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GERENCIAMENTO

DAS
COMUNICAES DO PROJETO
Huxley Dias
Gesto do Design
Design UCL, Serra 2012

Gerenciamento das Comunicaes


do Projeto
Inclui os processos necessrios para assegurar que as
informaes do projeto sejam geradas, coletadas, distribudas,
armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna
e apropriada.

Os gerentes de projetos gastam a maior parte do seu tempo se
comunicando com os membros da equipe e outras partes
interessadas do projeto, quer sejam internas (em todos os nveis
da organizao) ou externas organizao.

Uma comunicao ecaz cria uma ponte entre as diversas
partes interessadas envolvidas no projeto .

Processos de gerenciamento das


comunicaes do projeto
Iden%car as partes interessadas;
O processo de idenPcao de todas as pessoas ou organizaes
que podem ser afetadas pelo projeto e de documentao das
informaes relevantes relacionadas aos seus interesses,
envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

Planejar as comunicaes;
O processo de determinao das necessidades de informao
das partes interessadas no projeto e denio de uma
abordagem de comunicao.

Processos de gerenciamento das


comunicaes do projeto
Distribuir as informaes;
O processo de colocar as informaes necessrias disposio
das partes interessadas no projeto, conforme planejado.

Gerenciar as expecta%vas das partes interessadas;


O processo de comunicao e interao com as partes
interessadas para atender s suas necessidades e solucionar as
questes medida que ocorrerem.

Reportar o desempenho;
O processo de coleta e distribuio de informaes sobre o
desempenho, incluindo relatrios de andamento, medies do
progresso e previses.

Viso geral dos


processos de
gerenciamento das
comunicaes do
projeto

1. IdentiIicar as partes interessadas


IdenPcar todas as pessoas ou organizaes que podem ser
afetadas pelo projeto e de documentar as informaes
relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e
impacto no sucesso do projeto.

IdentiIicar as partes interessadas

A maioria dos projetos tem um grande nmero de partes


interessadas. Como o tempo do gerente de projetos limitado e
precisa ser usado com a maior ecincia possvel, essas partes
interessadas devem ser classicadas de acordo com o interesse,
a inuncia e o envolvimento no projeto. Isso permite que o
gerente de projetos se concentre nos relacionamentos
necessrios para garanPr o sucesso do projeto.

Anlise de partes interessadas


A anlise de partes interessadas uma tcnica de coleta e
anlise sistemPca de informaes quanPtaPvas e qualitaPvas
para determinar quais interesses devem ser considerados
durante o projeto.


Asseguir um exemplo de um modelo de representao de
grau de poder/ interesse onde A at H representam a
localizao das partes interessadas genricas.

Estratgia para gerenciamento das


partes interessadas
Dene uma abordagem para aumentar o apoio e minimizar os
impactos negaPvos das partes interessadas durante todo o ciclo
de vida do projeto. Inclui elementos como:
Principais partes interessadas que podem afetar o projeto de
modo signicaPvo;
Nvel de parPcipao no projeto desejado para cada parte
interessada idenPcada e
Grupos de partes interessadas e sua administrao (como
grupos).
Exemplo de matriz de anlise de partes interessadas

2. Planejar as comunicaes
Processo de determinar as necessidades de informao das
partes interessadas no projeto e denir uma abordagem de
comunicao.

Para denir; quem precisa de quais informaes, quando elas
sero necessrias, como sero fornecidas e por quem.

O planejamento inadequado das comunicaes podera causar
problemas, tais como atraso na entrega de mensagens,
comunicao de informaes condenciais para o pblico
incorreto ou falta de comunicao para algumas das partes
interessadas necessrias.

Planejar as comunicaes
Permite que o gerente de projetos documente uma abordagem
para uma comunicao mais eciente e ecaz com as partes
interessadas.

Comunicao ecaz signica que as informaes so
fornecidas no formato correto, no tempo adequado e com o
impacto necessrio.
Comunicao eciente signica fornecer somente as
informaes que so necessrias.

Os resultados desse processo de planejamento devem ser
revistos periodicamente durante todo o projeto e revisados
conforme necessrio para garanPr a aplicabilidade con_nua.

O processo Planejar as comunicaes est estreitamente


vinculado aos fatores ambientais da empresa, ja que a estrutura
da organizao tera um efeito importante nos requisitos de
comunicaes do projeto.

Processo de planejamento das comunicaes

Os fatores que podem afetar o


projeto incluem:
Urgncia da necessidade de informaes. O sucesso do projeto
depende de ter informaes atualizadas com frequncia disponveis
imediatamente ou seria suciente ter relatrios impressos emiPdos
periodicamente?
Disponibilidade de tecnologia. Ja existem sistemas adequados ou
as necessidades do projeto exigem modicaes? Por exemplo, as
partes interessadas tm acesso tecnologia de comunicao
selecionada?
Equipe do projeto esperada. Os sistemas de comunicao
propostos so compa_veis com a experincia e os conhecimentos
dos parPcipantes do projeto ou sera necessrio um extenso
treinamento e aprendizado?
Durao do projeto. provvel que haja mudanas na tecnologia
disponvel antes do trmino do projeto?
Ambiente do projeto. A equipe se rene e trabalha em contato
direto ou em um ambiente virtual?

Modelos de comunicaes
Os principais componentes do modelo incluem:
Codicao. Traduzir pensamentos ou ideias em uma
linguagem que seja compreendida pelos outros.
Mensagem e feedback. A sada da codicao.
Meio. O mtodo usado para transmiPr a mensagem.
Rudo. Qualquer fator que interra na transmisso e na
compreenso da mensagem (como distncia, tecnologia
desconhecida, falta de informaes prvias).
Decodicao. Reconverter a mensagem em pensamentos
ou ideias signicaPvas.

Modelos de comunicaes

Mtodos de comunicao
Comunicao intera%va. Entre duas ou mais partes que esto
realizando uma troca de informaes mulPdirecional. a forma mais
eciente de garanPr um entendimento comum por todos os
parPcipantes sobre determinados tpicos. Inclui reunies, telefonemas,
videoconferncias, etc.
Comunicao a%va (push). Encaminhada para desPnatrios especcos
que precisam saber das informaes. Garante que as informaes sejam
distribudas mas no verica se chegaram ou foram compreendidas
pelo pblico-alvo. A comunicao aPva inclui cartas, memorandos,
relatrios, emails, faxes, correio de voz, comunicados de imprensa, etc.
Comunicao passiva (pull). Usada para volumes muito grandes de
informaes ou para um pblico muito grande, requer que os
desPnatrios acessem o contedo da comunicao a seu prprio
critrio. Esses mtodos incluem sites de intranet, e-learning,
repositrios de conhecimentos, etc.

O gerente de projetos decide, com base nos requisitos de
comunicaes, quais mtodos de comunicaes sero usados no
projeto, como e quando.

Plano de gerenciamento das


comunicaes
O plano de gerenciamento das comunicaes faz parte, ou um
plano auxiliar, do plano de gerenciamento do projeto. Pode ser
formal ou informal, altamente detalhado ou amplamente
estruturado, dependendo das necessidades do projeto.

O plano de gerenciamento das comunicaes tambm pode
incluir orientaes e modelos para reunies de andamento do
projeto, reunies da equipe do projeto, reunies eletrnicas e
email. O uso de um website e de um so2ware de gerenciamento
de projetos tambm pode ser includo, caso sejam usados no
projeto.

Atualizaes dos documentos do


projeto
Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem,
entre outros:
Cronograma do projeto;
Registro das partes interessadas e
Estratgia para gerenciamento das partes interessadas.

3. Distribuir as informaes
Processo de colocar as informaes necessrias disposio das
partes interessadas no projeto, conforme planejado. Este
processo executado durante todo o ciclo de vida do projeto e
em todos os processos de gerenciamento.
O foco aqui principalmente no processo de execuo, que
inclui a implementao do plano de gerenciamento das
comunicaes, bem como a resposta a solicitaes inesperadas
de informaes.

Distribuir as informaes

A distribuio ecaz de informaes inclui diversas tcnicas, tais


como:
Modelos de emissor-receptor
Escolha dos meios de comunicao.
Es%lo de redao.
Tcnicas de gerenciamento de reunies.
Tcnicas de apresentao
Tcnicas de facilitao

Distribuir as informaes
Ferramentas de distribuio de informaes
As informaes do projeto podem ser distribudas usando
vrias ferramentas, tais como:
Distribuio de documentos impressos, sistemas manuais de
arquivamento, comunicados de imprensa e bancos de dados
eletrnicos com acesso comparPlhado;
Ferramentas eletrnicas de conferncia e comunicao,
como email, fax, correio de voz, telefone, videoconferncia,
reunio pela Internet, websites e publicao na web e
Ferramentas eletrnicas de gerenciamento de projetos, como
interfaces da web para pacotes de so2ware de gerenciamento
de projetos e elaborao de cronogramas, pacotes de
so2ware de apoio a reunies e escritrios virtuais, portais e
ferramentas colaboraPvas de gerenciamento de trabalho.

4. Gerenciar as expectativas das


partes interessadas
Gerenciar as expectaPvas das partes interessadas o processo
de comunicao e interao com as partes interessadas para
atender s suas necessidades e solucionar as questes medida
que ocorrerem. O processo Gerenciar as expectaPvas das partes
interessadas envolve as aPvidades de comunicao dirigidas s
partes interessadas para inuenciar suas expectaPvas, abordar
as preocupaes e solucionar as questes.

O gerenciamento das expectaPvas ajuda a aumentar a
probabilidade de sucesso do projeto, garanPndo que as partes
interessadas entendam os benejcios e os riscos do projeto.

Gerenciar as expectativas das


partes interessadas
O gerenciamento aPvo das expectaPvas das partes interessadas
diminui o risco de que o projeto deixe de cumprir suas metas e
seus objePvos devido a questes no-solucionadas das partes
interessadas e limita os transtornos durante o projeto.

5. Reportar o desempenho
Reportar o desempenho o processo de coleta e distribuio de
informaes sobre o desempenho, inclusive relatrios de
andamento, medies do progresso e previses. O processo
Reportar o desempenho envolve a coleta e a anlise peridica
da linha de base em relao aos dados reais para entender e
comunicar o andamento e o desempenho do projeto, bem
como para prever os resultados do projeto.

Reportar o desempenho
Os relatrios de desempenho precisam fornecer informaes no
nvel adequado para cada pblico. O formato pode variar desde
um simples relatrio de andamento at relatrios mais
elaborados. Um relatrio de andamento simples pode mostrar
informaes do desempenho, como o percentual completo, ou
painis de indicadores da situao de cada rea (ou seja,
escopo, cronograma, custo e qualidade)

Reportar o desempenho
Os relatrios mais elaborados podem incluir:
Anlise do desempenho anterior;
Situao atual dos riscos e questes;
Trabalho concludo durante o perodo;
Trabalho a ser concludo no prximo perodo;
Resumo das mudanas aprovadas no perodo e
Outras informaes relevantes que devem ser revistas e
analisadas.
Um relatrio completo tambm deve fornecer o trmino
previsto do projeto (incluindo tempo e custo). Esses relatrios
podem ser elaborados periodicamente ou com base em
excees.

Reportar o desempenho
Plano de gerenciamento do projeto
O plano de gerenciamento do projeto fornece informaes
sobre as linhas de base do projeto. A linha de base para
medio do desempenho um plano aprovado do trabalho do
projeto em relao ao qual a execuo do projeto comparada
e os desvios so medidos para controle do gerenciamento. A
linha de base de medio do desempenho em geral integra os
parmetros de escopo, cronograma e custos do projeto, mas
tambm pode incluir parmetros tcnicos e de qualidade.

Reportar o desempenho
Anlise de variao
A anlise de variao uma viso do que causou a diferena
entre o desempenho da linha de base e o real. O processo de
realizar a anlise de variao pode variar dependendo da rea
de aplicao, do padro usado e do setor.

Sistemas de distribuio de informaes
Um sistema de distribuio de informaes fornece uma
ferramenta padro para que o gerente de projetos possa
coletar, armazenar e distribuir as informaes para as partes
interessadas.

Reportar o desempenho
Relatrios de desempenho
Os relatrios de desempenho organizam e resumem as
informaes coletadas e apresentam os resultados das anlises
em comparao com a linha de base da medio do
desempenho. Os relatrios devem fornecer informaes da
situao e do progresso, no nvel de detalhes requerido pelas
vrias partes interessadas, conforme documentado no plano de
gerenciamento das comunicaes.

Reportar o desempenho
Atualizaes dos a%vos de processos organizacionais
Os aPvos de processos organizacionais que podem ser
atualizados abrangem, entre outros, os formatos dos relatrios
e a documentao das lies aprendidas, incluindo as causas
das questes, o moPvo por trs da ao correPva escolhida e
outros Ppos de lies aprendidas sobre os relatrios de
desempenho. As lies aprendidas so documentadas para que
faam parte do banco de dados histrico do projeto e da
organizao executora.

Reportar o desempenho
Solicitaes de mudana
A anlise do desempenho do projeto muitas vezes gera
solicitaes de mudana. Essas solicitaes de mudana so
processadas por meio do processo Realizar o controle
integrado de mudanas.

Fonte: PMBOK Guide 4 edio.

Obrigado!

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