REDUÇÃO DE CUSTOS COM BUSINESS INTELLIGENCE

Introdução................................................................................................................................................................................................................3
O que é Business Intelligence?........................................................................................................................................................................5
Quais são seus benefícios e desafios?........................................................................................................................................................13
BI na redução de custos da empresa...........................................................................................................................................................18
Conclusão..............................................................................................................................................................................................................26
Sobre a Toccato Qlikview................................................................................................................................................................................28
INTRODUÇÃO
Introdução

Não importa o tamanho da empresa: se ela não conta

com o Business Intelligence (BI), pode estar perdendo
dinheiro. Isso porque se trata de uma tendência —
trazida dos Estados Unidos — que permite uma visão
mais ampla do negócio e apoia as tomadas de decisão.

Assim, com uma visão macro, é possível fazer

um planejamento estratégico mais assertivo e
enxergar erros (antes não percebidos) que podem
gerar prejuízos.

Ao longo deste e-book, você vai entender o que é

o Business Intelligence, quais benefícios podem
ser trazidos para o seu negócio e como ele impacta
diretamente na redução de custos. Siga com a leitura
e saiba tudo sobre o BI!

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O QUE É BUSINESS INTELLIGENCE?
O que é Business Intelligence?

Business Intelligence (BI), em uma tradução literal, significa “inteligência de negócios”. Está ligado ao processo de coleta,
análise, organização, monitoramento e compartilhamento de informações que auxiliam a gestão de negócios.

O BI é responsável por transformar uma enorme quantidade de dados brutos em informação útil que apoia a tomada
de decisões estratégicas, sendo que as fontes iniciais estão dentro das próprias empresas.

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O que é Business Intelligence?

Em seguida, são analisados outros aspectos,

que incluem:

• os desejos e as necessidades do consumidor;

• a jornada de compra do cliente;

• as tendências culturais;

• a pressão da concorrência;

• os aspectos industriais relevantes;

• o cenário econômico;

• as condições tecnológicas.

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O que é Business Intelligence?

Assim, cada sistema BI direciona um objetivo específico, levando em consideração as metas e a visão da empresa, com
foco em obter vantagem competitiva frente a concorrência.

Existem duas formas de disponibilização das informações: sistema transacional e sistema de apoio à tomada de decisão.
Veja a diferença entre eles:

SISTEMA TRANSACIONAL

É aqui que acontecem as transações de negócio. São realizados, por meio do sistema transacional, saques bancários,
compras e vendas, entre tantos outros. Entre suas principais características, estão:

• informações históricas são irrelevantes;

• agilidade no tempo das respostas;

• baixo volume de dados para cada operação.

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O que é Business Intelligence?

Tomemos como exemplo os saques efetuados em caixas automáticos. Para esse tipo de transação, não é levado em
consideração o histórico do cliente (data de abertura da conta-corrente, empréstimos, dívidas), o tempo de operação é
rápido e o volume de dados envolvidos é relativamente baixo (conta-corrente, agência, senha, valor e saldo).

SISTEMA DE APOIO À TOMADA DE DECISÃO

Trata-se de inteligência para a tomada de decisões, como:

• elaboração de estratégias para o lançamento de produtos;

• criação de campanhas de marketing;

• ações de relacionamento com o cliente.

Esses são apenas alguns exemplos, mas tenha em mente que o sistema de apoio à tomada de decisão compreende
diversas ações que podem ser trabalhadas na empresa.

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O que é Business Intelligence?

Seu alicerce é um data warehouse (local para armazenamento

de um grande volume de informações) — sem vínculos com as
bases de dados que compõem os sistemas transacionais.

Por exemplo: uma instituição financeira poderia analisar seus

potenciais clientes para elaborar uma campanha de financiamento
de imóveis voltada àqueles que atendem aos seguintes requisitos:

1. Já possuem outro imóvel.

2. Já tomaram empréstimos financeiros em outra ocasião.

3. Têm uma renda comprovada superior a 10

salários-mínimos.

4. Com idade entre 21 e 55 anos.

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O que é Business Intelligence?

Como percebemos, esses dados estão armazenados no data warehouse — e não nos sistemas transacionais. Essa
dissociação é necessária devido às particularidades do tipo de processamento. Assim, o Business Intelligence terá
respostas mais rápidas.

Um excelente exemplo para o uso de BI é o programa “Clube Dia”, da rede de supermercados Dia%: para se cadastrar, o
cliente precisa fornecer algumas informações pessoais (nome completo, CPF e outros). A partir daí, cada vez que efetua
a compra de produtos específicos, ele recebe um percentual de desconto. No entanto, o importante para o BI é que o
histórico de compras fique armazenado no data warehouse.

Assim, ações de marketing podem ser direcionadas para cada pessoa de acordo com seus hábitos de
consumo — cupons de descontos exclusivos entregues ao final da compra para estimular seu retorno,
por exemplo, sempre baseados em produtos que costuma comprar.

Vale ressaltar que os dados são coletados periodicamente dos sistemas transacionais para serem armazenados no data
warehouse, por meio dos ETL (Extract Transform Load).

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O que é Business Intelligence?

O BUSINESS INTELLIGENCE
NO PASSADO

Antes, os sistemas de gestão, como

os ERPs (Enterprise Resources
Planning), eram implantados para
controlar a empresa de ponta a ponta.
No entanto, os gestores passaram a
perceber a ausência de informações
estruturadas de forma estratégica.

Assim, o BI entra para resolver esse

problema e reunir os dados gerados
pelos mais diversos softwares de
gestão, cruzando as informações para
auxiliar na tomada de decisão.

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QUAIS SÃO SEUS BENEFÍCIOS E DESAFIOS?
Quais são seus benefícios e desafios?

Agora que você já entendeu o que é o Business Intelligence,

que tal vermos quais são as vantagens da utilização do
sistema e alguns pontos que merecem atenção?

BENEFÍCIOS

Algumas vantagens do BI são:

AUMENTO DAS VENDAS

O BI permite uma visão ampla de todos os processos que

envolvem as vendas e o relacionamento com prospects
e clientes. Assim, o vendedor deixa de usar apenas a
intuição e passa a trabalhar com base em uma análise
minuciosa de todo o funil de vendas. E o resultado é
um aumento nas conversões.

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Quais são seus benefícios e desafios?

EFICIÊNCIA NO MARKETING

O BI fornece todos os parâmetros necessários para que o time de marketing determine onde o investimento obtém
melhores resultados — maior assertividade no acompanhamento de métricas como o ROI (Retorno Sobre o Investimento).

Desse modo, as campanhas mais eficazes têm um melhor aproveitamento e geram mais lucros, enquanto
aquelas que não apresentam retorno satisfatório são detectadas e eliminadas.

GERENCIAMENTO PRECISO DO ESTOQUE

Softwares de ERP são ótimas soluções para coleta de informações, monitoramento e ajustes automáticos dos níveis de
estoque. Assim, o time de compras também se beneficia com o melhor gerenciamento de todo o processo, que inclui
fornecedores, fontes de matéria-prima e muitas outras soluções que o BI pode entregar.

Não menos importante, devemos ressaltar que o BI apresenta as seguintes vantagens:

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Quais são seus benefícios e desafios?

• planejamento e simulação com maior segurança;

• maior velocidade na análise de dados empresariais;

• visualização de dashboards e gráficos que facilitam o entendimento dos materiais obtidos;

• cruzamento de dados para análise;

• conhecimento detalhado dos processos de informação;

• medição da efetividade com maior precisão;

• otimização dos processos de geração de informações (entradas, saídas, cadastros etc.) provindos de relatórios
extraídos pelo BI;

• atitudes mais assertivas por parte dos gestores — que tornam-se mais proativos.

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Quais são seus benefícios e desafios?

DESAFIOS

Para que a implementação do BI ocorra com sucesso, é importante que a empresa fique atenta a possíveis limitações:

• ferramenta inadequada: a utilização de uma ferramenta de Business Intelligence inadequada para consultar
e distribuir as informações deve ser evitada.

• conhecimento limitado do Big Data: o BI utiliza um grande volume de informações estruturadas e não
estruturadas. Assim, torna-se interessante que o profissional de TI da empresa tenha ciência dos dados, para
trabalhar com todos os processos.

• inadequação da informação original: ocorre quando os dados da base primária não estão prontos para a
utilização ou a transição. Assim, o uso direto torna-se muito difícil.

Fique atento e encontre soluções para os desafios apresentados. Agindo assim, a sua companhia terá sucesso na
implantação dos projetos de BI.

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BI NA REDUÇÃO DE CUSTOS DA EMPRESA
BI na redução de custos da empresa

De fato, a implementação do BI reduz drasticamente a incidência

de erros e torna os processos mais rápidos. Isso resulta em 20%
de queda nos custos, em média.

Quando o gestor tem uma visão mais ampla do negócio, há uma

compreensão geral do cenário, o que o torna capaz de tomar
decisões e modificar ações em diversos setores da empresa.

Como você notou até aqui, a inteligência de negócios auxilia o

empreendedor em uma mudança de postura: ele deixa de ser
passivo em diversos aspectos e torna-se proativo em todas as áreas.

Assim, o resultado é que ele consegue minimizar (ou até mesmo

cortar) os processos ineficientes, que trazem prejuízos. E, como
sabemos, quanto menor é o gasto, maior será a competitividade
da companhia.

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BI na redução de custos da empresa

No entanto, tenha em mente que é importante saber onde e como cortar esses gastos sem prejudicar
a qualidade dos produtos ou serviços ofertados e todo o funcionamento da empresa. Esse processo
também será facilitado com a implantação de sistemas de BI no negócio, como veremos a seguir.

GERENCIAMENTO POR MEIO DE UM SISTEMA BI

Normalmente, empresas que trabalham com o método convencional perdem muitas horas em reuniões entre os dirigentes
para decidir onde e como cortar despesas.

Nesse processo, diversas planilhas de Excel e relatórios são apresentados. E, muitas vezes, as decisões são tomadas pura
e simplesmente com base na experiência dos administradores.

Ao adotar um sistema de BI, essas organizações passam a ter uma visão macro do negócio, e as resoluções são embasadas
em informações concretas. Assim, dados de várias fontes diferentes são reunidos e podem ser analisados de maneira integrada.

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BI na redução de custos da empresa

O resultado é que, além de economizar horas de reunião — que geram desgaste —, a companhia pode manter cada
gestor dedicado a tarefas que trazem resultados. E as falhas são corrigidas com mais eficiência, gerando um maior
controle em vários aspectos.

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BI na redução de custos da empresa

REDUÇÃO DE CUSTOS — EXEMPLOS PRÁTICOS

EXEMPLO 1

Considere uma empresa de médio porte, com 30 funcionários — sendo 15 terceirizados — e cerca de 3 mil clientes. Sem
um sistema de BI, os gestores programaram uma reunião com a finalidade de cortar gastos e demitir 5 funcionários que
não atendiam ao perfil desejado. Novas contratações seriam debatidas futuramente.

No entanto, a companhia deixou de avaliar a necessidade de correções no sistema de logística. Da mesma forma, o
investimento em tecnologia, para obter uma visão mais ampla dos problemas, também foi descartado.

Assim, não havia um sistema que relacionasse todos os processos internos e pudesse cruzá-los, para fornecer um relatório
completo sobre a situação. Logo, a tomada de decisões apresentava falhas e incertezas.

O resultado disso foi que apenas 4 gerentes e 25 funcionários não conseguiram atender, com excelência, os 3 mil clientes.
Como notamos, um sistema de Business Intelligence seria uma ótima solução para reduzir custos e evitar erros.

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BI na redução de custos da empresa

EXEMPLO 2

Imagine, agora, uma empresa de grande porte que faz investimentos em tecnologia. As áreas de inteligência são divididas
pelas estações de trabalho — como CRM, Planejamento Executivo e Estratégico, Planejamento de Campanhas e Mídias,
Data Mining etc. Esses setores, porém, não compartilham os dados entre si.

Se houvesse a implantação de um sistema de Business Intelligence, a companhia ganharia ao reunir todos os dados
oriundos de diversas seções.

Assim, ela teria uma visão mais ampla do cenário e conseguiria traçar prioridades para momentos
específicos. Isso resultaria em uma grande redução de custos.

De fato, a maioria das empresas possui muitos dados, mas poucas informações relevantes. Nesse ponto, o Business
Intelligence tem muito a oferecer.

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BI na redução de custos da empresa

ACOMPANHAMENTO DO FLUXO DE CAIXA

Saber quanto dinheiro vai entrar é importante, mas, além disso,

o gestor precisa ter ciência de qual valor estará disponível no
caixa da empresa. Com previsões precisas, será possível traçar
um planejamento estratégico com maior eficácia.

Assim, ao possibilitar a coleta de informações indispensáveis

em tempo real, a inteligência de negócios atua como uma
aliada. Dessa maneira, o gestor pode prever o comportamento
do fluxo de caixa de maneira muito mais ágil e detalhada do
que com as tradicionais planilhas de Excel.

Com dados exatos sobre entradas e saídas, todo o processo

ganha em agilidade e precisão. Isso acaba refletindo em menor
tempo de trabalho — o que representa redução nos custos.

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BI na redução de custos da empresa

PREVISÃO DE FATORES EXTERNOS

De fato, gerir sem levar em consideração fatores externos — como mercado, economia e tendências de consumo — é
como navegar em um barco sem bússola. Nesse cenário, o gestor não consegue prever os movimentos alheios ao negócio,
e isso acaba refletindo em perda de oportunidades e gastos desnecessários.

Ao utilizar um sistema de Business Intelligence, há o apoio de uma base exata e relevante para se beneficiar do cenário
futuro. Assim, os resultados positivos podem ser potencializados e as oportunidades têm um melhor aproveitamento.

Por outro lado — e não menos importante —, é possível agir para minimizar as consequências negativas
que afetam os custos e trazem prejuízos para a empresa.

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CONCLUSÃO
Conclusão

Como notamos ao longo deste e-book, o Business Intelligence

possibilita a atuação dos gestores, que podem se apoiar em
dados exatos e de grande qualidade. Além disso, todas as
decisões são tomadas por meio de análises preditivas com
bastante agilidade — ou até mesmo em tempo real.

Como resultado, você observará a redução nas chances de

erro e a potencialização dos acertos, o que reflete em uma
redução de custos significativa para o empreendimento.

Por isso, analise se o seu negócio está preparado para

o Business Intelligence e dedique seu esforço para a
implantação do sistema o quanto antes.

Tenha em mente que empresas que não contam com o BI

estão perdendo dinheiro. E o seu objetivo não é esse, certo?

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