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em distribuidoras
jul 03, 2018
By Carolina Rodrigues
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Muito falada, mas pouco aplicada pelas empresas, a gestão de processos contribui de
forma muito eficiente para o desempenho em diversas etapas do desenvolvimento e
crescimento de um negócio.
As empresas que não investirem em processos bem definidos em médio e longo prazo
terão de pagar um preço muito caro, podendo chegar até a liquidação total. O atual
cenário econômico-financeiro e as novas exigências dos clientes demandam esse novo
posicionamento das organizações.
Este artigo tem o objetivo de explicar alguns conceitos importantes sobre essa prática
em distribuidoras. Acompanhe a leitura até o fim e saiba mais!
Cada uma dessas tarefas faz parte de um sistema com foco na operacionalização do
negócio e na geração de resultados para alcançar os objetivos organizacionais.
Quando os processos estão desordenados, as atividades ficam pouco sólidas, com cada
um fazendo como bem entende. Ao contrário, quando a companhia sistematiza ações,
demandas, responsabilidades, procedimentos operacionais, materiais e investimentos,
eles ficam bem organizados.
Quando os trabalhos são focados na abordagem por processos, ocorre uma grande
melhoria dos fluxos internos, pois a gestão passa a se preocupar com os responsáveis
pelos resultados produtivos.
Com a implantação de medidas voltadas para o desenvolvimento de cada processo é
possível aumentar a produtividade e a eficiência, imprimindo maior qualidade nas
atividades desempenhadas e alocadas em cada setor, bem como a integração entre elas.
Assim, todos os colaboradores passam a ter uma visão mais ampla, o que facilita a
participação e opinião de novas ideias, bem como o entendimento da importância de
suas atividades para atingir as metas propostas e alcançar os resultados esperados.
Esse método permite uma organização mais eficaz do papel e das responsabilidades de
cada colaborador, como também identifica qual o tempo gasto em cada atividade e quais
as necessidades para a sua realização, de maneira que tudo seja realizado com eficiência
e melhor aproveitamento do tempo.
Uma boa organização dos fluxos internos com todos os procedimentos sistematizados e
ordenados facilita a inserção de novas tecnologias na empresa, o que é uma excelente
estratégia para alavancar os negócios.
Redução de custos
O correto planejamento permite que todos os recursos possam ser mais bem
aproveitados, de maneira que os valores investidos em estoque e em manutenção
(máquinas e equipamentos, energia elétrica, água etc) passam a ter um retorno mais
positivo.
Isto pode interferir na percepção do cliente que, com certeza, não será nada positiva. Se
ao ofertar um produto — mesmo que as vantagens oferecidas sejam equivalentes às da
concorrência — o consumidor final não perceber um valor diferenciado, muito
provavelmente escolherá o concorrente.
Este é o tipo de resultado que nenhuma companhia deseja, por isso, é importante
reconhecer as falhas e evitar determinados erros para não sofrer prejuízos. Confira
alguns dos mais relevantes para não comprometer seu fluxo de trabalho.
Pouca informação para análise
Sem um diagnóstico completo e preciso dos fluxos da companhia e com poucos dados
sobre a gestão, não é possível concluir o que deve ser feito. Gerir as
informações adequadamente é fundamental.
Processos divergentes
Um dos principais pontos da abordagem por processos é que ela reúne passos que
seguem a mesma direção. Embora as etapas sejam executadas por diferentes áreas, todas
convergem para o mesmo objetivo estabelecido no planejamento estratégico.
Quando, porém, os processos são divergentes, isto se torna impossível. Por exemplo, o
setor de expedição precisa de automação para gerir melhor o estoque e, ao mesmo
tempo, o setor de compras tem que reduzir despesas e não pode fazer nenhum
investimento. Percebe como são pontos conflitantes e que comprometem o
aproveitamento de todas as possibilidades?
Atuação inflexível
Neste caso, se a gestão de processos não for bem orientada, poderá promover um
desenvolvimento ainda mais acelerado e desordenado, resultando em mais problemas do
que soluções. Por isto, é imprescindível estabelecer de maneira muito clara os objetivos
organizacionais.
Adotar um software ERP mais barato ou ainda não dispor de uma estrutura que permita
o funcionamento máximo da tecnologia são erros que podem custar muito mais caro que
um bom investimento, colocando em jogo a competitividade da companhia.
O primeiro passo é entender quais são as etapas necessárias para a conquista de cada
resultado. Realize o mapeamento de todos os processos internos, quais os colaboradores
responsáveis por cada um deles e quais os objetivos propostos para cada área.
Esta etapa serve para ajudar na estruturação do que deve ser feito e a identificar
procedimentos burocráticos ou que podem ser eliminados logo de cara.
claras;
de fácil entendimento;
relacionadas à capacidade do plano e de todo o contexto empresarial;
adequadas aos prazos;
compartilhadas com todos os colaboradores.
Além disto, para garantir um correto lançamento das contas, é fundamental utilizar
ferramentas adequadas de gestão financeira, bem como contar com profissionais
responsáveis para a segurança das operações.
Os dados contábeis, comerciais e gerenciais também precisam ser bem analisados, pois
é a partir dessas informações que a estratégia do negócio deverá ser elaborada.
Mesmo que a alta direção disponha de grande controle administrativo, não é ela que tem
o contato diário com os clientes e não atua diretamente nos processos operacionais.
Sendo assim, ninguém melhor que a própria equipe para identificar possíveis falhas nas
estratégias direcionadas para os setores nos quais atua.
É essencial realizar reuniões de maneira contínua e promover diálogos frequentes entre
todos os colaboradores para que diferentes pontos de vistas sejam expostos sobre os
mais variados fluxos, facilitando a identificação de possíveis problemas, como também
a projeção de novas soluções.
Sempre que possível, busque realizar confraternizações para manter uma boa relação de
trabalho na rotina diária e estabelecer um ambiente agradável e produtivo.
7. Acompanhamento contínuo
Este passo apontará possíveis falhas e pontos que necessitam de mais atenção, além de
permitir o aproveitamento de novas oportunidades. Aqui serão utilizados os indicadores
escolhidos para medir o andamento e os resultados de todas as ações.
Após desenhar o modelo ideal de processos para o seu negócio, junto a sua equipe,
busque uma ferramenta que atenda melhor às necessidades da sua companhia e que
torne a adaptação de todos nessa nova estrutura de trabalho mais fácil e produtiva.
Vale ressaltar que a escolha da empresa desenvolvedora deve ser pautada em questões
como a experiência e segurança, a aderência da tecnologia ao seu negócio, a forma e o
prazo de implantação, as garantias e o suporte oferecido.
Também é recomendado realizar uma pesquisa com clientes para averiguar o nível de
satisfação em relação aos serviços prestados e a resolução de possíveis problemas.
O mapeamento dos fluxos é fundamental para que todos tenham uma visão global do
empreendimento, reconhecendo assim, a importância do seu trabalho e suas conexões.
Além de também proporcionar o entendimento das relações de causas e efeitos entre os
problemas, das repercussões ao longo do tempo, assim como dos efeitos percebidos
pelos clientes.