Processo

“Procurement to Pay”

Número do documento: FI-0011-V10

Autor: Financial Director (Vitor Santos)
Data da revisão:
Data de implementação:
Revisto por: General Manager (Sérgio GriffaAugusto da Cunha)
Aprovado por: General Manager (Sérgio GriffaAugusto da Cunha)
1. Introdução:

O presente documento visa definir o processo de Pprocurement até que se regista o

pagamento aos fornecedores quer nacionais quer internacionais.

2. Critérios:

Para efeitos do presente procedimento devem ser seguidas as seguintes indicações:

i. Por regra todas as aquisições de mercadorias devem ter sempre associadas uma
Purchase Order;
ii. Não serão elaboradas PO’s nos seguintes casos, e apenas se as facturas não forem
pagas a crédito:
a. Compras realizadas pelo FM da Oficina que, tal como definido no
procedimento FI-0010 não podem exceder os 250.000,00 kwanzas por
compra;
b. Qualquer despesa relacionada com notários, taxas ou multas;
c. Pagamento de combustível para viaturas, nos casos em que não estava
disponível a opção de cartão Frota;
d. Reembolso de despesas a colaboradores;
e. Compras de material de limpeza e outros consumíveis para os escritórios
adquiridos através de pagamentos pelo caixa central;
f. Compras realizadas e pagas através dos caixas das províncias;
g. Despesas confidenciais ou não justificadas.
iii. Todas as facturas de aquisição devem ser registadas em contas correntes de
fornecedores, por forma a ser possível a sua rastreabilidade e a garantir o correcto
preenchimento dos ficheiros SAF-T;
iv. Todos os fornecedores devem estar claramente cadastrados, e a criação de cadastro
deve seguir as regras identificadas no presente processo;
v. Sempre que possível, e de forma a evitarem-se emails avolumados, todas as
aprovações ao longo do processo devem ser feitas em sistema Navision, em
workflows criados para o efeito;
vi. Seguindo as indicações do documento FI-0004 Política de Reconciliação de Contas,
devem ser feitas regularmente reconciliações de contas correntes de fornecedores,
para garantir a correcta posição financeira espelhada em Navision.

3. Dados mestre de fornecedores

Todos os fornecedores com os quais a empresa colabora devem ter os seus dados mestre
actualizados. Aquando da criação de um novo fornecedor, devem ser solicitados os
seguintes documentos:
 i. NIF;
ii. Escritura;
iii. Estatutos;
iv. Alvarás;
v. Publicação em Diário da República;
vi. IBAN(s) – comprovativo enviado pelo banco

Todos estes documentos devem ser arquivados em formato digital em pasta one drive
especifica.
A criação de dados mestre no sistema Navision (efectuada pela Direcção Financeira) é feita
na transacção VENDOR LIST, indicando que se pretende criar novo fornecedor (+ new),
conforme print abaixo:

Ao criar novo fornecedor o sistema gera um VENDOR CARD que deve ser preenchido com
todos os dados do fornecedor:
4. Necessidade de aquisição, criação da PO (Purchase Order) e aprovação

Dadas as especificidades dos vários tipos de materiais e geografias de aquisição, importa

neste capítulo distinguir os diferentes subprocessos por cada tipologia:
i. Compras de mercadorias internacionais
ii. Compras de mercadorias nacionais
iii. Aquisição de serviços
iv. Aquisição de Imobilizados
De notar que a necessidade de aquisição nasce em cada departamento, e pode estar
relacionada com o plano de produção, eventos não previstos, consumos regulares,
orçamentos de CAPEX, etc.
Todas as PO’s são criadas a partir da transacção PURCHASE ORDERS, indicando a opção de
“+ new”:
Ao criar uma nova PO, é aberta uma nova janela onde os dados relativos à PO são
preenchidos. Nesta fase será determinada a tipologia do bem a criar, se (1) Custo Directo,
(2) Inventário, (3) Imobilizado ou (4) Custos Adicionais:

1.[3.] Compras de mercadorias internacionais

O plano de compras de mercadorias internacionais será definido até final do ano

anterior, mediante a aprovação de orçamento para o ano em curso. O mesmo será
revisto regularmente ao longo do ano em curso ao efectuarem-se as comparações
orçamento versus real, e havendo necessidade de se rever o plano de compras, tal será
feito.
Após identificação da necessidade, é preenchido um formulário de requisição (RFQ) , que
deve ser aprovado pelo Director de Departamento e submetido ao departamento de
compras. A aréa de Compras, solicita as proformas a fornecedores para processo de
comparação de preços e após seleçcção do determinação do fornecedor, é solicitado ao
mesmo facturaas fa a proforma é submetida ao processo de para efeitos de
licenciamento de importação, sendo efectuado a Purchase Order, na opção “Item” pelo
Solicitante elemento responsável pela criação de PO’s no seu departamento. Após a
criação da PO, é gerado automaticamente um workflow de aprovação que, de acordo
com as regras na empresa, deve ser enviado para o Director Geral.

1.1.[3.2.] Compras de mercadorias nacionais

O plano de compras de mercadorias nacionais, tal como acontece para as internacionais,

será definido até final do ano anterior, mediante a aprovação de orçamento para o ano
em curso. O mesmo será revisto regularmente ao longo do ano em curso ao efectuarem-
se as comparações orçamento versus real, e havendo necessidade de se rever o plano de
compras, tal será feito.
Após determinação do fornecedor, é solicitado ao mesmo orçamento ou proforma para
efeitos de criação de Purchase Order, na opção “Item” pelo elemento responsável pela
criação de PO’s. Após a criação da PO, é gerado automaticamente um workflow de
aprovação que, de acordo com as regras na empresa, deve ser enviado para o Director
Geral.

1.2.[3.3.] Aquisição de serviços

Sempre que necessária a aquisição de serviços, devem previamente ser solicitadas

cotações a pelo menos três fornecedores. A não ser que o custo seja visivelmente
superior, deverá ser dada prioridade a fornecedores nacionais que deem garantia de boa
execução. Esta prioridade está relacionada com a rapidez de entrega, o custo associado,
e com as questões relacionadas com os pagamentos internacionais de serviços.
Após identificação do prestador de serviço, o elemento responsável pela criação da PO
deverá criar a PO, seleccionando a opção “GL Account”.
Será gerado um workflow de aprovação associado a uma matriz de aprovação que terá
por base a indicação do Centro de Custo. Cada Centro de Custo terá um responsável
associado e será quem irá aprovar em primeira instância a PO.
A matriz de aprovação de PO’s apresenta limites máximos para os quais a PO poderá ser
aprovada apenas pelo Director de área, sendo actualmente esse limite 250.000,00
kwanzas. PO’s acima deste montante, e após aprovação do Director de área, são
passadas automaticamente para a aprovação do Director Geral.
Não estando implementado um modelo de alerta automático a indicar aos aprovadores
que existem PO’s por aprovar, quem elabora a PO deve enviar email ao aprovador
alertando-o para tal.
O aprovador poderá visualizar e aprovar as PO’s que lhe são dirigidas na página inicial do
Navision na secção de “Requests to Approve” conforme print abaixo:

1.3.[3.4.] Aquisição de Imobilizados

A definição dos Imobilizados a adquirir no ano é determinada no Orçamento aprovado

para esse ano, podendo obviamente e mediante aprovação existirem aquisições não
previstas.
Aquando da orçamentação para o ano, devem ser atribuídos códigos de projecto a cada
Imobilizado orçamentado a fim de se conseguir mais facilmente ir acompanhando o
plano de execução do orçamento.
Sempre que haja aquisição de Imobilizado, deve ser solicitado previamente à Direcção
Financeira a criação desse Imobilizado em sistema, através da transacção FIXED ASSETS
na opção “+ new”:
Será aberta uma nova janela FIXED ASSET CARD onde serão então inseridos os dados do
Imobilizado a adquirir, sendo que no campo “Search description” deve ser colocado o código
de projecto atribuído no orçamento.

De notar que no pedido de criação de Imobilizado enviado à Direcção Financeira deve ser
indicado o código de projecto de orçamento, cabendo à Direcção Financeira efectuar as
validações necessárias para garantir que o Imobilizado foi orçamentado e que se encontra
em linha com o orçamento. Caso existam divergências, de valores superiores ou aquisições
não previstas em orçamento, tudo terá de ser validado pelo Director Geral após informação
da Direcção Financeira.

5. Recepção das mercadorias

No que toca a recepção de “mercadorias” ou items da PO, importa desde já distinguir os

diferentes momentos em que tal acontece, de acordo com a tipologia do item criado na PO.
Assim, a grande distinção prende-se com o facto de os items de Inventário serem
recepcionados em sistema antes do lançamento da factura (quando são recepcionados
fisicamente) e os restantes items são “recepcionados” aquando do lançamento da factura.
As mercadorias e matérias-primas compradas internacionalmente são recebidas em sistema
(no depósito AT SEA) logo que o Departamento de Importação tenha conhecimento do
embarque (Bill of Ladding). É da responsabilidade do Departamento de Importação a
recepção destes items.
As matérias-primas compradas nacionalmente são recepcionadas em sistema no depósito
MAT PRIMA na data da recepção física dos artigos nessas localizações. É da responsabilidade
do gestor de armazém efectuar a recepção desses artigos e garantir a sua correcta
contagem e entrada em sistema.
Todas as entradas de mercadorias (nacionais ou internacionais) são realizadas através da
transacção PURCHASE ORDER seleccionando a PO em análise:

Ao entrar na PO, devem ser preenchidos os campos Hash Doc. Type com o código RE
(Receipt), os campos da Date e Quantity Received:
Nos restantes casos o recibo em sistema dos items será feito com o registo da factura.

6. Registo das facturas

As facturas a registar deverão ser encaminhadas para o departamento de contas a pagar,

fisicamente, ou através do email ao.fornecedores@promasidor.com.
As facturas de fornecedores poderão ser registadas de duas formas:
(1) Para facturas associadas a PO’s utiliza-se a transacção PURCHASE ORDER e ao entrar
na PO devem ser preenchidos os campos relacionados com a identificação da
factura, o Hash Doc. Type que deverá corresponder ao tipo de factura enviada, (FT,
FR, etc), os campos das datas, e o campo de Qt. To Assign:

Havendo divergências entre a PO e a factura apresentada pelo fornecedor, essas

divergências deverão ser corrigidas antes do lançamento da factura, voltando-se a editar a
PO e colocando os dados correctos. Se for uma divergência em quantidades, deverá ser
anulada a recepção, corrigida a PO (que volta a entrar no circuito de aprovação), a recepção
deve ser realizada de novo, e posteriormente lançada a factura. Se a divergência resultar de
diferenças de preço, a PO deve ser editada, corrigido o valor (a PO volta a entrar no circuito
de aprovação – mas não é necessário anular a recepção) e lançar posteriormente a factura.

Se se tratar de uma factura associada a uma PO cuja recepção aconteceu à anterior i

(mercadorias), ao gravar o movimento deve ser indicada a opção de “Invoice”. Se se tratar
de uma factura associada a uma PO ainda sem recepção, por não se tratar de mercadorias,
ao gravar o movimento deve ser indicada a opção “Invoice and Receipt” (.a recepção e
lançamento da factura acontecem asism em simultâneo).

(2) O lançamento da factura sem PO associada é feito através da transacção PURCHASE

INVOICE, seleccionando-se a opção “+ new” e no ecrã seguinte preencher todos os
campos relacionados com a factura:
7. Solicitação e aprovação do pagamento

Estão definidos dois períodos semanais para efectuar pagamentos: às segundas e quintas-
feiras, embora por motivos de urgência devidamente fundamentada poderão ser
efectuados pagamentos isolados em outros dias, após validação do Director Financeiro e
justificação do Director da área.
O departamento de contas a pagar retira de sistema, durante a manhã dos dias definidos
acima, a proposta de pagamentos, através da transacção PAYMENT JOURNALS,
seleccionando o journal a trabalhar: (1) PAY001 para pagamentos de facturas vencidas ou
(2) PAY002 para adiantamentos. O PAY001 irá então indicar as facturas vencidas para o
grupo de fornecedores determinado e o PAY002 irá indicar os adiantamentos a efectuar, de
acordo comos pedidos recebidos das várias áreas da empresa:
Após a proposta de pagamentos ser gerada, a mesma será analisada pelo departamento de
contas a pagar para validar se estará correcta ou se eventualmente necessitará de ser
trabalhada, nomeadamente através da adição ou retirada de facturas vencidas.
Serão enviados emails aos Directores de área a solicitar a validação dos pagamentos a
realizar, nomeadamente se estarão incluídos todos os pagamentos ou se eventualmente
poderão estra alguns em falta. Após retorno dos Directores, a proposta será ajustada e
finalizada.
O resultado desta proposta será partilhado com o Director Financeiro, que indicará qual a
conta bancária de onde os pagamentos serão realizados, podendo assim ser actualizado o
payment run.
Após validação, os dois journals (ou apenas um caso seja o caso) seguem para aprovação,
através de worflow, do Director Financeiro e Director Geral:
Após aprovação, serão gerados os ficheiros de envio ao banco para pagamento (opção ainda
em desenvolvimento na publicação do presente processo, actualmente o processo é
manual, através da geração de um ficheiro de Excel, que (1) é exportado para um ficheiro
PSX e carregado no internetbanking do banco, para múltiplos destinatários, ou (2) são feitos
pagamentos isolados conta a conta no internetbanking ou ainda (3) é preparada carta com
pedido de transferência para o fornecedor, nos casos em que a empresa não dispõe de
internetbanking, ou o mesmo se encontra inoperacional.
O departamento de contas a pagar “posta” então o payment run em Navision, registando os
pagamentos nas respectivas contas, e o Director Financeiro garante a correcta execução da
transferência bancária.

O pagamento a fornecedores estrangeiros de mercadorias não segue o indicado acima,

sendo o pagamento efectuado por sugestão do departamento de contas a pagar, atendendo
ao prazo de pagamento das facturas, e após avaliação das disponibilidades de tesouraria.
Será o Director Financeiro a indicar que facturas pagar e quando. Este processo não passa
pelo Payment run, sendo o registo do pagamento efectuado após débito em conta bancária.
É mantido ficheiro Excel com os pedidos de transferência enviadas ao banco e a aguardar
por débito, e após a conclusão da transferência, esse ficheiro é actualizado com a indicação
de “Débito”. Posteriormente, é registado o pagamento na conta corrente do fornecedor,
associando no imediato a factura a liquidar.

8. Informação ao fornecedor

Após pagamentos concluídos, o departamento de contas a pagar solicita à tesouraria os

comprovativos de pagamento, retirados do internetbanking, ou enviados pelos gestores de
conta. O departamento de contas a pagar prepara email de informação ao fornecedor, com
a indicação dos documentos liquidados e anexando o comprovativo de pagamento.
Caso não estejam disponíveis os comprovativos de pagamento, mas a operação tenha sido
realizada há pelo menos dois dias, deverá ser enviada a informação acima com um print do
internetbanking, onde se visualiza o débito na conta da empresa.
9. Reconciliações de contas correntes

Regularmente deverão ser realizadas reconciliações de contas correntes de fornecedores,

seguindo o definido na Política de Reconciliação de Contas (FI-004). A determinação dos
fornecedores a reconciliar e sua regularidade dependerá essencialmente da quantidade de
documentos registados e do valor mensal desses documentos, devendo ser reconciliados
mensalmente todos os fornecedores de matérias-primas nacionais, e bimensalmente os
fornecedores de matérias-primas internacionais.
Devem ser ainda seleccionados para reconciliação mensal pelo menos 30% dos restantes
fornecedores, sendo que nos dois meses seguintes os restantes 70% deverão ser
reconciliados, garantindo-se assim, a reconciliação de 100% dos fornecedores a cada 3
meses.
A reconciliação será realizada em ficheiro de Excel, e o seu resultado deverá ser
apresentado na seguinte estrutura:

Todos os items não reconciliados deverão estar claramente identificados e com plano para a
sua regularização.
O departamento de contas a pagar deve manter registo Excel, de acesso rápido, com lista de
fornecedores e data de reconciliação (por meses).

10. Arquivo

Todas as facturas devem estar arquivadas em pasta de one drive criada para o efeito, e ter
link para o lançamento em Navision.
Todas as reconciliações de fornecedores devem estar disponíveis para consulta em pasta de
one drive dedicada a reconciliações de fornecedores.
O arquivo em pastas “próprias” dos utilizadores está completamente proibido.

11. Excepções
Qualquer excepção ao indicado neste procedimento deve ser avaliado pelo Director
Financeiro se o impacto for até 250.000,00 AKZ, e caso exceda este montante, será validado
pelo Director Financeiro e aprovado pelo Director Geral.

12. Fluxogramas

Figura 1 – Fluxograma do processo Procurement to Pay

Figura 2 – Fluxograma do subprocesso “Purchase order”

Figura 3 – Fluxograma do subprocesso “Recepção”

Figura 4 – Fluxograma do subprocesso “Factura”

Figura 5 – Fluxograma do subprocesso “Pagamento”