden4asics/

5. CATEGORIAS DOS STAKEHOLDERS

ANEXO 01

6. MAPA DAS PARTES INTERESSADAS

ANEXO 02

7. PLANO DE COMUNICAO
ANEXO 03

8. AUTORIDADE DO GERENTE DE PROJETO

O Gerente de Projeto o Sr. Jos Antnio da Silveira, sendo este responsvel pela
elaborao, execuo e monitoramento do Plano de Gerenciamento das Comunicaes
PGC. Havendo necessidades poder o referido gerente de projeto delegar atividades
relacionadas a este plano aos seus respectivos coordenadores.

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9. ADMINISTRAO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAES

O Sr. Jos Antnio da Silveira o responsvel pela execuo e controle do Plano de
Gerenciamento

das

Comunicaes

PGC,

sendo

este

monitorado

revisto

quinzenalmente. Na ausncia do gerente de projeto, os responsveis pelo monitoramento

e acompanhamento deste plano sero os coordenadores do projeto.

10. APROVAES
Aprovador
Eduardo Martins de Lima

Assinatura

Data

Reitor da Universidade FUMEC

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