Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Noções Básicas de Gestão de Arquivos para A UFFS1 PDF
Noções Básicas de Gestão de Arquivos para A UFFS1 PDF
NOES BSICAS DE
ORGANIZAO DE ARQUIVOS
(MINUTA)
APRESENTAO
Estas orientaes so direcionadas aos Servidores da UFFS que tenham como instrumento
de trabalho os documentos, que atualmente servem administrao, e que iro constituir a histria
da Instituio, retratando sua fundao, suas atividades e seu contnuo desenvolvimento.
Arquivistas da UFFS.
3
NDICE:
Arquivo: conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades,
Arquivo Central: unidade responsvel pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos
Arquivo corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para
se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so
Arquivo intermedirio: conjunto de documentos originrio de arquivos correntes com uso pouco
Avaliao de documentos: processo de anlise que permite a identificao dos valores dos
Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos da produo guarda
permanente ou eliminao.
Classificao: analisa, identifica e codifica o contedo dos documentos em fase corrente, de acordo
com as diferentes funes e atividades da instituio, com o objetivo de facilitar a sua captura,
Cdigo: conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, normalmente letras e/ou
Comisses Setoriais de Arquivos das Unidades (CSAU): prope CPAD prazos de guarda dos
documentos em funo dos valores que apresentem para fins administrativos, legais, fiscais,
nas Unidades.
permanente.
recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de organicidade, e que
Documento semi-ativo ou intermedirio: cuja ao foi encerrada, mas ainda serve ao rgo que o
produziu.
Documento sigiloso: documento que requer medidas especiais de acesso, podendo ser classificado
como ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado, de acordo com o grau de proteo que exige.
de devolues.
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
previstos em lei.
Srie documental: conjunto de documentos de tipo semelhante produzido pelo mesmo rgo, em
pblica ou privada que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas
documental pblico.
Suporte: material sobre o qual as informaes so registradas (disco tico, filme, fita magntica,
Termo de eliminao: rene informaes sucintas sobre os documentos que, aps terem cumprido
arquivo.
10
2 O que Documento?
minuta, rascunho.
3.3 Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como
foi confeccionado. Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha,
rolo, tira de microfilme, mapa.
3.4 Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza
das informaes nele contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado,
requerimento, organograma.
3.5 Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado
na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas);
iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides); textual (de forma geral documentos
escritos/impressos); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (CD-
ROM, DVD, Disco Rgido, etc)
3.6 Tipo de documento: a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a
atividade que a gerou. Exemplos: ata de posse; boletim de notas e frequncia de alunos, regimento
de departamento, solicitao de impressos, edital de monitoria, pronturio mdico, nota fiscal de
compras.
4 Natureza do Assunto
Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
A classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a
instituio, podendo ser de domnio pblico.
Consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu contedo, devam ser de
conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e
divulgao.
O Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997, regulamenta o artigo 23 da Lei n 8.159 de 08
de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a
eles, e d outras providncias.
Os assuntos sigilosos so classificados de acordo com os seguintes graus: ultra-secreto,
secreto, confidencial e reservado.
O Decreto n 2.910, de 29 de dezembro de 1998, estabelece normas para a salvaguarda de
documentos, de materiais, reas, comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa e d
outras providncias.
12
5 O que Arquivo?
Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so
reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou
privadas.
Os conjuntos de atas de reunies de uma Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatrios de
atividades, mais os dossis de alunos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem o arquivo
de uma unidade, por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.
Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel
pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio.
6 Fundo de Arquivo
o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado em processo natural, cujo
crescimento se efetua no exerccio das atividades de uma mesma instituio, entidade ou pessoa.
O Fundo rene documentos produzidos e/ou recebidos por entidades fsicas ou jurdicas,
necessrios a sua criao, funcionamento e exerccio das atividades. No so colees.
Colees so reunies de materiais com fins artsticos, cientficos, de entretenimento, ou
qualquer outro que no o fim administrativo. Exemplo:
Arquivo - o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no
exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.
Os documentos que fazem parte de um mesmo Fundo possuem relao orgnica entre si, no
podendo ser separados.
7.1 Arquivo Corrente tambm conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. So conjuntos de
documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que
se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e frequncia de uso. So muito
usados pela administrao.
7.2 Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou Semi - Ativo. So
Arquivos que aguardam em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final.
Apresentam pequena frequncia de uso pela administrao.
8 Gesto de Documentos
O Arquivo Nacional, conceitua a Gesto de Documentos como o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao
e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
A Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991 que dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados foi quem consagrou o termo Gesto de Documentos, no seu artigo terceiro.
8.1.1 PRODUO ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo
ou setor;
8.1.2 UTILIZAO fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua
funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite.
8.1.3 DESTINAO envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero
preservados permanentemente.
10 Fluxo Documental
Os Arquivos Correntes respondem, muitas vezes, pelas atividades de: recebimento, registro,
distribuio, movimentao e expedio.
Nas organizaes, h um setor encarregado de receber, registrar, distribuir e tramitar
documentos, chamado PROTOCOLO.
10.1 Protocolo
o servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da
tramitao e expedio de documentos, com a funo de controlar a documentao e informar,
15
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
12 Ordenao de Documentos
12.1.1 Mtodo Alfabtico: mtodo atravs do qual as unidades de arquivamento trazem por ttulo
ou entrada NOME DE PESSOAS, ENTIDADES, LUGARES ou ASSUNTOS.
As pastas, fichas ou documentos, so dispostos em rigorosa ordem alfabtica, respeitando as
19
ATENO: As pastas devem apresentar sempre os nomes dos estados em segundo lugar, pois h
cidades com mesmo nome em diferentes estados.
Ex.: ITABAIANA Paraba
ITABAIANA Sergipe
12.1.3 Mtodo Numrico: Quando o principal elemento a ser considerado o NMERO, podemos
21
12.1.4 Mtodo por Assunto: mtodo atravs do qual as unidades de arquivamento so dispostas de
acordo com os temas ou assuntos a que se referem. Os mtodos por assunto so: alfabtico e
numrico.
Neste estudo daremos maior nfase ao Mtodo por assunto alfabtico.
Exemplo: APOSENTADORIAS
FRIAS
LICENAS
LICITAES
PRESTAES DE SERVIOS
Exemplo: PESSOAL
aposentadorias
frias
22
licenas
gestante
gala
luto
sade
3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes
23
Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira
Arquivam-se: Vieira, J
Vieira, Jonas
Vieira, Jos
5 Os artigos e preposies tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver
tambm regra n 9).
6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so
considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao
alfabtica.
elemento de distino.
8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).
OBrien, Gordon
Exemplo: Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: Al Ben-Hur
Li Yutang
Exemplo: Embratel
lvaro Ramos & Cia.
Fundao Getlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
13 Avaliao Documental
Atividade essencial do ciclo vital dos documentos, pois define quais documentos sero
preservados para fins administrativos ou de pesquisa e quando podero ser eliminados, transferidos
ou recolhidos, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os
gerou. Tendo como objetivo determinar qual documentao ser de guarda permanente e qual ser
de guarda temporria.
{administrativo
PRIMRIOS {jurdico
(imediato) {fiscal
o valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora e acumuladora, levando-se em conta sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais.
Os documentos de valor primrio so aqueles que os rgos precisam para cumprir suas
funes e devem conservar-se nos arquivos correntes e intermedirios enquanto possuem este valor.
28
necessrio saber:
- Se o ato jurdico especfico a que se refere os documentos j se concretizaram;
- Se a prova j atingiu seu objetivo principal;
- Se os direitos do rgo foram devidamente resguardados;
- Se os direitos de qualquer cidado foram devidamente protegidos;
- Se o documento existe em algum outro lugar, isto , trata-se de duplicata.
* Se as respostas forem SIM, o valor est esgotado.
ou fiscais. Est ligado a operaes financeiras, comprovao de receita e despesa (notas, recibos,
faturas).
Perdem este valor quando:
- A transao financeira especfica j foi concluda?
- O objetivo pelos quais os documentos foram criados j foi atingido?
- Os direitos de qualquer cidado envolvido com a operao foram protegidos?
- Pode-se encontrar esses mesmos documentos em outro lugar, em forma de duplicata?
* Se as respostas forem SIM, o valor est esgotado.
o valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os
quais foi originalmente produzido. Refere-se ao uso dos documentos para outros fins que no
aqueles para os quais foram criados. Interessa aos investigadores de informao do passado ou
retrospectiva. o valor que aflora ou aparece uma vez esgotado o valor primrio, porque com
frequncia coexistem.
a finalidade do documento baseada na sua utilidade de segunda ordem, ligado
informao e ao testemunho que proporciona o documento em relao pessoa ou organismo que
criou ou recebeu, por um lado, e em relao sociedade em geral por outro.
13.2.2.1 Valor Histrico Probatrio: inerente aos documentos decorrentes da prova que contm da
organizao e funes do rgo.
Os documentos de valor probatrio devem ser conservados sem considerar se h uso
especfico imediato ou remoto dos mesmos. Pois evidenciam a origem, o desenvolvimento e
desaparecimento dos rgos.
13.2.2.2 Valor Histrico Informativo: inerente aos documentos devido informao que contm.
Relacionam-se a pessoas (fsicas ou jurdicas), coisas (lugares, edifcios, objetos, bens materiais) ou
fenmenos (o que aconteceu s pessoas, lugares ou coisas). Estes derivam da informao contida
nos documentos que dizem respeito a determinado rgo. Neste caso no so consideradas as
origens e atividades do rgo e sim a informao que contm.
30
de peas de processos.
14 Conservao de Documentos
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo / Ieda Pimenta Bernardes.
So Paulo : Arquivo do Estado, 1998. 89 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer ; v. 1)
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de Janeiro. FGV, 2004