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Arquivologia - Noções Básicas
Arquivologia - Noções Básicas
Assunto:
NOES BSICAS DE
ARQUIVOLOGIA
1. INTRODUO
1.1.CONCEITO E PRTICA DE GESTO DE DOCUMENTOS
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do
sculo XIX, talvez nada tenha sido to revolucionrio quanto o desenvolvimento da
concepo terica e dos desdobramentos prticos da gesto.
A gesto de documentos uma operao arquivstica, "o processo de reduzir seletivamente
a propores manipulveis a massa de documentos, que caracterstica da civilizao
moderna, de forma a conservar permanentemente os que tm um valor cultural futuro, sem
menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.
Embora sua concepo terica e prtica tenha se desenvolvido aps a Segunda Guerra
Mundial, a partir dos E.U.A. e do Canad, a gesto de documentos teve suas razes no final
do sculo XIX, em funo dos problemas detectados nas administraes pblicas destes
dois pases, referentes ao uso e guarda da documentao.
Na primeira metade do sculo XX criaram-se comisses que visavam tornar mais eficiente o
uso dos documentos por parte da administrao pblica.
Vale ressaltar que durante esse perodo, as instituies arquivsticas (pblicas)
caracterizavam-se pela funo de rgos estritamente de apoio pesquisa, comprometidas
com a conservao e o acesso aos documentos considerados de valor histrico.
Paralelamente iniciava-se a era da chamada administrao "cientfica", que procurava
mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo
suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rpida. A palavra-chave das
administraes dos pases desenvolvidos - sobretudo gesto de documentos os E. U. A. - ,
passou a ser eficincia.
A aplicao dos princpios da administrao cientfica para a soluo dos problemas
documentais gerou o conjunto de princpios da gesto de documentos, os quais resultam,
sobretudo, na necessidade de se racionalizar e modernizar as administraes. No se
tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir das prprias instituies arquivsticas.
A gesto de documentos veio a contribuir para as funes arquivsticas sob diversos
aspectos:
2.1.1.1. Caractersticas
Eis as caractersticas do sistema recomendado pela Taft Comission:
C. Arquivos de assuntos:
Nmeros atribudos a diversos cabealhos de assuntos, conforme a ordem em que eram
selecionados, sem considerao da ordem alfabtica.
Exemplo:
1. Educao
2. Comunicaes
3. Contas
4. Pessoal
5. Material
6. Organizao, etc.
2.1.3.3. Sistema Numrico-Duplx:
A. Histrico
Com o crescimento quantitativo dos documentos e da variedade dos assuntos, passou-se a
subdividir os assuntos principais, criando cabealhos subordinados a outros de valor mais
amplo.
Foi adotado em 1914 pelo Departamento de Justia por ter sua criao vinculada
necessidade de melhorar o trato documental em reparties que acumulavam muitos
documentos.
B. Caractersticas:
Os assuntos principais recebem um nmero na ordem em que so selecionados e
arranjados. Nmeros apensos so atribudos s subclasses.
Exemplo: Comunicaes
2 - 2 Correio
2 - 1 - 1 Franquia
2.1.3.4. Sistemas Alfabticos:
A. As "fichas-ndices de registro" de Ainsworth:
Foi o primeiro sistema alfabtico usado em larga escala. Nele, as fichas eram ordenadas em
ordem alfabtica pelos sobrenomes dos soldados.
B. Arquivos de assuntos:
Os assuntos so dispostos em ordem alfabtica, sem qualquer considerao s relaes
existentes entre eles. Porm, podem ser divididos, caso haja a necessidade, conforme
abaixo:
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Comunicaes
Comunicaes - Correio
Comunicaes - Correio - Franquia
2.1.3.5.Sistema Numrico de Assunto:
A. Histrico:
1906: o sistema alfabtico simples de assunto implantado na Secretaria de Agricultura.
1907: o mesmo sistema passa a ser utilizado na Secretaria do Interior.
Com a Primeira Guerra Mundial, vrios assuntos ganharam um nmero maior de divises e
subdivises, o que gerou uma necessidade de se melhorar a forma de recuperao da
informao, gerando um sistema alfabtico com divises e subdivises numricas.
B. Caractersticas:
No Manual for Records Management estabeleceram-se 52 classes principais de assuntos
para a Secretaria de Agricultura, repartindo-se em 206 subdivises. Algumas dessas classes
principais so:
Associaes
Autorizaes
Comisses
Comunicaes
Contabilidade
Empenhos
Reclamaes
Algumas subdivises: COMUNICAES
1 Correio
1 - 1 franquia
2 Correspondncia
3 Telecomunicaes
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Exemplo;
A ADMINISTRAO
A1 COMUNICAES
A1-1 Telgrafo - Taxas Telegrficas - Preos
A1-2 Correio
B. Sistema Mnemnico:
Utiliza uma combinao de letras que remete memria do assunto, conforme o exemplo
abaixo:
A ADMINISTRAO
Ae Administrao de edifcios e terrenos
Ag Administrao geral
Agl Administrao geral, legislativa
Ap Administrao do pessoal
C. Sistema Orgnico:
Utiliza smbolos derivados das unidades organizacionais para relacionar os cabealhos de
assunto.
Exemplo:
E ELECTRICAL DIVISION (Diviso de eletricidade)
ER Resistance Measurements Section (Seo de Medidas de Resistncia)
EE Electrical Instruments Section ( Seo de Instrumentos Eltricos)
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Desde ento foi aprovada pelo Congresso uma lei que definia uma poltica definitiva na
eliminao de documentos desnecessrios. A parte mais importante da histria dos arquivos
americanos foi a construo de um edifcio que abrigaria os documentos de valor
permanente.
5. CONCLUSO
Ao estudarmos a evoluo arquivstica dos Estados Unidos da Amrica, podemos observar
alguns pontos muitos importantes: a influncia anglo-francesa no incio desta evoluo, a
criatividade americana no que se refere aos sistemas de classificao e a importncia desta
evoluo no mundo, constituindo, de certa forma, um elo de ligao entre o passado europeu
e a maior de todas as evolues, o Canad.
Melvin Dewey, j no sculo passado, mostrou toda a sua inspirao ao organizar o Bureau
Library, atravs de seu Sistema Decimal de Classificao.
Ainsworth tambm teve muita engenhosidade, antes de Dewey, ao organizar suas fichasregistro.
H outros nomes, mas o mais importante observar que, atravs da influncia do passado
arquivstico europeu, os EUA desenvolveram um padro excelente de organizao e gesto
documental. Atravs da criatividade de seus documentalistas, os americanos desenvolveram
uma grande diversidade de sistemas classificatrios e, apesar de terem histrias paralelas mesmo com um certo atraso canadense em relao aos americanos - , os Estados Unidos
foram um dos principais sustentculos tericos do padro canadense de arquivamento.
Assim, observamos grande qualidade no estudo realizado sobre a arquivstica norteamericana, lembrando que, por sermos seres humanos, muitas outras formas de evoluo
ainda sero produzidas por toda a humanidade, inclusive pela parcela desta representada
por ns - cientistas da informao e documentalistas.
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APNDICES
APNDICE 1: DISSEMINAO SELETIVA DA INFORMAO
SDI (Seletive Dissemination of the Information = Disseminao Seletiva da Informao) o
servio de canalizao de dados novos de informao para os setores onde tero grande
probabilidade de utilidade.
Hoje, o SDI apoia o usurio na obteno da informao, mas no a nica resposta aos
seus interesses, precisando contar com outros meios de alerta, como: comunicao pessoal,
colgios invisveis, conferncias ou chamadas telefnicas.
"O processo de disseminao da informao envolve:
1) a coleta da informao produzida;
2) a indexao dessa informao;
3) a divulgao da informao aos usurios; e
4) tornar essa informao acessvel aos outros."
Isto faz que a SDI dependa da eficincia: de quem produz a informao, dos pesquisadores,
dos responsveis pela classificao, da central de servios de documentao, e dos
usurios.
Aspectos do servio de SDI: bases de dados, centros de servios, programas de busca,
meios de comunicao, custos, intermedirios, e perfis dos usurios.
"O objetivo principal dos servios de SDI reunir a literatura mundial corrente e anunci-la
seletivamente para uma grande comunidade de usurios."*
*(Conforme HOUSMAN, 1973 - citado por LONGO, Rose Mary Juliano, em: Sistemas de
Recuperao de Informao: disseminao seletiva da informao e bases de dados.
Braslia: Thesaurus, 1979. p. 83).
As vantagens da SDI so: reduo do tempo de exame e seleo da literatura corrente;
expanso da abrangncia, incluindo as publicaes "marginais" no disponveis aos
usurios; maior uso da coleo pelos usurios, incentivando uma ao mais ativa do
bibliotecrio; a reduo da duplicidade de experimentos e de projetos de pesquisa, devido a
um maior conhecimento dos usurios sobre as novidades de suas reas; ajuda na seleo e
aquisio de material bibliogrfico em larga escala; etc.
Os tpicos mais importantes, que devem ser considerados em SDI, so: construo de perfil,
material de apoio, interao dos usurios, o intermedirio e a avaliao.
O perfil do usurio pode ser melhor construdo, atravs de uma narrao escrita pelo mesmo,
sobre seu trabalho, durante uma entrevista pessoal. Mas, quando isto no possvel, podem
ser usados outros recursos, tais como: treinamento de editores de busca por seminrios,
visando explicar os sistemas e as peculiaridades das bases de dados; publicao de
manuais de orientao; confirmao, com os usurios, de que seus objetos de pesquisa
foram precisados nos perfis traados; avaliao dos resultados dos perfis, mantendo a
possibilidade de modificaes, acrscimos e/ou anulaes pelos usurios.
Perfis lgicos provm do software para uma possvel recuperao da informao.
A Lgica Booleana consiste de operaes algbricas utilizando E, OU e NO. Os operadores
(E, OU e NO) podem ligar palavras-chaves conforme as necessidades.
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para evitar que esse tipo de sobressalto que grandes bibliotecas devem fazer constantes
atualizaes de seus arquivos e ainda copi-los em servidores da internet. Ironicamente,
alguns projetos no setor de informtica parecem uma volta ao passado. A empresa de
software Coblestone criou um sistema chamado paperdisk que usa papel para imprimir
cdigos de arquivos. O produto, anuncia a empresa, tem vida til de 100 anos e condies
de resistir a calor, frio e choques magnticos. Exatamente como o velho papel.
Memria frgil - Veja em quanto tempo comeam a se perder informaes guardadas em
cada tipo de arquivo, segundo pesquisa do National Media Lab dos Estados Unidos:
DURABILIDADE DAS MDIAS
MICROFILMES 10 ANOS
CD-ROM 5 ANOS
FITAS VHS 2 ANOS
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O artigo declara que 'testes feitos pelo National Media Laboratory mostram que as fitas VHS
de primeira linha, armazenadas em temperatura ambiente, mantm fielmente os dados por
somente uma dcada'. uma declarao completamente falsa. Dizer que os 'CD-ROM de
mdia qualidade se tornam falveis ... de cinco anos' um absurdo. As publicaes do NML
confirmam valores bem mais altos para a expectativa de vida de fitas magnticas e CD-ROM
do que os defendidos pelo artigo da USN&WR.
O grfico da U. S. News and World Report, uma interpretao daquele feito pelo NML, est
errado e enganoso, especificamente por que:
O grfico original do NML, parte de uma srie de grficos, foi projetado para o uso
conjunto com programas de reteno de dados do governo - julgam-se os meios de
armazenamento de informaes por sua capacidade de guard-las por perodos
distintos. O grfico da U. S. N&WR apresenta a vida til das mdias dentro de uma
srie contnua. O do NML mostra que a mdia CD-ROM de primeira qualidade seria
apropriada para guardar informaes por 50 anos, mas no cem anos. Lido
corretamente, indica que a expectativa de vida desse veculo se encontra entre 50 e
100 anos. O grfico da U.S.N&WR distorce a informao e apresenta, para o CDROM, UMA EXPECTATIVA DE VIDA DE 50 ANOS.
Julgar se uma classe de mdias para armazenamento de dados apropriada para um
programa especfico de reteno de dados diferente de determinar um valor para a
expectativa de vida da mesma classe de produtos. No grfico do NML, para
determinados perodos de armazenamento, consideram-se aceitveis todos os
principais fornecedores, para guardar confiavelmente as informaes, usando-se a
expectativa de vida da mdia de mais baixa qualidade como padro do grupo. Para
perodos de armazenamento mais longos, consideram-se aceitveis somente as
mdias acima da mdia, usando-se a expectativa de vida mdia como padro do
grupo. O grfico da U.S.N&WR distorce sem motivo as informaes relacionadas aos
veculos de baixssima qualidade, atribuindo-as a 'todas as principais marcas'.
O grfico da U.S.N&WR, segundo sua legenda, informa sobre 'a expectativa de vida
de alguns veculos usados para armazenar documentos governamentais e outras
informaes...' Os nmeros ridiculamente baixos do grfico, somados a essa
declarao, deixam no leitor a impresso de que os documentos do governo norteamericano no esto sendo guardados corretamente e que as informaes
importantes esto sujeitas a serem perdidas. E d-se como fonte dessa informao o
National Media Laboratory. O grfico do NML discute a longevidade de vrios tipos de
mdias sem referncia especfica a nenhum rgo governamental, empresa ou
profisso.
O grfico da U.S.N&WR mostra tipos de veculos, como o 'rolo de fita magntica de
meia polegada', que fazem parte do grfico do NML.
A informao distorcida por esse artigo foi obtida da pgina do NML na Internet (Erro!
Indicador no definido.). O NML incumbe-se principalmente de fornecer ao governo dos
Estados Unidos as melhores solues comerciais disponveis para a coleta, utilizao,
disseminao e o arquivamento de dados.
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E se voc j estivesse no mundo digital? Ah, nesse caso, os documentos poderiam estar na
sua rede local, poderiam ser consultados por quem quer que estivesse precisando consultlos e, claro, nunca sairiam da ordem. O resto voc imagina...
Internet, de novo, o destaque
A Internet, como aconteceu em outras feiras recentes, foi a estrela das novas tendncias do
setor de imaging mostradas na AIIM 2000. O evento mostrou que a integrao das
tecnologias irreversvel, mesmo porque o GED tem papel de crescente importncia na nova
economia.
Tornou-se tambm uma realidade a absoro da tecnologias de gerenciamento da imagem
por produtos de empresas de outros setores, como as de softwares de ERP (Enterprise
Resource Planning, ou planejamento de recursos empresariais). Segundo os especialistas, a
implementao de projetos envolvendo tecnologias de documentao tem migrado de uma
motivao no plano ttico (economia de custos, eficincia) para o plano estratgico (aumento
do valor, e satisfao do cliente).
Nesta perspectiva, a AIIM 2000 consolidou a conceituao do Gerenciamento de
Conhecimento (Knowledge Management - KM). Boa parte das palestras foi dedicada ao
tema, que tem na estrutura de Internet/Intranet/Extranet os mecanismos para o alcance de
seus objetivos, pois permite aos diversos pblicos o acesso, o compartilhamento e a gerao
de informaes.
Como afirmou James Watson, presidente da Doculabs, grande empresa de consultoria da
rea, o importante ao discutir a tecnologia no perder o foco no problema do negcio.
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