GESTO

REUNIES PRODUTIVAS,
MENOS TEMPO E MAIS FOCO EM RESOLUES
Por Ana Paula Rego

preciso priorizar a objetividade em prol de encontros assertivos

e que cheguem concluses necessrias para o desenvolvimento
da empresa

o h como escapar das reunies

no dia a dia corporativo, afinal,
elas so um instrumento altamente eficaz para a comunicao dentro da empresa. Porm, do mesmo
modo em que so necessrias, elas
podem se tornar ineficientes e pouco produtivas quando mal executadas.

Diante disso, antes de convocar uma reunio muito importante fazer trs perguntas

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Revista Grandes Empresrios

Agosto 2016

bsicas: O que ser discutido? Como contribuiremos para atingir o objetivo? Por que
preciso reunir as pessoas? Se no houver
uma resposta clara para cada questo melhor repensar o encontro, pois reunies sem
foco levam a equipe a falhar na execuo
de suas prioridades e a reclamar da falta de
tempo para fazer o que realmente precisa,
diz Christian Barbosa, especialista em administrao de tempo e produtividade, alm
de CEO da Triad PS, empresa multinacional

Cronmetro: Uma reunio bem realizada no deveria ultrapassar 2 horas

de durao, mais do que isso perda
de tempo, diz Christian Barbosa. Cronometre o tempo durante o encontro.
Conduza: Uma pessoa precisa ficar
responsvel por organizar a conversa,
as ideias e as aes posteriores.
Crdito: Shutterstock

Necessidade X Custos
Atualmente, reunies tornaram-se um vcio. H empresas que promovem esses encontros diariamente, porm nem sempre os assuntos tratados so de grande relevncia para
esse fim. Em muitos casos um e-mail com
uma sugesto de soluo para determinado
problema, por exemplo, j seria suficiente.

Crdito: Shutterstock

Para evitar que o tempo destinado a esses encontros traga insatisfao a todos os
envolvidos e se torne algo cansativo, muitos
lderes esto dinamizando as reunies. Para
isso, a utilizao de tcnicas assertivas, bem
como a objetividade dos assuntos esto sendo
colocados em primeiro plano, a fim de otimizar o tempo e obter solues rpidas para as
situaes que forem apresentadas.

Para Barbosa, a produtividade em reunies no um assunto que levado a srio,

pois se todos parassem
para pensar, chegariam
Outro aspecto que
precisa ser pensado est
SE TODOS PARASSEM concluso de que so horas em que o profissional
relacionado aos custos
PARA
PENSAR,
chegariam
acaba deixando o seu tradesses encontros, afinal
balho de lado para partieles so um multiplica concluso de que so
cipar de encontros que,
dor de gastos. Uma reuhoras em que o profissional muitas vezes, so suprnio que dure uma hora
acaba deixando o seu
fluos. Com isso, boa pare ocupe 8 pessoas, por
te do trabalho que deveria
exemplo, equivale em
trabalho de lado para
ser feito acaba ficando
investir 8 horas em sua
participar
de
encontros
atrasado ou consumindo
realizao. Muitas emhoras extras, gerando gasque, muitas vezes, so
presas j perceberam que
tos excessivos e desnecesmultiplicando essas hosuprfluos
srios, comenta.
ras pelo salrio de cada
um dos participantes o custo acaba ficando
Encontros produtivos podem ser uma realidade
desproporcional ao valor gerado pelas deciPor incrvel que parea, reunies podem
ses tomadas, comenta Augusto Campos,
ser bastante produtivas, porm preciso adocriador do blog efetividade.net e especialista
tar algumas tcnicas. Acompanhe abaixo:
em gerenciamento de projetos.
Objetivo e pauta: Determine quais
so os objetivos a serem atingidos e os
itens que ajudaro a tornar isso possvel. Envie aos participantes e mantenha os pontos visveis.
especializada em programas e consultoria na
rea de produtividade, colaborao e administrao do tempo.

Fechamento: Envie um e-mail aos

participantes ao trmino da reunio
agradecendo a presena e pontuando
os principais assuntos discutidos.
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