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1452168971planejamento em Tempos de Crise - Project Builder PDF
1452168971planejamento em Tempos de Crise - Project Builder PDF
1 Introduo ......................................................................................................................................................... 3
2 Estratgia e projetos para sobreviver crise........................................................................................ 4
3 Entenda por que a crise pode ser a maior oportunidade para seu negcio crescer.............10
4 Como otimizar os custos durante a crise sem perder qualidade ................................................ 14
5 Dicas de como motivar uma equipe e ter sucesso em tempos de crise .................................. 20
6 Concluso........................................................................................................................................................... 25
7 Sobre a Project Builder ................................................................................................................................ 26
1.INTRODUO
Crise foi a palavra chave de 2015 e infelizmente o cenrio em 2016 no de melhora imediata. So
incertezas polticas e econmicas que impactam o pas de diversas maneiras e minam - em tese
- o crescimento do mercado.
Neste e-book trazemos dicas para criar um planejamento eficaz, alm de tcnicas que vo no s
garantir uma passagem mais tranquila por esse momento turbulento do Brasil, mas at mesmo
crescer e se destacar dos concorrentes.
Entenda que crescer no significa investir grandes quantias de dinheiro ou se arriscar naquilo
que voc no tem certeza, mas, muito pelo contrrio, fazer as melhores escolhas para a empresa,
priorizando os projetos certos, otimizando os recursos existentes e reduzindo custos onde for
possvel.
Com este lanamento, queremos estimular o desenvolvimento do pas nesta crise e mostrar para
o mercado e o pblico que possvel sim, sair dessa situao.
Introduo
Thiago Reis
Diretor de Sucesso do Cliente da Project Builder
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2.
ESTRATGIA
E PROJETOS
PARA SOBREVIVER
CRISE
O desenvolvimento de estratgias de negcios uma
necessidade, mas em tempos de crise passa a ser
fundamental. As organizaes precisam identificar a
2. Estratgia e projetos para sobreviver crise
correlao entre os projetos a serem realizados e a
conquista dos objetivos planejados.
Estratgia e Projetos
A estratgia diz o que vai ser feito para se atingir os
objetivos e desafios. O projeto evidencia como fazer.
OK, at ai tudo bem. Mas por que razo as organizaes
tm tantas dificuldades em implementar suas estratgias? Como facilitar a busca por melhores
resultados? Como monitorar a ligao entre os planos estratgico, ttico e operacional?
O primeiro passo para se resolver qualquer problema conhec-lo melhor. Por mais bvia que
esta afirmao possa parecer, muitas organizaes tm dificuldade em responder uma simples
pergunta: Onde estamos? Com esta questo esclarecida, o prximo passo responder: Onde
queremos estar daqui a cinco anos? Como? Quais iniciativas vamos implementar para garantir
os diferenciais competitivos que nos permitiro entregar mais valor aos nossos clientes?
Pode parecer que no, mas, uma vez compreendido o momento da organizao e definidos
os prximos passos a serem executados, 50% do trabalho est feito. No entanto, to desafiador
quanto conceber uma boa estratgia implement-la com sucesso. A utilizao de uma
ferramenta que permita enderear responsveis, definir prazos, estabelecer intervalos de
acompanhamento e, alm disso, fazer a conexo entre os projetos e os objetivos estratgicos,
amplia muito as chances de sucesso.
Alm disso, com essa ttica voc mantm um controle maior sobre a manuteno da
competitividade da empresa no mercado, pois sabe exatamente quando lanar um novo
produto, qual sua viabilidade econmica e qual ser o retorno sobre o investimento aplicado.
Assim possvel garantir uma maior rentabilidade para o negcio no longo prazo.
Voc obtm esse posicionamento medida que a alta gesto compreende a necessidade de
se coordenar esforos para atingir melhores resultados, processo que pode ser facilitado com
a implementao de um PMO estratgico sobre o qual falaremos um pouco mais adiante.
Alm do mais, esse alinhamento estratgico vai se tornando cada vez mais slido quando
o gerenciamento de projetos passa de uma rea simplesmente tcnica dentro da empresa
para um brao da alta gesto, que tem como misso gerar valor por meio da integrao de
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esforos e do uso consciente de recursos.
vital monitorar as mtricas para verificar como andam os progressos no alcance das metas.
Fazer investimentos de maneira inteligente significa monitorar o potencial de retorno desse
investimento e saber exatamente quando a empresa passar a ganhar de verdade sobre o
projeto implantado.
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aconteam. Caso contrrio, voc pode acabar transformando os projetos da empresa em
esforos permanentes sem resultados aparentes.
Assim, em cada projeto desenvolvido preciso ter bem claros o escopo, o tempo e o custo
dos esforos para que fique mais fcil dimensionar a qualidade do produto final e manter
o cliente satisfeito com os resultados. E, acredite, essa satisfao s se mantm se voc
comparece com entregas consistentes e permanentes, reportando o status de cada fase do
projeto regularmente para manter as expectativas alinhadas e as entregas em dia.
Um PMO bem estruturado se torna o brao da gesto estratgica, estando afinado com os
objetivos do negcio e entendendo a importncia de se ter alinhamento de diretrizes para
alcanar resultados excepcionais. Esse recurso facilita a viso holstica necessria para reunir
e coordenar esforos internos e externos para a consecuo dos projetos, liderando pessoas,
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otimizando recursos e reduzindo custos sem impactar na qualidade da entrega final.
Com o auxlio das ferramentas certas, o PMO tem condies de priorizar os projetos mais
importantes para a empresa, gerenciar projetos, programas e portflios de maneira integrada,
analisar mtricas e KPIs com eficincia e direcionar as pessoas para que elas trabalhem de
maneira coordenada e integrada em prol do bem maior, que a sustentabilidade da organizao
ao longo do tempo.
Quem no possui uma estratgia bem definida, no sabe onde est, tampouco para onde
vai. Mas quem tem objetivos bem definidos, metas claras e indicadores de desempenho que
revelem com preciso o que deve ser feito para passar pela crise sem grandes tropeos no
encontra entraves para driblar as dificuldades e continuar crescendo. E, nesse sentido, uma
gesto baseada em projetos a melhor maneira de colocar a empresa nos trilhos e faz-la
crescer de maneira ordenada, inteligente e com foco no futuro.
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3.
ENTENDA POR
QUE A CRISE PODE
SER A MAIOR
OPORTUNIDADE
PARA SEU NEGCIO
Voc pode tentar se esconder e se proteger ou pode
olhar o horizonte e ver que, bem l na frente, existe
uma centena de oportunidades, mesmo em meio a
esse turbilho de problemas.
3. Entenda por que a crise pode ser a maior oportunidade para seu negcio crescer
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A concorrncia vai se esconder e estagnar
Durante a crise investimentos so cortados, projetos so paralisados e a expectativa do que
est por vir simplesmente congela a maioria das empresas. Se voc chegar com tudo e mostrar
para o mercado que est com nimo e flego intactos para inovar e criar solues para os
problemas, estar completamente na dianteira.
Durante a crise, procure melhorar a eficincia do seu negcio, repense processos, analise seu
financeiro e reduza custos onde seu negcio no seja direta e significativamente impactado.
Sabendo exatamente onde e quando mudar, voc no ter problemas para passar por mais
essa barreira!
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4.
COMO OTIMIZAR OS
CUSTOS DURANTE A
CRISE SEM PERDER
QUALIDADE
Como crises sempre vm e vo, o importante saber
4. Como otimizar os custos durante a crise sem perder qualidade
lidar com esses perodos de maior sufoco para que os
projetos no sejam diretamente afetados nem no
quesito qualidade nem no prazo de entrega. O bom
sempre trabalhar com uma certa folga de cronograma,
mas no s isso que conta na hora de apertar o cinto
para passar pela crise sem muito estresse.
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Selecione a equipe certa
Por conveno, chama-se a fora trabalhadora da empresa de recursos humanos, mas a verdade
que so pessoas, cada uma com sua histria de vida, suas expectativas, sua viso de mundo
e, obviamente, suas dificuldades. E para otimizar os recursos humanos na gesto de projetos
durante uma crise, essencial que voc coloque a pessoa certa na atividade adequada.
Respeitar respectivos limites e habilidades uma premissa bsica para que voc delegue
atividades condizentes com o perfil de cada profissional, podendo, assim, obter o mximo de
produtividade de cada um. Nesse cenrio, a otimizao de recursos vir do comprometimento
e da motivao da equipe com o projeto, com as atividades delegadas e com o gerente do
setor, o lder da equipe.
Avalie as despesas do projeto para saber quais so os custos que mais comprometem o
oramento e verifique se h como fazer uma otimizao desses itens, trocando de fornecedor,
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fazendo uma negociao ou, ainda, adquirindo uma nova ferramenta para promover maior
produtividade ao longo do projeto. Vale a pena o esforo.
Mas fica um alerta: nunca comprometa a qualidade do seu projeto para reduzir custos e
aumentar a produtividade, pois isso impacta diretamente na satisfao do cliente e no resultado
global do projeto. Lembre-se que so a sua imagem e a imagem da empresa que esto em
jogo!
Mantenha a calma
A crise pode desestabilizar qualquer um, inclusive, claro, o gerente de projetos. O importante
aqui manter a calma e focar naquilo que realmente importante para a concluso dos
projetos dentro dos parmetros estabelecidos. Se for preciso mudar o escopo ou fazer qualquer
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alterao no planejamento, certifique-se de que a alterao realmente necessria e que vai
contribuir para gerar resultados mais efetivos.
Para no perder o foco, estabelea tambm prazos reais e factveis, sem pressionar sua equipe
para realizar horas extras, trabalhar aos finais de semana ou perder as frias para mostrar que
est otimizando recursos. Como j falamos, seus recursos humanos so as pessoas e pessoas
precisam de descanso, lazer e qualidade de vida para trabalharem com vontade e gerarem
resultados.
Estudar as lies aprendidas com projetos semelhantes pode dar diversos insights para que
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se comece um novo projeto otimizando recursos e aumentando a produtividade da equipe. E
isso significa que, mesmo em uma crise, os recursos humanos no sero atingidos com tanta
fora. Parece promissor, no concorda?
A otimizao de custos na gesto de projetos durante uma crise requer agilidade de pensamento
por parte do gerente e uma equipe devidamente comprometida com seu trabalho. Ao se
construir um relacionamento de qualidade com a equipe do projeto e a direcionando para
aes cada vez mais estratgicas, possvel trabalhar com menos recursos humanos e
mais produtividade, bastando, para isso, adotar uma ferramenta de gesto de projetos que
automatize os processos mais demorados e permita uma gesto de projetos mais enxuta.
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5.
DICAS DE COMO
MOTIVAR UMA EQUIPE
E TER SUCESSO EM
TEMPOS DE CRISE
Pense bem: um produto ou servio, por melhor que
5. Dicas de como motivar uma equipe e ter sucesso em tempos de crise
seja, s pode ser produzido se existir um profissional
competente e satisfeito por trs. Portanto, mais do
que uma medida de gesto de pessoas, estar atento
moral da equipe uma iniciativa que visa promover
a eficincia, aumentar a rentabilidade e a capacidade
de crescimento.
Oferea recompensas
Um dos principais motivos que levam frustrao do
colaborador a falta de reconhecimento por um bom
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trabalho realizado. Sendo assim, crucial promover um monitoramento constante, por meio
do qual o gestor acompanhe e proporcione algum tipo de recompensa aos funcionrios que
cumprirem suas metas. A poltica da meritocracia incentiva os profissionais a ultrapassarem
seus limites a fim de alcanar os resultados que a empresa espera.
E por mais que cada colaborador tenha como fora motriz a motivao orientada a resultados,
ainda so muitas as empresas que no compreendem ou no desenvolvem a poltica da
recompensa. De fato, todos os colaboradores querem ser reconhecidos e motivados, de forma
que, para que os profissionais se mantenham engajados e aceitem novos desafios, preciso
recompensar seu esforo e os resultados entregues.
Quando uma pessoa se sente injustiada seja por um processo de promoo interna ou por
falta de acompanhamento do seu desempenho pode se frustrar e acabar no produzindo
aquilo que se espera dela. Mas ateno: isso no quer dizer que a gesto deva prometer
mundos e fundos aos funcionrios, afinal, caso uma promessa no seja cumprida, o efeito da
no recompensa acaba se tornando muito pior do que se nada tivesse sido acordado.
Nesse cenrio, caso no seja possvel proporcionar um aumento salarial, a empresa deve
estudar outras formas de retribuir os esforos e resultados, oferecendo, por exemplo, uma
bonificao ao fim de um projeto bem-sucedido ou mesmo um evento de confraternizao
em comemorao ao alcance das metas.
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Procure dar feedbacks construtivos
Ao contrrio do que alguns gestores podem pensar, o reconhecimento no deve ser
exclusivamente financeiro, podendo se dar tambm por meio de simples elogios ou crticas
construtivas. Caso esse aspecto seja ignorado, o funcionrio pode entender que seu trabalho
indiferente ou mesmo que no est desempenhando um bom papel, prejudicando seu
desempenho como um todo.
Todo membro da equipe necessita do elogio, de colocar em evidncia uma ideia ou iniciativa
que deu certo. Levando isso em conta, medidas como oferecer feedback, estimular que o
colaborador evolua com novas competncias e desafios diferenciados so, sem dvida, maiores
estmulos ao engajamento do que o salrio propriamente dito.
D ouvidos sua equipe, atente-se a eventuais temores, dvidas e sempre esteja alerta
tambm sobre possveis inquietaes do time. A postura da sinceridade, do acolhimento e
a transformao do feedback em uma rotina fazem com que a equipe se aproxime, dando
empresa e a seus planos muito mais segurana.
Seja o projeto simples ou complexo, fcil ou desafiador, ele deve contemplar intenes claras
que norteiem os esforos da equipe. Essa simples medida j capaz de tornar o time mais
produtivo. Ento defina as metas e os objetivos por meio de valores tangveis, de forma que
todos os envolvidos tenham em mente o propsito de suas prximas aes, possibilitando o
engajamento.
Invista em treinamento
Ao contrrio do que muitos podem pensar, liderana no somente questo de vocao ou
aptido nata. A empresa precisa investir no desenvolvimento das competncias necessrias
para que o desempenho do profissional atenda a suas necessidades. mais que possvel
formar um lder, mas alm de levar um tempinho, a organizao deve estar disposta a fomentar
esse potencial.
Isso significa que, da mesma forma que a gesto pode ser a responsvel por conseguir elevar
a moral da equipe, a administrao tambm pode colocar tudo a perder por meio de maus
exemplos. preciso, portanto, inspirar para poder cobrar resultados. Sem essa conquista, o
relacionamento se torna fragilizado, sem embasamento slido para impor autoridade.
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CONCLUSO
Esta pode at ser a sua primeira crise, mas bem capaz que no seja a ltima. Ento,
lembre-se de tudo o que viu aqui: planeje com ateno, tenha calma, no descuide da
equipe (se o pas est com os nervos flor da pele, eles tambm esto) e otimize custos e
processos.
Se voc ainda tiver dvidas ou quiser conversar sobre o tema, entre em contato conosco.
Ns teremos o maior prazer de bater um papo e entender como as estratgias podem se
adequar a realidade da sua empresa.
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SOBRE A PROJECT BUILDER
H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de
diversos portes a entender e aproveitar os benefcios da Gesto de Projetos, conseguindo assim
atingir a alta performance em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:
Nossa soluo, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e,
por isso, se tornou uma plataforma indispensvel para o ganho de eficincia e a alta performance
em projetos.
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