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Tpicos de Fundamentos e Formao em Bibliote-

conomia e Cincia da Informao

Introduo organizao de arquivos:


conceitos arquivsticos para bibliotecrios

Cibele Arajo Camargo Marques dos Santos


Charlley dos Santos Luz
Francisco Lopes Aguiar

Se este livro trata de tpicos de ensino de bibliotecono-


mia, ento por que abordar conceitos de arquivo? A formao
de um profissional da informao precisa cada vez mais aten-
der a realidade de uma prxis profissional que abrange servi-
os e sistemas de informao, bibliotecas, arquivos e centros
de memria em instituies pblicas e privadas, organiza-
es e empresas, trabalhando em muitos casos com informa-
es orgnicas, e colees em diferentes formatos, inclusive
digitais, exigindo dos futuros bibliotecrios que conheam o
trabalho tcnico e a organizao de acervos e arquivos com
documentos diversos.
Assim, consideramos que necessrio preservar as es-
pecificidades das reas de Biblioteconomia e Arquivologia e
respeitar os limites de atuao profissional. Desta forma, o
objetivo deste captulo desenvolvido a partir da disciplina
optativa ministrada no Curso de Biblioteconomia da ECA
-USP em 2014 apresentar as noes bsicas e princpios de
organizao abordando tambm aspectos cientficos, man-
tendo as pontes conceituais entre estas reas da Cincia da
Informao.

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Jos Fernando Modesto da Silva e Francisco Carlos Paletta

Sabendo da importncia, por parte do bibliotecrio, de


compreender os aspectos tericos e prticos, definimos por
trazer a noo de identificao da documentao arquivstica
para o entendimento da informao orgnica e os parme-
tros organizacionais da rea. fundamental conhecer a na-
tureza dos documentos acumulados ao longo das atividades
de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas para a
organizao de arquivos, observando teorias, mtodos e tc-
nicas e abordando alguns aspectos contemporneos da Ar-
quivstica.
Assim, o profissional poder lidar de forma adequada
com a informao arquivstica e os princpios desta, conhecer
os conceitos principais de Arquivologia e Gesto Documen-
tal, classificao e a tipologia documental, identificando as
caractersticas e a aplicao dos instrumentos arquivsticos
como tabela de classificao, destinao, temporalidade, qua-
dro de arranjo, alm dos recursos da descrio arquivstica.

Conceitos de Arquivstica
Entendemos a Cincia da Informao como plataforma
integradora das Trs Marias, como proposto por Smit (2000),
composta por: Arquivos e Arquivologia; Bibliotecas e Biblio-
teconomia e Museus e Museologia, considerando ainda que
em muitas instituies e colees estas fronteiras so tnues.
Mesmo diante deste quadro terico-metodolgico, no caso
da Arquivologia possvel apontar como similaridades, ou
aquilo que as une, dois elementos: a informao e o usurio.
Observamos uma interdisciplinaridade bvia e a infor-
mao como elemento central das trs cincias, no caso dos
arquivos, os documentos arquivsticos e atualmente a deno-
minada informao arquivstica. Assim, vemos uma trplice
dimenso do objeto da Arquivstica: os arquivos, os docu-
mentos de arquivo e a informao arquivstica.

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Tpicos para o Ensino de Biblioteconomia

sempre importante lembrar que o desenvolvimen-


to da escrita surge da necessidade de registro de atividades
administrativas e transaes comerciais e no momento em
que se criaram smbolos inscritos em suportes, comeou-se
acumular documentos para pesquisa futura, sendo possvel
afirmar que a Arquivologia surgiu com a escrita, ou at que
a escrita surgiu aps a formao dos arquivos primitivos da
humanidade.
As abordagens tradicionais tratam a Arquivologia
como um campo que tem por objetivo o conhecimento dos
arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem observa-
dos na sua constituio, organizao, desenvolvimento e uti-
lizao. Outro ponto a destacar refere-se ao nome do campo.
O mais comum usar Arquivologia e Arquivstica, como
sinnimos. Alguns autores da rea consideram a Arquivolo-
gia para a cincia e Arquivstica como disciplina ou tcnica.
Portanto,
Essa uma opo pragmtica no sentido de aprovei-
tar uma situao que j se encontra estabelecida no pas
o uso de ambos os termos , reorientando a interpretao
atual de sinonmia entre eles. Entretanto acreditamos que,
no mbito internacional, com reflexo na realidade brasilei-
ra, provvel que a mudana paradigmtica ora em curso
na rea tem influenciado a consolidao da denominao
Arquivstica (SANTOS, 2011, p. 103).

Neste captulo, optamos por usar Arquivstica, acom-


panhando a mudana paradigmtica da rea, abordando os
conceitos basilares e tambm atualizando as discusses do
campo, pois a noo de informao arquivstica aproxima
ainda mais a Arquivstica da Cincia da Informao.
Isto feito, vamos falar de arquivo. Segundo o dicion-
rio de terminologia arquivstica, trata-se de um conjunto de
documentos que, independente da natureza ou do suporte,
so reunidos por acumulao ao longo das atividades de pes-

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soas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas (ARQUIVO


NACIONAL, 2005). Este um conceito clssico que destaca
alguns princpios como o de cumulatividade (os documentos
sao reunidos por acumulao) e de organicidade (reunidos ao
longo das atividades realizadas). Do ponto de vista legal, a Lei
dos Arquivos de 1991, destaca que
Arquivo so os conjuntos de documentos produzi-
dos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter
pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio
de atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza
dos documentos (Lei no 8.159, de 08-01-1991, Art. 2o).

Outro conceito bsico o de documento. Primeiro fa-


lamos dele no conceito genrico, para depois abordar o do-
cumento arquivstico. O documento poderia ser considerado
como SUPORTE (de lminas de pedra a bytes) com alguma
INFORMAC AO registrada, ento o suporte o material no
qual so registradas as informaes. J a informao o ele-
mento referencial, a noo, ideias ou mensagens contidas
em um documento. Logo, do ponto de vista da Arquivstica,
podemos entender o documento como uma unidade de re-
gistro de informaes, em qualquer suporte ou formato, sus-
cetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa. (ARQUIVO
NACIONAL, 2005).
Quanto ao documento de arquivo, trata-se de
Informao registrada, independente da forma ou do
suporte, produzida ou recebida no decorrer das ativida-
des de uma instituio ou pessoa, dotada de organicidade,
que possui elementos constitutivos suficientes para servir
de prova dessas atividades (CONSELHO NACIONAL DE
ARQUIVOS, 2004, p. 7).

Nesta definio, o aspecto orgnico o que destaca a


informao arquivstica de outros tipos de informao e defi-
ne parmetros de organizao da mesma. Outra definio do

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Tpicos para o Ensino de Biblioteconomia

Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que assume a


organicidade, cumulatividade e a independncia do suporte
Documento produzido (elaborado ou recebido), no
curso de uma atividade prtica, como instrumento ou re-
sultado de tal atividade, e retido para ao ou referncia
(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2014, p. 18).

A abordagem orgnica mostra que o documento arqui-


vstico contm informao produzida ou recebida no decor-
rer das atividades de uma instituio ou pessoa, em sua pro-
duo que pode significar tanto a elaborao do documento
pelo prprio organismo, como a recepo e guarda. O carter
orgnico do arquivo refere-se a gnese documental do pr-
prio ciclo de produo e uso da documentao.
Este ciclo compreende uma entrada, materiais, servios
e informaes, processada e agregada a cadeias de valores,
onde so executadas atividades fins e atividades meio. Du-
rante estes processos ocorrem uso e produo documental.
Ao final do ciclo, h sada de materiais, servios e informa-
es, que alimentam uma nova cadeia de produo e gerao.
Este carter orgnico originado nas estruturas das institui-
es atravs de funes desempenhadas.
Para encerrar esta parte de conceitos iniciais vale lem-
brar sobre a noo de fundo que surge no quadro teri-
co-conceitual da Arquivologia para orientar suas prticas
organizativas e contrapor a noo de coleo comumente
utilizada na Biblioteconomia.
Alm disso, a natureza dos arquivos e administrativa,
e jurdica, e informacional, e probatria, e orgnica, e serial,
e contnua, e cumulativa. A soma de todas estas caracters-
ticas faz do arquivo uma instituio nica e inconfundvel
(BELLOTTO, 2005).
J o conceito de informao arquivstica, para Lopes
(1996 p. 32), refere-se a uma informao orgnica registra-

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da, isto e, informao contida em documento arquivstico.


Assim, a qualificao orgnica, como j vimos, refere-se ao
vnculo a um processo executado por alguma atividade.
Desta forma, em uma comparao inicial entre os pro-
cedimentos de organizao da informao na Bibliotecono-
mia e na Arquivstica podemos, por exemplo, dizer que os
livros e outros materiais de uma biblioteca so descritos para
divulgao e acesso, sendo tratados como unidades com t-
tulo, autor e assunto definidos, enquanto os documentos de
arquivo so o resultado de uma atividade desempenhada por
conta de uma funo e so organizados em conjunto de acor-
do com estas funes.
No entanto, existem informaes no orgnicas, que
podem de acordo com a necessidade ser incorporadas a um
arquivo. Segundo Luz (2013), estas informaes podem ser:
documentao promocional, legislao de interesse geral,
manuais de procedimentos, normas de redao, recortes de
peridicos sobre assuntos de interesses diversos, modelos
de preenchimento de formulrios, textos usados como re-
ferncia.
Vale destacar tambm, a diferena no processo de
aquisio de acervos biblioteconmicos e arquivsticos. Em
uma biblioteca, os documentos do acervo so adquiridos por
compra ou doao, a partir de uma poltica de acervo com-
patvel com o tipo de biblioteca: pblica, infantil, escolar, es-
pecializada ou acadmica.
Por outro lado, no caso dos arquivos, como a cumu-
latividade uma caracterstica intrnseca, os documentos
no so objeto de coleo com escolha artificial a partir de
um objetivo institucional, mas sim, resultado da acumula-
o natural no decurso de atividades administrativas ou pro-
fissionais (arquivos institucionais) ou individuais (arquivos
pessoais).

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Tpicos para o Ensino de Biblioteconomia

Assim a organizao de um arquivo ter uma classifi-


cao aplicada individualmente a cada arquivo que respeita-
ra as particularidades da instituio produtora, com base em
suas funes e atividades desempenhadas em seus processos
internos. No h um arranjo pre-estabelecido, no existe um
sistema de classificao como CDU (Classificao Decimal
Universal) ou CDD (Classificao Decimal de Dewey) para
arquivos.
Cabe neste momento destacar os princpios arquivs-
ticos clssicos, que constituem a demarcao da diferena
entre a Arquivstica e as outras cincias documentrias. So
eles: (A) Princpio da Provenincia, (B) Princpio da Orga-
nicidade, (C) Princpio da Unicidade, (D) Princpio da In-
divisibilidade ou Integridade e (E) Princpio da Cumulativi-
dade (ARQUIVO NACIONAL, 2005; BELLOTO, 2008). Na
sequncia apresentamos as definies destes princpios:
(A) Provenincia: este princpio tem um vnculo
histrico com a Revoluo Francesa, pois a Frana foi o pri-
meiro Estado a declarar os arquivos pblicos como um bem
da sociedade, assim diz respeito ao fato de que arquivos de
uma instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva
individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produ-
o, no devendo ser mesclado a outros.
Este princpio importante para garantir a autentici-
dade, por meio da manuteno da integridade do fundo de
arquivo. Por isso, conhecido tambm como Princpio do
Respeito aos Fundos. Subentende-se que os documentos
constituem-se num reflexo fiel das atividades desenvolvidas,
ou seja, so imparciais.
(B) Organicidade: j falamos bastante deste princ-
pio que o reflexo das relaes administrativas orgnicas,
representadas nos nveis e unidades documentais. Ao pensar
em organicidade, devemos lembrar que os arquivos refletem

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Jos Fernando Modesto da Silva e Francisco Carlos Paletta

a estrutura, funes e atividades da instituio produtora e


acumuladora em suas relaes internas ou com a sociedade.
(C) Unicidade: por terem sido produzidos num con-
texto nico, por meio de estrutura, funes e atividades es-
pecficas, independentemente do tipo, suporte ou gnero, os
documentos arquivsticos originais so nicos. Assim, quan-
do o documento produzido em mais de uma via ou cpia,
apenas uma delas ser preservada. Quando informao
contida em mais de uma espcie documental, como impres-
sos ou materiais publicitrios, por exemplo, ser preservado
um nico exemplar.
(D) Integridade: os fundos de arquivo devem ser
preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio
no autorizada ou adio indevida, pois assim representam
sua organicidade e se mantem ntegros. A integridade garan-
te a imparcialidade dos documentos, pois isso deve ser o re-
flexo fiel das aes do seu produtor.
(E) Cumulatividade: o arquivo tem formao na-
tural e progressiva, como j mencionado anteriormente. Os
itens documentais de um arquivo no so escolhidos previa-
mente para serem acumulados, eles se acumulam medida
que so produzidos e utilizados. Pode-se garantir uma boa
cumulatividade ao padronizar a gnese documental e aplicar
uma boa classificao em sua organizao.
Assim, considerando estes princpios, a organizao de
arquivos ocorre em nveis e respeitando o contexto de pro-
duo, de forma que, no tem seus documentos organizados
por itens como primeira opo.
Cada arquivo nico, retrato do ambiente orgnico
que o criou, portanto
O Conselho Internacional de Arquivos, ao editar a
norma para descrio de arquivos ISAD(G) indica pro-
cedimentos baseados nos princpios arquivsticos sem de-

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terminar uma estrutura fixa de organizao ou estabelecer


cdigos e ttulos. Cada arquivo merecer sempre uma anli-
se, planejamento e tratamento prprios sua conformao.
(CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2000).

Destes princpios arquivsticos podemos entender que


h a peculiaridade do produtor do arquivo, se empresa ou
instituio com caracterstica nica e se pessoa tambm, as-
sim deve ser mantido o vnculo dos documentos s aes que
realizam a atividade fim e atividade meio das instituies e a
sequncia dos documentos produzidos que so ligados entre
si por funes e atividades.
Os mesmos princpios so aplicados nos arquivos inde-
pendentemente de seu estgio no ciclo de vida documental.
Este ciclo conhecido como a Teoria das Trs Idades, ou seja,
arquivo corrente, intermedirio e permanente e foi objeto de
estudo de diversos autores da rea, correspondendo siste-
matizao do ciclo vital dos documentos de arquivo e deno-
minao que corresponde ao uso efetivo dos documentos.
O ciclo vital comea com a entrada de documentos de
provenincia externa e interna, para uso em alguma ativida-
de nos processos fim e meio da empresa. O processo fim (ou
atividade fim) corresponde misso institucional das orga-
nizaes. O ciclo de vida dos documentos e arquivos passa
pela criao ou recepo dos documentos, quando se tornam
orgnicos. Neste caso, so documentos de arquivo corrente
com alta possibilidade de uso e esto armazenados em local
prximo de quem os produz.
Quando a documentao transferida para o arquivo
intermedirio aps avaliao e eliminao, segundo critrios
definidos pela legislao e pela instituio, a possibilidade de
uso da documentao vai caindo, e j pode ir para um dep-
sito centralizado, se houver.
Ao final de prazos determinados, a documentao re-
colhida para o arquivo permanente, aps avaliao, elimina-

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o e arranjo. O valor j apenas histrico ou demonstrativo


e deve representar uma pequena percentagem de tudo que
foi criado. Nessa etapa, realizada a descrio arquivstica e
surgem os instrumentos de pesquisa.

Organizao da informao arquivstica


A organizao da informao arquivstica possui trs
operaes distintas: a classificao, a ordenao e o arqui-
vamento. A classificao a determinao das categorias ou
dos grupos entre os quais devem ser distribudos logicamen-
te e sistematicamente os documentos seguindo uma ordem
para facilitar a utilizao. Por outro lado, a ordenao a
disposio metdica dos documentos dentro da unidade de
classificao e o arquivamento a operao fsica de colocar
os documentos em pastas ou caixas orientadas pelo esquema
de classificao e pela ordenao definida.
A classificao permite ainda estruturar a organizao
dos arquivos de acordo com as trs idades (corrente ou 1.
idade, intermedirio ou 2. idade e permanente ou 3. idade)
considerando tambm a temporalidade (prazo de vigncia
dos documentos) e o arranjo em cada etapa visando estrutu-
rar a busca e o acesso aos documentos. Afinal, a classificao
de documentos de arquivo tem trs objetivos: manter o vnculo
arquivstico, fundamentar a avaliao e a descrio e possibi-
litar a recuperao da informao contida nos documentos de
arquivo (SOUSA; ARAJO JNIOR (2015 p. 149).
Portanto, essa a trade da estrutura da classificao:
a avaliao, a classificao (no arquivo corrente) e o arranjo
(no arquivo permanente), alm da Descrio Arquivstica.
Quanto classificao e arranjo existe uma confuso ter-
minolgica e estes termos so usados como instrumentos pa-
recidos, mas em etapas diferentes do ciclo documental. Na
prtica, so fases de um mesmo processo, e aps os processos
de avaliao e eliminao cada um responde por um tipo de

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Tpicos para o Ensino de Biblioteconomia

organizao dos conjuntos documentais que se alteram com


as idades. Para promover acesso, utilizado outro processo, a
descrio arquivstica.
No que se refere estrutura de representao na classifi-
cao, vale comparar a questo assunto x funo. As funes
so atribuies prprias ou naturais de uma organizao,
relacionadas misso de uma rea ou setor. J os assuntos
so divises artificiais, ligados s reas do conhecimento hu-
mano, sendo as matrias de que tratam os documentos. A
confuso ocorre por que muitas vezes palavras idnticas so
utilizadas para designar a funo e o assunto.
A segunda operao de organizao de arquivos, a or-
denao tem seu mtodo na dependncia do uso que dado
aos documentos. Existem diferentes mtodos: ordenao
alfabtica (sequncia das letras do alfabeto); ordenao cro-
nolgica (sucesso temporal ou data); ordenao geogrfica
(unidades territoriais como pases, estados, municpios, dis-
tritos, bairros etc.); ordenao numrica (sequncia numrica
atribuda aos documentos). A escolha do mtodo de ordena-
o depende do tipo de acervo organizado, de seu uso, do
tipo de arquivo e de outros fatores prprios de planejamento
de gesto arquivstica.
Os instrumentos de classificao constituem-se no
plano de classificao (ou cdigo, ou tabela, os sistemas, ou
esquema), e no quadro de arranjo ou simplesmente arran-
jo. Na elaborao do plano de classificao a denominao
das unidades de classificao possui regras para escolha do
termo que deve ser representativo do contedo da unidade
de classificao, utilizando-se quando possvel um processo
mnemnico. A estrutura sinttica no deve ter verbo, sendo
sempre nominalizada, ou seja, transformando-se verbo em
substantivo, conforme pode ser observado no exemplo a se-
guir.

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Subfuno: Controle de registro de empregados


= estrutura substantivada
Atividades: Cadastro e Criao de Ficha (de registro de
empregados);
Registro de movimentao (de registro de emprega-
dos), Arrolamento e baixa (de registro de empregados).
A funo, portanto, a agregao de atividades anlo-
gas, interdependentes, que se encadeiam num nico campo
especializado de trabalho. Sempre tem seu desenvolvimen-
to alocado em uma unidade organizacional especfica e a
funo indica o que feito, sem detalhar como feito.
Cada funo pode dar origem a um departamento, diviso
ou seo, embora no seja recomendado organizar um plano
de classificao pela estrutura organizacional da instituio,
pois esta pode mudar, mas as funes tendem a permanecer.
Nas organizaes existem duas categorias de funes:
funes especficas de cada organizao (atividade-fim) e as
funes que renem os meios necessrios para a execuo da
primeira (atividade-meio).
Vinculada funo existe a atividade, que o conjun-
to de procedimentos necessrios execuo de uma funo.
Ao desempenhar suas atividades, uma unidade organizacio-
nal desempenha sua funo. E para cada atividade existem
tarefas, que o meio pelo qual se realiza cada atividade da
unidade organizacional. uma sequncia de passos predeter-
minados, que so a concretizao da atividade a partir de um
procedimento determinado. Na execuo das atividades em
cada um desses nveis: funo, atividade e tarefas, esto sendo
criados documentos, que so provas e registros destas aes.
Assim, o princpio utilizado para elaborao do plano de
classificao o mapeamento de categorias de funes (meio e
fim), o levantamento de reas funcionais, a listagem sucessiva
de funo, subfuno, atividade, subatividade e tarefa.

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Tpicos para o Ensino de Biblioteconomia

Os princpios de classificao internos de um arquivo, a


ser utilizado em conjunto com funes e atividades referem-se
espcie e tipologia. A espcie o veculo documental (um
ofcio, uma ata) que acrescentada a uma funo torna-se um
tipo documental, por exemplo: um ofcio de solicitao, uma
ata de reunio, etc. Um arquivo ainda pode ser classificado
por sua natureza (por exemplo, iconogrfico) ou especializa-
do, como um arquivo eclesistico ou de engenharia. O gnero
documental diz respeito a categorias de suporte como os tex-
tuais, os iconogrficos, os sonoros ou os audiovisuais e outros.

Representao da informao na descrio arquivstica


O propsito da descrio, segundo Andrade (2009),
o de identificar, gerenciar, estabelecer controle intelectual,
localizar, explicar o acervo arquivstico e promover o aces-
so. A descrio arquivstica o processo em que o arquivista
cria representaes de um determinado acervo arquivstico,
explicitando o contexto e contedo deste acervo. Portanto,
uma atividade intelectual que demanda competncias de
interpretao e redao de texto, algum conhecimento his-
trico acerca do produtor e de sua poca e habilidade com a
lngua em que esto sendo produzidas as informaes descri-
tivas (ANDRADE; SILVA 2008, p. 15).
Esta representao da informao arquivstica que
multinvel, exige tambm o conhecimento das normas de
descrio arquivstica, para consistncia dos dados e meta-
dados que permitam que os instrumentos de controle e os
instrumentos de pesquisa sejam mais eficazes. As normas
arquivsticas internacionais so: a ISAD (G) Norma Geral
Internacional de Descrio Arquivstica; a ISAAR (CPF)
Norma Internacional de Registro de Autoridade a Arquivs-
tica para entidades coletivas, pessoas e famlias e a NOBRA-
DE Norma Brasileira de Descrio Arquivstica.

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Jos Fernando Modesto da Silva e Francisco Carlos Paletta

Com base na ISAD (G), podemos afirmar que h qua-


tro regras fundamentais que devem ser aplicadas para esta-
belecer a relao hierrquica entre as descries: a descrio
deve ocorrer do geral ao particular que apresenta uma rela-
o hierrquica entre as partes e o todo; a informao deve
ser relevante e apropriada para o nvel que est sendo descrito
a relao entre descries deve identificar o nvel de descri-
o; deve-se busca a no repetio de informao em nveis
diferentes de descrio. Afinal,
Normas de descrio arquivstica so baseadas em
princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio de
que a descrio arquivstica procede do geral para o parti-
cular uma consequncia prtica do princpio de respeito
aos fundos. Este princpio deve ser claramente enunciado
caso se deseje construir uma estrutura de aplicao geral e
um sistema de descrio arquivstica, manual ou autom-
tico, no dependente de instrumentos de pesquisa... (ISAD
(G), 2001, p. 2).

Podemos notar tambm que a descrio depende da


classificao, pois o arranjo um desdobramento da clas-
sificao, sendo a descrio feita do geral para o particular,
deve-se produzir primeiro, um conjunto de informaes que
fornea uma viso global (o respeito ao fundo), detalhando os
demais nveis aos poucos, at chegar s unidades documen-
tais. Devemos buscar garantir ainda que haja um processo
descritivo em todas as fases de arquivo, pois sob a perspecti-
va da arquivstica integrada, o programa descritivo inicia-se
com a classificao, que alcana o primeiro nvel do processo
nos planos ou esquemas de classificao; um segundo mo-
mento da descrio acontece com a avaliao e aplicao da
tabela de temporalidade; e o terceiro e mais detalhado ocorre
nos arquivos permanentes produzindo instrumentos de pes-
quisa como guias e inventrios (LOPES, 2000).

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Tpicos para o Ensino de Biblioteconomia

Segundo a ISAD (G), a descrio arquivstica baseia-se


no respeito pela provenincia e pela ordem original e deve
ser um reflexo da organizao da documentao, estruturada
em nveis hierrquicos, relacionados entre si e com nveis de
descrio determinados por estes nveis de organizao.
A descrio arquivstica aplica-se a toda a documenta-
o de arquivo, independentemente da sua forma e suporte e
a todas as fases de vida da documentao de arquivo, poden-
do variar apenas os elementos de informao considerados
na descrio, e a exaustividade com que so preenchidos. Por
ltimo, a descrio arquivstica aplica-se igualmente a toda
a documentao de arquivo, independentemente de ser pro-
duzida por uma pessoa coletiva ou individual ou por uma
famlia.
As normas arquivsticas tm funes diferenciadas de
forma que a ISAD(G) fornece orientao para descrio do
fundo e suas partes componentes; a ISAAR(CPF) d orien-
tao para a criao de registros de autoridade sobre os pro-
dutores de materiais arquivsticos; a ISDF fornece orientao
para a descrio das funes dos produtores de documentos;
e para criar um sistema de informao arquivstica conve-
niente uma descrio separada e normalizada dos custodia-
dores utilizando a ISDIAH.
Estas normas foram desenvolvidas pelo Conselho In-
ternacional de Arquivos e a NOBRADE foi desenvolvida pelo
CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos do Brasil).
A ISAD (G), que em ingls a Internacional Standard
Archival Description General, objetiva assegurar a produ-
o de descries consistentes, apropriadas e autoexplicativas
que facilitam a recuperao e troca de informao sobre do-
cumentos de arquivo, possibilitam o compartilhamento de
dados de autoridade e tornam possvel a integrao de des-
cries provenientes de diferentes entidades detentoras de
acervos arquivsticos num sistema unificado de informao.

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Jos Fernando Modesto da Silva e Francisco Carlos Paletta

Possui regras organizadas em sete reas de informao des-


critiva como apresentado no Quadro 1.

reas Informao descritiva


rea de identificao (destinada informao essencial
1 para identificar a unidade de descrio);
rea de contextualizao (destinada informao sobre
2 a origem e custdia da unidade de descrio);
rea de contedo e estrutura (destinada informao
3 sobre o assunto e organizao da unidade de descrio);
rea de condies de acesso e de uso (destinada
4 informao sobre a acessibilidade da unidade de
descrio);
rea de fontes relacionadas (destinada informao
5 sobre fontes com uma relao importante com a
unidade de descrio);
rea de notas (destinada informao especializada ou
6 a qualquer outra informao que no possa ser includa
em nenhuma das outras reas);
rea de controle da descrio (destinada informao
7 sobre como, quando e por quem a descrio arquivstica
foi elaborada).
Quadro 1-reas da norma ISAD (G)
Fonte: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/
isad_g_2001.pdf

A NOBRADE Norma Brasileira de Descrio Arqui-


vstica a verso tropicalizada da ISAD (G), possuindo, alm
dos elementos da ISAD (G), uma rea a mais a rea 8 Pon-
tos de Acesso com o elemento 8.1 Pontos de acesso e inde-
xao de assuntos e mais o elemento de descrio 6.2 Notas
sobre conservao.
A ISAAR-CPF a Norma Internacional de Registro de
Autoridade Arquivstica para Entidades Coletivas, Pessoas e
Famlias que determina os tipos de informao a serem in-
cludos em um registro de autoridade e fornece orientao

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Tpicos para o Ensino de Biblioteconomia

sobre como tais registros podem ser desdobrados em um sis-


tema de controle descritivo.
A ISDIAH a Norma Internacional para Descrio de
Instituies com Acervo Arquivstico que tem como princi-
pal objetivo facilitar a descrio de instituies arquivsticas e
outras entidades, tais como instituies culturais (bibliotecas,
museus), empresas, famlias ou indivduos que podem cus-
todiar arquivos. Esta norma, ou um subconjunto de seus ele-
mentos, podem ser aplicados a todas as entidades de custdia.

Os documentos no convencionais e digitais


Os documentos em suporte no-convencionais so
aqueles diferentes do papel e englobam os documentos ele-
trnicos e os digitais que podem ser arquivsticos ou apenas
de apoio a processos de conhecimento. Assim, um documen-
to arquivstico digital um documento digital que tratado e
gerenciado como um documento arquivstico, ou seja, incor-
porado ao sistema de arquivos. J um documento eletrnico,
aquele que pode ser reconhecido e tratado como um docu-
mento arquivstico. (CONARQ. Glossrio. 2009).
Portanto, um documento arquivstico digital diferente
de um documento arquivstico eletrnico, sendo este ltimo,
um documento arquivstico codificado em forma analgica
ou em dgitos binrios, acessvel por meio de um equipamen-
to eletrnico. So exemplos de documentos arquivsticos ele-
trnicos: uma fita audiomagnetica, uma fita videomagnetica,
documentos processados por computador, enfim, todos os
documentos que precisam de equipamentos eletrnicos para
serem acessados. Porm, um documento arquivstico digital
um documento arquivstico codificado em dgitos bin-
rios em plataformas digitais ou portais corporativos e podem
apresentar-se em formato digital, textos, imagens fixas, ima-
gens em movimento, gravaes sonoras, mensagens de cor-
reio eletrnico, pginas web e bases de dados.

116
Jos Fernando Modesto da Silva e Francisco Carlos Paletta

A diferena entre documento digital e documento di-


gitalizado esta no processo de digitalizao que e a conver-
so de um documento em qualquer suporte ou formato para
o formato digital, utilizando-se tecnologias de digitalizao
como os scanners.
A digitalizao tambm pode ser utilizada no pro-
cesso de capturar documentos arquivsticos convencionais
para um SIGAD. Neste caso, o documento digitalizado e
capturado pelo sistema e um documento arquivstico di-
gital e, desta forma, obedecera aos mesmos procedimentos
e operaes tcnicas da gesto arquivstica como tramita-
o, armazenamento e destinao. (CMARA TCNICA
DE DOCUMENTOS ELETRNICOS, 2015).

A digitalizao tem como objetivo criar cpias digita-


lizadas, porm ao ser inserido em um SIGAD Sistema In-
formatizado de Gesto Arquivstica de Documentos estar
criando um acervo que pode ser permanente, de forma que,
torna-se necessrio planejar a preservao digital engloban-
do aes para manter a integridade e a acessibilidade dos do-
cumentos digitais ao longo do tempo. Estas aes segundo o
site da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos devem
alcanar todas as caractersticas essenciais sendo fsicas (su-
porte), lgicas (software e formato) e conceituais (contedo
exibido).
A preservao deve ser aplicada desde o incio, no pla-
nejamento da gesto arquivstica, definindo-se prazos de
guarda e eliminao, aplicados diretamente ao objeto digital,
desde sua gnese. As aes de preservao digital tm que ser
incorporadas desde o incio do ciclo de vida do documento.
Tradicionalmente, de acordo com Cmara Tcnica de Do-
cumentos Eletrnicos a preservao de documentos arqui-
vsticos se concentra na obteno da estabilidade do supor-
te da informao e para realizar a preservao, necessrio
realizar diversas operaes, entre elas mudanas de suporte

117
Tpicos para o Ensino de Biblioteconomia

e formatos, incluindo a atualizao do ambiente tecnolgico


considerando que a fragilidade do suporte digital e a obsoles-
cncia tecnolgica de hardware, software e formato exigem
essas intervenes peridicas.
Finalmente, com os temas tratados neste captulo,
trouxemos um contedo bsico sobre cada grande assunto
tratado na Arquivstica. Obviamente no conseguimos mos-
trar tudo, todas as nuanas de cada tema, considerando que
realidade acadmica nos presenteia com muito mais vises
e escolas diferenciadas. No entanto, o contedo selecionado
visou mostrar pontos de partida, conceitos chave para no-
vas pesquisas e uma maior contextualizao da Arquivstica
dentro da Cincia da Informao.

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mentos arquivsticos de referncia: a publicao dos produtos
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Jos Fernando Modesto da Silva e Francisco Carlos Paletta

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SMIT, J. W. Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia: o que

119
Tpicos para o Ensino de Biblioteconomia

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