Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
MANUAL DE GESTO DE
DOCUMENTOS
Rio de Janeiro
2012
1
GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
Srgio Cabral
Assessoria Tcnica
Fernanda de Moraes Costa
COORDENAO
Valria Regina de Almeida Morandi
REDAO
Carla Regina Petrpolis Vieira de Castro Freitas
Cristiane Nunes Virgnio
Daniela Galdina Machado
Fbio da Silva Siqueira
Gabriela de Souza Jordo dos Santos
Luciane Tom da Cunha
Marcelo Mrida
Maria Rosangela da Cunha
Mariana Batista do Nascimento
Ndia Dvaki Pena Garcia
Patrcia de Mello Silva
CONSULTORIA
Ana Clia Rodrigues
Universidade Federal Fluminense (UFF)
2
SUMRIO
INTRODUO ......................................................................................................................7
1. PROGRAMA DE GESTO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
(PGD) ......................................................................................................................................8
2. FUNDAMENTOS DO PGD.............................................................................................. 10
2.1. Gesto de Documentos ................................................................................................... 10
2.2. Funes arquivsticas ..................................................................................................... 13
2.2.1. Identificao ................................................................................................................ 13
2.2.2. Classificao ................................................................................................................ 14
2.2.3. Avaliao ..................................................................................................................... 15
3. METODOLOGIA DO PGD ............................................................................................. 16
3.1. Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD) .......................................... 16
3.1.1. Mdulo 1 Identificao do rgo Produtor ............................................................ 17
3.1.2. Mdulo 2 Identificao de Tipologia Documental ................................................... 17
3.2. Plano de Classificao de Documentos .......................................................................... 18
3.2.1. Objetivos ...................................................................................................................... 19
3.2.2. Modelo de Plano de Classificao de Documentos ..................................................... 19
3.2.3 Como aplicar o Plano de Classificao de Documentos .............................................. 21
3.3. Tabela de Temporalidade de Documentos .................................................................... 22
3.3.1. Objetivos ...................................................................................................................... 23
3.3.2. Campos da Tabela de Temporalidade de Documentos .............................................. 23
3.3.3. Como aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos........................................ 25
3.3.4. Eliminao de Documentos ......................................................................................... 26
3.3.5. Procedimentos de Eliminao de Documentos ........................................................... 27
3.3.6. Transferncia de Documentos..................................................................................... 28
3.3.7. Procedimentos de Transferncia de Documentos ....................................................... 28
3.3.8. Recolhimento de Documentos ..................................................................................... 29
3.3.9. Procedimentos de Recolhimento de Documentos ....................................................... 29
4. CONTROLE DE ACESSO ............................................................................................... 30
4.1. Documentos Ostensivos .................................................................................................. 31
4.2. Documentos Sigilosos ..................................................................................................... 31
4.2.1. Documentos Reservados.............................................................................................. 32
3
4.2.2. Documentos Secretos ................................................................................................... 32
4.2.3. Documentos Ultrassecretos ......................................................................................... 33
4.3. Acesso a Informaes Pessoais ....................................................................................... 33
4.4. Competncias para a Classificao de Grau de Sigilo .................................................. 34
4.5. Prazos de Restrio de Acesso ....................................................................................... 34
4.6. Vigncia dos Prazos de Grau de Sigilo .......................................................................... 35
4.7. Critrios para Determinao do Grau de Sigilo ............................................................ 35
4.8. Atendimento ao Cidado................................................................................................ 35
5. CONSERVAO DE DOCUMENTOS .......................................................................... 37
5.1. Manuseio ........................................................................................................................ 38
5.2. Acondicionamento .......................................................................................................... 38
5.3. rea de Guarda .............................................................................................................. 39
6. REFERNCIAS ................................................................................................................ 41
6.1. Legislao ....................................................................................................................... 41
6.2. Dicionrios Tcnicos ...................................................................................................... 43
6.3. Bibliografia Bsica ......................................................................................................... 43
6.4. Sites de Consulta ............................................................................................................ 45
7. GLOSSRIO .................................................................................................................... 46
5
15. Posso eliminar documentos arquivsticos digitais? Como faz-lo?
16. Como posso preservar documentos em formato digital?
17. O que o Projeto Processo Digital?
18. O que o Processo Digital?
19. Qual a validade legal do processo em meio digital?
20. Quais benefcios sero gerados para o trabalho atual e para a administrao pblica?
6
INTRODUO
A Lei Estadual n 5.562, de 20 de outubro de 2009, conhecida tambm como Lei Estadual
de Arquivos e que dispe sobre a poltica de arquivos pblicos e privados, define em seu
artigo 1 que:
dever dos rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual a
gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento
social, educacional e cientfico e como elementos de prova e informao
do Estado e do cidado, para a efetividade dos direitos e garantias
individuais e coletivos.
Este Manual de Gesto de Documentos foi pensado como um instrumento prtico do PGD
para o uso cotidiano na gesto de documentos nos diversos rgos e entidades da
administrao pblica estadual. Assim, alm de uma breve apresentao do PGD e seus
fundamentos legais e conceituais, os captulos seguintes procuram apresentar passo a passo
o processo de construo dos instrumentos tcnicos que caracterizam a metodologia do
PGD, bem como os procedimentos gerais de controle de acesso informao e orientaes
bsicas para conservao de documentos. Ao lado disso, o manual apresenta referncias
bsicas de consulta e leitura alm de um glossrio dos principais termos prprios da
linguagem da gesto de documentos. O manual contm ainda um anexo com os modelos de
documentos mencionados no texto e que devem ser empregados nos diversos
procedimentos da gesto documental no Estado do Rio de Janeiro. Ao final, apresenta-se
uma lista de perguntas frequentes.
O conjunto deste trabalho deve ser compreendido como mais uma demonstrao da busca
pela eficincia na administrao pblica e de valorizao do patrimnio documental do
7
Estado do Rio de Janeiro, a partir do compromisso com a preservao e o acesso a
documentos e arquivos, considerando a informao um direito bsico da cidadania.
O Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD) foi iniciado com
a publicao do Decreto Estadual n 42.002, em 21 de agosto de 2009, que dispe sobre
avaliao e destinao de documentos produzidos e recebidos pela administrao pblica.
O Programa de Gesto de Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD), ao lado do
Programa Processo Digital e do projeto da nova sede do Arquivo Pblico do Estado do Rio
de Janeiro, integra as trs aes que compem o projeto de "Modernizao da Gesto da
Documentao Pblica do Estado do Rio de Janeiro e Reestruturao do Arquivo Pblico",
que, sob a coordenao da Secretaria da Casa Civil, est inserido no planejamento
estratgico de governo e visa beneficiar a administrao pblica estadual, cidados,
pesquisadores, entidades cientficas brasileiras e demais instncias governamentais. O PGD
tem como objetivos principais: a disponibilizao da informao do Estado de forma
organizada, acessvel e protegida; a atuao do Arquivo Pblico do Estado do Rio de
Janeiro como gestor da documentao estadual com modernas instalaes fsicas; o
fortalecimento de mecanismos de transparncia administrativa e de comunicao; e a
modernizao da gesto da informao e integrao dos sistemas de tecnologia.
9
cumprimento das normas e procedimentos tcnicos estabelecidos pelo Sistema de
Arquivos do Estado do Rio de Janeiro (SIARQ-RJ);
Definir a poltica de transferncia e recolhimento da documentao do Poder Executivo
do Estado do Rio de Janeiro;
Promover a capacitao, o aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos
servidores, por meio de cursos, palestras e seminrios voltados para a gesto de
documentos.
2. FUNDAMENTOS DO PGD
A fase de destinao envolve decises sobre quais documentos devem ser preservados ou
eliminados, referindo-se anlise e fixao de prazos de guarda dos documentos.
12
Interao sistmica da rede de arquivos com o sistema de protocolo, objetivando a
normalizao de parmetros para a produo, tramitao, classificao, avaliao e
uso dos documentos de arquivos;
Avaliao e seleo dos conjuntos de documentos que devem ser preservados
permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuzo de perda de
informaes substanciais;
Coordenao do sistema de arquivos do rgo, definindo procedimentos para o
funcionamento dos arquivos e garantindo as transferncias, recolhimentos e pleno
acesso aos documentos; e
Centralizao normativa dos aspectos que envolvem a produo documental do
rgo.
2.2.1. Identificao
13
ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica no exerccio de uma atividade prtica. Como
uma etapa do processamento tcnico, a identificao se caracteriza pelo estudo analtico do
rgo produtor e dos documentos produzidos. Trata-se de levantamento de dados sobre o
rgo produtor, seu elemento orgnico (estrutura organizacional) e funcional
(competncias, funes e atividades) que determinam as caractersticas que apresentam a
tipologia documental. A atividade prtica da identificao arquivstica permite traar um
panorama do contexto de produo dos documentos, subsidiando o planejamento da
produo, tramitao, classificao, avaliao e utilizao dos documentos de arquivo. Em
resumo, um trabalho de investigao e de crtica sobre a gnese do documento.
2.2.2. Classificao
Como funo arquivstica, a classificao pode ser considerada a espinha dorsal da gesto
de documentos, que consiste em estabelecer a imagem do contexto onde so produzidos os
documentos. Significa separar, diferenciar, distinguir ou dividir um conjunto de elementos
da mesma composio (rgo produtor, competncias, funes, atividades) em classes e
subclasses documentais que se articulam formando o fundo de arquivo. evidente que a
disperso de documentos compromete a integridade do arquivo, por isso a classificao est
fundamentada no princpio de provenincia e no princpio da ordem original.
14
Por definio, a classificao uma sequncia de operaes que, de acordo com as
diferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os
documentos de um arquivo, de acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica
(AAB-SP). O estudo das caractersticas do rgo produtor - das competncias, funes e
atividades - permite que se posicione a tipologia documental produzida na estrutura interna
do fundo documental. Estes dados ficam registrados no Plano de Classificao de
Documentos, que o instrumento que permite a enunciao lgica e hierrquica de um
conjunto de documentos produzidos por um rgo.
2.2.3. Avaliao
O valor primrio relaciona-se ao motivo pelo o qual o documento foi produzido, logo, a
definio de prazos deve considerar a frequncia de uso que a instituio faz do documento
para concluir a ao que determinou sua criao. Encerrados os efeitos da ao registrada,
reduzida a frequncia de uso do documento arquivstico, permanecendo, porm, suas
atribuies informativas e probatrias que lhes so inerentes. O valor secundrio est
vinculado ao uso para fins diferentes daqueles que motivaram a criao do documento,
refere-se ao valor decorrente do possvel potencial informativo, preservado para pesquisa e
memria institucional.
15
O instrumento da avaliao a Tabela de Temporalidade de Documentos, que um
instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de
transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo de documentos, conforme o
Dicionrio de Terminologia Arquivstica (AAB-SP). Nela devem constar os prazos de
arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferncia ao arquivo central
e/ou intermedirio, e de sua destinao final, os prazos que determinam sua eliminao ou
recolhimento ao arquivo permanente. Por ser um instrumento dinmico de gesto de
documentos, a Tabela de Temporalidade deve ser periodicamente atualizada, incorporando
novos documentos que venham a ser produzidos, as mudanas que eventualmente,
ocorrerem na legislao que os fundamentam ou na estrutura do rgo produtor.
3. METODOLOGIA DO PGD
Inicialmente, a partir dos textos legais que dispem sobre a estrutura e funcionamento dos
rgos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (regimentos internos e estatutos), os
membros da CGD devem alimentar o SITD, estabelecendo o quadro de identificao de
atribuies: estudos sobre as competncias, funes, atividades e reas administrativas
produtoras de documentos.
A partir desse estudo, deve ser iniciado o preenchimento dos diferentes mdulos do banco
de dados informatizado.
Registra a associao entre a(s) competncia(s), funes e atividades, dados obtidos a partir
dos estudos de identificao do rgo produtor.
17
Fonte: Sistema de Identificao de Tipologia Documental (SITD). Programa de Gesto de
Documentos do Estado do Rio de Janeiro (PGD)
18
rgo ou entidade, a proposta do Plano de Classificao de Documentos de Atividades-fim
deve ser encaminhada ao APERJ para aprovao final.
3.2.1. Objetivos
19
Competncia a misso para qual o rgo foi criado.
20
No Plano de Classificao de Documentos as competncias, funes, atividades e tipologia
documental apresentam-se
se hierarquicamente dispostas e recebem cdigos numricos
prprios.
21
Localizar a atividade desempenhada.
Reconhecer a tipologia documental correspondente ao documento.
Inserir o cdigo de classificao no canto superior esquerdo do documento.
Exemplo:
22
As Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-fim dos respectivos rgos e
entidades estaduais devem ser aprovadas pelo Arquivo Pblico do Estado do Rio de
Janeiro, conforme disposto no pargrafo 3 do Decreto n 42.002, de 21 de agosto de 2009.
3.3.1. Objetivos
23
Atividade ao desempenhada no cumprimento da funo, que est diretamente
relacionada produo e acumulao documental. As atividades vm acompanhadas do
cdigo de classificao.
Destinao - Atribuio do destino final para os documentos aps o vencimento dos prazos
de guarda, quando considerados de guarda permanente, ou passveis de eliminao.
Eliminao - Indica quais documentos devem ser eliminados, devido ausncia de valor
histrico ou cientfico.
Guarda permanente - Indica quais documentos, devido o seu valor histrico e cientfico,
devem ser armazenados permanentemente, no devendo ser eliminados.
24
Fundamentos legais e observaes Explicitao dos atos legais que embasam a
produo e os prazos de guarda das tipologias produzidas. Constam tambm informaes
relevantes quanto aos prazos de guarda e destinao.
26
documentos foram originalmente produzidos, assumindo interesse cultural ou para o
conhecimento e que por esse motivo devem ser preservados.
27
Se houver contestao contrria eliminao de algum documento, o interessado dever
se manifestar, por meio de carta ou email enviado ao rgo que est procedendo a
eliminao, justificando a contrariedade. Caso o interessado venha requerer o
documento, alm de se manifestar dentro do prazo previsto, deve se dirigir ao rgo que
est procedendo eliminao e assinar o Termo de Transferncia de Responsabilidade
de Documentos, conforme Anexo I - B; e
Caso no haja nenhuma manifestao contrria eliminao, a CGD deve emitir e
assinar o Termo de Eliminao de Documentos, conforme Anexo I - Modelo C, e
providenciar a destruio mecnica, seguida, preferencialmente, do encaminhamento das
aparas para reciclagem.
Ressalva-se que somente sero transferidos os documentos originais ou cpias com valor
probatrio, em substituio ao original.
28
A CGD deve aprovar a listagem e emitir, em duas vias, o Termo de Transferncia de
Documentos, conforme Anexo I - Modelo E, a ser assinado pelo responsvel da UA e
pela CGD.
4. CONTROLE DE ACESSO
O grau de sigilo reservado ser atribudo aos documentos que, imediatamente, no devam
ser de conhecimento pblico.
32
ou instalaes estratgicos, cujo conhecimento no autorizado possa acarretar dano grave
segurana da sociedade e do Estado.
O grau de sigilo ultrassecreto ser atribudo aos documentos que requeiram excepcionais
medidas de segurana, cujo teor ou caractersticas s devam ser de conhecimento de
pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Caso o documento que contenha dados pessoais seja ostensivo e seja requerido acesso ao
seu contedo, os dados pessoais sero tarjados, protegendo as informaes pessoais do
conhecimento no autorizado. O consentimento citado anteriormente no ser exigido
quando as informaes forem necessrias:
33
preveno e diagnstico mdico, quando a pessoa estiver fsica ou legalmente
incapaz, e para utilizao nica e exclusivamente para o tratamento mdico;
realizao de estatsticas e pesquisas cientficas de evidente interesse pblico ou geral,
previstos em lei, sendo vedada a identificao da pessoa a que as informaes se
referirem;
Ao cumprimento de ordem judicial;
defesa de direitos humanos; ou
proteo do interesse pblico e geral preponderante.
Para a classificao da informao por determinado grau de sigilo dever ser observado o
interesse pblico da informao e utilizado o critrio menos restritivo possvel.
36
11. No caso de hipossuficincia, em que o requerente afirma no ter possibilidade de
arcar com as custas das cpias requeridas, deve apresentar documento de Afirmao
de Hipossuficincia de Renda, conforme Anexo I - Modelo L, devidamente
assinada. opcional a apresentao de documentos que comprovem a
impossibilidade de arcar com as custas das cpias requeridas.
12. Em caso de vista, a Unidade Protocoladora dever disponibilizar local e recursos
para consulta;
13. Caso o documento esteja classificado, a CGD dever informar ao cidado por meio
de despacho motivado; e
14. Caso o documento no conste na Tabela de Temporalidade de Documentos vigente,
ou o rgo no possua tabela:
d) Em caso de ratificao, enviar CGD para continuar com os trmites, de acordo com
a classificao recebida pelo documento.
5. CONSERVAO DE DOCUMENTOS
37
ou longo prazo, evitando assim a destruio e a perda dos documentos pblicos produzidos
e recebidos na administrao pblica.
5.1. Manuseio
5.2. Acondicionamento
Para empacotar documentos, usar papel branco alcalino. Quando possvel, evitar o uso
de papis cidos tipo pardo ou craft;
No usar fitilho ou barbante para amarrar documentos;
Caixas e pastas usados para a guarda de documentos devem ter o tamanho suficiente
para que os mesmos sejam guardados abertos, sem a necessidade de dobr-los;
Caixas devem ser de poliondas e no de papelo. Caixas e pastas devem ser,
preferencialmente, de poliondas cristal ou branco;
38
Documentos de grande formato como plantas e mapas devem ser preferencialmente
acondicionados em mapotecas, ou de forma a evitar que sejam dobrados;
Fotografias em papel devem ser preferencialmente guardadas em jaquetas de polister
ou envelopes de papel alcalino; e
Fitas magnticas (p. ex. VHS e K-7) no podem ser guardadas em contato com metal,
pois podem perder registros por desmagnetizao. Recomenda-se colocar em caixas de
papel.
39
Por razes de segurana, o acesso ao recinto de guarda de documentos deve ter controle
de chaves e ficar restrito a pessoas formalmente autorizadas.
40
6. REFERNCIAS
6.1. Legislao
RIO DE JANEIRO. Lei n 5.427, de 01 de abril de 2009 Estabelece normas sobre atos e
processos administrativos no mbito do Estado do Rio de Janeiro, tendo por objetivo, em
especial, a proteo dos direitos dos administrados e o melhor cumprimento dos fins do
Estado.
42
6.2. Dicionrios Tcnicos
43
CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Avaliao e destinao de documentos de arquivo:
normas e procedimentos. So Paulo: Arquivo do Estado, 2001. Disponvel em:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_
Arquivo.pdf. Acesso em: 20 nov. 2012.
COSTA, Clia Maria Leite. Intimidade versus interesse pblico. Estudos Histricos, Rio de
Janeiro, v.11, n.21, 1998. Disponvel em:
http://bibliotecadigital.fgv.br/ojs/index.php/reh/article/view/2066/1205. Acesso em: 20 nov.
2012.
RODRIGUES, Ana Clia. Identificao: uma nova funo arquivistica? Revista EDICIC,
v.1, n.4, p.109-129, Oct./Dic. 2011. Disponvel em:
http://www.edicic.org/revista/index.php?journal=RevistaEDICIC&page=article&op=view
&path%5B%5D=79&path%5B%5D=pdf. Acesso em: 20 nov. 2012.
44
6.4. Sites de Consulta
http://www.aperj.rj.gov.br/
http://www.portalprocessodigital.rj.gov.br
http://www.siga.arquivonacional.gov.br
http://www.senado.gov.br
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br
45
7. GLOSSRIO
ACAUTELAMENTO
Medida tomada pela administrao pblica que, em caso de perigo ou risco iminente de
leso ao interesse/patrimnio pblico, visa sua proteo por meio de paralisao do
processo, at que os possveis danos ou leses sejam extintos ou sanados.
ACERVO
ACUMULAO
ADMINISTRAO PBLICA
Conjunto de todos os rgos pblicos institudos legalmente para a realizao dos objetivos
constitucionais do governo, seja nas esferas federal, estadual ou municipal, por meio da
prestao de servios, execuo de investimentos, implementao de programas sociais e
regulao de atividades de toda natureza em benefcio do interesse pblico. integrado
pelos servidores pblicos e deve atuar segundo os princpios de legalidade, impessoalidade,
moralidade, publicidade e razoabilidade, de acordo com o artigo 37 da Constituio
Federal. Difere do conceito de governo, pois, ao contrrio deste, no desenvolve atividade
poltica, e sim atos administrativos, visando a execuo instrumental da ao
governamental.
46
Recebe tambm a designao de Poder Executivo, quando se busca dar significado
responsabilidade constitucional para execuo da ao governamental. A administrao
pblica classificada em administrao pblica direta e indireta.
ASSINATURA DIGITAL
ASSINATURA ELETRNICA
ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS
ARQUIVAMENTO
ARQUIVO
47
ARQUIVO CORRENTE
ARQUIVO INTERMEDIRIO
Conjunto de documentos originrios de arquivos correntes com uso pouco frequente, que
aguardam em depsitos de armazenamento temporrio sua destinao final.
ARQUIVO PERMANENTE
Atividades que um rgo leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuies
especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos de carter substantivo e
essencial para o seu funcionamento.
ATIVIDADES-MEIO
AUTENTICAO
48
notrio, autoridade certificadora). Ela tem a forma de uma declarao que se insere no
documento para atestar que ele autntico.
AUTENTICIDADE
AVALIAO DE DOCUMENTOS
Sucesso de fases por que passam os documentos, desde o momento em que so criados
(produo) at a sua destinao final (eliminao ou guarda permanente). Tambm
conhecida como Teoria das trs idades.
CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS
49
CLASSIFICAO DE SIGILO
CDIGO DE CLASSIFICAO
CONSERVAO DE DOCUMENTOS
CONSULTA
CPIA
CUSTDIA
50
D
DATAS-LIMITE
DESTINAO DE DOCUMENTOS
DIGITALIZAO
DOCUMENTO
DOCUMENTO ARQUIVSTICO
Documento criado ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade
prtica.
DOCUMENTO DIGITAL
DOCUMENTO ORIGINAL
DOCUMENTOS OSTENSIVOS
DOCUMENTOS RESERVADOS
DOCUMENTOS SECRETOS
DOCUMENTOS ULTRASSECRETOS
52
E
ELIMINAO DE DOCUMENTOS
Destruio de documentos que, na avaliao, forem considerados sem valor para guarda
permanente.
EXPEDIO DE DOCUMENTOS
FIDEDIGNIDADE OU CONFIABILIDADE
GESTO DE DOCUMENTOS
53
I
INFORMAO
Estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram nenhum tipo de
corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.
54
dos setores de trabalho. Dentre os documentos que fazem parte desta massa acumulada,
esto os que se encontram ativos; os eliminveis de imediato, isto , sem nenhum valor
administrativo, tcnico, legal ou histrico; os de valor intermedirio, ou seja, que podero
ser descartados depois de um prazo administrativo, legal ou guardados para sempre e; os de
valor permanente, que interessam pesquisa de fundo histrico.
MICROFILMAGEM
ORGANICIDADE
PRAZO DE GUARDA
55
intermedirio, ao fim do qual a destinao efetivada. Tambm referido como prazo de
reteno.
PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Gesto que abrange todas as aes que possibilitem a garantia da integridade das
informaes contidas nos documentos.
PROVENINCIA
PROCESSO HBRIDO
PROTOCOLO
RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS
RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS
56
RECUPERAO DA INFORMAO
REGISTRO DO DOCUMENTO
SELEO DE DOCUMENTOS
Separao fsica dos conjuntos documentais com vistas ao cumprimento de sua destinao.
SUPORTE
57
Constitui-se no registro das informaes relativas ao ato de doao de documentao
privada para o Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro.
Constitui-se no registro das informaes relativas aos documentos recolhidos para guarda
permanente no Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Estudo dos tipos documentais, que podem ser definidos como a configurao que assume
uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
TRAMITAO
TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
58
a passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio. Os documentos
presentes no arquivo intermedirio, embora sejam menos frequentemente consultados, nele
devero ser conservados, por tempo estabelecido na Tabela de Temporalidade de
Documentos, por razes de ordem administrativa, legal ou financeira.
TRATAMENTO DOCUMENTAL
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
Menor conjunto de documentos reunidos de acordo com critrio preestabelecido, que pode
denominar-se caixa-arquivo, dossi, mao, pasta, etc.
UNIDADE PROTOCOLIZADORA
Ver PROTOCOLO.
VALOR ADMINISTRATIVO
VALOR FISCAL
59
ou fiscais.
VALOR LEGAL
Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um
direito.
VALOR PRIMRIO
Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos (fase corrente),
legais e fiscais (fase intermediria).
VALOR PROBATRIO
VALOR SECUNDRIO
Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles
para os quais foi originalmente produzido (fase permanente).
VIA
60
ANEXO I
MODELOS DE DOCUMENTOS
61
MODELO A
<UNIDADE/SETOR>
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
QUANT. ESPECIFICAO OBSERVAES
CDIGO TIPOLOGIA DATA-LIMITE
_______________________ ____________________________________
62
MODELO B
DADOS DO CEDENTE
Secretaria/rgo:
Nome do responsvel:
DADOS DO REQUERENTE
Nome:
CPF:
Doc. de Identidade: rgo Expedidor.
Endereo:
Bairro: Municpio/UF:
Telefone de Contato: Email:
Data Nasc. Grau de Instruo:
Grau de Instruo: Sexo:( )F ( )M
Profisso: Estado Civil:
INFORMAES DO DOCUMENTO
Tipologia:
Cd. de Classificao:
N do Documento:
Nome/ Ttulo:
63
MODELO C
64
MODELO D
<UNIDADE/SETOR>
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
QUANT. ESPECIFICAO OBSERVAES
CDIGO TIPOLOGIA DATA-LIMITE
_______________________ ____________________________________
65
MODELO E
Setor: _______________________________
66
MODELO F
<UNIDADE/SETOR>
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
QUANT. ESPECIFICAO OBSERVAES
CDIGO TIPOLOGIA DATA-LIMITE
_______________________ ____________________________________
67
MODELO G
68
Clusula Primeira Do objeto
69
E por estarem assim justos e acertados, assinam as partes o presente instrumento, em 03
(trs) vias de igual teor e forma, com as testemunhas abaixo.
_____________________________________________
XXXXXXXXXXXXXXXX
Diretor Geral do Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro
APERJ
_____________________________________________
XXXXXXXXXXXXXXXXX
Nome do responsvel pelo rgo que est realizando o recolhimento
TESTEMUNHAS:
1-
NOME:
CPF:
2-
NOME:
CPF:
70
MODELO H
71
MODELO I
Declaro que:
c) Estou ciente da obrigatoriedade de, por ocasio da eventual divulgao das referidas
informaes, mencionar a fonte a que os respectivos originais pertencem;
Local e data:
Assinatura:
72
MODELO J
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
74
MODELO K
Eu, acima qualificado (a) afirmo, sob as penas da lei e baseado na Lei 7.115 de 29 de
Agosto de 1983, que no tenho condies de arcar com as custas dos servios e
materiais utilizados para a disponibilizao das informaes por mim requeridas sem
prejuzo do sustento prprio e de minha famlia, razo pela qual requeiro o benefcio
da GRATUIDADE, contemplado pelo Pargrafo nico do Artigo 12 da Lei
12.527/2011.
Art. 12. O servio de busca e fornecimento da informao gratuito, salvo nas hipteses de
reproduo de documentos pelo rgo ou entidade pblica consultada, situao em que poder ser
cobrado exclusivamente o valor necessrio ao ressarcimento do custo dos servios e dos materiais
utilizados.
Pargrafo nico. Estar isento de ressarcir os custos previstos no caput todo aquele cuja situao
econmica no lhe permita faz-lo sem prejuzo do sustento prprio ou da famlia, declarada nos
termos da Lei no 7.115, de 29 de agosto de 1983"
Local e data:
Assinatura do Declarante:
75
ANEXO II
ACESSO INFORMAO
FLUXOS DE PROCESSO DE
TRABALHO
76
FLUXOGRAMA I - ACESSO INFORMAO
77
FLUXOGRAMA I ACESSO INFORMAO
OBS: Nesta etapa comea a contar o tempo de prazo de resposta, de acordo com o Decreto
Estadual n 43.597, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei Federal n 12.527, de
18 de novembro de 2011. O Protocolo deve seguir o Fluxograma III Controlar Prazo,
deste Manual.
78
2) Caso a informao seja pertinente aos documentos produzidos pelo seu rgo, verifica
OBS: O processo dever ser aberto conforme as orientaes do item 3.1.2 do Manual de
Gesto de Protocolo, que orienta quanto autuao de processos. Autua-se um processo
quando a natureza da ao dependa da deciso de duas ou mais pessoas. Dispensa-se a
composio de processo nos casos em que a deciso dependa de uma nica pessoa com
uma tramitao simples e breve, podendo assim, serem solucionados sem as formalidades
do processo.
OBS: No caso do Requerimento no possuir processo autuado, a solicitao pode ser feita
por meio digital (e-mail, fax e etc...), mas em caso de processo autuado, a solicitao deve
ser por meio de Despacho.
79
ANLISE DO SETOR RESPONSVEL PELO DOCUMENTO SOLICITADO
Localizar documento
Recebe o Requerimento e verifica a informao a ser concedida ao Solicitante.
Verifica se a informao requerida possui documento:
1) Caso no exista o documento, segue para a atividade Informar inexistncia do
documento.
2) Caso o documento exista, verifica se pode ser localizado:
2.1) No foi localizado, segue para a atividade Informar inexistncia do documento.
2.2) Foi localizado, verifica se est classificado na Tabela de Temporalidade:
2.2.1) O documento no est classificado, segue para a atividade Classificar o
documento.
2.2.2) O documento est classificado, verifica o grau de sigilo. Se o documento for
sigiloso, segue para a atividade Informar o grau de sigilo. Caso no possua sigilo,
verifica a existncia de informaes pessoais. Caso possua, segue para a atividade
Tarjar documento.
2.2.3) Caso no haja informaes pessoais, segue para a atividade Entregar
documento.
80
DOCUMENTO NO EXISTE OU NO FOI LOCALIZADO
81
DOCUMENTO LIBERADO
82
2) Solicita a desclassificao do documento requerido, caso ele tenha sido indeferido por
ser um documento com grau de sigilo. Neste caso, segue as etapas do Fluxograma IV
Desclassificao.
83
FLUXOGRAMA II DISPONIBILIZAR DOCUMENTO
84
FLUXOGRAMA II PARA DISPONIBILIZAR DOCUMENTO
85
Informar como emitir o DARJ PROTOCOLO
Orienta o Solicitante como emitir o DARJ no site: www.fazenda.rj.gov.br
86
FLUXOGRAMA III CONTROLAR PRAZO
87
FLUXOGRAMA III CONTROLAR PRAZO
88
Informar solicitante prorrogao do prazo COMISSO DE GESTO DE
DOCUMENTOS
Informa a prorrogao do prazo para o Protocolo comunicar ao Solicitante, e
aguarda outro evento de tempo de Controlar prazo.
89
FLUXOGRAMA IV DESCLASSIFICAR DOCUMENTO
90
FLUXOGRAMA IV DESCLASSIFICAR DOCUMENTO
92
FLUXOGRAMA V CLASSIFICAR DOCUMENTO
93
FLUXOGRAMA V CLASSIFICAR DOCUMENTO
95
FLUXOGRAMA VI SOLICITAR RECURSO
96
FLUXOGRAMA VI SOLICITAR RECURSO
97
Gerar resposta SECRETRIO
Gera resposta ao pedido do recurso para a Comisso de Gesto de Documentos.
98
ANEXO III
PERGUNTAS FREQUENTES
99
1. Quais devem ser as caractersticas dos profissionais que desempenham as
atividades de arquivo?
100
d) Para responder sobre os procedimentos internos e a produo documental em sua
rea de atuao; e
e) Para gerenciar as solicitaes de acesso informao, de modo que controle os
prazos e promova a interlocuo entre as reas envolvidas no processo.
101
Federal n 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, que dispe sobre as sanes penais e
administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente.
102
A finalidade principal da microfilmagem no a eliminao de documentos, mas
facilitar a disseminao e o acesso, alm de evitar o manuseio do original,
contribuindo para a sua preservao.
Art. 314 - Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em
razo do cargo; soneg-lo ou inutiliz-lo, total ou parcialmente: Pena - recluso,
de 1 (um) a 4 (quatro) anos, se o fato no constitui crime mais grave. (Decreto-Lei
n 2848, de 7 de dezembro de 1940, Cdigo Penal. Art. 314)
Resposta: Sim, desde que tenha sido elaborado no curso de uma atividade, ou seja,
de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido
para ao ou referncia. O website deve ser contemplado pelo programa de gesto
arquivstica da instituio.
103
Resposta: Sim, desde que tenham sido produzidas (elaboradas ou recebidas) no
curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho como instrumentos ou
resultados de tal atividade, e retidas para ao ou referncia. Na qualidade de
documentos arquivsticos, as mensagens devem ser completas e criadas por pessoas
autorizadas, e recomendvel que sejam redigidas de acordo com normas oficiais
de comunicao. No devem ser tratados assuntos fora da matria que originou o
documento e devem existir procedimentos que controlem a tramitao e o
arquivamento, de forma a garantir sua autenticidade. Esses documentos devem ser
contemplados pelo programa de gesto arquivstica da instituio.
104
A eliminao de documentos, no setor pblico, obedece a procedimentos previstos
na legislao arquivstica especfica, que prev a constituio de Comisso de
Gesto de Documentos (CGD) e a elaborao de Tabela de Temporalidade de
Documentos. Conforme determina a legislao, caso o documento original seja
considerado de valor permanente, este no poder ser eliminado,.
108