5S

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2. Definindo os 5S

O nome deste programa vem de palavras japonesas iniciadas com a letra S: seiri,
seiton, seisou, seiketsu e shitsuke. Traduzi-las para uma única palavra, em
português, é uma tarefa bastante difícil porque o idioma japonês se expressa
através de idéias e conceitos generalizados. Várias sugestões foram feitas e
diversas palavras são utilizadas para representar cada S. No entanto, alcançou-se
um denominador comum, abaixo relacionado:

 para seiri foi escolhida a palavra UTILIZAÇÃO (também foram sugeridas
arrumação, seleção, lógica e prática);

 para seiton, ORDENAÇÃO (outras palavras votadas: sistematização,
organização e classificação);

 para seisou, LIMPEZA (foi cogitada a palavra zelo);

 para seiketsu, ASSEIO (outras opções levantadas: higiene, saúde, pureza e
integridade);

 para shitsuke, AUTODISCIPLINA (foram votadas também: harmonia,
disciplina, comprometimento e educação).

Decidiu-se também pela colocação da expressão “SENSO DE” na frente das cinco
palavras escolhidas. Pode parecer que a intenção foi a de procurar manter a marca
consagrada do nome do programa, ao optar-se por uma expressão iniciada com S
na tradução para o português. Mas, na verdade, SENSO traduz com perfeição as
idéias de atitude e de pré-disposição para gerar os comportamentos de utilização,
ordenação, limpeza, asseio e autodisciplina.

Um aspecto muito importante, que deve ser referenciado, é o fato de que os 5S
deveriam estar presentes na nossa vida cotidiana. Sendo aplicado não só no
trabalho, mas também em casa, nos restaurantes, nos ambientes de lazer, nos
banheiros, tornando-se um hábito cotidiano de todos os cidadãos.

Atualmente, no Japão, já existe um outro S, denominado de shittsokoku
(persistência). E ainda, as empresas utilizam 7S e 9S. No entanto, neste estudo
restringir-se-á aos 5S básicos.

2.1. Senso de Utilização – Seiri

O sentido literal de seiri é “separar por grau, tipo ou tamanho”. Para os 5S
significa: identificar os itens e materiais necessários e desnecessários de cada posto
de trabalho, isto é, manter no local de trabalho apenas o que o empregado
realmente precisa e usa. Saber utilizar é, antes de mais nada, saber arrumar,
separando o que presta do que não presta. Este é o ponto inicial dos 5S: ter o
senso, a percepção de saber o que é essencial estar presente no posto de trabalho.

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Verificações

Nesta etapa as seguintes verificações devem ser feitas:

 Existem objetos guardados há muito tempo, que nunca foram utilizados ou
com freqüência de uso muito baixa?

 Há coisas desnecessárias?

 Existem desperdícios que deveriam ser reduzidos ou eliminados?

A cada resposta afirmativa algo deve ser descartado. Depois de feitas estas
verificações, o que for considerado desnecessário deve permanecer por um tempo
determinado em um local especial para o descarte. Assim, todos poderão observar
se aquilo que será eliminado, não possui outra utilidade. Passando este tempo
determinado, o que ainda restar no local escolhido, será considerado realmente
desnecessário e deverá ser eliminado do modo mais adequado, seja por meio de
doação ou lixo. Todos os materiais restantes serão trabalhados na próxima etapa
do 5S.

Benefícios

 Liberação de espaço para os mais variados objetivos;

 descarte de ferramentas, armários, prateleiras, cofres em excesso, de
sobressalentes e sucatas, bem como de dados de controle ultrapassados e
de itens já fora de uso;

 eliminação do tempo de procura de documentos e materiais.

2.2. Senso de Ordenação – Seiton

O sentido literal de seiton é “combinação de arranjo de partes, elementos, peças
etc. segundo algum princípio ou método racional”. Para os 5S significa: determinar
o local para se achar com facilidade algum documento, material ou equipamento
necessário. Ordenar é a conseqüência natural de arrumar aquilo que se utiliza: é
preciso organizar, ordenar o que ficou.

Verificações

Para iniciar a implantação deste S deve-se escolher o lugar certo de cada item,
utilizando uma classificação muito simples, que está explicitada a seguir.

Quando um material é usado constantemente, deve ser mantido no local de
trabalho ou próximo. Quando sua utilização é ocasional, é mantido um pouco
afastado do local de trabalho. Se seu uso é raro, deve ser depositado em lugares
afastados do local de trabalho. E finalmente, se um objeto não é usado e o primeiro
S foi concluído com sucesso, ele já deve ter sido descartado.

Então se torna importante padronizar e tornar conhecido de todos, além da
nomenclatura, a forma de ordenar e acessar os materiais e informações. Todos
precisam “falar o mesmo idioma” e conhecer aquilo que está sendo falado para que
possam entender-se mais facilmente evitando que um objeto tenha vários nomes.

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Portanto, se identifica cada item de uma maneira que facilite sua localização e
manuseio. Para isto utiliza-se muito a comunicação visual (uso de etiquetas,
rótulos, cores), que quando bem utilizada, torna-se mais fácil e agradável que a
comunicação tradicional (por exemplo grandes textos). Esta comunicação deve ser
aplicada de forma criativa, clara, sem deixar dúvidas e com o cuidado de evitar a
poluição visual, como o excesso de etiquetas.

Benefícios

 rapidez e facilidade na busca de documentos ou objetos;

 controle sobre o que cada empregado usa;

 diminuição de acidentes, em função de tudo estar mais organizado;

 facilidade na comunicação entre todos.

2.3. Senso de Limpeza – Seisou

O sentido literal de seisou é “retirar sujeiras, utilizando-se de vassoura, deixando
sem pó e sujeira”. Para os 5S significa: deixar tudo limpo, com o cuidado de não se
estar varrendo só por varrer, espanando só por espanar. A melhor interpretação
para senso de limpeza é: não basta varrer tirando pó e sujeira, é importante que
cada um, após utilizar determinado instrumento de medição, veículo, máquina ou
ferramenta deixe-o nas melhores condições de uso possível. Limpar também é não
forçar (um equipamento ou máquina fora de suas especificações), não desperdiçar
(não colocar matéria-prima além do necessário), não variar (controlar com rigor os
pontos de controle, por exemplo, visando à qualidade do produto).

Verificações

Primeiramente devem ser identificadas e eliminadas as causas da sujeira. Então é
realizado um dia de limpeza geral, o chamado Dia da Grande Limpeza (DGL), com a
participação de todos. Neste dia nada pode ser esquecido. Armário, mesas,
equipamento, tudo deve ser limpo, não esquecendo do teto, embaixo das
máquinas, e outros onde a sujeira se acumula e não percebemos. Certifique-se da
existência de cestos de lixo.

Então se verifica a existência de defeitos nos equipamentos. Pois limpeza deve ser
entendida como sinônimo de inspeção. O objetivo não é apenas limpar a sujeira,
mas também os desperdícios e as relações pessoais. Um ambiente onde há
franqueza, transparência e respeito é um ambiente limpo.

As pessoas devem estar conscientes sobre a importância e os benefícios da
manutenção da limpeza no ambiente de trabalho. Cada um será responsável pela
sua parte, evitando gerar lixo, deixando os utensílios limpos antes de guardá-los,
desligando e cobrindo os equipamentos no final do expediente, não jogando nada
no chão.

Benefícios

 purificação dos postos de trabalho;

 satisfação dos empregados em trabalharem em ambientes limpos;

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 maior controle sobre o estado de equipamentos, veículos, máquinas etc.
após o uso, feito pelos próprios empregados;

 eliminação de desperdícios ao se usar materiais e equipamentos da maneira
correta.

2.4. Senso de Asseio – Seiketsu

O sentido literal de seiketsu é “manter as condições de trabalho, físicas e mentais,
favoráveis para a saúde”. Para os 5S significa: verificar se o pensamento, se o
espírito do programa está sendo implantado, isto é, checar e aprimorar o resultado
parcial dos 5S em toda a empresa até esta quarta etapa do processo. É verificar,
por exemplo, o estado de banheiros, sanitários, refeitórios, oficinas, áreas
operacionais etc. Se todos esses locais estiverem em perfeita ordem pode-se dizer
que a empresa está cumprindo o programa satisfatoriamente. Este é um senso que
também busca a questão da higiene mental: é necessário a existência de um clima
bom de trabalho, com conforto, segurança e com relações saudáveis entre todos os
setores da companhia para que os 5S possam ser plenamente desenvolvidos.

Verificações

Este senso inicia-se com a realização de palestras ou conversas buscando o
esclarecimento de possíveis dúvidas sobre os 5S e sobre a importância da saúde de
todos. Elaboram-se normas para a realização das diversas atividades, visando
regulamentar o raciocínio dos 5S.

Então se identificam os pontos críticos das etapas já aplicadas e os motivos de
estarem ocorrendo de acordo com a filosofia dos 5S. Para isto, estabelece-se quem
irá verificar o quê. Encontrando algo errado deve-se relatar ao responsável.

Existem alguns elementos que devem ser sempre verificados e devidamente
corrigidos, como: visibilidade e iluminação adequadas, presença de poeira,
temperatura ideal.

Resumindo, o senso de asseio é a conservação da limpeza e da organização obtidas
anteriormente através do estabelecimento de normas e rotinas.

Benefícios

 equilíbrio [físico] e mental dos empregados;

 melhoria do ambiente de trabalho e da produtividade;

 manutenção de pontos críticos, como banheiros e sanitários, sempre em
bom estado de uso;

 segurança do trabalho.

2.5. Senso de Autodisciplina – Shitsuke

O sentido literal de shitsuke é “treinamento de força mental, física e moral
utilizando instruções e autotreinamento, com força de vontade, na busca da
melhoria”. Para os 5S significa: ter os empregados habituados a cumprir os
procedimentos operacionais, éticas e padrões estabelecidos pela empresa. Este é o

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último S e o mais complexo de todos, porque é o momento em que os empregados
já devem executar as tarefas como hábitos, sem, contudo, acharem que já está
tudo funcionando perfeitamente ou que não há mais em que evoluir. Ao contrário, a
autodisciplina requer constante aperfeiçoamento: se está bom, pode ficar ainda
melhor.

Verificações

É necessário que todos conheçam e percebam a importância dos 5S e de seus
resultados e que entendam, concordem e cumpram os procedimentos e as regras
solicitadas. Pois só existe dedicação quando as pessoas compreendem e se
comprometem com aquilo que estão fazendo. Para isso o ideal seria que todos
participassem das decisões tomadas.

As regras e procedimentos precisam ser claros e de fácil entendimento, visto que as
pessoas incorporam regras quando percebem que é para o seu bem-estar e de
todos e assim as praticam constantemente. Quando pessoas falham deve-se
verificar se as instruções foram claras, pois muitas vezes erros ocorrem por falhas
na comunicação. Nesta etapa também a comunicação visual pode auxiliar na
fixação de conceitos e instruções.

A única maneira de aplicar a disciplina é através de discussões das normas e
procedimentos, com a participação de todos e a total compreensão de suas
vantagens.

Benefícios

 cumprimento dos procedimentos operacionais;

 constante auto-análise e busca de aperfeiçoamento dos empregados;

 concretização da gestão participativa;

 melhor entrosamento entre empregados e gerentes;

 confirmação/reavaliação dos valores da empresa;

 incentivo a capacidade criativa dos empregados.

[...]

Fonte
CASSEMIRO, Fausto Ricardo Keske. 5S. Disponível em:
<http://www.lgti.ufsc.br/O&m/aulas/Aula8/5s.htm>. Acesso em: 30 maio 2007.

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