GUIA PRÁTICO

GESTÃO DE PROJETOS

PROJETOS EM
ANDAMENTO
Os projetos em andamento são aqueles
que ainda estão sendo construídos,
montados ou comprados. Em geral, levam
um tempo razoável para ficarem prontos e
necessitam de acompanhamento mensal
de seus gestores.
Abaixo, listamos as principais ações com relação a
esses projetos:

1 - Abertura de projetos em
andamento (específicos)

O processo de aquisição de ativos da M. Dias Branco,

começa com o a área de Orçamento, onde as
necessidades e os projetos são apresentados e
aprovados.

Em seguida, são cadastrados no Sistema Orçamentário

Hyperion e gerados um código de CAPEX. De posse
desse código, a área interessada deverá abrir um
chamado solicitando a abertura do Projeto Ativo,
anexando o Termo de Abertura de Projeto
devidamente preenchido, acessando: Intranet > Acesso
rápidos > OTRS Cliente > Novo chamado via processo >
[Controladoria: Ativo Fixo] Abertura de Projeto junto à
Controladoria.

Em atendimento ao chamado, a área de Controladoria

irá acessar o Termo de Abertura de Projeto enviado,
analisar se atende aos critérios de Ativo Imobilizado e
criar o projeto no EBS. Depois, retornará ao solicitante,
através do próprio chamado, com o número do projeto
criado. Esse número deverá constar nas requisições de
compras dos gastos relacionados ao projeto.
2 - Acompanhamento

Mensalmente, deverá ser feito o acompanhamento dos

gastos de cada projeto, analisando se os valores estão
corretos ou se haverá a necessidade de reclassificações.
Esse acompanhamento deverá ser feito através do Relatório
BI, cujas permissões e orientações são fornecidas pela área
de Orçamento.

3 - Reclassificação

Após análise dos gastos, havendo a necessidade de

reclassificação, a área interessada deverá levantar todas as
informações como Nota Fiscal, data do lançamento,
fornecedor, filial, conta de despesa, centro de custo,
projeto, valor e o “de acordo” do gestor do projeto que
receberá o lançamento (gasto).

As reclassificações podem ser de dois tipos:

De projeto para projeto: quando o De despesa para projeto: quando

gasto foi lançado indevidamente o gasto foi lançado
em um determinado projeto, indevidamente em conta de
porém deveria ter sido em outro. despesa e deveria estar em
Para esses casos, abrir chamado projeto. Para esses casos, abrir
acessando Intranet > Acesso chamado acessando Intranet >
rápidos > OTRS Cliente > Acesso rápidos > OTRS Cliente >
Chamados > Novo chamado> Chamados > Novo chamado via
Controladoria: Ativo Fixo > processo > Controladoria: Ativo
Reclassificação de Gastos entre Fixo > Reclassificação de Gastos
Projetos para CAPEX
 As reclassificações devem ser feitas durante a
vigência do projeto. Reclassificações cujos
gastos ocorreram há mais de 30 dias, anexar o
“de acordo” do Diretor da área.

4 - Prorrogação

No Termo de Abertura do Projeto, preenchido pela área

solicitante, deverá constar a data prevista para o
encerramento/conclusão dele. Essa data é cadastrada no
EBS e trava quando é atingida, não permitindo que mais
gastos sejam lançados no projeto.

Caso o projeto não tenha sido concluído até essa data e

necessite de mais tempo, o mesmo deverá ser prorrogado.
Para isso, a área solicitante deverá abrir chamado
acessando: Intranet > Acesso rápidos > OTRS Cliente >
Chamados > Novo chamado > Controladoria: Ativo Fixo >
Prorrogação do Prazo do Projetos e informar o número do
projeto que se deseja prorrogar, a nova data prevista para o
encerramento e o motivo da prorrogação.
5 - Encerramento

Quando o projeto é concluído, o mesmo deverá ser

encerrado para que os ativos sejam capitalizados e
depreciados corretamente.

Existem dois tipos de encerramento: parcial e total.

O primeiro é quando o bem já está operando, mas ainda

existem gastos a serem realizados.

Já o segundo é quando o bem já está operando e não há

mais nenhum gasto a ser realizado. Para isso, a área
solicitante deverá abrir chamado acessando: Intranet >
Acesso rápidos > OTRS Cliente > Chamados > Novo
chamado via processo > Controladoria: Ativo Fixo >
Capitalização dos Projetos e anexar o Termo de
Encerramento devidamente datado e assinado pelo gestor
responsável.

Quando a requisição de compra é feita durante

a vigência do projeto, mesmo que ele esteja
encerrado, o gasto será normalmente
contabilizado no projeto.
6 - Carry Over

Os projetos que não foram concluídos até 31 de dezembro

do ano vigente, deverão ser informados como Carry Over na
época da elaboração do orçamento para que possam
continuar no ano seguinte.

A área de Controladoria Ativo Fixo receberá todo início do

ano a relação dos CAPEX em andamento aprovados.
Aqueles que não solicitaram o Carry Over, deverão anexar o
de acordo do Gerente responsável para continuar utilizando,
quando forem solicitar a prorrogação do projeto.

7- Capitalização

Quando a área de Controladoria Ativo Fixo recebe um Termo

de Encerramento de Projeto, informando que ele foi
concluído e está pronto para uso, inicia-se uma análise dos
gastos onde diversas considerações são feitas, como: quais
bens foram adquiridos, se estão classificados e
categorizados corretamente, se o projeto alcançou o seu
objetivo proposto, se há necessidade de alteração de vida
útil (de acordo com Laudo de empresa técnica vigente).

Quando todos os requisitos forem atendidos, o projeto

deverá ser capitalizado no sistema EBS para que os ativos
possam ser depreciados.
Eventualmente, pode acontecer de um determinado
projeto, por diversas razões, não atingir seu objetivo
proposto. Quando isso ocorrer e for comprovado que
os gastos realizados não irão gerar benefícios
econômicos futuros para a empresa, serão
reclassificados para contas de despesa e o gestor do
projeto será comunicado via e-mail.

Exemplo: foi aberto um projeto para construção da

sala para motoristas na FF. O projeto teve início, onde
houve alguns gastos como compra de alguns materiais
e pagamento de mão de obra. Porém, por uma decisão
estratégica da Cia, ele foi interrompido e a sala não foi
construída. Todos os gastos realizados nesse projeto
serão despesados, pois não houve a entrega do bem
(sala).