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ÍNDICE
BIBLOGRAFIA ......................................................................................................... 96
ASSESSORIA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS E CURSOS – APOSTILA DE MICROSOFT EXCEL AVANÇADO
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EXCEL AVANÇADO
1 – Primeira parte
Para definir este processo podemos usar a Guia Página Inicial na versão
2010 ou Inicio na versão 2007.
Quando criamos uma nova planilha à preocupação inicial deve ser sempre
com as informações digitadas deixando para depois a formatação das mesmas,
depois de digitar seus dados corretamente, realizar suas formulas, sua planilha
estará pronta para formatar. Em algumas Guias do Excel na parte inferior do
conjunto de ícones, temos uma seta onde podemos ter acesso aos mais diferentes
tipos de formatação em conjunto, facilitando muito a atividade de formatar.
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Na caixa de dialogo Formatar células tem a caixa acima, serve para formatar
as informações digitadas de acordo com a nossa preferência.
Números
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Alinhamento
Nesta opção podemos definir como será o alinhamento dos dados na célula,
este recurso pode auxiliar na disposição do texto ou valores na planilha. Abaixo
temos alguns exemplos práticos de como utilizar esta caixa de dialogo.
Ex.:
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Marque a opção Reduzir para ajustar para que os dados digitados caibam
na célula sem que para isso seja feito o retorno automático do texto.
Com a opção Mesclar células pode-se mesclar várias células fazendo com
que fique sendo uma célula apenas.
Ex.:
Ex.:
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Nas opções Fonte, Borda e Padrões define-se qual o tipo de fonte (letra), as
bordas (grades) e a cor de fundo da célula.
A opção Oculta deve ser marcada somente se você não quiser que outras
pessoas vejam suas fórmulas, somente o resultado. Esta opção é muito útil se você
tem uma fórmula onde o calculo usa dados de planilhas ocultas, ou de dados
sigilosos entre sua equipe.
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Fórmulas
O Excel nas versões 2007 e 2010 disponibilizaram uma excelente ajuda para
o aprendizado, auxiliando o usuário no processo de definição das fórmulas a serem
utilizadas em suas planilhas, observe na figura abaixo como apenas digitando o sinal
de = (igual) em uma depois digitando a tecla S temos uma lista enorme de fórmulas
que iniciam com esta letra, junto a esta definição vem à explicação básica de como
cada fórmula pode ser utilizada.
Para todas as fórmulas existe uma explicação base para a sua utilização,
para ter mais informação sobre a fórmula o assistente pode auxiliar na correta
definição do recurso.
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Função Soma
Esta opção é a mais básica do Excel, pois usamos para somar valores, no
curso básico, utilizamos com frequência o assistente para realizar as fórmulas, neste
curso vamos aprender a digitar os dados, pois muita fórmula que você vai usar no
seu dia-a-dia, não podem resolver os problemas sozinhos, é preciso ser corrigido ou
adaptado a sua necessidade.
Na fórmula SE, você pode usar o assistente apenas para uma condição, ou
seja, uma pergunta e uma resposta verdadeira e outra falsa.
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Para obter a soma das células A1 até A10 poderíamos também usar uma
forma simples como: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10
Mas se o intervalo das células for do A1 até A500 fica mais fácil usando
=SOMA(A1:A500).
Para fórmulas com mais condições a ser analisada você não pode fazer uso
assistente, como no caso abaixo.
Veja a fórmula:
A B C
Onde:
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Operadores Matemáticos
Potenciação ^
Multiplicação *
Divisão /
Soma +
Subtração -
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Função ROMANO
=ROMANO(num)
Exemplos:
=ROMANO(16) = XVI
=ROMANO(1999) =MCMXCIX
Fórmula do CONT.SE
Agora você possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas
médias. E você desejasse agora saber quantos alunos tiraram médias maior e igual
a 9. Veja o exemplo:
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Onde:
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Depois das aspas você digita a condição. Pode ser também texto,
independente de texto ou valor, deve-se colocar entre as aspas.
Exemplo:
=CONT.SE(C2:C5;”APROVADO”)
Fórmula do CONTAR.VAZIO
Exemplo:
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Onde:
Fórmula: CONT.VALORES
CONT.VALORES(valor1;valor2;...)
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Fórmula: CONT.NÚM
CONT.NÚM(valor1;valor2;...)
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Fórmula: CONT.SE
CONT.SE(intervalo;critérios)
Fórmula: CONCATENAR
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CONCATENAR(texto1;texto2; ...)
Fórmula: MAIÚSCULA
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MAIÚSCULA(texto)
Texto é o texto que se deseja converter para maiúsculas. Texto pode ser uma
referência ou uma seqüência de caracteres de texto.
Fórmula: PRI.MAIÚSCULA
PRI.MAIÚSCULA(texto)
Texto é o texto entre aspas, uma fórmula que retorna o texto ou uma
referência a uma célula que contenha o texto que você deseja colocar parcialmente
em maiúscula.
Fórmula: NÚM.CARACT
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NÚM.CARACT(texto)
caracteres.
Fórmula do SOMASE
Exemplo:
Então você tem uma planilha onde na coluna A você coloca o nome do
cliente, na coluna B o valor da fatura e na coluna C, a situação se foi paga ou não.
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Onde:
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Fórmula da Condição SE e E
Neste exemplo precisamos realizar uma análise com duas condições para
uma definição, a primeira ação seria localizar uma fórmula para resolver o problema.
Esta procura seria em vão, pois não tem uma formula especifica que resolva o
problema, para isso você deve usar a combinação de duas formulas, pois apenas
uma não conseguirá resolver o problema.
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Agora você tem uma planilha onde tem a idade e altura de seus alunos.
Haverá uma competição e somente aqueles que têm Idade Maior que 15 e Altura
maior ou igual que 1,70 participaram da competição. Neste caso você utilizará a
condição SE e a condição E. Por quê?
Respondo: É simples, porque para o aluno participar ele dever possuir a idade
maior que 15 e altura maior ou igual 1,70. As duas condições devem ser
verdadeiras, caso uma seja falsa, ele não participará. Entendeu menino(a)!. Veja o
exemplo:
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Onde:
Fórmula da Condição SE e OU
Neste exemplo basta que uma condição seja verdadeira para que o aluno
participe da condição.
Veja o exemplo:
Quando copiamos uma fórmula =A1*B1 para as linhas abaixo o Excel entende
que as fórmulas devem ser relativas, ou seja, mudam de acordo com as linhas. No
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Ex.: Na fórmula =A1*B1 queremos que quando copiar para as linhas abaixo o
endereço B1 permaneça absoluto, ou fixo.
=A1*B$1
=A2*B$1
=A3*B$1
=A4*B$1
=A5*B$1
=B1*B2
=C1*C2
=D1*D2
=$A1*B2
=$A1*C2
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=$A1*D2
Para fixar a coluna e a linha usa-se =$A$1*A2, pois assim, quando copiamos
esta fórmula para baixo ou para o lado na planilha, o endereço $A$1 sempre ficará
fixo.
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2 – SEGUNDA PARTE
Banco de dados
=[Faturamento.xls]Plan1!$A$4
PROCV / PROCH
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Estas informações estão no intervalo A2 até D7, pois o título não contamos
como informações.
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= PROCV ( A2 ; TABELA ; 2 ; 0 )
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Quando a chave para pesquisa for mais que uma, por exemplo, um pedido de
calçados que para cada tamanho de um mesmo modelo existe um preço diferente,
precisamos usar a função CONCATENAR .
Note que para um mesmo modelo mas com tamanhos diferentes, temos
chaves diferentes. O modelo 10 com tamanho 33 a chave é 1033 e o modelo 10 com
tamanho 34 a chave é 1034. Isto porque juntamos (CONCATENAR) duas células
para formar uma. Ex.: =CONCATENAR(A2;B2) ou =A2&B2
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Formatação Condicional
Para ilustrar a formatação condicional você pode utilizar uma planilha onde
quer formatar duas condições “A Receber” e “Pago”
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branca e fundo vermelho para a célula, basta clicar em Ok. E terá o resultado
abaixo.
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Nome em células
O Excel monta sua lógica da mesma forma que montamos nosso dia-a-dia, ou
seja, quanto mais prático menos complicado será nosso dia. Pensando nisso foi
desenvolvido uma regra para facilitar a avalição dos dados através dos nomes, ou
seja, procurar alguém ou alguma coisa pelo nome já auxilia em 90% sua busca. Que
tal usar este mesmo recurso para procurar dados ou intervalos de dados me uma
planilha.
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Temos a lista abaixo para saber qual o resultado da soma dos dados,
nomeamos o intervalo e digitamos a formula =SOMA(V, quando iniciamos a
digitação o assistente de formulas trás uma das fórmulas em formato diferente, ou
seja, o nome que você definiu aparece na lista de fórmulas facilitando a localização
do nome que você deseja somar nesta caso.
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Para finalizar basta clicar sobre o item ou dar tab para ter a soma dos dados.
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3 – TERCEIRA PARTE
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Quando filtramos algum campo, como por exemplo o cliente Beira Rio, o
objetivo é saber no nosso exemplo, o total de pares e valor para este cliente, mas
como já tinha os totais antes de filtrar, não irá funcionar, pois a função que usamos
no total de pares e valor foi =SOMA.
Para que no modo filtrar possamos analisar os totais somente dos dados
filtrados, usamos a função SUBTOTAL.
Para um banco de dados onde sabemos que vamos usar o modo filtrar dados,
deixamos para criar a soma dos totais somente depois de feito um primeiro filtro,
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É comum que um banco de dados seja classificado por algum campo, como
por exemplo em ordem crescente de cliente.
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Tabela Dinâmica
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Podemos realizar varias alterações na tabela dinâmica até obter os dados que
necessitamos. O interessante da tabela dinâmica é que podemos obter dados de
planilhas fechadas ou sendo usadas por outra pessoa, quando a mesma é alterada
e salva podemos obter os dados instantaneamente apenas clicando com o lado
direito na tabela e em “Atualizar”, os dados são atualizados conforme salvo na
planilha.
Validação
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4 – QUARTA PARTE
Para calcular datas o procedimento é bem simples, basta ter em uma célula a
data inicial e em outra célula a data final. Numa terceira célula é que criamos a
fórmula para calcular o período de dias entre as duas datas.
Hyperlink
O Hyperlink é usados para criar um link com uma home page, arquivo ou
planilha. É muito útil, pois com um simples clique, podemos abrir a home page da
Zero Hora e consultar a taxa do dólar, ou abrir o arquivo de faturamento para
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Observação: Pode-se vincular somente uma coisa de cada vez. Uma home
page ou um arquivo ou uma planilha dentro do próprio arquivo. Se for necessário,
podemos criar 3 links ou mais na mesma planilha. Cada um com uma função
diferente.
Gráficos
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depois disso você vai a guia inserir e gráfico. Selecione os dados de “A1” até “B7”
clique em na guia inserir, depois em Gráfico, escolha “Colunas 2D”
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Personalizando o Gráfico
Guia Design
Guia Layout
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Guia Formatar
Função EERROS
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Podemos aproveitar isto e usar a função SE, ou seja, somente faz o cálculo
se for falso, pois se for verdadeiro, significa que o PROCV não encontrou registro.
Congelar painéis
AutoSalvamento
Se você não tem um Nobreak, não esqueça de salvar seu arquivo pelo menos
a cada página digitada. Mas se você não quer se preocupar com isto ou se você é
esquecido, deixe que o Excel salve sua planilha de tempos em tempos.
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Para mudar de lugar uma planilha, existe duas opções. A primeira mais
simples é clicar com o botão esquerdo do mouse na guia da planilha, ficar
pressionando por alguns instantes e arraste para outro local. A outra opção é clicar
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Nesta opção, além de mover a planilha para outro local dentro do próprio
arquivo (Pasta), também é possível mover ou copiar para outro arquivo (Pasta).
Para copiar, basta selecionar a opção Criar uma cópia na janela, para que o
Excel entenda que deve manter a planilha original e criar uma cópia em outro local,
caso contrário o Excel entenderá que deve mover, ou seja, tirar a planilha do arquivo
atual e enviar para outro arquivo selecionado em Para pasta.
Para criar uma cópia ou mover para o próprio arquivo, basta que o arquivo
esteja selecionado em Para pasta, e selecione em Antes da planilha o local que
deve ser movido ou criado uma cópia. Depois de criado a cópia da planilha, basta
renomear.
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Para excluir uma planilha clique com o botão direito do mouse na guia da
planilha e selecione a opção Excluir. Também pode ser selecionado o menu
Editar/Excluir planilha.
Para inserir uma planilha clique com o botão direito do mouse na guia da
planilha e selecione a opção Inserir, ou selecione o menu Inserir/Planilha.
Configurar impressão
IMPRIMIR
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Na figura abaixo, você poderá definir qual local quer aplicar os dados da
empresa como: Logomarca, nome, endereço, ou qualquer informação que
necessitar informar aos clientes, no cabeçalho.
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Dicas
Para exibir a data atual inclua uma fórmula =HOJE(). Esta data vem do
sistema operacional, portanto observe se está atualizada a data no sistema.
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Por exemplo, quando copiar uma célula onde consta uma fórmula para outra
célula, é possível copiar apenas o valor, ignorando a fórmula.
Se você excluir uma célula por engano, tecle CTRL + A LETRA Z ( CTRL+ Z).
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Para quem já trabalhou com o editor de textos Microsoft Word, a tela acima
lembra um pouco, principalmente a barra de Ferramentas. Alguns botões do Word,
porém, o que diferencia mesmo são as células, divididas em linhas e colunas.
1. Barra de título
2. Guia (agrupa as antigas barras de menus e barra de ferramentas)
3. Botão do Office na versão 2007, na versão 2010 é Arquivo.
4. Barra de ferramentas de acesso rápido
5. Botão de acesso à Ajuda
6. Ponto de inserção
7. Barra de fórmulas
8. Caixa de nome
9. Título de linhas (1, 2, 3, …) e colunas (A, B, C, …)
10. Barra de deslocação vertical
11. Separadores de folhas
12. Botão de macros
13. Modo de visualização normal
14. Modo de esquema de página
15. Pré-visualização de quebras de páginas
16. Cursor de ampliação/redução da página visível
17. Página anterior
18. Página seguinte
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Mover seleção após enter - quando teclar Enter escolha a direção que o
cursor deve mover.
Ex.: definir 2 para decimal fixo, quando digitar 2556 o Excel entende como
25,56.
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Nesta opção é possível definir uma lista para ser usada quando arrastar uma
célula.
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Importação de dados
Pois bem, normalmente você anotaria os valores desejados num papel para
depois transcrevê-los na planilha. Esta solução não é a melhor, pois se torna
cansativa, uma vez que deve ser feita com freqüência.
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1. Abra o Excel.
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Classificação de Registros
Considere o exemplo das duas planilhas a seguir, onde a primeira não está
classificada e a segunda está ordenada pelo campo País:
Abra o Excel.
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Arquivo
Salvar Como.
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Exercícios
Salve o arquivo.
Para alterar ou fazer uma senha, o usuário DEVERÁ estar com o arquivo
carregado em memória caso contrário isso será impossível.
Procedimentos
Execute o comando:
Arquivo
Salvar como....
Acione:
Ferramentas
Opções gerais
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Pressione a tecla <DEL> e finalize com o botão Ok. Peça para salvar
novamente o arquivo.
Proteção de Células
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Ferramentas
Proteger
Proteger planilha...
Clique neste instante o botão OK, pois a senha é opcional e neste exemplo
não será utilizada.
Desta forma, a planilha ficou protegida, mas não na forma ideal. Para
desfazer esta proteção execute o comando.
Ferramentas
Proteger
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Desproteger planilha....
Será ideal nesta planilha deixar liberadas as áreas que recebem os valores
das taxas e dos valores do mês de julho. As demais células poderiam ficar
protegidas. Portanto, execute os seguintes passos:
Procedimentos
Execute o comando:
Formatar
Células
Proteção
Execute o comando
Ferramentas
Proteger
Proteger planilha...
Apartir deste ponto a planilha está toda protegida com execução da faixa de
células B6:C10
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5 – QUINTA PARTE
Macros
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Pode-se definir uma tecla de atalho em conjunto com a tecla Ctrl . Observe
em (D)
Caso queira que a macro seja executada quando abrir a planilha, defina o
nome da macro como auto_open e não esqueça de selecionar Armazenar macro em
esta pasta de trabalho.
Filtro Avançado
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corresponde ao intervalo dos dados incluindo os títulos. Pode-se usar nomes como
já vimos antes.
Caso você execute uma tarefa várias vezes no Microsoft Excel, é possível
automatizá-la com uma macro. Uma macro é uma seqüência de comandos e
funções armazenados em um módulo do Visual Basic for Applications - VBA e pode
ser executada sempre que você precisar executar a tarefa. Quando você grava uma
macro, o Excel armazena informações sobre cada etapa realizada à medida que
você executa uma seqüência de comandos. Em seguida, você executa a macro para
repetir, ou "reproduzir", os comandos.
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Criação de Macros
Isso é feito usando o Editor de VBA, conforme veremos nas próximas lições.
1. Abra o Excel.
2. Abra a Planilha.
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de para ( )
exibida na planilha do Excel. Essa barra é utilizada para parar a gravação da Macro.
Agora devemos escolher os comandos que farão parte da macro. Após ter
executado os comandos que farão parte da macro, basta clicar no botão para
encerrar a gravação da Macro.
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2. Pressione Ctrl+Shift+L.
7. Será exibida a janela Macro, onde são listadas todas as macros existentes
na pasta de trabalho atual (no arquivo carregado no Excel), conforme indicado na
Figura 87:
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Até aqui tudo OK. Nenhuma novidade. A pergunta que pode surgir é:
Ou de outra forma:
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Uma macro é gravada no Excel como uma seqüência de comandos VBA. Por
exemplo, ao clicarmos no botão ( ), para a aplicação de negrito, o Excel gera um
comando VBA que faz a formatação em negrito. Aprenderemos agora a acessar o
código VBA gerado pelo Excel (embora ainda não sejamos capazes de entender
esse código).
Sub FormataVermCinza()
Selection.Font.Bold = True
Selection.Font.ColorIndex = 3
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With Selection.Interior
.ColorIndex = 15
.Pattern = xlSolid
End With
End Sub
Esses comandos aplicam a cor de fundo cinza, na célula onde está o cursor
(ou no conjunto de células selecionadas), quando a macro é executada. Trata-se de
comandos da linguagem VBA. Com o uso do VBA temos acesso a todos os
comandos e funções do Microsoft Excel. Tudo o que você faz usando o teclado e o
mouse, também é possível de ser feito com o uso do VBA, porém de uma maneira
automatizada.
Existem algumas operações que podem ser feitas com uma macro, após a
sua criação. A mais óbvia (e o motivo pelo qual uma macro é criada) é para executar
a macro. Além da execução é possível executar outras operações com uma macro,
conforme descrito a seguir:
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6. Será aberto o editor do VBA. O nome da macro vem logo após o comando
Sub da primeira linha, conforme destacado na Figura:
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6. Será exibida a janela Opções de Macro, onde você pode alterar a tecla de
atalho e o comentário associado com a macro, conforme indicado na Figura.
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1. Abra o Excel.
2. Abra a Planilha.
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BIBLOGRAFIA
Pesquisa na Internet
Apostilas: http://www.apostilando.com/pagina.php?cod=1
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