Claudia Lacombe PDF

R
Claudia Lacombe Rocha
Especialista em Gesto de Documentos e Preservao no Arquivo Nacional. Presidente da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos.
Margareth da Silva
Especialista em Gesto de Documentos e Preservao no Arquivo Nacional. Membro

da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos.
Padres para Garantir

a Preservao e o Acesso aos
Documentos Digitais
This article presents the need of
Este artigo trata da necessidade de
standards for producing and preserving
padres e normas na criao e manuteno

de documentos arquivsticos digitais
authentic and accessible digital records.
autnticos e acessveis. Apresenta os
Initially, it introduces the challenges

brought by digital format to the
desafios que o formato digital trouxe para
institutions that work with long term
as entidades que tratam da preservao de

longo prazo e analisa os conceitos relativos ao
preservation. Secondly, it analyzes the concepts
documento arquivstico digital, para ento examinar
related to digital records and then it examines the
as iniciativas mais relevantes de preservao digital.
more relevant initiatives on digital preservation.
Por fim, o artigo prope a adoo do modelo e-ARQ
Finally, the article proposes the adoption of the
Brasil de requisitos para sistemas informatizados

de gesto de documentos, como forma de garantir a
autenticidade, a preservao e o acesso aos
documentos em formato digital.
Palavras-chave: documentos arquivsticos digitais;

gesto de documentos; preservao digital .
e-ARQ Brasil model of requirements for

electronic recordkeeping systems as a way to
guarantee the authenticity, the preservation and
the access to the records in digital format.
Keywords: digital records; records management;

digital preservation .
final do segundo milnio foi mar-
o, que caracterizou uma revoluo com-
cado por um novo paradigma
parvel revoluo agrcola e revolu-
tecnolgico centrado no avano
o industrial. Para Castells, 1 a revolu-
e na disseminao da tecnologia da in-
o da tecnologia da informao (TI) atin-
formao, processamento e comunica-
giu uma dimenso maior do que qualquer
Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n 1-2, p. 113-124, jan/dez 2007 - pg.113
outra j vista, pois se difundiu pelo glo-
arquivsticos, uma vez que instituies e
bo em apenas duas dcadas. Iniciou-se
indivduos esto registrando suas ativida-
na dcada de 1970, com o desenvolvi-
des em bancos de dados, sistemas de in-
mento das novas tecnologias concentra-
formao geogrfica, planilhas eletrni-
do nos Estados Unidos, e j na dcada
cas, mensagens de correio eletrnico,
de 1990 atingiu o mundo todo com o de-
pginas web, imagens digitais e uma vari-
senvolvimento das telecomunicaes e a
edade crescente de formatos digitais. H
integrao dos computadores em rede.
necessidade de gerenciar este acervo di-
Atualmente, verifica-se um avano cada

vez mais acelerado em todos os componentes da tecnologia da informao:
processadores, memrias, comunicao,
interfaces, linguagens de programao e
aplicativos. Passo a passo, a tecnologia
vai tornando a utilizao do computador
gital de forma a garantir a autenticidade

e acesso de longo prazo dos documentos
arquivsticos, pois estes servem de prova
para assegurar o exerccio dos direitos do
cidado e a transparncia das aes das
instituies, bem como de fonte para a
pesquisa histrica e cientfica.
mais amigvel e mais rpida e a comuni-
No entanto, os ciclos cada vez menores
cao com o mundo j se faz de forma
de obsolescncia tecnolgica e a fragili-
instantnea e fcil. Alm disso, os com-
dade dos suportes digitais apresentam
putadores mais diferentes se comunicam
uma srie de dificuldades para a preser-
entre si graas a padres internacionais.
vao e acesso de longo prazo do
No mundo de hoje, cada microcom-
patrimnio digital. A partir da dcada de
putador componente de uma rede uni-
1990, a preocupao com essas ques-
versal, onde se compartilham recursos e
tes motivou diversas entidades nos Es-
informaes.
tados Unidos, Canad e Europa a empre-
Estamos convivendo com uma produo e

difuso de informao em escala nunca
ender pesquisas a respeito do tema da

preservao digital.
antes vista. Pierre Levy 2 nos apresenta
Em 2003, a Unesco promoveu o lana-
esse momento como um segundo dilvio,
mento de dois documentos extremamen-
um dilvio de informaes. Para o autor,
te importantes: Carta para a preserva-
este dilvio inevitvel e no ter fim, pois
o do patrimnio digital 3 e Directrices
a representao de informaes em for-
para la preservacin del patrimonio digi-
mato digital pode permitir tratamento se-
tal ,4 ressaltando a necessidade de se em-
guro e processamento automtico com alto
preender aes que assegurem a
grau de preciso, de forma rpida e em
longevidade e o acesso s informaes e
grande escala e, portanto, teremos que
documentos em formato digital.
aprender a navegar pelas informaes e

escolher os melhores instrumentos.
Com relao ao patrimnio arquivstico

digital, as aes de preservao com-
Um volume significativo desse dilvio
preendem procedimentos especficos
informacional formado por documentos
que visam garantir as caractersticas do
pg.114, jan/dez 2007
documento arquivstico, especialmente
mo que distncia, e economia de es-
no tocante sua confiabilidade e au-
pao. No entanto, se no houver proce-
tenticidade.
dimentos adequados de segurana e de
Assim, veremos, a seguir, as especificidades do documento arquivstico e do

documento arquivstico digital, algumas
iniciativas de preservao digital e examinaremos a importncia de padres e
normas na criao e manuteno de documentos arquivsticos digitais.
ticidade e o acesso desses documentos

ficam ameaados e, portanto, eles no
tero mais valor como prova das atividades. O grande desafio apresentado
pelos documentos digitais a garantia
da produo de documentos confiveis
e a manuteno de sua autenticidade e
DOCUMENTO ARQUIVSTICO DIGITAL
preservao, a confiabilidade, a auten-
e acordo com o glossrio da Cmara Tcnica de Documentos

Eletrnicos (CTDE) do Conselho
Nacional de Arquivos (Conarq), documento arquivstico o documento produzido

e recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades,
qualquer que seja o suporte, e dotado
de organicidade.5
acesso de longo prazo.

O International Research on the Preservation of Authentic Records in Electronic Systems (Projeto InterPARES)6 define em seu glossrio que um documento
confivel aquele que se apresenta completo e cujo contedo verdadeiro, ou
seja, corresponde ao fato ou ao registrada. Para garantir a confiabilidade do
documento arquivstico digital necessrio controlar os procedimentos de cria-
Em outras palavras, documento arqui-
o: quem pode criar e como criar. Um
vstico o registro rotineiro das ativida-
documento autntico aquele que no
des desenvolvidas por uma instituio ou
sofreu qualquer tipo de alterao ou
pessoa no cumprimento de sua misso,
corrupo. Assim, se a confiabilidade
servindo para apoiar essas atividades,
est relacionada ao momento da criao,
que est fixado em um suporte e tem
a autenticidade diz respeito estabilida-
relao com os demais documentos pro-
de do seu contedo ao longo do tempo e
duzidos por esta instituio ou pessoa.
para garantir essa caracterstica neces-
Dessa forma, o registro produzido, tra-
srio controlar os procedimentos de
mitado e armazenado em formato digital
transmisso e de preservao.
das atividades de uma instituio ou pessoa deve ser identificado como um docu-
mento arquivstico digital .
Contudo, no suficiente que o documento seja confivel e autntico, preciso

tambm assegurar que este possa ser
O documento arquivstico digital trouxe
lido e compreendido pelas geraes fu-
inegavelmente uma srie de vantagens,
turas. A rpida evoluo da tecnologia da
como, por exemplo, agilidade nos pro-
informao torna hardware, software e
cedimentos, facilidade de acesso, mes-
formatos obsoletos em ciclos cada vez
mais curtos, dificultando o acesso aos
versidade de Pittsburg Requisitos fun-
registros digitais. Alm da obsolescncia
cionais para prova em gerenciamento
tecnolgica, outro problema a fragili-
a r quivstico de documentos (1993-
dade do suporte digital que em poucos
1996); Universidade de British Columbia
anos pode se danificar e impossibilitar a
(UBC) A proteo da integridade dos
compreenso do documento. Em geral,
documentos eletrnicos (1994-1997); e
quando um papel rasgado ou danifica-
InterPARES (1999-2006), que envolveu
do possvel recuperar parte da infor-
pesquisadores de diversos pases, coor-
mao, mas, no caso dos documentos
denado pela UBC.
digitais, um s bit danificado impossibilita a leitura de todo o documento. Para

garantir o acesso de longo prazo, so
necessrios o monitoramento dos suportes e formatos e a realizao de procedimentos que podem passar por: atualizao dos suportes ( refreshing ), converso,
emulao ou mesmo manuteno de um
museu tecnolgico.7
Para se garantir as caractersticas do
documento arquivstico digital como a
confiabilidade, a autenticidade e o acesso de longo prazo indispensvel a implantao de procedimentos desde o incio do ciclo de vida do documento digital,
bem como adotar uma poltica de preservao digital.
I NICIATIVAS
jeto InterPARES apresentaram uma importante base conceitual para a preservao

de documentos arquivsticos digitais autnticos, construda a partir da integrao
da diplomtica com a arquivologia, bem
como diversos outros instrumentos, dentre os quais possvel destacar:
- o modelo para anlise diplomtica dos
documentos arquivsticos digitais, que
orienta a identificao dos documentos
arquivsticos digitais;
- o conjunto de requisitos para apoiar a
presuno de autenticidade dos documentos digitais;
- o conjunto de requisitos para apoiar a
DE PRESERVAO DE
DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS
Os projetos de pesquisa da UBC e o pro-
produo de cpias autnticas de documentos digitais;

- os princpios para conduzir as polticas,
esde a ltima dcada do sculo
normas e estratgias de preservao
XX, a preservao dos docu-
de documentos arquivsticos digitais au-
mentos arquivsticos digitais
tnticos;
vem sendo objeto de pesquisas acadmicas e institucionais que apresentam

uma srie de contribuies tanto no plano terico-metodolgico como no estabe-
- as diretrizes para orientar indivduos na

produo e manuteno de documentos arquivsticos digitais e;
lecimento de diretrizes, normas e pa-
- as diretrizes para orientar as institui-
dres. Dentre os projetos de pesquisa
es quanto preservao de documen-
acadmicos podem-se destacar trs: Uni-
tos arquivsticos digitais.
Dentre os resultados do projeto da Uni-
digitais e dos desafios postos por esse
versidade de Pittsburgh, podemos desta-
formato, o Arquivo Nacional da Austrlia
car os requisitos funcionais para orien-
apoiou e coordenou diversas aes, tais
tar a criao e manuteno de documen-
como: a elaborao da norma de gesto
tos arquivsticos digitais e um modelo de
de documentos (AS-4390), que orienta a
metadados para sistemas de gesto de
criao e gerenciamento sistemtico de
documentos.
documentos e que serviu de base para a
Em todas essas pesquisas, destaca-se a

importncia da gesto de documentos,
especialmente da necessidade de
integrao dos procedimentos de preservao em todo o ciclo de vida dos documentos e do uso de metadados para apoiar a gesto e a preservao dos documentos digitais, de forma a garantir sua
confiabilidade, autenticidade e acesso de
norma internacional de gesto de documentos (ISO 15.489), e o programa

DIRKS, que apresenta um manual para o
gerenciamento de documentos e um modelo de metadados. As iniciativas australianas foram bastante influenciadas pelo
projeto de Pittsburgh, sobretudo no tocante ao modelo de metadados e aos
requisitos funcionais.
longo prazo. Os resultados e concluses
Nos Estados Unidos, podem-se distinguir
desses projetos influenciaram bastante
trs iniciativas importantes, realizadas pelo
as iniciativas de preservao digital de
CCSDS da NASA, pelo DoD e pelo NARA.
diversas instituies arquivsticas.
A NASA encarregou ao CCSDS de desen-
No que diz respeito s iniciativas
volver um modelo de repositrio digital
institucionais, cabe destacar os arquivos
para recebimento, guarda, preservao
nacionais da Austrlia (National Archives
e acesso, premida pela necessidade de
of Austrlia NAA); dos Estados Unidos
gerenciar e preservar o registro de suas
(National
Records
pesquisas. O resultado desse trabalho foi
Administration NARA) e do Reino Unido
um esquema conceitual que descreve fun-
(The National Archives TNA). Alm dos
cionalidades, modelo de dados e
arquivos, outras instituies tambm tm
metadados para preservao de informa-
se dedicado a pesquisas e aes de pre-
o em qualquer suporte. Esse esquema
servao digital tais como: Unesco; Con-
recebeu o nome de Open Archive
selho
Arquivos;
Information System (OAIS), transforma-
Consultative Committee for Space Data
do em norma ISO 14.721:2001, e que
Systems (CCSDS), organismo da NASA,
se tornou um padro para orientar a
agncia espacial norte-americana; Depar-
construo de repositrios para preser-
tamento de Defesa dos Estados Unidos
vao de documentos digitais.
Archives
Internacional
and
de
(DoD); e Documents Lisibles par Machine

Forum (DLM Frum) da Unio Europia.
O DoD participou do primeiro projeto de

pesquisa da UBC com a finalidade de
No final da dcada de 1990, em funo
definir requisitos para garantir a
da produo crescente de documentos
confiabilidade e a autenticidade dos
documentos arquivsticos em seus siste-
borao de diretrizes para orientar os
mas eletrnicos. Como resultado dessa
rgos de governo na produo e manu-
parceria, o DoD desenvolveu um padro,
teno de documentos arquivsticos di-
denominado Design criteria standard for
gitais e na construo de um sistema
electronic records management software
para receber e preservar os documen-
applications 5015.2-STD, 8 que estabe-
tos produzidos pela administrao fede-
lece requisitos funcionais para a aquisi-
ral norte-americana. A proposta do sis-
o de aplicaes de software de gesto
tema ERA, lanada em 2004, o define
de documentos ( Records management
como um OAIS com requisitos para do-
applications RMA), a fim de assegurar
cumentos arquivsticos. At o final de
uma gesto de documentos eficiente. Esse
2007, o sistema dever operar com al-
documento j passou por diversas revi-
gumas funcionalidades e receber incre-
ses e ampliaes. A primeira verso foi
mentos anuais at 2011.
publicada em 1997, a segunda em 2002

e a ltima foi apresentada em 2006. O
DoD certifica os softwares de gesto de
documentos oferecidos pelo mercado,
conforme estabelecido por esta norma,
e os organismos desse departamento s
podem adquirir os softwares que esto
certificados. A norma DoD foi incorporada pela administrao federal norte-americana e se tornou um padro de importncia nacional e mesmo internacional,
pois os fabricantes de software ressaltam a certificao do DoD na apresentao de seus produtos.
Em 1998, o NARA lanou o programa
ERA ( Electronic Records Archives ) com
o objetivo de preservar e dar acesso a
todos os tipos de documentos digitais,
garantindo independncia tecnolgica
com relao a software e hardware. A
atuao do ERA tem se baseado no desenvolvimento de pesquisas em documentos digitais, no estabelecimento de
parcerias com diversas instituies como
As aes do Arquivo Nacional do Reino

Unido (TNA) destacam-se no cenrio europeu. Em 1999, foi elaborada a primeira verso dos requisitos funcionais para
sistemas de gesto de documentos eletrnicos, com diretrizes para orientar os procedimentos de gesto de documentos digitais e com a especificao de requisitos
para os sistemas que criam e mantm os
documentos em todo o seu ciclo de vida.
Posteriormente, foi complementado com
um padro de metadados adotado pela
administrao central do governo do Reino Unido. interessante notar que as
aes do TNA de gesto e preservao de
documentos digitais caminharam alinhadas com o programa de governo eletrnico ingls. O modelo de metadados do padro de interoperabilidade do governo eletrnico ingls incorporou o padro de
metadados do TNA, o que reflete a importncia do Arquivo Nacional do Reino Unido na definio de normas para tratamento da informao digital.
D o D , I n t e r PA R E S , S a n D i e g o S u p e r -
Alm disso, o TNA investiu em um amplo
computer Center, entre outras, na ela-
programa de gesto de documentos inte-
grando toda a administrao pblica,
orientar a gesto e preservao de docu-
normalizando a produo documental e
mentos digitais, o Conarq criou a Cma-
o recolhimento. Muitos documentos digi-
ra Tcnica de Documentos Eletrnicos
tais so recolhidos ao TNA cinco anos
(CTDE), que apresentou nos ltimos anos
aps terem sido criados, porque os r-
alguns instrumentos com o objetivo de
gos produtores no tm condies de
orientar as organizaes para produzirem
garantir a sua manuteno e acesso, em
e manterem documentos arquivsticos
funo do aporte de recursos humanos e
digitais autnticos.
materiais necessrios para implementar

a preservao dos documentos em formato digital. Foram definidos procedimentos e desenvolvidas ferramentas para
controlar o acesso aos documentos tanto pelos rgos como pelos cidados, que
s podem acessar as informaes autorizadas pelo produtor.
A partir da Carta de preservao do
patrimnio digital da Unesco, a CTDE elaborou um documento intitulado Carta
para a preservao do patrimnio

arquivstico digital , que alerta sobre o
risco em que se encontram os acervos
arquivsticos em formato digital e apresenta diversas propostas como a elabo-
Na Europa, cabe tambm ressaltar o pa-
rao de estratgias e polticas, estabe-
pel desempenhado pelo DLM Frum, enti-
lecimento de normas e promoo do co-
dade criada no mbito da Unio Europia
nhecimento em gesto de documentos e
para fomentar a cooperao no campo dos
preservao digital. A Carta chama a
arquivos digitais. Na primeira reunio do
ateno, ainda, para a necessidade de
Frum, em 1996, foi apontada a necessi-
se criar padres no tocante produo
dade de especificar os requisitos para sis-
de documentos digitais, especialmente
temas de gesto de documentos eletrni-
normas para requisitos funcionais de sis-
cos. Como conseqncia, foi criado um
temas informatizados de gesto de docu-
grupo de trabalho que elaborou um mode-
mentos, bem como a elaborao de um
lo de requisitos genrico para toda a Unio
padro de metadados para os documen-
Europia, publicado em 2002 com o nome
tos arquivsticos.
de MoReq, que define os elementos que

um sistema de gesto de documentos deve
ter para garantir a gesto adequada dos
documentos, o acesso contnuo, a reteno dos documentos pelo tempo necessrio e a sua destinao. O MoReq teve como
base o modelo de requisitos desenvolvido
pelo TNA e vem sendo adotado pelos diversos pases da Unio Europia.
O Conarq tambm aprovou duas resolues elaboradas pela CTDE: a resoluo

n 20, de 16 de julho de 2004, que orienta a gesto arquivstica dos documentos digitais, e a resoluo n 24, de 3 de
agosto de 2006, que estabelece as diretrizes para a transferncia e o recolhimento de documentos digitais para as
instituies arquivsticas. Esta ltima de-
Seguindo essa tendncia internacional de
fine as responsabilidades dos rgos pro-
elaborao de diretrizes e normas para
dutores no estabelecimento de uma pol-
tica de gesto arquivstica de documen-
os requisitos e os metadados para Siste-
tos que assegure a confiabilidade e a
mas
autenticidade dos documentos enquanto
Arquivstica de Documentos (SIGAD).
esto sob sua guarda, e as responsabilidades dos preservadores no estabelecimento de uma poltica de preservao.
Por essa resoluo, os preservadores tm
que
possuir
uma
infra-estrutura
organizacional de recursos humanos,

tecnolgicos e financeiros para receber,
descrever, preservar e dar acesso aos
documentos arquivsticos sob sua custdia. A resoluo n 20 chama a ateno
para a necessidade dos rgos produtores
identificarem
os
documentos
arquivsticos digitais em meio s informaes e documentos armazenados em formato digital e define os requisitos
arquivsticos bsicos que deve ter um sistema informatizado de gesto arquivstica
de documentos.
Informatizados
de
Gesto
Na parte 1 do e-ARQ Brasil, so abordados os princpios que devem orientar

a gesto de documentos digitais, a
metodologia de planejamento e implantao de um programa de gesto
arquivstica de documentos e so descritos os procedimentos e os principais
instrumentos da gesto. Os princpios
e
base
conceitual
do
projeto
InterPARES nortearam toda a elaborao do documento e aparecem nitidamente nas definies e na caracterizao dos documentos arquivsticos e exigncias do programa de gesto. Na redao do e-ARQ Brasil, buscou-se adequar as orientaes do MoReq e da ISO
15.489 s prticas e normas brasileiras relacionadas gesto documental,
As orientaes apresentadas na resolu-
com o objetivo de sistematizar e conso-
o n 20, aprovada pelo Conarq em de-
lidar as orientaes para a implantao
zembro de 2006, foram detalhadas no
de programas de gesto arquivstica de
e-ARQ Brasil, que especifica os requisi-
documentos no Brasil.
tos para sistemas informatizados de gesto arquivstica de documentos.
O MODELO
B RASIL
DE REQUISITOS E -ARQ
Essas orientaes so fundamentais para

garantir o bom funcionamento de um sistema informatizado de gerenciamento de documentos, sejam eles digitais ou convencionais. Rosely Rondinelli aponta em seu li-
e-ARQ Brasil foi elaborado pela
vro que a comunidade arquivstica inter-
CTDE tendo como base os mo-
nacional
delos e padres internacionais
gerenciamento arquivstico de documentos
e considerando as prticas arquivsticas
como um instrumento capaz de garantir a
no Brasil, assim como a legislao espe-
criao e a manuteno de documentos ele-
cfica existente. O documento apresen-
trnicos confiveis ou, segundo a diplom-
ta-se em duas partes e tem o objetivo de
tica arquivstica contempornea preconiza-
orientar a implantao da gesto
da por Duranti, de documentos eletrnicos
arquivstica de documentos e especificar
arquivsticos fidedignos e autnticos.9
reconhece
sistema
de
A maior parte das aplicaes de Gesto
relaciona com os demais documentos que
Eletrnica de Documentos (GED) no tem
participam da mesma ao ou atividade e
por objetivo distinguir os documentos
que pertencem ao mesmo produtor;
arquivsticos de outras informaes e dar

tratamento adequado a esses documentos, como atribuir cdigo de classificao
e gerir o ciclo de vida at a destinao
final, isto , eliminao ou recolhimento
2 - Realizar a gesto dos documentos a

partir do plano de classificao para
manter a relao orgnica entre os documentos.
para guarda permanente. Os profissionais
Os documentos capturados por um SIGAD
de arquivo, de informtica e os adminis-
devem ser agrupados virtualmente nas
tradores devem estar conscientes de que
classes do plano de classificao, que
a tecnologia da informao no ir resol-
rene todos aqueles relacionados a uma
ver os problemas decorrentes da falta de
mesma ao ou atividade;
gesto documental, como produo e
3 - Implementar metadados associados
manuteno de documentos pouco

confiveis e a falta de espao para o
armazenamento. A informatizao tem
sido bem-sucedida em muitas organizaes, pblicas ou privadas, quando primeiramente implantado um programa de
aos documentos para descrever os contextos de produo dos documentos.

Um SIGAD deve garantir a identificao
dos contextos12 de produo dos documentos armazenando as informaes neces-
gesto arquivstica de documentos, e de-
srias nos metadados dos documentos;
pois automatizadas as operaes que j
4 - Armazenar e fazer uma gesto segu-
esto funcionando corretamente.
ra para garantir a autenticidade dos do-
Alm disso, a distino entre um SIGAD
cumentos e a transparncia das aes do
e uma ferramenta de GED so determi-
rgo ou entidade;
nadas caractersticas que um sistema que
5 - Tratar sistematicamente a seleo, a
pretende gerir os documentos arquivsticos deve ter. A seguir, passaremos a

examinar essas caractersticas:
avaliao dos documentos arquivsticos

e a sua destinao (eliminao ou guarda permanente), de acordo com a legis-
1 - Tratar o documento arquivstico como

uma unidade complexa.
lao em vigor.
Os procedimentos de seleo e destinao
O objeto tratado por um SIGAD o docu-
dos documentos podem ser apoiados por
e este pode ser for-
funcionalidades do SIGAD para, com base
mento arquivstico
10
11
na tabela de temporalidade associada ao
relacionados, interpretados por um
plano de classificao, indicar os documen-
software que nos apresenta o documento
tos que j atingiram a temporalidade pre-
que vemos na tela. Alm disso, uma das
vista e gerar listagens de eliminao, de
qualidades do documento arquivstico a
transferncia ou de recolhimento. impor-
organicidade, ou seja, um documento se
tante ressaltar que essas aes no po-
mado por um ou mais arquivos digitais
dem ser feitas de forma automtica, de-
de acordo com os procedimentos de ges-
vendo ser sempre confirmada por pessoa
to previstos na ISO 15.489, bem como
autorizada e seguir os procedimentos es-
foram includos aspectos tecnolgicos e
tabelecidos em normas e legislao espe-
administrativos do sistema. Os requisitos
cficas, tais como formato das listagens,
foram classificados em obrigatrios, al-
necessidade de publicao e registro de
tamente desejveis e facultativos, em
metadados;
que os obrigatrios so aqueles indispen-
6 - Exportar os documentos para transferncia e recolhimento.

As funes de exportao de um SIGAD
j devem prever converso para os formatos estabelecidos tanto para a transferncia como para o recolhimento, de
acordo com padres estabelecidos pelo
rgo ou pela instituio arquivstica que
ir receber os documentos;
7 - Incluir procedimentos para a preservao de longo prazo dos documentos
arquivsticos.
sveis para se garantir a produo e a

manuteno de documentos arquivsticos
confiveis, autnticos e acessveis.
Alm disso, o e-ARQ Brasil, por ser um
modelo de requisitos para desenvolver ou
adquirir um software, aplicvel a todos
os tipos de documentos, sejam eles referentes a atividades-meio ou a atividades
finalsticas, e de quaisquer tipo de organizaes em qualquer esfera ou mbito do
setor pblico ou do privado. A proposta
do e-ARQ Brasil de que necessrio um
sistema informatizado especfico para a
fundamental que um SIGAD tenha funci-
gesto arquivstica de documentos, o
onalidades que apiem os procedimentos
SIGAD, no significa que esteja sendo re-
de preservao, ainda que no desempe-
comendado um produto, mas indica um
Um
sistema que seja capaz de cumprir com
bom exemplo o registro de caractersti-
todos os procedimentos e operaes tc-
cas tcnicas do documento, tais como for-
nicas da gesto, inclusive ser capaz de
mato de arquivo ou suporte em que est
gerenciar simultaneamente os documen-
registrado, e o monitoramento dessas in-
tos digitais e os convencionais.
nhe essas funes integralmente.
13
formaes para indicar a necessidade de

uma converso ou atualizao de suporte.
Na parte 2 do e-ARQ Brasil, so arrolados os requisitos que um SIGAD tem que
incluir para atender as especificidades
descritas acima, garantir a autenticidade
C ONCLUSO
adoo do e-ARQ Brasil pelas

organizaes, especialmente
do setor pblico, pode auxili-
ar na agilizao de processos que visem
e o acesso dos documentos pelo tempo
aperfeioar, controlar e padronizar os
necessrio e realizar todos os procedi-
procedimentos de criao, recebimento,
mentos da gesto arquivstica de docu-
acesso, armazenamento e destinao dos
mentos. Esses requisitos foram organiza-
documentos arquivsticos em qualquer
dos com base na especificao MoReq e
suporte e mais diretamente do digital.
Alm disso, o e-ARQ Brasil, seguindo o
no Unido e Austrlia, mencionados anteri-
padro americano e ingls, serve como
ormente, um dos exemplos mais significa-
instrumento para avaliar os softwares em
tivos e recentes do esforo de empreen-
uso ou que sero adquiridos e/ou desen-
der um programa de gesto de documen-
volvidos, bem como pode facilitar a
tos junto aos rgos pblicos o do Arqui-
interoperabilidade entre os sistemas na
vo Nacional da Torre do Tombo, de Portu-
medida em que utilizem as mesmas fun-
gal. Dentre os diversos trabalhos, merece
cionalidades e um padro de metadados
destaque o Orientaes para a gesto de
comum. Um dos benefcios mais impor-
documentos de arquivo no contexto de
tantes a integrao entre as reas de
reestruturao da administrao pblica.14
tecnologia da informao, arquivo e administrao que precisam trabalhar em

conjunto a fim de implementarem um
SIGAD confivel. Por ltimo, cabe destacar que o programa de gesto, com um
sistema capaz de gerir os documentos
arquivsticos e manter a autenticidade e
o acesso contnuo, aumenta a economia
e a eficcia dos processos de organizao e dos seus documentos, que sero
conservados somente pelo tempo necessrio, alm de fornecer elementos que
indicam a transparncia das atividades
realizadas, finalidade ltima de uma organizao num pas democrtico.
sem padronizar procedimentos e prticas,

muito difcil implantar um programa de
arquivstica
um
movimento em diversos pases para regulamentar e padronizar tanto a gesto

como a preservao dos documentos
arquivsticos digitais. As normas ISO
15.489 de gesto de documentos e ISO
14.721:2001 do modelo OAIS, bem
como os diversos modelos de requisitos
para sistemas informatizados de gesto
de documentos apontados anteriormente, so apenas alguns exemplos que podem ser acrescentados a outras iniciativas: criao de um formato de arquivo
padro para arquivamento, como o PDFA; adoo de formatos abertos padroni-
Nesse sentido, importante destacar que,
gesto
Alm dessas iniciativas, observa-se um
sistema
informatizado de gesto de documentos.
zados que tendem a apresentar um ciclo

de obsolescncia mais longo que os formatos proprietrios; e a elaborao de
esquemas de metadados voltados para
os documentos arquivsticos.
Os programas de maior sucesso no tocan-
Desse modo, a aprovao do e-ARQ Bra-
te produo, manuteno, acesso e
sil como resoluo do Conarq15 um pri-
destinao de documentos digitais foram
meiro passo para a difuso do seu mo-
realizados em pases em que os arquivos
delo e a sua adoo pelo setor pblico,
nacionais vm cumprindo uma agenda de
notadamente pelo governo federal. No
trabalho nos rgos pblicos, destacando-
entanto, para que este instrumento se
se a adoo de planos ou cdigos de clas-
torne uma realidade em todas as orga-
sificao e tabelas de temporalidade e
nizaes pblicas importante que o
destinao. Alm dos Estados Unidos, Rei-
governo eletrnico brasileiro desenvol-
va aes e iniciativas alinhadas com as
pblica, que assegure o acesso s fon-
orientaes do Conselho Nacional de Ar-
tes imprescindveis para o cidado exer-
quivos e do Arquivo Nacional. Assim,
cer seus direitos e preserve a memria
ser possvel implementar uma poltica
registrada em formato digital, condio
de gesto arquivstica dos documentos
indispensvel para a democratizao da
em todas as esferas da administrao
informao.
1.
CASTELLS, Manuel. A era da informao economia, sociedade e cultura : a sociedade

em rede. So Paulo: Paz e Terra, 1999. v. 1.
2.
LEVY, Pierre. Cibercultura . Rio de Janeiro: Editora 34, 1999.
3.
UNESCO. Proyecto de carta de la UNESCO para la preservacin del patrimonio digital. In:
BIBLIOTECA NACIONAL DA AUSTRLIA. Directrices para la preservacin del patrimonio
digital . Canberra: Biblioteca Nacional da Austrlia, 2002, p. 11-15.
4.
Idem.
5.
CONARQ. Glossrio da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos. Disponvel em: http:/

/www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/
ctdeglossariov22006.pdf
6.
The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems

(InterPARES). Interpares Project. Disponvel em: <http://wwwinterpares.or g/>
7.
Sobre estratgias de preservao e acesso de longo prazo dos documentos digitais ver:
DOLLAR, Charles. Authentic electronic records: strategies for long-term access. Chicago:
Cohasset Associates, Inc., 2002, p. 45-75; e UNESCO. Directrices para la preservacin del
patrimonio digital . Preparado pela Biblioteca Nacional da Austrlia, 2003, p. 127-154.
8.
UNITED STATES. Department of Defense. Design criteria standard for electronic records
management software aplications: DOD 5015.2-STD. Washington: the Department, 2002.
9.
RONDINELLI, Rosely. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos . Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.
10. Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das
suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. Cf. CONARQ,
op. cit.
11. Conjunto de bits que formam uma unidade lgica interpretvel por computador e armazenada em suporte apropriado.
12. De acordo com o projeto InterPARES existem cinco tipos de contexto que devem ser
identificados nos documentos arquivsticos: documental, jurdico-administrativo, de procedimentos, de provenincia e tecnolgico.
13. A preservao dos documentos arquivsticos digitais em instituies de arquivo ser
objeto de futuros trabalhos que abordaro os requisitos necessrios a um sistema de
preservao de documentos digitais nessas instituies.
14. Disponvel em: http://www.iantt.pt/. Acesso em: ago. 2007.
15. Aprovada na 43 a reunio ordinria do Conselho Nacional de Arquivos, realizada em 4 de
dezembro de 2006. Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007. Publicada no Dirio Oficial
da Unio, edio n 81, de 27 de abril de 2007 Seo 1.

Claudia Lacombe PDF

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Claudia Lacombe PDF

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

R

Claudia Lacombe Rocha

Especialista em Gesto de Documentos e Preservao no Arquivo Nacional. Membro

Padres para Garantir

Este artigo trata da necessidade de

standards for producing and preserving

padres e normas na criao e manuteno

authentic and accessible digital records.

autnticos e acessveis. Apresenta os

Initially, it introduces the challenges

desafios que o formato digital trouxe para

institutions that work with long term

as entidades que tratam da preservao de

preservation. Secondly, it analyzes the concepts

documento arquivstico digital, para ento examinar

related to digital records and then it examines the

as iniciativas mais relevantes de preservao digital.

more relevant initiatives on digital preservation.

Por fim, o artigo prope a adoo do modelo e-ARQ

Finally, the article proposes the adoption of the

Brasil de requisitos para sistemas informatizados

Palavras-chave: documentos arquivsticos digitais;

e-ARQ Brasil model of requirements for

Keywords: digital records; records management;

final do segundo milnio foi mar-

o, que caracterizou uma revoluo com-

cado por um novo paradigma

parvel revoluo agrcola e revolu-

tecnolgico centrado no avano

o industrial. Para Castells, 1 a revolu-

e na disseminao da tecnologia da in-

o da tecnologia da informao (TI) atin-

formao, processamento e comunica-

giu uma dimenso maior do que qualquer

Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n 1-2, p. 113-124, jan/dez 2007 - pg.113

outra j vista, pois se difundiu pelo glo-

arquivsticos, uma vez que instituies e

bo em apenas duas dcadas. Iniciou-se

indivduos esto registrando suas ativida-

na dcada de 1970, com o desenvolvi-

des em bancos de dados, sistemas de in-

mento das novas tecnologias concentra-

formao geogrfica, planilhas eletrni-

do nos Estados Unidos, e j na dcada

cas, mensagens de correio eletrnico,

de 1990 atingiu o mundo todo com o de-

pginas web, imagens digitais e uma vari-

senvolvimento das telecomunicaes e a

edade crescente de formatos digitais. H

integrao dos computadores em rede.

necessidade de gerenciar este acervo di-

Atualmente, verifica-se um avano cada

gital de forma a garantir a autenticidade

mais amigvel e mais rpida e a comuni-

No entanto, os ciclos cada vez menores

cao com o mundo j se faz de forma

de obsolescncia tecnolgica e a fragili-

instantnea e fcil. Alm disso, os com-

dade dos suportes digitais apresentam

putadores mais diferentes se comunicam

uma srie de dificuldades para a preser-

entre si graas a padres internacionais.

vao e acesso de longo prazo do