Diagnostico Do Acervo Arquivistico

Acervo arquivstico TRIBUNAL
SUPERIOR
ELEITORAL
A gesto de documentos constitui
recurso informacional estratgico,
Diagnstico 2008 cujo objetivo conferir aos
documentos de natureza
arquivstica do Tribunal Superior
O diagnstico da situao arquivstica de uma instituio o Eleitoral proteo adequada,
instrumento que direciona as aes para o planejamento dos recursos proporcionando acesso fcil e
humanos, fsicos, materiais e tecnolgicos empregados no rpido s informaes e reduzindo o
gerenciamento da informao e da gesto de documentos. conjunto de documentos de forma
regular e controlada.
O diagnstico do acervo arquivstico do TSE objetiva:
Este diagnstico do acervo
- conhecer a realidade da situao arquivstica do Tribunal; arquivstico do TSE a anlise
O acervo do Tribunal Superior criteriosa dos aspectos
Eleitoral, gerenciado pela Seo de - apresentar propostas de melhorias na gesto da informao orgnica do TSE; relacionados ao funcionamento dos
arquivos da instituio, com foco
Acervo arquivstico Diagnstico 2008

Arquivo, composto de processos Tribunal Superior Eleitoral
judicirios, procedimentos - atualizar o Plano de Classificao e Plano de Avaliao e Destinao das principalmente nos arquivos
administrativos, acrdos, Informaes e Documentos do TSE com as novas tipologias levantadas; correntes, com o objetivo de
resolues, portarias, ordens de
servio e outros tipos documentais. - comparar a situao arquivstica do diagnstico realizado em 1998; Acervo arquivstico identificar erros ou lacunas e adotar
medidas para aumentar a eficincia
dos mesmos. o relatrio do
A descrio do acervo um
instrumento de pesquisa que
- tornar pblicos os conhecimentos obtidos na pesquisa realizada.
Diagnstico 2008 diagnstico que permite conhecer a
situao da instituio em todos os
facilita o acesso s informaes O levantamento de dados nas unidades do TSE ocorreu de abril a agosto aspectos relacionados gesto da
constantes nos documentos e o seu de 2008 e contou com a participao da equipe de trabalho da Seo de informao arquivstica.
intercmbio em mbito nacional e Arquivo do Tribunal.
internacional. Com essas informaes, a Seo de
Arquivo deve propor mudanas e
A descrio padronizada abrange o melhorias adequadas que facilitem
perodo de 1945 a 2008, o que a organizao e recuperao da
possibilita ao pesquisador informao, a preservao dos
identificar a importncia do documentos e que otimizem o uso
contedo arquivstico do TSE para S R I E dos recursos humanos e
seu estudo. Proporciona, ainda, tecnolgicos na gesto
maior qualidade no trabalho documental.
tcnico, economia de recursos TSE
PUBLICAES ARQUIVSTICAS
aplicados no tratamento
documental e otimiza a recuperao
da informao no acervo descrito.
SGI
1
SECRETARIA DE GESTO DA INFORMAO Braslia - 2009
Acervo
arquivstico
Diagnstico 2008
S R I E
TSE
12
PUBLICAES ARQUIVSTICAS
Secretaria de Gesto da Informao

2009
2009 Tribunal Superior Eleitoral
Secretaria de Gesto da Informao

Praa dos Tribunais Superiores, Bloco C, Ed. Sede, Trreo
70096-900 Braslia/DF
Telefone: (61) 3316-3272
Fac-smile: (61) 3316-3359
Organizao
Coordenadoria de Protocolo, Expedio e Arquivo/SGI
Texto-base
Yan Amaral Engelke, com a colaborao de Hans Mller Pequeno
Fernandes (ambos da Seo de Arquivo Searq/Copea/SGI)
Editorao
Coordenadoria de Editorao e Publicaes/SGI
Capa
Rauf Soares
Projeto grfico
Sebastiana Barto
Impresso, acabamento e distribuio

Seo de Impresso e Distribuio (Seidi/Cedip/SGI)
Brasil. Tribunal Superior Eleitoral. Secretaria de Gesto da Informao.

Acervo arquivstico: diagnstico 2008. Braslia: TSE, 2009.
91 p. ; il. (Publicaes arquivsticas do TSE; 1)
Texto-base: Yan Amaral Engelke.
1. Diagnstico Acervo arquivstico. Tribunal Superior Eleitoral Brasil.
I. Ttulo.
CDD 025.1

Tribunal Superior Eleitoral
Presidente
Ministro Carlos Ayres Britto
Vice-Presidente
Ministro Joaquim Barbosa
Ministros
Ministro Ricardo Lewandowski
Ministro Felix Fischer
Ministro Fernando Gonalves
Ministro Marcelo Ribeiro
Ministro Arnaldo Versiani
PROCURADOR-GERAL ELEITORAL
Dr. Roberto Monteiro Gurgel Santos
SECRETARIA-GERAL DA PRESIDNCIA DO TSE
SECRETRIO-GERAL DA PRESIDNCIA
Alfredo Renan Dimas e Oliveira
SECRETARIA DO TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL
SECRETRIO-GERAL DA PRESIDNCIA
Alfredo Renan Dimas e Oliveira
DIRETOR-GERAL
Miguel Augusto Fonseca de Campos
SECRETRIO JUDICIRIO
Marco Aurlio Neto
SECRETRIO DE CONTROLE INTERNO E AUDITORIA

Srgio Jos Amrico Pedreira
SECRETRIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO,

FINANAS E CONTABILIDADE
Vnia Amaral Chaves
SECRETRIO DE ADMINISTRAO
Anderson Vidal Corra
SECRETRIA DE GESTO DE PESSOAS

Ana Cludia Braga Mendona
SECRETRIO DE GESTO DA INFORMAO

Wadson Silva Faria
SECRETRIO DE TECNOLOGIA DA INFORMAO

Giuseppe Dutra Janino
SECRETRIO DE ATENO SADE

Osmar Willian Vieira
Relao de siglas e
definies
Aleph = Sistema de gerenciamento de bibliotecas

Asjur = Assessoria Jurdica
Asplan/SGI = Assessoria de Planejamento e Gesto da SGI
Betacam = Formato analgico de gravao em fita de 12,7
milmetros
Betamax = Formato analgico profissional de gravao em
fita de 12,7 milmetros
CD = Compact disc
Cedip = Coordenadoria de Editorao e Publicaes
Cesam = Centro Salesiano do Menor
Cespe/UnB = Centro de Seleo e Promoo de Eventos da
Universidade de Braslia
Cobli = Coordenadoria de Biblioteca
Copea = Coordenadoria de Protocolo, Expedio e Arquivo
DAT = Digital audio tape
DVD = Digital video disc
EJE = Escola Judiciria Eleitoral
FITA K-7 = Fita cassete
ICP BRASIL = Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileiras
ISBN = International Standard Book Number
Itar= Sistema de Inteiro Teor de Acrdos e Resolues
JE = Justia Eleitoral
OCR = Optical Character Recognition (reconhecimento
ptico de caracteres)
SADP = Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos
SCO = Sistema de Controle de Ofcios
Searq = Seo de Arquivo
Sedexp = Seo de Documentos Eletrnicos e Expedio
Seprom = Seo de Classificao Processual e Montagem
Seprot = Seo de Protocolo
SGarq = Sistema de Gesto de Arquivo
SGI = Secretaria de Gesto da Informao
Siac = Sistema de Acompanhamento de Contratos
Siafi = Sistema Integrado de Administrao Financeira
Siasg = Sistema de Administrao de Servios Gerais
Sigad = Sistema de Gerenciamento de Atos Oficiais
Administrativos
SRCor = Sistema de Registro de Correspondncias
STF = Supremo Tribunal Federal
STJ = Superior Tribunal de Justia
TRE = Tribunal Regional Eleitoral
TSE = Tribunal Superior Eleitoral
TTD = Tabela de Temporalidade Documental
VHS = Video home system
Apresentao
O diagnstico da situao arquivstica de uma instituio o
instrumento que direciona as aes a serem tomadas no planejamento
dos recursos humanos, fsicos, materiais e tecnolgicos empregados
no gerenciamento da informao e na gesto de documentos.
O Acervo arquivstico: diagnstico 2008 tem como objetivos:
registrar a realidade da situao arquivstica do Tribunal;

apresentar propostas de melhorias na gesto da informao
orgnica do TSE;
subsidiar a atualizao do Plano de Classificao e do Plano
de Avaliao e Destinao das Informaes e Documentos do
TSE, com a incluso das novas tipologias levantadas;
comparar a situao arquivstica atual e aquela constatada
pelo diagnstico realizado em 1998;
tornar pblico o conhecimento obtido no levantamento ora
realizado.
O levantamento dos dados nas unidades do Tribunal ocorreu

nos meses de abril a agosto de 2008 e contou com a participao de
dois servidores e quatro estagirios da Seo de Arquivo. Somente
trs gabinetes de ministros no foram visitados, por indisponibilidade
de tempo e pessoal para receber os entrevistadores.
A Seo de Arquivo agradece a disponibilidade e

colaborao dos gestores e demais servidores das unidades visitadas
durante o levantamento dos dados.
Sumrio
Histrico................................................................................................. 11
Organizao atual................................................................................ 13
Diagnstico arquivstico 1998.............................................................. 14
Diagnstico arquivstico 2008.............................................................. 15
Metodologia.......................................................................................... 16
Receptividade e particularidades........................................................ 18
Composio dos acervos..................................................................... 20
Tipologias documentais........................................................................ 21
Formulrios de gesto administrativa interna.............................. 21
Formulrios de gesto poltica, tcnica e/ou cientfica............... 24
Formulrios de pagamento de pessoal......................................... 25
Listagens, em suporte de papel, de gesto administrativa
interna.............................................................................................. 25
Procedimentos administrativos....................................................... 26
Registros tcnicos e polticos......................................................... 28
Mobilirio e acondicionamento........................................................... 30
Piso e mobilirio................................................................................... 30
Acondicionamento................................................................................ 33
Plano de Classificao e Plano de Avaliao e Destinao
das Informaes e Documentos........................................................... 36
Sistemas informatizados de gesto de documentos........................... 39
Sistema de Gesto de Arquivo (SGarq) ............................................. 39
Sistema de Gerenciamento de Atos Oficiais
Administrativos (Sigad) ........................................................................ 40
Sistema de Registro de Correspondncias (SRCor)............................ 42
Sistema de Inteiro Teor de Acrdos e Resolues (Itar).................. 42
Sistema de Acompanhamento de Documentos e
Processos (SADP)................................................................................. 43
Sistema de Controle de Ofcios (SCO)................................................ 45
Recursos tecnolgicos........................................................................... 47
Microfilmagem...................................................................................... 52
Recursos humanos................................................................................. 54
Consideraes finais e recomendaes.............................................. 57
Referncias............................................................................................ 61
Anexo 1 Organogramas da Secretaria do TSE (1932 a 2008)....... 65
Anexo 2 Formulrio Levantamento de Dados para
Diagnstico da Situao Arquivstica do TSE..................................... 89

Histrico
O Tribunal Superior Eleitoral (TSE), rgo mximo da
Justia Eleitoral, foi criado em 24 de fevereiro de 1932, com o nome
de Tribunal Superior da Justia Eleitoral, e tinha como presidente o
Ministro Hermenegildo Rodrigues de Barros. Alguns anos depois,
a Constituio de 1937, outorgada por Getlio Vargas, extinguiu
a Justia Eleitoral e atribuiu Unio, privativamente, o poder
de legislar sobre matria eleitoral. O Tribunal ressurgiu apenas
em 1945, j com a denominao atual, por meio do Decreto-Lei
n 7.586, de 28 de maio de 1945, que restabelecia a Justia Eleitoral
e regulamentava as eleies em todo o territrio nacional. Sua sede
foi instalada no Palcio Monroe (hoje demolido), no Rio de Janeiro,
sob a presidncia do Ministro Jos Linhares.
Em virtude da mudana da capital federal para Braslia, a

sede do TSE foi transferida para a nova capital em abril de 1960,
e instalada na Esplanada dos Ministrios, onde funcionou at 1971.
Posteriormente passou a situar-se na Praa dos Tribunais Superiores,
prximo Esplanada dos Ministrios.
A Corte do TSE composta por sete magistrados, sendo

trs ministros eleitos entre os membros do Supremo Tribunal Federal
(STF), dois eleitos entre os membros do Superior Tribunal de
Justia (STJ) e dois outros nomeados pelo presidente da Repblica,
escolhidos entre seis advogados de notvel saber jurdico e ilibada
reputao, indicados pelo STF. Para cada ministro, eleito um
substituto, escolhido pelo mesmo processo. Os cargos de presidente
e vice-presidente so ocupados por dois ministros do STF, entre os
trs eleitos, e o cargo de corregedor eleitoral conferido a um dos
ministros do STJ que integram a Corte do TSE.
As principais competncias do Tribunal so positivadas
pela Constituio Federal e pelo Cdigo Eleitoral (Lei n 4.737, de
15.7.1965). So elas: coordenar o processo eleitoral brasileiro em
Acervo arquivstico: diagnstico 2008 11

seu amplo sentido; processar e julgar o registro e a cassao do
registro de partidos polticos e diretrios nacionais e de candidatos
Presidncia e Vice-Presidncia da Repblica; e julgar, em
determinados casos previstos na lei, os recursos interpostos das
decises dos tribunais regionais. As cortes regionais eleitorais,
por sua vez, so os responsveis diretos pela administrao mais
prxima do processo eleitoral.
O TSE exerce a funo de regulamentador de atividades

eleitorais, jurisdicionais e administrativas e funciona como o cabea
do sistema nas reas de atuao da Justia Eleitoral.
A Justia Eleitoral o instrumento de garantia da seriedade

do processo eleitoral, seja no comando das eleies, evitando abusos
ou fraudes, seja na preservao de direitos e garantias por meio da
fixao e fiel observncia de diretrizes claras e firmes, fundamentadas
nas leis vigentes.
12 Acervo arquivstico: diagnstico 2008

Organizao atual
A estrutura organizacional do Tribunal Superior Eleitoral
foi projetada e est organizada de forma a promover o melhor
relacionamento dos nveis hierrquicos e a otimizao do fluxo de
informaes essenciais ao seu funcionamento.
A estrutura elaborada em 1932 era composta de Presidncia
e uma Secretaria, sendo esta subdividida em duas sees: Seo de
Expediente e Seo de Registros e Arquivos Eleitorais. A estrutura
inicial sofreu alteraes ao longo dos anos, aperfeioando sua
composio para melhor atender s necessidades de gesto dos
processos judiciais e eleitorais. Em 1974, ano da primeira grande
reestruturao, entrou em vigor a Res. n 9.618, que implantou o
organograma com cinco nveis hierrquicos: Presidncia, Diretoria-
Geral e sua assessoria, trs secretarias, nove subsecretarias e dezoito
servios.
A estrutura criada na dcada de 70 continuou sofrendo
alteraes e adaptaes, acompanhando as novas tecnologias e se
ajustando a novas necessidades. Com o fim da ditadura, o advento
da Constituio de 1988 e o retorno gradativo da democracia e das
eleies diretas, foram confirmadas as atribuies da Justia Eleitoral
e a estrutura do Tribunal tomou, em linhas gerais, sua forma atual.
Hoje, sua organizao distribui-se em: Presidncia, gabinetes de
ministros, Corregedoria-Geral Eleitoral, Escola Judiciria Eleitoral,
Secretaria-Geral da Presidncia e Secretaria do Tribunal, qual so
subordinadas sete secretarias. So elas: Judiciria; Controle Interno
e Auditoria; Planejamento, Oramento, Finanas e Contabilidade;
Administrao; Gesto de Pessoas; Gesto da Informao; e
Tecnologia da Informao.
O Anexo 1 demonstra a evoluo estrutural do TSE, incluindo

um organograma no oficial, elaborado com base em pesquisa
realizada para a confeco do Acervo arquivstico: Diagnstico 2008.

Diagnstico arquivstico 1998
Durante os meses de outubro e novembro de 1997, servidores
da Seo de Arquivo (Searq) realizaram o levantamento da situao
dos arquivos correntes das unidades e dos arquivos intermedirio
e permanente da prpria Searq. Nesse inventrio, observaram-se
caractersticas sobre a evoluo poltico-administrativa do TSE,
funes e atividades de cada unidade acumuladora de documentos,
informaes quantitativas e qualitativas sobre o acervo, condies
dos depsitos, condies de armazenamento (mobilirio utilizado,
estado de conservao) e de acondicionamento (embalagens e
materiais para guarda documental, adequao ao tipo de mobilirio).
A pesquisa identificou as tipologias documentais1 produzidas e
acumuladas no mbito do Tribunal, os mtodos de arquivamento
e sua adequao s normas arquivsticas federais e a existncia e
utilizao de instrumentos de busca.
Os dados desse levantamento foram o objeto do Diagnstico
da Situao Arquivstica do TSE, concludo em 1998. O relatrio
analtico dos dados era composto por: apresentao; histrico sobre
o Tribunal, suas atribuies e sua organizao em 1998; problemas
detectados; relao de todas as tipologias documentais; dados
sobre o mobilirio, volume documental, embalagens e os problemas
encontrados nesses aspectos; dados sobre recursos tecnolgicos
e sua relao com a gesto documental; e evoluo da estrutura
organizacional do TSE (1932-1997).
O diagnstico detectou problemas na gesto dos arquivos e

proporcionou subsdios para a definio de procedimentos e polticas
internas referentes gesto da informao e para a elaborao do
Plano de Classificao e do Plano de Avaliao e Destinao das
Informaes e Documentos do Tribunal Superior Eleitoral2.
Ver: Tipologias documentais, pgina 20.

1
Ver: Plano de Classificao e Plano de Avaliao e Destinao das Informaes e

2
Documentos do TSE, pgina 32.

Diagnstico arquivstico 2008
O diagnstico arquivstico a anlise criteriosa dos aspectos
relacionados ao funcionamento dos arquivos da instituio, focalizada
principalmente nos arquivos correntes, com o objetivo de identificar
erros ou lacunas e adotar medidas que visem aumentar a eficincia
na gesto dos arquivos.
O relatrio do diagnstico permite conhecer a situao da

instituio em todos os aspectos relacionados gesto da informao
arquivstica, proporcionando informaes como:
condies de armazenamento;
estado de conservao dos documentos;
espao fsico ocupado;
volume documental;
recursos humanos;
gnero dos documentos (textuais, audiovisuais, cartogrficos,
iconogrficos, microgrficos e informticos);
arranjo e classificao dos documentos (mtodos de
arquivamento utilizados);
tipos de acondicionamento;
crescimento vegetativo do acervo.
Com essas informaes, a Seo de Arquivo pode propor

mudanas que facilitem a organizao e recuperao da informao
e a preservao dos documentos, otimizando o uso dos recursos
humanos e tecnolgicos na gesto documental.

Metodologia
Para a elaborao do diagnstico de 2008,
aproveitou-se a metodologia utilizada em 1998, com adaptaes.
Dessa vez, o processo foi realizado em quatro etapas:
pesquisa de fontes documentais: consulta legislao

interna, pesquisa em trabalhos realizados por outros rgos,
estudos sobre instrumentos de gesto da informao e
evoluo da estrutura orgnica do Tribunal, alm de pesquisa
bibliogrfica;
elaborao do instrumento de pesquisa: desenvolvimento
de um questionrio conforme os dados a serem includos
na anlise do diagnstico (Anexo 2). Esse instrumento
composto por duas partes:
identificao da unidade: inclui dados sobre o setor

(nome, subordinao, denominao anterior, pessoa
responsvel pela chefia, endereo, telefone para contato);
especificao do mobilirio utilizado para a guarda dos
documentos (estantes, armrios, gaveteiros); levantamento
dos recursos tecnolgicos que influenciam direta ou
indiretamente na produo documental (computadores,
notebooks, impressoras, aparelhos de fax, copiadoras,
multifuncionais, scanners); identificao dos recursos
humanos da unidade (quantificao de analistas, tcnicos,
estagirios, terceirizados, bem como o grau de escolaridade
de cada um); e quantificao dos documentos em metros
lineares (separando-se, quando possvel, originais e cpias);
levantamento de novas tipologias: elaborado com o intuito

de fornecer informaes sobre as tipologias documentais
existentes hoje e que no existiam at 1998 (ano em que
foi feito o primeiro levantamento de tipologias no Tribunal).
Compem essa etapa os campos descritos a seguir. Primeiro,
Identificao Original (identificao dada pelo responsvel
pela organizao da documentao no setor para aquele
conjunto documental). Exemplo: Guias de Remessa
2006 (escrito na lombada de uma pasta A-Z). Segundo,

Classificao (caso os documentos j estejam classificados).
Depois, Espcie Documental, Tipologia Documental (espcie
e tipo do documento), Observaes (com relato de alguma
caracterstica incomum, como, por exemplo, anexos e apensos
de processos volumosos) e Acondicionamento (forma de
acondicionamento encontrada). Exemplos: pastas suspensas,
caixas-arquivo, pastas A-Z, envelopes etc. Dentre os campos,
incluem-se tambm: Gnero dividido em T (textual), ICO
(iconogrfico), INF (informtico), S (sonoro), C (cartogrfico) e
F (filmogrfico) , Protocolizado (caso o documento tenha sido
registrado no Sistema de Acompanhamento de Documentos e
Processos) e Produtor, Procedncia e Destino;
visitas s unidades/entrevista: aplicao do questionrio
em cada unidade administrativa por meio de entrevista com
o responsvel ou um funcionrio que conhecesse os dados da
unidade, incluindo recursos humanos e tecnolgicos, e sobre
o arquivo corrente. A realizao das visitas foi previamente
formalizada no Memorando-Circular n 33, de 31 de maro de
2008, da Secretaria do Tribunal, enviado s chefias de cada
unidade. As datas das visitas foram tambm agendadas com
antecedncia. Nessa fase, foi realizada a coleta dos dados,
com anlise da composio dos arquivos correntes, das
novas tipologias documentais encontradas, das formas de
acondicionamento dos documentos, do volume documental, dos
gneros (textuais, iconogrficos, filmogrficos e outros) e das
datas limites. Foram aplicados 145 questionrios durante as
entrevistas. No caso de algumas sees, que centralizam a guarda
documental das coordenadorias a que so subordinadas, foram
aplicados a cada uma delas questionrios de identificao da
unidade, e toda a documentao foi analisada durante a visita
coordenadoria gestora do acervo;
anlise dos dados: compilaram-se os dados coletados nas
entrevistas em planilhas do aplicativo Microsoft Office Excel,
em que foram facilmente consolidados. Foram gerados, ento,
percentuais absolutos da situao atual e um comparativo com
o diagnstico realizado em 1998, alm de grficos e tabelas.
Com o auxlio desses instrumentos, procedeu-se anlise das
informaes e elaborao de um texto descritivo e analtico da
situao atual dos arquivos correntes, dos recursos tecnolgicos
e humanos disponveis e dos problemas existentes nas diversas
reas. Foram propostas mudanas e projetos para melhorar a
gesto documental do Tribunal.

Receptividade e particularidades
Os servidores e colaboradores entrevistados foram
receptivos e prestativos. Demonstraram interesse com relao ao
trabalho de pesquisa, colaborando e respondendo prontamente aos
questionamentos e s dvidas sobre a unidade ou sobre o acervo
corrente.
Apesar de as chefias terem sido informadas previamente
sobre a atividade a ser realizada na unidade, os servidores que
efetivamente receberam a equipe de pesquisa desconheciam a real
finalidade da visita e demonstraram no compreender o trabalho que
seria realizado.
As unidades desconhecem a existncia do Plano de
Classificao e do Plano de Avaliao e Destinao das Informaes
e Documentos do Tribunal Superior Eleitoral, apesar da publicao
da Portaria n 370/2003, e, como consequncia, no adotam os
procedimentos ali arrolados para organizar seus documentos.
Instrumentos de pesquisa eficientes so utilizados em poucas unidades,
prevalecendo mtodos empricos de arquivamento, organizao e
identificao que nem sempre proporcionam uma rpida recuperao
da informao. Os mtodos observados consistem na identificao
simples do contedo de pastas e caixas a partir da atividade que
gerou o conjunto documental ou a partir da espcie documental. Os
documentos estavam quase sempre arquivados por ano de produo.
Boa parte das unidades atribui a organizao e o
gerenciamento do arquivo corrente a uma s pessoa e, durante a
realizao das visitas, alguns dos demais servidores demonstraram
interesse em conhecer os instrumentos e os procedimentos corretos para
a organizao do arquivo, melhores formas de acondicionamento e
outras instrues sobre a aplicao das normas de gesto documental.
Esse interesse denota a necessidade de treinamento e divulgao dos
trabalhos arquivsticos no Tribunal.

Durante a entrevista, os servidores, em sua maioria,
mostraram-se constrangidos quando indagados sobre algumas
informaes pessoais, como cargo e nvel de escolaridade. Alm disso,
a maioria dos entrevistados desconhecia os nveis de escolaridade e
os cargos ocupados por seus colegas de trabalho.

Composio dos acervos
A Seo de Arquivo (Searq), responsvel pelos documentos
do TSE nas fases intermediria3 e permanente4, localiza-se no subsolo
do Edifcio Sede, na sala S17. O acervo sob responsabilidade da Searq
composto por processos judiciais, procedimentos administrativos,
acrdos, resolues, portarias, instrues normativas, assentamentos
funcionais e outras tipologias documentais das atividades-meio e
atividades-fim, transferidas para a seo pelas unidades de todo
o Tribunal. Constam no acervo documentos textuais, filmogrficos,
sonoros, microgrficos, eletrnicos e iconogrficos, registrados em
papel, fitas K-7, fitas DAT, fitas de rolo, CDs, DVDs, fitas VHS, fitas
Betamax, fitas Betacam e microfilmes. Os documentos em suporte
especial encontram-se arquivados em uma sala de segurana prova
de sinistros e com controle de temperatura e umidade.
Os documentos correntes5 compem os arquivos setoriais,

geralmente localizados nos locais de trabalho para rpida consulta.
Esses arquivos correntes so compostos, no TSE, por procedimentos
administrativos e processos judiciais em trmite, documentos de
suporte s atividades administrativas, documentos tcnicos, projetos,
planos, ofcios, memorandos, cartas, convites e outros.
3
Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente,
que aguarda destinao. (BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionrio brasileiro de
terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. (Publicao Tcnica;
no 51). Acesso em: www.arquivonacional.gov.br).
4
Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor.
(BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio
de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. (Publicao Tcnica; no 51). Acesso em: www.
arquivonacional.gov.br).
5
Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio,
objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a
sua administrao. (BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionrio brasileiro de terminologia
arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. (Publicao Tcnica; no 51).
Acesso em: www.arquivonacional.gov.br).

Tipologias documentais
A professora Helosa Bellotto6, em texto publicado em 1990,
prope que o tipo documental seja definido pela espcie documental7
somada funo que a produziu. Luis Carlos Lopes (1996) define
o termo como [...] o resultado do somatrio entre a espcie e a
funo dos documentos8. Seguindo essa definio, o levantamento de
tipologias documentais, tanto em 1998 quanto em 2008, considerou as
espcies documentais produzidas pelo Tribunal e a funo de criao
dos referidos documentos.
No diagnstico elaborado em 1998, foram detectadas 507

tipologias documentais nas unidades administrativas do Tribunal.
O inventrio teve fundamental importncia para a elaborao do
Plano de Classificao e do Plano de Avaliao e Destinao das
Informaes e Documentos do TSE, sendo a base para a definio
das estruturas de construo desses instrumentos, exemplificadas
posteriormente neste relatrio.
Detectar tipologias documentais no existentes em 1998 foi

um dos objetivos principais do diagnstico de 2008. Com base nessa
pesquisa, ser realizada a atualizao do Plano de Classificao e
do Plano de Avaliao e Destinao das Informaes e Documentos
do TSE. Foram identificadas 132 novas tipologias, listadas a seguir.
Formulrios de gesto administrativa

interna:
Acompanhamento de recebimento de material (acompanhado
de notas de empenho);
Assistncia pr-escolar (incluso/excluso/recadastramento);
Atendimento de assistncia odontolgica externa;
6
BELLOTTO, Helosa. Tipologia documental em arquivos, 1990.
7
So exemplos de espcies documentais: ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia,
memorando, ofcio, planta, relatrio.
8
LOPES, Luis Carlos. A informao e os arquivos: teorias e prticas, 1996.

Atendimento de enfermagem (posse de candidato);
Atendimento parlamentar;
Avaliao de cursos promovidos pela EJE;
Avaliao de desempenho programa de estgio;
Avaliao de fornecedor externo (Fafe);
Avaliao de pesquisa legislao e jurisprudncia;
Avaliao de treinamento ministrado;
Avaliao de fornecedor interno (Fafi);
Avaliao tcnica;
Conformidade contbil;
Conformidade dos servios prestados com as especificaes

do procedimento administrativo;
Controle de agendamento de audincias com o ministro

presidente;
Controle de abastecimento;
Controle de comparecimento s sesses (ministros e

procuradores);
Controle de conformidade do produto (CCP);
Controle de conformidade do produto (controle de qualidade

de processos ou servios);
Controle de sada de publicaes;
Credenciamento de representantes para partidos polticos;
Cronograma anual de correies;
Cronograma de entrega das urnas eletrnicas;

Declarao de reteno de imposto sobre servios (Driss);
Declarao de vistoria (licitao modalidade prego);
Declarao de vistoria de obra;
Distribuio de licena de software;
Indicao de cdigo usurio Siasg;
Inscrio em curso de ps-graduao;
Inscrio para exposio no hall de entrada;
Margem consignvel;
Ocorrncia solicitando alteraes no sistema SADP3;
Programa de curso;
Programa de instrutoria interna (cadastro de instrutor);
Proposta de atendimento de solicitao de servios de

informtica;
Proposta de elaborao e alterao de documentos (Pead);
Proposta de lotao e movimentao interna por iniciativa do

servidor;
Recibo de entrega diria de jornais e dirios oficiais;
Registro de dependente especial;
Registro de treinamento (registro do curso a ser ministrado);
Requerimento de licena para capacitao de servidores

requisitados;
Requerimento de licena para capacitao de servidores;
Reviso eleitoral;

Servio de impresso;
Sistema interno de recibo de documentos;
Solicitao de ao corretiva/preventiva (SACP);
Solicitao de auxlio-bolsa de estudos;
Solicitao de inscrio em treinamento;
Solicitao de migrao de processos judicirios para o

SADP;
Solicitao de oramentos (acompanhamento dos oramentos

recebidos por procedimento);
Solicitao de parceria eleies municipais;
Solicitao de servios de informtica;
Solicitao de software;
Termo de compromisso das normas de utilizao do espao

do hall para exposio;
Termo de compromisso de autenticidade dos documentos

apresentados;
Termo de permisso;
Termo de responsabilidade de licena de software;
Visitas agendadas.
Formulrios de gesto poltica, tcnica e/

ou cientfica:
Cadastramento de estagirios;
Coleta de dados sobre urna eletrnica;

Levantamento de perfil das vagas de estgio;
Perfil do estagirio;
Pesquisa de satisfao do usurio;
Pesquisa e estatstica mensal de jurisprudncia;
Publicaes em jornais.
Formulrios de pagamento de pessoal:

Anlise tcnica de reembolso do programa de assistncia
farmacutica;
Assistncia odontolgica externa (reembolso de despesas);
Requerimento de reembolso (auxlios-bolsa de estudo de

ingls e espanhol).
Listagens, em suporte de papel, de gesto

administrativa interna:
Controle de voto impresso;
Controle mensal de abastecimento e estoque de combustveis;
Dirio de obras do TSE;
Fluxo financeiro do exerccio;
Inspeo dos TREs;
Plataforma de microcomputadores da Justia Eleitoral;
Quadro comparativo de estatsticas eleitorais;

Quadro comparativo de resolues;
Quadro demonstrativo de urnas eletrnicas.
Procedimentos administrativos:
Adicional de qualificao;
Alterao de instruo normativa (alterao e criao de

novas especialidades);
Alterao do formulrio de requerimento de alistamento eleitoral;
Alteraes no stio do TSE;
Aquisio de servios (prego eletrnico);
Aquisio de servios (prego presencial);
Assinatura e lacrao dos sistemas a serem utilizados na eleio;
Avaliao de desempenho (desenvolvimento de mdulo);
Baixa de material permanente;
Candidatos classificados/aprovados em concurso pblico do TSE;
Cesso de material;
Compra de material;
Confeco de publicaes;
Consulta referente a projetos bsicos;
Convnios de cooperao tcnica sobre o voto eletrnico;
Crdito adicional decorrente do cumprimento de mandados

judiciais;
Crdito adicional, necessidade para oramento;

Desenvolvimento do Sistema de Proposta Oramentria (Sipo);
Doao de bens inservveis;
Doao de material;
Exame de regularidade de dados pessoais de eleitores;
Extrao de dados oramentrios e financeiros do Siafi;
Gesto documental sobre registros no SADP;
Implantao do Centro de Documentao Digital da JE;
Implantao do Sistema de Gesto de Arquivo (SGarq);
Instituio do Sistema Logus (sistema de logstica de urnas e

suprimentos);
Interesse e verificao da possibilidade de descarte de documentos;
Locao de equipamentos;
Lotao temporria de servidor;
Migrao de protocolos no SADP3;
Modificaes em funcionalidades do sistema SADP;
Necessidade de crditos adicionais;
Oramento financeiro (aquisio de mobilirio, reduo de

recursos);
Plano de capacitao de 2005;
Plano de cargos e salrios;
Prego;
Progresso funcional;
Propaganda eleitoral irregular;

Proposta de desfazimento de material permanente;
Provas de concursos pblicos;
Recibos eleitorais;
Reenquadramento de servidores (transformao de cargos);
Registro de livros ISBN;
Restituio de multas eleitorais;
Restituio de multas eleitorais pagas indevidamente;
Restos a pagar a liquidar;
Tradutor e intrprete comercial (credenciamento);
Transferncia de servidor;
Uso de imagens de personalidades para urna eletrnica.
Registros tcnicos e polticos:

Plano de atividades de auditoria;
Plano de gerenciamento de resultados;
Previso de compras de licenas;
Projeto bsico de campanhas polticas dos TREs;
Proposta de reestruturao das unidades do TSE.
Os acervos correntes so compostos principalmente por

documentos administrativos, que subsidiam as atividades de rotina
da unidade. Os documentos tcnicos, relacionados com a atividade-
fim das unidades, originam procedimentos administrativos ou fazem

parte de processos judiciais, e por isso no h um volume significativo
desse conjunto documental sob a guarda dos setores de trabalho.
Um fato preocupante observado em unidades que tratam de

assuntos judicirios ou em unidades com poder decisrio administrativo
a fotocpia integral ou parcial de procedimentos e processos para
posteriores consultas. Os procedimentos e processos fotocopiados
tramitam em outras unidades ou ficam arquivados na Seo de
Arquivo. Para obt-los, basta solicitar sua tramitao unidade em
que eles se encontram ou, se for o caso, o seu emprstimo Seo
de Arquivo. A prtica, quando excessiva, causa gastos desnecessrios
ao Tribunal com papel e toner das fotocpias, alm de aumentar o
volume documental a ser guardado na unidade.

Mobilirio e acondicionamento
Piso e mobilirio
Os tipos de piso utilizados no Tribunal em 1998 eram o
carpete e, em menor proporo, o paviflex9. Durante as visitas,
observou-se que, apesar de os carpetes terem sido removidos das
reas comuns e de algumas poucas unidades, eles continuam sendo
utilizados em vrios locais de trabalho onde geralmente localizam-se
os arquivos correntes. O carpete contribui para o acmulo rpido de
poeira e a proliferao de micro-organismos. O paviflex, apesar de
no ser o tipo de piso ideal, menos prejudicial para os arquivos em
comparao com o carpete.
Em relao ao mobilirio, houve um pequeno aumento na

utilizao de armrios de madeira para guarda dos documentos
nos setores de trabalho, passando de 142 em 1998 (76%) para 303
em 2008 (81%). Utiliza-se em todo o Tribunal o mesmo modelo de
armrio com duas ou quatro prateleiras, sempre com duas portas.
O uso desse tipo de mobilirio otimiza o espao til quando so
utilizadas caixas-arquivo, pois elas ocupam o espao integral das
prateleiras. Outro benefcio do uso dos armrios que eles ficam
perto das mesas de trabalho, o que facilita e torna gil a busca de
informaes.
Um ponto negativo para a utilizao desses armrios que
a madeira no um material recomendado para a construo de
mobilirio com finalidade de guarda de documentos. Isso porque a
madeira matria orgnica que pode servir de atrativo a insetos,
roedores e micro-organismos, os quais dela se utilizam como abrigo e
9
Revestimento de vinil semiflexvel, apresentado em placas e composto de resinas de
PVC, plastificantes, cargas minerais e pigmentos. isento de amianto em sua formulao.

alimento. Outro inconveniente a alta combustibilidade da madeira,
que representa risco para a documentao em caso de incndio.
Observa-se a utilizao, em menor proporo, de outros

tipos de mobilirio, tais como: estantes de madeira (10%), estantes
de ao (5%), arquivos de ao (3%) e armrios de ao (1%). Os
escaninhos utilizados em algumas unidades, principalmente para o
armazenamento de processos, so considerados estantes de madeira.
Os grficos abaixo ilustram a utilizao do mobilirio no

Tribunal nos anos de 1998 e de 2008.
Mobilirios de 1998 Mobilirios de 2008

Armrios de Armrios de ao
76% ao (6%) (1%)
81%
81%
Armrios de Armrios de madeira
m
adeira (76%) (81%)
Arquivo de ao Arquivo de ao com
com 4 gavetas (3%) 4 gavetas (3%)
Arquivo de Arquivo de madeira
3%
adeira com 4
m 1%1% 0% com 4 gavetas (0%)
3% 5% 10%
5% 10%
gavetas (3%) Estantes de madeira
6%
8% 4% 3%
Estantes de (10%)
m
adeira (4%) Estantes de ao
Outros(8%) (5%)

A tabela seguinte compara o mobilirio utilizado para
arquivo corrente em 1998 e em 2008.
Mobilirio Em 1998 Em 2008
Armrios de ao 11 4
Armrios de madeira 142 303
Arquivos de ao com 4 gavetas 6 13
Arquivos de madeira com 4 gavetas 6 1
Estantes de madeira 7 18
Outros 14 36
TOTAL 186 375
Tabela 1. Quadro comparativo de mobilirio utilizado para arquivo corrente.
Em algumas unidades, no h espao suficiente para

acomodar o mobilirio necessrio para o armazenamento dos
documentos, que so guardados fora da respectiva unidade,
em caixas-arquivo empilhadas e desordenadas, dificultando o
acesso e a recuperao da informao. Esses ambientes oferecem
riscos integridade fsica dos documentos, pois comum o
compartilhamento de espao de documentos com materiais no
pertinentes ao arquivo, inclusive produtos inflamveis e alimentos
perecveis.

Acondicionamento
Sobre as formas de acondicionamento dos documentos
correntes, verificou-se que as mais utilizadas so as caixas-arquivo,
representando 40% do total, e as pastas A-Z, que somam 9%. As
caixas-arquivo so usadas, em geral, de forma satisfatria, muito
embora algumas sejam utilizadas acima de sua capacidade,
danificando os documentos e a prpria caixa. O modelo padro
de espelhos para caixas disponvel na Intranet do TSE usado em
cerca de 10% das unidades, entretanto os servidores que o utilizam
desconhecem o significado dos campos referentes classificao
(srie, subsrie e dossi), data limite e aos prazos de guarda dos
documentos nas duas primeiras fases (corrente e intermediria) e
sua destinao final (por no utilizarem o Plano de Classificao e o
Plano de Avaliao e Destinao das Informaes e Documentos do
TSE).
As pastas A-Z, encontradas em grande nmero, so mal

utilizadas, j que as unidades no aproveitam sua capacidade
total. Esse tipo de material possui um lombo10 que mede 5 ou 7 cm,
dependendo do modelo ou fabricante, e sua capacidade definida
de acordo com essa medida. Verificou-se que cada pasta ocupada
por um pequeno volume de documentos, em mdia 3cm lineares11. A
prtica causa desperdcio de espao, pois uma pasta A-Z, ainda que
vazia, ocupa o mesmo espao de uma cheia. O volume documental
guardado em 4 pastas A-Z (no cheias, com cerca de 3cm lineares
em cada) caberia em uma nica caixa, que tem capacidade para
14cm lineares de documentos o contedo diversificado, separado
antes em diferentes pastas, poderia ser identificado por dossis e
separado dentro da mesma caixa. Alm disso, no mercado, as pastas
custam cerca de 400% mais caro do que as caixas-arquivo comuns de
papelo, tambm utilizadas no Tribunal.
Verificou-se tambm que 29% da documentao do

TSE est empilhada dentro dos armrios ou sobre as mesas. Essa
forma inadequada de acondicionamento facilita o extravio, o
Parte lateral da pasta A-Z, onde se fixa a identificao do seu contedo.
10
Trs centmetros lineares de documentos equivalem a aproximadamente 250 folhas

11
comuns.

desaparecimento de documentos e a danificao do papel, que fica
exposto a acidentes, principalmente com lquidos, alimentos e outros
produtos, dificultando a recuperao de informaes e documentos.
A maior parte da documentao empilhada representada por
processos em trmite que permanecem pouco tempo nas unidades,
motivo apresentado para o material no ser acondicionado de forma
correta.
Outras formas de acondicionamento encontradas no Tribunal

so: pasta suspensa (8%), pasta funcional ou pasta de pano (7%),
pasta (4%), envelope (2%) e fichrio (1%).
A encadernao de conjuntos de documentos uma prtica

observada e desaconselhvel, pois dificulta o uso de documentos
avulsos, que podem ser mais facilmente danificados quando retirados.
Alm disso, a necessidade de uso constante de alguns documentos
leva com frequncia prtica de fotocopiar o material, gerando
um gasto desnecessrio. No caso de memorandos e ofcios, por
exemplo, todo o conjunto encadernado , na maior parte das vezes,
composto por cpias de documentos guardados dentro das unidades
ou transferidos Seo de Arquivo.
Outra prtica desaconselhvel o envelopamento, que

foi observado em casos isolados, mas, ainda assim, em grande
quantidade. A utilizao dos envelopes dificulta a consulta porque
o material , na maior parte das vezes, lacrado com fita adesiva e
danificado quando reaberto (com possvel dano do contedo). O
motivo apresentado como justificativa para a prtica foi a ausncia
de consulta aos documentos assim acondicionados, muito embora
mais da metade dos envelopes estivesse violada.
Em algumas unidades foram encontrados alimentos

guardados dentro dos armrios juntamente com as caixas. Alimentos
atraem insetos que podem causar a deteriorao do documento e
prejudicar a preservao do papel. Alm disso, o local no adequado
para a conservao de alimentos, podendo facilitar a proliferao de
micro-organismos danosos sade.

O grfico a seguir ilustra as diferentes formas de acondicionar
documentos no Tribunal no ano de 2008.
Formas de acondicionamento
1% 7%
40% Caixas (40%)
29%
Envelopes (2%)
Pastas (4%)
Pastas A-Z (9%)
Pastas suspensas (8%)
Empilhadeiras (29%)
8%
4%
2% Fichrios (1%)
9%
Pastas funcionais (7%)

Plano de Classificao e Plano
de Avaliao e Destinao das
Informaes e Documentos
A Portaria n 121, de 23.4.1996, autorizou a criao da

Comisso de Avaliao de Documentos, encarregada da elaborao
e reviso da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), para
regulamentar os prazos de guarda e destinao final de informaes
e documentos produzidos no mbito do TSE.
Na Proposta Preliminar de Modernizao da Gesto Documental

dos Arquivos do TSE, apresentada em 1997, previu-se a realizao
do primeiro Diagnstico da Situao Arquivstica do TSE, concludo e
publicado no ano seguinte.
Tendo como base o levantamento de tipologias documentais

apresentado no relatrio final desse diagnstico, a Comisso de
Avaliao de Documentos apresentou, ainda em 1998, a primeira
verso da Tabela de Temporalidade de Documentos para ser
aprovada e publicada.
Passados cinco anos da formalizao do procedimento que

aprovaria a primeira verso da TTD, foi apresentada a segunda
verso da tabela, aprimorada e atualizada, que foi aprovada pela
Portaria n 370/2003 e implementada logo em seguida juntamente
com o Plano de Classificao e o Plano de Avaliao e Destinao
das Informaes e Documentos do TSE. A TTD usada at hoje, com
eventuais pequenos ajustes.
O Plano de Classificao e o Plano de Avaliao e Destinao

das Informaes e Documentos do Tribunal Superior Eleitoral propem
um quadro de classificao nico para as trs idades documentais
corrente, intermediria e permanente , referente a todo o acervo sob
custdia deste rgo.

A estrutura do Plano de Classificao utiliza uma hierarquizao
em fundo, sries, subsries, dossis e peas para gerir e custodiar os
documentos produzidos e acumulados por todo o Tribunal.
Examinando as particularidades e especificidades dos

arquivos do TSE e das ideias propostas sobre a relao deles
com a sua evoluo histrica, o modelo de classificao utilizado
foi o ideolgico. Utilizaram-se as atividades e os resultados do
levantamento como principais elementos para definir as sries,
subsries e dossis, na busca de espelhar, da melhor forma possvel,
a rotina administrativa e tcnica do Tribunal.
O mtodo de codificao utilizado na construo do plano

foi o sistema de bloco numrico. Nesse caso, a arquitetura do plano
aberta, isto , ela torna possvel a incluso, a qualquer momento,
de outras sries, subsries e dossis, de acordo com a necessidade.
O plano constitudo pelas sries 0 a 999 para atividade-

meio e 1.000 a 9.999 para atividade-fim. Exemplo: 100 Ttulo da srie.
As subsries so divises internas das sries e vo de 0 a 99. A notao
da subsrie deve vir aps o cdigo da srie correspondente, separada
deste por hfen. Exemplo: 100-2 Ttulo da subsrie. A classificao
em dossis no obrigatria, mas, quando surge, sempre diviso
de uma subsrie. Sua notao construda com a aposio de dois
algarismos, antecedidos por um ponto, aps o cdigo da subsrie.
Exemplo:100-0.01 Ttulo do dossi.
O Plano de Avaliao e Destinao, por sua vez, estabelece

critrios para a definio dos prazos de guarda da documentao do
TSE nas fases corrente e intermediria, bem como sua destinao final.
A elaborao desse plano, assim como do Plano de Classificao das
Informaes e Documentos, baseou-se no tratamento unificado para
as trs idades documentais. Alm disso, o processo de avaliao foi
integrado ao de classificao, sendo este ltimo antecedente quele.
Constam no Plano de Avaliao e Destinao: a Tabela de

Temporalidade (incluindo as regras utilizadas para a definio dos
prazos de guarda), os termos de destinao (termo de eliminao
e edital de cincia de eliminao de documentos), as instrues
normativas que regem a poltica arquivstica e a gesto documental, o

manual de padronizao de atos oficiais e os sistemas automatizados
diretamente relacionados aos procedimentos de transferncia e
recolhimento da documentao produzida no Tribunal. So eles:
Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP),
Sistema de Gesto do Arquivo (SGarq), Sistema de Gerenciamento
de Atos Oficiais Administrativos (Sigad) e Sistema de Inteiro Teor de
Acrdos e Resolues (Itar).
Procurou-se perceber a potencialidade de uso dos

documentos de valor administrativo produzidos e recebidos pelas
unidades do Tribunal, tendo sido fixados prazos de guarda que
satisfizessem as necessidades de utilizao tanto do arquivo corrente
quanto do intermedirio. Os documentos de valor legal (jurdico)
tiveram seus prazos de guarda estabelecidos aps uma anlise da
legislao brasileira, com o objetivo de resguardar os direitos, os
deveres e as obrigaes do Tribunal, bem como os dos seus servidores
e os dos rgos pblicos e privados vinculados de alguma forma ao
TSE. Foi levado em conta tambm o valor tcnico da documentao,
classificando-se como material de guarda permanente a parcela do
acervo utilizada para estudo e consultas.
Foram respeitados ainda, alm dos aspectos j mencionados,

os valores informativo e probatrio da documentao, classificando-se
como material de guarda permanente as partes do acervo que contm
informaes fundamentais para a construo da memria e da
identidade da instituio.
A reviso desses planos feita levando-se em conta as

mudanas administrativas e tecnolgicas, bem como aquelas referentes
estrutura organizacional, s funes e atividades do Tribunal.
Considerando o surgimento de novas tipologias documentais e as
alteraes na estrutura organizacional e nas atribuies e atividades
de algumas unidades, so necessrias adaptaes no Plano de
Classificao e no Plano de Avaliao e Destinao das Informaes
e Documentos do TSE. As revises ocorrem periodicamente diante
de problemas pontuais. O levantamento realizado neste diagnstico
ser utilizado como subsdio para identificar as alteraes a serem
implementadas, se for o caso, numa prxima reviso.

Sistemas informatizados de
gesto de documentos
Sistema de Gesto de Arquivo (SGarq)
Para cumprir sua funo de gestora dos documentos nas

fases intermediria e permanente, a Seo de Arquivo utiliza o SGarq.
O sistema possibilita a administrao e o controle dos documentos
arquivados, abrangendo: os registros no SADP, os documentos
protocolizados e no registrados no SADP e os documentos no
protocolizados, que recebem numerao nica pelo SGarq.
O SGarq permite o registro dos procedimentos de arquivamento,

desarquivamento, emprstimo, transferncia, recolhimento, descarte e
eliminao de documentos no mbito interno da Seo de Arquivo.
Alm disso, o SGarq emite todas as listas e autorizaes para o
processo de eliminao documental (isto , ele gera, emite, recebe
e cancela autorizaes de descarte; gera e registra a publicao do
edital de descarte e aliena documentos para descarte), otimizando o
tempo de execuo do processo de gesto dos documentos.
O sistema tambm permite Searq migrar, classificar,

avaliar, enderear, imprimir relatrios de gesto e inserir tipologias
e espcies documentais de acordo com o Plano de Classificao e a
Tabela de Temporalidade de Documentos do TSE (assim, o sistema
indica automaticamente os prazos e o destino da documentao).
Os relatrios de gesto gerados pelo sistema do suporte ao
planejamento e gerenciamento das atividades da seo. So eles,
dentre outros:

quantidade de documentos arquivados no perodo, com
listagem indicando sua origem;
quantidade de documentos desarquivados no perodo,

com listagem indicando sua origem;
quantidade de documentos devolvidos, com a listagem

de origem;
quantidade de documentos emprestados, com a listagem

de origem;
documentos que aguardam devoluo de emprstimo,

com data, quantidade de dias etc.;
documentos para transferncia no perodo, com a

listagem indicando sua origem;
documentos para recolhimento no perodo, com a listagem

de origem;
documentos para descarte;
termo de descarte;
documentos passveis de microfilmagem, com a listagem

indicando sua origem.
O SGarq foi desenvolvido pela Searq em parceria com a

Secretaria de Tecnologia da Informao (STI), conforme especificaes
e necessidades do TSE. Atualmente, o sistema est em processo de
modernizao e seu uso dever ser ampliado para toda a Justia
Eleitoral.
Sistema de Gerenciamento de Atos

Oficiais Administrativos (Sigad)
Em virtude da necessidade de desenvolvimento de um sistema
que permitisse controlar e uniformizar atos administrativos no mbito

do TSE, a Seo de Documentos Eletrnicos e Expedio (Sedexp),
pertencente Secretaria de Gesto da Informao (SGI), identificou
e definiu as necessidades relacionadas produo de atos oficiais do
Tribunal. Os dados foram parte de um projeto para a criao de um
sistema informatizado que suprisse essa demanda.
O objetivo do Sigad orientar, regularizar e facilitar a

produo dos atos oficiais administrativos do Tribunal Superior
Eleitoral e o acesso a eles. Por meio do sistema, possvel garantir
aspectos relativos a visibilidade, permisso (usurio ou seo),
validade do sigilo, numerao da Sedexp ou da seo, registro,
indexao e localizao fsica da documentao no arquivo. Assim,
foram definidas algumas regras de negcio para orientar as aes
referentes aos atos administrativos, tais como:
regras referentes produo de atos, incluindo a

necessidade de indexao, a emisso de despacho e a
pendncia de entrega do ato fisicamente;
regras referentes permisso e visualizao de atos em

suas diversas fases, incluindo aspectos relativos ao seu grau
de sigilo;
regras referentes ao bloqueio e desbloqueio de usurios

para a produo de atos, como tambm delegao de
responsvel para o cancelamento de numerao e recebimento
de notificaes de bloqueio de usurios.
A disponibilizao de uso do Sigad para o gabinete

da Secretaria de Gesto da Informao (SGI), a Assessoria de
Planejamento e Gesto (Asplan/SGI), a Coordenadoria de Expedio e
Arquivo (Copea/SGI) e a Coordenadoria de Editorao e Publicaes
(Cedip/SGI), e depois para as demais sees daquela secretaria,
permitiu identificar as limitaes do sistema e os aprimoramentos a
serem implementados, a partir da experincia dos prprios servidores.
Vencida essa fase, a inteno implantar o sistema no mbito
de todo o TSE, a fim de regularizar a produo e o gerenciamento
eletrnico dos atos oficiais administrativos produzidos pelo Tribunal.

Sistema de Registro de Correspondncias
(SRCor)
O SRCor foi desenvolvido com o objetivo principal de
controlar os documentos no sujeitos a protocolizao e registro no
SADP recebidos da Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos (ECT)
pela Seo de Protocolo e Expedio do TSE.
So registrados no sistema: correspondncias pessoais,
convites, reembolsos, justificativas eleitorais, propostas de licitao,
documentos enviados Procuradoria-Geral Eleitoral, processos
judicirios recebidos dos Correios para envio ao Protocolo da Secretaria
Judiciria e outros tipos de documentos.
Os dados registrados no SRCor so inacessveis por meio
do SADP ou dos outros sistemas e so de uso exclusivo da Seo de
Protocolo, cuja finalidade gerenciar o trmite desses documentos
at sua entrega aos destinatrios. O sistema permite a impresso
de etiquetas semelhantes s emitidas pelo SADP, sendo as primeiras
diferenciadas pela sigla TSE/SRCOR.
Sistema de Inteiro Teor de Acrdos e

Resolues (Itar)
O Itar originou-se de um projeto da Seo de Arquivo
chamado Projeto Imagem, que tinha como objetivo disponibilizar, por
meio de digitalizao e armazenamento em banco de dados, o inteiro
teor dos acrdos e resolues produzidos pelo TSE. O processo
permite a visualizao de documentos e o acesso a informaes a eles
pertinentes pela Internet e Intranet.
Existem oito mdulos para a classificao e digitalizao de

documentos:
Decises (acrdos e resolues): permite a digitalizao,

o armazenamento e a indexao do inteiro teor de acrdos
e resolues produzidos no TSE;

Atos Administrativos (portarias, ordens de servio
e instrues normativas): permite a digitalizao e o
armazenamento dos atos administrativos produzidos no TSE
e a recuperao das imagens pelo aplicativo Aleph;
Processos: permite a digitalizao e o armazenamento do

inteiro teor de processos judiciais e a diviso dos processos
digitalizados em partes para facilitar sua localizao;
Pasta do Servidor: permite a digitalizao e o

armazenamento dos documentos que compem a pasta
funcional e sua disponibilizao para consulta pelo SADP e
pela Intranet;
Digitalizao de Contratos: permite digitalizar e

armazenar os contratos geridos pelo TSE e a consulta a eles
pelo Sistema de Acompanhamento de Contratos (Siac);
Imagens Cobli: permite a digitalizao e o armazenamento

de documentos e imagens relacionados ao acervo da
Biblioteca do TSE e a consulta a eles pelo aplicativo Aleph;
Pareceres Asjur: permite a digitalizao, o armazenamento

e a consulta de pareceres emitidos pela Assessoria Jurdica
do TSE;
Digitalizao de Atas: armazena o udio das atas das

sesses.
Algumas dessas funcionalidades sero oportunamente

incorporadas pelo Sigad.
Sistema de Acompanhamento de
Documentos e Processos (SADP)
O SADP, desenvolvido entre 1993 e 1994, foi implantado em
1995 com o objetivo de gerenciar todos os documentos protocolizados
na Justia Eleitoral. Na primeira verso, o sistema era capaz de autuar,
distribuir e acompanhar todos os tipos de documentos administrativos,

judicirios e da Corregedoria Eleitoral. Foi um dos primeiros sistemas
adotados na Justia Eleitoral que permitia o trabalho cooperativo em
rede.
As maiores dificuldades encontradas logo aps a instalao

do SADP foram o despreparo e a falta de adaptao dos servidores
para o uso do sistema informatizado. A segunda verso do SADP,
desenvolvida em ambiente grfico e implantada em 1998, atualizou
funcionalidades para que o sistema acompanhasse a evoluo
tecnolgica e solucionasse com mais presteza as dificuldades
apresentadas pelos usurios. Apesar de ter sido implantado no TSE
e nos TREs, o SADP no abrangia as zonas eleitorais, fazendo com
que os documentos no chegassem ao TSE com o mesmo nmero de
protocolo.
A terceira verso do SADP foi introduzida em 2006 no
TSE e em 2007 nos TREs, aumentando a flexibilidade do sistema e
tornando-o capaz de se adaptar a qualquer tipo de documento do
Tribunal. Essa verso, que a atual, foi distribuda para toda a Justia
Eleitoral no Brasil, inclusive as zonas eleitorais. No mbito de cada
Tribunal, o SADP3 permite:
protocolizar documentos;
autuar e distribuir processos;
registrar recursos;
registrar informaes a respeito do julgamento de

processos;
registrar expedio de documentos e processos;
registrar arquivamento de documentos e processos;
fornecer termos e certides;
consultar documentos e processos;
emitir relatrios estatsticos.

O SADP constantemente atualizado para acompanhar a
evoluo tecnolgica. A principal inovao da terceira verso a
capacidade de gerenciar processos eletrnicos. Apesar de o sistema
apresentar essa funcionalidade, a efetiva utilizao de processos
eletrnicos depende de estudos sobre os mtodos de implantao
e a segurana das informaes por meio de assinaturas digitais.
O Programa de Implantao do Processo Judicial Eletrnico na
Justia Eleitoral pretende introduzir, nos prximos anos, a tramitao
eletrnica de processos no mbito da Justia Eleitoral.
O desenvolvimento de novas solues, ou mdulos, no SADP

se baseia em experincias de outros tribunais com a implementao
de sistemas semelhantes. A anlise dessas iniciativas levou ao
desenvolvimento de solues como a petio on-line, que permite o
envio de peties exclusivamente por meio eletrnico, dispensando
o uso dos originais em papel, e a sesso on-line, que possibilita a
impresso e a assinatura de documentos pelos membros da Corte
logo aps o trmino de seu julgamento.
A meta do SADP atingir 100% da Justia Eleitoral no pas,

buscando a uniformizao de procedimentos e a integrao das redes.
Com uma rede totalmente abrangente, ser possvel padronizar as
capas e adotar um nmero de protocolo nico para cada processo.
possvel, assim, agilizar o trmite dos documentos e abrir caminho
para a implementao dos processos eletrnicos.
Sistema de Controle de Ofcios (SCO)

O Sistema de Controle de Ofcios (SCO) foi desenvolvido em
2001 com o objetivo de registrar informaes sobre os ofcios produzidos
pelo TSE. O sistema permite a incluso de dados de cada ofcio, ofcio-
circular ou memorando de cancelamento de ofcio, como: nmero, data,
remetente (nome e cargo), destinatrio (nome, cargo, rgo, cidade e
estado), assunto e outras observaes.
Cada ofcio gera um registro com todas as suas informaes.

Cada registro automaticamente vinculado imagem digitalizada do

documento original armazenada na base de dados do Itar, que pode
ser acessada por um link direto.
A pesquisa de dados pode ser feita em qualquer campo

utilizando a ferramenta Pesquisa Livre, o que facilita a pesquisa
quando h poucos dados sobre o ofcio. H ainda a funo Relatrio,
que emite listagens de ofcios com nmeros duplicados ou de nmeros
de ofcios inexistentes no banco de dados. Os relatrios podem ser
filtrados por ano, intervalo de nmeros de ofcio ou intervalo de datas.
O SCO utilizado no mbito da Secretaria de Gesto da

Informao (SGI) e seu banco de dados atualizado pela Seo de
Documentos Eletrnicos (Sedexp/Copea/SGI). Suas funcionalidades
sero oportunamente absorvidas pelo Sigad.

Recursos tecnolgicos
No diagnstico realizado em 1998, verificou-se que o

Tribunal utilizava, para a gesto documental, os seguintes recursos
tecnolgicos: computadores (238 unidades, que representavam 50% dos
recursos), impressoras matriciais (111 unidades ou 24% dos recursos),
impressoras a laser (44 unidades ou 9% dos recursos), aparelhos de
fax (21 unidades ou 5% dos recursos), impressoras a jato de tinta (12
unidades ou 3% dos recursos), mquinas de datilografar (12 unidades
ou 3% dos recursos), mquinas fotocopiadoras (15 unidades ou 3%
dos recursos) e scanners (3 unidades ou 1% dos recursos).
O recurso tecnolgico mais influente para a produo

documental o computador, como ferramenta de criao e edio
dos mais variados tipos de documentos. O computador torna-se cada
vez mais uma ferramenta indispensvel na realizao das atividades
e rotinas das unidades com o desenvolvimento constante de sistemas
de informao.
Outro contexto relevante para o uso do computador o do

relacionamento com o usurio. Para melhor desenvolver sua relao com
a sociedade, o TSE passou por uma dcada de grandes investimentos
em tecnologias da informao. Atualmente, computadores e sistemas
informatizados de gesto da informao possibilitam aos cidados o
acesso simples e rpido aos diversos servios oferecidos pela Justia
Eleitoral e disponveis no stio do TSE na Internet.
Com a evoluo das tecnologias, foram surgindo meios

seguros para o armazenamento de informaes importantes, como
softwares que monitoram as atividades em tempo real e ferramentas
de backup que diminuem os riscos de perda de dados em qualquer
eventualidade. Desenvolveram-se tambm discos rgidos de boa
qualidade e com alta capacidade de armazenamento.
possvel verificar, portanto, que as tecnologias de informao

gradativamente vo oferecendo o nvel de segurana e autenticidade

exigido pelos usurios. Observou-se, alm disso, que os servidores
do TSE exercem uma prtica comum tanto em instituies pblicas
quanto em organizaes privadas e que visa aumentar a segurana
dos dados: a impresso de todos os documentos eletrnicos como
garantia de autenticidade e preservao das informaes, inclusive
as mensagens de correio eletrnico.
Com relao ao uso de computadores, constata-se que a
proporo de mquinas por pessoa tem relao direta com o volume
documental acumulado nos setores de trabalho.
Em 1998, o Tribunal possua 238 computadores para o total

de 732 servidores, uma relao de aproximadamente 0,33 computador
por pessoa. O levantamento feito em 2008 mostrou um aumento do
nmero de computadores, que passaram a contar 984 unidades, e
tambm um crescimento no quadro de servidores e prestadores
de servio, que somaram 1.095 pessoas. Com base nesses dados,
conclui-se que a relao de computadores por pessoa passou de
0,33 em 1998 para aproximadamente 0,90 em 2008, praticamente um
computador por pessoa.
O grfico a seguir ilustra a relao entre o nmero de

computadores e o de funcionrios no Tribunal, nos anos de 1998 e
de 2008.
Recursos humanos X Computadores
1200 Recursos Humanos

Em 1998 (732)
1000 Em 2008 (1.035)
Computadores
800
Em 1998 (238)
600 Em 2008 (984)
400
200
Em 1998 Em 2008

O aumento do nmero de servidores que utilizam computador
acarretou um aumento de aproximadamente 11% no volume
documental dos arquivos setoriais. Durante esse perodo, notando
o crescimento na produo documental, as unidades administrativas
passaram a transferir parte da documentao corrente para a guarda
intermediria ou permanente na Seo de Arquivo, que teve aumento
no volume de seu acervo de aproximadamente 110%, passando de
900 metros lineares em 1998 para 1.890 metros em 2008.
O aperfeioamento das tecnologias de impresso causou

uma transio rpida entre tecnologias. H 10 anos, as impressoras
matriciais representavam 66% das utilizadas em todo o TSE, enquanto
as com tecnologia laser e tinta somavam 26% e 7%, respectivamente.
Em 2008, observa-se o uso generalizado de impressoras a laser (81%)
e a diminuio considervel de impressoras matriciais (2%), alm de
um pequeno aumento no uso de impressoras que utilizam tinta (18%).
Os dados mostram que o TSE acompanha a evoluo tecnolgica. A
defasagem mnima, com a substituio das impressoras a cada dois
ou trs anos.
Em relao s impressoras, a substituio dos modelos

matriciais por impressoras a laser foi motivada pela diminuio
dos custos e a melhor qualidade das impresses realizadas com
essa ltima tecnologia. As impressoras a laser do Tribunal so
monocromticas, uma vez que os documentos a serem impressos,
em geral, no necessitam ser coloridos. Assim, o custo elevado de
compra e reposio de toner das impressoras a laser coloridas no
justifica sua utilizao.
A pouca necessidade de impresso de cpias coloridas

tambm justifica o uso, em pequena proporo, das impressoras que
utilizam tinta. A tecnologia de impresso com jatos de tinta, apesar
da baixa qualidade de impresso, uma das que representam menor
custo com equipamentos e reposio de componentes.
Outros dois tipos de impressoras so usados pelas unidades

do TSE: impressoras de etiquetas e impressoras multifuncionais. As
impressoras de etiquetas tm como funo registrar informaes de
protocolo (nome do rgo, nmero, data e hora da protocolizao

e cdigo de barras) em etiquetas adesivas que so coladas no
documento correspondente e em suas cpias. Atualmente o Tribunal
possui cinco impressoras desse tipo, distribudas entre a Seo de
Protocolo (Seprot/SGI), a Seo de Classificao Processual e
Montagem (Seprom/SJD) e a Seo de Arquivo (Searq/SGI).
Algumas unidades produzem um volume pequeno de
impresses e utilizam poucos recursos de digitalizao de imagens
e documentos. Nessas unidades, utilizado um equipamento que
une funes de impressora (a jato de tinta) e de scanner, o qual
possibilita tambm a realizao de fotocpias. So as impressoras
multifuncionais. Foram encontradas, na Secretaria, 16 impressoras
multifuncionais.
O grfico seguinte ilustra a quantidade de impressoras

utilizadas no Tribunal nos anos de 1998 e 2008.
Impressoras
Materiais
300 Em 1998 (111)

Em 2008 (5)
250
Laser
200 Em 1998 (44)
Em 2008 (251)
150
Tinta
100 Em 1998 (12)
Em 2008 (55)
50
0
Em 1998 Em 2008

Apresenta-se abaixo o quadro geral com os dados do
levantamento feito no diagnstico de 1998 e no de 2008, alm do
percentual comparativo de utilizao de recursos tecnolgicos no
Tribunal.
Recursos tecnolgicos Em 1998 Em 2008 %

Aparelhos de fac-smile 21 73 348%
Computadores 238 1103 463%
Fotocopiadoras 15 15 -
Impressoras de etiquetas * 5 -
Impressoras a laser 44 266 605%
Impressoras matriciais 111 7 -1.586%
Impressoras multifuncionais * 16 -
Impressoras a jato de tinta 12 64 533%
Mquinas de datilografia 12 3 -400%
Notebooks * 30 -
Scanners 3 53 1.767%
Outros 8 * -
*No existem dados levantados.
Todos os recursos devem ser utilizados para o melhor controle

e produo de documentos. O levantamento constatou que algumas
unidades esto despreparadas para gerenciar os documentos e as
informaes, principalmente em meio digital. A organizao dos
documentos digitais nos computadores feita de modo emprico,
sem qualquer orientao adequada ou preocupao com rotinas de
backup e sem critrios de controle sobre a eliminao de documentos.
Verificou-se a m utilizao dos recursos tecnolgicos, acarretando
a produo descontrolada de documentos, com duplicidade, cpias e
impresses desnecessrias. Alm disso, foi constatada a eliminao
de material baseada em critrios pessoais, muitas vezes sem a cincia
dos eventuais interessados no documento descartado.

Microfilmagem
A Seo de Arquivo iniciou em 2005 o projeto de

microfilmagem eletrnica do acervo de documentos arquivsticos do
Tribunal Superior Eleitoral. Na primeira etapa do projeto (1945-2004),
foram processados aproximadamente 30.000 processos judiciais,
que correspondem a 300 metros lineares de documentos. O volume
corresponde a aproximadamente 1.800.000 imagens, que geraram 23
DVDs, 221 microfilmes de 16mm com 221 cpias e 50 microfilmes de
35mm com 50 cpias. Essa etapa consistiu numa microfilmagem de
segurana, com o objetivo de resguardar as informaes processadas
para garantir o acesso a elas e a sua recuperao em caso de
ocorrncia de sinistros. Com isso, foi garantida a autenticidade e
a durabilidade dos documentos em uma mdia de longa durao
(microfilme). Alm disso, o processo assegurou maior facilidade e
rapidez de acesso s informaes, em forma on-line, obedecendo
aos padres de qualidade exigidos pela Lei no 5.44312 e pelo
Decreto no 1.79913. Os originais e as cpias dos DVDs e microfilmes
encontram-se arquivados na sala de segurana da Seo de Arquivo,
onde esto protegidos contra incndios e roubos. A disposio, no
entanto, ainda no a ideal, pois, como dispe o Decreto no 1.799,
em seu art. 5, 3: O armazenamento do filme original dever ser
feito em local diferente do seu filme cpia. A Searq possui, ainda,
uma leitora e digitalizadora para os microfilmes.
Em 2007, foi apresentado projeto bsico para o incio
da segunda fase do processo de microfilmagem, que deu origem
ao Procedimento Administrativo n 11.929/2007, substitudo pelo
Procedimento Administrativo n 35.754/2008. A nova etapa ser
aprimorada para atingir os seguintes objetivos: garantir a integridade
e a autenticidade dos documentos utilizando certificados digitais ICP
Brasil e liberar espao fsico no arquivo, pelo processo de microfilmagem
12
Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Regulamenta a microfilmagem de documentos
oficiais no Brasil.
13
Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n 5.433.

de substituio. Pretende-se fazer uso do reconhecimento ptico de
caracteres OCR para os documentos digitalizados.
O acervo de documentos em suporte papel a ser processado

ser de 543 metros lineares, com aproximadamente 3.450.000
(trs milhes e quatrocentas e cinquenta mil) imagens, que esto
classificadas e acondicionadas em caixas-arquivo, e 216.139
documentos eletrnicos com aproximadamente 1.800.000 (um milho
e oitocentas mil) imagens. A segunda etapa do projeto tem previso
de incio para o ano de 2009.
Pelo processo de microfilmagem eletrnica, as imagens dos

documentos so capturadas a partir de um scanner e impressas a
laser em celulose (microfilme), com um sinal identificador de dois ou
trs nveis (blip). J no processo de captura dos documentos, criam-se,
portanto, as condies para que a recuperao dos fotogramas
seja realizada de forma rpida e segura. No curso do processo de
microfilmagem eletrnica, os documentos podem ser digitalizados e
microfilmados simultaneamente, sem erros, com maior economia e
garantia de alta qualidade das imagens.
Essa tcnica de microfilmagem permite registrar informaes

em tamanhos e formatos variados de forma sequencial em um mesmo
rolo de microfilme. Antes da gerao do microfilme, possvel
ordenar e verificar a qualidade das imagens, alinhar os fotogramas,
retirar sombras e margens indesejadas e ajustar cores, brilho e
contraste, garantindo a qualidade do microfilme. Durante o processo
de digitalizao dos documentos, so gerados ndices de organizao
e localizao das imagens, com a colocao da numerao e do
cdigo de barras dos fotogramas diretamente na imagem.

Recursos humanos
Em 1998, o quadro funcional do TSE era composto por

382 servidores, assim distribudos: 297 do quadro permanente, 66
requisitados de outros rgos pblicos, 5 com lotao provisria
(acompanhamento do cnjuge) e 14 sem vnculo (convidados a
exercerem cargo de funo gratificada). Alm desses servidores,
o TSE contava tambm com 350 prestadores de servio vinculados
a diversas empresas contratadas: 114 funcionrios da CTIS, 138
funcionrios da Reman, 74 funcionrios da Capital e 24 menores
aprendizes do Cesam. O Tribunal tinha apenas dois arquivistas de
nvel superior em seu quadro funcional, lotados na Seo de Arquivo
e envolvidos diretamente com o trabalho de gesto documental.
O aumento da demanda de trabalho e a crescente

complexidade das tarefas geraram a necessidade de ampliar o
quadro de funcionrios e elevar a sua qualificao profissional.
Assim, foi realizado um concurso pblico em 2007 para a contratao
de 280 novos servidores (150 tcnicos e 130 analistas), conforme o
Edital de Abertura n 1/2006, de 13 de novembro de 2006. O certame
foi realizado pelo Centro de Seleo e Promoo de Eventos da
Universidade de Braslia (Cespe/UnB) e teve seu resultado final
homologado pelo Edital n 15, de 24 de abril de 2007.
Aps a posse, em 2007, dos candidatos aprovados no

concurso, o quadro de recursos humanos do Tribunal passou a somar
722 servidores, divididos em 449 tcnicos, 273 analistas e 33 servidores
requisitados de outros rgos. Em 2008, o TSE contava ainda com 358
prestadores de servio, 42 estagirios e 34 menores aprendizes.

O grfico abaixo representa o quadro comparativo de
funcionrios do TSE em 1998 e em 2008.
Recursos humanos
1200 Recursos Humanos

1000 Em 1998 (350)
Em 2008 (434)
800
Computadores
600 Em 1998 (382)
400 Em 2008 (755)
200
0
Em 1998 Em 2008
A seguir, ilustra-se a distribuio de profissionais por cargos

no TSE em 2008.
Recursos humanos por cargos
37%
30%
Analistas (23%)
Tcnicos (37%)
Terceirizados (30%)
Requisitados (3%)
Estgirios (4%)
Menores aprendizes (3%)
23% 3%
3% 4%
Atualmente 47% dos trabalhadores do Tribunal possuem

um ou mais diplomas em cursos de graduao e outros 16%, alm
de graduados, so especialistas em alguma rea de formao.
Possuem 2 grau completo 32% dos funcionrios do quadro. Durante
o levantamento realizado nesse trabalho, aproximadamente 80% dos

funcionrios que informaram ter nvel de escolaridade de 2 grau
completo declararam cursar nvel superior em alguma rea.
O grfico abaixo representa o nvel de escolaridade dos

funcionrios do TSE em 2008.
Grau de escolaridade
47%
1o Grau (0%)
2o Grau (32%)
32%
Graduados (47%)
Especialistas (16%)
Mestres (2%)
16%
Doutores (3%)
3% 0% 2%
As mudanas nas exigncias do mercado de trabalho ocorridas

nas ltimas dcadas tornam o conhecimento um requisito bsico para
qualquer rea de atuao, inclusive no setor pblico. O crescimento
do nvel de escolaridade dos funcionrios do quadro de pessoal
do Tribunal influi indiretamente na gesto dos arquivos setoriais.
Caractersticas como a preocupao ambiental, a racionalizao do
uso do espao fsico, a necessidade de rapidez nos processos e o uso
de abrangentes sistemas informatizados, que modificam a produo
e os mtodos de gesto dos arquivos, acentuam-se medida que o
servidor adquire conhecimentos especficos e gerais ou aperfeioa
conhecimentos inerentes gesto dos arquivos.

Consideraes finais e
recomendaes
Com a elaborao do diagnstico da situao arquivstica,

observou-se que os problemas referentes gesto documental
acontecem, em grande parte, por desconhecimento tcnico dos
servidores que lidam diariamente com os documentos.
Dentre os problemas observados, podem-se destacar:
o desconhecimento do Plano de Classificao e da Tabela

de Temporalidade de documentos do TSE;
o uso de materiais heterogneos para acondicionar

documentos semelhantes;
o uso de materiais no recomendados para a guarda dos

documentos (como o uso de pastas de pano para a guarda
de dossis funcionais);
a guarda de outros materiais junto documentao;
a falta de controle das impresses de documentos nas

unidades do TSE;
o nmero reduzido de servidores para realizar a orientao

tcnica na rea de gesto documental nas unidades;
a inexistncia de um plano de preveno contra desastres

para o acervo documental;
a inexistncia de polticas para a gesto dos documentos

tradicionais e eletrnicos.

Diante das dificuldades e dos problemas levantados no
trabalho de elaborao do diagnstico, a Seo de Arquivo faz
as seguintes observaes e recomenda as medidas preventivas e
corretivas descritas a seguir:
como seria onerosa a substituio abrupta de todos os

armrios de madeira do Tribunal, sugere-se apenas, por
ora, a retirada de materiais inflamveis e alimentos da
proximidade dos documentos, a fim de diminuir os riscos de
propagao de fogo e insetos. A substituio do mobilirio
fabricado em madeira por mobilirio em ao pode ser feita
de forma gradativa;
para melhorar o espao utilizado pelo mobilirio de

armazenamento de documentos, devem-se utilizar armrios
de ao com gavetas para a guarda de pastas suspensas e
armrios com prateleiras para a guarda de caixas-arquivo;
as unidades devem separar livros, material de consumo,
documentos particulares e quaisquer objetos que no sejam
documentos produzidos e acumulados pelo Tribunal;
as pastas A-Z devem ser substitudas por caixas-arquivo

ou pastas suspensas, dependendo do mobilirio onde o
material ser guardado. Isso porque elas podem facilitar
danos aos documentos e ocupam um espao desnecessrio
no mobilirio;
a encadernao de documentos uma prtica errnea

que dificulta o uso, a recuperao e a preservao das
informaes, pois promove o agrupamento de documentos
de assuntos diferentes. Os documentos devem ser guardados
no conjunto documental de que fazem parte, no devendo
ser misturados a documentos oriundos de atividade diversa;
a fim de proporcionar um padro de identificao para

o acondicionamento, armazenamento e organizao dos
documentos nos arquivos correntes, a Seo de Arquivo

disponibilizar na Intranet os modelos de invlucros
adequados (camisas) e espelhos com a identificao
necessria para a guarda e transferncia de documentos
para o arquivo central;
as pastas de pano para a guarda de dossis funcionais
constituem um ambiente nocivo que danifica o papel,
diminuindo sua vida til ou at provocando danos a curto prazo.
Para solucionar esse problema, prope-se a substituio das
pastas de pano por pastas fabricadas com outro material e
com outras dimenses que atendam s necessidades atuais
e futuras do Tribunal. A Seo de Arquivo est estudando a
melhor forma de atender esta necessidade;
criao de uma norma que regulamente as impresses

realizadas pelo Tribunal. Critrios como cotas de impresso por
servidor ou unidade, impresso frente e verso e digitalizao
para o fornecimento de cpias so medidas que reduziro o
consumo desnecessrio de papel, cartuchos e toners;
para que sejam conhecidos o Plano de Classificao e

a Tabela de Temporalidade dos documentos, necessria
a divulgao desses instrumentos em todo o Tribunal,
bem como o treinamento dos servidores para sua correta
aplicao nos arquivos correntes;
edio de um manual de gesto documental a ser

divulgado e usado por todo o Tribunal para a aplicao
correta das tcnicas e dos instrumentos arquivsticos;
elaborao de polticas para criao, registro,

organizao, classificao, avaliao e preservao de
documentos eletrnicos e tradicionais;
desenvolvimento de um plano de preveno contra

desastres para a salvaguarda dos documentos em caso de
sinistro. O plano ser divulgado em todas as unidades e os
servidores responsveis pelo acervo documental recebero
treinamento para utilizao do mesmo.

Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Tipologia documental em

arquivos: novas abordagens. Arquivo Rio Claro. Rio Claro,
SP: v. 9, n. 17, p. 4-15, 1990.
BRASIL. Tribunal Superior Eleitoral. Portaria n 370, de 1 de

dezembro de 2003.
Aprova o Plano de Classificao das Informaes e
Documentos do Tribunal Superior Eleitoral e o Plano de
Avaliao e Destinao das Informaes e Documentos do
Tribunal Superior Eleitoral.
______. Proposta preliminar de modernizao da gesto

documental dos arquivos do Tribunal Superior Eleitoral.
1997.
______. Regimento Interno do Tribunal Superior Eleitoral;

consolidado e anotado. 5. ed. Braslia: TSE/SGI, 2008. 72 p.
BRASIL. Tribunal Superior Eleitoral. Secretaria de

Documentao e Informao. Diagnstico da Situao
Arquivstica do Tribunal Superior Eleitoral. 1998. 45 p.
BRASIL. Leis, etc. Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

Regulamenta a Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, que
regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras
providncias.
______. Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Regulamenta a

microfilmagem de documentos oficiais no Brasil e d outras
providncias.
FARIA, Wadson Silva. A normalizao dos instrumentos

de gesto arquivstica no Brasil : um estudo da influncia
das resolues do Conarq na organizao dos arquivos da

Justia Eleitoral Brasileira. Braslia, 2006. Dissertao para
obteno do grau de Mestre em Cincia da Informao
na Faculdade de Economia, Administrao, Contabilidade
e Cincia da Informao e Documentao. Disponvel em:
<http://bdtd.bce.unb.br/tedesimplificado/tde_arquivos/1/
TDE-2007-04-27T152201Z-872/Publico/Dissert.pdf>. Acesso
em: 12 maio 2009.
LOPES, Luis Carlos. A informao e os arquivos: teorias e

prticas. Niteri: EDUFF; So Carlos: EDUFSCar, 1996. 142 p.

Anexo 1
Organogramas da Secretaria do TSE
1932 a 2008

Estrutura da Secretaria do TSE em 1932







Continuao da estrutura de 1995















Anexo 2
Formulrio Levantamento de Dados

para Diagnstico da Situao
Arquivstica do TSE
Formulrio Levantamento de Dados para Diagnstico da
Situao Arquivstica do TSE
1. Identificao
Unidade: ______________________________________
Unidade qual est subordinada: ______________________
Denominao anterior: _____________________________
Responsvel pelo setor: _____________________________
Entrevistado: ____________________________________
Localizao: ____________________________________
Telefone:______Data do preenchimento: ____/____/_2008_
2. Quantificao de Mobilirio:
Mobilirio Qtde.
Arquivos de ao
Estantes de madeira
Armrios de ao
Armrios de madeira
Arq. de madeira 4 gavetas
Arq. de ao com 4 gavetas
Outros

3. Recursos Tecnolgicos:
Recurso Qtde.
Impressoras a laser
Impressoras a jato de tinta
Impressoras matriciais
Fax
Copiadoras
Scanners
Computadores
Outros
4. Recursos humanos:
Qtde. Cargo 1 Grau 2 Grau Grad. Espec. Mestres Doutores
Analista X X
Tcnico X
Estagirio
Terceirizado
TOTAL
5. Levantamento
5.1. Quantificao de documentos:
( ) Originais ( ) Cpias
Total em metros lineares: __________

5.2 Levantamento da Documentao
Data limite: _____________________
Identificao original*: Classificao:
Espcie documental:
Tipologia documental:
Observaes1:
Acondicionamento2:
Gnero3 Protocolizado Produtor Procedncia Destino
T ICO INF2 S C F SIM NO
Identificao original*: Classificao:
Espcie documental:
Tipologia documental:
Observaes1:
Acondicionamento2:
Gnero3 Protocolizado Produtor Procedncia Destino
T ICO INF2 S C F SIM NO
*Identificao inicial atribuda pela unidade

1. Observaes: anexos (quantidade), apensos (quantidade) e outras particularidades.
2. Obs.: Para Documentos Informticos, identificar o acondicionamento digital (disco rgido, CD,
DVD, etc.) e a quantificao em bytes.
3. Gnero documental: T Textual; ICO Iconogrfico; INF Informtico; S Sonoro;
C Cartogrfico; F Filmogrfico.

SGI
SECRETARIA DE GESTO DA INFORMAO
Esta obra foi composta na fonte Futurist,

corpo 10, entrelinhas de 14 pontos, em papel AP 75g/m2 (miolo) e
papel AP 250 g/m2 (capa).

Diagnostico Do Acervo Arquivistico

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Diagnostico Do Acervo Arquivistico

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Acervo arquivstico TRIBUNAL

Acervo arquivstico Diagnstico 2008

Secretaria de Gesto da Informao

Secretaria de Gesto da Informao

Impresso, acabamento e distribuio

Brasil. Tribunal Superior Eleitoral. Secretaria de Gesto da Informao.

91 p. ; il. (Publicaes arquivsticas do TSE; 1)

Texto-base: Yan Amaral Engelke.

1. Diagnstico Acervo arquivstico. Tribunal Superior Eleitoral Brasil.

SECRETARIA DO TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL

SECRETRIO DE CONTROLE INTERNO E AUDITORIA

SECRETRIA DE PLANEJAMENTO, ORAMENTO,

SECRETRIA DE GESTO DE PESSOAS

SECRETRIO DE GESTO DA INFORMAO

SECRETRIO DE TECNOLOGIA DA INFORMAO

SECRETRIO DE ATENO SADE

Aleph = Sistema de gerenciamento de bibliotecas

registrar a realidade da situao arquivstica do Tribunal;

O levantamento dos dados nas unidades do Tribunal ocorreu

A Seo de Arquivo agradece a disponibilidade e

Diagnstico arquivstico 1998.............................................................. 14

Diagnstico arquivstico 2008.............................................................. 15

Composio dos acervos..................................................................... 20

Formulrios de gesto administrativa interna.............................. 21

Formulrios de gesto poltica, tcnica e/ou cientfica............... 24

Formulrios de pagamento de pessoal......................................... 25

Listagens, em suporte de papel, de gesto administrativa

Registros tcnicos e polticos......................................................... 28

das Informaes e Documentos........................................................... 36

Sistemas informatizados de gesto de documentos........................... 39

Sistema de Gesto de Arquivo (SGarq) ............................................. 39

Sistema de Gerenciamento de Atos Oficiais

Administrativos (Sigad) ........................................................................ 40

Sistema de Registro de Correspondncias (SRCor)............................ 42

Sistema de Inteiro Teor de Acrdos e Resolues (Itar).................. 42

Sistema de Acompanhamento de Documentos e

Sistema de Controle de Ofcios (SCO)................................................ 45

Consideraes finais e recomendaes.............................................. 57

Anexo 1 Organogramas da Secretaria do TSE (1932 a 2008)....... 65

Anexo 2 Formulrio Levantamento de Dados para

Diagnstico da Situao Arquivstica do TSE..................................... 89

Em virtude da mudana da capital federal para Braslia, a

A Corte do TSE composta por sete magistrados, sendo

Acervo arquivstico: diagnstico 2008 11

O TSE exerce a funo de regulamentador de atividades

A Justia Eleitoral o instrumento de garantia da seriedade

12 Acervo arquivstico: diagnstico 2008

O Anexo 1 demonstra a evoluo estrutural do TSE, incluindo

Acervo arquivstico: diagnstico 2008 13

O diagnstico detectou problemas na gesto dos arquivos e

Ver: Tipologias documentais, pgina 20.

Ver: Plano de Classificao e Plano de Avaliao e Destinao das Informaes e

Documentos do TSE, pgina 32.

14 Acervo arquivstico: diagnstico 2008

O relatrio do diagnstico permite conhecer a situao da

Com essas informaes, a Seo de Arquivo pode propor

Acervo arquivstico: diagnstico 2008 15

pesquisa de fontes documentais: consulta legislao

identificao da unidade: inclui dados sobre o setor

levantamento de novas tipologias: elaborado com o intuito

16 Acervo arquivstico: diagnstico 2008

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