SUMRIO

1 INTRODUO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS ............................................................... 2

1.1 ORIGEM ...................................................................................................................... 2
1.2 CONCEITO.................................................................................................................. 2
1.3 FINALIDADE ............................................................................................................... 2
1.4 FUNES ................................................................................................................... 2
1.5 CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS........................................................................... 3
1. 5.1 Segundo os estgios de evoluo................................................................... 3
1.5.1.1 Arquivo de primeira idade ou corrente........................................................... 3
1.5.1.2 Arquivo de segunda idade ou intermedirio .................................................. 3
1.5.1.3 Arquivo de terceira idade ou permanente:..................................................... 3
1.5.2 Segundo as entidades criadoras pblicas...................................................... 3
1.5.3 Segundo a extenso de sua atuao................................................................ 3
1.5.3.1 Arquivos setoriais:.......................................................................................... 3
1.5.3.2 Arquivos gerais ou centrais:........................................................................... 4
1.5.4 Segundo a natureza dos documentos.............................................................. 4
1.5.4.1 Arquivo especial ............................................................................................. 4
1.5.4.2 Arquivos especializados................................................................................. 4
2. ORGANIZAO DE ARQUIVOS..................................................................................... 4
2.1 LEVANTAMENTO DE DADOS ................................................................................... 5
2.2 ANLISE DOS DADOS COLETADOS ....................................................................... 5
2.3 PLANEJAMENTO........................................................................................................ 5
2.4 IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO.................................................................. 6
3 ARQUIVO CORRENTE ..................................................................................................... 6
3.1 MTODOS DE ARQUIVAMENTO .............................................................................. 6
3.1.1 Mtodo alfabtico ............................................................................................... 7
3.1.3 Mtodo numrico ................................................................................................ 7
3.1.3.1 Simples........................................................................................................... 7
3.1.3.2 Cronolgico .................................................................................................... 7
3.1.4 Mtodo por assunto............................................................................................ 8
4. ARQUIVO INTERMEDIRIO............................................................................................ 8
5. ARQUIVO PERMANENTE ............................................................................................... 8
5.1 ATIVIDADES DE DESTINAO................................................................................. 9
5.1.1 Anlise, avaliao, seleo e eliminao......................................................... 9
5.1.1.1 Critrios que regulam a eliminao de documentos ................................... 10
5.1.1.2 Instrumentos de destinao ......................................................................... 10
5.1.2 Transferncia e recolhimento.......................................................................... 10
REFERNCIAS................................................................................................................... 12
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1 INTRODUO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS

1.1 ORIGEM

Acredita-se que o termo arquivo tenha surgido na Grcia antiga, com a

denominao arch atribuda ao palcio dos magistrados evoluindo para archeion
local de guarda, depsito de documentos.
Ramiz Galvo (1909) considera o termo como procedente de archium, de
origem latina, que significa o lugar de guarda de documentos.
A partir desses conceitos podemos observar a natureza do termo arquivo,
bem como o ambiente que ele retrata, ou seja, um lugar onde so guardados os
documentos.

1.2 CONCEITO

Modernamente, segundo o conceito americano, arquivo o conjunto de

documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, instituio ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados para efeitos futuros.

1.3 FINALIDADE

A principal finalidade dos arquivos servir administrao e pesquisa

histrica, social, econmica etc.

1.4 FUNES

So funes bsicas do arquivo a guarda e a conservao dos documentos,

colocando-os disposio para consulta.
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1.5 CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

1. 5.1 Segundo os estgios de evoluo

1.5.1.1 Arquivo de primeira idade ou corrente

Constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente.

1.5.1.2 Arquivo de segunda idade ou intermedirio

Constitudo de documentos que no so consultados freqentemente, mas

que podero ser solicitados para tratarem de assuntos idnticos ou retornar um problema
novamente focalizado.

1.5.1.3 Arquivo de terceira idade ou permanente:

Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza

administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico.
Constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo.

1.5.2 Segundo as entidades criadoras pblicas

1.5.3 Segundo a extenso de sua atuao

1.5.3.1 Arquivos setoriais:

So os arquivos estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo as

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funes de arquivos correntes.

1.5.3.2 Arquivos gerais ou centrais:

So os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes

dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio.

1.5.4 Segundo a natureza dos documentos

1.5.4.1 Arquivo especial

o que tem sua guarda documentos de formas fsicas diversas - fotografias,

filmes, fitas, slides etc. - e que, por essa razo, merece tratamento especial, no apenas
no que se refere ao seu armazenamento, como, tambm, ao registro, acondicionamento,
controle, conservao etc...

1.5.4.2 Arquivos especializados

o que tem sob sua custdia documentos resultantes da experincia

humana num campo especfico. Ex .: arquivo mdico, arquivo de engenharia etc.

2. ORGANIZAO DE ARQUIVOS

Para a organizao de arquivos necessrio o desenvolvimento de vrias

etapas de trabalho, tais como:
levantamento de dados;
anlise dos dados coletados;
planejamento e acompanhamento.
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2.1 LEVANTAMENTO DE DADOS

A fase de levantamento de dados inicia-se pelo exame dos estatutos,

regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da
instituio.
Tambm se faz necessria uma coleta de informaes sobres a sua
documentao (textual, informtica etc); o conhecimento dos modelos de formulrios em
uso; o volume e estado de conservao dessa documentao; dos mtodos de
arquivamento adotados; a existncia de protocolo; a mdia de documentos arquivados
diariamente; controle de emprstimo; a existncia de normas de arquivo etc.
Alm dessas informaes, devem-se obter dados sobre o pessoal que
trabalha nesses arquivos (nvel de escolaridade, nmero de pessoas, formao
profissional etc.); o equipamento utilizado e a localizao fsica.

2.2 ANLISE DOS DADOS COLETADOS

O especialista, aps uma analise dos dados que foram coletados na fase do
levantamento, estar habilitado a detectar as falhas existentes para o funcionamento
adequado do arquivo, como tambm apresentar as modificaes a serem introduzidas.

2.3 PLANEJAMENTO

Para que os arquivos possam cumprir seus objetivos, seguindo todos os

seus estgios de evoluo (corrente, intermedirio e permanente), indispensvel
elaborao de um plano arquivstico, tendo-se em mente, alm das disposies, legais,
todas as necessidades da instituio.
Considera-se, tambm, de grande importncia para a elaborao desse
plano, os seguintes elementos: posio do arquivo na instituio, centralizao dos
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servios de arquivo, escolha do mtodo de arquivamento, estabelecimento de normas de

funcionamento, recursos humanos, escolha das instalaes e do equipamento.

2.4 IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO

Paralelamente implantao das normas elaboradas no item anterior,

devem ser proferidas palestras de sensibilizao, com a finalidade de informar as
alteraes a serem introduzidas nas rotinas do servio e solicitar a elaborao de todos.
Essas palestras devem atingir todos os nveis hierrquicos envolvidos.
Durante essa fase, os responsveis pelo projeto fazem um
acompanhamento constante e atento, para corrigirem qualquer falha que venha a ocorrer.

3 ARQUIVO CORRENTE

Conforme j definido anteriormente, o arquivo corrente (ou de primeira

idade) o arquivo constitudo de documentos em cursos ou consultados freqentemente.
No comprimento de suas funes, os arquivos correntes respondem pelas
seguintes atividades:
protocolo, incluindo recebimento, classificao, registro e
movimentao;
expedio;
arquivamento;
emprstimo e consulta.

3.1 MTODOS DE ARQUIVAMENTO

O mtodo de arquivamento a ser adotado em uma instituio determinado

pela estrutura organizacional dessa instituio e pela natureza dos documentos a serem
arquivados, podendo ser divido em:
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alfabtico;
geogrfico;
numrico;
assunto.

3.1.1 Mtodo alfabtico

Neste mtodo, o elemento principal a ser considerado o nome. um

mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente, no sendo necessrio ocorrer a um
ndice auxiliar para se localizar qualquer documento.

3.1.3 Mtodo numrico

O mtodo numrico pertence ao sistema indireto, necessitando um ndice

alfabtico para se localizar a pasta desejada.
O elemento principal a ser considerado neste caso o nmero, podendo o
mtodo ser dividido em simples e cronolgico.

3.1.3.1 Simples

As pastas so numeradas de acordo com a ordem de entrada do

correspondente ou do cliente, sem se levar em conta ordenao alfabtica dos
mesmos.

3.1.3.2 Cronolgico
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Nesse mtodo, preciso observar tambm a data de chegada do

documento.
Neste caso, numera-se o documento e no a pasta. Alm do ndice
alfabtico de nome, podem-se utilizar ndices de assuntos e de procedncia para facilitar
a recuperao da informao.

3.1.4 Mtodo por assunto

o Mtodo mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais.

um mtodo indireto, tendo como elemento principal o assunto do documento.
Nesse caso, a existncia de um cdigo de assuntos indispensvel e sua
elaborao exige um estudo completo da organizao a que se destina (finalidades,
funcionamento etc.), complementao por um levantamento minucioso da documentao
arquivada.

4. ARQUIVO INTERMEDIRIO

O arquivo intermedirio tem dupla vantagem: centralizar e administrar os

documentos que no tem mais utilidade corrente para as administraes e evitar a
destruio descontrolada, permitindo uma verdadeira poltica de conservao dos
documentos.

5. ARQUIVO PERMANENTE
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A funo do arquivo permanece reunir, conservar, arranjar, descrever e

agilizar a consulta dos documentos oficiais de uso no-corrente, que possam tornar-se
teis para fins administrativos, pesquisas histricas e outros fins.
Classificam-se em cinco grupos distintos as atividades do arquivo
permanente:
- destinao;
- arranjo;
- descrio e publicao;
- conservao;
- referncia.

5.1 ATIVIDADES DE DESTINAO

As atividades de destinao so a anlise, a avaliao, a seleo, a

eliminao, a transferncia e o recolhimento.

5.1.1 Anlise, avaliao, seleo e eliminao

O valor do documento determinado em funo de todas as suas possveis

finalidades e tambm de vigncia dessas finalidades.
Em relao ao seu valor, os documentos podem ser permanentes (os que,
pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente) e temporrios
(quando se pode determinar um prazo ou data em que cessa o valor do documento).
Quando da eliminao, h que se obedecer a critrios baseados nos valores
atribudos aos diversos documentos, de acordo com o seu contedo, com as informaes
nele contidas e, jamais, em razo da espcie documental ou apresentao fsica ou de
suas datas ou perodos ao fim dos quais se possa destruir tudo.
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5.1.1.1 Critrios que regulam a eliminao de documentos

- os documentos cujos textos ou elementos essenciais reproduzidos em

outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade;
- as cpias e duplicatas cujos originais so conservados;
- os documentos de pura formalidade, tais como convites, cartas de
agradecimento etc.
- os documentos que se tornaram obsoletos, no mais apresentando
qualquer interesse para a administrao.

5.1.1.2 Instrumentos de destinao

So atos normativos elaborados pelas comisses de anlise nos quais so

fixadas as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda de documentos. H dois
instrumentos bsicos: a tabela de temporalidade e a lista de eliminao.
Tabela de Temporalidade o instrumento de destinao que
determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e
ou intermedirios ou recolhidos aos arquivos permanentes. Ela s pode ser aplicada aps a
aprovao pela autoridade competente;
Lista de eliminao uma relao especfica de documentos a
serem eliminados numa nica operao e que necessita ser aprovada pela autoridade
competente.

5.1.2 Transferncia e recolhimento

Transferncia a passagem dos documentos dos arquivos correntes para

os intermedirios. Quando a transferncia feita para os arquivos permanentes, a
transferncia recebe a denominao de recolhimento.
imprescindvel que a transferncia e o recolhimento sejam efetivados
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ordenadamente. Para isso, deve ser elaborado um calendrio, no qual, de comum acordo
entre as partes interessadas, so fixados os perodos em que cada rgo dever realizar
aquelas operaes.
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REFERNCIAS

BURGI, Srgio. Introduo preservao e conservao de acervos

fotogrficos.
INDOLFO, Ana Celeste. Gesto de documentos: conceito e procedimentos
bsicos.
MACHADO, Helena Corra. Contribuio ao estabelecimento de critrios
para avaliao de documentos de arquivo.
PAES, Marilena Leite, Arquivo: teoria e prtica.
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