Manual

Planejamento e Organizao
de Eventos da UFG

CHECK-LIST PARA EVENTOS DA UFG (VERSO SIMPLIFICADA)

PROGRAMAO

Elaborao do prospecto da programao

Contato com expositores em potencial e professores (palestras, cursos, oficinas, conferncias, mesas
redondas)

Elaborao de normas para seleo de trabalhos , exposio de painis e diviso de estandes, bem
como dos prazos de inscrio

Checagem final de dias e horrios

Checagem final de palestrantes

Checagem final de apresentaes culturais e atividades sociais

Publicao das normas

Fechamento e publicao da programao completa

DIVULGAO

Planejamento da divulgao:

impressos: folders, cartazes, convites, folhetos, outdoor;

eletrnicos: sites, mala direta;
necessidade de assessoria de imprensa especfica para o evento;
confeco de brindes (canetas, blocos, sacolas, canecas, marca-texto, chaveiros, rguas, dentre
outros)

Solicitao de artes para material de divulgao

Elaborao e manuteno do site do evento

Confeco de impressos e brindes

Envio de impressos e brindes

Envio de material eletrnico

Contato com imprensa e envio de press kits

ASPECTOS LEGAIS

Gesto de contratos de fornecedores (quando necessrio, acompanhar processos e contrataes via

PROAD/UFG)

Pagamento de taxas de ECAD (para msicas ao vivo ou som mecnico), AMMA (eventos que

provoquem muitos rudos, como shows, festas, festivais) e CREA (para montagem de palcos, tendas
e estruturas metlicas)

Verificao junto a Juizado de Menores (caso o evento conte com a participao de menores de
idade)

Alvar de Corpo de Bombeiros

Solicitao de apoio da Polcia Militar

Alvar da Prefeitura

INSCRIES

Elaborao do formulrio de inscrio

Reviso do formulrio de inscrio

Definio da forma de disponibilizar os formulrios (em secretarias acadmicas, via sites, em

conselhos profissionais, dentre outros)

Disponibilizao dos formulrios nos locais definidos

Recebimento e controle de inscries (reviso de prazos, se necessrio)

Impresso da LISTA GERAL DE INSCRITOS

CORRESPONDNCIAS

Elaborao do banco de dados para envio de convites

Elaborao de etiquetas

Separao de envelopes e materiais a serem enviados

Envio de correspondncias (respeitando prazos de entrega dos correios)

Confirmao do recebimento de convites e correspondncias oficiais

LOCAL DO EVENTO

Palco

Tablados

Praticvel

Sala VIP

Camarim

Sala para secretaria

Espao para exposies

Guich para credenciamento/inscries

Hall para lanches e cafs

Sala de Imprensa

Central de informaes

Restaurante

Lanchonete

Copa/Cozinha industrial

Estacionamento

Banheiros

Bebedouros

Sala de som e projeo

RECURSOS HUMANOS

Coordenadores de rea (exemplo: recepo, cerimonial, logstica)

Coordenador de salo

Recepcionistas

Assessor de imprensa

Mestre de Cerimnia

Operadores de som

Operador de luz

Operador de cmera

Garons

Pessoal de limpeza

Seguranas

Manobristas

Fotgrafo

***Tradutores/intrpretes lnguas estrangeiras ou libras

(para eventos internacionais, necessrio montar estrutura

especfica para a traduo simultnea. Em caso de libras, verificar com antecedncia as necessidades do intrprete para adequao do
palco do evento)

Bombeiros

Mdico disposio

Enfermeiro disposio

Monitores

RECURSOS TECNOLGICOS E AUDIOVISUAIS

Para Projees

Datashow

Aparelho de DVD

Teles

TV de Plasma

Notebook

Para a sonorizao

Microfones

Pedestais para microfones

Armaes metlicas (para eventos grandes)

Caixas de som

Amplificadores

Mesa de som

Retornos

CDs e DvDs para msica ambiente

Para filmagem

Mesa digital para transmisso simultnea

Cmeras fixas com trips

Armaes para cmeras mveis

Para iluminao

Canho seguidor

Moving heads

Lmpadas

Mesa digital para iluminao

Set lights

Gerador de energia para o local

Para credenciamento e acesso de participantes

Leitor ptico para crachs

Computador em rede

Impressoras a laser em rede

Estabilizadores/no breaks para equipamentos de informtica

Catracas eletrnicas

Mquinas para carto de crdito/dbito

Calculadoras

Outros

Rdios de Comunicao para equipe do evento

Cabine e fones para traduo simultnea

RECURSOS MATERIAIS
Para a Cerimnia /Cerimonial:

Bandeiras

Mastros para bandeiras

Plpito

Mesa diretiva completa

Forro para mesa diretiva

Copos de gua para mesa diretiva

Placas de homenagem

Placa de inaugurao

Fitas para inaugurao

Becas ou trajes especiais que devem ser levados para a cerimnia

Tecido para descerramento de placas, bustos e monumentos

Lista de autoridades da UFG

Lista das autoridades que compem a mesa diretiva

Listas de presena para assinaturas

Mesas de recepo de autoridades

Placas ou etiquetas para reserva de lugares

Nominatas

CD ou DVD hino nacional

CD ou DVD de msicas

Mesas ou aparadores para entrega de trofus ou homenagens

Mesas para assinatura de atos e convnios

Roteiro de cerimonial

Para credenciamento de participantes e palestrantes

Checagem do local para credenciamento

Montagem de material para credenciamento:

Crachs (com ou sem cdigo de barras)

Cordo para crachs

Pastas com material do evento

Ingressos

Lista geral de inscritos

Canetas

Blocos

Boletos de pagamento

Recibos

Certificados de participao

Materiais de escritrio/outros

Lpis

Canetas

Guardanapos

Copos descartveis

Cartuchos para impressora

Toner para impressora

Envelopes

Pastas para arquivo

Borracha

Apagador

Durex

Blocos de anotaes

Rgua

Tesoura

Cola

Adesivos

Apontador para lpis

Pincel para crachs

Pincel para quadro branco

Quadro branco

Etiquetas

Resmas de papel A4

Grampeador

Clips

Grampos para Grampeador

Furador de papel

Trips para banners

Fita dupla-face

Fita crepe

Fita de alta fixao

Cabides e arara para trajes especiais

Ferro de passar

Tbua de passar

Displays e totens para sinalizao do evento

SERVIOS NECESSRIOS

Transporte

Verificar estrutura de traslado e passageiros

Checar disponibilidade de veculos oficiais da UFG junto ao Departamento de Transporte

Em caso de utilizao de veculos da UFG, elaborar o ROTEIRO PARA MOTORISTAS

Levantar necessidade de transportes adicionais (vans, txis, nibus ou micronibus) e consultar a

Proad-UFG para verificar convnios na rea

Contratar servios adicionais, checando documentos dos veculos e dos motoristas

Detalhar horrios de chegada e sada

Estabelecer pontos embarque e desembarque (no esquecer de avisar todos os participantes. Se

necessrio, inserir informao no material de divulgao do evento e na rede hoteleira destinada ao
mesmo)

Buffet

Checar o tipo de servio (caf da manh, coffee-break, almoo, jantar, coquetel) e elaborar cardpio

Verificar lista de buffets conveniados com UFG (Proad)

Orar servios e verificar itens de cobertura do buffet (mesas, cadeiras, forros, talheres, copos,
pratos, dentre outros)

Checar local em que ser (o) servido (os) o almoo, jantar, cafs, coquetel, etc.

Ver necessidade de locao de materiais: mesas, cadeiras, guardanapos, talheres, forros, pratos,
baixelas, dentre outros, aparadores de buffet)

Verificar estrutura da copa/cozinha do local do evento, conforme especificaes do servio

contratado

Decorao/Cenografia

arranjos de mesa

arranjos de mesa diretiva

arranjos laterais

arranjos de palco

forros de mesa de jantar

plantas decorativas para salo

forraes para palco

forraes para salo

forraes para recepo

impresso de logotipos em banner

confeco de dizeres em letras caixa

passarelas

escadas/rampas de acesso a palco

Hospedagem

Verificar hotis conveniados com UFG (site da Proad-UFG)

Verificao de quantidade de reservas

Encaminhamento de formulrio de reserva de hospedagem (site Proad-UFG)

Confirmao das reservas nos hotis

Confirmao de horrios de check-in dos convidados

Cancelamento de reservas em caso de no-show

Estandes

Planejamento da quantidade e especificaes tcnicas dos estandes

Solicitao de oramentos

Contratao do servio

Distribuio dos estandes para expositores

Contato com expositores

Montagem de estandes

Checagem final