PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE

CASO

Pedro Vieira Souza Santos1

1 Universidade Federal do Vale do São Francisco (UNIVASF)

pedrovieirass@hotmail.com;

Resumo: Conhecer sistemas de informação é essencial para os administradores

porque a maioria das organizações precisa deles para sobreviver e prosperar. Esses
sistemas podem auxiliar as empresas a estender seu alcance a locais distantes,
oferecer novos produtos e serviços, reorganizar fluxos de tarefas e trabalho e,
talvez, transformar radicalmente o modo como conduzir o negócio. O artigo objetiva
mostrar quais e como são aplicadas as ferramentas do Planejamento de Controle de
Produção de uma farmácia situada em Juazeiro-BA, enfocando principalmente nas
técnicas utilizadas pela empresa no gerenciamento dos produtos. Dessa forma foi
feita uma visita in loco, para entrevistar o proprietário e a encarregada, para detectar
como a mesma realiza o controle do fluxo de entradas e saídas dos produtos
comercializados bem como seu monitoramento no que diz respeito às quantidades
disponíveis no estoque para venda. Logo, o grande fluxo de entrada e saída de
produtos seja para cadastramento e disponibilidade de estoque ou para faturamento
em uma venda final fica evidenciado a necessidade de um sistema que “automatize”
o controle dessas saídas e entradas. O sistema adotado pela empresa possui tal
característica, viabilizando um atendimento de uma maior demanda culminando em
uma eficiência mais altas nos atendimentos.

Palavras-Chave: Estoque; Planejamento; Controle.

1. Introdução
Em um sistema produtivo, seja ele de produtos finais tangíveis ou intangíveis
(bens de consumo duráveis ou não duráveis e serviços), metas e estratégias a
serem adotadas durante todo o processo são as principais variáveis a serem
abordadas. Segundo Tubino (2006), formular planos, gerenciar recursos, tanto
humanos quanto físicos e a manutenção do acompanhamento destas ações são as
bases que irão permitir a melhoria do sistema e a correção de suas possíveis falhas
ou desvios. Esse conjunto de ações (criação, imposição e acompanhamento) são
funções dos sistemas de produção desenvolvidas pelo PCP – Planejamento e
Controle da Produção.
De acordo com Tubino (2009), as empresas comumente são vistas, durante
um estudo, como um sistema que transforma, via um processamento, entradas
(insumos) e saídas (produtos) com determinadas características, estas que
oferecem benefícios, ou seja, são úteis aos clientes. Este é o chamado sistema
produtivo. Para que um sistema produtivo transforme insumos em produtos (bens
e/ou serviços), ele precisa ser pensado em termos de prazos, em que planos são
feitos e ações são postas em práticas baseada nos planos traçados para que,
transcorrido estes prazos, os eventos planejados pelas empresas venham a se
tornar realidade.
Para atingir seus objetivos, Tubino (2009), sugere que o PCP administra
informações vindas de diversas áreas do sistema produtivo. A engenharia de
Produto fornece alimenta o sistema com informações necessárias através das listas
de materiais e desenhos técnicos, a Engenharia de Processo, os roteiros de
fabricação e os lead times, no Marketing buscam-se os planos de vendas e pedidos
firmes, a Manutenção como o próprio termo pré-julga, é responsável pela
manutenção, Compras/Suprimentos informa as entradas e saídas dos materiais em
estoques, dos Recursos Humanos são necessários os programas de treinamento, o
setor de Finanças é o responsável por fornecer o plano de investimento e o fluxo de
caixa, entre outros relacionamentos.
Como desempenham função de coordenação de apoio ao sistema produtivo,
o PCP de forma direta, como as relações citadas dentro do parágrafo com os
demais setores, ou de forma indireta relaciona-se praticamente todas as funções
deste sistema.
Para tanto, o objeto de estudo desse artigo é como se dá a interação entre as
entradas de produtos e suas saídas do PDV (ponto de venda), de uma empresa
prestadora de serviço (onde seu produto é a ação, a prestação do serviço de vendas
de produtos acabados para o consumidor final) do ramo farmacêutico.
Em vias, o presente artigo objetiva mostrar quais e como são aplicadas as
ferramentas do Planejamento de Controle de Produção de uma farmácia situada em
Juazeiro-BA, enfocando principalmente nas técnicas utilizadas pela empresa no
gerenciamento dos produtos, observando como é feito as distribuição e a reposição
dos seus produtos, visto que é de fundamental importância para a empresa ter um
controle de estoque e uma gestão de vendas adequadas as suas necessidades de
seu mercado de atuação.

2. Referencial teórico
De acordo com Corrêa (2001), a informação para o apoio à tomada de
decisões, táticas e operacionais é chamada de Sistema de Administração da
Produção. Além disso, quando os sistemas de administração da produção são
colocados à vista em um cenário competitivo, é importante saber alguns conceitos, e
um deles é o de planejamento. A necessidade de planejamento deriva de uma
consideração, de planejar necessidades futuras de capacidade: a inercia intrínseca
dos processos decisórios.
“Esta inercia é entendida como o tempo que necessariamente tem de
decorrer desde que se toma determinada decisão até que a decisão tome efeito”
(CORRÊA, 2001). Desiguais decisões pedem diferentes tempos para tomadas de
efeitos, tendo em vista essas diferentes inercias. Portanto, deve-se ter algum tipo de
“visão” em relação ao futuro para que no presente se possam tomar as
determinações adequadas e que produza os efeitos almejados posteriormente.
Segundo Corrêa (2001), em geral, a “visão” do futuro obtém-se com relação
de alguma previsão, e finalmente, poder traçar determinados objetivos para se ter
um bom processo decisório.
Ainda segundo o mesmo autor, o planejamento atualmente configura-se
como um dos principais e mais importantes instrumentos gerenciais no processo de
administração, desta forma, ele é indispensável quando uma empresa ou
organização considera em seu desenvolvimento futuro, ações que devem ser
realizadas a fim de garantir a inserção competitiva em seu mercado de atuação.
Segundo Araújo Jr (1998), o sistema de informação, por sua vez, representa
hoje para as organizações o requisito central para organização, controle e gestão de
grandes quantidades de dados e papeis, que vão contrair valor para os processos
decisórios, se organizados e disponibilizados em um tipo de estrutura que tenha
coleta de dados de entrada, processamento de dados e informações de saída.
Para a realização de toda e qualquer função, seja ela física ou lógica, faz-se
necessário a utilização de algum tipo de tecnologia. Em referência à atividade física,
diz respeito às atividades ou tarefas desenvolvidas no chão de fábrica ou mesmo
num CD durante transporte e armazenagem de produtos ou execução de serviços, e
no tocante à atividade lógica, nos referenciamos ao processamento de informações
por meio de softwares.
“As tecnologias de processos são máquinas, equipamentos e dispositivos
que ajudam a produção a transformar e informações e consumidores de forma a
agregar valor e atingir os objetivos estratégicos da produção” (SLACK...ET AL.,
1999).
Segundo Slack (2006), os gerentes de produção devem estar continuamente
envolvidos com o gerenciamento de tecnologias de processo e, para tal, devem ser
capazes de articular como a tecnologia pode melhorar a eficácia da operação, estar
envolvido na escolha da tecnologia em si, gerenciar a instalação e a adoção da
tecnologia de modo que não interfira nas atividades em curso do processo produtivo,
integrar a tecnologia com o resto da produção, monitorar o desempenho e atualizar
ou substituir a tecnologia quando for necessário.
“Desde os anos 80, a maioria das operações produtivas tem visto um notável
aumento na taxa de inovação de suas tecnologias de processo” (SLACK...ET AL.,
1999). O aprimoramento de softwares para gerenciamento comerciais e pessoais
são o grande trunfo de organizações que querem manter um fiel cartela de clientes e
o fato de estas organizações possuírem dados sobre seus clientes, lhes permitem
gerar informações das quais são necessárias a esses clientes e assim, a
organização pode agregar valor a estes cliente satisfazendo suas necessidades,
seja com promoções em preços, oferecendo-lhes um produto ou serviço
diferenciado da qual um concorrente não saiba como “impactá-lo” pela ausência de
tal ferramenta que permita definir as necessidades desses clientes.
Os sistemas podem auxiliar as empresas a estender seu alcance,
reorganizar fluxos de tarefa e transformar radicalmente o modo como conduzir o
negócio (LAUDON, 2004). Diante da gama de variedades de produtos e/ou serviços
que as organizações podem oferecer no mercado, administrá-los com a ferramenta
adequada é uma importante ação para que a empresa mantenha-se provida de
conhecimento quanto à quantidade a ser adquirida de seus fornecedores,
faturamento obtido em um determinado período e quais itens devem ser
recomprados para alimentar o estoque disponível para venda, ou pelo menos manter
vivo o chamado estoque de segurança.
 Para Laudon (2004), gerir e tirar vantagens que são utilizados os sistemas
de informação. Baseados nas informações obtidas das gerações de relatórios ou
interpretação dos dados inseridos em uma plataforma especifica que pode-se definir
quanto de produto deverá ter em estoque para atender uma demanda especifica por
um determinado período de tempo ou mesmo solicitar um lote especifico para
atender pedidos específicos a serem entregues em datas programadas.
Essa temática baseia-se na colocação de Laudon (2004) que diz: “...conjunto
de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui
informações destinadas a apoiar a tomada de decisão, a coordenação e o controle
de uma organização(...)”.
Para toda e qualquer tomada de decisão é preciso antes analisar as
informações, que são os dados processados. Segundo Laudon (2004), dados são
correntes de fatos brutos, ou seja, são eventos que estão ocorrendo na organização
ou em seu ambiente físico antes de terem sido organizados e arranjados. Já as
informações são os dados apresentados de forma significativa e útil ao usuário.
Ainda segundo esse mesmo autor, três atividades compõem o sistema de
informação que produzem as informações necessárias às organizações: Entradas,
Processamento e Saídas.
Um sistema de informações pode ser descrito basicamente como proposto
citado anteriormente, e conceituado segundo Damasco (2014):
ENTRADA: os dados são capturados e preparados para processamento
quando solicitados e geralmente assume esse papel através dos registros de dados
como por exemplo gravar ou editar.
Uma vez registrados esses dados são submetidos ao:
PROCESSAMENTO: ato de calcular, comparar, separar e/ou classificar,
manipulando-as e convertendo-as em informações para o usuário.
Essas informações são transmitidas de várias formas aos usuários finais e
colocadas à sua disposição na atividade SAÍDA.
A figura 1 mostra a configuração básica de um sistema de informação:
 Figura 1: Atividades do Sistema de informação

a) Conceito e importância dos estoques

Segundo Moreira (2008), entende-se por estoque quaisquer quantidades de
bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de
tempo. Constituem estoques tanto os produtos acabados que aguardam venda ou
despacho, como matérias-primas e componentes que aguardam a utilização na
produção.
Há dois pontos de vistas principais, segundo os quais a gestão de estoque
adquire grande importância e merece cuidados especiais: o operacional e o
financeiro. Do ponto de vista operacional; os estoques permitem certas economias
na produção e também regulam as diferenças de ritmo entre os fluxos principais de
uma empresa. Do ponto de vista financeiro, basta lembrar que estoque é
investimento e conta como parte do capital da empresa.
Segundo Ching (2006), é preciso entender traços básicos, que são comuns
à todos os controles de estoque, eles são os seguintes: custos associados aos
estoques, gestão de estoque mínimo, previsão de incertezas.
Os custos associados a estoques são divididos em três categorias (CHING,
2006):
a) Custo de pedir: Incluem custos fixos administrativos ao processo de
aquisição das quantidades requeridas para reposição do estoque. São definidos em
termos monetários por pedido.
b) Custo de manter estoque: Estão associados à todos os custos
necessários para manter certa quantidade de mercadorias por um período. Incluem
componentes como custos de armazenagem, de seguro, de deterioração e
obsolescência.
 c) Custo total: O objetivo, portanto é otimizar o investimento, aumentando o
uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as necessidades de capital
investido em estoque.
A cobertura de estoques segundo (Martins, 2006) indica o número de
unidades de tempo; por exemplo, dias que o estoque médio será suficiente para
cobrir a demanda média.
Assim é evidenciado a importância de manter uma certa quantidade de
estoques, justamente para evitar a variação na demanda dos produtos, sendo que
tem períodos que a demanda é maior que outros, há a possibilidade de fabricar de
uma só vez volumes grandes e, consequentemente o custo da operação irá reduzir
e, além disso, satisfaz as necessidades dos clientes no momento certo, evitando
assim que o produto seja solicitado em outra empresa.
Portanto, é interessante manter uma quantidade mínima de produtos
estocados, o chamado estoque de segurança. Segundo Viana (2006), o estoque de
segurança é a quantidade mínima possível capaz de suportar um tempo de
ressuprimento superior ao programado ou um consumo desproporcional.

3. Metodologia
Segundo Cervo, et al., (2007), toda metodologia depende do objetivo da
investigação, em que a filosofia não tem como objeto o estudo de coisas
fantasiadas, irreais ou inexistente. Por outro lado o ponto inicial do método racional é
a observação da realidade ou aceitação de certas proposições evidentes para em
seguida prosseguir por dedução das exigências unicamente lógicas e racionais.
A coleta de dados é a fase da pesquisa em que se questiona e se obtêm
dados da realidade pela aplicação de técnicas. Em pesquisa de campo, é comum o
uso de questionário e entrevistas. A escolha do instrumento de pesquisa, porém
dependerá do tipo de informação que se deseja obter ou do tipo de objeto de estudo
(BARROS, 2000).
Um dos motivos pelo qual foi escolhido a entrevista para a realização deste
artigo, está relacionado com as vantagens da sua utilização, como a maior
flexibilidade para o pesquisador, possibilitando ao entrevistador formular e reformular
as questões para melhor entendimento do entrevistado dando-lhe a oportunidade de
se obter dados relevantes e mais preciosos para o objeto de estudo
(BARROS,2000).
 Antes de tudo foi realizado um estudo bibliográfico sobre os conteúdos de
sistema de informação, o qual é o foco principal deste estudo, associado à uma
interação com a gestão de estoques, objetivando mostrar a relação que estas duas
ferramentas possuem entre si.
Posteriormente, diante do conhecimento obtido, foi feita uma pesquisa in locu,
para fazer uma entrevista junto ao proprietário e à sua encarregada, para detectar
como a mesma realiza o controle do fluxo de entradas e saídas dos produtos
comercializados bem como seu monitoramento no que diz respeito às quantidades
disponíveis no estoque para venda.
Após aplicação da entrevista foi feita a análise e tratamento dos dados para
associar aos assuntos abordados no referencial teórico, sistema de informação e
controle de estoque, sendo assim, notou-se a possibilidade de estruturar um
fluxograma que permite facilmente o entendimento de como são realizadas as
entradas e saídas dos produtos do estoque disponível ao consumidor final. Com
isso, é possível observar uma linearidade em que não há cruzamentos no fluxo
dessa atividade.

4. Resultados e discussão
“Cada pesquisa tem sua metodologia e exige técnicas especificas para
obtenção dos dados. Escolhido o método, as técnicas a serem utilizadas serão
selecionadas, de acordo com os objetivos da pesquisa” (ANDRADE, 2009).
Ainda Segundo Andrade (2009), uma pesquisa mais simples pode ser
desenvolvida apenas com a aplicação de questionários, entrevistas, observação
direta, etc. Como aplicado, o importante nesse tocante foi a adaptação dessa técnica
à característica da pesquisa, objetivando a coleta dos dados da referente empresa
estudada.
Para gerir as entradas e saídas da farmácia, se faz necessário a
implantação de um sistema de gerenciamento de dados, fato esse que foi
constatado e, de acordo com a entrevista feita pôde-se avaliar sua utilização e
mensuração de eficiência.
Esses dados são referentes a quantidade de produtos disponíveis para
comercialização, tipo de produto (que diz respeito à disponibilidade da variedade de
itens), preço, condição de pagamento e por fim, a reentrada (ou a reposição) de
mais produtos onde estes estejam disponíveis para venda. A manipulação desses
dados gerenciados via software é de extrema importância para o controle do
estoque.
Foram aplicadas 2 etapas para análise dos dados, que seguem:
a) Funcionamento da Etapa 1:
De acordo com a análise de entradas e saídas é que é feito o pedido de uma
nova remessa de itens que irá reabastecer o estoque, principalmente daqueles
produtos que possuem maior saída e esse estoque, é claro, vai suprir a demanda
sobre eles.
Essa análise é feita através de um SIC com emissão de notas fiscais. O
software não é especifico para a empresa, mas é um software gerenciador dirigido
às farmácias.
O reabastecimento não é feito no mesmo software, mas existe um outro que
é especifico para a realização dos pedidos, o qual a empresa que distribui os
remédios é detentora do mesmo. O programa gera um relatório com os pedidos e é
enviado diretamente ao distribuidor. Esses pedidos são baseados no histórico de
vendas, onde os pedidos que têm maior saída são solicitados em maior quantidade.
Com relação ao controle do estoque, não há um funcionário especifico para
monitoramento, pois todos têm acesso ao despachar um cliente.
A empresa trabalha com estoque mínimo dos produtos de menor saída e
quantidade maior proporcionalmente aos de maior saída. Todo estoque fica
armazenado dentro da própria empresa, dispensando o armazenamento em locais
separados.
Quando analisado sobre os períodos onde a demanda é maior, foi
constatado que não há uma demanda especifica que possa ser considerada
sazonal. Todos os pedidos dos mais variados itens são solicitados de acordo com a
demanda atual.
Abaixo, segue um fluxograma que exemplifica o funcionamento e tratamento
dos pedidos e dos itens, respectivamente:

Verificada a
Pelo disponibilidad Emissão de
menos uma e realiza-se a Nota Fiscal
unidade venda

Chegada de Verificação
Entrada no produtos de produtos
SIC anteriores
Figura 1: Fluxograma do processo de venda / pedido / controle de estoque

b) Funcionamento da Etapa 2:

Tabela 1: Funcionamento dos pedidos

Método de solicitação Meio de comunicação Tempo de Resposta
Software específico Rede privada
24h
Relatórios de Pedido E-mail (internet)

Atualmente com o cenário da globalização no mercado de trabalho, a

informação já assumiu um importante papel, sendo de grande valor dentro das
organizações, das grandes redes de farmácias, principalmente com a introdução de
novas tecnologias.
Com isso, a gestão de um sistema de informação e a sua introdução dentro
da farmácia, que foi o caso estudado, é um fator determinante no mercado
competitivo de trabalho, auxiliando as empresas de alguma ameaça que está por vir,
desta maneira a organização ganha vantagem competitiva, pois os benefícios dos
sistemas de informações estão incorporados a maior rapidez nos processos de
comunicação, maior facilidade no acesso as informações relevantes, levando a
melhoria na tomada de decisão, através de informações mais rápidas e precisas.
Sistema de informação na área farmacêutica refere-se à aplicação de novas
tecnologias de informação a todas as áreas envolvidas dentro do ambiente de
trabalho, com uma perspectiva de desenvolvimento e valorização.
Além disso, o treinamento dos funcionários envolvidos nos processos é outro
fator de extrema importância a ser avaliado, pois não vai adiantar nada implantar um
sistema de informação que os funcionários não sabem ministrar com informações
corretas e precisas.
Como citado anteriormente, o mercado do trabalho está cada vez mais
competitivo, então percebe-se que o menor custo em cada setor é o ponto de partida
para um maior lucro no âmbito geral da entidade.
Uma grande diferenciação para empresa é saber o controle de o que comprar,
quando e quanto comprar, e isso compete somente a um adequado controle de
estoque.
 Conforme a visão de Ballou (1993) é necessário que a empresa tenha e
mantenha um estoque mínimo em suas dependências, para que esta possa deixar
de perder dinheiro com compras de estoques indevidos, bem como manutenção de
estoques que não serão utilizados.
É necessário que a empresa tenha o controle exato do seu estoque, para
que possa passar informações confiáveis ao setor de compras e assim obterem uma
boa sintonia com o setor de logística. Com isso, podemos dizer que manter o
estoque controlado fará com que a mercadoria em alta no momento esteja sempre
disponível para o consumidor, fará com que se obtenha maior lucratividade, onde os
custos de armazenagem devem ser controlados no sentido, de não estocar grandes
quantidades de produtos com baixa demanda evitando ficar com o capital
comprometido, parado, gerando custos.
Com o controle de estoque a farmácia evitará perda de tempo ao transportar
e desperdícios de materiais devido ao transporte desnecessário, poderá calcular os
custos de manutenção dos estoques.
Além desses benefícios, a empresa conquistará os clientes, pois poderá
atendê-los com confiança e vender os produtos sem precisar pesquisar os estoques
para confirmar se o que consta no sistema da empresa realmente está no estoque.
Poderá vender por preços menores aos seus clientes, pois, com um bom controle de
estoque não terá dinheiro parado, e nem falta de espaço em seu estoque.

5. Considerações finais
O grande fluxo de entrada e saída de produtos seja para cadastramento e
disponibilidade de estoque ou para faturamento em uma venda final fica evidenciado
a necessidade de um sistema que “automatize” o controle dessas saídas e entradas.
O sistema adotado pela empresa possui tal característica, viabilizando um
atendimento de uma maior demanda culminando em uma eficiência mais altas nos
atendimentos.
Diante do presente artigo, um trabalho exploratório foi implementado com o
intuito de analisar as vantagens de se atuar em um ambiente informatizado com
base em entrevista que permitiu tal conclusão. Pode-se perceber que um sistema de
informação e um controle de estoque bem estruturado são essenciais para gestão e
sucesso de qualquer organização, que dependem dos mesmos para seu
funcionamento de modo a manter-se competitivo diante dos demais concorrentes.
Referências

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