9 Maneiras Infalíveis de Combater

Fraudes Cometidas por Funcionários

Antiéticos

Dicas de como uma empresa pode evitar

ou diminuir a possibilidade da ocorrência
de fraudes por parte de seus funcionários.
Olá, estou escrevendo esse artigo porque nos últimos dias acabei percebendo algo muito
importante: FRAUDES!

Ando preocupado com o nível de fraudes e desvios que acontecem no Brasil e que vem de
todos os lados.

Em função disso, quero compartilhar com você agora 9 dicas simples mas muito
poderosas para que sua empresa possa combater fraudes internas.

Através dessas dicas você poderá:

– Prevenir ao máximo a possibilidade de fraudes na sua empresa;

– Identificar possíveis funcionários antiéticos e os tipos de fraudes que cometem;

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– Melhorar os controles internos da empresa e evitar ou minimizar a ocorrência
das fraudes ;

– Evitar perdas que poderiam colocar em risco a atividade da empresa;

– Proteger o negócio como um todo;

Dica #1 – Segregue As Funções

Evite ao máximo que a execução de um processo inteiro fique a cargo de uma única
pessoa.

Isso quer dizer, por exemplo, que a pessoa que cuida do contas a receber não deve ter
acesso a lançamentos na contabilidade.

Assim, a pessoa que preenche o cheque não deve ser a que assina, a pessoa que compra
não deve ser a que paga, e a lista segue.

Então, sempre tenha em mente qual etapa do processo pode ter conflitos com outra e
como isso pode facilitar as fraudes e evite isso… Segregue funções!

Dica #2 – Obtenha Os Extratos Bancários

Pessoalmente
Tenha muito cuidado para que uma pessoa em posição de cometer fraudes não tenha
acesso a documentos e evidências que possa destruí-las.

Assim, os extratos bancários e os cheques cancelados mensalmente devem ser recebidos

por pessoa especial e muito bem selecionada.

Em relação aos cheques mantenha atenção nos pontos:

– Cheques a pessoas ou fornecedores que você não conhece;

– Cheques descontados na boca do caixa com valor superior ao limite à sua permissão no
caixa pequeno;

– Assinaturas que pareçam forjadas;

– Cheques faltantes ou números de cheques fora da ordem;

– Cheques nominais a terceiros, mas endossados por alguém da sua empresa;

– Cheques nominais a beneficiários cujo nome não corresponde a seu registro;

Dica #3 – Controle Minucioso dos

Cheques
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Se tem algo que merece atenção especial são os cheques da empresa (se a sua os utiliza
com freqüência).

Geralmente os cheques são muito visados justamente pela falta controle e cuidado da
empresa, o que facilita muito a ocorrência defraudes.

Um pessoa específica deve manter controle sobre todos os talões de cheque e guardá-los
em um cofre ou gaveta trancada.

Verifique constantemente se há cheques faltando e use cheques pré-numerados.

Verifique toda e qualquer anulação de cheques e estipule duas assinaturas para cheques
acima de X valor.

Dica #4 – Assine Cada Cheque De

Pagamento Da Folha Pessoalmente
Examine todos os cheques e tenha certeza que se destinam a pessoas conhecidas, não
conhecendo ou recordando o nome tente localizar a pessoa.

Faça uma comparação permanente do número de cheques emitidos e o número de

funcionários na folha de pagamento.

Para isso certifique-se de que o arquivo mestre da folha de pagamento não seja alterado
sem a aprovação e assinatura da pessoa competente.

Se possível manter conta corrente específica para a folha de pagamento e efetue

reconciliação mensal.

Muitas fraudes são cometidas nos pagamentos de folha, então tenha cuidado redrobado.

Dica #5 – Vigie De Perto As Contas A

Receber
Os dos pulmões da empresa, o contas a receber, merece toda a atenção possível.

Assim, as atividades de baixa de valores devem ser efetuadas por pessoas alheias
à contabilidade e com permissões para tal.

Portanto, conciliações devem ser realizadas periodicamente e por pessoa competente.

Dica #6 – Dê Férias A Profissionais Chave

no Negócio
Funcionários que cuidam de peças importantes como o Caixa e Escrituração Contábil
precisam tirar fériasregularmente, evitando assim que estas pessoas ocultem vestígios de
seus desvios e fraudes.

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Profissionais que nunca tiram férias e nem se afastam por doença, parecem leais a
empresa mas é preciso muito cuidado, pois algumas vezes essas pessoas precisam estar
sempre na empresa para ocultar suas “manobras”.

Force esses profissionais a tirarem suas férias e que o façam na virada de um Mem para o
outro, dando tempo de outra pessoas verificar discrepâncias nos livros.

Dica #7 – Audite Regularmente Os Livros

Contrate um auditor externo no mínimo uma vez por ano, para que audite os livros da
empresa.

Por isso, essa auditoria dificulta bastante a ação dos fraudadores.

Assim, ela deve ser feita de surpresa e em períodos diferentes durante o ano.

Dica #8 – Entenda Os Livros

O desvio de dinheiro ocorre normalmente, quando a escrituração é malfeita e não
supervisionada, o que facilita ao funcionário adulterar o caixa e recibos.

Portanto, como Proprietário ou Gestor da empresa, você deve familiarizar-se com a

escrituração contábil de sua empresa e o sistema de guarda de registros.

Dica #9 – Proteja o Software de

Escrituração Contábil
Não permita acesso não autorizado ao software de escrituração contábil.

Não coloque em rede o computador que guarda os arquivos dos livros e garanta que o
computador e o software estejam protegidos por senha.

Também mude a senha frequentemente para bloquear o programa à pessoas não

autorizadas.

Lembrando que Livros Contábeis físicos devem ser guardados à chave.

Essas dicas, apesar de bem simples, podem evitar grandes danos à empresa se bem
observadas.

Elas são fáceis de assimilar e de aplicar, então sugiro que você de uma boa relida,
imprima se for o caso e faça algumas das orientações passadas aqui.

Tenho certeza que terá sucesso!

Te desejo enorme sucesso!

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