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C V 7 . 3

N. , Ttulo

7.3 Mail Merge

Introduo/Objectivos

A impresso em srie tem por objectivo criar vrias cpias do

mesmo documento e preencher cada uma das cpias com
dados exclusivos de uma base de dados ou de um ficheiro
externo. Por exemplo, poder querer imprimir a mesma carta
de formulrio para 500 destinatrios diferentes e incluir o
nome de cada destinatrio na linha de saudaes.

Pode utilizar a impresso em srie para criar cartas de

formulrio, envelopes, etiquetas, mensagens de correio
electrnico e listagens do tipo directrio.

Recursos

MS Word

MS Outlook (ou outro cliente MAPI 32)

Tempo

30 minutos

Desenvolvimento

Pode transformar qualquer documento do Word num

documento de impresso em srie mediante a especificao
de uma "origem de dados" para a impresso em srie. A
origem de dados uma base de dados ou um ficheiro externo
que contm as informaes que pretende intercalar no
documento.

Depois de ligar o documento origem de dados, so

introduzidos campos de intercalao (MERGE) no documento,
nos locais onde pretende que as informaes da origem de

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dados sejam apresentadas. Os campos MERGE so uma

espcie de marcadores de posio para os dados que sero
adicionados ao documento a partir da origem de dados.

O passo final consiste em enviar os resultados da impresso

em srie para um novo documento, directamente para a
impressora ou directamente para o programa de correio
electrnico, no caso de o documento de impresso em srie
ser uma mensagem de correio electrnico.

Quais so os tipos de dados que o Word pode utilizar?

Para obter os respectivos ficheiros de dados, o Word poder

ser ligado a outros documentos do Word, ao livro de
endereos do Outlook, a ficheiros de livros do Excel, ficheiros
de bases de dados do Access, ficheiros de texto delimitado por
vrgulas ou ficheiros de texto delimitado por tabulaes, bem
como a uma variedade de outros formatos de bases de dados.
Caso ainda no tenha um ficheiro de dados, o Word poder
ajud-lo a criar um.

Cada ficheiro de dados composto por "registos", que

constituem as entradas individuais da origem de dados. Por
sua vez, cada registo composto por "campos", que
correspondem a informaes especficas existentes em cada
um dos registos. Por exemplo, se a origem de dados for uma
lista de nomes e de endereos de correio, cada registo
representa uma pessoa diferente da lista, sendo que cada
campo representa uma parte diferente do endereo de
correio. Uma lista de correio normal contm campos como,
por exemplo, Nome, Apelido, Endereo, Localidade, Distrito e
Cdigo postal.

Para obter informaes adicionais sobre como configurar

origens de dados de impresso em srie, clique nos nmeros
de artigo existentes abaixo para visualizar os artigos na base
de dados de conhecimento da Microsoft (Microsoft
Knowledge Base):

Como estruturar e configurar uma lista de endereos de

impresso em srie

No Microsoft Word, possvel criar uma nova lista de

endereos a partir do Assistente de impresso em srie.
Quando escolher "Passo 3: Seleccionar destinatrios" no
assistente, a opo Escrever uma nova lista est disponvel.
Esta opo cria a lista de endereos.

Outro mtodo consiste em criar uma lista de endereos a

partir de uma tabela do Word. tambm possvel utilizar

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qualquer formato semelhante ao de uma base de dados, tal

como um ficheiro de texto com campos separados por vrgulas
(.csv) ou tabulaes e registos separados por marcas de
pargrafo.

Numa lista de endereos, cada categoria de informaes,

como, por exemplo, apelido, constitui um campo. O conjunto
de campos que compem as informaes sobre uma pessoa
designa-se por registo.

Como utilizar contactos do Outlook numa impresso em srie

do Word

Para efectuar uma impresso em srie no Word 2002 com

uma lista de contactos do Outlook, siga estes passos, a partir
do passo 5:

1. Clique em Seleccionar destinatrios.

2. Em Seleccionar destinatrios, clique em Seleccionar

contactos do Outlook. Em Seleccionar a partir dos
contactos do Outlook, clique em Escolher a pasta de
contactos.

3. Na caixa de dilogo Seleccionar pasta da lista de

contactos, seleccione a lista de contactos que pretende
utilizar e, em seguida, clique em OK.

4. Na caixa de dilogo Destinatrios da impresso em

srie, faa as alteraes pretendidas e, em seguida,
clique em OK.

5. Clique em Seguinte: Escreva a carta e prossiga o

processo.

Como efectuar uma impresso em srie?

O Microsoft Word 2002 tem uma ferramenta chamada

Assistente de impresso em srie que orienta o utilizador
em cada passo do processo de impresso em srie. Este
assistente substitui o Gestor da impresso em srie de
verses anteriores do Word.

Para aceder ao Assistente de impresso em srie, clique no

menu Ferramentas do Word, aponte para Cartas e mailings e,
em seguida, clique em Assistente de impresso em srie.

Introduo

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1. Se tiver um documento com o texto automtico que

pretende utilizar, abra-o. Se pretender criar uma nova
carta de formulrio, clique no boto Novo na barra de
ferramentas Padro.

2. No menu Ferramentas, aponte para Cartas e mailings e,

em seguida, clique em Assistente de impresso em
srie.

Passo 1 de 6: Seleccione o tipo de documento

1. No painel de tarefas Impresso em srie, clique em

Cartas. Isto permitir-lhe- enviar cartas para um grupo
ou pessoas e personalizar os resultados da carta que
cada pessoa recebe.

2. Clique em Seguinte: Iniciar o documento.

Passo 2 de 6: Seleccionar o documento inicial

1. Escolha uma das trs opes seguintes:

Utilize o documento actual: utilize o documento

actualmente aberto como documento principal.

A partir de um modelo: seleccione um dos

modelos de impresso em srie prontos a utilizar.

A partir de documento existente: abra um

documento existente para utilizar como
documento principal de impresso em srie.

2. No painel de tarefas Impresso em srie, clique em

Seguinte: Seleccionar destinatrios.

Passo 3 de 6: Seleccionar destinatrios

Quando abre ou cria uma origem de dados utilizando o

Assistente de impresso em srie, est a indicar ao Word que
utilize um conjunto especfico de informaes variveis para a
impresso em srie. Utilize um dos seguintes mtodos para
anexar o documento principal origem de dados.

Mtodo 1: Se estiver a utilizar uma origem de dados

existente

Para utilizar uma origem de dados existente, siga estes

passos:

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1. No painel de tarefas Impresso em srie, clique em

Utilizar uma lista existente.

2. Na seco Utilizar uma lista existente, clique em

Procurar.

3. Na caixa de dilogo Seleccionar origem de dados,

seleccione o ficheiro q ue contm as informaes
variveis que pretende utilizar e, em seguida, clique em
Abrir.

NOTA: se a origem de dados no constar da lista de

ficheiros, escolha a unidade e pasta adequadas. Se
necessrio, seleccione a opo apropriada na lista
Ficheiros do tipo. Seleccione o ficheiro e, em seguida,
clique em Abrir.

O Word apresenta a caixa de dilogo Destinatrios da

impresso em srie. Se desejar, pode ordenar e editar
os dados.

4. Clique em OK para regressar ao documento principal.

Repare na barra de ferramentas Impresso em srie.

5. Guarde o documento principal.

Quando guarda o documento principal nesta altura,

tambm est a guardar a origem de dados e a anex-la
ao documento principal.

6. Escreva o nome que pretende atribuir ao documento

principal e, em seguida, clique em Guardar.

Mtodo 2: Se estiver a utilizar nomes de uma lista de

contactos do Outlook

Para utilizar uma lista de contactos do Outlook, siga estes

passos:

1. No painel de tarefas Impresso em srie, clique em

Seguinte: Seleccionar destinatrios.

2. Clique em Seleccionar contactos do Outlook.

3. Na seco Seleccionar a partir dos contactos do

Outlook, clique em Escolher a pasta contactos do
Outlook.

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4. Na caixa de dilogo Seleccionar pasta da lista de

contactos, seleccione a pasta Contactos do Outlook que
pretende e, em seguida, clique em OK.

O Word apresenta a caixa de dilogo Destinatrios da

impresso em srie. Se desejar, pode ordenar e editar
os dados.

5. Clique em OK para regressar ao documento principal.

Mtodo 3: Se estiver a escrever os nomes e endereos pela

primeira vez

Para criar uma nova base de dados, siga estes passos:

1. No painel de tarefas Impresso em srie, clique em

Seguinte: Seleccionar destinatrios.

2. Clique em Escrever uma nova lista.

3. Clique em Criar.

apresentada uma caixa de dilogo Nova lista de

endereos. Nesta caixa de dilogo, introduza as
informaes sobre o endereo para cada registo. Se no
existirem informaes para um campo especfico, deixe
a caixa em branco. Por predefinio, o Word ignora os
campos em branco, pelo que a impresso em srie no
ser afectada se existirem entradas em branco no
formulrio de dados. O conjunto de informaes
existente em cada um dos formulrios constitui um
registo de dados.

4. Depois de escrever as informaes de um registo, clique

em Nova entrada para avanar para o registo seguinte.
Para eliminar um registo, clique em Eliminar entrada.
Para procurar um registo especfico, clique em
Localizar entrada. Para filtrar ou ordenar os registos,
clique em Filtrar e ordenar.

NOTA: se pretender personalizar a lista de endereos,

clique em Personalizar. Na caixa de dilogo Personalizar
lista de endereos, pode adicionar, eliminar, mudar o
nome e reordenar os campos de impresso em srie.

5. Na caixa de dilogo Nova lista de endereos, clique em

Fechar. Na caixa de dilogo Guardar lista de endereos,
escreva o nome que pretende atribuir origem de

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dados na caixa Nome do ficheiro e, em seguida, clique

em Guardar.

6. Na caixa de dilogo Destinatrios da impresso em

srie, efectue as alteraes pretendidas e, em seguida,
clique em OK.

7. Clique em Seguinte: Escrever a carta para concluir a

configurao da carta.

A barra de ferramentas Impresso em srie

apresentada.

8. Guarde o documento principal.

Quando guarda o documento principal nesta altura,

tambm est a guardar a origem de dados e a anex-la
ao documento principal.

9. Escreva o nome que pretende atribuir ao documento

principal e, em seguida, clique em Guardar.

Para avanar para o passo seguinte, clique em Seguinte:

Escrever a carta.

Passo 4 de 6: Escreva a carta

Neste passo, o utilizador configura o documento principal.

1. Escreva ou adicione texto e grficos que pretenda

incluir na carta.

2. Adicione os cdigos de campo onde pretende que as

informaes variveis sejam apresentadas. No painel de
tarefas Impresso em srie, dispe de cinco opes:

Bloco de endereos: utilize para inserir um

endereo formatado.

Linha de saudaes: utilize para inserir uma

saudao formatada.

Franquia electrnica: utilize para inserir a

franquia electrnica.

NOTA: esta opo requer um programa de software

de franquia instalado no computador.

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Cdigo de barras postal: utilize para inserir um

cdigo de barras postal.

Mais itens: insira campos de impresso em srie

individuais. Quando clica em Mais itens, a caixa
de dilogo Inserir campo de impresso em srie
apresentada. Certifique-se de que o cursor est
onde pretende inserir as informaes da origem
de dados antes de clicar em Mais itens. Na caixa
de dilogo Inserir campo de impresso em srie,
clique no campo de impresso em srie que
pretende utilizar e, em seguida, clique em Inserir.

NOTA: pode inserir todos os campos e, em seguida,

voltar atrs e adicionar espaos ou pontuao.
Poder tambm inserir um campo de cada vez,
fechar a caixa de dilogo Inserir campo de
impresso em srie, adicionar espaos ou pontuao
que pretenda e, em seguida, repetir este passo para
cada campo de impresso em srie adicional que
pretenda utilizar. Tambm pode formatar (aplicar a
formatao negrito ou itlico) os campos de
impresso em srie, como se fosse texto normal.

3. Quando terminar de editar o documento principal,

clique em Guardar ou Guardar como no menu Ficheiro.
Atribua um nome ao ficheiro e, em seguida, clique em
Guardar. Para avanar para o passo seguinte, clique em
Seguinte: Pr-visualizar as cartas.

Passo 5 de 6: Pr-visualizar as cartas

Este passo permite-lhe pr-visualizar os dados intercalados,

carta a carta. Tambm pode efectuar alteraes lista de
destinatrios ou personalizar cartas individuais.

Para avanar para o passo seguinte, clique em Seguinte:

Concluir a intercalao.

Passo 6 de 6: Concluir a intercalao

Este passo intercala as informaes variveis com a carta de

formulrio. Pode utilizar uma das seguintes opes para fazer
a impresso em srie:

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1. Imprimir: seleccione esta opo para enviar o

documento intercalado directamente para a impressora.
No poder visualizar o documento no ecr. Quando
clica em Imprimir, apresentada a caixa de dilogo
Enviar a impresso em srie para a impressora. Na
caixa de dilogo Enviar a impresso em srie para a
impressora, pode escolher os registos a intercalar.
Quando clica em OK, apresentada a caixa de dilogo
Imprimir. Clique em Imprimir para imprimir o
documento da impresso em srie.

2. Editar cartas individuais: seleccione esta opo para

visualizar o documento intercalado no ecr. Quando
clica em Editar cartas individuais, a caixa de dilogo
Enviar a impresso em srie para um novo documento
apresentada. Nesta caixa de dilogo, pode escolher os
registos a intercalar. Quando clica em OK, os
documentos so intercalados num novo documento do
Word. Para imprimir o ficheiro, clique em Imprimir no
menu Ficheiro.

possvel ainda utilizar este assistente para criar etiquetas

de endereo, criar envelopes, criar mensagens de correio
electrnico, criar faxes ou criar uma lista.

Forma de entrega

Documentos gerados pelo exerccio.

Perfil, DeltaConsultores e ISPA

Ficheiro: 369783114.doc

Impresso em: 25-10-2017