A quadratura do crculo: a informao e algumas questes arquivsticas brasileiras

A quadratura do
crculo: a informao e
algumas questes
arquivsticas brasileiras
Luis Carlos Lopes

INTRODUO
Vive-se o curso de uma revoluo tecnolgica - a automao - que tem como epicentro a produo e a circulao das informaes
em escala horizontal e vertical, desrespeitando barreiras nacionais, diferenas de desenvolvimento, lnguas, culturas e problemas
scio-polticos multifacetados. O meio desta
revoluo chamado por ns de informtica,
quando nos referimos aos recursos de equipamentos e programas. A informao o
principal objeto desta revoluo, assim como
a energia foi o principal objeto das demais.
Precedeu a essa revoluo o aumento explosivo da quantidade e qualidade de
documentos e de informaes produzidas
por governos, organizaes privadas e
particulares. A informtica tem sido vista
como uma panacia para os problemas
decorrentes deste fato histrico, vinculado
aos problemas do ps-guerra. As mquinas das revolues industriais anteriores
tinham como objetivo conseguir o aumento
da produo, substituindo ou potencializando a fora muscular humana e o
uso de equipamentos. Os computadores
inicialmente faziam clculos e, com o
tempo, tm substitudo equipamentos e
permitido, por um processo de acoplamento, diminuir a presena humana na operao dos mesmos. Fazem circular informaes que produzem atos concretos.

Resumo
Um dos problemas da arquivstica,
enquanto saber estabelecido, o da
avaliao de documentos de arquivo,
vinculado ao do programa geral de
tratamento de acervos. Outro o do desafio
diante das novas tecnologias e conceitos,
decorrentes das mesmas, que nascem neste
final de sculo. Este artigo procura analisar
alguns destes problemas e apresentar
propostas e metodologias de trabalho.
Palavras-chave
Arquivstica; Avaliao; Gerenciamento da
informao; Gesto documental; Pesquisa
arquivstica.

Aproximando-se da fico, os computadores exercem algumas funes, antes

s possveis para seres humanos. No se
deve esquecer que. diversamente da
filmografia e literatura mais luntica, os
homens continuam sendo os operadores,
s que cada vez mais presentes como trabalhadores intelectuais. Todavia, por mais
importantes que sejam estes inventos, eles
ainda no conseguem resolver problemas
tcnicos, como os da ordenao e avaliao de documentos de arquivo. Ao contrrio, os computadores tm aumentado o
nmero de documentos e permitido a
multiplicao e reproduo ad infinitum das
informaes geradas neste sculo e nos
anteriores.

Ci. Inf., Braslia, v. 23, n. 3, p. 359-362, set/dez. 1994

Dentre os problemas gerados contemporaneamente, est o do acmulo, antes

desconhecido, de montanhas de informaes registradas em mares de documentos.
Parece bvio que precisamos guardar, das
informaes produzidas, aquelas que tm
substncia, isto , as que cuja perda pode
significar prejuzos de diversas ordens, em
especial, danos que afetem os aspectos
sociais, econmicos, tcnicos e/ou culturais
de nossa civilizao. Se o cidado, a instituio governamental ou privada buscam
informaes cruciais e no as encontram, isto
significa que algo no est funcionando e que
os padres de civilidade esto ameaados.
Do conjunto das informaes produzidas
em nosso tempo, a maior parcela nunca
chega a ter grande circulao, mesmo
quando publicada. Trata-se de registros,
teoricamente, encontrveis em arquivos.
Esta ltima palavra, traz em si mesmo uma
dvida, um caso de polissemia, pois pode
significar uma organizao, um setor de
uma instituio, um mvel ou um acervo
documental. Nesse caso, estamo-nos referindo aos acervos arquivsticos que se
amontoam, em decorrncia das atividades desenvolvidas neste final de sculo.
As concepes mais recentes neste
domnio do saber indicam que devemos
nos preocupar muito mais com as
informaes do que com os documentos,
meros suportes das mesmas. Todavia, em
nossa Amrica, o que mais visvel so
os documentos-suportes. Sem estes, as
informaes podem desaparecer como a
gua da chuva nos bueiros. Sair do dilema
documento-suporte-informao tarefa
ingrata para ns que ainda temos de enfrentar mil e um outros problemas no campo
da preservao, acesso e organizao de
acervos arquivsticos, bibliogrficos,
museolgicos, arqueolgicos etc. O
problema consiste em optar pelo. caminho
da valorizao inteligente da informao ou
pela senda antiga da crena na santidade
das peas documentais. bom esclarecer
ao leitor que estamos escolhendo o
primeiro caminho. Talvez no tenha sido
necessria a frase anterior. Afinal, estamos

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A quadratura do crculo: a informao e algumas questes arquvsticas brasileiras

dialogando com quem tem ou pretende ter

a informao como principal objeto de
trabalho, em uma revista especializada, a
nica no Brasil em cincia da informao.

GERENCIAMENTO DA
INFORMAO E
GESTO DOCUMENTAL
Na quadratura do crculo do gerenciamento
da informao e da gesto documental
contempornea, os vrtices so formados
pelos seguintes conhecimentos: arquivstica, histria, informtica e diplomtica.
Da arquivstica, preciso conhecer os poucos princpios tericos bsicos e a experincia acumulada no Brasil e no mundo
para a soluo dos problemas de tratamento tcnico de documentos de arquivo.
Da histria, interessa mais o conhecimento
da factualidade, no no sentido do 'acontecimental', e sim no da recuperao dos
processos, na percepo da longa, da mdia e da curta durao e nas diferenas
entre estruturas e conjunturas. Da informtica, necessrio saber e acompanhar tudo muda em um timo - a evoluo dos
equipamentos e dos programas, no com
o olhar do analista ou do programador, e
sim com o do planejador, administrador e
do usurio de sistemas informatizados. Da
diplomtica, preciso extrair mtodos,
experincias, conceitos e tcnicas voltadas
para diagnosticar a tipologia documental de
natureza arquivstica existente. Se voc
leitor mais forte em algum destes vrtices,
isto bom. Conhecimento a mais sempre
ajuda. Entretanto, no se deve esquecer
dos demais.
A quadratura do crculo est, pelo menos
na imaginao do autor, exigindo de todos
os profissionais um processo de reciclagem, uma reviso de velhos conceitos, em
suma, a sintonizao com os problemas
dos novos tempos. A propsito, a quadratura no uma organizao, uma norma
ou qualquer coisa deste tipo. , simplesmente, um exerccio intelectual do autor, que, como
outros, est busca de sadas para a
arquivstica praticada no Brasil e no mundo.
Nesta mesma linha, tende-se a preferir um
tratamento arquivstico integrado1. Mas, o
que exatamente isto significa? No mundo
de hoje, a tendncia dominante da bibliografia produzida na Europa continental a do entendimento da arquivstica
como a ao profissional na organizao
dos arquivos permanentes. Os arquivistas so conservadores de acervos,
zelosamente guardados em instituies de prestgio e eficcia irretocvel.
A arquivstica resulta ou em uma 'cincia
auxiliar da histria', ou em uma forma de
conceb-la.

360

Nos Estados Unidos, a tendncia a de

considerar a existncia de duas profisses
bastante distintas: o archivist, voltado,
maneira europia, para a conservao dos
arquivos histricos; o information manager
ou record manager no tratamento dos
documentos correntes e intermedirios.
Em um encontro realizado em setembro de
1992, na cidade de Montevidu, intitulado
Seminrio-taller de Selecction y Descarte
Documental, organizado pela Organizao
dos Estados Americanos (OEA), foi
proposto aos professores e pesquisadores
reunidos a possibilidade de se reproduzir,
na Amrica Latina, o modelo profissional
norte-americano. A opinio de todos os
representantes, vinculados s escolas que
ensinam arquivstica no Uruguai, Brasil,
Peru, Colmbia, Argentina e Costa Rica,
foi unnime. Neste lado do mundo,
entende-se que a profisso de arquivista
uma s, independentemente do tipo de
arquivo onde se atua. Os participantes
concluram que o ensino latino-americano
deveria formar pessoas capazes de atuar
nas vrias idades. O autor deste artigo era
um dos presentes.
No panorama mundial, os ainda poucos
defensores de uma arquivstica integrada
somente esboaram algumas tendncias.
Destas, destaca-se a idia de no separar
as duas profisses e teorias. Todavia, mantlas unidas acarreta inmeras implicaes
tericas e prticas, dirigindo-nos para a
quadratura do crculo. Cria-se a necessidade de preparar pessoas e/ou equipes
que possam se utilizar dos quatro vrtices.
Como profisso da rea da informao, a
arquivstica tem buscado aliados entre os
historiadores, bibliotecrios, documentalistas, administradores e profissionais da
informtica. Reina a confuso. Proliferam
os ataques. Coisas comuns em um momento de transio de velhas concepes para
novas. No seu mais recente manual2, os
franceses responsabilizam intelectuais
ingleses pelo afastamento da histria e pela
aproximao com a biblioteconomia. No
ltimo Congresso Internacional (Conseil
International des Archives-1992), foram
vrias as polmicas em torno de temas
candentes como o da avaliao e do
descarte, normatizao da descrio,
informatizao do acesso, a velha e a nova
propedutica do ensino da arquivstica.
Quanto ao ensino, parece-nos que dever
haver mudanas, se adotarmos os signos
da quadratura. No faz mais sentido ensinar, em separado, o trabalho de tratamento
dos arquivos, de acordo com a teoria das
trs, ou melhor, das quatro idades3.
Parece-nos mais lgico que se estude a
classificao, a avaliao, a descrio, a

informatizao, a preservao, a conservao etc. de acervos arquivsticos correntes,

intermedirios fase l, intermedirios fase II
e permanentes.
O mercado de trabalho precisa de profissionais que compreendam o trmite dos
documentos da fase administrativa, ou tcnica at o descarte ou arquivamento definitivo. O provvel futuro democrtico de
nossa sociedade depende, dentre outros
fatores, de arquivistas que lutem pela
preservao de registros de nossa histria.
Necessita-se, igualmente, de que se
mantenham arquivos, garantindo direitos e
deveres, assegurados por lei. Precisa-se
de profissionais que estejam sintonizados
com solues de tratamento funcionais,
que atendam as demandas administrativas
e tcnico-cientficas de nosso tempo.

CLASSIFICAO E AVALIAO
O mtodo de trabalho para classificar
documentos de arquivo de organizaes
pblicas e privadas, de qualquer idade,
exige que se sigam os seguintes passos:
1. levantamento detalhado - pesquisa da estrutura, das funes e das
atividades desenvolvidas;
2. anlise das tipologias documentais
existentes;
3. estabelecimento de uma proposta de
classificao, heuristicamente, isto ,
concebida a partir dos estudos
realizados.
As diferenas sero apenas os resultados.
No arquivo corrente, chegar-se- a um
plano de classificao de documentos, que
dever se estender aos arquivos intermedirios, quando constitudos. Em uma massa documental acumulada (MDA) de modo
desorganizado, a um plano de destinao.
No arquivo permanente, ao quadro de
arranjo. Portanto, em uma concepo de
arquivstica integrada, que se est tentando
desdobrar e precisar, os acervos seriam
tratados como um todo, evidenciando-se
suas peculiaridades. Essa metodologia
pode, tambm, ser aplicada em arquivos
particulares. Nestes, substitui-se o levantamento da estrutura etc. pela pesquisa do
conjunto da vida do acumulador do acervo.
No mais, tudo se parece...
Acredita-se que a carncia latino-americana, caracterizada pela prevalncia de
arquivos desorganizados das mais
variadas caractersticas, muito se beneficiaria da concepo de trabalho que se
est propondo.
Interessa-nos, neste artigo, discutir, principalmente, uma dualidade: organizao e
avaliao de arquivos. Isto porque no se

Ci. Inf., Braslia, v. 23, n. 3, p. 359-362, set./dez. 1994

A quadratura do circulo: a informao e algumas questes arquivsticas brasileiras

acredita na possibilidade de avaliar sem

organizar ou organizar sem avaliar. O
programa avaliativo para ns um item do
programa geral de tratamento arquivstico
de um acervo.
A avaliao inspira-se na mesma fonte da
pesquisa realizada para a classificao de
documentos de arquivo. Acrescenta a ela
dados externos tais como o conhecimento
das prticas administrativas da organizao, do uso da lei, definindo prazos
de guarda e o possvel interesse que o
acervo possa despertar para a pesquisa
histrica. Por depender dos levantamentos
efetuados para classificar e ordenar
fisicamente, no h sentido positivo em
avaliar, ou criar qualquer instrumento, tal
como uma tabela de temporalidade ou uma
simples lista de prazos de guarda,
desvinculados do programa de tratamento
global do acervo. Qualquer procedimento
diverso tender a ser parcial e bastante
arriscado para a preservao das
informaes existentes em um acervo.
Pensa-se que os atuais esforos de reincorporar os estudos diplomticos ao conhecimento arquivstico, dos quais, no Brasil,
a professora Helosa Liberalli Bellotto4 a
precursora, revolucionaro bastante as
prticas mais tradicionais de avaliao. A
proposta de Luciana Duranti5, no Canad,
aponta na mesma direo. medida que
se investiga e prope tipologias documentais genricas, isto , uma taxionomia
para documentos que, apesar de terem
algumas diferenas de formato, no fundamental se parecem, a questo da avaliao caminhar em sentido mais prtico e
de maior segurana e eficincia.
Na busca desses nomes, o autor deste
artigo vem investigando em alguns
arquivos correntes de organizaes
pblicas e privadas de Braslia, com a
colaborao do professor Renato Barbosa
e de alguns alunos. Chegou-se a uma lista
preliminar de 40 ocorrncias de tipologias
documentais, reproduzidas a seguir:
1 - Correspondncias de diversos gneros (memorandos, ofcios, cartas etc.):

3 - Listagens em suporte papel (somente,

as produzidas por computador):
I. de pagamento de pessoal;
II. de pagamento de material e servios;
III. de gesto administrativa interna;
IV. de gesto poltica, tcnica e/ou
cientfica.
4 - Processos:
I.
II.

5 - Atos e outros documentos normativos:

I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.

acordos;
convnios;
estatutos;
instrues;
manuais;
normas de funcionamento;
ordens de servio;
portarias;
regimento interno.

6-

Registros jurdico-administrativos:

I.
atas de reunio, assemblia etc;
II. balanos contbeis;
III. contratos;
IV. cpias ou originais de documentos
pessoais;
V. despachos;
VI. editais (de concurso pblico; para
contratao de servios prestados
etc.);
VII. escrituras.
7 - Registros tcnicos e polticos:

I.
II.

de pagamento de pessoal;
de pagamento de material e
servios;
III. de gesto administrativa interna;
IV. de gesto poltica, tcnica e/ou
cientfica.

curriculum vitae;
notas contendo informaes e/ou
insumos;
organogramas;
palestras e/ou discursos;
parecer tcnico;
pauta de reunio;
planos de ao e/ou de trabalho;
plantas;
programas de eventos;
projetos de pesquisa e/ou de trabalho;
relatrios de atividades e/ou de avaliao (finais, parciais, de prestao
ou tomada de contas etc.).

10- Gravaes digitais (bits) referentes a

atividades da organizao:
arquivos de imagens fixas;
arquivos de imagem e movimento;
III. arquivos multimdia;
IV. arquivos sonoros;
V. arquivos textuais;
VI. bases de dados (originais e cpias em
discos rgidos, disquetes, fitas, discos
ticos etc.);
VII. cartes magnticos (usados em
bancos com mltiplas finalidades, usados em vrias organizaes para identificao e acesso de pessoas etc.).

11- Gravaes em pelculas cinematogrficas referentes

determinadas:

aes

copies;
takes para cinema;
trabalhos finais (filmes documentrios
e de fico).
12- Impressos feitos pela instituio ou
arquivados por se relacionarem de
modo direto com as suas atividades:

cartazes;
cpias ou originais de recortes de
publicaes;
folhetos;
IV. mapas;
V. originais para publicao;
VI. publicaes de documentos originais.

I.
ampliaes fotogrficas;
II.
cpias-contato;
III. diapositivos;
IV. negativos fotogrficos.

As correspondncias, os formulrios, as
listagens e os processos representam a
maior parte do volume de papis em arquivos brasileiros. O gerenciamento de
formulrios e de listagens, praticamente,
aqui ainda inexistente, viabiliza-se quando
se faz este levantamento e se descobre o
seguinte: usam-se nomes diferentes para
documentos com funes idnticas ou
similares; repete-se as mesmas informaes em documentos diferentes; redesenham-se formatos, muitas vezes, por absoluto desconhecimento de que aquilo j havia sido antes preparado; criam-se documentos que nunca chegam a ser usados ou que
contm campos, pginas etc. desnecessrios; abusa-se de tipologias para funes
que poderiam ser resolvidas com mais
praticidade sem o uso das mesmas, dentre
outros problemas. De posse destas informaes, possvel propor mudanas, com
propriedade e segurana.

9- Gravaes magnticas de som

referen-tes aes determinadas:

Por motivos bvios, muitas dessas

tipologias ganham sentido, quando

IV.
V.
VI.
VII.
VIII

IX.
X.
XI.

prestando ou solicitando informaes;

encaminhando documentos;
convidando para eventos.
2- Formulrios (em sua maioria, com
denominao especfica):

administrativos;
jurdicos.

entrevistas;
palestras;
eventos (shows etc.).

8 - Documentos fotogrficos referentes a

aes determinadas:

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A quadratura do circulo: a informao e algumas questes arquivsticas brasileiras

interpretadas dentro de um plano de

classificao de documentos. Uma correspondncia prestando ou solicitando
informaes na "classe" Patrimnio,
por exemplo, tem um significado prprio.
O mesmo se ap\\ca a uma gravao
magntica de som ou uma ampliao
fotogrfica. Estas e outras s ganham
sentido arquivistico e diplomtico, quando
esto correlacionadas com um assunto
contido na proposta de tratamento de um
acervo. Isto indica que a compreenso da
tipologia s se d com o processo de
classificao dos documentos. Articulando
ambas, fica muito mais fcil definir o que
permanente e o que descartvel.
As tipologias e a classificao no
resolvem o problema do estabelecimento
dos prazos de guarda. Estes devem ser
propostos a partir de dois vetores bsicos:
o tempo de interesse administrativo ou
tcnico-cientfico que o documento possa
ter e o seu prazo de validade sob o ponto
de vista juridico.
A metodologia de trabalho que se est propondo para a avaliao segue
os princpios da quadratura do circulo.
O conhecimento histrico permite a determinao do valor de permanncia ou de
descarte. Os prazos de guarda por motivo
administrativo, tcnico-cientfico ou jurdico
no so, em tese, problemas arquivsticos.
Consistem em questes que devem ser
respondidas pelos usurios e pela consulta
legistao. Cabe ao profissional da
informao ter a cultura geral necessria,
a abertura para novas informaes
prestadas pelos responsveis pelo acervo
e a prtica de resolver problemas por meio
da pesquisa em todas as suas dimenses,
inclusive a consulta a outros especialistas.

Os documentos registrados nos suportes de

natureza especial - fotografias, filmes, fitas
magnticas de computadores etc. - no
escapam dos princpios gerais aqui delineados.
Contudo, as especificidades devem ser
consideradas. O importante demonstrar que
s se pode avaliar acervos com um mnimo de
organizao ou fazer a avaliao junto com o
processo de classificao. Isto vlido para
todo e qualquer suporte documental. As
mesmas questes apontadas para o papel
podem, com algumas adaptaes, serem
usadas nos suportes especiais.
CONCLUSO
Talvez, alguns argumentos deste artigo
paream ao leitor algo por demais
heterodoxo e ousado, fora dos cnones dos
grandes manuais internacionais. O leitor
arguto sempre tem razo. Entretanto,
preciso lembrar que tudo que aqui est
exposto aparece na bibliografia consultada
e, tambm, refere-se a alguns anos de
prtica arquivstica do autor. De qualquer
modo, pede-se perdo pelas ousadias, por
mais que elas possam mover teorias e
ressuscitar lazarentos. Ao chegar ao final
destas reflexes, pode-se concluir que se
esto lanando bases mais amplas e mais
slidas para a pesquisa e as prticas
arquivsticas. Ser??? Deixa-se para o
leitor a possibilidade de resposta.
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problemas. (Trad. Mercedes Costa
Paretas). Madrid: ANABAD, 1993.
O original em italiano de 1984.

Squaring the circle: information

and some questions about
Brazilian archives
Abstract
One of the problems in Archivistic, knowledge
of our time, is the appraisal of records in
relationship with general program of treatment
of records. Other is the challenge to the news
technologies and concepts were bom in the
end of this century. This article intends to
make an analysis of some problems and
propose work methods.
Keywords
Archives/appraisal; Archvistic/research;
Information management; Record
management.

362

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Artigo aceito para publicao em 13 de novembro de 1994.

Luis Carlos Lopes

Doutor pela Universidade de So Paulo.
Membro do Comit de Ensino do Conselho
Internacional de Arquivos. Professor e
coordenador do Curso de Arquivologia do
Departamento de Cincia da Informao e
Documentao da Universidade de Braslia.

Ci. inf., Braslia, v. 23, n. 3, p. 359-362, set./dez. 1994