Lio 06: Funes para anlise dos dados de uma lista - Parte 4

Nesta lio estudaremos as seguintes funes:

BDDESVPA( ); BDSOMA( ); BDVAREST( ); BDVARP( )
Nota: Para os exemplos desta lio vamos considerar os dados da Figura 2.11:

Figura 2.11 - Planilha de exemplo para esta lio.

A funo BDDESVPA:
Esta funo utilizada para calcular o desvio padro de uma populao com base na populao inteira, usando os nmeros
em uma coluna de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condies especificadas por voc.
Sintaxe:
BDDESVPA(banco_dados;campo;critrios)
Banco_dados: o intervalo de clulas que constitui a lista ou o banco de dados. Um banco de dados uma lista de dados
relacionados na qual as linhas de informaes relacionadas so os registros e as colunas de dados so os campos. A primeira
linha da lista contm os rtulos de cada coluna.
Campo: Indica a coluna que ser usada na funo. O campo pode ser dado como texto com o rtulo da coluna entre aspas,
como "Idade" ou "Rendimento", ou como um nmero que represente a posio da coluna dentro da lista: 1 para a primeira
coluna, 2 para a segunda coluna e assim por diante.
Critrios: o intervalo de clulas que contm as condies especificadas. Voc pode usar qualquer intervalo para o
argumento de critrios, desde que ele inclua pelo menos um rtulo de coluna e ao menos uma clula abaixo do rtulo de
coluna para especificar uma condio para a coluna.
Considere o exemplo (baseado nos dados da Figura 2.11):
BDDESVPA(A5:E11;"Rendimento";A1:A3) igual a 2,65, o desvio padro verdadeiro no rendimento das macieiras e
pereiras se os dados do banco de dados representarem toda a populao do pomar.
A funo BDSOMA:
Esta funo utilizada para somar os nmeros em uma coluna de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as
condies especificadas por voc.
Sintaxe: BDSOMA(banco_dados;campo;critrios)
Banco_dados: o intervalo de clulas que constitui a lista ou o banco de dados. Um banco de dados uma lista de dados
relacionados na qual as linhas de informaes relacionadas so os registros e as colunas de dados so os campos. A primeira
linha da lista contm os rtulos de cada coluna.
Campo: Indica a coluna que ser usada na funo. O campo pode ser dado como texto com o rtulo da coluna entre aspas,
como "Idade" ou "Rendimento", ou como um nmero que represente a posio da coluna dentro da lista: 1 para a primeira
coluna, 2 para a segunda coluna e assim por diante.
Critrios: o intervalo de clulas que contm as condies especificadas. Voc pode usar qualquer intervalo para o
argumento de critrios, desde que ele inclua pelo menos um rtulo de coluna e ao menos uma clula abaixo do rtulo de
coluna para especificar uma condio para a coluna.
Considere o exemplo (baseado nos dados da Figura 2.11):
BDSOMA(A5:E11;"Lucro";A1:F2) igual a R$ 75,00, o lucro total de macieiras com uma altura entre 10 e 16.
A funo BDVAREST:
Esta funo utilizada para estimar a varincia de uma populao com base em uma amostra, usando os nmeros em uma
coluna de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condies especificadas por voc.
Sintaxe:
BDVAREST(banco_dados;campo;critrios)
Banco_dados: o intervalo de clulas que constitui a lista ou o banco de dados. Um banco de dados uma lista de dados
relacionados na qual as linhas de informaes relacionadas so os registros e as colunas de dados so os campos. A primeira
linha da lista contm os rtulos de cada coluna.
Campo: Indica a coluna que ser usada na funo. O campo pode ser dado como texto com o rtulo da coluna entre aspas,
como "Idade" ou "Rendimento", ou como um nmero que represente a posio da coluna dentro da lista: 1 para a primeira
coluna, 2 para a segunda coluna e assim por diante.
Critrios: o intervalo de clulas que contm as condies especificadas. Voc pode usar qualquer intervalo para o
argumento de critrios, desde que ele inclua pelo menos um rtulo de coluna e ao menos uma clula abaixo do rtulo de
coluna para especificar uma condio para a coluna.
Considere o exemplo (baseado nos dados da Figura 2.11):
BDVAREST(A5:E11;"Rendimento";A1:A3) igual a 8,8, a varincia estimada no rendimento das macieiras e pereiras se os
dados no banco de dados forem apenas uma amostra da populao total do pomar.
A funo BDVARP:
Esta funo utilizada para calcular a varincia de uma populao com base na populao inteira, usando os nmeros em
uma coluna de uma lista ou banco de dados que coincidirem com as condies especificadas por voc.
Sintaxe:
BDVARP(banco_dados;campo;critrios)
Banco_dados: o intervalo de clulas que constitui a lista ou o banco de dados. Um banco de dados uma lista de dados
relacionados na qual as linhas de informaes relacionadas so os registros e as colunas de dados so os campos. A primeira
linha da lista contm os rtulos de cada coluna.
Campo: Indica a coluna que ser usada na funo. O campo pode ser dado como texto com o rtulo da coluna entre aspas,
como "Idade" ou "Rendimento", ou como um nmero que represente a posio da coluna dentro da lista: 1 para a primeira
coluna, 2 para a segunda coluna e assim por diante.
Critrios: o intervalo de clulas que contm as condies especificadas. Voc pode usar qualquer intervalo para o
argumento de critrios, desde que ele inclua pelo menos um rtulo de coluna e ao menos uma clula abaixo do rtulo de
coluna para especificar uma condio para a coluna.
Considere o exemplo (baseado nos dados da Figura 2.11):
BDVARP(A5:E11;"Rendimento";A1:A3) igual a 7,04, a varincia verdadeira no rendimento das macieiras e pereiras se os
dados no banco de dados representarem toda a populao do pomar.

Lio 07: Definindo critrios para validao de dados

Com a Validao de Dados podemos limitar os valores que so aceitos em uma clula ou faixa de clulas. Por exemplo,
podemos limitar os valores de uma coluna para que no sejam aceitos valores maiores do que 10000. Outro exemplo:
Podemos limitar as entradas de uma coluna Cidade de tal maneira que somente sejam aceitos valores de uma determinada
lista de cidades.
Alm dos valores aceitos podemos definir o tipo de dados aceitos. Por exemplo, podemos definir que os valores em uma
faixa de clulas devem ser, obrigatoriamente numricos. Neste caso, se o usurio digitar um texto, o Excel no aceita a
entrada e emite uma mensagem de erro.
Ao definirmos uma lista de valores que sero aceitos, como no exemplo da lista de cidades do primeiro pargrafo, o Excel
cria uma Caixa de combinao, na qual podemos selecionar um valor da lista, sem que seja necessria a digitao do valor
desejado. Esta funcionalidade facilita bastante a digitao, alm de evitar que sejam aceitos valores que no esto na lista.
Nesta lio aprenderemos a definir critrios para a validao dos dados de entrada. Faremos isso utilizando um exemplo
prtico, passo-a-passo.
Exerccio 16 Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Exemplo 16.xls e defina critrios de validao de dados, conforme definido
durante o exerccio:
1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado.
4. Selecione o arquivo Exemplo 16.xls. 5. Clique em Abrir. 6. Ser aberta uma planilha com trs colunas: Cidade, Total de
Arrecadao e Data de Arrecadao. Vamos configurar alguns
critrios para a entrada de dados nestas colunas, conforme descrito a seguir:
Cidade: Somente pode conter os seguintes valores: Santa Maria, So Paulo, Rio de Janeiro, Braslia e Porto Alegre.
Total de Arrecadao: No pode ser superior a R$ 1.000.000,00
Data de Arrecadao: Tem que estar dentro do ano de 2002, ou seja, entre 01/01/2002 e 31/12/2002.
7. Agora vamos aprender a definir e a testar estes critrios de validao de entradas.
8. Na coluna Cidade queremos definir uma lista de valores permitidos. O primeiro passo digitar os valores da lista em um
intervalo de clulas da planilha.
9. Digite os valores permitidos para a coluna Cidade, na faixa E3:E8, conforme indicado na Figura 2.12:

Figura 2.12 - Digitando os valores que sero aceitos na coluna Cidade.

10. Os valores digitados no item 9 sero os valores aceitos pela coluna Cidade, conforme iremos configurar no prximo item.
11. Para configurar critrios de validao, o primeiro passo selecionar as clulas onde os critrios sero aplicados.
12. Selecione o intervalo de A4:A50. Para maiores detalhes sobre a seleo de Clulas consulte o Curso de Excel Bsico em
120 lies, no seguinte endereo: http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp . Com isso os critrios que
definiremos para o campo Cidade, sero vlidos para as clulas de A4 at A50. Se voc precisar definir para um intervalo
maior, basta selecionar o intervalo desejado, antes de ir para o prximo passo.
13. Selecione o comando Dados -> Validao.
14. Ser exibida a janela Validao de dados. Na lista Permitir selecione a opo Lista. Aps selecionar Lista, o campo
Origem ser habilitado. No campo Origem voc informa a faixa de clulas onde esto os valores que sero aceitos pela
coluna Cidade. No nosso exemplo a faixa de E4:E8. Observe que a clula E3 contm apenas o ttulo da faixa e no um
valor de cidade vlido. Informe a faixa =$E$4:$E$8, conforme indicado na Figura 2.13. Deve ser colocado o sinal de = antes
da faixa e os endereos devem ser absolutos. Para maiores detalhes sobre Endereos Absolutos consulte o Curso de Excel
Bsico em 120 lies, no seguinte endereo: http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp .

Figura 2.13 - A janela Validao de dados.

15. Clique em OK.
16 Observe que as clulas da coluna Cidade j so transformadas em uma Caixa de combinao. Ao abrir esta Caixa de
combinao so exibidos apenas os valores da faixa =$E4:$E8, conforme indicado na Figura 2.14.

Figura 2.14 - Valores da coluna Cidade limitados aos valores da lista.

17. Tente digitar um valor que no est na lista, por exemplo Campinas. Ao tentar sair da Clula, o Excel emite a mensagem
de erro indicada na Figura 2.15, informando que o valor digitado no vlido. Ou seja, o Excel somente aceita os valores
constantes na lista.

Figura 2.15 - Mensagem de erro que surge quando voc digita uma valor que no est na lista.
18. Clique em Cancelar para fechar a mensagem de erro.
19. Agora vamos definir o critrio para que a coluna Total de Arrecadao no aceita valores maiores do que 1.000.000. Na
Clula F4 digite o valor 1000000. Usaremos este valor para definir o critrio para a coluna Total de Arrecadao.
20. Selecione o intervalo de B4:B50. Para maiores detalhes sobre a seleo de Clulas consulte o Curso de Excel Bsico em
120 lies, no seguinte endereo: http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp . Com isso os critrios que
definiremos para o campo Total de Arrecadao, sero vlidos para as clulas de B4 at B50. Se voc precisar definir para
um intervalo maior, basta selecionar o intervalo desejado, antes de ir para o prximo passo.
21. Selecione o comando Dados -> Validao.
22. Ser exibida a janela Validao de dados. Na lista Permitir selecione Personalizado. No campo Frmula digite:
=B4<$F$4, conforme indicado na Figura 2.16. Observe que para a clula F4 usamos um endereo absoluto. Isso porque B4
deve ser comparado com F4, B5 com F4 e assim por diante, ou seja, todas as clulas do intervalo (B4:B50) devero ser
comparadas com F4. Se no usssemos endereo absoluto, o Excel comearia a adaptar a comparao, ou seja, B4 com F4,
B5 com F5 e assim por diante.

Figura 2.16 - Restrio para a coluna Total de Arrecadao.

23. Clique em OK.
24. V para a clula B4 e digite 500000. Observe que o Excel aceita sem problemas, pois est dentro da faixa permitida, ou
seja, abaixo de 1000000. V para a clula B5 e digite 2000000. Observe que o Excel no aceita, emitindo uma mensagem de
erro. Com isso podemos conferir que o nosso critrio de validao est funcionando.
25. Agora vamos definir o critrio para que a coluna Data de Arrecadao somente aceita valores para o ano de 2002. Na
Clula G4 digite 01/01/2002. Na Clula G5 digite 31/12/2002.
26. Selecione o intervalo de C4:C50. Para maiores detalhes sobre a seleo de Clulas consulte o Curso de Excel Bsico em
120 lies, no seguinte endereo: http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp . Com isso os critrios que
definiremos para a coluna Data de Arrecadao, sero vlidos para as clulas de C4 at C50. Se voc precisar definir para um
intervalo maior, basta selecionar o intervalo desejado, antes de ir para o prximo passo.
27. Selecione o comando Dados -> Validao.
28. Ser exibida a janela Validao de dados. Na lista Permitir selecione Data. Na lista dados selecione entre. A opo entre
utilizada quando queremos definir valores em uma faixa, no caso da data entre 01 de Janeiro e 31 de Dezembro. No campo
Data inicial digite: =<$G$4, no campo Data final digite: =$G$5, conforme indicado na Figura 2.17.

Figura 2.17 - Restrio para a coluna Data de Arrecadao.

29. Clique em OK.
30. V para a clula C4 e digite 05/02/2002. Observe que o Excel aceita sem problemas, pois est dentro da faixa permitida.
V para a clula C5 e digite 20/02/2003. Observe que o Excel no aceita, emitindo uma mensagem de erro. Com isso
podemos conferir que o nosso critrio de validao est funcionando.
Lio 08: Consultas baseadas em dados da Internet - Conceitos
Com o Excel podemos obter dados diretamente da Internet. Por exemplo, voc pode configurar uma planilha para que
obtenha dados com cotaes de aes, diretamente a partir de um site da Internet. Voc tambm pode configurar uma
periodicidade para atualizao dos dados, como por exemplo de 5 em 5 minutos. Com isso, os dados da planilha sero
periodicamente atualizados.
Os dados obtidos a partir da Internet so considerados um Intervalo de dados externos, ou seja, so exibidos na planilha, mas
a fonte de dados externa ao Excel. O uso tpico para este tipo de funcionalidade quando voc deseja acompanhar,
automaticamente, a variao em ndices como cotao de aes, variao das bolsas ou outro ndice de interesse.
Viso geral:
Para analisar os dados de uma pgina da Web, voc pode usar uma consulta Web para recuperar uma tabela, vrias tabelas
ou todo o texto de uma pgina da Web. Aps recuperar os dados, voc poder analis-los usando as ferramentas e recursos do
Microsoft Excel. Embora os dados sejam externos, voc pode trabalhar com eles como se tivessem sido digitados
diretamente na planilha. Use uma consulta Web se voc desejar obter dados da Web para utilizar no Excel - para recuperar e
analisar cotaes da bolsa de valores, por exemplo.
Na Figura 2.18 temos um exemplo de uma planilha onde temos texto digitado diretamente pelo usurio em combinao com
uma tabela de dados, dados estes recuperados a partir de uma pgina da Internet.

Figura 2.18 - Dados recuperados a partir de uma pgina da Internet.

Uma consulta Web pode recuperar dados de uma pgina da Web e coloc-los no Excel para anlise. Alguns requisitos so
necessrios para que voc possa acessar dados a partir de uma pgina da Internet:
Instale um navegador - Browser: Para que possa recuperar dados de uma pgina da Web, ser necessrio que voc tenha
um navegador da Web instalado - por exemplo, o Microsoft Internet Explorer, includo com o Microsoft Office. Para obter
dados de um site na World Wide Web, voc precisa ter acesso Internet atravs da intranet da Empresa ou atravs de um
modem e uma conta junto a um provedor de acesso Internet.
Execute ou crie uma consulta Web: Se voc tiver um arquivo de consulta Web .iqy referente aos dados desejados,
poder executar a consulta Web para recuperar os dados. Voc poder usar os exemplos de consulta Web fornecidos com
o Excel ou poder criar uma nova consulta Web. Nesta lio veremos como abrir uma das consultas j existentes com o
Excel e na prxima lio, veremos como criar uma nova consulta.
Abrindo uma consulta de exemplo j existente:
1. Abra o Microsoft Excel.
2. As consultas de exemplo, que so instaladas junto com o Excel, so fornecidas no formato de arquivos .iqy. Para abrir uma
destas consultas, basta abrir, no Excel, um destes arquivos. Por padro, estes arquivos so gravados na pasta C:\Arquivos de
Programas\Microsoft Office\Office\Queries. Supondo que o Office tenha sido instalado na pasta padro. Caso contrrio
localize a pasta onde foi instalado o Office e procure pela subpasta Queries.
3. Selecione o comando Arquivo -> Abrir.
4. Navegue at a pasta Queries, descrita no item 2.
6. Na lista Arquivos do tipo Selecione Arquivos do Query. Marque o arquivo ndices principais para investidores da
Microsoft.iqy , conforme indicado na Figura 2.19.
Figura 2.19 - Consultas prontas disponveis na pasta Queries.
7. Clique no boto Abrir. O Excel demora alguns instantes acessando os dados a partir da Internet.
8. Na Figura 2.20 exibida a pgina com dados obtidos a partir da Internet.

Figura 2.20 - Planilha com dados obtidos a partir da Internet.

9. Podemos configurar o Excel para que atualize os dados da Planilha em intervalos determinados. Por exemplo, podemos
configurar o Excel para que os dados sejam atualizados de 10 em 10 minutos. A cada intervalo de atualizao o Excel conecta
com a pgina da Internet e baixa as ltimas atualizaes.
10. Na prxima lio aprenderemos a criar nossas prprias consultas, bem como a configurar o intervalo de atualizao,
dentre outras propriedades das consultas a pginas da Web.

Lio 09: Consultas baseadas em dados da Internet - Exemplos

Nesta lio aprenderemos a criar uma nova consulta, a qual busca dados diretamente de um site da Internet e exibe estes
dados em uma planilha do Excel. Tambm aprenderemos a configurar o intervalo de atualizao bem como outras
propriedades da consulta.
Vamos acompanhar um exemplo passo-a-passo da criao de consultas baseadas em dados da Internet. Acessaremos dados
do seguinte site:
http://www.portalbrasil.eti.br/poupanca_2002.htm
Este site traz uma srie de indicadores, tais como o ndice de Poupana, Dlar, INPC, IPC, etc. Faremos uma consulta
baseada no endereo acima. Esta consulta retornar os ndices de Poupana para 2002. Em seguida iremos configurar o
intervalo de atualizao destes dados.
Exerccio 17 Abrir o Excel, criar uma nova consulta baseada no endereo: http://www.portalbrasil.eti.br/poupanca_2002.htm
. Configurar o perodo de atualizao e outras propriedades desta consulta. Salvar a planilha na pasta C:\ExcelAvanado com
o nome de IndicePoupana2002.xls .
1. Abra o Excel.
2. Para criar uma nova consulta selecione o comando Dados -> Obter dados externos -> Nova consulta Web...
3. Ser aberta a janela Nova consulta Web.
4. No campo no incio da tabela, digite o seguinte endereo: http://www.portalbrasil.eti.br/poupanca_2002.htm .
5. Em seguida voc deve selecionar uma das seguintes opes:
Pgina inteira: Recupera uma pgina inteira da Web, incluindo texto, tabelas e outros dados.
Somente as tabelas: Recupera todas as tabelas e sees pr-formatadas de uma pgina da Web. Use esta opo quando os
dados desejados estiverem formatados com marcas <PRE>, exibidos em uma tabela ou contenham dados que voc no
deseja retornar ao Microsoft Excel, como figuras ou animaes.
Uma ou mais tabelas especificadas na pgina: Recupera apenas as tabelas ou sees pr-formatadas que voc especifica
digitando nomes ou nmeros de tabela ou seo.
6. Para o nosso exemplo selecione Somente as tabelas.
7. Na parte de baixo da janela selecionamos o tipo de formatao desejado. Esto disponveis as seguintes opes:
Nenhuma: Descarta a formatao da pgina da Web, incluindo fontes e cores, e importa os dados para o Microsoft Excel
como texto sem formatao.
Somente formatao em rich text: Mantm a formatao da pgina da Web, mas sem recursos de formatao avanados
como links e clulas mescladas. Essa formatao o tipo que o Microsoft Excel pode reproduzir com mais semelhana.
Formatao HTML completa: Recupera toda a formatao HTML da pgina da Web, incluindo recursos de formatao
avanados, como links e clulas mescladas.
8. Selecione Somente formatao em rich text. Sua janela deve estar conforme indicado na Figura 2.21:

Figura 2.21 - Configuraes da consulte Web.

A opo Salvar consulta...: Salva uma consulta da Web em um arquivo .iqy para que voc possa recuperar os mesmos dados
em outras pastas de trabalho ou compartilhar a consulta com outros usurios. Se voc no salvar um arquivo de consulta da
Web, a consulta ser salva como parte de sua pasta de trabalho do Microsoft Excel e voc poder execut-la apenas nessa
pasta de trabalho.
9. Clique no boto Salvar consulta... e salve-a na pasta C:\ExcelAvanado com o nome de poupanca_2002.iqy, conforme
indicado na Figura 2.22:
Figura 2.22 - Salvando a consulta como um arquivo .iqy.
10. Para executar a consulta clique no boto OK. O Excel abre a janela solicitando que voc informe a faixa da planilha onde
os dados da consulta devem ser exibidos. Por padro o Excel sugere a partir da clula A1. Clique em OK. O Excel faz a
consulta e dentro de alguns instantes os dados sero exibidos na planilha, conforme indicado na Figura 2.23:

Figura 2.23 - Dados obtidos a partir da Internet.

11. Existe uma barra de ferramentas especfica para controlar consultas baseadas em dados externos, quer seja consultas da
Web (assunto desta lio), quer seja consultas utilizando o Microsoft Query (assunto das prximas lies). Esta barra
chamada: Dados Externos . Para exibir a barra de ferramentas Dados Externos selecione o comando: Exibir -> Barras de
ferramentas -> Dados externos . Ser exibida a barra indicada na Figura 2.24:

Figura 2.24 - A Barra de ferramentas Dados externos.

O primeiro boto ( - Editar consulta ): Abre a janela onde voc pode especificar o endereo da consulta, conforme
indicado na Figura 2.21.
O segundo boto ( - Propriedades do intervalo de dados ): Este boto abre a janela Propriedades do intervalo de dados
externos, conforme indicado na Figura 2.25. Nesta janela podemos habilitar/desabilitar a sincronizao automtica,
configurar um perodo de sincronizao, se queremos ou no atualizar os dados toda vez que o arquivo for aberto, bem como
outras configuraes de formatao.
Figura 2.25 - Configurando propriedades da consulta.
O terceiro boto ( ) - Parmetros de consulta ): Somente estar habilitado quando for possvel especificar critrios de
filtragem. Utilizaremos este boto nas prximas lies, quando utilizarmos o Microsoft Query para fazer consultas em dados
de fontes externas.
O quarto boto ( - Atualizar dados ): Atualiza a consulta, imediatamente. Consulta novamente o endereo da internet
especificado para a consulta e retorna os dados atualizados.
O quinto boto ( - Cancelar atualizao ): Cancela uma atualizao em andamento. Caso a atualizao esteja demorando
mais do que o esperado, voc pode cancelar a atualizao, clicando neste boto.
O sexto boto ( - Atualizar tudo ): Atualiza todos os dados da consulta, texto, ttulos, tabelas, etc.
O stimo boto ( - Atualizar Status ): Atualiza o Status da consulta, ou seja, se ela j foi concluda, se est atualizada ou
no e assim por diante.
12. Clique no boto Atualizar tudo e observe que o Excel comea a atualizao da planilha. Neste momento o Excel est
conectando com a Pgina da Internet e buscando o seu contedo para exibir na planilha. Caso exista algum problema de
conexo com a Internet, ser exibida uma mensagem de erro, conforme indicado na Figura 2.26:

Figura 2.26 - Erro: Problemas com a conexo com a Internet.

13. Salve a planilha com o nome de IndicePoupana2002.xls, na pasta C:\ExcelAvanado.
14. Feche o Excel.

Lio 10: Uma ferramenta de pesquisa - Microsoft Query

O Microsoft Query uma ferramenta que facilita a conexo do Excel com fontes externas de dados. Por exemplo, voc pode
utilizar o Microsoft Query para fazer uma pesquisa em tabelas de um banco de dados do Microsoft Access, especificar
critrios de filtragem e ordenao e retornar o resultado da consulta para uma planilha do Excel. Voc poder fazer clculos,
anlises, totalizaes e grficos com os dados retornados pelo Microsoft Query. Nesta lio veremos os conceitos tericos
relacionados com o Microsoft Query.
Nota: O Microsoft Query pode ou no ter sido instalado quando o Office foi instalado. Caso ele no tenha sido instalado,
voc pode utilizar os seguintes passos para instalar o Microsoft Query a partir do CD-ROM de instalao do Microsoft
Office:
Como Instalar o Microsoft Query:
Como padro, o Microsoft Query instalado automaticamente na primeira vez que voc usa um comando ou recurso que
recupera dados externos. Use este procedimento se o Microsoft Query tornou-se no disponvel quando voc instalou o
Microsoft Office ou o Microsoft Excel em seu sistema. Caso o Microsoft Query no esteja instalado e disponvel, utilize os
seguintes passos para instala-lo:
1. Feche todos os programas abertos.
2. No menu Iniciar, aponte para Configuraes e clique em Painel de controle.
3. Clique duas vezes em Adicionar/remover programas.
4. Clique na guia Instalar/desinstalar, clique em Microsoft Office 2000 ou Microsoft Excel 2000 e, em seguida, clique em
Adicionar/remover.
5. Na caixa de dilogo que for exibida, clique em Adicionar ou remover recursos.
6. Clique na caixa prxima a Ferramentas do Office e, em seguida, clique no cone prximo a Microsoft Query para
selecionar o tipo de instalao desejado.
7. Clique em Atualizar agora e siga as instrues para concluir a instalao.
Observao: Ajuda do Query A Ajuda do Microsoft Query instalada automaticamente quando voc instala o Microsoft
Query.
O Microsoft Query um programa que traz dados de fontes externas para outros programas do Microsoft Office -
principalmente para o Microsoft Excel. Se voc usar o Query para recuperar dados de arquivos e bancos de dados
corporativos, no ser preciso digitar novamente os dados a serem analisados no Excel. Tambm possvel atualizar os
relatrios e resumos do Excel automaticamente a partir do banco de dados da fonte original sempre que o banco de dados for
atualizado com novas informaes.
Observe as vantagens em se utilizar o Microsoft Query. O que acontece, normalmente, nas empresas que os relatrios so
impressos a partir dos sistemas da empresa. A pessoa responsvel por analisar os dados do relatrio impresso, digita-os
novamente no Excel, para poder usar as ferramentas de anlise que veremos no Mdulo 3. Porm estes passos so
desnecessrios, uma vez que com o Microsoft Query possvel retornar os dados do banco de dados da empresa, diretamente
para uma planilha do Excel.
Detalhes sobre o Microsoft Query:
Tipos de bancos de dados que podem ser acessados: Voc pode recuperar dados de vrios tipos de bancos de dados,
inclusive do Microsoft Access, Microsoft SQL Server e do Microsoft SQL Server OLAP Services. Tambm possvel
recuperar dados de listas do Excel e de arquivos de texto. Veja, a seguir, uma lista de tipos de bancos de dados que podem ser
acessados com o Microsoft Query:
O Microsoft Office fornece drivers que podem ser usados para recuperar dados das seguintes fontes de dados:
Microsoft SQL Server OLAP Services (provedor OLAP)
Microsoft Access 2000
dBASE
Microsoft FoxPro
Microsoft Excel
Oracle
Paradox
SQL Server
Bancos de dados de arquivos de texto
Observao: Voc pode usar drivers de ODBC ou drivers de fontes de dados de outros fabricantes para obter informaes
sobre outros tipos de bancos de dados que no esto listados aqui, inclusive outros tipos de bancos de dados OLAP. Para
obter informaes sobre outros drivers que podem estar disponveis na Microsoft, consulte o arquivo xlleia8.txt, o qual
instalado na pasta onde o Office foi instalado, normalmente em C:\Arquivos de Programas\Microsoft Office. Para obter
informaes sobre como instalar um driver de ODBC ou um driver de fonte de dados que no esteja listado aqui nem no
arquivo xlleia8.txt, consulte a documentao do banco de dados ou contate o fornecedor do banco de dados.
No Excel, voc tambm pode recuperar dados de pginas da Web, mas no precisa do Query para fazer isso. Para obter
informaes sobre como recuperar dados de pginas da Web, consulte a Lio 8 e a Lio 9 .
Como selecionar dados de um banco de dados? Para recuperar dados de um banco de dados, crie uma consulta, que uma
pergunta que voc faz sobre dados armazenados em um banco de dados externo. Por exemplo, se os dados estiverem
armazenados em um banco de dados do Access, talvez voc deseje saber o valor das vendas de um determinado produto por
regio. possvel recuperar uma parte dos dados selecionando somente os dados do produto e da regio a serem analisados e
omitindo os dados desnecessrios. Aprenderemos a criar consultas nas prximas lies deste Mdulo.
Na Figura 2.27 temos um exemplo de uma consulta criada com o Microsoft Query com base em dados de um banco de dados
do Microsoft Access - arquivo .mdb.
Figura 2.27 - Consulta baseada em dados de um arquivo do Microsoft Access.
Com o Query, voc pode selecionar as colunas de dados desejadas e trazer somente esses dados para o Excel. Observe
tambm que foram feitas consolidaes dos dados, com o total de vendas por regio.
Atualizar a planilha em uma operao: Depois que voc tiver dados externos em uma pasta do Excel, sempre que o banco
de dados for alterado, voc poder atualizar os dados para atualizar a anlise - sem que seja preciso recriar os relatrios de
resumo e grficos. Por exemplo, possvel criar um resumo de vendas mensal e atualiz-lo todos os meses quando novas
estimativas de vendas surgirem. Tambm possvel configurar um intervalo para que as atualizaes ocorram
automaticamente, conforme explicado na Lio 9.
Usar o Query para recuperar dados: So necessrias trs etapas para trazer dados externos para o Excel com o Query:
Configurar uma fonte de dados a ser conectada ao banco de dados.
Usar o Assistente de consulta para selecionar os dados desejados.
Retornar os dados ao Excel, onde voc pode format-los, resumi-los e criar relatrios a partir deles.
1) Configurar fontes de dados:
O que uma fonte de dados? Uma fonte de dados um conjunto de informaes armazenadas que permite ao Microsoft
Excel e ao Microsoft Query conectarem-se a um banco de dados externo. Quando voc usar o Query para configurar uma
fonte de dados, nomeie a fonte de dados e fornea o nome e local do banco de dados ou servidor, o tipo do banco de dados e
informaes sobre o seu logon e senha. As informaes tambm incluem o nome de um driver de ODBC ou de um driver de
fonte de dados, que um programa que faz conexes com um tipo especfico de banco de dados. Para alguns tipos de banco
de dados externo (cubos OLAP), tudo o que voc precisa fazer para recuperar os dados, configurar uma fonte de dados.
Como o Query usa fontes de dados ? Depois que voc configurar uma fonte de dados para um determinado banco de dados,
poder us-la sempre que desejar criar uma consulta para selecionar e recuperar dados desse banco de dados - sem precisar
digitar novamente todas as informaes sobre a conexo. O Query usa a fonte de dados para conectar-se ao banco de dados
externo e mostra os dados disponveis. Aps criar a consulta e retornar dados ao Excel, o Query recupera os dados e fornece
pasta de trabalho do Excel informaes sobre a consulta e a fonte de dados para que voc se reconecte ao banco de dados
quando desejar atualizar os dados.
Em resumo, a fonte de dados a ponte entre o Excel e os dados externos, independente do formato no qual estejam estes
dados. Uma fonte de dados o meio atravs do qual o Query e o Excel se conectam a um determinando banco de dados e
recuperam dados, conforme indicado na Figura 2.28:
Figura 2.28 - Fonte de dados.
2) Definir a consulta:
Aps ter configurado a fonte de dados, o prximo passo criar a consulta. Na consulta voc especifica quais dados sero
retornados. Podemos criar consultas que retornam campos de uma ou mais tabelas, podemos especificar critrios de
filtragem, de ordenao e de agrupamento.
Para criar consultas vamos usar o Assistente de consulta para a maioria das consultas O Assistente de consulta, que faz parte
do Microsoft Query, destinado a usurios inexperientes na criao de consultas. O assistente facilita a seleo e a
importao de dados de diferentes tabelas e campos para o seu banco de dados. Depois que selecionar os dados, voc
tambm pode usar o assistente para filtrar e classificar os resultados da consulta. possvel usar o Assistente de consulta para
criar uma consulta completa ou iniciar uma consulta que ser alterada diretamente no Query.
Trabalhar diretamente no Query para outros tipos de consultas : Se voc estiver familiarizado com a criao de
consultas ou desejar criar uma consulta mais complexa, poder trabalhar diretamente no Query. Por exemplo, se voc fez o
curso de Access Bsico: ( http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/accessbasico.asp ) ir sentir-se vontade em trabalhar
diretamente no Query. possvel usar o Query para exibir e alterar consultas que voc comeou a criar no Assistente de
consulta ou criar novas consultas sem usar o assistente.
Use o Query diretamente quando desejar criar consultas que faam o seguinte:
Selecionar dados especficos a partir de um campo : Em um banco de dados grande, talvez voc deseje escolher alguns
dos dados em um campo e omitir os dados desnecessrios. Por exemplo, se precisar de dados para dois dos produtos em um
campo que possui informaes para muitos produtos, poder usar critrios para selecionar dados para somente dois produtos
desejados. Aprenda sobre como usar critrios.
Recuperar dados com base em diferentes critrios cada vez que uma consulta for executada : Se voc precisa criar o
mesmo relatrio ou resumo do Excel para diversas reas nos mesmos dados externos - como um relatrio de vendas separado
para cada regio - poder criar um tipo de consulta chamado consulta de parmetros. Ao executar uma consulta de
parmetros, voc solicitado a fornecer os dados a serem usados como critrio quando a consulta selecionar os registros. Por
exemplo, uma consulta de parmetros pode solicitar que voc digite uma regio especfica e possvel usar essa consulta
novamente para criar cada um dos relatrios de vendas regionais. Aprenda sobre consultas de parmetros no curso de Access
Bsico: ( http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/accessbasico.asp ).
Combinar dados de diferentes formas : Voc pode usar o Query para combinar ou relacionar os dados de diferentes tabelas
no seu banco de dados. Por exemplo, se tiver uma tabela de informaes sobre vendas de produtos e uma tabela com
informaes sobre os clientes, poder relacionar essas tabelas de modo a mostrar os clientes que no fizeram compras
recentemente. Aprenda sobre como relacionar tabelas no curso de Access Bsico: (
http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/accessbasico.asp ).
3) Trabalhar com os dados no Microsoft Excel:
Uma vez executada a consulta, os dados estaro disponveis para serem utilizados no Excel.
Aps criar uma consulta no Assistente de consulta ou no Microsoft Query, voc pode retornar os dados para uma planilha do
Microsoft Excel. Os dados se tornam um intervalo de dados externos ou um relatrio de tabela dinmica que pode ser
formatado, analisado e atualizado.
Formatar e analisar os dados : No Excel, voc pode usar ferramentas com as quais est familiarizado, como Assistente de
grfico ou subtotais automticos, para apresentar e resumir os dados. possvel formatar os dados, e sua formatao ser
mantida quando os dados externos forem atualizados a partir do banco de dados de origem. Se colunas de frmulas forem
adicionadas ao intervalo de dados externos, as frmulas podero ser copiadas automaticamente para quaisquer linhas novas
adicionadas ao intervalo quando voc atualizar os dados. Voc pode usar seus prprios rtulos de coluna em vez de nomes de
campo e adicionar os nmeros de linha automaticamente. Para obter informaes sobre como controlar a formatao e o
layout de um intervalo de dados consulte o curso de Excel Bsico, no seguinte endereo:
http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp
Usar consultas novamente e compartilh-las : No Assistente de consulta e no Query, voc pode salvar um arquivo de
consulta .dqy, que poder ser modificado, usado novamente e compartilhado. O Excel pode abrir arquivos .dqy diretamente,
permitindo que voc e outros usurios criem intervalos de dados externos adicionais a partir da mesma consulta.
Atualizar dados externos : Quando voc atualiza dados externos, executa a consulta para recuperar quaisquer dados novos
ou alterados que correspondam s suas especificaes. possvel atualizar uma consulta no Query e no Excel. O Excel
fornece vrias opes para a atualizao de consultas, inclusive a atualizao de dados sempre que a pasta de trabalho for
aberta e atualizada automaticamente em intervalos programados. Voc pode continuar trabalhando no Excel enquanto os
dados esto sendo atualizados e tambm pode verificar o status enquanto os dados esto sendo atualizados.
Bem, chega de teoria. Nas prximas lies aprenderemos a usar o Microsoft Query para criar uma srie de consultas
baseadas em dados de fontes externas.