GESTO DE DOCUMENTOS E A PRODUO DE

DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS DIGITAIS NESSA

INSTITUIO

1) Conforme preceitua a Lei n 8.159/1991 que dispe sobre a poltica

nacional de arquivos pblicos e privados, a qual determina ser dever
do Poder Pblico a gesto documental e a proteo dos documentos
de arquivo, questiono se a Instituio possui uma poltica (ou
programa) de gesto de documentos arquivsticos instituda atravs
de Resoluo, Instruo Normativa, Portaria, ou outro instrumento
normativo. Se a resposta for afirmativa, na Instituio, onde este
documento pode ser acessado (link para acesso)?
A UFRA ainda no possui Poltica/Programa de gesto de
documentos arquivsticos.

2) A Instituio possui uma unidade (setor) responsvel pela gesto

de documentos? Em caso afirmativo, qual a posio hierrquica da
unidade (Diretoria, Departamento, Setor, etc.), a qual estrutura est
vinculada (Pr-Reitoria, Diretoria, etc.) e qual o cargo do
responsvel pela unidade?
A instituio ainda no possui setor, nem pessoa responsvel
pela gesto de documentos. O arquivista foi aprovado em concurso
pblico, mas ainda est em trmites para convocao e para assumir
o cargo.

3) A Instituio conta com Arquivistas e Tcnicos em Arquivo na

gesto e aplicao da poltica ou atividades de gesto de
documentos? Em caso afirmativo, quantos? Em caso negativo, quais
cargos/profissionais vm desenvolvendo as atividades de gesto de
documentos (organizao, classificao, arquivamento, destinao)
na instituio?
O arquivista foi aprovado em concurso pblico, mas ainda est
em trmites para convocao e para assumir o cargo.
Cada setor faz a organizao de sua documentao.

4) A Instituio adota/aplica o Cdigo de Classificao de Documentos

relativo s atividades-meio da Administrao Pblica e o Cdigo de
Classificao de Documentos relativo s atividades-fim das IFES,
conforme a Resoluo n. 14 do Conselho Nacional de Arquivos e a
Portaria n. 1.224/2013 do MEC, para os documentos produzidos e
recebidos na instituio? A adoo destes instrumentos est
registrada atravs de Resoluo, Instruo Normativa, Portaria ou
outro instrumento na instituio (link para acesso)?
 Por no haver um setor especfico de Gesto documental, assim
como o profissional atuante, cada setor responsvel pela aplicao
desses instrumentos.
5) H produo de documentos arquivsticos digitais na Instituio?
Em caso afirmativo, os documentos arquivsticos digitais esto
includos na poltica de gesto de documentos da Instituio conforme
estabelece a Resoluo n 20/Conarq/2004?
Documentos arquivsticos digitais existem parcialmente na
instituio, pois os processos so cadastrados no SIPAC para
tramitao e documentos so anexados nele

6) Qual sistema informatizado adotado para a produo e

tramitao de documentos arquivsticos digitais (nome)? Qual o ano
de sua implantao?
Aguardando resposta do setor responsavel.

7) O sistema informatizado atende aos requisitos do Modelo de

Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de
Documentos e-ARQ Brasil, conforme a Resoluo n 25, do Conselho
Nacional de Arquivos (Conarq)? Sim, no, ou parcialmente? Se a
resposta for negativa ou parcial, qual a perspectiva de prazo para que
o sistema atenda aos requisitos?
Parcialmente. Ainda no h prazo para que atenda totalmente.

8) Considerando que exista a produo de documentos arquivsticos

digitais, a Instituio conta com um Repositrio Arquivstico de
Documentos Digitais Confivel RDC-Arq (conforme dispe a
Resoluo n 43/Conarq/2015), para o armazenamento de longo prazo
desses documentos? Se a resposta for negativa, qual a perspectiva de
prazo para a implantao de um RDC-Arq?
No h. Ainda no h prazos para implantao.

9) Considerando a existncia de documentos arquivsticos digitais, a

Instituio conta com um plano de preservao digital de longo prazo
(vide Resoluo n 38/Conarq/2013)? Em caso afirmativo, onde
possvel consultar tal documento (link para acesso)? Em caso
negativo, qual a previso para a sua criao e qual unidade ser
responsvel pela sua elaborao e manuteno (Setor de TI, Setor de
Arquivo ou ambos)?
Aguardando resposta do setor responsavel.

10) Considerando a existncia da produo de documentos

arquivsticos digitais, a Instituio tem um plano de
trabalho/relatrio/planejamento com as estimativas para mdio e/ou
longo prazo sobre os investimentos necessrios criao,
manuteno e acesso a esses documentos (incluindo aspectos como:
aquisio e manuteno de plataformas tecnolgicas, recursos
humanos e respectiva qualificao, migrao de formatos, suportes e
plataformas, obsolescncia tecnolgica etc.)? Em caso afirmativo,
onde possvel consultar tal documento (link para acesso)? Em caso
negativo, qual a perspectiva de prazo para a criao/definio dessa
poltica?
Aguardando resposta do setor responsavel.