GUIA PARA IMPLEMENTAR UMA CULTURA

PRODUTIVA DE HOME OFFICE NA SUA EMPRESA

SUMRIO

Introduo.............................................................................................................................................................................................................. 3
O que e por que fazer trabalho remoto.................................................................................................................................................. 6
Como fazer um trabalho remotamente..................................................................................................................................................... 10
Como evitar o excesso de cansao no trabalho remoto..................................................................................................................... 25
Concluso............................................................................................................................................................................................................... 27
Sobre a Pluga........................................................................................................................................................................................................ 30
Sobre o Trello........................................................................................................................................................................................................ 31

INTRODUO

Introduo

Muito se falou ao longo dos anos sobre

o trabalho remoto, questionando
o seu mrito e analisando-o sob a
tica da produtividade. Talvez ele
realmente no seja aplicvel para
todas as empresas.
Mas claramente uma alternativa
frente ao caos urbano, aos altos custos
imobilirios e salrios (dentre outros
motivos). O trabalho remoto veio
para ficar. GitHub, Citrix e Automattic
(criador do Wordpress) provaram
que possvel criar empresas
multibilionrias apostando em uma
cultura de trabalho remoto.
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Introduo

Ser que o trabalho remoto a chave, o Santo Graal, para o equilbrio entre vida pessoal e profissional?
No sabemos, provavelmente ela apenas uma varivel de uma equao muito mais complexa. De
qualquer maneira, esta no a funo deste eBook. No temos nenhuma pretenso de vender um
estilo de gesto, mas sim ajudar aquelas pessoas que j decidiram por um rumo de trabalho remoto.

Este ebook para voc que um nmade, para voc que procura um novo estilo de vida, que tem um ciclo de trabalho
noturno, diferente de todos ao seu redor, ou s um curioso. Confira este e-book e saiba tudo sobre o trabalho remoto!

O QUE E POR QUE FAZER TRABALHO REMOTO

O que e por que fazer trabalho remoto

O home office, ou trabalho remoto, nada mais do que a prestao de servios a partir da residncia de um
profissional. Na teoria tudo bem simples mas, na prtica, envolve uma cadeia complexa de gerenciamento de fusos
horrios diferentes (se voc contrata globalmente), entregveis com prazos claros e comunicao impecvel para evitar
qualquer rudo/retrabalho.
Alguns lderes mais conservadores ficam reticentes ao avaliar a possibilidade de implantar o sistema de trabalho remoto.
E por que isto acontece?
1. Porque mais desafiador coordenar uma equipe remotamente, principalmente em uma grande empresa.
2. Porque no est no DNA da empresa, o que se torna uma mudana de paradigma para a alta gerncia (em muitos
casos no tem nem o poder para isto).
3. Porque a comunicao, em muitas empresas que atuam sobre a cultura do trabalho presencial, falha e d brecha
a rudos de informao (e muito retrabalho).

O que e por que fazer trabalho remoto

Estes pontos so claramente compreensveis e devem ser levados em

conta, mas o outro lado tambm. Em uma pesquisa, encomendada pela
Dell e Intel, metade dos entrevistados responderam que esperam que
o trabalho remoto possa ser uma resposta para a busca do equilbrio
entre a vida pessoal e profissional. Dos brasileiros entrevistados,
29% afirmaram que sua produtividade aumentou ao trabalhar
remotamente e 38% perceberam que ficavam mais concentrados
nos seus afazeres dirios.
Para as empresas que contratam remotamente ainda h uma outra
grande vantagem, pois possvel contratar as melhores pessoas, no
importa onde elas estejam, a um custo muito baixo. E isto faz muito
sentido, afinal, o custo de vida de uma pessoa que mora em Nova
Iorque bem mais alto do que de uma outra pessoa que mora em
Belo Horizonte. J imaginou contratar a referncia do seu mercado,
que por um acaso, mora na Estnia? Este sonho no to distante.

O que e por que fazer trabalho remoto

Por outro lado, h tambm uma vantagem pessoal.

O tempo que antes era destinado para o trajeto
entre casa e emprego, agora pode ser usufrudo
de diversas maneiras: em passeios com os filhos,
jantares em famlia e at mesmo para resolver
assuntos particulares.
Mesmo com todos esses pontos a favor, no
toda rea que pode optar pelo home office. Os
colaboradores da recepo ou representantes
de outside sales, por exemplo, no se enquadram
nesse perfil, mas a equipe de tecnologia e
atendimento podem explorar o trabalho remoto
com tranquilidade.

COMO FAZER UM TRABALHO

REMOTAMENTE

Como fazer um trabalho remotamente

Organizar um time de colaboradores para atuar externamente requer muita estratgia e resilincia.
No vai ser da noite para o dia que os resultados comearo a aparecer. No entanto, para aqueles que
organizam esse sistema com responsabilidade, o retorno garantido.

Para te ajudar nessa misso, separamos tudo o que voc precisa saber para extrair o melhor do home office. Confira:

MONTANDO A EQUIPE
O primeiro aspecto que voc tem de levar em considerao ao montar uma equipe remota a qualidade de autogerenciamento.
Ou, como a equipe do Trello gosta de expressar: Hire managers of one. Escolha pessoas que tenham histrico positivo
quanto ao cumprimento de metas, que entregam resultados mesmo se estivessem trabalhando do Alaska.
O segundo ponto importante ao montar uma equipe selecionar pessoas que voc pode confiar. Se voc no pode
confiar na pessoa, ento o fato de no ser capaz de v-lo todos os dias vai fazer com que voc perca o sono.
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Como fazer um trabalho remotamente

O terceiro aspecto que precisa entrar na pauta a proatividade. De

que adiantar ter um profissional independente e que respeita os
prazos se ele s funciona quando recebe ordens? Para o trabalho
remoto importante estar sempre disposto a fazer mais e melhor,
em vez de somente entregar as atividades dentro do prazo limite.
Contrate pessoas que esto ok em trabalhar em um ambiente de
trabalho com pouca (ou nenhuma) socializao. relativamente
comum, para aqueles que nunca tiveram experincia em trabalhos
remotos, quadros de leve depresso. Estar apto a trabalhar
remotamente tambm um perfil, ento avalie com calma.
E por ltimo, contrate pessoas que possuam boas habilidades de
escrita, afinal voc precisar receber relatrios peridicos desta
pessoa e ela tambm precisar se relacionar com outros membros
da equipe, seja via Slack, Podio, Trello ou at pelo E-mail.

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Como fazer um trabalho remotamente

CRIANDO A CULTURA
Cultura muito mais do que mesas de ping-pong. Ela est intrinsecamente relacionada ao perfil dos fundadores de
uma empresa. Veja alguns exemplos:
Em relao ao atendimento a cliente, voc prioriza a qualidade de resposta (no importa se demorar muito) ou
a eficincia de mltiplos tickets fechados por dia?
Em relao a trabalho no dia-a-dia, voc o tipo de pessoa que trabalha 8 ou 12 horas por dia?
Em relao a gesto do dia-a-dia, voc gosta de sentar com cada um e planejar cada atividade do dia ou prefere
s estabelecer as metas do ms?
Estes so os tipos de perguntas que definiro o tipo de pessoa que voc vai trazer para a sua empresa e qual a cultura
que est sendo desenvolvida.

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Como fazer um trabalho remotamente

Uma dica para espalhar a cultura por todo o time organizar encontros
informais online com pessoas de times diferentes para que eles possam
se relacionar e se aproximar. Na Trello, por exemplo, existe o Mr. Rogers no
qual 4 funcionrios so aleatoriamente agrupados para uma conversa online
de 15 minutos a cada semana com o objetivo de se conhecerem melhor.
Lembre-se que as relaes pessoais continuam sendo relevantes para o
desenvolvimento de uma cultura empresarial, mesmo quando o trabalho
feito remotamente.

CONTRATANDO COM EFICINCIA

A sua equipe de home office no precisa necessariamente ser composta
por veteranos. Voc pode muito bem procurar sangue novo no mercado
para atuar especificamente nesse modelo. Para isso, avalie inicialmente
a capacidade de escrita e de autonomia desse profissional.
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Como fazer um trabalho remotamente

Solicite um teste para admisso de colaboradores, colocando um prazo para retorno, e analise a maneira como o candidato
se expressou e quando enviou o material se muito rpido ou muito prximo da data limite.
fundamental, tambm, que voc possa confiar nesse novo integrante do time. J que voc no conhece seu histrico
profissional, busque mais informaes com os antigos empregadores e em grupos de discusso corporativos na internet.
Quanto mais embasamento voc tiver, melhor ser para a empresa.

Antes de bater o martelo, convide esse profissional para uma entrevista por videoconferncia. Assim,
voc poder ver o quanto ele leva a srio esse sistema de trabalho remoto profissionais que atrasam
para a primeira reunio ou que apresentam pouco entendimento sobre o mercado da empresa que
est contratando (ou seja, no fizeram nem o dever de casa), por exemplo, dificilmente estaro
preparados para trabalhar remotamente.

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Como fazer um trabalho remotamente

DESENVOLVENDO A SINERGIA
Os encontros realizados para a construo da
cultura no sero suficientes para criar uma
atmosfera harmnica entre todos os colaboradores,
principalmente quando for um profissional recmadmitido. Promova chats de apresentao de novos
colaboradores para quebrar esse gelo inicial.
As chamadas podem durar cerca de 15 minutos,
dependendo do nmero de pessoas envolvidas. No
entanto, imprescindvel que todos os profissionais
possam dizer seus nomes e funes para o novato.
Outra dica realizar essas apresentaes na reunio
mensal geral da empresa na qual o novato tem 1
minuto para se apresentar todos os funcionrios.

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Como fazer um trabalho remotamente

No dia a dia da empresa, permita que os profissionais possam utilizar emojis e gifs nas mensagens trocadas para
criar mais intimidade. A nica exceo a mensagem por e-mail, que muitas vezes encaminhada para clientes e, em
momentos de distrao, a informalidade pode gerar desconfortos.
Esse processo de harmonizao do home office tambm depende da sua postura como gestor. Por isso, se cometer
algum erro, no tenha receio de assumi-lo. Isso mostrar equipe que todos esto no mesmo barco e que, assim, as
responsabilidades e as obrigaes so as mesmas.

FAZENDO AS REUNIES
Conforme mencionamos aqui, as reunies so muito importantes no sistema de trabalho remoto diramos at essenciais.
Elas envolvero e engajaro a equipe para buscar o melhor de cada atividade com mais eficincia do que as mensagens escritas.
A primeira medida estabelecer uma frequncia para as reunies. No importa se as equipes optaram por conversar
toda semana ou toda quinzena: fundamental que esse cronograma seja seguido, visando o compartilhamento de aes
realizadas e seus feedbacks. Encontros em excesso so mais cansativos do que eficientes.

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Como fazer um trabalho remotamente

A etapa seguinte reunir os relatrios de cada rea em um

documento escrito antes do encontro e deixar a conversa
unicamente para a busca de solues. Por isso, cada lder de
departamento deve preparar uma anlise da sua equipe pelo
menos 24 horas antes da reunio para que todos possam l-lo.
Se no houver tempo para a leitura prvia, separe 10 minutos
do encontro para essa atualizao. O terceiro passo para fazer
uma reunio remota eficiente designar um tempo especfico
para todos falarem.
Dependendo do tempo total que vocs estipularem, possvel
separar entre 5 e 8 minutos para que cada lder esclarea
questes levantadas pela leitura do relatrio de produo
compartilhado. Voc pode garantir que todos tenham sua vez
pessoalmente ou, ento, indicar um colaborador para tal tarefa.

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Como fazer um trabalho remotamente

Clique na imagem e veja esse template de quadro de reunio feita em quadro Trello

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Como fazer um trabalho remotamente

Utilize o momento da reunio para dar uma descontrada tambm. Uma dica separar um tempo para que as pessoas
do time parabenizem um ou mais colegas pelo trabalho feito ou ajuda recebida por exemplo. Isso ajudar a aproximar
todos da equipe e mostrar o quo importante trabalhar em conjunto.

POTENCIALIZANDO A PRODUTIVIDADE REMOTAMENTE

Uma das premissas do trabalho remoto oferecer um maior controle da vida pessoal e profissional o que vale tanto
para os seus colaboradores quanto para voc. Portanto, as dicas a seguir valem para todos.
1. A primeira questo a ser resolvida descobrir a maneira como seu corpo funciona melhor. Para comear, todos ns
temos um relgio interno chamado de Ritmo Circadiano. Isto o que determina se ns temos mais pretenso
a trabalhar a noite ou pela manh. De um modo geral, todos ns nascemos mais aptos a realizar atividades pela
manh, e nosso relgio biolgico atrasa durante a adolescncia. medida que nos tornamos adultos, alguns de ns
mantm-se nesta tendncia de produtividade noturna, enquanto outros tornam-se mais produtivos pela manh (e a
maioria dos seres humanos encontra um meio termo mais confortvel). Por esse motivo, respeitar e incentivar a
busca pelo perodo ideal de trabalho indispensvel.
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Como fazer um trabalho remotamente

2. O segundo item a organizao do ambiente. Ele no precisa ser enorme

ou cheio de mensagens positivas, porm deve ter o menor nmero de
distraes possvel. Para quem mora em locais pequenos, por exemplo,
uma boa pedida construir o local de trabalho remoto junto aos livros
e outros itens de estudo.
3. O
 terceiro item a comunicao. importante lembrar que as nuances
com que comunicamos no escritrio no se traduzem bem nos batepapos online. Estabelecer regras bsicas para a comunicao da equipe
pode ajudar muito a assegurar que sua equipe seja produtiva e feliz.
4. Por ltimo, mas no menos importante, est a organizao das tarefas
dirias. Se voc iniciar o dia sem um planejamento, bem provvel que
leve muito tempo para pegar o ritmo. Aproveite o fim do domingo para
preparar sua agenda da semana, deixando os dias teis para colocar
a mo na massa.

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Como fazer um trabalho remotamente

ENCONTRANDO SEU AMBIENTE DE TRABALHO

Alm de adaptar a rotina sua personalidade, voc tambm pode variar os ares de vez em quando. Atualmente, muitas
empresas de tecnologia oferecem espaos de coworking gratuitos para aqueles que prestam servios remotamente.
Diante das inmeras possibilidades, selecionamos trs para facilitar o processo:
1. O nmero um da lista aquele que faz jus ao sistema: a nossa casa. Alguns dos benefcios desse ambiente ter a liberdade
de tirar um cochilo tarde e garantir um custo zero com deslocamento, por exemplo.
2. A segunda opo o espao de coworking, muito vantajoso para quem trabalha e viaja ao mesmo tempo. As vantagens
so contar com uma atmosfera de trabalho diferente, com acesso ao Wi-Fi e repleto de pessoas com o mesmo estilo de
vida que o seu, resolvendo a solido existente no trabalho de casa.
3. A ltima possibilidade dividir o trabalho remoto dos colaboradores entre casa e empresa. Nesse mtodo, os profissionais
decidem no momento do contrato quais dias da semana sero destinados ao trabalho remoto e quais sero internos. Assim,
os colaboradores podem vivenciar a realidade da empresa e se aproximar daqueles que no so adeptos do home office.

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Como fazer um trabalho remotamente

FERRAMENTAS DE PRODUTIVIDADE
PARA TIMES REMOTOS
Escolher as ferramentas web corretas para gerenciar um
time remoto essencial para o sucesso da sua empresa
(e obviamente para manter a qualidade do seu sono!).
Slack, que uma ferramenta de comunicao interna,
consegue absorver a maior tarde do trabalho, mas no
tudo. Pelo Slack voc garante que a comunicao
estar sempre alinhada ao criar canais (como vendas,
atendimento, etc) para cada equipe da sua empresa.
Acessando as automatizaes nativas (ou via Pluga)
voc consegue receber dentro do Slack respostas de
Tickets do Zendesk ou acompanhar o avano de
cartes no Trello.
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Como fazer um trabalho remotamente

Trello uma excelente ferramenta de gerenciamento de projetos para todo tipo de empresa. Ela
permite que voc crie boards (ou quadros) e em cada board crie um fluxo de atividades. Normalmente
startups adotam um modelo de To do, Doing Done e realizam pequenas customizaes de acordo com
o perfil dos scios e da gesto.

E claro, no poderia faltar uma ferramenta de videoconferncia. Uma tima opo o Google Hangout, que j integrado
ao Slack, permitindo que voc inicie uma conversa rpida usando o comando /hangout. Na verdade, toda a sute
de apps do Google (Docs, Planilhas, Formulrios, Gmail, Drive e Agenda) muito recomendado para times remotos.

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COMO EVITAR O EXCESSO DE CANSAO

NO TRABALHO REMOTO

Como evitar o excesso de cansao no trabalho remoto

Todo esse cuidado em selecionar e gerenciar uma equipe de home office pode ser prejudicado caso haja uma sobrecarga
de trabalho para seus colaboradores. Para evitar que seu time sofra com o cansao, mantenha as seguintes regras:
Estabelea e mantenha uma rotina: importante que os profissionais saibam exatamente o que precisam fazer
para no se render s distraes;
Incentive a meditao diria: muitos estudos comportamentais j comprovaram o poder da meditao para o
aumento da concentrao e posterior melhoria nos resultados. Alm desses benefcios, com a prtica da meditao
seus colaboradores vo se sentir mais engajados e bem-dispostos;
Crie um sistema de metas, como um OKR, para engajar o time em torno de metas mensurveis e dinmicas
(recomendao que seja Trimestral). Ter um alvo certo sempre mais eficiente do que dizer o que tem de ser
feito, principalmente se voc estiver contratando profissionais autogerenciveis.

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CONCLUSO

Concluso

Ufa! Chegamos ao fim deste Ebook. Esperamos que este contedo o ajude a melhorar suas
relaes de trabalho em um ambiente remoto ou que tenha ajudado a decidir por seguir
um caminho remoto na sua empresa.
Para fechar, separamos para voc quatro pontos positivos para contratar remoto:
1. Ele permite que voc contrate os melhores profissionais, no importa sua posio no mundo.
2. Ele oferece a liberdade de tempo (e uma reduo considervel de custo) que ajuda a
aumentar a produtividade.
3. Voc pode ter profissionais ao redor do mundo, oferecendo um suporte para os clientes
24 horas por dia, sete dias por semana (pense em se espalhar por fusos horrios).
4. Para muitas pessoas (procure as que possuem este perfil) trabalhar sozinho uma forma
de evitar distraes.

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Concluso

E como nem tudo so flores, separamos quatro pontos negativos do trabalho remoto:
1. Nem sempre h trabalhos constantes, por isso preciso criar novos projetos.
2. Se o seu time est espalhado por fusos horrios, importante ser flexvel para aceitar reunies muito tarde ou muito cedo.
3. Manter a comunicao sempre alinhada um grande desafio, at para pequenos times.
4. Voc ainda um ser humano e precisa socializar. Cuidado com quadros leves de depresso (para resolver isto uma
opo trabalhar, de vez em quando, em um espao de co-working).
inegvel que novos modelos e relaes de trabalho aparecero ao longo dos prximos anos. O trabalho remoto mais
uma alternativa a carga de estresse de uma grande metrpole. melhor ou pior? Ainda no sabemos. Experimente e
comprove (e nos mande um e-mail contando a sua histria!!)

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SOBRE A PLUGA

A Pluga uma empresa dedicada a auxiliar voc na tarefa de integrar

ferramentas web. E a melhor parte que tudo automtico; voc no
tem que se preocupar com nenhum desenvolvimento de cdigo!

Oferecemos uma plataforma de automatizao que permite a conexo

entre duas ferramentas web. A plataforma tem uma interface amigvel, e
tudo que o usurio precisa fazer inserir as chaves de acesso e configurar
algumas (poucas) informaes. Assim, qualquer um consegue realizar a
automatizao em questo de minutos. Uma soluo simples e intuitiva,
ideal para nossos clientes, que no atuam na rea de tecnologia.

Temos planos mensais e anuais de integrao de ferramentas para

pequenas e mdias empresas. So trs modalidades de plano: Free,
Premium e Ilimitado. Nosso escritrio fica na linda Copacabana,
no Rio de Janeiro.

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SOBRE O TRELLO

Trello a maneira gratuita, flexvel e visual de organizar tudo, com

quem quiser.

Livre-se das longas trocas de e-mails, planilhas desatualizadas, notas

adesivas que no colam mais e software complicado para gesto de
projetos. O aplicativo aparentemente simples, mas robusto com tudo
o que voc precisa para o seu trabalho. Faa comentrios para receber
feedback imediato. Carregue arquivos do seu computador, Google Drive,
Dropbox, Box e OneDrive. Adicione checklists, etiquetas, prazos e mais.
As notificaes avisam sempre que acontecer alguma coisa importante.

Seja como um dos milhes que se apaixonaram pelo Trello. Crie

inmeros quadros com quantas pessoas quiser com a conta gratuita.
Crie sua conta Gratuita!

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