Mudana de Escopo e as Diferenas entre Replanejamento e Reprogramao Clay Susini Projetos no possuem resultados finais absolutos como certo

ou errado, tampouco um processo interno pr-definido como uma receita a ser seguida. Porm um projeto pode perfeitamente apresentar um resultado melhor ou pior do que o esperado pelos envolvidos, assim como ser conduzido por melhores prticas que auxiliaro no arbtrio do gerente de projetos. Apesar desta caracterstica no exata, a rea de gerenciamento de projetos possui algumas balizadas que, impreterivelmente, devem ser aceitas como possveis de ocorrerem, para ento serem planejadas. Uma desses balizas certamente a Mudana de Escopo. Por mais bem elaborada que tenha sido a Declarao de Escopo do Projeto e validada pelos stakeholders, precedida de um Project Charter, aprovado sem titubeaes pelo sponsor, junto a uma WBS construda at o nvel de detalhe extremo inferior de atividades, mudanas no escopo iro ocorrer. Aceitar a mudana de escopo no assinar o atestado de falha do Plano do Projeto. Ao contrrio, o gerente de projetos deve incluir no planejamento de escopo pelo menos um artefato de oficializao mudana e tambm criar um workflow ou caminho processual que conduza as aes pertinentes, caso esse fato ocorra. Essas mudanas esto atreladas em todas as reas do gerenciamento de projeto, mas afetam principalmente os parmetros da restrio tripla: custo, prazo, escopo e qualidade. Aps o projeto estar preparado para uma possvel mudana no escopo, permitir ou no a alterao deixa de ser uma questo de sucesso ou falha do projeto, mas de interesse estratgico do sponsor e dos stakeholders. Sob essa tica, o gerente de projetos deve tomar uma deciso. O PMBOK (2009) sugere que as empresas criem um Comit de Controle de Mudanas para diminuir a responsabilidade do gerente de projetos em decidir sozinho a aprovao das mudanas. Esse comit deve avaliar impactos em custo, prazo, qualidade e satisfao do cliente. Sua composio deve conter especialistas, o gerente de projeto, o patrocinador e outros envolvidos. Caso o gerente de projetos permita a mudana, esta pode ocorrer atravs de dois mecanismos: Replanejamento ou Reprogramao. O Replanejamento ocorre quando o cliente solicita uma mudana de escopo aps ter validado o plano do projeto. Nesse caso o gerente de projetos tem o direito de negociar junto ao cliente uma mudana no cronograma com alterao de custo e/ou data final. Alm dos impactos financeiros, qualitativos e de tempo, que devem ser repassados ao cliente, no mnimo um documento de alterao de escopo deve ser validado e anexado ao projeto. Como exemplo, podemos citar a construo de um prdio em que o cliente, inicialmente, requer 2 vagas de garagem por apartamento e mais 50 vagas reservas, mas aps o projeto em execuo, o cliente solicita que a quantidade de vagas reservas passe de 50 para 60. J na Reprogramao, ao contrrio do Replanejamento, no o cliente que solicita a mudana. a prpria equipe do projeto que percebe a necessidade de alterao no escopo (entenda-se alterao como: acrscimo, diminuio ou atualizao). Nesse caso a declarao do escopo confeccionada de maneira incorreta, incompleta ou capturada indevidamente. Seja por omisso de informaes ou erro efetivo da anlise da demanda, a responsabilidade da equipe de projetos e, consequentemente, do gerente de projetos. Nessa situao deve ser feito o possvel para que o cliente sinta o menor impacto possvel da mudana. Obviamente o cronograma de atividades internas do projeto deve ser alterado, mas o prazo final e os custos informados na aprovao inicial do projeto devem ser mantidos. Quando no for possvel manter prazo e custo, o cliente deve ser envolvido para uma negociao e novo acordo, mas a falha de maneira impretervel do gerente de projetos. Um documento de alterao de escopo tambm deve ser elaborado, mas sem a obrigatoriedade da aprovao do cliente, pois este nem sempre ser envolvido. Como exemplo de Reprogramao, podemos citar o mesmo projeto anterior, mas sob a tima de um outro tipo de mudana. O cliente de incio solicita 2 vagas de garagem por apartamento, mais 50 vagas reservas e validado que o gerador de energia do condomnio ficar no mesmo andar das vagas. Porm, aps o projeto estar em execuo, o engenheiro chefe da obra percebe que 8 vagas de garagem foram projetadas pelo engenheiro civil para ficarem exatamente localizadas onde o engenheiro eletricista planejou instalar o gerador de energia. Aps reunio com a equipe do projeto, o gerente do projeto constata a falha e informado que todo o cabeamento do prdio j foi passado, pressupondo o gerador naquele

local. Aps inmeras reunies, percebe-se que o custo do trabalho de cabeamento foi significativo e o retrabalho poderia afetar o prazo, alm de exigir nova escolha de local para instalao do gerador. Agravando a situao, caso o gerador fique naquele local, a transferncia das 8 vagas para outras reas resultam em vagas presas, ou seja, um carro s poder sair de sua vaga caso um outro carro seja retirado. Porm na Declarao de Escopo havia sido descrito que no poderiam haver vagas presas. Nesse cenrio, o gerente de projetos o responsvel e o cliente no dever arcar com o prejuzo. O cliente havia requisitado vagas livres no andar do gerador. Se o projeto no poder atender o que foi declarado no escopo, h uma falha no projeto. Por se tratar de um caso no qual o cliente dever opinar sobre o que dever ser feito e tambm ter cincia do atraso na concluso da obra, ele deve ser envolvido para entrar em um acordo com o responsvel pelo projeto e validar a mudana de escopo. Um outro exemplo de Reprogramao, nesse caso sem necessidade de envolver o cliente, de um projeto de construo de um sistema de informao para o Banco X. Na fase de desenvolvimento do sistema, o analista percebe que a comunicao do Banco X com o sistema do Banco Central no pode ser feito uma nica vez no dia aps horrio comercial (processamento batch), como ele havia planejado de incio. Conforme regulamentaes do Banco Central, esta comunicao deve ser feita de maneira instantnea (online), e para cada processamento que ocorre no dia. Na declarao de escopo, o analista apenas informou que o sistema se comunicaria com o Banco Central. Nesse projeto, para no atrasar o prazo, o gerente de projetos contratar mais dois recursos, trabalhando inclusive nos fins de semana, para fazerem o sistema se comunicar de maneira online com o Banco Central. Esse custo adicional no poder ser arcado pelo cliente e ele no precisar ser comunicado dessa falha, pois o prazo, o seu custo, a qualidade, e a sua declarao de escopo no sero afetados. A Especificao Funcional do analista de sistemas mudar de escopo, mas o escopo solicitado pelo cliente continua o mesmo. Seja atravs de um replanejamento ou atravs de uma reprogramao, a mudana de escopo ocorre. Negar esta possibilidade tender falha. “O escopo congelado em um projeto e o abominvel homem das neves tem algo em comum: ambos so mitos e desaparecem quando suficiente calor aplicado” (Autor desconhecido).