Ftima Dias

2010

fatimalsdias@hotmail.com

OBJECTIVOS
Identificar as diferentes fases do circuito da correspondncia
na empresa.
Seleccionar a correspondncia importante e a acessria;

Registar a correspondcia (entrada e sada)

Efectuar a distribuio de correspondncia dentro da empresa;

Expedir a correspondncia de uma forma rpida e eficaz.

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NDICE
Recepo
Classificao
Registo
Distribuio
Expedio
Diferentes formas de expedio.

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BIBLIOGRAFIA
Correspondncia Comercial
de Isabel Moreira
Edio/reimpresso: 2007
Pginas: 196
Editor: ETEP - Edies Tcnicas e Profissionais

Teoria e prtica de correspondncia - Isabel Pedrosa e Marlia Pimentel

Teixeira, Lisboa, Universidade Aberta, 2001

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NETGRAFIA
http://omundodosecretariado.blogspot.com/
http://docomercial.no.sapo.pt/
www.wikepedia.com

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O CIRCUITO DA CORRESPONDNCIA

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O QUE A CORRESPONDNCIA?
Meio de comunicao escrita entre pessoas.
o acto ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou mesmo
fazer um acordo de uma pessoa com outra.
uma comunicao que se efectua por meio de papis, cartas e
documentos.
Designa todo o conjunto de instrumentos de comunicao escrita,
tais

como

bilhetes,

cartas,

circulares,

memorandos,

ofcios,

requerimentos, telegramas.

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TIPOS DE CORRESPONDNCIA
Pessoal
Confidncial
Comercial
o Correspondncia Externa: correspondncia trocada entre uma Instituio
e outras entidades e/ou pessoas fsicas, como ofcios, cartas, telegramas.

o Correspondncia Interna: correspondncia trocada entre rgos de

uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares.

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EXEMPLOS DE CORRESPONDNCIA COMERCIAL

o Cartas/Ofcios
o Circulares e convocatrias
o Memorandos e comunicaes internas
o Relatrios
o Certides e procuraes
o Documentos bancrios
o Faxes

o Correio electrnico

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COMO TRATADA A CORRESPONDNCIA

COMERCIAL?
A correspondncia tratada de vrias formas, tendo em conta:
A sua natureza
Origem
Contedo

O seu destino.

Difere de empresa para empresa consoante:

As suas dimenses;
As sua estrutura organizacional.

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ANTES
DA
DESTINATRIO

CORRESPONDNCIA

CHEGAR

AO

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RECEPO DA CORRESPONDNCIA
FORMAS DE RECEPO DA CORRESPONDNCIA:

Tradicional: acto em que o carteiro, ou empresa de transporte

de

correspondncia

entrega

correspondncia

ao

seu

destinatrio;

Atravez de fax: chegada da correspondncia empresa via

fax;

Correio electrnico: servio de correio utilizando por base a

internet (e-mail).

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ABERTURA
Existem certos cuidados a ter na abertura da correspondncia, para evitar a
inutilizao do contedo, vejamos:
1 Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o contedo para um dos cantos dos
sobrescritos;
2 Em seguida abre-se pelas arestas opostas. Porqu? As cartas so normalmente
mal dobradas e quando so inseridas nos subscritos ficam, por vezes, mal coladas no
seu interior.

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CLASSIFICAO DA CORRESPONDNCIA
COMERCIAL
CLASSIFICAO: o acto pelo qual a pessoa responsvel pela
correspondncia da empresa identifica a natureza, a origem, o contedo e o
destino a dar mesma.

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REGISTO DAS ENTRADAS

Esta fase da correspondncia concentra-se num s departamento.
Tiram-se cpias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no
departamento e o outro seguir para o respectivo destino.
A tiragem das cpias no pode ser feita sem antes ser colocado o
respectivo carimbo da entrada contendo a data e o nmero da entrada.
Nos servios pblicos e nas empresas mas tradicionalistas, utiliza-se o
Livro de Registo para a correspondncia recebida.

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DISTRIBUIO
A distribuio da correspondncia pode ser
feita de diversas formas, mas sempre de
forma a poder ser controlada.
Em empresas/insituies mais formais

ainda utilizado o Livro de Protocolo.

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RESPOSTA OU ARQUIVO
Depois de ser lida, a correspondncia deve ser convenientemente tratada.
O que significa que:

No necessrio dar sequncia ao assunto: a correspondncia vai imediatamente

para o arquivo, com a devida indicao no canto superior esquerdo e a assinatura do
ordenando;
necessrio uma resposta: devem ser feitas as anotaes necessrias para a sua
execuo ou, ento, se for o caso, o prprio destinatrio encarregar-se- de a
escrever.

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Resposta
Muito importante:
Toda a correspondncia urgente deve ter uma resposta imediata.

No se deve adiar a resoluo de assuntos pendentes,

tornando-os eternamente esquecidos.
No deixes para amanh o que podes fazer hoje.

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Resposta
A execuo de uma carta resposta:

Implica disponibilidade de tempo e disponibilidade

mental.

A redaco da carta deve ser executada por uma

pessoa experiente, de forma a minimizar as perdas
de tempo e conseguir uma boa qualidade de
comunicao.

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RESPOSTA
A resposta pode ser executada de diversas formas:
Ditado directo: o dactilgrafo ou processador de texto executa
directamente o texto que lhe transmitido;
Ditado indirecto: o dactilgrafo ou o processador de texto executa o
texto atravez de uma minuta ou um registo gravado.

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ASSINATURA
Depois de finalizada a correspondncia deve ser de
novo lida e em seguida assinada.

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REGISTO DE SADA
Tal como na recepo da correspondncia, o registo das sadas
tambm normalmente feito em livro prprio.
Devem ser tiradas cpias aos originais, carimbadas com o
carimbo de sada e encaminhadas devidamente.

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EXPEDIO
Antes da correspondncia ser inserida no sobrescrito
deve-se verificar se:
A carta est datada e assinada;

Contm o material referido em anexo;

O endereo corresponde ao do sobrescrito.

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POR FIM...

Toda a correspondncia que expedida da empresa deve possuir em arquivo a

respectiva cpia;

Quando a correspondncia for registada, juntamente com a cpia, deve ser

arquivado um exemplar do talo de aceitao;

No caso do registo ser com aviso de recepo, este, aps ser devolvido pelo
destinatrio com a respectiva assinatura, deve tambm ser arquivado com a cpia
da correspondncia.

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FIM
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