Roteiro de Implantação Compras

Revisão: 07/06/2004

Abrangência

Versão 7.10

Cadastros Básicos

Dicas:
• Explique a necessidade do preenchimento dos obrigatórios ( campos na cor azul).
• Verifique se o cliente necessita que mais algum campo seja incluído como
obrigatório. Use o configurador para isto.
• Verifique se existe a necessidade de se criar campos novos específicos do cliente.
Use o configurador para isto.

Cadastros:

• Naturezas (Acelerador: Base de dados modelo SED)

o O cadastro de naturezas deve ter uma visão financeira. Procure alguém deste
setor para ajudar na elaboração deste cadastro.
o Este cadastro também pode ser utilizado para integração dos módulos com a
contabilidade. Envolva também alguém deste setor.
o As naturezas no financeiro são utilizadas para cálculos de impostos
automaticamente, como ISS, PIS, Cofins, IR, etc.
o Existem parâmetros específicos para os impostos gerados automaticamente para
que no financeiro estes sejam gerados com as naturezas corretas. Consulte a
documentação da rotina para saber quais são estes parâmetros.

• Fornecedores (Acelerador: Programa de importação do SA2)

o Informe a natureza padrão que será sugerida na nota fiscal de entrada e gerará
títulos no financeiro, bem como os seus impostos.
o Cadastre os fornecedores padrões para arrecadação de impostos como
Município, União, etc. Existem parâmetros para onde devem ser informados
estes códigos de fornecedores. Consulte documentação da rotina.
o Caso já haja o cadastro de plano de contas informe a conta contábil visando a
configuração dos lançamentos padrões.

• TES (Acelerador: Base de dados modelo SF4)

 o É através do TES que se informa quais livros fiscais serão gerados
automaticamente pelo sistema, a geração ou não de títulos no financeiro e a
atualização do estoque. Envolva algum usuário do departamento fiscal.
o A configuração dos cálculos de impostos nas notas e a geração dele nos livros
fiscais devem ser configuradas no TES. Procure cadastrar TES distintos para
operações com impostos de TES de operações sem impostos mesmo sendo a
mesma operação.
o TES com códigos menores ou iguais a 500 são para entrada e maiores que 500
saída.
o Se o cliente utilizar notas fiscais de entrada de serviços cadastre na tabela de
CFOP padrão 000 para utilização nos TES de entrada de serviço.
o Pode ser utilizada a facilidade de TES inteligente para facilitar a utilização do
TES pelo usuário final. Consulte documentação da rotina.

• Produtos (Acelerador: Programa de importação do SB1)

o Cadastre o TES padrão de entrada e de saída para ser sugerido na geração dos
pedidos e notas.
o Se o produto for um serviço informe o código do serviço.
o Caso já haja o cadastro de plano de contas informe a conta contábil visando a
configuração dos lançamentos padrões.

• Condição de pagamento (Acelerador: Base de dados modelo SE4)

o Consulte documentação sobre os tipos de condição, pois dependendo do tipo

deve ser informado o campo condição de pagamento de forma diferenciada.
o As condições serão utilizadas para parcelar os títulos no financeiro.

• Moedas

o O cadastro de moeda pode ser disponibilizado na abertura do sistema para

determinados usuários. Isto pode ser configurado na senha do usuário no
configurador.
o Este cadastro deve ser utilizado somente para conversões entre moedas, como
por exemplo o dólar. Caso não utilize pedidos, notas, títulos, contabilização em
outras moedas não há necessidade de se atualizar esta tabela.

• Lançamentos Padronizados

o Para cada rotina existe um código específico o qual deve ser informado no
cadastro de lançamentos padrões para a contabilização. Consulte documentação
das rotinas para saber quais são os códigos disponíveis.
o Existem variáveis de memória padrões como CREDITO, DEBITO e VALOR
para serem utilizados em determinados lançamentos padrões. Consulte
documentação para saber quando utilizar estas variáveis.
o No F12 das rotinas existe pergunta para informar se a contabilização deve ser
on-line ou off-line. Se estes parâmetros estiverem como on-line e existir o
 código de lançamento padrão configurado para a rotina a contabilização será
efetuada automaticamente.

Processo de Controle de Alçadas

O controle de alçadas deve ser utilizado por clientes que querem submeter os pedidos de
compras a uma aprovação antes da sua efetivação e chegada da nota fiscal com a
mercadoria.
Existe a possibilidade de se configurar rotinas workflow para envio de e-mails para
aprovação dos pedidos.
Este controle exige o preenchimento de alguns cadastros:

• Solicitantes
• Compradores
• Aprovadores
o Informe os usuários que poderão realizar aprovações de pedidos de compras.
o Existe a opção de níveis de aprovação onde um pedido necessita de pelo
menos duas aprovações.
• Grupo de Aprovação
• Grupo de Compradores

E as operações:

• Solicitação de Compras
o As solicitações de compras podem ser incluídas manualmente ou serem
geradas através de ordens de produção
• Liberação de Pedido de Compras
o A liberação é utilizada somente se o controle de alçadas estiver configurado
( aprovadores e grupo de aprovação )

Processo de Cotação

O processo de cotação consiste na inclusão de vários orçamentos e a análise para escolha

do fornecedor que irá fornecer o produto, com base nas solicitações de compras cadastradas
no sistema.

Cadastros:

• Produtos
• Fornecedores
• Produto x Fornecedor
o Deve ser preenchido com os vários fornecedores que fornecem um mesmo
produto para sugestão de fornecedores para cotação.
• Grupo x Fornecedor
 o Deve ser preenchido com os vários fornecedores que fornecem um mesmo
grupo para sugestão de fornecedores para cotação.

Operações:

• Gera cotação
o Com base nas solicitações de compras cadastradas no sistema e a amarração
Produto x Fornecedor ou Grupo x Fornecedor o sistema irá sugerir cotações
para serem enviadas aos fornecedores.
• Atualiza cotação
o Deve ser utilizada para preenchimento das condições oferecidas pelos
fornecedores para análise do sistema.
• Análise de cotação
o Configurar as opções na tecla F12.
o O sistema irá sugerir a melhor opção de compra com base dos dados
fornecidos pelos fornecedores.
o Será possível a escolha das cotações para a geração dos pedidos de compras.

Pedidos

• Pedido
oPara integração do pedido de compra com a solicitação utilize as teclas F4 e
F5 ou os botões no topo da janela. Isto se faz necessário para as baixas dos
saldos dos pedidos de compra existentes
• Emissão de pedidos (Acelerador: Rdmake modelo de impressão de Pedido)
• Eliminação de resíduos
o Esta rotina deve ser utilizada para eliminar o saldo de pedidos entregues
parcialmente que não serão mais entregues e podem constar no sistema
como um saldo a receber que não existe

Processo de Contratos

Deve ser utilizado quando houver contratos com quantidades e condições previamente
negociadas com os fornecedores.

Os cadastros:
• Amarração Produto x Fornecedor

As operações:
• Contrato de Parcerias
o Determine nesta rotina as condições e quantidades negociadas com o
fornecedor. Esta rotina equivale a solicitação de compra quando se usa o
contrato de parceria
• Autorização de entregas
 o A autorização equivale ao pedido de compra quando se usa o contrato de
parceria
• Gera autorização de entregas por contratos
o Esta rotina permite a geração das autorizações de entregas através dos
contratos de forma automática

Entradas

• Pré-Nota de entrada
o A pré-nota permite a digitação dos dados básicos da nota sem a atualização
dos módulos fiscal e financeiro. A mercadoria entra no estoque e fica
registrada na quantidade indisponível e será liberada mediante a
classificação da nota. Esta rotina é interessante para cliente que tem o
recebimento de material em armazéns e necessita apenas da conferência das
quantidades e valores, ficando a classificação fiscal para um segundo
momento
• Documento de entrada
o Para facilitar a digitação e integração do sistema utilizar as teclas F5, F6 e
F7 para acesso as pedidos de compras ou as notas originais
o A natureza que informada na nota será utilizada para a geração dos impostos
no financeiro
• Emissão de notas (Acelerador: Rdmake modelo de impressão de Nota)
o É interessante a configuração e teste de todos os tipos de notas geradas pelo
cliente, como por exemplo, devoluções, remessa para conserto,
complemento de impostos, etc