AS AUDITORIAS INTERNAS

Objectivos Gerais
Reconhecer o papel das auditorias internas

Objectivos Específicos
Reconhecer os diferentes tipos de Auditorias

Identificar os intervenientes – Auditor e Auditado

Execução de auditorias

“Auditorias Internas”

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Um Sistema de Gestão

FASES

Decisão da Gerência
1. Diagnóstico

2. Desenvolvimento da
documentação de suporte

3. Implementação do Sistema

4. Auditorias

Porquê Auditar?

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 Para Ter:
A Confiança na Sua Organização (em si)
Auditorias Ambientais

Verificar!
A Confiança dos outros

Para Dar:
Provar!
A Confiança aos outros

Objectivos de Auditoria

Determinar a conformidade dos elementos do

sistema com os requisitos especificados;
Auditorias Ambientais

Promover melhorias no sistema (dar oportunidades

de melhoria);
Satisfazer exigências regulamentares;
Avaliar a eficácia do SGA;
Verificar se o sistema de gestão cumpre eficazmente
a política e os objectivos e metas definidos pela
organização
Permitir o reconhecimento de um sistema.

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 Auditoria

Ferramenta essencial de gestão para o

cumprimento de objectivos
Auditorias Ambientais

Auditoria é:
- Uma Inspecção ?
- Uma reflexão ?
- Uma verificação ?

Conceito de Auditoria

Processo sistemático, independente e documentado,

realizado com o propósito de obter evidência de auditoria
e avaliar a mesma de forma objectiva para determinar o
cumprimento das políticas, procedimentos ou requisitos
utilizados como referencia (critérios de auditoria).

De acordo com as referências:

ISO 19011: 2003

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Processo sistemático, documentado e independente
Para que os resultados sejam credíveis devem
ser obtidos por pessoas que não estejam
directamente envolvidos no trabalho auditado.

Evidências Objectivas: Informação verificável, registos ou

constatações de factos relevantes para a implementação ou manutenção do
SGA
Critérios de Auditorias: Política, práticas, procedimentos,
comportamentos, indicadores de desempenho, ou requisitos com
os quais o auditor compara as evidências objectivas acerca da
matéria auditada.

Auditorias internas: Auto avaliação periódica, visando obter informações

relativas à gestão ambiental para orientar e melhorar o SGA e/ou
desempenho ambiental da organização.

A satisfação de um = Conformidade
Requisito

A NÃO satisfação de
um Requisito
= NÃO
Conformidade

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Não Conformidade - Não satisfação de um
requisito

Defeito - Não satisfação de um requisito

relacionado com uma utilização pretendida ou
especificada

Não conformidade = Defeito

Tipos de Auditoria
Finalidade
… Produto
… Processo
… Sistema

Profundidade
… Mini auditoria
… Faseada
… Parcial
… Total
… Seguimento
Relações
… Internas
… Externas

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 Auditoria a:

Produto ou Serviço
Determina se os requisitos do Produto/serviço estão a ser
Tendo em conta a finalidade

cumpridos.

Processo
Verifica se os requisitos do processo (métodos,
Procedimentos, IT’s) estão a ser cumpridos.

Sistema
Determina se os requisitos do sistema (Manual, política,
normas, regulamentos) estão a ser cumpridos.

Um sistema pode ser encarado como um conjunto de processos que

geram um produto/serviço.

Mini auditoria
Tendo em conta a profundidade

Faseada

AUDITORIA Parcial

Total

de Seguimento

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Mini Auditoria
Aplica-se a uma área especifica ou delimitada.
P.e. posto de Trabalho

Faseada
Tendo em conta a profundidade

Acompanha o desenvolvimento de um projecto, processo ou

produto à medida que evoluem.

Parcial
É executada apenas a uma área funcional.
P.e. Departamento ou secção

Total
Envolve o sistema no seu todo, de acordo com o âmbito.

Seguimento
Permite observar se as acções correctivas solicitadas por uma
auditoria anterior, foram implementadas e se são satisfatórias face
ao sistema.

2ª Parte
CLIENTE
O cliente audita a
nossa Organização
Tendo em conta as relações

EXTERNA
Organização 3ª Parte

EXTERNA INTERNA Auditoria por uma

1ª Parte entidade (parte)
Independente
Auditamos a nossa (p.e. Certificação)
Organização
2ª Parte
Nós auditamos um
Fornecedor
FORNECEDOR

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 Auditorias de 3ª parte

De Concessão
Auditoria realizada para efeitos de concessão da
certificação / acreditação na sequência da análise do
Auditorias de 3ª parte

processo de candidatura.

De Acompanhamento
Auditoria realizada para efeitos de manutenção da
certificação / acreditação.

De Renovação
Auditoria realizada para efeitos de renovação da
certificação / acreditação.

De Extensão
Auditoria realizada para efeitos de tornar extensível a
certificação / acreditação a novos domínios (âmbito) bem
Auditorias de 3ª parte

definidos, não abrangidos anteriormente.

De Seguimento
Auditoria destinada a avaliar a adequabilidade e os
resultados das medidas correctivas decorrentes de não
conformidades verificadas em auditorias anteriores.

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 Quem são os Actores deste processo?!

Cliente de Auditoria
Pessoa ou organização que requer a Auditoria
Os Actores do Processo

Auditado
Organização a ser auditada AUDITORIA

Equipa Auditora

 Coordenador

Auditor  Técnico
 Perito
 Observador

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 Os Auditores
Auditor
Pessoa que possui qualificação para realizar auditorias.

Auditor Coordenador
Auditor responsável pela condução da Auditoria.
O Auditor

Auditor Técnico
Especialista no domínio do sector em apreciação, com
conhecimentos da norma de referência.

Perito Técnico
Especialista no domínio do sector em apreciação, sem
conhecimentos, específicos da norma de referência.

Auditor Observador
Técnico que, não tem responsabilidade directa na realização da
auditoria, mas acompanha os restantes elementos da Equipa
Auditora.

A confiança e a fiabilidade do processo de

auditorias depende da competência da Equipa
Auditora.
O Perfil do Auditor

A competência baseia-se em:

Aptidão para aplicar conhecimentos;

Atributos Pessoais

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 O auditor deve assegurar :

Uma avaliação executada com isenção;

Que permanece fiel ao objectivo sem medo ou favor;

Um relacionamento com as pessoas, pela via que melhor conduza aos
objectivos;
O Perfil do Auditor

Reacções com sensibilidade aos hábitos locais;

Que audita sem se distrair;

Reacções eficazes em situações difíceis;

Que chega a conclusões baseadas em factos;

Que as suas conclusões são verdadeiras e não foram baseadas em
preconceitos

Referências: * Código de Ética do Auditor

Atributos Pessoais
 Ético - Justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto.
 Espírito Aberto - disposto a considerar ideias e pontos de vista
alternativos.
Diplomático - ter tacto ao lidar com os outros.
O Perfil do Auditor

 Observador - activamente consciente do ambiente e das actividades à

sua volta.
 Perceptivo - instantaneamente consciente e capaz de entender
situações.
 Versátil - ajusta-se rapidamente a diferentes situações.
 Tenaz - persistente, concentrado em atingir objectivos.
 Concludente - chega a conclusões atempadas baseadas em
pensamento e análise lógicas.
 Auto confiante - age e funciona independentemente enquanto interage
com outras pessoas.

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 Quais as situações
que podem afectar a
independência do
Auditor?

A independência do Auditor

Existem conflitos de interesse que podem afectar a independência

do auditor …

 Emprego anterior na empresa auditada;

O Perfil do Auditor

 Ser ou ter sido fornecedor do auditado;

 Ter sido consultor do auditado;
 Contactos em concursos para ser contratado para colaborador;
 Amizade com os colaboradores do Auditado;
 Ofertas (de valor) efectuadas pelo auditado;
 Outras actividades que possam o desempenho do auditor.

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 Norma de referência

 NP EN 3011:1993

 ISO 19011:2003
Referenciais

Referencial para a programação,

planeamento e execução de Auditorias.
Aplicável a auditorias Internas e externas

Etapas de Auditoria

Preparação da Auditoria
Plano
Tarefas da Equipa
Etapas de Auditoria

Analise dos Documentos do SGA

Execução da Auditoria
Reunião de Abertura
Realização
Execução e Preparação do Relatório
Reunião de Auditoria / Encerramento

Conclusões da Auditoria

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 Preparação da Auditoria
Para Auditorias Internas

Programa de Auditorias
Programação das Auditorias

São definidos: Os Processos

Os Departamentos
As Secções
Os Produtos / Serviços

A serem auditados ao longo de um ano.

Definam um Programa o mais completo possível e recorram às várias

tipologias de Auditoria

Preparação da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas

Plano de Auditorias

Define:
Plano de Auditoria

Tipo de Auditoria
Data (s) da Auditoria
Comunicação interna
Equipa Auditora Afixado para
Processos a auditar conhecimento de todos
os intervenientes
Departamentos a auditar
Horas e Etapas

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 Etapas de Auditoria

Preparação da Auditoria
Plano
Tarefas da Equipa
Etapas de Auditoria

Analise dos Documentos do SGQ

Execução da Auditoria
Reunião de Abertura
Realização
Execução e Preparação do Relatório
Reunião de Auditoria / Encerramento

Conclusões da Auditoria

Execução da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas

Fontes de Informação
Técnicas de Auditoria

 Entrevista
(Observação de actividades, envolvente, condições de trabalho)
 Documentação
(do sistema implementado, regulamentos e legislação aplicável)
 Registos
(recolha de evidências objectivas)

“A auditoria é sempre uma actividade baseada

no conceito de amostragem”

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 Questões Habituais em Auditoria

COMO? PORQUÊ?, O QUÊ? QUANDO? OMDE? QUEM?

Técnicas para Questionar

Mostre-me por favor…

Posso ver…

Pergunta hipotética: O que sucederia….? ou Vamos supor que …?

Desculpe mas não percebi, pode repetir por favor?

Isso significa que …?

Em situações de dúvida: SIM? ou NÃO?

Qualquer Pessoa da empresa pode ser contactada;

Conduzidas no local de trabalho, sempre que possível;

Na Entrevista:

Fazer o possível para que todos os intervenientes se sintam à vontade;
Entrevista

Tomar notas das constatações da Auditoria, explicitar essa necessidade;

Cooperar;

Efectuar perguntas curtas, claras, objectivas e abertas;

Efectuar uma pergunta de cada vez;

Pedir comprovativos;

Analisar documentos e registos.

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 Porquê a utilização das listas de verificação?

A utilização das listas de verificação (check lists), permite:

Documentar que todos os aspectos relativos ao plano da

Listas de Verificação

Auditoria foram verificados;

Fornecer a base para a reunião final e para o relatório da auditoria;

Fornecer evidência objectiva de que a auditoria foi realizada;

Evidenciar ordem e organização.

Lista de
Verificação

Etapas de Auditoria

Preparação da Auditoria
Plano
Tarefas da Equipa
Etapas de Auditoria

Analise dos Documentos do SGQ

Execução da Auditoria
Reunião de Abertura
Realização
Execução e Preparação do Relatório
Reunião de Auditoria/Encerramento
Conclusões da Auditoria

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 Preparação da Auditoria
Para Auditorias Internas e externas

Relatório de Auditoria

Identificação do auditado
Plano de Auditoria

Objectivo e âmbito

Documento de referência

Data e duração

Equipa Auditora

Pessoas contactadas

Lista de distribuição do Relatório

Quaisquer divergências não resolvidas

Conclusões

Relatório de Auditoria Interna

E as Não
Conformidades?
Relatório de Auditoria

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 Constatações de Auditoria

Não Conformidades

Oportunidades de melhoria
Constatações

Todas as constatações têm de ser

suportadas em evidências objectivas

Por exemplo: Documentos, registos, testemunhos

Acções correctivas e de
Seguimento
Pós- Auditoria

Planear

Executar

Verificar a eficácia

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“Diferentes auditores, a trabalhar de
forma independente, chegam às
mesmas conclusões, em
circunstâncias semelhantes”

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