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5S

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2. Definindo os 5S

O nome deste programa vem de palavras japonesas iniciadas com a letra S: seiri,
seiton, seisou, seiketsu e shitsuke. Traduzi-las para uma nica palavra, em
portugus, uma tarefa bastante difcil porque o idioma japons se expressa
atravs de idias e conceitos generalizados. Vrias sugestes foram feitas e
diversas palavras so utilizadas para representar cada S. No entanto, alcanou-se
um denominador comum, abaixo relacionado:

para seiri foi escolhida a palavra UTILIZAO (tambm foram sugeridas


arrumao, seleo, lgica e prtica);

para seiton, ORDENAO (outras palavras votadas: sistematizao,


organizao e classificao);

para seisou, LIMPEZA (foi cogitada a palavra zelo);

para seiketsu, ASSEIO (outras opes levantadas: higiene, sade, pureza e


integridade);

para shitsuke, AUTODISCIPLINA (foram votadas tambm: harmonia,


disciplina, comprometimento e educao).

Decidiu-se tambm pela colocao da expresso SENSO DE na frente das cinco


palavras escolhidas. Pode parecer que a inteno foi a de procurar manter a marca
consagrada do nome do programa, ao optar-se por uma expresso iniciada com S
na traduo para o portugus. Mas, na verdade, SENSO traduz com perfeio as
idias de atitude e de pr-disposio para gerar os comportamentos de utilizao,
ordenao, limpeza, asseio e autodisciplina.

Um aspecto muito importante, que deve ser referenciado, o fato de que os 5S


deveriam estar presentes na nossa vida cotidiana. Sendo aplicado no s no
trabalho, mas tambm em casa, nos restaurantes, nos ambientes de lazer, nos
banheiros, tornando-se um hbito cotidiano de todos os cidados.

Atualmente, no Japo, j existe um outro S, denominado de shittsokoku


(persistncia). E ainda, as empresas utilizam 7S e 9S. No entanto, neste estudo
restringir-se- aos 5S bsicos.

2.1. Senso de Utilizao Seiri

O sentido literal de seiri separar por grau, tipo ou tamanho. Para os 5S


significa: identificar os itens e materiais necessrios e desnecessrios de cada posto
de trabalho, isto , manter no local de trabalho apenas o que o empregado
realmente precisa e usa. Saber utilizar , antes de mais nada, saber arrumar,
separando o que presta do que no presta. Este o ponto inicial dos 5S: ter o
senso, a percepo de saber o que essencial estar presente no posto de trabalho.

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Verificaes

Nesta etapa as seguintes verificaes devem ser feitas:

Existem objetos guardados h muito tempo, que nunca foram utilizados ou


com freqncia de uso muito baixa?

H coisas desnecessrias?

Existem desperdcios que deveriam ser reduzidos ou eliminados?

A cada resposta afirmativa algo deve ser descartado. Depois de feitas estas
verificaes, o que for considerado desnecessrio deve permanecer por um tempo
determinado em um local especial para o descarte. Assim, todos podero observar
se aquilo que ser eliminado, no possui outra utilidade. Passando este tempo
determinado, o que ainda restar no local escolhido, ser considerado realmente
desnecessrio e dever ser eliminado do modo mais adequado, seja por meio de
doao ou lixo. Todos os materiais restantes sero trabalhados na prxima etapa
do 5S.

Benefcios

Liberao de espao para os mais variados objetivos;

descarte de ferramentas, armrios, prateleiras, cofres em excesso, de


sobressalentes e sucatas, bem como de dados de controle ultrapassados e
de itens j fora de uso;

eliminao do tempo de procura de documentos e materiais.

2.2. Senso de Ordenao Seiton

O sentido literal de seiton combinao de arranjo de partes, elementos, peas


etc. segundo algum princpio ou mtodo racional. Para os 5S significa: determinar
o local para se achar com facilidade algum documento, material ou equipamento
necessrio. Ordenar a conseqncia natural de arrumar aquilo que se utiliza:
preciso organizar, ordenar o que ficou.

Verificaes

Para iniciar a implantao deste S deve-se escolher o lugar certo de cada item,
utilizando uma classificao muito simples, que est explicitada a seguir.

Quando um material usado constantemente, deve ser mantido no local de


trabalho ou prximo. Quando sua utilizao ocasional, mantido um pouco
afastado do local de trabalho. Se seu uso raro, deve ser depositado em lugares
afastados do local de trabalho. E finalmente, se um objeto no usado e o primeiro
S foi concludo com sucesso, ele j deve ter sido descartado.

Ento se torna importante padronizar e tornar conhecido de todos, alm da


nomenclatura, a forma de ordenar e acessar os materiais e informaes. Todos
precisam falar o mesmo idioma e conhecer aquilo que est sendo falado para que
possam entender-se mais facilmente evitando que um objeto tenha vrios nomes.

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Portanto, se identifica cada item de uma maneira que facilite sua localizao e
manuseio. Para isto utiliza-se muito a comunicao visual (uso de etiquetas,
rtulos, cores), que quando bem utilizada, torna-se mais fcil e agradvel que a
comunicao tradicional (por exemplo grandes textos). Esta comunicao deve ser
aplicada de forma criativa, clara, sem deixar dvidas e com o cuidado de evitar a
poluio visual, como o excesso de etiquetas.

Benefcios

rapidez e facilidade na busca de documentos ou objetos;

controle sobre o que cada empregado usa;

diminuio de acidentes, em funo de tudo estar mais organizado;

facilidade na comunicao entre todos.

2.3. Senso de Limpeza Seisou

O sentido literal de seisou retirar sujeiras, utilizando-se de vassoura, deixando


sem p e sujeira. Para os 5S significa: deixar tudo limpo, com o cuidado de no se
estar varrendo s por varrer, espanando s por espanar. A melhor interpretao
para senso de limpeza : no basta varrer tirando p e sujeira, importante que
cada um, aps utilizar determinado instrumento de medio, veculo, mquina ou
ferramenta deixe-o nas melhores condies de uso possvel. Limpar tambm no
forar (um equipamento ou mquina fora de suas especificaes), no desperdiar
(no colocar matria-prima alm do necessrio), no variar (controlar com rigor os
pontos de controle, por exemplo, visando qualidade do produto).

Verificaes

Primeiramente devem ser identificadas e eliminadas as causas da sujeira. Ento


realizado um dia de limpeza geral, o chamado Dia da Grande Limpeza (DGL), com a
participao de todos. Neste dia nada pode ser esquecido. Armrio, mesas,
equipamento, tudo deve ser limpo, no esquecendo do teto, embaixo das
mquinas, e outros onde a sujeira se acumula e no percebemos. Certifique-se da
existncia de cestos de lixo.

Ento se verifica a existncia de defeitos nos equipamentos. Pois limpeza deve ser
entendida como sinnimo de inspeo. O objetivo no apenas limpar a sujeira,
mas tambm os desperdcios e as relaes pessoais. Um ambiente onde h
franqueza, transparncia e respeito um ambiente limpo.

As pessoas devem estar conscientes sobre a importncia e os benefcios da


manuteno da limpeza no ambiente de trabalho. Cada um ser responsvel pela
sua parte, evitando gerar lixo, deixando os utenslios limpos antes de guard-los,
desligando e cobrindo os equipamentos no final do expediente, no jogando nada
no cho.

Benefcios

purificao dos postos de trabalho;

satisfao dos empregados em trabalharem em ambientes limpos;

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maior controle sobre o estado de equipamentos, veculos, mquinas etc.
aps o uso, feito pelos prprios empregados;

eliminao de desperdcios ao se usar materiais e equipamentos da maneira


correta.

2.4. Senso de Asseio Seiketsu

O sentido literal de seiketsu manter as condies de trabalho, fsicas e mentais,


favorveis para a sade. Para os 5S significa: verificar se o pensamento, se o
esprito do programa est sendo implantado, isto , checar e aprimorar o resultado
parcial dos 5S em toda a empresa at esta quarta etapa do processo. verificar,
por exemplo, o estado de banheiros, sanitrios, refeitrios, oficinas, reas
operacionais etc. Se todos esses locais estiverem em perfeita ordem pode-se dizer
que a empresa est cumprindo o programa satisfatoriamente. Este um senso que
tambm busca a questo da higiene mental: necessrio a existncia de um clima
bom de trabalho, com conforto, segurana e com relaes saudveis entre todos os
setores da companhia para que os 5S possam ser plenamente desenvolvidos.

Verificaes

Este senso inicia-se com a realizao de palestras ou conversas buscando o


esclarecimento de possveis dvidas sobre os 5S e sobre a importncia da sade de
todos. Elaboram-se normas para a realizao das diversas atividades, visando
regulamentar o raciocnio dos 5S.

Ento se identificam os pontos crticos das etapas j aplicadas e os motivos de


estarem ocorrendo de acordo com a filosofia dos 5S. Para isto, estabelece-se quem
ir verificar o qu. Encontrando algo errado deve-se relatar ao responsvel.

Existem alguns elementos que devem ser sempre verificados e devidamente


corrigidos, como: visibilidade e iluminao adequadas, presena de poeira,
temperatura ideal.

Resumindo, o senso de asseio a conservao da limpeza e da organizao obtidas


anteriormente atravs do estabelecimento de normas e rotinas.

Benefcios

equilbrio [fsico] e mental dos empregados;

melhoria do ambiente de trabalho e da produtividade;

manuteno de pontos crticos, como banheiros e sanitrios, sempre em


bom estado de uso;

segurana do trabalho.

2.5. Senso de Autodisciplina Shitsuke

O sentido literal de shitsuke treinamento de fora mental, fsica e moral


utilizando instrues e autotreinamento, com fora de vontade, na busca da
melhoria. Para os 5S significa: ter os empregados habituados a cumprir os
procedimentos operacionais, ticas e padres estabelecidos pela empresa. Este o

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ltimo S e o mais complexo de todos, porque o momento em que os empregados
j devem executar as tarefas como hbitos, sem, contudo, acharem que j est
tudo funcionando perfeitamente ou que no h mais em que evoluir. Ao contrrio, a
autodisciplina requer constante aperfeioamento: se est bom, pode ficar ainda
melhor.

Verificaes

necessrio que todos conheam e percebam a importncia dos 5S e de seus


resultados e que entendam, concordem e cumpram os procedimentos e as regras
solicitadas. Pois s existe dedicao quando as pessoas compreendem e se
comprometem com aquilo que esto fazendo. Para isso o ideal seria que todos
participassem das decises tomadas.

As regras e procedimentos precisam ser claros e de fcil entendimento, visto que as


pessoas incorporam regras quando percebem que para o seu bem-estar e de
todos e assim as praticam constantemente. Quando pessoas falham deve-se
verificar se as instrues foram claras, pois muitas vezes erros ocorrem por falhas
na comunicao. Nesta etapa tambm a comunicao visual pode auxiliar na
fixao de conceitos e instrues.

A nica maneira de aplicar a disciplina atravs de discusses das normas e


procedimentos, com a participao de todos e a total compreenso de suas
vantagens.

Benefcios

cumprimento dos procedimentos operacionais;

constante auto-anlise e busca de aperfeioamento dos empregados;

concretizao da gesto participativa;

melhor entrosamento entre empregados e gerentes;

confirmao/reavaliao dos valores da empresa;

incentivo a capacidade criativa dos empregados.

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Fonte
CASSEMIRO, Fausto Ricardo Keske. 5S. Disponvel em:
<http://www.lgti.ufsc.br/O&m/aulas/Aula8/5s.htm>. Acesso em: 30 maio 2007.